Avtal avseende gemensam överförmyndarorganisation

TJÄNSTESKRIVELSE 283 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING 2009-10-27 Dnr 2008-240 Avtal avseende gemensam överförmyndarorganisation i Norra Bohuslän Kommunerna Strömstad, Tanum, Sotenäs, Munkedal, Lysekil och Uddevalla har samarbetat kring frågan om bildandet av en gemensam förvaltningsorganisation för överförmyndarverksamhet. Färgelanda kommun har därefter inkommit med en förfrågan om att få medverka. En utredning Förslag till gemensam överförmyndarorganisation har remissbehandlats och samtliga först nämnda kommuner ovan har ställt sig positiva till ett inriktningsbeslut om att inrätta ett förvaltningskontor i Uddevalla med Uddevalla kommun som värdkommun (kommunstyrelsen 2009-02-05 8). I nu aktuellt avtal är kostnaden för de samverkande kommunerna i 2009 års prisnivå 28:44 kr per invånare exkl. kostnader för arvoden och ersättningar till ställföreträdare och exkl. arvode till överförmyndare och ersättare. I avtalet ingår en interimsorganisation under år 2010 till en kostnad om 3:60 kr per invånare. Avsikten är att de samverkande kommunernas alla övriga kostnader ska täckas av avgiften till värdkommunen med invånarantalet i resp. kommun som fördelningsgrund. Budgeten fastställs för resp. år efter förslag från värdkommunen. Om avtalet hade gällt för år 2009 (2009 års kostnadsnivå) hade kostnaderna för resp. kommun varit: Kommun Antal invånare Kostnad 31.12. 2008 Uddevalla 51.186 1.456 tkr Munkedal 10.245 291 tkr Tanum 12.271 349 tkr Strömstad 11.607 330 tkr Sotenäs 9.170 261 tkr Lysekil 14.569 414 tkr Färgelanda 6.744 192 tkr Totalt 115.882 3.295.000 kr Kostnader för arvoden och ersättningar ingår inte i fördelningen och ej heller de kostnader resp. kommun kan ha för överförmyndare och ersättare. Eventuellt över- respektive underskott regleras mellan kommunerna i efterskott. Avtalet gäller fram till 2014-12-31 och kan sägas upp med 15 månaders uppsägningstid. 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-180 00 Fax 0524-181 10 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro 549-6260 Postgiro 11 54 40-0 Organisationsnummer 21 20 00-1330

2 284 De främsta argumenten för en gemensam förvaltningsorganisation är ökade krav genom ny lagstiftning fler och tyngre ärenden upprätthållande av rättssäkerhet kontinuitet i verksamheten och minskad sårbarhet. Den gemensamma organisationen ska utföra de uppgifter som ankommer på överförmyndaren i respektive samverkanskommun genom att överförmyndaren i huvudsak delegerar de uppgifter som är delegerbara enligt FB och annan tillämplig lagstiftning till tjänstemän på det gemensamma förvaltningskontoret. Det är förenligt med FB att delegera till tjänsteman med den kompetens som behövs även om denne inte är anställd i samma kommun som den där överförmyndaren finns. Respektive kommun utser enligt FB 19 kap en överförmyndare och en ersättare för denne. Miljökonsekvensbeskrivning: Inga. Ekonomisk konsekvensbeskrivning: Kostnaderna ökar med 100000 kr för år 2010. Kostnadsökningen är rimlig med hänsyn till nya tillkommande arbetsuppgifter för överförmyndaren. Förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner föreliggande förslag till avtal avseende gemensam överförmyndarorganisation i Norra Bohuslän. Beslutets giltighet förutsätter att motsvarande beslut om deltagande fattas i övriga berörda kommuner. Lars-Erik Knutsson Kommunchef

1 (8) 285 2009-10-21 Samverkansavtal rörande gemensam förvaltningsorganisation för överförmyndarverksamhet Bakgrund Kommunerna Strömstad, Tanum, Sotenäs, Munkedal, Lysekil och Uddevalla har samarbetat kring frågan om bildandet av en gemensam förvaltningsorganisation för överförmyndarverksamhet. Färgelanda kommun har därefter inkommit med en förfrågan om att få medverka. En utredning Förslag till gemensam överförmyndarorganisation 2008-12-16 har remissbehandlats och samtliga första nämnda kommuner ovan har ställt sig positiva till ett inriktningsbeslut om att inrätta ett förvaltningskontor i Uddevalla med Uddevalla kommun som värdkommun. I detta avtal är kostnaden för de samverkande kommunerna i 2009 års prisnivå 28:44 kr per invånare exkl. kostnader för arvoden och ersättningar till ställföreträdare och exkl. arvode till överförmyndare och ersättare. I avtalet ingår en interimsorganisation under år 2010 till en kostnad om 3:60 kr per invånare. Avsikten är att samverkande kommuners alla övriga kostnader ska täckas av avgiften till värdkommunen med invånarantalet i resp. kommun som fördelningsgrund. Detta avtal reglerar samverkan mellan Uddevalla kommun (värdkommun) och Munkedals kommun. Följande kommuner planerar att samverka Kommun Antal invånare 31.12. Andel 2008 Uddevalla 51.186 44.3% Munkedal 10.245 8.8% Tanum 12.271 10.6% Strömstad 11.607 10.0% Sotenäs 9.170 7.9% Lysekil 14.569 12.6% Färgelanda 6.744 5.8% Totalt 115.882 100% Överförmyndaren www.uddevalla.se POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON (vx) FAX BANKGIRO 451 81 UDDEVALLA Stadshuset 0522-69 60 00 0522-69 60 01 5494-3907 Varvsvägen 1 E-POST kommunledningskontoret@uddevalla.se /MIN

2 (8) 286 2009-10-21 Syftet med samverkan är att gemensamt använda resurser i form av juridisk, social och administrativ kompetens för att klara de ofta komplicerade ärenden som anges i föräldrabalk (FB), ärvdabalk, sekretesslag, förvaltningslag etc. Strävan är att upprätthålla hög kompetens och rättssäkerhet inom en verksamhet som väntas få alltmer uppgifter, men som i varje kommun utgör en liten del av den kommunala verksamheten. Den gemensamma organisationen ska utföra de uppgifter som ankommer på överförmyndaren i respektive samverkanskommun genom att överförmyndaren i huvudsak delegerar de uppgifter som är delegerbara enligt FB och annan tillämplig lagstiftning till tjänstemän på det gemensamma förvaltningskontoret. Det är förenligt med FB att delegera till tjänsteman med den kompetens som behövs även om denne inte är anställd i samma kommun som den där överförmyndaren finns. Respektive kommun utser enligt FB 19 kap en överförmyndare och en ersättare för denne. Av FB 19 kap 14 framgår att en framställning eller ett yttrande till kommunfullmäktige inte får beslutas på något annat sätt än av överförmyndaren själv. Detsamma gäller beslut enligt FB 11 kap. 20 att entlediga eller skilja god man eller förvaltare från uppdraget och besluta om att häva avtal om sammanlevnad i oskiftat bo eller att förelägga vite. Finner den som fått rätt att besluta med stöd av delegation att samtycke, tillstånd, förordnande, upphörande eller entledigande i ett visst fall inte bör meddelas eller beslutas, eller anser han eller hon frågan tveksam, ska ärendet hänskjutas till överförmyndaren. 1 Uppgifter För samverkan ska finnas en gemensam organisation som Uddevalla kommun ansvarar för som värdkommun. Den gemensamma organisationen ska utföra följande uppgifter: Samtliga uppgifter som åligger en överförmyndare och som delegerats enligt FB eller annan lagstiftning Samtliga uppgifter i övrigt som en överförmyndare ska svara för och som inte enligt ovan är beslutsfattande t.ex. överförmyndarens tillsynsverksamhet över ställföreträdare dvs. gode män, förvaltare och förmyndare enligt 16 kap FB Vid beslut som inte är delegeringsbara ska tjänstemannaorganisationen efter föredragning av ärendet, muntligt eller skriftligt, lägga fram förslag till beslut och svara för dokumentation Tjänstemannaorganisationen ska besluta om arvoden och kostnadsersättningar enligt resp. överförmyndares riktlinjer när besluten är delegeringsbara. Arvoden och kostnadsersättningar ska däremot utbetalas av resp. behörig Administrativa Avdelningen /MIN

3 (8) 287 2009-10-21 kommun som också står för kostnaden i den mån inte huvudmannen gör detta. All erforderlig dokumentation i personakter, register och annan diareföring Utbildning och rekrytering av ställföreträdare Information och samverkan med överförmyndaren i respektive kommun om löpande förändringar, statistik, budgetuppföljning etc. Fullgörande av i framtiden nya uppgifter som tillkommer efter lagändringar. Om väsentliga förändringar sker till följd av ändrad lagstiftning eller om en väsentlig ökning sker av ärendemängden (volymökning) ska en justering ske av budgeten för att uppgifterna ska kunna fullgöras. 2 Organisation och tillgänglighet Uddevalla kommun är värdkommun för den gemensamma överförmyndarorganisationen och denna har sin lokalisering i Uddevalla. Uddevalla kommun är anställningsmyndighet för personalen och svarar för anställningsvillkor och organisation. Organisationen ska så långt möjligt bemannas med god kompetens inom tillämplig juridik, socialtjänst och administration. Handläggare ska ha relevant högskoleutbildning och assistenter annan god erfarenhet/utbildning inom området. I den gemensamma organisationen ska finnas en ytterst ansvarig chef. Den planerade startorganisationen presenteras separat. Överförmyndarorganisationen ska ha god tillgänglighet och det ska finnas telefontider alla vardagar. Information ska finnas på hemsida och informationsmaterial ska finnas i resp. kommun. Om fasta besökstider ska finnas i resp. kommun kan varje kommun ordna detta genom sin överförmyndare. Tjänstemannaorganisationen ska när så erfordras kunna ta emot besök, informera och utbilda ställföreträdare eller kommunal personal på plats i någon av de samverkande kommunerna som då också kostnadsfritt tillhandahåller kommunal lokal. Fasta expeditionstider i resp. kommun ingår inte i budgeten. 3 Organisationens namn Organisationen ska ha en gemensam logotype så att brev, informationsmaterial m.m. inte behöver användas för resp. kommun. Namnet på den gemensamma organisationen fastställes under interimsarbetet i samverkan mellan de som svarar för avtalsvården. 4 Administrativa rutiner/akter Värdkommunen ansvarar för den löpande administrationen och svarar för val av verksamhetssystem/datasystem för de register som ska finnas enligt förmynderskapsförordningen. Samråd ska ske med överförmyndarna med hänsyn till Administrativa Avdelningen /MIN

4 (8) 288 2009-10-21 deras registeransvar. Akter förvaras i brandhärdiga skåp. Då ett ärende upphört ska personakt överlämnas enligt dokumenthanteringsplan till centralarkiv i resp. samverkanskommun. 5 Budget Värdkommunen ska för den gemensamma organisationen årligen upprätta ett förslag till budget i samråd med övriga kommuner. Överförmyndarna är kontaktperson. Budgetförslaget ska tillställas resp. kommun före den 15.3 året innan verksamhetsåret om inte lagändringar gör det omöjligt att förutse resursbehovet förrän senare. Komplettering kommer då att göras. Kostnaden i 2009 års prisnivå är 28:44 kr per invånare och kalkylen redovisas separat. Denna nivå bildar utgångspunkt för att budgeten för första driftsåret 2011 ska kunna räknas fram. 6 Kostnadsfördelning Värdkommunen anställer personal och står för alla kostnader enligt upprättat budgetförslag. Budgeten är en rambudget och inte anslagsbunden på olika kostnadsslag. Kostnader för arvoden och ersättningar till ställföreträdare belastar dock resp. samverkanskommun, som också står för utbetalning av arvoden och ersättningar. Respektive kommun svarar också för arvode och ersättningar till överförmyndare och ersättare. Statsbidrag för ställföreträdarkostnader för barn enligt lagen om god man för ensamkommande barn tillfaller resp. samverkanskommun. Fördelning av kostnaderna sker utifrån kommunernas invånarantal per den 31.12 året före respektive verksamhetsår. Budgeten fastställes för resp. år efter förslag från värdkommunen enligt ovan. Om avtalet hade gällt för år 2009 (2009 års kostnadsnivå) hade kostnaderna för resp. kommun varit: Kommun Antal invånare 31.12. Kostnad 2008 Uddevalla 51.186 1.456 tkr Munkedal 10.245 291 tkr Tanum 12.271 349 tkr Strömstad 11.607 330 tkr Sotenäs 9.170 261 tkr Lysekil 14.569 414 tkr Färgelanda 6.744 192 tkr Totalt 115.882 3.295.000 kr Administrativa Avdelningen /MIN

5 (8) 289 2009-10-21 Kostnader för arvoden och ersättningar ingår inte i fördelningen och ej heller de kostnader resp. kommun kan ha för överförmyndare och ersättare. 7 Ersättning Värdkommunen fakturerar vardera samverkanskommunen i förskott tertialvis under jan, maj och september. Betalning ska ske senast 30 dagar efter fakturans ankomstdatum. 8 Ekonomisk redovisning Värdkommunen ska årligen i januari redovisa föregående års räkenskaper. Om överskott uppstår återbetalas detta till resp. kommun. Om underskott uppstår fördelas kostnaderna per kommun. Fördelning sker enligt det sätt som anges i paragraf 6. Vid överskott/underskott regleras detta under februari månad året efter verksamhetsåret. 9 Förändring av samarbetet Om en utökning av uppgifterna enligt 1 ska ske ska de samverkande kommunerna göra detta i samråd. Avtalet och kalkylerna bygger på det antal kommuner som framgår av 6. Om inte alla kommuner ansluter sig ska resterande kommuner snarast förhandla fram ett justerat avtal. Om en utökning med fler samverkande kommuner senare aktualiseras ska samtliga samverkanskommuner avgöra utökningen i samråd. 10 Avtalsvård och förändringar av avtalet Den löpande avtalsvården sköts av resp. kommuns överförmyndare. Förhandlingsrätt har denne om inte den samverkande kommunen utser någon annan. Tillägg och ändringar av detta avtal ska ske skriftligen för att vara gällande. Tillägg till avtalet gäller framför grundavtalet. 11 Uppföljning och omförhandling Det är de samverkande kommunernas gemensamma ansvar att en uppföljning sker av verksamheten men värdkommunen ska ta fram statistikuppgifter, underlag för verksamhetsberättelse samt tertialvis redovisa bokslut och årsprognos. Omförhandling av avtalet kan begäras hos värdkommunen som ansvarar för att alla samverkande kommuner kallas till överläggning. Ändringar av avtalet ska beslutas av de samverkande kommunerna gemensamt. Administrativa Avdelningen /MIN

6 (8) 290 2009-10-21 Om de samverkande kommunerna efter omförhandling inte kan enas om ändringar/tillägg gäller avtalet på oförändrade villkor till dess att avtalet upphör för samverkanskommun enligt vad som stadgas i bestämmelsen om uppsägning i 13. Värdkommunen har dock alltid rätt att få täckning för årliga kostnadsförändringar pga. förändring av lönekostnader och förändringar i KPI. 12 Samverkan med överförmyndare och förvaltningsorganisationen Samverkanskommunerna har genom sina överförmyndare rätt till löpande insyn i förvaltningsorganisationens verksamhet och de personärenden som är hänförliga till den egna kommunen. Överförmyndarna ska medverka vid flera träffar under året för att få information/utbildning då det är viktigt att de har en övergripande kunskap inom arbetsområdet. Detta förutsätts för att de ska kunna samverka med förvaltningsorganisationen och fatta de beslut som erfordras. De ska i viss omfattning kunna vara behjälpliga vid anskaffande av ställföreträdare. De ska vidare vara tillgängliga per telefon för förvaltningsorganisationen under överenskommen tid varje vecka. 13 Avtalstid, uppsägning och avveckling Avtalet gäller från undertecknandet som sker senast 1.3 2010 och till och med 31.12 2014. Den senare tidpunkten sammanfaller med överförmyndares mandatperiod. Interimsorganisationen sköts av värdkommunen enligt nedan med start under 2010. Ansvaret för handläggning och beslut gäller från 1.1 2011. Om detta avtal eller senare gjorda tillägg skriftligen inte sägs upp av samverkanskommun senast 15 månader före avtalstidens utgång förlängs det med fyra år i taget. Uppsägningen ska ställas till Uddevalla kommun. Uppsägning av avtalet gäller endast för den kommun som sagt upp avtalet. För övriga fortsätter samverkansavtalet om inte omständigheterna är sådana att samverkan uppenbarligen inte kan fortsätta. Om hela förvaltningsorganisationen ska avvecklas fördelas tillgångar och avvecklingskostnader på samma sätt som för organisationens verksamhet. Personakter och register ska överlämnas till den kommun med vilken samverkan upphör. 14 Interimsorganisation och överlämnande Administrativa Avdelningen /MIN

7 (8) 291 2009-10-21 Värdkommunen måste under 2010 börja rekrytera personal, anskaffa lokaler, datasystem och material/inventarier. Arbete måste göras för att förbereda konvertering av uppgifter i datasystem till samma programvara. Informationsmaterial och blanketter för den nya organisationen måste tas fram liksom information till alla ställföreträdare och huvudmän och myndigheter. En delegationsordning måste tas fram i samverkan med överförmyndarna (om möjligt gemensam för alla överförmyndare) och om möjligt arvodesriktlinjer som är gemensamma för samtliga kommuner. Akter måste också fysiskt flyttas. I utredningen har införandetiden beräknats till 5 arbetsmånader. Därtill kommer nyanställning av ca 2 personer med start en månad innan 1.1 2011 då organisationen måste kunna fungera från första dagen. Överförmyndarna i de samverkande kommunerna/alternativt berörda tjänstemän måste medverka genom att mer komplicerade ärenden överlämnas genom kort muntlig information. Kostnader uppstår även för konvertering av dataförda uppgifter, tryckkostnader, flyttkostnader. Varje samverkanskommun ska till värdkommunen ersätta kostnaderna med 3:60 kr kronor per invånare. Kostnader för inventarier som uppstår år 2010 debiteras ej separat då avskrivningskostnaden ingår i budget 2011. Om de samverkande kommunerna (exkl. värdkommunen) har anställd personal ska dessa erbjudas andra uppgifter i hemkommunen. Om de önskar anställning hos värdkommunen får de söka anställning i vanlig ordning i den mån inte 6 b i lagen om anställningsskydd gäller. De samverkande kommunerna förbinder sig att fram till 31.12 2010 handlägga ärenden och utöva tillsyn i full utsträckning. De ärenden som ska överlämnas får inte vara äldre än 3 månader dvs om de initierats före 1.10 2010 ska de slutföras av resp. hemkommuns överförmyndarorganisation om inte annat överenskommes med den nya förvaltningsorganisationen. I annat fall ska ersättning utges med 300 kr per timma till värdkommunen. 15 Överlåtelse av avtal Detta avtal får inte överlåtas på annan utan skriftligt medgivande från samverkanskommunerna 16 Tvist Tvist ska i första hand lösa genom förhandlingar mellan parterna. Om detta visar sig ogörligt ska tvist prövas av allmän domstol. Administrativa Avdelningen /MIN

8 (8) 292 2009-10-21 17 Force majeure Force majeure såsom krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof allvarlig smittspridning eller annan omständighet som parterna inte kan råda över och som förhindrar part att fullgöra sina förpliktelser enligt detta avtal befriar parten från fullgörelse av dessa förpliktelser. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. 18 Avtalets giltighet Detta avtal gäller under förutsättning av beslut om godkännande av behörig instans i samtliga samverkande kommuner eller i ett mindre antal kommuner om de är överens om detta. 19 Originalavtal Detta avtal upprättas i två original för varje kommun varvid värdkommunen tar ett och den andra kommunen ett. Datum. Datum Alf Sifversson.. Lars-Erik Knutsson.. Administrativa Avdelningen /MIN