Rådet för byggkvalitet, BQR Bilaga 1 Inbjudan till medlemskap PM om RÅDET FÖR BYGGKVALITET I denna PM föreslås bildandet av Rådet för Byggkvalitet (BQR). Rådets uppgift är att främja samverkan, stärka kvalitetsutvecklingen och verka för ett ökat engagemang för kvalitetsfrågor inom bygg- och fastighetssektorn. Rådet ska utifrån konkreta kvalitetsproblem inom sektorn ta fram bra lösningar och Best Practice samt utveckla drivkrafter/incitament i syfte att uppnå väl fungerande produkter, nöjda kunder samt ökad effektivitet och konkurrenskraft. Arbetet inom rådet ska bedrivas som tidsbestämda projekt. Att föra ut kunskap och rekommendationer inom sektorn kommer att vara en viktig del i rådets arbete. Medlemskap är öppet för samtliga aktörsgrupper företag och organisationer inom byggande och förvaltning av byggnader och anläggningar. Det finns idag inget forum där alla aktörer kan träffas och samverka. Rådet för byggkvalitet är ett forum för samverkan mellan bygg- och fastighetssektorns aktörer där byggherre- och förvaltareperspektivet är utgångspunkt för verksamheten. 1. Bakgrund Förslaget att bilda Rådet för byggkvalitet bygger på ett omfattande samråd med bygg- och fastighetssektorns aktörer. Utgångspunkt är ett regeringsuppdrag till Banverket, Fastighetsverket, Fortifikationsverket, Luftfartsverket och Vägverket att ta initiativ till ett kvalitetsråd med företrädare för alla aktörer inom bygg- och
Rådet för byggkvalitet Sid 2(9) fastighetssektorn (99-11-25). Syfte är att få till stånd ett mera systematiskt kvalitetsarbete på byggområdet och i förvaltningen av byggnadsverk. Enligt regeringens uppdrag ska arbetet i det föreslagna kvalitetsrådet utgå från existerande problem och inriktas på bl a samordning av kvalitetsarbete hos skilda aktörer, erfarenhetsåterföring samt kompetensutvecklingen hos skilda kategorier. Rådet ska åstadkomma heltäckande sätt att säkra kvaliteten i ett antal olika avseenden vad gäller bl a byggprodukter, aktörskompetens och användning av kvalitetsledningssystem samt relationer till kunder och omvärld. Under år 2000 har den arbetsgrupp som tillsattes av de fem verken utarbetat ett förslag som presenteras i remissen Byggbranschens kvalitetsråd (arbetsnamn, 00-12-15). Gensvaret var positivt. Mer än 100 myndigheter, organisationer och företag har besvarat remissen med konstruktiva synpunkter. För ytterligare information hänvisas till hemsidan www.bqr.nu. Där finns bl a remissen och samtliga remissvar samt annat utredningsunderlag tillgängligt. Den kartläggning av bygg- och fastighetssektorn som redovisas i remissen visar på sektorns komplexitet med en mångfald kunder, intressenter, produkter, aktörer och processer för olika ändamål. Ett antal uppmärksammade kvalitetsproblem har försämrat sektorns image i samhället. Konstaterade problem har konsekvenser både i form av ökade kostnader och bristande funktioner. Den totala kvalitetsbristkostnaden är betydande. Analyser visar att orsakssambanden är komplexa och att lösningar ofta förutsätter helhetssyn och samverkan mellan berörda aktörer. Under våren 2001 har en interimsstyrelse bildats med företrädare för berörda aktörsgrupper i syfte att ytterligare förankra och utveckla rådets roll i bygg- och fastighetssektorn. 2. Strategiska utgångspunkter Rådet för byggkvalitet ska stå för en helhetssyn på sektorns kvalitetsutveckling inom byggande och teknisk förvaltning. Med kvalitet avses enligt ISO 9001:2000 både kundvärden och kvalitetsbrister. För att åskådliggöra detta synsätt används begreppet kvalitetskedjan som utgångspunkt. Kvalitetskedjan uttrycker således ett synsätt som rymmer både rätt produkt (byggnad, anläggning, funktion) och rätt process, där rätt är vad kunden i respektive led i kedjan har beställt. Rådet ska fokusera på hur detta kan uppnås. Det inkluderar de processer som syftar till att identifiera kraven från slutkunder, samhälle, ägare och förvaltare under produktbestämningen. Det omfattar samtliga processer under produktframtagningen. Det inkluderar också de processer inom teknisk förvaltning som syftar till att vidmakthålla önskad kvalitet genom drift, underhåll och anpassning till ändrade krav under användningen. Målet är såväl nöjda slutkunder som nöjda fastighetsägare, men för att rimligt avgränsa rådets ansvarsområde är en utgångspunkt att dessa krav förmedlas via byggherre- respektive förvaltarrollen. I investeringsprojekt är byggherren den aktör som ska ta initiativet till ett samlat grepp som omfattar hela kvalitetskedjan från kunders krav till levererad produkt
Rådet för byggkvalitet Sid 3(9) inklusive utvärdering, förbättringar och erfarenhetsåterföring. Behovet av kunskap och kompetensutveckling för denna byggherrefunktion är stort inom sektorn. Kvalitetskedjan KUNDENS KRAV NÖJDA KUNDER o Skeden o Aktörer o Processer Kvalitetskedjan länkar samman alla beslut och aktiviteter som fordras för att nå målet nöjda kunder och ständiga förbättringar. (Bild: Per Lierud) Byggherreperspektivet är därför en avgörande utgångspunkt för rådets verksamhet och ett synsätt där samtliga aktörer, var och en utifrån sin roll och uppgift, bidrar till att etablera kvalitetskedjan definiera och formulera Kundens krav, dvs samtliga kravställares krav utgå från Kundens krav i förekommande processer verka för att kunskap om Kundens krav sprids och följs upp i hela kedjan säkerställa och genomföra uppföljning och utvärdering med kund säkerställa att gjorda erfarenheter tas till vara inför nya projekt En utgångspunkt är att rådet ska arbeta förebyggande genom det goda exemplet som arbetsmetod. Identifiering av Best Practice inom av rådet prioriterade problemområden kan ske genom utnyttjande av SIQs modell för kundorienterad verksamhetsutveckling och dess grundläggande värderingar. Rådet ska verka för att internationellt erkända system för kvalitetsledning och säkring av produkter och aktörer tillämpas på ett samordnat sätt inom sektorn. Det är också viktigt att följa kvalitetsutvecklingen inom bygg- och fastighetssektorn i andra länder liksom att följa utvecklingen inom andra sektorer i Sverige. 3. Motiv att bilda Rådet för byggkvalitet Ovanstående utgångspunkter och det synsätt som kvalitetskedjan illustrerar förutsätter en utvecklad samverkan mellan bygg- och fastighetssektorns olika
Rådet för byggkvalitet Sid 4(9) aktörer. Rådet för byggkvalitet är ett forum där alla aktörsgrupper kan samverka utanför kontraktsrelationer i frågor som rör hela kvalitetskedjan. I dag finns inget sådant forum. Motiven att bilda Rådet för byggkvalitet rör bl a nyttiggörande av potentialer till besparingar, identifiering av problem, värdering av lösningar, utveckling av ledningssystem, utveckling av incitament samt implementering enligt följande: Rådet för byggkvalitet ska främja en utveckling som tillvaratar hela sektorns potential till effektivisering och förmåga att generara ökat kundvärde. Bygg- och fastighetssektorn omsätter närmare 200 mdr kr/år i investeringar och 150 mdr kr/år i driftkostnader. Det innebär att 1% effektivisering motsvarar en potential till besparing om 2 respektive 1,5 mdr kr/år. Den totala kvalitetsbristkostnaden är större än 10%. För att nyttiggöra denna potential fordras radikal förnyelse av såväl system och processer som samverkansformer. Rådet för byggkvalitet verkar för en utveckling av ledning/management inom bygg- och fasighetssektorn som nyttiggör erfarenheter från andra sektorer. Identifierade kvalitetsproblem inom sektorn beror till stor del på bristande ledning och styrning i förekommande processer och totalt i företagen. Frågor om kvalitet måste därför integreras i företagens och sektorns verksamhetsutveckling och ledningssystem med tillämpning av erfarenheter från andra delar av samhället, bl a genom samarbete med SIQ, Institutet för kvalitetsutveckling. Rådet för byggkvalitet har kompetens att identifiera problem och värdera bra lösningar (Best Practice) utifrån en helhetssyn på kvalitetskedjan. Uppmärksammade kvalitetsproblem och kvalitetsbrister är ofta komplexa. En utveckling på sektorsnivå måste också fokusera gränssnitt och villkor för den utveckling som sker i företag och aktörsgrupper. Arbetet att utveckla relevanta lösningar måste inriktas på att skapa gemensamma synsätt och att samordna användningen av kvalitetssystem som bygger på internationell standard. Rådet för byggkvalitet verkar för relevanta incitamentformer som motiverar kompetens hos aktörerna och främjar företagens verksamhetsutveckling. Drivkrafter och incitament för aktörernas motivation till såväl egen utveckling som aktiv medverkan i sektorns kvalitetsutveckling är avgörande. Det gäller t ex incitament och kravhantering i upphandlingar, avtal och andra affärsuppgörelser. Det gäller också incitament relativt myndigheter, banker och försäkringsbolag. Rådet för byggkvalitet verkar för implementering av synsätt och lösningar som främjar hela sektorns kvalitetsutveckling och som rör flera aktörsgrupper. Kvalitetsbrister inom sektorn orsakas till stor del av att tillgänglig kunskap inte tillämpas i den vardagliga verksamheten i företagen och på arbetsplatserna. Det saknas ofta insikter om värdet av verksamhetsutveckling. Det finns behov av gemensamma engagemang för att implementera ett systematiskt kvalitetsarbete i hela sektorn och på alla nivåer. Rådet för byggkvalitet kan också ha en långsiktigt sammanhållande roll när initiativ och projekt av skilda slag genomförs inom sektorn. En viktig uppgift är
Rådet för byggkvalitet Sid 5(9) t ex att bevaka att resultat från dessa tidsbegränsade insatser tas om hand och följs upp på ett sätt som gagnar sektorns och samhällets långsiktiga utveckling. 4. Verksamhetsidé Att utifrån gemensam helhetssyn och grundläggande värderingar utvärdera och påverka hela sektorns kvalitetsutveckling i riktning mot noll fel, nöjda kunder och ändamålsenliga produkter samt ökad konkurrenskraft Rådet för byggkvalitet är ett forum för samverkan mellan olika aktörsgrupper där kvalitetsfrågor av övergripande karaktär kan behandlas i en kreativ miljö. Det gäller även frågor som rör sektorns image och anseende i samhället, vilket är avgörande för framtida möjligheter till rekrytering. Exempel på områden för samverkan: Kompetensutveckling Kvalitetsfrämjande processutveckling inom byggande och förvaltning Hantering och värdering av s k mjuka parametrar, värderingssystem Metod- och produktutveckling Information och implementering Tillämpningar av ISO 9001:2000 och andra relevanta standarder Värdering av modeller för certifiering av företag, personer och produkter Utmärkelsen Svensk Kvalitet Bygg ( Best Practice ) 5. Vision och mål En positiv och aktiv kvalitetsutveckling genomsyrar hela bygg- och fastighetssektorn Denna vision innebär att Rådet för byggkvalitet aktivt medverkar till att sektorns aktörer arbetar med sin kvalitetsutveckling genom ständiga förbättringar inom ramen för en helhetssyn och i samverkan. Tanken är att visionen ska sporra till ett engagemang i kvalitetsfrågor som också skapar efterfrågan på kompetens. Visionen innebär också att byggsektorn framstår som en attraktiv förebild bland andra industri- och verksamhetsgrenar i Sverige och i internationell jämförelse. Operativa och mätbara mål formuleras av Rådet för byggkvalitet. En av rådets första uppgifter är att utarbeta en verksamhetsplan för år 2002 med prioriterade insatser och konkreta mål för beslutade aktiviteter. Till slutet av år 2003 bör verksamheten ha resulterat i att Rådet för byggkvalitet är ett erkänt forum för kvalitetsutveckling inom sektorn med mandat att agera utifrån sin kompetens, sammansättning och uppnådda resultat, bl a genom att ett antal Best Practice identifierats inom prioriterade frågor och gjorts kända i sektorn och sektorns omvärld. Nyttan av verksamheten bör vara mätbar avseende bl a att attityden till systematisk kvalitetsutveckling inom sektorn har förändrats i positiv riktning på alla nivåer bland sektorns aktörer att kvalitet är en integrerad del i företagens verksamhetsutveckling och ledningssystem med mätbara effekter på nytta av systematiskt kvalitetsarbete
Rådet för byggkvalitet Sid 6(9) att sektorns image förbättrats genom att sektorns omvärld uppmärksammat förändringar inom sektorn. 6. Exempel på aktuella problemområden och projekt Rådet för byggkvalitet kommer att fokusera sina insatser till prioriterade problem och till konkreta projekt med förutsättningar att på optimala sätt påverka sektorns kvalitetsutveckling. För dessa insatser formuleras också konkreta mål både med avseende på konkreta resultat och hur dessa ska implementeras i sektorn. I detta arbete är behovet av kompetensutveckling en viktig del inom samtliga områden. Exempel på aktuella problemområden: Kunskap om kundvärden/-värderingar Projekt om slutkunders värderingar syftar till att ge ökad förståelse för de krav som ställs på sektorns aktörer och sektorns olika produkter. Det inkluderar också erfarenhetsåterföring från kund som grund för ständiga förbättringar. Kravställande och kravhantering Problemområdet avser i första hand byggherrens kravformulering och uppgift att sammanväga samtliga förekommande krav från kunder, samhälle, ägare och förvaltning i ett investeringsprojekts tidiga skeden. Det omfattar hur dessa krav ska föras vidare genom kvalitetskedjan inkl uppföljning av krav och verifiering av att kraven är uppfyllda. Material och konstruktioner Problemområdet fokuserar materialval och felaktiga kombinationer av nya material och nya konstruktioner som i många fall orsakat kvalitetsbrister med stor bad-will för sektorn. Behovet av kompetens gäller samtliga aktörer, dvs utöver tillverkare också arkitekter, projektörer, installatörer och entreprenörer samt ansvariga för drift och underhåll under användningen. 0-fel vid drifttagande Problemområdet fokuserar bl a på behovet av management som nyttiggör tillgängliga kunskaper. Målet är att utöver noll fel vid överlämnandet ska avsedd funktion vara uppnådd vid drifttagning inklusive tillhandahållen dokumentation och instruktioner för drift och underhåll. Incitamentsformer Incitament och förståelse för olika incitamentstrukturer är avgörande för att uppnå önskat engagemang hos sektorns aktörer. Det gäller samtliga aktörer och hela kvalitetskedjan. Exempel på incitament rör värdering av andra parametrar än pris i upphandlingar, kostnader för finansiering, lån och försäkring samt kostnader i myndighetskontakter och kontrakt med incitamentavtal. Garantier De garantisystem med korta garantitider för entreprenader och ingående produkter som tillämpas idag stöder inte en positiv kvalitetsutveckling inom sektorn och är otillfredsställande ur ett hållbarhetsperspektiv. Det finns behov av nya synsätt och garantiåtaganden som även kan inkludera ansvar för drift och underhåll. Vid planering och beslut om projekt ska utgångspunkten vara helhetssyn på kvalitetskedjan med fokus på gränssnitten mellan aktörer, skeden och processer.
Rådet för byggkvalitet Sid 7(9) Som stöd för valet av konkreta problem att studera finns förutom gjorda inventeringar möjlighet nyttja försäkringsbolagens skadestatistik. 7. Organisation och arbetssätt Rådet för byggkvalitet etableras som en ideell förening. Medlemmarna beslutar om verksamhetens inriktning och utser styrelse vid medlemsmöte. Styrelsen svarar för verksamhetens genomförande med stöd av ett kansli. En utvärdering bör göras år 2003 som underlag för beslut om fortsatt verksamhet. Rådets verksamhet genomförs i form av problemorienterade projekt. För av styrelsen beslutade projekt tillsätts styrgrupper med representanter för berörda aktörer, i första hand medlemmar. Dessa projekt genomförs i samverkan med medlemmar och befintliga organ beroende på problemets/lösningens art. För att skapa engagemang eftersträvas ett brett deltagande i mindre grupper och regional/lokal förankring. Rådet för byggkvalitet är en förening vars verksamhet genomförs i form av tidsbegränsade, problemorienterade projekt i samverkan med medlemmar och befintliga organ. Rådet för byggkvalitet skapar själv sitt mandat via sin sammansättning, kompetens och sitt agerande. Inför varje verksamhetsår ska rådet upprätta och fastställa en verksamhetsplan som bl a omfattar: Identifierade problem och kvalitetsbrister inom sektorn Förslag till prioriterade problemområden och projekt Former för information kring resultat av genomförda projekt Former för och omfattning av allmän information kring rådets verksamhet inklusive medlemsvärvning Uppdelad budget för kostnader som finansieras genom medlemsavgifter Den principiella arbetsgången för ett enskilt projekt kan vara följande:
Rådet för byggkvalitet Sid 8(9) Styrelse/kansli utarbetar projektbeskrivning inklusive budget och förslag till finansiering Finansiering skapas genom ansökningar till och förhandlingar med intresserade medlemmar och andra finansiärer Projektet bemannas med styrgrupp och projektgrupp etc beroende på planerad genomförandeform för projektet Projektet genomförs Information om projektets resultat till medlemmar samt allmänt inom sektorn, inklusive medverkan till implementering och utbildning i företag genom framtagning av informationsmaterial etc I förekommande fall utse och utdela föredömet avseende Best Practice enligt principer från Utmärkelsen Svensk Kvalitet. 8. Medlemskap och motiv för medlemskap Rådet för byggkvalitet är öppet för alla företag och organisationer inom sektorn som ansluter sig till den policy som uttrycks i verksamhetsidé och vision samt betalar fastställd avgift. Villkoren utvecklas i bifogade förslag till stadgar. Medlemskap ger möjlighet att delta i, följa och påverka kvalitetsutvecklingen inom sektorn och därigenom tillgång till erfarenheter och goda exempel. Den kunskap enskilda företag får genom samverkan i Rådet för byggkvalitet ger konkurrensfördelar och möjlighet till förbättrade verksamheter samt effektivare verksamhetsutveckling med ökad lönsamhet som följd. Denna nytta förstärks genom möjligheten att också delta aktivt i projekten. Utöver de motiv att bilda Rådet för byggkvalitet som diskuterats tidigare ger individuella medlemskap för sektorns företag särskilt möjlighet till att nå ökad lönsamhet genom stimulans och förbättrad kompetens för egen aktiv verksamhetsutveckling att diskutera idéer och lösa problem som rör kunder och leverantörer utanför kontrakts- och avtalssituationer att utveckla kund- och leverantörsrelationer med tydliga gränssnitt genom hela kvalitetskedjan som utgångspunkt för egen kvalitetsutveckling att tidigt få information om utvecklingstendenser som rör den egna verksamheten och marknadskontakter med kunder och leverantörer att skapa incitament för egen kvalitetsutveckling Rådets sammansättning är avgörande för dess mandat och det är viktigt att verksamheten involverar samtliga berörda aktörsgrupper. En för verksamheten avgörande aktörsgrupp är byggherrar och förvaltare inom olika ägare- och ändamålsområden. Medverkan från banker, finansieringsinstitut och försäkringsbolag är också väsentlig för utveckling av kvalitetsfrämjande incitament. 9. Ekonomi och finansiering Rådet för byggkvalitet är en förening med kostnader för kanslifunktion och beslutade aktiviteter. Verksamheten finansieras genom medlemsavgifter och
Rådet för byggkvalitet Sid 9(9) statliga bidrag samt anslag till projekt efter beslut från fall till fall. Medlemmarna förutsätts svara för egen tid och egna kostnader för resor etc för sin medverkan i ledningsgrupper och tillhörande aktiviteter. Ersättning för deltagande i projekt beslutas från fall till fall av styrelsen. Rådet utarbetar själv verksamhetsplan och budget utifrån de förutsättningar som gäller för aktuell period. För perioden t.o.m 2003 har interimsstyrelsen uppskattat resursbehovet för kansli och vissa aktiviteter för initiering och genomförande av ett begränsat antal projekt samt för viss information och implementering av resultat till totalt 10 Mkr enligt följande: Minimibudget per år för verksamheten under de första tre åren: - Kansli, administration och medlemsvärvning 1 500 000 Mkr/år - Viss projektverksamhet 2 000 000 Mkr/år - Information och implementering av resultat 500 000 Mkr/år Totalt under perioden från 01-06-30 till 03-12-31: 4 000 000 Mkr/år En minibudget för tiden 2001-06-01 t.o.m 2003-12-31 uppgår således till 10 Mkr varav 2 Mkr under år 2001. Denna kostnad förutsätts kunna finansieras dels genom ett statligt bidrag om 5 Mkr för perioden och dels genom medlemsavgifter baserat på ett antagande om ca 60 medlemmar och en avgift om ett basbelopp per år. Ytterligare projektverksamhet måste finansieras från fall till fall, bl a genom samfinansiering mellan de medlemmar som önskar delta i respektive projekt och anslag från sektorns finansiärer av FoU-verksamhet. I ovanstående minimibudget förutses relativt omfattande insatser för planering och initiering av projekt så att tillräckligt underlag kan tas fram för beslut om deltagande och finansiering. I projektfinansieringen har ägare, byggherrar och förvaltare ett stort ansvar. För perioden t.o.m 2003 förutsätts att finansieringen är säkerställd i samband med konstitueringen enligt ovan. Formerna för långsiktig finansiering måste utvecklas av rådet utifrån principerna om samfinansiering med medlemsavgifter, statligt stöd och projektfinansiering. Möjligheten till etablering av en fond för projektverksamhet måste också diskuteras vidare av rådet. Rådet för byggkvalitet kommer under hösten 2001 att utforma och besluta om verksamhetsplan och budget för 2002 utifrån de ramar som läggs fast i samband med rådets konstituering. I detta arbete ingår också följande aktiviteter som diskuterats i tidigare avsnitt. Etablering av kanslifunktion för styrelse/förening Medlemsrekrytering och information om rådets verksamhet Initiering av samverkan med berörda aktörsgrupper Prioritering av problemområden och val av projekt Initiering och genomförande av projekt Implementering av resultat från genomförda projekt Dessutom bör rådet ur skattesynpunkt utreda möjligheten att bedriva föreningens operativa verksamhet i bolagsform.