Styrelsen nr 8 /2008 Kallelse till sammanträde den 27 juni kl. 09.00. Paragraf Ärende 80 Sammankallande och beslutförhet. 81 Justering av protokoll. 82 Fastställande av föredragningslistan. 83 Förklaring till Ålands Förvaltningsdomstol. 84 Tilläggsbudget. 85 Anhållan om hyresfri bostad, anestesiläkare. 86 Agenda för ledningsgruppens styrkort och en principskiss för styrelsens tillämpning av det balanserade styrkortet. 87 Begäran om yttrande gällande centralisering av utrymmen för skolhälsan. 88 Effektivering av ledningsgruppsarbetet. 89 Beslut om konsulter för om- och tillbyggnaden av medicinavdelningen och läkemedelscentralen samt ombyggnaden av BB-Gynekologipolikliniken och avdelningen. 90 Förslag till ÅHS behovs- och resursplan fram till år 2020. 91 Styrelsens sammanträdesdagar under hösten 2008. 92 Delgivningar. Torbjörn Björkman Ordförande
Styrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 8 Datum fredagen den 27 juni 2008 Paragraf nr 80-92 Plats och tid Centralförvaltningens sammanträdes rum, Doktorsvägen, kl. 09.00 11.50 Beslutande Torbjörn Björkman ordförande Jan Salmén vice ordförande Roger Jansson ledamot Gun-Mari Lindholm ledamot Ulla-Britt Dahl ledamot Maija-Liisa Mikkola ledamot Camilla Andersson ledamot Föredragande Björn-Olof Ehrnström förvaltningschef Övriga närvarande Bengt Michelsson vårdchef Marie Lövgren ekonomichef Tiina Robertsson personalchef Gurli Rådland TCÅ Siv Hohenthal Tehy-Åland Birger Ch Sandell landskapsläkare Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Torbjörn Björkman Björn-Olof Ehrnström Utdragets riktighet bestyrkes
SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 80 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. JUSTERING AV PROTOKOLL 81 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och kontrasignerats av föredragande. FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 82 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista fastställs. BESLUT: Styrelsen beslöt komplettera 92 med fyra delgivningar. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1
FÖRKLARING TILL ÅLANDS FÖRVALTNINGSDOMSTOL 83 Två besvär har inlämnats till Ålands förvaltningsdomstol mot byggnadslovet för nybyggnaden av psykiatrihuset på centralsjukhustomten. Ålands förvaltningsdomstol önskar en förklaring av Ålands hälso- och sjukvård. Bilaga 1. Marcus Måtar, likvidator för Garantiföreningen för Daghemmet Solrosen r.f. yrkar på att domstolen upphäver byggnadsnämndens beslut om byggnadslov med hänvisning till att den överenskommelse som syftar till att avsluta arrendekontraktet i förtid inte ännu har godkänts alla parter och att ansökan om byggnadslov har gjorts utan att informera föreningen. Förklaring: En överenskommelse gällande upphävandet av arrendekontraktet i förtid har formulerats av Marcus Måtar och förvaltningschefen för ÅHS. Denna har godkänts av ÅHS styrelsen den 8 februari 2008 och översänts till landskapsregeringen för fortsatt behandling. Bilaga 2. Likvidator Marcus Måtar har varit informerad om bygglovsansökan genom projektledare Erik Hjärne, som inför bygglovsansökan rekvirerat ritningarna på Daghemmet Solrosen av Marcus Måtar och då meddelat varför ritningarna behövdes. Mikael Larsson, ägare till fastigheten Åsvägen 33 och rågranne har besvärat sig mot byggnadslovet med hänvisning till att grannarnas åsikt ej har efterhörts kring byggplanerna samt att frågan om hurudant stängsel som skall uppföras mot grannarna ej är klart. Förklaring: Grannarna har genom annonsering i dagspressen och brevledes kallats till ett informationstillfälle den 1 mars 2007, då byggplanerna med ritningar och en miniatyrmodell av nuvarande och tilltänkta byggnader på centralsjukhustomten förevisades. Bilaga 3. Efter att grannarna brevledes den 27 januari 2008 reagerat negativt på ÅHS förslag till stängsel lämnades stängselfrågan till en senare tidpunkt. Meningen är att diskussioner med grannarna skall föras under sommaren 2008 för att nå samförstånd om utformningen av stängslet. Bilaga 4. Protokollsutdrag från planeringskommittémötet 13.2.2008. Byggnadsnämndens utlåtande till Ålands förvaltningsdomstol. Bilaga 5. FÖRSLAG: Styrelsen godkänner förklaringen till Ålands förvaltningsdomstol. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2
TILLÄGGSBUDGET 84 Landskapets första tilläggsbudget för år 2008 har antagits av lagtinget. I den ingår ett anslag om 2 milj. euro för Ålands hälso- och sjukvård för att täcka de ökade lönekostnader som den senaste avtalsuppgörelsen ledde till. Bilaga 1. Anslaget har fördelats inom ÅHS egen budget i enlighet med lönekostnaderna för varje basenhet. Budgeten för driftskostnaderna uppgår nu till 70.220.000 euro. Bilaga 2. FÖRSLAG: Styrelsen godkänner fördelningen av tilläggsanslaget i enlighet med bilaga 1. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
ANHÅLLAN OM HYRESFRI BOSTAD, ANESTESILÄKARE 85 Klinikchefen vid Operations-, anestesi- och intensivvårdsenheten Markku Räty, anhåller om att styrelsen som en rekryteringsåtgärd beviljar hyresfri bostad till två anestesiläkare. Styrelsen har den 11 april 2008/ 60 behandlat ett motsvarande ärende. Då gällde det två sökanden, som beviljades hyresfri delad mindre bostad utan tidsbegränsning. Dessa två läkare har emellertid dragit tillbaka sina ansökningar. Istället har två nya sökanden, Björn Balla och Mathias Bahr, visat intresse för ÅHS. Den ena önskar en hyresfri mindre bostad samt en fri hemresa per månad till familjen i Motala i Sverige. Den andra önskar en hyresfri bostad på c 70 kvm. Bilaga 1. Ledningsgruppen har diskuterat ärendet och är mycket mån om att anestesiläkartjänsterna skall kunna bemannas för att den operativa verksamheten vid ÅHS skall kunna fortsätta. Därför behövs extraordinära rekryteringsåtgärder. En sådan åtgärd är att bevilja hyresfri bostad. Detta leder dock till en ojämlik behandling av dem som bor i ÅHS bostäder. Därför vore en motsvarande höjning av lönen ett bättre alternativ. Eftersom lönen då kommer att överskrida den nivå som ÅHS har möjlighet att bevilja förutsätter ett sådant lönetillägg ett beslut av landskapsregeringen enligt 5 2 mom LL om tjänstekollektivavtal. FÖRSLAG: Styrelsen anhåller av landskapsregeringen att anestesiläkare Björn Ballas och Matthias Bahrs lön kan justeras med en summa som motsvarar den hyreskostnad som deras bostadsönskemål skulle innebära. Ifall detta inte godkänns av landskapsregeringen beviljas ifrågavarande läkare hyresfri bostad enligt deras önskemål. Björn Balla erhåller därtill ersättning för en hemresa till Motala en gång per månad enligt billigaste färdmedel. BESLUT: Styrelsen beslöt enhälligt på förslag av ordf. Torbjörn Björkman understödd av medlem Jan Salmén att Björn Balla och Mathias Bahr beviljas hyresfri bostad enligt framlagda önskemål fram till årsskiftet 2008-09 och att Björn Balla därtill erhåller ersättning för en hemresa till Motala en gång per månad enligt billigaste färdmedel. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4
AGENDA FÖR LEDNINGSGRUPPENS STYRKORT OCH EN PRINCIPSKISS FÖR STYRELSENS TILLÄMPNING AV DET BALANSERADE STYRKORTET 86 Styrelsen har antagit BALANSERAT STYRKORT, Kvalitetsutveckling inom ÅHS på styrelsenivå den 8 februari 2008 / 14. Bilaga 1. Ledningsgruppen har tillsammans med konsult Lars Stenhamn och kvalitetssamordnare Åsa Friman utarbetat en agenda för hur ledningsgruppens styrkort skall genomföras och uppföljas men angivande av ansvarsperson och tid för genomförandet. Bilaga 2. Förslag hur styrelsen följer upp verksamheten utgående från intentionerna i det balanserade styrkortet och utgående från landskapsregeringens programförklaring finns i bilagda principskiss. Bilaga 3. Landskapsregeringens programförklaring finns som bilaga 4. FÖRSLAG: Styrelsen godkänner agendan för ledningsgruppens balanserade styrkort och principerna för hur styrelsen följer upp verksamheten. Styrelsen tar också initiativ till ett möte med landskapsregeringen för att diskutera landskapsregeringens programförklaring gällande hälso- och sjukvården. BESLUT: Styrelsen beslöt efter några kompletteringar i agendan för ledningsgruppens balanserade styrkort enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
BEGÄRAN OM YTTRANDE GÄLLANDE CENTRALISERING AV UTRYMMEN FÖR SKOLHÄLSAN 87 Landskapsregeringen har inbegärt yttrande på ett förslag till omorganisering och utlokalisering av resurserna för studerandehälsovården i landskapets gymnasieskolor och Högskolan på Åland. Initiativet kom ursprungligen från primärvården inom Ålands hälso- och sjukvård. Ålands landskapsregering beslöt att ge Ålands hälso- och sjukvård genom Birgitta Hermans i uppdrag att tillsammans med befintlig personal utarbeta en promemoria kring hur en samordnad studerandehälsovård kan utformas med olika typer av service, tjänster och funktioner och med utgångspunkt i gemensamma lokaler, men där uppsökande verksamhet i skolhusen bibehålls. Bilaga 1. I dagsläget har personalen inom studerandehälsovården olika huvudmän, då skolpsykologer och kuratorer sorterar under rektorerna på de olika skolorna och skolhälsovårdspersonal administreras av primärvården inom Ålands hälso- och sjukvård. Detta innebär olika synsätt på studerandehälsovårdens arbete. I dagsläget är resurserna ojämnt fördelade och de enskilda tjänsteinnehavarna ägnar mycket tid åt akuta punktinsatser. Enligt arbetsgruppens förslag skall personalen för studerandehälsovården samlas på ett ställe, varifrån arbetet i de olika skolorna utgår. Den tilltänkta teamverksamheten innefattar både förebyggande vård, främjande av hälsa och behandling av sjukdom. Avsikten är att främja kvaliteten och erbjuda en likvärdig studerandehälsovård. Arbetet har blivit allt ner komplext och det finns ett ökat behov av kompetensutveckling och tvärprofessionellt samarbete. Utifrån dagens situation med delat huvudmannaskap kan ett långsiktigt målstyrt arbete försvåras. Arbetsgruppen uppmanar landskapsregeringen att utreda möjligheten till att administrativt samordna ovannämnda arbetsteam under en avdelningsskötare och en huvudman. Arbetsgruppens promemoria finns som bilaga 2. FÖRSLAG: Styrelsen finner att det är angeläget att arbetet inom studerandehälsovården samordnas och utvecklas för att främja hälsa och förebygga ohälsa bland Ålands studerande inom gymnasieskolorna och Högskolan på Åland. För att främja utveckling och effektivt resursutnyttjande behöver studerandehälsovården en enhetlig ledning som kan stödja och leda densamma mot gemensamma mål i överensstämmelse med styrelsens balanserade styrkort. En sådan utveckling är svår att åstadkomma utifrån de olika skolornas individuella planer. Styrelsen förordar därför att personalen för studerandehälsovården samlas under en egen chef inom Primärvården inom Ålands hälso- och sjukvård. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
BEGÄRAN OM YTTRANDE GÄLLANDE CENTRALISERING AV UTRYMMEN FÖR SKOLHÄLSAN forts 87 BESLUT: Styrelsen meddelar som sitt yttrande att det är angeläget att arbetet inom studerandehälsovården samordnas och utvecklas för att främja hälsa och förebygga ohälsa bland Ålands studerande inom gymnasieskolorna och Högskolan på Åland. För att främja utveckling och effektivt resursutnyttjande behöver studerandehälsovården en enhetlig ledning som kan stödja och leda densamma mot gemensamma mål i överensstämmelse med styrelsens balanserade styrkort. En sådan utveckling är svår att åstadkomma utifrån de olika skolornas individuella planer. Styrelsen förordar därför att personalen för studerandehälsovården samlas under en egen enhet inom Primärvården inom Ålands hälso- och sjukvård. En sådan reform förutsätter att lokal- och personalfrågor samt resurs- och andra budgetfrågor kan lösas. Viktigt är också att elevråden hörs. Ett slutligt ställningstagande kan tas först när de oklara frågorna är utredda. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7
Styrelsen den 6 och den 27 juni 2008 EFFEKTIVERING AV LEDNINGSGRUPPSARBETET 78 Ledningsgruppen har under våren med ledning av en konsult från TalentHaus genomfört ett utvecklingsprogram för ledningsgruppen i syfte att utveckla ledningsgruppsmedlemmarna i sitt samarbete med varandra och i grupp samt att effektivera ledningsgruppsarbetet. Programmet har varit givande. Ett av utvecklingsbehoven har varit att ledningsgruppens skall fokusera mera på planerings- och strategifrågor och istället minska på ärenden av rutinkaraktär eller sådana som inte till sin natur inte är gemensamma för ledningsgruppens alla medlemmar. I dessa fall kan beslut fattas av respektive lg-medlem utan att ärendet förs till ledningsgruppen. En sammanställning över strukturen på lg-arbetet behandlades i ledningsgruppen den 27 maj. Bilaga 1. Styrelsen har den 25 oktober 2004 beslutat att anskaffningar som överstiger 10.000 euro men underskrider 100.000 euro (vilket är gränsen för investeringsanslag) skall behandlas i ledningsgruppen. Bilaga 2. Detta föreslås nu att kan delegeras till den berörda ledningsgruppsmedlem utan behandling i ledningsgruppen, dock så att förvaltningschefen eller ekonomichefen konsulteras innan beslut fattas. FÖRSLAG: Styrelsen besluter att beslut som gäller anskaffningar som överstiger 10.000 euro men underskrider 100.000 euro (vilket är gränsen för investeringsanslag) kan fattas av berörda ledningsgruppsmedlem utan behandling i ledningsgruppen, dock så att förvaltningschefen eller ekonomichefen konsulteras innan beslut fattas. BESLUT: Styrelsen beslöt återemittera ärendet för att erhålla information om hur landskapsregeringens finansavdelnings ser på förslaget. 88 Förvaltningschefen har kontaktat landskapsregeringens finanschef och erhållit följande svar. Bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen besluter att beslut som gäller anskaffningar som överstiger 10.000 euro men underskrider 100.000 euro (vilket är gränsen för investeringsanslag) kan fattas av berörda ledningsgruppsmedlem utan behandling i ledningsgruppen, dock så att förvaltningschefen eller ekonomichefen konsulteras innan beslut fattas. ------------------------ Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
BESLUT OM KONSULTER FÖR OM- OCH TILLBYGGNADEN AV MEDICINAV- DELNINGEN OCH LÄKEMEDELSCENTRALEN SAMT OMBYGGNADEN AV BB- GYNEKOLOGIPOLIKLINIKEN OCH AVDELNINGEN 89 Följande konsulter har inlämnat anbud på i rubriken nämnda byggprojekt: Arkitekt: Planeringsbyrå Backman Ab Ark.byrå Hedman & Matomäki Oy Tengbomgruppen Ab Konstruktion:CSE projekt VVS: El: Ingenjörbyrå Duopoint Oy Turing Ab Ingenjörbyrå Duopoint Oy El-Man Ab Anbudssummorna framgår av bilaga 1. Planeringskommittén som sammanträtt den 24 juni har föreslagit att kontraktsförhandlingar inleds med följande konsulter: Arkitekt: Planeringsbyrå Backman Ab Konstruktion:CSE projekt VVS: Turing Ab El: El-Man Ab FÖRSLAG. Styrelsen besluter att kontraktsförhandlingar inleds med Planeringsbyrå Backman Ab, CSE projekt, Turing Ab och El-Man Ab. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9
FÖRSLAG TILL ÅHS BEHOVS- OCH RESURSPLAN FRAM TILL ÅR 2020 90 Landskapsregeringen har uppmanat avdelningscheferna vid allmänna förvaltningen och förvaltningschefen vid ÅHS i ett brev som ankom 13 juni att till den 7 augusti inkomma med ett förslag till resurs- och behovsplan fram till 2020. Bilaga 1. Förvaltningschefen har sammanställt följande förslag. Bilaga 2. FÖRSLAG: Styrelsen godkänner ÅHS förslag till behovs- och resursplan fram till år 2020. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10
STYRELSENS SAMMANTRÄDESDAGAR UNDER HÖSTEN 2008 91 Styrelsen skall enligt reglementet på förhand fastställa en halvårsplan för sina sammanträden. För höstterminen föreslås att styrelsens sammanträdesdagar är följande fredagar: FÖRSLAG: Styrelsens sammanträder under höstterminen 2008 följande fredagar: 29 augusti, 26 september, 31 oktober, 21 november och 12 december. Utöver dessa genomför styrelsen tillsammans med de ansvariga för de olika enheterna ett budgetseminarium torsdagen den 21 och fredagen den 22 augusti. Sammanträdena inleds kl. 09.00 och sker på plats som anges i föredragningslistan. Extra sammanträden kan vid behov tillkomma. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11
DELGIVNINGAR 92 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande beslut, protokollsutdrag, skrivelser, verksamhetsberättelse, budgetuppföljning och budgetäskanden för kännedom. 1. Förvaltningschefens beslut nr 97/2008, 11.06.2008, gällande delegeringsbeslut att teckna avtal som berör medicinsk teknik och fastighetsteknik, 2. Ålands landskapsregering, beslut nr 40 S20, 11.06.2008, gällande förklaring gällande ombildning av tjänstebenämningen biträdande överläkare till överläkare, 3. Ålands landskapsregering, protokollsutdrag nr 13, 13.06.2008 gällande tillsättande av arbetsgrupp för arbetsvärdering, 4. Mogens Lindéns skrivelse om blockchef, 5. Verksamhetsberättelse år 2007 för Ålands hälso- och sjukvård, 6. Budgetuppföljning för Ålands hälso- och sjukvård per maj 2008, 7. Förtroenderådets skrivelse om läkarbemanningen vid ÅHS utanför ordinarie tjänstetid (skrivelsen finns också i pärmen med budgetäskanden), 8. Skärgårdskommunernas skrivelse gällande en ny läkartjänst för skärgården och en ny läkartjänst för skolornas behov, 9. Pärmen med budgetäskanden för år 2009. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 12