KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 1 (2) Plats och tid: Sammanträdesrum Skutan, 2016-09-21, 08:15:00 - ca 12:00 Upprop Val av protokollsjusterare Nr Ärende Handläggare Föredragande och ca tid 1 Ekonomisk uppföljning 2016 Sven Stengard Monika Hallberg Martine Christensen Odenhall 08:15 2 Uppföljning av Eva Köpberg Claes Boman 08:30 verksamhet under 2016 3 Utveckling av Thomas Örnberg Thomas Örnberg 09:15 Valdemarsviks centrum 4 Remiss - Ansökan om Thomas Örnberg Thomas Örnberg tillstånd till miljöfarlig verksamhet, gruppstation för vindkraft 5 Motion - luftkvaliteten i Mikael Jonsson Mikael Jonsson 10:00 kommunens skolor 6 Kommunfullmäktiges Eva Köpberg Eva Köpberg sammanträden 7 Motion - Åtgärder för att Eva Köpberg Eva Köpberg öka invånarnas inflytande och stärka den demokratiska processen 8 Information Eva Köpberg a) Personalfrågor b) Attraktiv arbetsgivare - Fri diskussion om åtgärder för att behålla och rekrytera arbetskraft Monika Hallberg, Gustav Liljenström 10:30 Monika Hallberg, Gustav Liljenström sektorscheferna 10:45 d) Övrig information Frågor
KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 2 (2) Erland Olauson (S) Ordförande Eva Köpberg Sekreterare
Datum 2016-09-12 Dnr KS-KcS.2016.14 Tjänsteställe/Handläggare Stab Thomas Örnberg 0123-19174, 070-6673120 thomas.ornberg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Detaljplaneuppdrag Karusellen 3 och 4 Valdemarsviks kommun och Valdemarsvik Sparbank har tecknat ett samverkansavtal för omdaning Sparbankstorget mm i Valdemarsviks centrum. Genomfört projekteringsarbete för planerade ombyggnationer och erforderliga fastighetsbildningar kan inte genomföras med stöd av befintlig detaljplan. Förslag till beslut Kommunstyrelsen ger Sektor Samhällsbyggnad och Kultur i uppdrag att upprätta en detaljplan för Karusellen 3 och 4 med plangränser enligt bilaga. Kostnaderna för arbetet belastar investeringsprojektet 0846, Utveckling Centrum/Inre hamn. VALDEMARSVIKS KOMMUN Thomas Örnberg Planerings- och utvecklingsstrateg Bilaga. Situationsplan och planavgränsning
Situationsplan 6454047 156153 155894 50 m 6453876 Valdemarsviks Kommun och Lantmäteriet Skala 1:1000 Skapad med InfoVisaren 2016-09-13
Planavgränsning 6454039 156053 155967 20 m 6453910 Valdemarsviks Kommun och Lantmäteriet Skala 1:500 Skapad med InfoVisaren 2016-09-13
Vårt datum Vår beteckning 2016-09-06 KS-SA.2016.42 1 (2) Tjänsteställe/handläggare Sektor Samhällsbyggnad & Kultur Mikael Jonsson 0123-19310, 076-128 56 16 mikael.b.jonsson@valdemarsvik.se Ert datum Mottagare KF Er beteckning Utdelningsadress Telefon Fax E-post adress Bankgiro 615 80 Valdemarsvik Växel 0123-191 00 0123-191 04 kommun@valdemarsvik.se 563-5107
Vårt datum Vår beteckning 2016-09-06 KS-SA.2016.421 (2) Ert datum Er beteckning Motion - Luftkvaliten i kommunens skolor. Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige förklarar motionen besvarad enligt nedan. Bakgrund Sektor Samhällsbyggnad & Kultur har fått i uppdrag att utreda hur många av de kommunala skolorna som inte genomfört en OVK med godkänt resultat, samt att tillse att de kommunala skolorna som inte genomfört OVK, genomför en sådan. Vad är OVK? OVK (obligatorisk ventilationskontroll) ska göras regelbundet, i de flesta byggnader. Syftet är att visa att inomhusklimatet är bra och att ventilationssystemen fungerar. Kontrollen ska göras av en certifierad kontrollant. Kontrollanten ska också ge förslag till hur energiåtgången kan minskas för ventilationen, utan att det ger en sämre inomhusmiljö. Det är byggnadens ägare, som ska se till att OVK utförs. Ägaren ska välja en sakkunnig funktionskontrollant, som är certifierad av ett ackrediterat certifieringsorgan. Kravet på OVK finns sedan 1991. Det bör finnas OVK-protokoll för byggnaden, hos kommunens byggnadsnämnd, från regelbundna kontroller. OVK ska göras regelbundet. OVK ska göras innan ett ventilationssystem tas i bruk för första gången (första besiktning). För de flesta byggnader ska OVK sedan göras regelbundet, var 3 eller 6 år (återkommande besiktning). I skolor skall detta genomföras vart 3:e år. Hur är det i Valdemarsviks Kommun? I alla skolor och förskolor i Valdemarsviks Kommun genomförs OVK vart 3:e år. I närtid har detta genomförts 2012, 2015, och det skall nästa gång genomföras 2018. I de flesta fall har kommunens byggnader fått godkänd OVK, men i vissa fall får man ej godkänd. I de fall man får ej godkänd åtgärdas felen, för att sedan ombesiktas så godkänd OVK uppnås. I Valdemarsviks Kommun har 1 st. aggregat av 5 st. på Sörbyskolan fått ej godkänd. Där skall aggregatet bytas inom kort. Bifogas 1 st. exempel på OVK-protokoll. Utdelningsadress Telefon Fax E-post adress 615 80 Valdemarsvik Växel 0123-191 00 0123-191 04 kommun@valdemarsvik.se
Vårt datum Vår beteckning 2016-09-14 3 (3) Med vänliga hälsningar, Mikael Jonsson Fastighets/Gatuchef Valdemarsviks Kommun
Vårt datum Vårt Dnr Sida 2016-08-19 KS-SA.2016.47 001 1(2) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Köpberg 0123-191 60 eva.kopberg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunfullmäktiges sammanträden - Utskick Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar följande: 1. ipads köps in till 23 politiker i kommunfullmäktige som inte har ipad i nuläget. Kostnaden ca 115 000 kr finansieras genom omdisponering i investeringsbudgeten. 2. Förändring vad gäller kommunfullmäktiges kallelse genomförs enligt rutinerna nedan. Bakgrund Kommunfullmäktiges (KFs) kungörelse/dagordning och handlingar skickas i nuläget med post. Kommunstyrelsens, miljö- och byggnämndens samt utskottens kallelser mejlas och läggs i portalen Filrshare. Ledamöter och ersättare i dessa organ har ipads för att läsa handlingarna. Inget utskick sker här med post. Under senaste året har många stora frågor behandlats i kommunfullmäktige och kallelserna har under en tid varit väldigt omfattande. De har varit kostsamma att skicka och hanteringen har tagit mycket tid i anspråk. Juridiken Av kommunallagen kap 5 8-9 framgår följande: Kungörelsen skall innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet och om de ärenden som skall behandlas och Kungörelsen skall inom samma tid (minst en vecka före sammanträdesdagen) på ett lämpligt sätt också lämnas till varje ledamot och ersättare. Här är alltså inte reglerat om utskick av handlingarna utan endast själva kungörelsen/dagordningen. I kommunfullmäktiges arbetsordning 11 står det: Kommunstyrelsens och övriga nämnders förslag till beslut och/eller yttranden i de ärenden som tagits in i kungörelsen, ska delges varje ledamot och ersättare före sammanträdet. Förslag Kommunkansliet föreslår att ipads köps in till de ledamöter och ersättare i KF som inte redan har sådana (23 personer) och att handlingarna scannas in, mejlas och läggs i Filrshare en vecka före
Vårt datum Vårt Dnr Sida 2016-08-19 KS-SA.2016.47 001 2(2) Skrivelse med beslutsförslag sammanträdet. Dagordningen (listan över ärenden) läggs som tidigare på kommunens hemsida samt kopieras och delas ut på mötet (liksom nu sker till KS och övriga). Kansliets ansvar blir att se till att detta sker i rätt tid. Ledamöters och ersättares ansvar blir att hämta kallelsen från mejl eller Filrshare och kontakta kansliet om problem uppstår. För att allmänheten ska kunna ta del av kallelsen måste även fortsättningsvis ett antal kallelser tryckas upp och finnas tillgängliga på biblioteket och på KFs sammanträden. Förändringen planeras till januari/februarimötet. Utbildning/support Utbildning föreslås ske under hösten i IT-enhetens regi, både i storgrupp och enskilt när Ipaden hämtas. Under de första sammanträdena efter införandet föreslås IT-support under mötena. Besparing samt miljöpåverkan Kostnaden för ett år vad gäller upptryckning, porto och arbetskostnad beräknas till ca 20 000 kronor (beräknat på sex möten under ett år), ca 3 300 kr/sammanträde. Detta räknat på ett normalsammanträde. De sammanträden som varit under senaste året har varit betydligt mer kostsamma, inte minst vad gäller kostnad för arbetstid. En annan faktor är den miljöpåverkan som upptryckningen innebär. Investeringskostnad för ipads 23 politiker har i dagsläget inte ipads då de inte är med i kommunstyrelsen eller miljö- och byggnämnden. IT-enheten har uppgett att en Ipad med tillräcklig kapacitet och mobilt bredband kostar ca 5 000 kronor. Totalt blir det en engångskostnad på 115 000 kronor som föreslås finansieras genom omdisponering av investeringsbudgeten. Utöver investeringskostnaden tillkommer kostnad för mobilt bredband vilken får inrymmas i driftbudgeten för kommunfullmäktige. VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Köpberg kommunsekreterare
Vårt datum Vårt Dnr Sida 2016-07-05 KS-SA.2016.14 101 1(4) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Köpberg 0123-191 60 eva.kopberg@valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Motion - Åtgärder för att öka invånarnas inflytande och stärka den demokratiska processen Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar bifalla punktsats 1 i motionen att utvärdera systemet med Valdemarsviksförslaget. 2. Kommunfullmäktige beslutar avslå punktsats 2 i motionen att titta på möjligheterna att införa medborgarförslag eller e-petitioner. 3. Kommunfullmäktige beslutar att Valdemarsviks kommun behåller Valdemarsviksförslaget med nu gällande regler i avvaktan på vad som sker med förslaget om Folkmotion (SOU 2016:5). Motionens innehåll På kommunfullmäktiges (KFs) sammanträde 2016-01-25 lämnade Anna Nilsson (M) in en motion Åtgärder för att öka invånarnas inflytande och stärka den demokratiska processen. I motionen föreslår Anna Nilsson (M) följande: 1. Att utvärdera systemet med Valdemarsviksförslaget. 2. Att titta på möjligheterna att införa medborgarförslag eller e- petition. Tidigare motioner i ämnet och utredningar Anna Nilsson (M) har tidigare lämnat in motioner i ämnet, om att införa medborgarförslag (2013) och att införa e-petition (2012). För att besvara dessa motioner genomfördes grundliga utredningar i frågorna. Sammanfattning av vad de ledde fram till följer här nedan. Medborgarförslag Medborgarförslag infördes 2002 och är reglerat i kommunallagen. I kapitel 5 23 står det om rätten att väcka ärenden: Ärenden i fullmäktige får väckas av, punkt 5,: den som är folkbokförd i kommunen eller i en kommun inom landstinget, om fullmäktige har beslutat det (medborgarförslag). Förslaget ska undertecknas av en eller flera personer. Kommunfullmäktige ska besluta om att införa medborgarförslag och komplettera arbetsordningen med föreskrifter om hur medborgarförslag ska handläggas. Kommunfullmäktige bestämmer om ett ärende ska avgöras av fullmäktige eller av en nämnd eller styrelse.
Vårt datum Vårt Dnr Sida 2016-07-05 KS-SA.2016.14 101 2(4) Skrivelse med beslutsförslag Anna Nilssons (M) motion om medborgarförslag avslogs i KF 2013-08- 26 59. I SOU 2016:5 Låt fler forma framtiden har gjorts en översyn av medborgarförslag som visat att det gett begränsade demokratieffekter. Man har bland annat kommit fram till att medborgarförslaget främst har använts som en förslagslåda eller synpunktshantering för vardagsnära frågor och det fåtal personer som lämnar förslag är inte representativa för befolkningssammansättningen i dess helhet. Behandlingen av medborgarförslagen tar också mycket tid och resurser i anspråk. E-petition En e-petition är en idé, önskan om åtgärd eller förslag från en medborgare till kommunen. Förslaget läggs ut på hemsidan och andra medborgare kan där stödja förslaget genom att signera (gilla) det. Det vanligaste är att kommunen förbinder sig, om ett visst antal personer signerat förslaget, att det tas upp till diskussion i någon form av politiskt organ. Det handlar inte om att lova att fatta beslut utan om att diskutera hur man ser på förslaget och om man anser att förslaget ska hanteras i organisationen. Petition betyder ansökan och kommer ursprungligen från Storbritannien där man haft en lång tradition av petitioner/förslag där medborgarna samlar namnunderskrifter för ett förslag som sedan överlämnas till beslutsfattare. Denna hantering har sedan moderniserats och det går även att lämna en petition till parlamentet. Det är enkelheten i petitioner som gör att verktyget är speciellt lämpat för internet. Det går att både lämna, stödja, följa förslag och se dess resultat. Linköpings kommun är ett exempel på kommuner som övergått från medborgarförslag till e-petition, kallat Linköpingsförslaget. Valdemarsviksförslaget Anna Nilssons (M) motion om e-petitioner ansågs besvarad av KF 2013-08-26 60. KF beslutade att införa Valdemarsviksförslaget från och med den 1 januari 2014 och ge kommunstyrelsen i uppdrag att utforma regler för Valdemarsviksförslaget. Av reglerna framgår att det går att lämna ett Valdemarsviksförslag på kommunens hemsida. Genom att samla gillamarkeringar kan förslaget bli uppmärksammat. Tycker politikerna att förslaget är intressant och verkar vara uppmärksammat av många kan de välja att skriva en motion i frågan. Så har skett flera gånger till exempel i följande motioner: Bättre information om kommunens tjänster. Offentlig cykelpump. Trafiksituationen i Ringarum Gör ett kulturhus av stationsbyggnaden.
Vårt datum Vårt Dnr Sida 2016-07-05 KS-SA.2016.14 101 3(4) Skrivelse med beslutsförslag Exempel på frågor som fått genomslag utan att motioner skrivits är Mobil turistbyrå och Locka invånare till idyllen. Norrköpings tidningar skriver ofta om olika förslag som lämnats. Totalt sedan starten till idag har 76 olika förslag lämnats in. Någon regelrätt utvärdering har inte gjorts. Valdemarsviksförslaget har nyligen gjorts till en av kommunens e- tjänster på hemsidan. Övriga påverkansmöjligheter för medborgarna På uppdrag av kommunfullmäktiges demokratiberedning har undertecknad tagit fram en folder Så här kan du påverka. Av denna framgår hur man kan söka information om kommunens verksamheter och påverka. Några exempel på påverkansmöjligheter förutom Valdemarsviksförslaget är: E-tjänsten Tyck om Valdemarsvik synpunktshantering. Förslag via kommunfullmäktiges gruppledare i kommunfullmäktige. Kommunens Facebooksida. Samrådsmöten som till exempel vid arbetet med översiktsplanen. SOU 2016:5 Låt fler forma framtiden - Folkmotion I syfte att stärka dialogen mellan väljare och förtroendevalda och förenkla den administrativa hanteringen för kommunerna föreslår rubricerad utredning att medborgarförslaget ersätts av ett nytt verktyg, Folkmotion som blir tvingande för alla kommuner och landsting. Alla folkbokförda i en kommun, det vill säga även de som inte har rösträtt i kommun eller landstingsvalen, ska ha möjlighet att lämna förslag om något som rör kommunens verksamhet. Folkmotioner som under en period av sex månader får ett stöd av minst en procent av de folkbokförda i kommunen ska beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år. Fullmäktige får överlåta till en nämnd eller styrelse att besluta i ärenden som väckts genom en folkmotion. Insamlingen av namn ska kunna ske över internet. Förvaltningens synpunkter och förslag Förvaltningen föreslår bifall till punktsats 1 i motionen att utvärdera systemet med Valdemarsviksförslaget. Förvaltningen föreslår avslag till punktsats 2 i motionen att titta på möjligheterna att införa medborgarförslag eller e-petitioner. Förvaltningen föreslår att Valdemarsviks kommun behåller Valdemarsviksförslaget med nu gällande regler i avvaktan på vad som sker med förslaget om Folkmotion. Valdemarsviksförslaget har använts relativt flitigt och skrivits om i media samt utmynnat i några motioner som avsikten med reglerna är.
Vårt datum Vårt Dnr Sida 2016-07-05 KS-SA.2016.14 101 4(4) Skrivelse med beslutsförslag VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Köpberg kommunsekreterare Beslutet skickas till Motionsställaren Akten