Sjukhusens IT-stöd för läkemedelshantering

Sjukhusens IT-stöd för läkemedelshantering En användarcentrerad utvärdering och förslag på förändringar av TakeCares läkemedelsmodul J O H A N B O R G Examensarbete Stockholm, Sverige 2008

Sjukhusens IT-stöd för läkemedelshantering En användarcentrerad utvärdering och förslag på förändringar av TakeCares läkemedelsmodul J O H A N B O R G Examensarbete i människa-datorinteraktion om 30 högskolepoäng vid Programmet för medieteknik Kungliga Tekniska Högskolan år 2008 Handledare på CSC var Åke Walldius Examinator var Yngve Sundblad TRITA-CSC-E 2008:001 ISRN-KTH/CSC/E--08/001--SE ISSN-1653-5715 Kungliga tekniska högskolan Skolan för datavetenskap och kommunikation KTH CSC 100 44 Stockholm URL: www.csc.kth.se

Sammanfattning På senare år har sjukhus gått från papper till datorer för hantering av patientjournaler. En ny utveckling inom detta är att med stöd av datorprogram ordinera läkemedel till patienter, vilket exempelvis gör att sjuksköterskor slipper tyda läkares handstilar när medicinen ska delas ut på avdelningen. Flera datoriserade läkemedelsmoduler har dykt upp på marknaden, den som växer i snabbast takt och av många anses vara den bästa kallas TakeCare. Detta examensarbete handlar om en användarcentrerad vidareutvärdering av TakeCares läkemedelsmodul. Uppdragsgivarna Innovation och Medicinsk Informatik (IMI) sitter på Karolinska Universitetssjukhuset och har ett nära samarbete med TakeCares skapare Profdoc Care AB. Utvärderingen har utförts tillsammans med sjuksköterskor och läkare från tre avdelningar (Infektionskliniken, Medicinsk Akutvårdsavdelning (MAVA) och Hematologiska kliniken) på Karolinska Sjukhuset i Huddinge och en avdelning (Geriatriska kliniken) på Nynäshamns sjukhus. Många positiva områden har belysts men även har olika negativa sidor i dessa användningsmiljöer åskådliggjorts. Ett antal av förslagen har gett upphov till prototyper som sedan följts upp i form av prototyptester på de avdelningarna som deltagit i denna rapport. De viktiga områden som utvärderats är patientsäkerhet, överblickbarhet, informationstillgänglighet och utbildning. Det mest anmärkningsvärda resultatet är att tidsåtgången i stort sett upplevs som oförändrad bland användarna i jämförelse med den tidigare pappersrutinen och att felaktiga ordinationer fortfarande anses förekomma. Hospital IT support for managing pharmaceuticals a user centred evaluation and suggestions for modifications of TakeCare s pharmaceutical module Abstract In recent years hospitals have gone from using medical records on paper to computer based. A new development is that with the help of computer programs prescribe pharmaceuticals to patients, which for example means that nurses do not have to interpret doctor s handwritings when the medicine is being handed out on the ward. Several computerized modules for pharmaceuticals have emerged on the market, but the one that increases in the most rapid pace and, by many, is considered to be the best is TakeCare. This Master s thesis is a user-centred evaluation of TakeCare s module for pharmaceuticals. The job requester Innovation and Medical Informatics (IMI) is located in Karolinska university hospital and has a close collaboration with TakeCare s creator Profdoc Care AB. The evaluation has been executed in association with nurses and doctors from three wards (infection, medical emergency treatment and hematologic) at the Karolinska Hospital in Huddinge and one ward (geriatric) at the hospital of Nynäshamn. The positive parts have been highlighted but also the negative aspects in these user environments have been visualized. A number of the suggestions have thereafter spawned prototypes that later have been followed up in prototype tests at the cooperating hospital wards. Among the most important areas the evaluation have dealt with are patient security, the level of review, the level of information accessibility and the training-course. The most notable result is that the amount of time feels largely unchanged amongst the users in comparison to the former used medical records on paper and errors in the prescriptions are still reckoned to occur.

Keywords: Journalsystem, läkemedelsmodul. läkemedelshantering, patientsäkerhet, IT, människa-datorinteraktion, användbarhet, läkemedelsordination, kommunikation, läkemedelsadministration, prototyptester

Förord Detta examensarbete utgör avslutningen på min civilingenjörsutbildning i Medieteknik vid Kungliga Tekniska Högskolan. Jag vill tacka alla som på olika sätt bidragit till mitt examensarbete. Min närmaste samarbetspartner genom hela examensarbetet Claes Lundgren förtjänar den största tacken. Vi jobbade parallellt inom samma ämnesområde men där jag koncentrerade mig på en utvärdering av TakeCares läkemedelsmodul lade han fokus på läkemedelsförråden. Undersökningen hade inte haft samma slagkraft utan detta goda samarbete. Ett särskilt stort tack vill jag rikta till mina biträdande handledare Kemal Olin, läkare och metodansvarig patientinformationssystem och Ola Gran, metodansvarig telemedicin på Innovation och Medicinsk Informatik (IMI) på Karolinska Universitetssjukhuset samt min handledare Åke Walldius på KTH. De har samtliga tre varit till stor hjälp. Jag vill även rikta ett extra stort tack till personalen på vårdavdelningarna som ställt upp för att medverka i kontextuella intervjuer, workshop, enkätundersökning och prototyptester. Ni är: MAVA (Medicinsk Akutvårdsavdelning) M81 & M83, Infektionsklinken I62, Hematologiskt centrum M74 och slutligen Geriatriska kliniken på Nynäshamns sjukhus. Tack så mycket! Johan Borg Stockholm, November 2007

Begrepp CID Centrum för användarorienterad IT-design (ett kompetenscentrum på KTH, som drevs 1995-2005). FASS Farmaceutiska Specialiteter i Sverige, är en sammanställning av läkemedelsfakta från läkemedelsindustrin till olika förskrivare av läkemedel, främst läkare, och apotekspersonalen. En väldigt stor uppslagsbok som nu också har blivit datoriserad. KTH Kungliga Tekniska Högskolan Läkemedelsadministration När läkemedlen delas ut till patienterna av sjuksköterskorna och därefter registreras (antingen på de tidigare pappersjournalerna eller de mer moderna datoriserade läkemedelsmodulerna) kallas detta för att de administreras. Läkemedelsinteraktion Två läkemedel som motverkar varandra Läkemedelsordination När läkaren bestämmer ett läkemedel en patient ska ta, vilken mängd, hur ofta och på vilket sätt (till exempel injektion eller tablett) kallas detta för en ordination. Det är först när en ordination är signerad av en läkare som en sjuksköterska får administrera (det finns undantag för ett antal läkemedel som även sjuksköterskor får ordinera). MDI Människa-Datorinteration TCO Tjänstemännens Centralorganisation, är en sammanslutning av fackförbund som bildades 11 juni 1944 genom sammanslagning av de privatanställdas topporganisation och de statligt och kommunalt anställdas organisation. VINNOVA Organisation som stödjer behovsmotiverad forskning och utveckling inom teknik, arbetsliv och transporter.

Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 1.1 Bakgrund... 2 1.2 Syfte och målsättning... 2 1.3 Frågeställning... 3 1.4 Uppdragsgivare... 3 1.5 Läsarmålgrupp... 3 1.6 Avgränsningar... 3 1.7 Disposition... 4 2 Sjukhusen... 6 2.1 Karolinska Universitetssjukhuset, Huddinge... 6 2.1.1 Grundläggande information... 6 2.1.2 Medicinsk Akutvårdsavdelning (MAVA) M81 & M83... 6 2.1.3 Infektionskliniken I62... 7 2.1.4 Hematologiskt Centrum M74... 7 2.2 Nynäs Vård... 8 2.2.1 Grundläggande information... 8 2.2.2 Geriatriska kliniken... 8 3 TakeCare... 9 3.1 Profdoc Care AB... 9 3.1.1 Kort historik... 9 3.2 Utveckling... 9 3.3 Införande... 10 3.4 Drift och support... 11 3.5 Läkemedelsmodulens ingående komponenter... 12 3.5.1 Läkemedelsjournal... 12 3.5.2 Ordination... 14 3.5.3 Administrering... 15 3.5.4 Recept... 16 3.5.5 Förskrivarstöd... 16 3.5.6 Läkemedelsvagnen... 17 3.6 UsersAward... 18 3.6.1 Organisation... 18 4 Teori... 19 4.1 Människa Datorinteraktion... 19 4.1.1 Användbarhet... 19 4.1.2 Användarcentrerat designarbete... 20 4.1.3 Användaren... 21 4.1.4 Uppgifterna... 22 4.1.5 Miljön... 24 4.2 Läkemedelshantering och MDI... 24 4.3 Metodval... 26

5 Metod... 28 5.1 Verktygsvalet... 28 5.1.1 Reliabilitet och validitet... 28 5.2 Kontextuella intervjuer... 29 5.3 Enkätundersökning... 30 5.4 Workshop... 30 5.5 Prototypdesign... 31 5.5.1 GUI Design Studio... 31 5.6 Prototyptester... 33 5.7 Ett samarbete, två examensrapporter... 33 6 Resultat... 34 6.1 Utvärderingsresultatet... 34 6.1.1 Patientsäkerheten... 34 6.1.2 Tidsåtgången... 36 6.1.3 Överblickbarhet... 38 6.1.4 Tillgängligheten till information... 39 6.1.5 Stöd vid ordination och administrering... 39 6.1.6 Utbildningen... 40 6.1.7 Andra identifierade problem... 41 6.2 Prototyptesternas resultat... 41 6.2.1 Säkerhetsspärrar... 41 6.2.2 Kommunikationsmöjligheter... 43 6.2.3 Schemaförslag... 44 6.2.4 Aktiverad respektive icke aktiverad... 45 6.2.5 Begränsade valmöjligheter... 46 7 Rekommendationer... 48 7.1 Kontinuerlig utbildning... 48 7.2 Kontinuerlig uppföljning... 48 8 Diskussion och slutsats... 50 8.1 Diskussion... 50 8.1.1 De valda metoderna... 50 8.1.2 Alternativa metoder... 51 8.2 Slutsats... 51 8.3 Förslag på vidare studier... 52 8.4 Lärdomar... 52 8.5 Slutord... 53 Referenser... 54 Böcker... 54 Vetenskapliga artiklar... 54 Tidningsartiklar... 55 Webbsidor... 55

Intervjuer... 55 Övriga källor... 55 Bilagor... 57 Bilaga 1 Frågor inför kontextuella intervjuer... 57 Bilaga 2 Enkät för sjuksköterskor... 59 Bilaga 3 Enkät för läkare... 63 Bilaga 4 Program till workshop... 66 Bilaga 5 Profdoc Care AB:s effektmål.......70

1 Inledning 1 Sjukhusens IT stöd för läkemedelshantering en användarcentrerad utvärdering och förslag på förändringar av TakeCares läkemedelsmodul 1 Inledning I många av dagens yrken kan misstag, slarv eller brist på säkerhet gå igenom systemet utan att uppmärksammas. När en byggarbetare spikar upp en hylla på fel plats kan arbetsledarens utskällning samt att hyllan ska flyttas till rätt plats vara den värsta konsekvensen, slarv med bokföringen kan för den ekonomiskt ansvarige innebära förlust av en del av företagets finanser samt dennes anställning. Inom sjukvården och specifikt läkemedelshanteringen kan konsekvenserna vara deletärt för patienters hälsa och ge stor uppmärksamhet i mediavärlden. I skrivande stund gör jag en sökning på mediearkivet med nyckelorden läkemedel och misstag, resultatet av sökningen styrker snabbt det jag med denna inledning vill belysa. I Göteborgs-posten publiceras en artikel i slutet av april som beskriver ett fall där en patient injicerats ett läkemedel avsett för rektalt bruk 1. Helsingborgs Dagblad berättar i början av juni om ett fall där ett barn under nedsövning fått fel läkemedel administrerat 2. Båda fallen har för patienterna slutat väl, men anmälningar till socialstyrelsen har dock gjorts och återigen kan tidningsläsare läsa om slarv och misstag i den svenska sjukvården. Internationellt sett beskriver Lars Werkö Att mer än tusen patienter dör av läkemedelsbiverkningar i England har lett till krav på bättre utbildning av läkare 3. Vidare beskriver han att undersökningar i England, Danmark och Sverige har visat att förskrivningen och distributionen av läkemedel på sjukhus inte görs med den omsorg som momentet fordrar 4. Då denna yrkeskategori är utsatt för en stor press och läsarna eller TV-tittarna (när misstagen uppvisas på kvällsnyheterna) känner att sjukvården inte ska ha brister i säkerhet tycker man att arbete för att öka säkerheten borde ha hög prioritet inom yrkeskåren. Självklart är det så, en stor del av sjukhusens budgetar avsätts för att misstagen ska bli färre och att säkerheten på så sätt ska förbättras. Sjuksköterskorna och läkarna jag har träffat under denna undersökning har alla lagt stor vikt på säkerhetstänkandet. Men vilka är då de stora förändringarna som gjorts i denna riktning? Vi har alla vuxit upp med att höra att läkares handstilar är slarviga, i folkmun är inte uttrycket en läkares kråkfötter ovanligt. Sjuksköterskor och apotekare har länge fått tyda läkares läkemedelsordinationer och recept, men på senare år har dessa pappersjournaler börjat 1 Göteborgs-Posten, 07-04-29 2 Helsingborgs Dagblad, 07-06-02 3 Werkö, Lars, Får patienten rätt medicin på sjukhus?, Läkartidningen, nr 37, volym 99, 2002, s. 3603 4 Ibid

1 Inledning 2 ersättas av en datoriserade journaler. TakeCare är ett av Sveriges ledande journalsystem för sjukvård och används bland annat av Karolinska Universitetssjukhuset i Solna och Huddinge, Nynäshamns sjukhus, Stockholms sjukhem och Södertälje sjukhus samt inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen Gotland, bl.a. på hela Visby lasarett. De senaste åren har TakeCares utvecklare och ägare Profdoc Care AB utvecklat en läkemedelshanteringsmodul, modulen som är helt digital gör att sjuksköterskorna slipper lära sig tyda en läkares handstil när läkemedel ska ges till patienten. Systemet TakeCare har fått priser för användbarheten (se kapitel 3.5 UsersAward) och fler sjukhus i Sverige, för att inte nämna övriga världen, har visat ett stort intresse för journalsystemet. Denna rapport handlar om läkemedelsmodulens användbarhet utifrån slutanvändarna; läkarna och sjuksköterskorna. Rapportens syfte är också att belysa fördelar med läkemedelsmodulen men sätter även stort fokus på kvarvarande brister i läkemedelshanteringen. På vilka sätt har säkerheten förbättrats i och med införandet av TakeCares läkemedelsmodul? 1.1 Bakgrund Under våren 2006 läste jag kursen Användarcentrerad programutveckling (ACPU, som år 2007 bytte namn till Kooperativ IT-Design). Denna kurs består av inlärning och praktisk träning av diverse metoder inom Människa-Datorinteraktion (MDI). Som slutarbete i kursen delas kursdeltagarna in i grupper som utifrån ett givet tema ska använda de inlärda metoderna för att hjälpa den valda slutanvändaren i fråga. 2006 års tema var Experter och den yrkeskategori min grupp valde att koncentrera sig på var urmakarna, medan en nära studiekamrat till mig vid namn Claes Lundgren valde sjuksköterskor. När de gjorde intervjuer och workshops med sjuksköterskorna från Södersjukhuset och Karolinska Solna blev det snart klart att pappersjournalerna borde ersättas med ett datoriserat system. Gruppen utformade i samarbete med sjuksköterskorna ett program kallat Medsis som i slutändan fick god respons av användarna. När exjobb skulle sökas ett halvår senare ville vi tillsammans utveckla idén med Medsis och upptäckte att TakeCares läkemedelsmodul precis hade börjat föras in på diverse vårdenheter på Karolinska Universitetssjukhuset. Att utvärdera denna modul blev ett naturligt steg och efter besök och e-postkommunikation med bland annat Stockholms Läns Landsting hittade vi våra uppdragsgivare Kemal Olin och Ola Gran på avdelningen för Innovation och Medicinsk Informatik (IMI) på Karolinska. I samarbete med dem och vår handledare Åke Walldius utformade vi syftena och frågeställningarna med exjobben (se kapitel 5.7 Ett samarbete, två examensrapporter om hur arbetet delades upp mellan Claes och mig). 1.2 Syfte och målsättning Syftet med undersökningen är att utvärdera TakeCares läkemedelshanteringsmodul utifrån användarnas perspektiv. Profdoc Care AB gör själva en utvärdering av modulens mottagande på de aktuella vårdenheterna tre månader och ett år efter dess införande. Dessa utvärderingar fann jag bristfälliga och återkommer till anledningen för detta under i kapitel 3.2 Utveckling (av TakeCare). Denna rapport kan därför ses som en komplettering av läkemedelsmodulen i TakeCare och förslag till fortsatt utveckling av denna. Effektivitet och säkerhet i läkemedelshanteringen är viktigt utifrån ekonomiska och arbetsmiljömässiga perspektiv, patientens säkerhet och hälsa är dock den viktigaste faktorn vid all läkemedelshantering.

1 Inledning 3 Målsättningen har varit att tillsammans med användare utveckla nya prototypförslag som löser eventuella kvarvarande problem och belysa de egenskaper som upplevs som positiva och på så vis försöka besvara frågan om vad det är som gör TakeCare så attraktivt för så många användare. 1.3 Frågeställning Hur arbetar sjuksköterskor och läkare i läkemedelsmodulen idag? Hur har Profdoc Care AB undersökt sina effektmål? Hur skiljer sig resultatet från dessa undersökningar i jämförelse med en utvärdering av TakeCare utförd i nära samarbete med dess användare? Vilka problem anses förekomma i läkemedelsmodulen enligt sjuksköterskor och läkare? Hur kan dessa åtgärdas? 1.4 Uppdragsgivare IMIs, enheten för Innovation och Medicinsk Informatik på Karolinska Universitetssjukhuset, har som huvudsaklig roll att understödja Karolinska Universitetssjukhusets kärnverksamheter med informatiklösningar, stöd till verksamhetsutveckling samt underlag för styrning och prioritering av förändringsinitiativ som möjliggör förverkligandet av sjukhusets vision och mål. Avdelningen består internt av tre samverkande enheter: Arbetsgruppen för Vårdstödjande IT (V-IT) med bl.a. Kemal Olin och Ola Gran, Arbetsgruppen för IT-arkitektur och Informationssystem (IS) och Projektkontoret (PK) som är en egen sektion. V-IT har som en viktig uppgift att tillförsäkra Karolinska Universitetssjukhus ändamålsenlig och väl tillämpad medicinsk informatik och tillhandahålla funktionslösningar som möjliggör verksamhetsutveckling i takt med nya möjligheter och behov. Fokusområden utgör sjukhusets huvudprocesser; sjukvård, forskning och utbildning. Kontakt mot verksamheten är främst via användare i vården. Verksamhetsområdet spänner från Karolinska Universitetssjukhuset till lokala, regionala, nationella och internationella samarbetspartners för att stödja hela vårdprocessen med basen i Karolinska Universitetssjukhusets olika patientinformationssystem. 1.5 Läsarmålgrupp Uppsatsen är skriven för Kungliga Tekniska Högskolan, Innovation och Medicinsk Informatik på Karolinska är direkt uppdragsgivare och Profdoc Care AB indirekt uppdragsgivare. Examensarbetet riktas främst till dessa tre parter men ska även kunna förstås och vara av relevans för alla som på ett eller annat sätt söker information angående läkemedelshantering och sjukhusens arbete för att modernisera och effektivisera denna. Läsaren förväntas inte ha några speciella förkunskaper. Begrepp, tekniker och teorier som inte anses vara allmän kunskap förklaras dels i avsnittet Begrepp som hittas under innehållsförteckningen, dels i den löpande texten. 1.6 Avgränsningar Undersökningen behandlar endast läkemedelsmodulen, examensarbetet berör således inte de datoriserade moduler som ersatt exempelvis journaltext eller att göra -listor för sjuksköterskorna. Alla arbetsmoment och funktioner gällande läkemedlen och dess hantering

1 Inledning 4 alltifrån läkarens ordination till sjuksköterskans transport av läkemedlen från läkemedelsförrådet till patientens säng har varit studiens utgångspunkt. Under resans gång har specifika problem och funktioner fått en mer framträdande roll. Jag har endast arbetat med slutanvändare i form av läkare och sjuksköterskor från fyra olika kliniker samt Apotekets personal som haft en inblick i den sistnämnda yrkesgruppens arbete. Ett samarbete med Profdoc Care AB har funnits och bland annat resulterat i att jag fått en presentation av Profdocs arbetssätt, på så vis har jag fått en insikt i leverantörens rutinsatta arbete med införande och drift. Mina ytterligare kontakter med Profdoc Care AB har i stort sett varit vilande, då jag velat få en klar och tydlig bild av vad användarna tycker och upplever utan påverkan från leverantören. Resultatet av studien kan i slutändan användas av Profdoc Care AB för att ta del av starka respektive svaga sidor i TakeCares läkemedelsmodul. Då min uppdragsgivare IMI är systemägare för TakeCare och har ett nära samarbete med leverantören av systemet kan mina åsikter föras fram och kanske leda till de förändringar som efterfrågas. 1.7 Disposition 1. Inledning Beskriver examensrapportens bakgrund, syfte, målsättning, frågeställning, läsarmålgrupp, avgränsningar och disposition. 2. Sjukhusen Här beskrivs sjukhusen Karolinska Universitetssjukhuset och Nynäshamns sjukhus, specifikt utifrån de avdelningar som aktivt deltagit i studien: MAVA (Medicinsk Akutvårdsavdelning) M81 & M83, Infektionskliniken I62, Hematologiskt Centrum M74 och Geriatriska kliniken i Nynäshamn. 3. TakeCare Här beskrivs företaget Profdoc Care AB (äger och utvecklar TakeCare), TakeCares utveckling, drift/förvaltning & funktioner samt UsersAward som användarcertifierat TakeCare och som varje år anordnar pristävlingen Användarnas IT-pris som 2006 gick till TakeCare. 4. Teori Här beskrivs teorierna bakom användarcentrerade IT-system (användbarhet och människadatorinteraktion) med specifikt fokus på kraven vad gäller stöd till sjukhus och läkemedelshantering. 5. Metod Här beskrivs de metoder som använts i undersökningen: kontextuella intervjuer, enkätundersökning, workshop, prototypdesign och prototyptester och det samarbete jag haft med min studiekamrat Claes Lundgren under tillblivelsen av denna rapport. 6. Resultat Här beskrivs de resultat jag uppnått med de metoder jag valt att använda i denna rapport.

1 Inledning 5 7. Rekommendationer En del av resultaten förs fram och diskuteras mer ingående med fokus på vad som kan göras för att leda till en god förändring. 8. Diskussion och slutsats Resultaten och de använda metoderna diskuteras, alternativa metoder presenteras.

2 Sjukhusen 6 2 Sjukhusen I detta kapitel beskrivs sjukhusen och de avdelningar som besöktes under studien. De sjuksköterskor och läkare som agerat testdeltagare rekryterades samtliga från dessa avdelningar. 2.1 Karolinska Universitetssjukhuset, Huddinge Detta stora sjukhus placerat i anslutning till Flemingsberg centrum hette fram till den 1 januari 2004 Huddinge Universitetssjukhus AB, men efter detta datum slogs verksamheterna vid HU och Karolinska Sjukhuset i Solna samman och blev Karolinska Universitetssjukhuset. Universitetssjukhuset i Huddinge blev förklarligt nog den största samarbetspartnern vad gäller testdeltagare i form av sjuksköterskor och läkare. Uppdragsgivaren IMI har sitt säte i huset och därmed även jag. Tre avdelningar besöktes och utvalda delar av personalen intervjuades, fick svara på enkäter, deltog i workshop samt testade de slutgiltiga prototyperna. 2.1.1 Grundläggande information Sjukhusets storlek kan kort sammanfattas i ett antal statistiska uppgifter (siffrorna gäller för organisationen Karolinska Universitetssjukhuset, vilket till en stor del utgörs av sjukhuset i Huddinge) 5 : 1,4 miljoner patientbesök per år 15 000 medarbetare 10,8 miljarder kronor i omsättning Står för 1/3 av Stockholms Läns landstings resurser för sjukvård och är en av Stockholms största arbetsgivare. År 2006 tog Karolinska Universitetssjukhuset emot fler patienter än någonsin tidigare. Samtidigt ökade andelen patienter med svårare sjukdomar och med allvarliga hälsotillstånd. 2006 var också året då en kultur av större öppenhet kring patientsäkerhetsfrågor på sjukhuset resulterade i en storsatsning, i det så kallade Patientsäkerhetsåret. För att bli bättre förstod ledningen på sjukhuset att de måste lära sig av misstagen. Detta betydde händelseanalyser, utbildning av analysledare som ska fortsätta arbetet kontinuerligt i sina respektive verksamheter och en allmän ifrågasättande attityd och uppföljning av de dagliga rutinerna. Sjukhusets ekonomi är ansträngd. Trots ansenliga besparingar som har uppgått till totalt 1,1 miljarder de tre senaste åren måste, till ledningens beklagande, sparandet fortsätta. Investeringar inom forskning fortsätter under år 2007, likaså satsningen på att modernisera sjukhusets vård- och operationsavdelningar 6. 2.1.2 Medicinsk Akutvårdsavdelning (MAVA) M81 & M83 De två enheterna tillhör Sveriges idag största akutvårdsavdelning med 66 vårdplatser. Patienter som först varit på akutmottagningen hamnar ofta på akutvårdsavdelningen. Vårdtiden på avdelningen är max 5 dygn och de slutvårdar idag ca 70 % av patienterna, dessa 5 Karolinska Universitetssjukhusets årsberättelse 2006, s. 1 6 Schelin Seidegård, Cecilia, KU årsberättelse 2006, s. 4-5

2 Sjukhusen 7 patienter går direkt hem från akutvårdsavdelningen medan de övriga 30 % förflyttas till en slutvårdande avdelning på sjukhuset. På MAVA hamnar patienter med medicinska åkommor såsom hjärtsvikt, intoxikationer, och leversjukdomar samt hjärt-, lung- och infektionssjukdomar såsom KOL och astma 7. Sjuksköterskorna på avdelningen berättar att arbetsbördan är stor och man bör vara stresstålig och ha prioriteringsförmåga, det är en avdelning med högt tempo 8. Avdelningen har haft TakeCares läkemedelsmodul sedan november 2006. Under detta examensarbete har jag haft ett nära samarbete med några användarrepresentanter i form av en läkare och tre sjuksköterskor. 2.1.3 Infektionskliniken I62 Karolinska Universitetssjukhusets infektionsklinik utgör landets största specialistenhet för infektionssjukvård. Där vårdas patienter med: Svåra infektioner Smittsamma sjukdomar Tropikmedicinska sjukdomar HIV Mer än 90 % av verksamheten bedrivs som akutsjukvård, vilket innebär att patienter med infektionsproblematik ofta kommer in direkt via akutmottagningen utan föregående kontakt med annan rådgivare. I62 ingår i en av två slutenvårdsenheter på Karolinska Universitetssjukhuset och avdelningen har förutom isoleringsmöjligheter särskilt förberedda rum, redo att ta emot patienter med högriskinfektioner såsom Ebola 9. Den vanligast förekommande vårdtiden för en patient på avdelningen är mellan 1-7 dagar, vårdtiden kan ibland uppgå till flera månader, berättar en av sjuksköterskorna. Maxantalet patienter kan under tyngre perioder uppgå till 22 patienter på avdelningen med sjukdomar som exempelvis lunginflammation (vanligaste diagnosen), diarréer, vinterkräksjukan, infekterade sår och TBC (blir vanligare och vanligare, patienter med denna åkomma kan isoleras i 14 dagar vid smittorisk) 10. Avdelningen har haft TakeCares läkemedelsmodul sedan juni 2006. Under detta examensarbete har jag haft ett nära samarbete med några användarrepresentanter i form av en läkare och fyra sjuksköterskor. 2.1.4 Hematologiskt Centrum M74 På denna avdelning diagnostiseras och behandlas alla typer av sjukdomar i blodet och i de blodbindande organen. De vanligaste sjukdomarna som behandlas är akut och kronisk leukemi, lymfom, myelom, blodbrist och blodpropp samt tillstånd med bristande funktion i immunsystemet. 7 www.karolinska.se, 2007-06-29 8 Olin, Maria, Kontextuell intervju, 2007-03-20 9 www.karolinska.se, 2007-06-29 10 Knutsson, Charlotte, Intervju, 2007-03-29

2 Sjukhusen 8 Behandlingsmetoderna för blodsjukdomarna kan innebära att sjukdomen ska följas noggrant utan läkemedelsintagning men även att den behandlas intensivt med exempelvis cytostatika eller stamcellstransplantation. Ytterligare andra sjukdomar behandlas med immunhämmande, immunstimulerande eller så kallad tillväxtfaktorbehandling. Samtliga behandlingsmetoder för behandling på denna avdelning är ständigt utsatta för utvärdering och kvalitetskontroll och genomgår löpande förändringar 11. Avdelningen har haft TakeCares läkemedelsmodul sedan november 2006. Under detta examensarbete har jag haft ett nära samarbete med några användarrepresentanter i form av två läkare och fyra sjuksköterskor. 2.2 Nynäs Vård Fem mil söder om Stockholm ligger Nynäshamn och här ligger även Nynäshamns sjukhus. 2.2.1 Grundläggande information Nynäs Vård är det vårdbolag i privat regi som ansvarar för driften av Nynäshamns sjukhus samt hemsjukvård. 2.2.2 Geriatriska kliniken Geriatriska vårdavdelningen är en kombinerad akutgeriatrisk medicin- och rehabiliteringsavdelning som vårdar patienter över 65 år. På avdelningen jobbar man i team där personalkategorierna överläkare, underläkare, sjuksköterskor, undersköterskor, arbetsterapeuter, sjukgymnaster, logopeder och kuratorer ingår, allt för att täcka denna breda målgrupps behov 12. Denna avdelning har haft TakeCares läkemedelsmodul längst tid i Sverige, modulen pilottestades och utvecklades i samarbete med Nynäs Vård. Redan år 2000 började läkarna och sjuksköterskorna använda systemet och jag har haft ett nära samarbete med några användarrepresentanter i form av tre läkare och tre sjuksköterskor. 11 www.karolinska.se, 2007-06-29 12 www.nynasvard.se, 2007-06-30

3 TakeCare 9 3 TakeCare I detta kapitel beskrivs produkten TakeCares läkemedelsmodul som denna examensrapport skall utvärdera. Här finns en beskrivning av företaget som utvecklade systemet, hur det utvecklades och hur det fortlöpande hålls i drift. Viktiga funktioner beskrivs i korthet och slutligen beskrivs organisationen UsersAward som användarcertifierat TakeCare och som varje år anordnar pristävlingen Användarnas IT-pris som 2006 gick till TakeCare. 3.1 Profdoc Care AB Profdoc Care AB äger och har utvecklat TakeCare i nära samverkan med dess användare. Företaget var min indirekta uppdragsgivare i detta examensarbete. Resultaten, rekommendationerna och slutsatserna denna rapport presenterar kommer att redovisas och förhoppningsvis komma till användning för Profdoc Care AB. I början av mars 2007 träffade jag en av företagets konsulter som berättade om bolaget och dess produkter. 3.1.1 Kort historik Profdoc startades 1985 och har byggt upp ett starkt varumärke och påverkat vårdutvecklingen i Skandinavien. Företaget är i grunden norskt men 1989 bildas ett svenskt dotterbolag och Profdoc introduceras på den svenska marknaden. Programvarorna och tjänsterna, menar Profdoc, är baserade på en omfattande kunskap och erfarenhet från mer än tjugo år arbete med den Skandinaviska hälso- och sjukvården. År 2002 bildar Profdoc och Omnison bolaget Profdoc Care AB med produkten TakeCare som den huvudsakliga produkten. 40 000 samtidiga användare på mer än 4 500 enheter arbetar idag med Profdocs IT-lösningar för att hantera kliniska, administrativa och finansiella vårduppgifter 13. 3.2 Utveckling Fokus i utvecklingen av Profdocs TakeCare har varit: Skapa ett centralt system för stora installationer Uppnå visionen En patient En journal Systemet ska ha extremt korta svarstider Högt fokus på användbarhet Enkelt och innovativt användargränssnitt för att möjliggöra snabb inlärningsprocess Utveckla funktioner generellt så att de ska kunna användas oavsett disciplin eller vårdområde Strukturera data för att underlätta statistik, uppföljning och forskning Ha ett nära samarbete med användarna i all systemutveckling TakeCares medarbetare berättar i UsersAwards certifieringsprotokoll att många på företaget har praktisk erfarenhet från sjukvården (t.ex. är Profdoc Cares VD Martin Williamsson legitimerad sjuksköterska) och att närheten till slutanvändarna under utvecklingen är viktig. 13 www.profdoc.com, 2007-06-30

3 TakeCare 10 Denna utvecklingsmetodik innebär att man behöver lära sig och förstå det behov man skall tillfredställa när man utvecklar systemet 14. 3.3 Införande För tillfället är införandet av TakeCares läkemedelsjournal på Karolinska Universitetssjukhuset högaktuellt. TakeCare som används på hela Karolinska är Sveriges största installation av ett journalsystem: Över 15 000 användare har tillgång till samma databas C:a 6 500 samtidiga användare 1 400 000 patientjournaler Ett mål på att 99,9 % av alla transaktioner har svarstid på mindre än 1 sekund Målet för Profdoc Care AB är att 2008-12-31 ha läkemedelsjournalen i drift på samtliga kliniker (50 enheter) på sjukhuset. För att nå målet på denna korta tid används följande införandemodell: Figur 1: Införandemodellen Den arbetsgrupp som ingår i modellens tredje steg utgörs av läkare och sjuksköterskor och ska arbeta med följande uppgifter: Utarbetande av nya rutiner/arbetssätt för enheten: rutiner vid ordination, signering, administrering, iordningsställande etc. Planera införandet: utbildning, behörigheter, förankring av nya rutiner etc. Utbilda användare Inställningar i systemet: läkemedelslistor, vårdenhetens favoriter, generella direktiv, licenspreparat, doseringstider etc. Förutsättningar på vårdenheten: Läkemedelsvagnar, hårdvara, trådlöst nätverk etc. 14 Protokoll Användarnas Certifiering, s. 8

3 TakeCare 11 Plan för lokal förvaltning efter införandet: utbildning av nyanställda, uppdatering av nya favoriter etc 15. 3.4 Drift och support TakeCares system är uppbyggt på en standardiserad och stabil plattform för hantering av all typ av patientinformation. Databasen är designad på det sätt att den skulle kunna hantera alla patientjournaler i hela Sverige. Varje patient har en egen fil som växer ju mer information som läggs in. För att erhålla kort svarstid loggar man in på en patient i taget. Systemet ska kunna vara i drift 24 timmar per dygn, 365 dagar om året utan avbrott. Uppgraderingar sker relativt ofta, för tillfället mellan 2-4 ggr per månad. Då laddas en ny version upp (mer sällan om kunden vill), detta görs under pågående drift. Klienterna hämtar automatiskt den nya versionen utan handpåläggning. Således kan en funktion som varit i drift under de senaste månaderna plötsligt en morgon förändras, vilket har både positiva och negativa sidor. Ett exempel på en förändring kan vara att en knapp förflyttas eller tas bort från systemet. Ett protokoll skickas ut till avdelningarna med de senaste förändringarna som användarna inför varje uppdatering kan ta del av. 15 Rosenvinge, Helen, Profdoc Care, PowerPoint, 2007-03-07