Yrkesexamen för dokumentadministration och arkivväsen

Yrkesexamen för dokumentadministration och arkivväsen De som har avlagt yrkesexamen för dokumentadministration och arkivväsen kan på ett mångsidigt sätt sköta uppgifter inom dokument- och informationshantering. I sin organisation kan de ta hand om hela livscykeln för elektronisk dokumentinformation. Dessutom: De som har avlagt examensdelen Livscykeln för analogt material kan sköta arkiveringsuppgifter som består av att organisera, gallra och gallra ut analogt material. De som har avlagt examensdelen Att organisera arbetet med att ta fram och införa en informationshanteringseller informationsstyrningsplan kan starta upp ett projekt med uppdrag att ta fram eller uppdatera en informationshanteringseller informationsstyrningsplan. De kan leda projektet och införa informationshanteringseller informationsstyrningsplanen i praktiken. De kan också ordna den utbildning som planen kräver. De som har avlagt examensdelen Att organisera och utveckla dokument- och informationshantering kan planera och genomföra ett projekt som gäller dokument- och informationshantering. De kan utarbeta instruktioner om genomförandet av projektet och projektresultaten samt följa upp hur instruktionerna följs. De som har avlagt yrkesexamen för dokumentadministration och arkivväsen kan sköta olika uppgifter inom dokument- och informationshantering till exempel i ett registratorskontor, i ett mellan- och slutarkiv samt i en informationstjänst eller i uppgifter som hör till dokumenteller informationstjänsten i en enhet eller avdelning. De som har avlagt den valbara examensdelen Att organisera arbetet med att ta fram och införa en informationshanteringseller informationsstyrningsplan eller Att organisera och utveckla dokument- och informationshantering har förutsättningar att sköta planerings- och expertuppgifter inom informationshantering. Perusteen nimi Föreskriftens diarienummer 38/011/2016 Korvattavat määräykset 48/011/2010 Koulutuskoodit Voimaantulo 01.01.2017 Yrkesexamen för dokumentadministration och arkivväsen Yrkesexamen för dokumentadministration och arkivväsen (334117)

Innehållsförteckning 1. [sv Tutkinnon muodostuminen]............................. 1 2. Examensdelar........................................ 2 2.1. Informationshanterings- eller informationsstyrningsplaner......... 2 2.2. Livscykeln för elektronisk dokumentinformation................ 3 2.3. Livscykeln för analogt material........................... 4 2.4. Att organisera arbetet med att ta fram och införa en informationshanteringseller informationsstyrningsplan.......... 6 2.5. Att organisera och utveckla dokument- och informationshantering.... 7 3. Krav på yrkesskicklighet och bedömning av kunnande.............. 9 4. Bilaga. Beskrivning av examen............................ 10 4.1. Uppbyggnaden av examen............................ 10 4.2. Kunnande hos personer som avlagt denna examen............ 10 4.3. Arbetsuppgifter som kan utföras av personer som avlagt denna examen........................................ 10 4.4................................................ 11 4.5................................................ 11 4.6................................................ 11 4.7................................................ 11 4.8................................................ 11 4.9................................................ 11 4.10............................................... 11 4.11............................................... 11

1. [sv Tutkinnon muodostuminen] Yrkesexamen för dokumentadministration och arkivväsen består av två obligatoriska examensdelar och en valbar examensdel. OBLIGATORISKA EXAMENSDELAR 2 [SV KPL] Informationshanterings- eller informationsstyrningsplaner, [sv P] Livscykeln för elektronisk dokumentinformation, [sv P] Livscykeln för analogt material VALBARA EXAMENSDELAR 1 [SV KPL] Att organisera arbetet med att ta fram och införa en informationshanteringseller informationsstyrningsplan Att organisera och utveckla dokument- och informationshantering 1 [sv Tutkinnon muodostuminen]

2. Examensdelar 2.1. Informationshanterings- eller informationsstyrningsplaner [sv Ammattitaitovaatimukset] Examinanden kan beskriva informationshanteringens roll i den egna organisationen följa organisationens informationshanteringseller informationsstyrningsplan uppdatera en informationshanteringseller informationsstyrningsplan fungera i ett arbetslag. [sv Ammattitaidon osoittamistavat] Examinanderna visar sin yrkesskicklighet genom att utföra uppgifter inom informationshantering. De observerar förändringar som sker i organisationens verksamhet, uppgifter och ansvar och vet vad förändringarna innebär med tanke på behovet av att uppdatera informationshanteringseller informationsstyrningsplanen. De uppdaterar en informationshanteringseller informationsstyrningsplan. Om examinandens organisation inte har någon informationshanteringseller informationsstyrningsplan ska examinanden avlägga denna examensdel tillsammans med examensdelen Att organisera arbetet med att ta fram och införa en informationshanteringseller informationsstyrningsplan. Examinandernas kunnande bedöms i praktiska arbetsuppgifter med mångsidiga metoder. Till de delar som den yrkesskicklighet som krävs inte framgår i praktiska arbetsuppgifter kan påvisandet av yrkesskickligheten kompletteras på andra sätt så att det är möjligt att tillförlitligt bedöma yrkesskickligheten. [sv Arviointi] EXAMINANDEN BESKRIVER INFORMATIONSHANTERINGENS ROLL I DEN EGNA ORGANISATIONEN. beskriver organisationens verksamhetsmiljö och förändringarna i den identifierar organisationens viktigaste partner använder nyckelbegreppen inom området på ett korrekt sätt förstår dokumenthanteringens betydelse och vikten av en god informationshantering i organisationen och informerar tydligt och begripligt om den på finska eller svenska. Examensdelar 2

EXAMINANDEN FÖLJER ORGANISATIONENS INFORMATIONSHANTERINGS- ELLER INFORMATIONSSTYRNINGSPLAN. identifierar organisationens dokumentinformation och processerna för hantering av informationen vet vilka som är för dokumentinformationen identifierar förvaringstider, -format och -platser för dokumentinformationen presenterar organisationens informationshanteringseller informationsstyrningsplan följer lagstiftningen och anvisningarna om dokumentinformation och beaktar särskilt offentlighetsprincipen samt lagstiftningen om informationssäkerhet och datasekretess. EXAMINANDEN UPPDATERAR EN INFORMATIONSHANTERINGS- ELLER INFORMATIONSSTYRNINGSPLAN. är insatt i processen för utarbetande av en informationshanteringseller informationsstyrningsplan observerar behov av att uppdatera en informationshanteringseller informationsstyrningsplan informerar dem som är ansvariga för informationshanteringseller informationsstyrningsplanen om förändringar som påverkar organisationens dokumenthantering gör en enskild uppdatering av en informationshanteringseller informationsstyrningsplan. EXAMINANDEN FUNGERAR I ETT ARBETSLAG. planerar, utvärderar och utvecklar sitt arbete och sitt kunnande på ett professionellt sätt kan samarbeta och utföra sitt arbete på ett ansvarsfullt sätt värdesätter och lyfter fram sitt arbete och sitt kunnande sörjer för sin arbetsförmåga och sitt välbefinnande i arbetet beaktar ergonomin och arbetarskyddet följer lagstiftningen och föreskrifterna om arbetslivet och främjar trivseln på arbetsplatsen. 2.2. Livscykeln för elektronisk dokumentinformation [sv Ammattitaitovaatimukset] Examinanden kan använda system som innehåller dokumentinformation instruera och vägleda vid användning av system som innehåller dokumentinformation sköta uppgifter i en informationstjänst för elektronisk dokumentinformation. [sv Ammattitaidon osoittamistavat] Examinanderna visar sin yrkesskicklighet genom att hantera elektronisk dokumentinformation. De använder organisationens system som innehåller elektronisk dokumentinformation och vägleder i användningen av dem, inklusive register och databaser. De utarbetar och uppdaterar instruktioner om system som innehåller dokumentinformation. De söker information som kunder behöver om system som innehåller dokumentinformation och vägleder kunder som söker information. 3 Examensdelar

Examinandernas kunnande bedöms i praktiska arbetsuppgifter med mångsidiga metoder. Till de delar som den yrkesskicklighet som krävs inte framgår i praktiska arbetsuppgifter kan påvisandet av yrkesskickligheten kompletteras på andra sätt så att det är möjligt att tillförlitligt bedöma yrkesskickligheten. [sv Arviointi] EXAMINANDEN ANVÄNDER SYSTEM SOM INNEHÅLLER DOKUMENTINFORMATION. är förtrogen med skillnaderna mellan system som innehåller dokumentinformation, register och databaser är förtrogen med de funktionella skillnaderna mellan operativa system för informationsstyrning, förvaringssystem och system för långtidsförvaring tar emot och registrerar elektroniska dokument i system som innehåller dokumentinformation i enlighet med lagstiftningen och organisationens instruktioner skannar eller digitaliserar ett analogt dokument för ett elektroniskt system gör de anteckningar som krävs i systemet som innehåller dokumentinformation är förtrogen med hur man i den egna organisationen gallrar ut material ur system som innehåller elektronisk dokumentinformation sköter om långtidsförvaringen av elektroniska dokument enligt eventuella författningar och instruktioner. EXAMINANDEN INSTRUERAR OCH VÄGLEDER VID ANVÄNDNING AV SYSTEM SOM INNEHÅLLER DOKUMENTINFORMATION. ger på ett begripligt sätt introduktion och handledning i användning av system som innehåller dokumentinformation utarbetar och uppdaterar instruktioner om användning av system som innehåller dokumentinformation och tar då hänsyn till principen om hållbar utveckling. EXAMINANDEN SKÖTER UPPGIFTER I EN INFORMATIONSTJÄNST FÖR ELEKTRONISK DOKUMENTINFORMATION. söker smidigt information i system som innehåller dokumentinformation följer i sitt arbete författningarna och anvisningarna om offentlighet, datasekretess och informationssäkerhet är förtrogen med författningarna om elektronisk kommunikation vid arbete i en informationstjänst ger interna eller externa kunder tydlig vägledning i informationssökning kan i vanliga servicesituationer ge begriplig vägledning, även på det andra inhemska språket och på ett främmande språk. Examensdelar 2.3. Livscykeln för analogt material [sv Ammattitaitovaatimukset] Examinanden kan 4

hantera olika analoga material organisera, gallra och gallra ut analoga material administrera analogt material i ett arkiv arbeta i en informationstjänst för analogt material. [sv Ammattitaidon osoittamistavat] Examinanderna visar sin yrkesskicklighet genom att sköta arkivuppgifter och uppgifter i en informationstjänst för analoga material. De organiserar, gallrar och gallrar ut analogt material, såsom pappersdokument, audiovisuellt material eller kartmaterial. De tar emot informationsuppdrag och levererar den begärda informationen under beaktande av lagstiftningen. Examinandernas kunnande bedöms i praktiska arbetsuppgifter med mångsidiga metoder. Till de delar som den yrkesskicklighet som krävs inte framgår i praktiska arbetsuppgifter kan påvisandet av yrkesskickligheten kompletteras på andra sätt så att det är möjligt att tillförlitligt bedöma yrkesskickligheten. [sv Arviointi] EXAMINANDEN HANTERAR OLIKA ANALOGA MATERIAL. följer föreskrifterna och instruktionerna om analoga material följer i sitt arbete författningarna och anvisningarna om offentlighet, datasekretess och informationssäkerhet gör de anteckningar som krävs i analoga material enligt organisationens instruktioner arkiverar analogt material enligt organisationens informationshanteringseller informationsstyrningsplan. EXAMINANDEN ORGANISERAR, GALLRAR OCH TILLINTETGÖR ANALOGA MATERIAL. tillämpar lagstiftning och instruktioner rätt när det gäller förvaringstider för analoga material ordnar analogt material enligt organisationens princip för ändamålet gallrar analogt material enligt förvaringstider upprättar en utgallringsprotokoll de fall där det krävs tillintetgör enligt instruktionerna ut analogt material när förvaringstiden gått ut och beaktar då i synnerhet författningarna om informationssäkerhet och datasekretess beaktar miljöaspekter vid utgallringen beskriver datainnehållet i analoga material upprättar en arkivförteckning och utnyttjar då ett arkivschema eller uppgiftsgrupperingen i en informationshanteringseller informationsstyrningsplan. 5 Examensdelar

EXAMINANDEN ADMINISTRERAR ANALOGT MATERIAL I ETT ARKIV. flyttar och tar emot analogt material genom att följa instruktionerna om överlåtelse, flyttning och förvaring av material samt om anteckningar i material deltar tillsammans med experter i utarbetande av arkivtekniska instruktioner samt en skydds- och räddningsplan för de analoga materialens del observerar behov av att reparera eventuella skadade analoga material och vidtar åtgärder enligt instruktionerna behärskar åtgärderna i samband med att ett arkiv avslutas. EXAMINANDEN ARBETAR I EN INFORMATIONSTJÄNST FÖR ANALOGT MATERIAL. använder smidigt verktyg för sökning av analogt material följer i sitt arbete författningarna och anvisningarna om offentlighet, datasekretess och informationssäkerhet är insatt i sin organisations instruktioner om tillhandahållande av information och analoga material när hon eller han ger kunder vägledning i informationssökning ger kunder vägledning vid informationssökning ger interna eller externa kunder tydlig vägledning vid informationssökning. 2.4. Att organisera arbetet med att ta fram och införa en informationshanteringseller informationsstyrningsplan [sv Ammattitaidon osoittamistavat] Examinanderna visar sin yrkesskicklighet genom att genomföra en plan för utarbetande eller uppdatering av en informationshanteringseller informationsstyrningsplan. De ska ha ansvar för informationshanteringseller informationsstyrningsplanen. Examinandernas kunnande bedöms i praktiska arbetsuppgifter med mångsidiga metoder. Till de delar som den yrkesskicklighet som krävs inte framgår i praktiska arbetsuppgifter kan påvisandet av yrkesskickligheten kompletteras på andra sätt så att det är möjligt att tillförlitligt bedöma yrkesskickligheten. [sv Arviointi] Examinanden kan Examensdelar 6 för ledningen motivera behovet av ett projekt som gäller en informationshanteringseller informationsstyrningsplan genomföra ett projekt som gäller en informationshanteringseller informationsstyrningsplan ta hand om införandet och utvecklingen av en informationshanteringseller informationsstyrningsplan ge utbildning och instruktioner om hur en informationshanteringseller informationsstyrningsplan ska följas.

EXAMINANDEN MOTIVERAR FÖR LEDNINGEN BEHOVET AV ETT PROJEKT SOM GÄLLER EN INFORMATIONSHANTERINGS- ELLER INFORMATIONSSTYRNINGSPLAN. utarbetar en genomförbar projektplan för ett projekt som gäller en informationshanteringseller informationsstyrningsplan informerar ledningen om fördelarna med att planera informationshanteringen och motiverar sina synpunkter om fördelarna lyfter fram riskerna med att inte planera informationshanteringen försäkrar sig om att ledningen kommer att ge tillräckliga resurser för projektet. EXAMINANDEN GENOMFÖR ETT PROJEKT SOM GÄLLER EN INFORMATIONSHANTERINGS- ELLER INFORMATIONSSTYRNINGSPLAN. planerar, organiserar och leder utarbetande eller uppdatering av en informationshanteringseller informationsstyrningsplan enligt projektplanen och åstadkommer ett gott samarbete i projektet genomför informationshanteringseller informationsstyrningsprojektet enligt planen och i samarbete med experter i organisationen informerar tydligt om projektet i organisationen kontrollerar regelbundet att projektet framskrider enligt projektplanen håller projektplanen uppdaterad rapporterar på överenskommet sätt till ledningen hur projektet framskrider lämnar in den färdiga informationshanteringseller informationsstyrningsplanen till ledningen för godkännande. EXAMINANDEN TAR HAND OM INFÖRANDET OCH UTVECKLINGEN AV EN INFORMATIONSHANTERINGS- ELLER INFORMATIONSSTYRNINGSPLAN. planerar den information och utbildning som behövs i samband med att informationshanteringseller informationsstyrningsplanen införs utarbetar en genomförbar plan för uppdatering av informationshanteringseller informationsstyrningsplanen. EXAMINANDEN GER UTBILDNING OCH INSTRUKTIONER OM HUR EN INFORMATIONSHANTERINGS- ELLER INFORMATIONSSTYRNINGSPLAN SKA FÖLJAS. utarbetar en genomförbar utbildningsplan tar fram utbildningsmaterial och instruktioner som är åskådliga och tydliga genomför den utbildning och handledning som anges i planen. 2.5. Att organisera och utveckla dokument- och informationshantering [sv Ammattitaitovaatimukset] Examinanden kan 7 Examensdelar

sätta upp mål för dokument- och informationshantering genomföra ett utvecklingsprojekt vägleda och instruera vid uppföljning av ett utvecklingsprojekt. [sv Ammattitaidon osoittamistavat] Examinanderna visar sin yrkesskicklighet genom att sköta uppgifter som innefattar planering och utveckling av dokument- och informationshantering. De undersöker nuläget inom dokumentadministrationen och ger förslag till utvecklingsåtgärder. De genomför ett utvecklingsprojekt som gäller dokumenthantering. Examinandernas kunnande bedöms i praktiska arbetsuppgifter med mångsidiga metoder. Till de delar som den yrkesskicklighet som krävs inte framgår i praktiska arbetsuppgifter kan påvisandet av yrkesskickligheten kompletteras på andra sätt så att det är möjligt att tillförlitligt bedöma yrkesskickligheten. [sv Arviointi] EXAMINANDEN SÄTTER UPP MÅL FÖR DOKUMENT- OCH INFORMATIONSHANTERING. undersöker nuläget inom dokument- och informationshanteringen på ett mångsidigt sätt sätter upp realistiska mål för utvecklingen av dokument- och informationshanteringen utarbetar en genomförbar projektplan för utvecklingsarbetet presenterar en motiverad projektplan för ledningen och försäkrar sig om att ledningen tillhandahåller resurser för projektet. EXAMINANDEN GENOMFÖR ETT UTVECKLINGSPROJEKT. planerar, organiserar och leder ett dokument- och informationshanteringsprojekt och åstadkommer ett gott samarbete i projektet genomför dokument- och informationshanteringsprojektet i samarbete med organisationens experter kontrollerar regelbundet att projektet framskrider enligt projektplanen håller projektplanen uppdaterad informerar tydligt om dokument- och informationshanteringsprojektet i organisationen rapporterar till ledningen hur utvecklingsprojektet framskrider. EXAMINANDEN VÄGLEDER OCH INSTRUERAR VID UPPFÖLJNING AV ETT UTVECKLINGSPROJEKT. Examensdelar 8 utarbetar tydliga instruktioner för de förändringssituationer som följer när resultaten av utvecklingsprojektet införs informerar om förändringssituationen i organisationen och lyfter upp fördelarna med förändringen övervakar systematiskt att instruktionerna följs.

3. Krav på yrkesskicklighet och bedömning av kunnande Kraven på yrkesskicklighet i en examensdel anger vad examinanderna ska kunna när de avlägger examensdelen. Yrkesskickligheten som ska visas vid examenstillfällen bedöms enligt kriterier för godkänd prestation. Under punkten Sätt att påvisa yrkesskickligheten anges hur examinanderna ska påvisa sin yrkesskicklighet. 9 Krav på yrkesskicklighet och bedömning av kunnande

4. Bilaga. Beskrivning av examen Yrkesexamen inom dokumentadministration och arkivväsen Examensgrunderna träder i kraft 1.1.2017 (38/011/2016) 4.1. Uppbyggnaden av examen Yrkesexamen för dokumentadministration och arkivväsen består av två obligatoriska examensdelar och en valbar examensdel. De obligatoriska examensdelarna är Informationshanterings- eller informationsstyrningsplaner samt Livscykeln för elektronisk dokumentinformation. Den valbara examensdelen kan vara någon av följande Livscykeln för analogt material Att organisera arbetet med att ta fram informationshanteringseller informationsstyrningsplaner Att organisera och utveckla dokument- och informationshantering 4.2. Kunnande hos personer som avlagt denna examen De som har avlagt yrkesexamen för dokumentadministration och arkivväsen kan på ett mångsidigt sätt sköta uppgifter inom dokument- och informationshantering. De kan ta hand om hela livscykeln för den egna organisationens elektroniska dokumentinformation. De som har avlagt examensdelen Livscykeln för analogt material kan sköta arkiveringsuppgifter som består av att organisera, gallra och gallra ut analogt material. De som har avlagt examensdelen Att organisera arbetet med att ta fram och införa en informationshanteringseller informationsstyrningsplan kan starta upp ett projekt med uppdrag att ta fram eller uppdatera en informationshanteringseller informationsstyrningsplan. De kan leda projektet och införa informationshanteringseller informationsstyrningsplanen i praktiken. De kan också ordna den utbildning som planen kräver. De som har avlagt examensdelen Att organiseria och utveckla av dokument- och informationshantering kan planera och genomföra ett projekt som gäller dokument- och informationshantering. De kan utarbeta instruktioner som rör genomförandet av projektet och projektresultaten samt följa upp hur instruktionerna följs. Bilaga. Beskrivning av examen 4.3. Arbetsuppgifter som kan utföras av personer som avlagt denna examen De som har avlagt yrkesexamen för dokumentadministration och arkivväsen kan på ett mångsidigt sätt sköta olika uppgifter inom dokument- och informationshantering till exempel i ett registratorskontor, i ett mellan- och slutarkiv samt i en informationstjänst eller i uppgifter som hör till dokumenteller informationstjänsten i en enhet eller avdelning. De som har avlagt den valbara examensdelen Att organisera arbetet med att ta fram och införa en informationshanteringseller informationsstyrningsplan eller Att organisera och utveckla dokument- och informationshantering har förutsättningar att sköta planerings- och expertuppgifter inom informationshantering. 10

4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 4.10. 4.11. 11 Bilaga. Beskrivning av examen