Lång version IT i kommunerna 2014 KommITS & Tieto Nils Knutsson Ulf Nygren 2015-05-06
Innehåll Tidigare undersökningar Analys av IT-verksamheten 2014 IT-personal IT-arbetsplatser Smarta telefoner och surfplattor Servrar E-post Kommunernas IT-kostnader ESV:s nyckeltal IT-verksamhetens organisation mm Användning och begränsningar 2
Analyser av kommunernas IT-kostnader Verksamhetsår Kommunförbundet 1980 Kommunförbundet 1987 Kommundata 1990 Enator 1998 KommITS - TietoEnator 2003 KommITS - Tieto 2008 KommITS - Tieto 2014 3
Bakgrund Ta fram nyckeltal som kan användas för benchmarking mellan kommuner Erhålla kunskap om utvecklingen i kommunsektorn Med denna kunskap utveckla och anpassa produkt- och tjänsteutbudet till nya behov i kommunerna Motsvarande undersökningar görs inom ytterligare två områden Outsourcing i offentlig sektor LOU-upphandlingar av IT 4
Analys av 2014 års IT-verksamhet Public
Metodik Enkätundersökning april 2015 Ett 90-tal kommuner med totalt 4,2 miljoner invånare Intervjuer med ytterligare ett antal kommuner Statistik från SKL, Kammarkollegiet Skolverket, SCB Med flera Kommunernas IT-historia 60 år med kommunal IT - 1954-2014 Statistik och intervjuer med Tieto och andra IT-företag Extrapolering till riksvärden 6
Ingen vetenskap mellan tummen och pekfingret
Kommunernas IT-kostnader 1954-2014, miljoner kr 14000 12000 10000 10300 12900 8000 6000 4000 5300 2000 0 5 370 1030 Kommunernas IT-kostnader Källa: Kommunernas IT-historia 8
Fördelning av IT-kostnader 2014 Central IT-avdelning ute på förvaltningarna 80 70 69 60 50 40 30 31 20 10 0 Central IT-avd Ute på förvaltningarna Andel i procent 9
Kommentarer 13 % av kommunerna har alla IT-kostnader centraliserade 29 % har av kommunerna har lika mycket kostnader eller mer utlagda på förvaltningarna Oklart hur outsourcing och interkommunal samverkan hanteras 10
Kommunernas IT-kostnader Personalkostnader 4 300 Applikationer och programvaror (mjukvara) 3 740 Standard-kommunspecifika Standard-globala Egenutvecklade Hårdvara, avskrivningar 1 860 Kommunikation 810 Tjänster 2 190 Stor outsourcing Enstaka outsourcing Övriga tjänster Summa kostnader 12 900 11
Antal IT-anställda 1954-2014 8000 7000 6 770 6000 5000 5 300 4000 3000 2000 1000 30 0 610 Antal IT-anställda Källa: Kommunernas IT-historia 12
De vanligaste titlarna 2008 IT-tekniker Datatekniker Systemtekniker Nätverkstekniker PC-tekniker 2014 IT-tekniker Systemförvaltare IT-samordnare IT-pedagog IT-strateg 13
Nya titlar 2008 E-strateg IKT-pedagog Intranätsamordnare IT-arkitekt Scannare Webb-designer 2014 IT-avtalsstrateg Internetchef IT-säkerhetsarkitekt IT-manager CIO Webb-chef 14
IT-arbetsplatser inom administrationen 350000 330000 300000 250000 245000 200000 150000 100000 102000 50000 0 20 2300 1954 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1992 1996 1998 2002 2006 2008 2011 2014 IT-arbetsplatser i administrationen 15
Antal IT-arbetsplatser inom skolan Inklusive förskola och fritidshem, antal tusen 800 738 700 600 500 400 300 200 208 345 100 0 3 1980 1993 1995 1997 1999 2001 2003 2005 2007 2008 2010 2011 2013 2014 Antal datorer i skolan 16
Antal elever per dator 45 40 35 30 25 38 42 27,5 20 15 10 5 0 11 1993 1995 1997 1999 2001 2003 2005 2007 2008 2011 2013 2014 8,8 5,2 3,0 1,2 Grundskola Gymnasieskola Komvux Förskola Källa: Kommunernas IT-historia 17
Antal IT-arbetsplatser totalt PC och Mac, tusen 1200 1068 1000 800 800 600 400 402 200 0 20 5 1954 1960 1965 1970 1975 1980 1995 1999 2003 2008 2011 2014 Antal datorer totalt Källa: Kommunernas IT-historia 18
En tillbakablick: 1980-2008 1980 2008 2014 Kommunernas omslutning miljarder kr 70 477 573 IT-kostnader, miljarder kr 0,370 10,3 12,9 IT-kostnader/omslutning i procent 0,5 2,2 2,3 Antal IT-anställda 1 200 6 190 6 770 Antal IT-arbetsplatser 1 300 584 1 068 19
Antal smarta telefoner - 2014 Antal: Administrationen 92 100 Skola 23 600 Förskola 5 200 Summa 120 900 Samtliga kommuner har smarta telefoner i administrationen Inom skola och förskola är det 10-11 % som inte har några smarta telefoner alls Antalet telefoner inom skolan är något överskattat eftersom ett antal kommuner inte skiljer på skola och förskola i detta avseende 20
Antal surfplattor - 2014 Antal: Administrationen 93 100 Skola 162 300 Förskola 34 900 Summa 290 300 Samtliga kommuner har sannolikt surfplattor inom alla tre områdena i administrationen 4-5 % har inte kännedom om antalet surfplattor inom skola och förskola Endast två svar preciserar antalet förtroendevalda med surfplattor Antalet surfplattor inom skolan är något överskattat eftersom ett antal kommuner inte skiljer på skola och förskola i detta avseende 21
Antal servrar Fysiska Virtuella % Summa Administrationen 2008 13 000 12 400 49 25 400 2014 4 400 35 500 89 39 900 Skolan 2008 3 900 2 300 37 6 200 2014 2 000 3 800 65 5 800 Virtualiseringen varierar från 0 % till 100 % 22
E-postvolym Antal miljoner mottagna försändelser 8000 7000 6900 6000 6100 5000 4000 4330 4900 3000 2000 1000 570 800 0 Adekvat e-post Spam Totalt under 1 år 2008 2014 23
Några nyckeltal Public
ESV:s nyckeltal för IT IT-kostnad/ total verksamhetskostnad IT-investeringar/ total verksamhetskostnad Inhyrd personal/ egen IT-personal IT-kostnad/ användare Andel outsourcad IT-verksamhet/ total verksamhet Kostnad per arbetsplats 25
IT-kostnad/ total verksamhetskostnad 1954-2014, i procent 2,5 2,2 2,3 2 2,1 1,8 1,5 1 1 0,8 0,5 0 0,5 0,3 0,3 0,2 0,2 0,1 1954 1960 1965 1970 1975 1980 1987 1990 1998 2003 2008 2014 Andel IT i förhållande till totala kostnader Källa: Kommunernas IT-historia 26
Andel outsourcad IT-verksamhet/ total verksamhet Andel i % Andel extern sourcing 14,2 Exklusive Stockholm 5,1 Interkommunal sourcing 4,2 Summa extern och intern sourcing 9,3 27
IT-investeringar/ total verksamhetskostnad Totala investeringar som tagits upp i balansräkningen 1,8 miljarder kr Total verksamhetskostnad inklusive transfereringar 573 miljarder kr Nyckeltal Investering/ verksamhetskostnad. 1,8 / 573 = 0,3 % Drygt 9 % hade ingen investering i balansräkningen Cirka 3 % hade inte kännedom 28
Inhyrd personal/ egen IT-personal Exklusive outsourcing Inhyrd personal 900 miljoner kr Kostnad för IT-personal 6 770 IT-anställda Kostnad/ anställd: 640 000 kr Kostnad för IT-anställda 4 300 miljoner kr Inhyrd/ egen personal 21 % 38 % av de som svarat hade ingen kostnad alls för inhyrd personal 29
IT-kostnad per anställd Antal anställda 795 000 IT-kostnad 12,9 miljarder kr IT-kostnad/ anställd 2008 15 415 kr 2014 16 230 kr 30
Kostnad per arbetsplats Administration, skola och förskola 2008 17 510 kr 2014 12 080 kr 31
IT-verksamhetens organisation m m Public
Är IT-chefen med i kommunens ledningsgrupp? 60 56 50 44 40 30 20 10 0 Ja Nej Andel i % 33
Centraliserad eller decentraliserad ITverksamhet? 80 70 72 60 50 40 30 28 20 10 0 All IT i en central enhet IT uppdelad på olika förvaltningar Antal kommuner, andel i % Jämför 69 % resp 31 % när det gäller kostnaderna 34
Kommentarer IT-verksamheten är uppdelad på Alla verksamhetsområden Skola samt vård och omsorg Gemensamma nämnder Kommunalförbund Aktiebolag 35
Hur är telefonin organiserad? 70 60 58 50 40 42 30 20 10 0 Egen regi Köp av kommunikation som tjänst Andel i % 36
Finansiering av IT-verksamheten 45 40 35 37 39 30 25 24 20 15 10 5 0 Ramfinansierd Intäktsfinansierad Mixad Andel i % 37
Användning, begränsningar m m Public
Har förtroendevalda surfplattor? För hantering av elektroniska handlingar 90 85 80 70 60 50 40 30 20 15 10 0 Ja Nej Andel i % 39
Erbjuder kommunen trådlöst internet WiFi? 70 60 59 50 40 41 30 20 10 0 Ja Nej Andel i % 40
Kommentarer - WiFi Biblioteket och turistbyrån Eduroam för elever i kommunens skolor Alla fastigheter där kommunen har verksamhet Gästhamnen Torg, arenor, skolor, idrottshallar Gator och torg Slalombackar Centrala kommunen och gallerior Universitetets Campus Järnvägsstationen 41
Hur hanteras kommunens datorer? 54 53 53 52 51 50 49 48 47 47 46 45 44 Öppna Låsta Andel i % 42
Vilka administrativa rättigheter tillämpas? Inom administrationen Inga rättigheter att installera egna program Fulla administratörsrättigheter Alla har rätt till sin dator Lokala administration Vissa mindre begränsningar i Windows Förstår inte frågan Inom skolan och 1-1 Har rätt att installera egna program Superuser 43
Tillåter kommunen privat anslutning till kommunens nät BYOD? 100 90 89 80 70 60 50 40 30 20 10 0 3 7 Ja, medarbetare Ja, elever Ja, både medarbetare och elever Andel i % 44
Slut! Public