Utredning av överförmyndarorganisation en 8 KS

Transkript

1 Utredning av överförmyndarorganisation en 8 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Utredning av överförmyndarorganisationen (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendebeskrivning Vallentuna, Norrtälje, Täby och Österåkers kommuner samverkar i ett gemensamt överförmyndarkansli, med säte i Täby. Kommunstyrelsen gav kommundirektören i uppdrag att utreda kommunens överförmyndarorganisation i förhållande till kommunens kostnader och behov. Uppdraget ska redovisas för kommunstyrelsen senast sista juni Kommunledningskontoret presenterar nu utredningen. Utredningen visar att Vallentuna kommun har behov av att samverka och samarbeta mer med de andra samverkanskommunerna samt med överförmyndarkansliet, för att förbättra det praktiska arbetet med exempelvis rutiner och kommunikation. Vallentuna kommun behöver också se över hur kostnaderna fördelas. Idag fördelas inte kostnaderna enligt avtalets princip, vilket innebär att Vallentuna kommun betalar mer än övriga kommuner i förhållande till kommunstorlek och antal ärenden. Samverkansavtalet har en uppsägningstid på minst 18 månader och kan endast upphöra vid ett årsskifte. Yrkanden Ordförande Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. Propositionsordning Ordförande Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Utredning av överförmyndarorganisationen 2. Protokollsutdrag, kommunstyrelsen 65 / Samarbetsavtal, antaget av fullmäktige Expedieras till Kommunstyrelsen Överförmyndarnämnden Överförmyndarkansliet i Täby Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 25

4 VERSION 1 DNR: KS UTREDNING Utredning av överförmyndarorganisationen EKONOMIAVDELNINGEN

5 Utredning av överförmyndarorganisationen EKONOMIAVDELNINGEN 2016 Innehåll 1. Uppdrag och utförande Uppdrag Disposition Tillvägagångssätt Begrepp Överförmyndare God man och förvaltare Vem kan bli god man eller förvaltare? Föräldrar förmyndare God man för ensamkommande barn Gemensamt överförmyndarkansli Överförmyndare i samverkan Avtal Överförmyndarkansliets situation idag Ekonomi Omvärldsbevakning Samarbete mellan Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommun

6 5.2 Samarbete mellan Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nykvarn, Nynäshamn och Tyresö kommun Vallentuna kommuns synpunkter och behov Behov av bättre samverkan Behov av bättre kommunikation Behov av att styra praktiska frågor Behov av övergripande statistik Behov av rutiner för insyn och kommunikation Behov av att alla gode män förstår sina uppdrag Behov av utbildning för kommunens handläggare Behov av att förkorta väntetiden på att få god man Behov av professionell hantering av ärenden Behov av bättre rutiner kring ensamkommande Sammanfattande synpunkter Behov av styrgrupp och samrådsgrupp Behov av ytterligare utbildning av gode män Se över kostnadsfördelningen

7 1. Uppdrag och utförande 1.1 Uppdrag Kommunstyrelsen ( 65, KS ) har uppdragit åt kommundirektören att utreda kommunens överförmyndarorganisation i förhållande till kommunens kostnader och behov. Uppdraget ska redovisas för kommunstyrelsen senast sista juni Disposition Utredningen börjar med ett metodavsnitt som beskriver hur utredningen har genomförts. Därefter kommer det ett antal avsnitt som ska ge en allmän bild om godmanskap och Vallentuna kommuns nuläge. Efter det beskrivs ekonomi, kommunens behov och överförmyndarkansliets situation idag. Under rubriken omvärldsbevakning beskrivs kortfattat hur överförmyndarsamarbetet ser ut mellan Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommun, samt samarbetet mellan Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nykvarn, Nynäshamn och Tyresö kommun. Utredningen avslutas därefter med sammanfattande synpunkter. 1.3 Tillvägagångssätt Till grund för utredningen ligger datainsamling i form av insamling av dokument samt djupintervjuer med tjänstemän. Djupintervjuerna genomfördes utifrån öppna frågeställningar. Intervjuerna genomfördes under april månad 2016 med: Enhetschef för överförmyndarkansliet Kanslichef Tillförordnad stabschef Integrationssamordnare Tillförordnad verksamhetschef LSS-handläggare Socialsekreterare Samordnare för ensamkommande flyktingbarn Avdelningschef myndighetsavdelningen - Täby kommun - Kommunledningskontoret - Kommunledningskontoret - Kommunledningskontoret - Barn- och ungdomsförvaltningen - Socialförvaltningen - Socialförvaltningen - Socialförvaltningen - Socialförvaltningen Intervjuerna har dokumenterats och ligger till grund för utredningen. Även controller på kommunledningskontoret har bidragit till utredningen. 4 9

8 2. Begrepp Överförmyndare Överförmyndaren är en kommunal tillsynsmyndighet som styrs av kommunallagen, föräldrabalken och förmyndarskapsförordningen. Överförmyndarens uppgift är att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare. Tillsynen skyddar personer som inte själva kan ta vara på sina rättigheter eller sköta sin ekonomi och som av den anledningen har en god man eller förvaltare utsedd för att hjälpa honom eller henne. 2.2 God man och förvaltare En god man (för gamla och sjuka) eller förvaltare utses endast till myndiga personer och förordnas av tingsrätt. En god man företräder den enskilde främst i ekonomiska och rättsliga frågor. Den person som har en god man eller förvaltare kallas huvudman. God man ska vara en hjälpande hand till en person som själv inte alltid kan ta till vara sin egen rätt. Hur hjälpen ser ut är varierande utifrån olika uppdrag. Ett godmansförordnande kan omfatta att bevaka rätt, förvalta egendom och sörja för person. Vanligast är att alla tre delarna ingår men en eller flera delar kan uteslutas. 2.3 Vem kan bli god man eller förvaltare? Lagens krav på en god man är att han eller hon är "rättrådig, erfaren och i övrigt lämplig", är myndig och inte själv har förvaltare (11 kap 12 Föräldrabalken). För att passa som god man krävs även att personen besitter de kvalifikationer som behövs för att kunna sköta ett aktuellt uppdrag, ha en ordnad ekonomi och kunna ge uppdraget tillräckligt mycket tid. Uppdragen som god man skiljer sig mycket åt i och med huvudmännens olika behov. För att rekrytera nya gode män kallar överförmyndarkansliet till informations/utbildningsmöten ett par gånger per år. Under mötet kan handläggarna bedöma deltagarnas intresse och göra en första översiktlig bedömning av lämplighet av de intresserade deltagarna. När behov av god man finns tillfrågas lämplig person. Sedvanliga kontroller (kronofogdemyndigheten/belastningsregistret) genomförs innan någon får uppdrag som god man. Vid förfrågan om uppdrag matchar överförmyndarkansliet den enskildes behov mot tillgänglig god man för att säkerställa att rätt god man får rätt uppdrag redan från början. Utbildningen som ges är en tre timmars informationsutbildning för cirka deltagare åt gången. Därutöver erbjuds förordnade gode män och förvaltare olika workshops, exempelvis på temat skapa korrekta årsredovisningar, föreläsningar inom demensdiagnoser och psykiska störningar med mera

9 2.4 Föräldrar förmyndare Den som är under 18 år ska ha en förmyndare. Anledningen är att även ett barns rätt ska bevakas i olika frågor. Normalt är det barnets föräldrar eller vårdnadshavare som också är barnets förmyndare och i den egenskapen förvaltar barnets egendom. När barnet fyllt 16 år ska han eller hon däremot ha möjlighet att påverka viktiga beslut. En förmyndare får inte själv vara omyndig eller ha förvaltare. 2.5 God man för ensamkommande barn Om ett barn kommer till Sverige utan uppehållstillstånd och utan förälder eller annan medföljande vuxen utses en god man till barnet. Det är överförmyndarnämndens uppgift att utse en god man som företräder barnet. En god man har samma juridiska ställning som en förälder och ska företräda barnet i ekonomiska och personliga angelägenheter. Vanliga uppgifter som god man för ensamkommande barn är till exempel att: stödja barnet i kontakten med Migrationsverket och delta vid asylutredning ansöka om aktuella bidrag (till exempel studiestöd, barnbidrag och stöd enligt Socialtjänstlagen) förvalta barnets tillgångar se till att barnet har en fungerande bostad och hjälpa till att teckna hyreskontrakt se till att barnet har hälso- och sjukvård se till att barnet har en fungerande skolgång se till att barnet, om det är möjligt, kan kontakta sina föräldrar eller sin familj i sitt hemland Om eller när barnet får uppehållstillstånd anmäler socialnämnden behovet av en särskilt förordnad vårdnadshavare till tingsrätten. När barnet fått en förordnad vårdnadshavare upphör uppdraget som god man. Godmanskapet upphör utan särskilt beslut senast när barnet fyller 18 år. 6 11

10 3. Gemensamt överförmyndarkansli 3.1 Överförmyndare i samverkan Kommunfullmäktige i Vallentuna, Norrtälje, Täby och Österåker har beslutat att från och med januari 2012, samverka i ett gemensamt överförmyndarkansli, med säte i Täby. Var och en av de samverkande kommunerna har fortfarande en egen överförmyndare eller överförmyndarnämnd (Vallentuna och Täby kommun har en överförmyndarnämnd). Överförmyndarna och överförmyndarnämnderna har delegerat sina beslutsbefogenheter (med undantag av vissa beslut) till tjänstemännen på det gemensamma kansliet. Kansliet består idag av nio tjänstemän inkluderat enhetschef. Kansliet arbetar utifrån kompetens, funktion och ärendeindelning. Ingen kommun har en egen utsedd handläggare. 3.2 Avtal Vallentunas överförmyndarverksamhet regleras idag med hjälp av ett avtal mellan Vallentuna, Norrtälje, Österåker och Täby kommun (se bilaga 1 Samarbetsavtal om gemensam tjänstemannaorganisation för överförmyndarnas verksamhet.) Avtalet som gäller idag har en uppsägningstid på minst 18 månader och kan endast upphöra vid ett årsskifte. Vid uppsägning av avtalet ska den kommun som lämnar samarbetet ersätta värdkommunen för kostnader som uppkommit i anledning av ingåendet och avvecklingen av samarbetet, såsom till exempel lokalkostnader, kostnader för inköp av inventarier, framtagande av avtal, utredning och planering, avveckling av personal med mera. Ersättningen ska framräknas i enlighet med den kostnadsfördelningsprincip som framgår av 8 i avtalet. Avtalet (se bilaga 1) preciserar hur kostnaderna ska fördelas: Kostnaderna (de totala faktiska kostnaderna) för den gemensamma organisationen skall fördelas mellan samarbetskommunerna utifrån verksamhetens omfattning i respektive kommun per den 31/12 året före budgetens fastställande. Verksamhetens totala omfattning framgår av de sammanlagda kostnaderna enligt posterna i 7. Respektive kommuns andel av verksamhetens kostnader motsvaras av den del som går att hänföra till arbetet för den aktuella kommunen. Vid en granskning av hur kostnadsfördelningen har genomförts mellan kommunerna för år 2015 visar det sig att fördelningen inte har utförts enligt principen som beskrivs i avtalet, 8. När samarbetet startades bidrog respektive kommun med resurser i form av de antal handläggare de hade vid starttillfället. Kostnadsfördelningen har sedan starten av samarbetet baserats på just den bemanning och ambitionsnivå respektive kommun hade innan verksamheterna slogs samman. Överförmyndarkansliet har sedan fördelat samtliga resurser jämnt över ärendena, och har inte handläggare avsedda för vissa kommuner. 7 12

11 3.3 Överförmyndarkansliets situation idag Arbetsbelastningen på överförmyndarkansliet upplevs av överförmyndarkansliet i Täby som mycket hög. I Sollentuna-samarbetet (där tre kommuner samarbetar), samt i Södertörn-samarbetet (där sex kommuner samarbetar) hanteras ärenden/handläggare. I Täby hanteras idag cirka 380 ärenden/handläggare (exklusive ensamkommande barn). Överförmyndarkansliet i Täby har vakanta tjänster och rekrytering pågår. Det dagliga arbetet fungerar men kansliet är i dagsläget sårbart. Det behövs förstärkning inom områdena registratur/administration, juridik och ekonomi. Sedan samverkan startade sitter överförmyndarkansliet i lokaler som numera bedöms vara för små och ej ändamålsenliga. Täby kommun kommer under våren 2017 flytta till nya lokaler och då flyttar även överförmyndarkansliet. De lokaler som är tänkta för överförmyndarkansliet är väl anpassade och ger utrymme för verksamheten att växa i. 8 13

12 4. Ekonomi Tabell 1, Kostnadsfördelning, visar kostnader, antal ärenden och antal invånare per samarbetskommun. Det framgår att Vallentuna kommun betalar mer än övriga kommuner i relation till hur många ärenden Vallentuna har. Även i relation till antalet invånare betalar Vallentuna mer än övriga samarbetskommuner. Vallentuna betalar 309 kronor per ärende för år 2015, vilket utgör 178 procent av den genomsnittliga ärendekostnaden på 174 kronor. Norrtälje kommun, som har det största antalet ärenden, ärenden, betalar minst per ärende, 141 kronor, vilket utgör 81 procent av den genomsnittliga ärendekostnaden. Täby betalar 162 kronor per ärende, medan Österåker betalar 172 kronor per ärende. Kommun Antal ärenden Andel ärenden Kostnad per kommun (kr) Kostnads -andel Kostnad per ärende (kr) Kostnad i förhållande till genomsnitt Antal invånare Andel invånare Vallentuna Vallentuna % % % % Norrtälje % % % % Täby % % % % Österåker % % % % % % % % Tabell 1, Kostnadsfördelning Vallentuna kommun har inlett en dialog med samverkanskommunerna om att ta fram en ny modell under 2016 för kostnadsfördelningen enligt gällande avtal. Möjliga kostnadsfördelningar skulle kunna vara utifrån: antal invånare i respektive kommun antal ärenden i respektive kommun en blandning av de båda Se Tabell 2, Förslag till ny Kostnadsfördelning. År Kommun Kostnad i relation till antal invånare Kostnad i relation till antal ärenden 2015 Vallentuna Norrtälje Täby

13 2015 Österåker Tabell 2, Förslag till ny kostnadsfördelning Av tabell 2, Förslag till ny kostnadsfördelning, framgår att Vallentuna kommun, som är den kommun med minst antal invånare och minst antal ärenden, skulle få lägre kostnader om kostnaderna ställs i relation till antal invånare eller antal ärenden. Om kostnaderna skulle fördelas i proportion till antalet invånare skulle Vallentunas kostnad bli kronor, det vill säga kronor lägre. Om kostnaderna skulle fördelas utifrån det antal ärenden varje kommun har, skulle Vallentunas kostnad bli kronor, det vill säga kronor lägre. Utredningen visar inte kostnaderna för att driva överförmyndarverksamheten i egen regi utan samverkan

14 5. Omvärldsbevakning Inom ramen för utredningen har information och underlag från två andra samverkansorganisationer inom Storstockholmsområdet inhämtats. Nedan följer en kort presentation av samarbetena. 5.1 Samarbete mellan Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommun Organisation Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner har sedan 2011 ett samarbete i en gemensam överförmyndarnämnd. Inför samarbetet anlitades PwC att göra en utredning 2 s om sedan legat till grund för inrättandet av den gemensamma överförmyndarnämnden. Samarbetet är reglerat i ett gemensamt avtal 3. Sollentuna är värdkommun. Nämnden består av tre ledamöter och tre ersättare. Medlemskommunerna utser vardera en ledamot och en ersättare. Posterna som ordförande och vice ordföranden roterar med ett intervall på två år enligt en förutbestämd ordning. Värdkommunen är huvudman för den gemensamma nämnden. Nämnden har en egen förvaltning som svarar för beredning och verkställighet av nämndens ansvarsområden. Förvaltningen är placerad i Sollentuna kommun. Kostnadsfördelning Kostnaderna (totala faktiska kostnader; personal, lokaler, administration, nämnd) för den gemensamma nämndens verksamhet fördelas efter antalet invånare i respektive kommun per den 1 januari året före verksamhetsåret. Eventuella över- eller underskott ska fördelas utifrån denna fördelningsmodell. 5.2 Samarbete mellan Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nykvarn, Nynäshamn och Tyresö kommun Organisation Botkyrka, Haninge, Huddinge, Nykvarn, Nynäshamn och Tyresö har sedan 2011 ett samarbete i en gemensam överförmyndarnämnd vilken benämns Södertörns överförmyndarnämnd. Samverkan regleras av ett avtal 4. Haninge är värdkommun. 2 PwC, Rådgivningsrapport, Gemensam överförmyndarnämnd mellan Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner, Avtal om gemensam överförmyndarnämnd mellan Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner 4 Avtal om samverkan i gemensam överförmyndarnämnd

15 Överförmyndarkansliet, för vars personal Haninge kommun är arbetsgivare, har ansvaret för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt planerar och administrerar den verksamhet nämnden ansvarar för. Nämnden ska bestå av sex ledamöter och sex ersättare. Samtliga kommuner utser en ledamot och en ersättare vardera. Nämndens ordförande och vice ordförande utses av värdkommunen. Kostnadsfördelning Samverkanskommunerna lämnar ett årligt bidrag till Haninge för den gemensamma nämndens verksamhet. För 2011 baserades bidraget på den faktiska kostnaden för överförmyndarverksamheten i respektive kommun år 2009, uppräknat med index till 2011 års nivå. Enligt avtalet skulle samverkanskommunerna under samverkans första år utvärdera om kostnadsfördelningen upplevts som rättvis justerades avtalet där kostnadsfördelningen istället utgår från antal ärenden i respektive kommun

16 6. Vallentuna kommuns synpunkter och behov Genom intervjuer med tjänstemän i kommunen har synpunkter framkommit och behov har identifierats. Nedan följer en sammanställning av upplevelser och synpunkter, uttryckt i behov av åtgärder. 6.1 Behov av bättre samverkan Generellt finns det ett behov av att få till en bättre samverkan mellan förvaltningarna i Vallentuna kommun och med överförmyndarkansliet i Täby. Frågor som behöver diskuteras är exempelvis varför det tar tid för en del ensamkommande barn att få en god man och varför är handläggningstiden så lång? I Vallentuna kommun finns det en önskan om att ha samverkansmöten varannan eller var tredje månad. En del tjänstemän i Vallentuna kommun upplever att det främst är verksamheterna i Vallentuna kommun som tar initiativ till dialog. Det är ofta Vallentuna kommun som tar kontakt med överförmyndarkansliet för uppgifter och inte tvärtom. 6.2 Behov av bättre kommunikation Det finns en del signaler som tyder på att det råder informations- eller kommunikationsbrist mellan överförmyndarkansliet i Täby och barn- och ungdomsförvaltningen i Vallentuna kommun. Det är främst när det gäller att utse gode män för ensamkommande flyktingbarn som kommer från andra kommuner. Det geografiska avståndet mellan Vallentuna kommun och överförmyndarkansliet i Täby uppfattas vara en faktor som försvårar kommunikationen, då det ibland kan vara lättare att nå fram vid ett fysiskt möte. 6.3 Behov av att styra praktiska frågor Då tjänstemännen på överförmyndarkansliet i Täby är anställda av Täby kommun och inte av Vallentuna kommun hindrar det i vissa fall Vallentuna kommun att kunna påverka rutiner i det praktiska arbetet. 6.4 Behov av övergripande statistik Vallentuna kommun behöver bättre uppgifter och kontinuerlig uppdatering av hur många ensamkommande som bor i kommunen och hur många som inte har god man. 6.5 Behov av rutiner för insyn och kommunikation En del tjänstemän upplever att kommunen inte har någon insyn i överförmyndarverksamheten. Det är svårt att komma i kontakt med överförmyndarkansliets handläggare då de ofta är upptagna. Det försvårar för tjänstemännen i Vallentuna kommun som skriver månadsuppföljningar, årsredovisning och verksamhetsberättelser. Kommunledningskontoret upplever viss svårighet att göra 13 18

17 prognoser gällande ekonomi och verksamhet då rutiner för informationsutbyte inte har utarbetats. Enhetschefen på överförmyndarkansliet upplevs dock som lätt att komma i kontakt med vid frågor. Vallentunas kansli brukar inte träffa Täbys överförmyndarkansli. 6.6 Behov av att alla gode män förstår sina uppdrag I en del fall har det visat sig att gode män inte alltid förstår sina uppdrag. Ibland föreligger tveksamheter kring uppdragens omfattning och gränsdragning. I sådana fall finns behov av ytterligare utbildning. 6.7 Behov av utbildning för kommunens handläggare Det skulle vara bra att samverka och samarbeta, främst för att utbilda kommunens handläggare i frågor som gäller godmanskap, men också arbeta aktivt för att än mer utbilda de gode männen i vad det innebär att vara god man. Det är viktigt att både handläggare och gode män till fullo förstår den gode mannens uppdrag. 6.8 Behov av att förkorta väntetiden på att få god man Det bästa vore om ungdomen får en god man direkt bland annat för att det är den gode mannen som gör ansökan till skolan. Ibland tar det upp till tre månader att få en god man, men den uppskattade väntetiden är vanligtvis cirka 3-5 veckor. Det är viktigt att det finns en god man utsedd då den tar ett juridiskt ansvar för det som ungdomen har rätt till. Socialförvaltningen kan inte avsluta en utredning om det inte finns en god man. 6.9 Behov av professionell hantering av ärenden En del handläggare upplever att överförmyndarverksamheten fungerar betydligt bättre nu efter sammanslagningen och flytten. De anser att samverkan har lett till mer professionell hantering av ärenden och tror att det kan bero på att flera handläggare samarbetar och utvecklar verksamheten, samt att rekryteringsfrågor är lättare att hantera om verksamheten är större Behov av bättre rutiner kring ensamkommande Flera av de intervjuade önskar förbättrade rutiner, speciellt när det gäller ensamkommande som är placerade från andra kommuner. Ofta finns frågetecken om vilken kommun de hör hemma i, även om de bor i Vallentuna och går i skola här. Den gode mannen och Vallentuna kommun behöver veta vilken den placerande kommunen är

18 7. Sammanfattande synpunkter Nedan sammanfattas de behov som framkommit genom intervjuer i utredningen. 7.1 Behov av styrgrupp och samrådsgrupp Behov finns av att Vallentuna kommun och överförmyndarkansliet skapar en styrgrupp och en samrådsgrupp för att samverkan ska bli bättre. Socialförvaltningen har erfarenheter av andra samverkansprojekt där en styrgrupp arbetade med mer övergripande frågor och där samrådsgruppen arbetade mer med rutiner och praktiskt arbete. Det finns ett behov av bättre kommunikation. 7.2 Behov av ytterligare utbildning av gode män Behov finns att ge ytterligare utbildning av gode män för att säkerställa att befintliga gode män har rätt kunskap om sitt uppdrag, men också för att hinna tillsätta nya gode män i den takt som kommunen har behov av. 7.3 Se över kostnadsfördelningen Samverkanskommunerna har inlett ett arbete för att se över kostnadsfördelningen. Som det är idag står inte kostnadsfördelningen i relation till antal invånare och/eller antal ärenden. Enligt avtalet ska kommunens kostnader motsvaras av den del som går att hänföra till arbetet för den aktuella kommunen. Idag fördelas kostnaderna inte enligt avtalets princip, vilket innebär att Vallentuna kommun betalar mer än övriga kommuner i förhållande till kommunstorlek och antal ärenden

19 VALLENTUNA KOMMUN Kommunstyrelsen Sa m ma nträdesprotokol I 2016-O3-2L 23 (23) 56s Uppdrag : Utreda kommunens överförmyndarorganisation (KS ) Beslut Kommunstyrelsen uppdrar kommundireltören att utreda kommunens överförmyndarorganisation i förhållande till kommunens kostnader och behov. Uppdraget ska redovisas för kommunstyrelsen senast sistajuni zo16. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen ger kommunsdirektören i uppdrag att utreda kommunsens överförmyndarorganisation i förhållande till kommunens kostnader och behov. Yrkanden Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsen uppdrar kommundireltören att utreda kommunens överförmyndarorganisation i förhållande till kommunens kostander och behov. Uppdraget ska redovisas för kommunstyrelsen senast sista juni eor6. Beslutsgång Ordförande Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet dëirmed. (l Justerandes sign Justera ndes sis I Utdragsbestyrkande 21

20 (8) Förslag till reviderat avtal 15 och 20, december 2013 Samarbetsavtal om gemensam tjänstemannaorganisation för överförmyndarnas verksamhet Bakgrund Detta avtal reglerar samarbete mellan Täby kommun (värdkommun) och Norrtälje, Vallentuna och Österåkers kommuner avseende gemensam organisation för utförande av lagstadgad överförmyndarverksamhet i samverkan. Syftet med den gemensamma organisationen Syftet med samarbetet är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet (rättssäkerhet) och att uppnå kostnadseffektivitet. Kansliets uppdrag Den gemensamma organisationen skall utföra de uppgifter som ankommer på överförmyndaren i respektive samarbetskommun och som kan delegeras av överförmyndare till tjänsteman. Respektive samarbetskommun utser överförmyndare och ersättare alternativt överförmyndarnämnd som till tjänstemän i den gemensamma organisationen delegerar rätten att fatta beslut på överförmyndarens vägnar. Delegering av beslutanderätt Överförmyndare kan delegera beslutanderätt i alla ärenden utom framställning eller yttrande till kommunfullmäktige samt beslut om att entlediga eller skilja en god man eller förvaltare från uppdrag (olämpliga gode män/förvaltare) samt beslut om att häva avtal om sammanlevnad i oskiftat bo eller föreläggande av vite. Delegation kan inte heller ske i ärenden om samtycke, tillstånd, förordnande, upphörande eller entledigande i ett visst fall inte bör meddelas eller beslutas avseende god man eller förvaltare. 1 Omfattning För samarbetet skall det finnas en gemensam tjänstemanna-organisation som skall utföra följande: Samtliga de uppgifter som delegerats till den gemensamma organisationen enligt 19 kap 14 Föräldrabalken. Inom ramen för delegationen svara för överförmyndarens tillsynsverksamhet över gode män, förvaltare och förmyndare enligt 16 kap Föräldrabalken. 22

21 (8) Vid icke delegeringsbara förfaranden skall tjänstemannaorganisationen efter föredragning av ärendet presentera överförmyndaren ett förslag till beslut eller liknande. Ta fram förslag till beslut gällande arvoden och kostnadsersättningar till ställföreträdare som betalas av kommunen. Arvoden och kostnadsersättningar utbetalas därefter av den samarbetskommun där huvudmannen är folkbokförd. Ansvara för dokumentation, dvs upprätthållande och granskning av personakter. Framtagande av informationsmaterial och blanketter. Fullgörande av i framtiden samtliga ställda lagkrav på överförmyndarverksamheten såsom eventuell jourverksamhet, utbildning av gode män m.m. 2 Organisation/ansvarig arbetsgivare Täby kommun är värdkommun för den gemensamma överförmyndarorganisationen som ingår i värdkommunens organisation. Anställningsmyndighet för de tjänstemän som ingår i den gemensamma organisationen är således Täby kommun. Den gemensamma organisationen har sitt arbetsställe och säte i Täby. Då tjänstemannaorganisationen utför arbete åt flera kommuner skall anställningsförfaranden utföras i samråd mellan värdkommun och samarbetskommunen. 3 Bemanning och organisatorisk placering För att kunna uppnå de fördelar som är syftet med samarbetet erfordras i nuläget en organisation om 6,5 årsarbetare (tjänstemän), varav 1 årsarbetare från Norrtälje vid avtalets ingående även innehar uppdrag som förtroendevald överförmyndare. Dimensioneringen bygger på att arbetsuppgifter utförs även av förtroendevalda överförmyndare i Täby och Österåker i en omfattning motsvarande ca 1,5 årsarbetare. Den gemensamma tjänstemannaorganisationen kommer att ingå i kommunledningskontoret i Täby kommun. 4 Besökstider Överförmyndarkansliet i Täby har expeditionstid helgfri måndag-fredag kl Besök i Täby kan också bokas på annan tid. Detta gäller ärenden för samtliga samarbetskommuner. Därutöver organiseras eventuella besökstider på orten i övriga samarbetskommuner enligt överenskommelse mellan det gemensamma kansliet och överförmyndarna/ 23

22 (8) överförmyndarnämnden. Det åligger därvid samarbetskommunen att tillhandahålla en för detta ändamål lämplig lokal utan kostnad för värdkommunen. 5 Akter/register Akter skall förvaras hos värdkommunen i för ändamålet lämpliga aktskåp. Då ärende upphört skall personakt överlämnas för slutförvaring enligt dokumenthanteringsplan till centralarkiv i respektive samarbetskommun. Datasystem och register som förs av den gemensamma organisationen skall ständigt ajourhållas. 6 Budget Värdkommunen skall för den gemensamma organisationen årligen upprätta och fastställa budget i samråd med övriga samverkande kommuner. Förslag till preliminär budget skall av värdkommunen tillställas övriga samverkande kommuner senast den 1 maj varje år. 7 Underlag för kostnadsfördelning Täby kommun upplåter erforderliga lokaler och utrustning samt svarar för erforderliga investeringar avseende lös egendom. I underlag för budget skall de kostnader som skall fördelas mellan samarbetskommunerna tas upp utifrån följande poster. Lön och personalomkostnader Administration IT Lokaler/hyra Övriga kostnader (t.ex. utbildning av ställföreträdare) Det noteras att arvoden och kostnadsersättningar till ställföreträdare inte omfattas av samarbetet. För dessa kostnader ansvarar respektive huvudmans hemkommun (folkbokföringsorten). 8 Kostnadsfördelning Kostnaderna (de totala faktiska kostnaderna) för den gemensamma organisationen skall fördelas mellan samarbetskommunerna utifrån verksamhetens omfattning i respektive kommun per den 31/12 året före budgetens fastställande. Verksamhetens totala omfattning framgår av de sammanlagda kostnaderna enligt posterna i 7. Respektive kommuns andel av verksamhetens kostnader motsvaras av den del som går att hänföra till arbetet för den aktuella kommunen. 24

23 (8) Anser endera kommunen att fördelningen är oskälig äger vederbörande kommun uppta förhandlingar med de övriga kommunerna i denna fråga (se 15). Träffas överenskommelse om annan fördelning av organisationens kostnader efter det att part begärt förhandlingar i frågan, anses avtalet inte uppsagt utan löper vidare med överenskommen fördelning. Kan överenskommelse inte träffas gäller vad som stadgas i 15 och Ersättning Ersättning enligt 8 skall av vardera kommun betalas till värdkommunen halvårsvis i förskott. Verksamhetens kostnader skall slutregleras före januari månads utgång året efter verksamhetsåret. 10 Ekonomisk redovisning och överskott Värdkommunen skall årligen till samarbetskommunerna före den 15 februari redovisa föregående års räkenskaper. Vid överskott överförs detta till kommande år. Vid underskott fördelas kostnaderna enligt vad som anges i detta avtal avseende kostnadsfördelning enligt 8. Om överskott/underskott uppstår och samarbetskommun anser att överskott/ underskott är orimligt stora gäller vad som stadgas avseende utvärdering/omförhandling i Utökning av verksamhetens omfattning Utökning av omfattningen ( 1) enligt detta avtal skall ske efter samråd och godkännande av samarbetskommunerna. 12 Utökning av samarbetskommuner Om utökning med samarbetskommuner aktualiseras skall samtliga befintliga samarbetskommuner sammankallas. Det är samarbetskommunerna, efter samråd och i samförstånd, som har att besluta om huruvida utökning av antalet samarbetskommuner skall ske eller ej, samt villkor för en utökning. 13 Kontaktperson 25

24 (8) Kontaktperson i respektive samarbetskommun är vald överförmyndare/ordförande i överförmyndarnämnd. Det är således överförmyndaren i respektive kommun som den gemensamma organisationen samråder med då detta erfordras. 14 Tillägg/ ändringar Tillägg och ändringar av detta avtal skall ske skriftligen för att vara gällande. 15 Utvärdering/omförhandling Avtalet (inkluderar verksamhet och ekonomi) skall årligen utvärderas. Att särskilt beakta vid utvärderingen är att verksamheten skall bedrivs med hög kvalitet och rättssäkerhet. Verksamheten skall bedrivas så kostnadseffektivt som möjligt. Avtalet (inkluderar verksamhet och ekonomi) skall årligen utvärderas. Att särskilt beakta vid utvärderingen är att verksamheten skall bedrivs med hög kvalitet och rättssäkerhet. Verksamheten skall bedrivas så kostnadseffektivt som möjligt. Utvärderingen sker i samband med upprättandet av respektive kommuns verksamhetsberättelse till årsredovisningen. Det är de förtroendevalda överförmyndarna som tillsammans ansvarar för den årliga utvärderingen. I samband med verksamhetsberättelsen för år 2013 görs en något mer omfattande utvärdering. Utvärderingen sker i samband med upprättandet av respektive kommuns verksamhetsberättelse till årsredovisningen. Det är de förtroendevalda överförmyndarna som tillsammans ansvarar för den årliga utvärderingen. Omförhandling av avtalet kan påkallas av samarbetskommun efter skriftlig underrättelse till den gemensamma organisationen. Beslut om omförhandling eller eljest ändringar i fråga som rör avtalet kan endast tas av samtliga samarbetskommuner gemensamt och efter samråd dem emellan. Omförhandling av avtalet kan påkallas av samarbetskommun efter skriftlig underrättelse till den gemensamma organisationen. Beslut om omförhandling eller eljest ändringar i fråga som rör avtalet kan endast tas av samtliga samarbetskommuner gemensamt och efter samråd dem emellan. Om samarbetskommunerna efter omförhandling inte kan enas om ändringar/tillägg, vilka för sin giltighet skall ske enligt 14, gäller avtalet på oförändrade villkor intill dess att avtalet upphör för samarbetskommun enligt vad som stadgas i bestämmel- Om samarbetskommunerna efter omförhandling inte kan enas om ändringar/tillägg, vilka för sin giltighet skall ske enligt 14, gäller avtalet på oförändrade villkor intill dess att avtalet upphör för samarbetskommun enligt vad som stadgas i bestämmel- 26

25 (8) sen om uppsägning ( 20). 16 sen om uppsägning ( 20). Insyn i förvaltningen Samarbetskommunerna har genom sina överförmyndare och revisorer rätt till löpande insyn i den gemensamma organisationens verksamhet och de personärenden som är hänförliga till den egna kommunen. 17 Överlåtelse av avtal Detta avtal får inte överlåtas på annan utan skriftligt medgivande från övriga samarbetskommuner. 18 Tvist Tvist skall i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna. Om detta visar sig ogörligt skall tvist prövas av allmän domstol. 19 Force majeure Part är befriad från att fullgöra skyldighet enligt detta avtal endast om utförande hindras eller oskäligt betungas på grund av händelser utanför partens kontroll samt att dessa händelser ej kunnat förutses. Sådan befrielsegrund kan utgöras av exempelvis naturkatastrof, krigsutbrott eller strejker bortom partens kontroll. Befrielsegrund får ej åberopas med mindre än parten kan visa att alla skäliga åtgärder för att undanröja eller begränsa hindrets verkan vidtagits och att part efter att hindret undanröjts försökt fullgöra sitt åtagande. 20 Avtalstid och uppsägning Nuvarande lydelse Avtalet gäller från undertecknandet till och med den 31 december 2014 (sammanfaller med förtroendevaldas mandatperiod). Om samarbetsavtalet inte skriftligen sägs upp av samarbetskommun senast 18 månader före avtalstidens utgång förlängs avtalet med fyra år för varje gång med 18 månaders uppsägning. Föreslagen lydelse Avtalet gäller från och med den 1 januari 2014 och tillsvidare. Avtalet har en uppsägningstid på minst 18 månader och kan endast upphöra vid ett årsskifte. Med hänvisning till detta kan uppsägningstiden vara längre än 18 månader beroende på när uppsägningen görs. Uppsägning av avtalet gäller endast för den samarbetskommun som säger upp avtalet. För övriga fortsätter samarbetsavtalet att gälla såvida omständigheterna inte är sådana att samarbetet uppenbarligen inte kan fortsätta. Uppsägning av avtalet gäller endast för den samarbetskommun som säger upp avtalet. Uppsägningstiden om 18 månader skall ses mot bakgrund av att värdkommunen skall få rimlig tid för anpassning av sina personalresurser. 27

26 (8) Vid uppsägning av avtalet skall kommun som lämnar samarbetet ersätta värdkommunen för kostnader som uppkommit i anledning av ingåendet och avvecklingen av detta samarbete, såsom t.ex. lokalkostnader, kostnader för inköp av inventarier, framtagande av avtal, utredning och planering, avveckling av personal m.m. Ersättningen skall framräknas i enlighet med den kostnadsfördelningsprincip som framgår av Vid uppsägning av avtalet skall den kommun som lämnar samarbetet ersätta värdkommunen för kostnader som uppkommit i anledning av ingåendet och avvecklingen av detta samarbete, såsom t.ex. lokalkostnader, kostnader för inköp av inventarier, framtagande av avtal, utredning och planering, avveckling av personal m.m. Ersättningen skall framräknas i enlighet med den kostnadsfördelningsprincip som framgår av 8. Samarbetets upphörande I det fall den gemensamma organisationen upphör fördelas tillgångar och avvecklingskostnader på samma sätt som kostnaderna för organisationens verksamhet enligt 8. Då organisationens personal är anställda av värdkommunen åligger det övriga samverkande kommuner vid avtalets upphörande, om de avser att anställa personal för handläggning av sin överförmyndarverksamhet, att erbjuda handläggare och assistenter i den gemensamma organisationen anställning i denna verksamhet. Det åvilar den gemensamma organisationen att till respektive kommun överlämna personakter och register vid samarbetets upphörande. 22 Övertagande av personal Det noteras att såvida samarbetskommun har anställd handläggare (tjänsteman) åvilar det värdkommunen enligt 6 b LAS (Lagen om anställningsskydd) och skyldigheterna vid övertagande av verksamhet att överta denna personal. 23 Avtalets giltighet Detta avtal gäller under förutsättning av beslut om godkännande av behörig instans. 24 Originalavtal Detta avtal har upprättats i fyra original varav parterna tagit var sitt Täby kommun Norrtälje kommun 28

27 (8) Vallentuna kommun Österåkers kommun 29

28 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS KARIN KILERUD SID 1/2 CONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Utredning av överförmyndarorganisationen Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendet i korthet Vallentuna, Norrtälje, Täby och Österåkers kommuner samverkar i ett gemensamt överförmyndarkansli, med säte i Täby. Kommunstyrelsen gav kommundirektören i uppdrag att utreda kommunens överförmyndarorganisation i förhållande till kommunens kostnader och behov. Uppdraget ska redovisas för kommunstyrelsen senast sista juni Kommunledningskontoret presenterar nu utredningen. Utredningen visar att Vallentuna kommun har behov av att samverka och samarbeta mer med de andra samverkanskommunerna samt med överförmyndarkansliet, för att förbättra det praktiska arbetet med exempelvis rutiner och kommunikation. Det finns också behov av att ge ytterligare utbildning av gode män. Det är viktigt att säkerställa att befintliga gode män har rätt kunskap om sitt uppdrag. Fler utbildningar skulle också möjliggöra att tillsättande av gode män kan ske i den takt som behoven av gode män uppstår. Samverkanskommunerna har inlett ett arbete med att se över hur kostnaderna fördelas. Idag fördelas inte kostnaderna enligt avtalets princip, vilket innebär att Vallentuna kommun betalar mer än övriga kommuner i förhållande till kommunstorlek och antal ärenden. Handlingar 1. Protokollsutdrag, kommunstyrelsen 65 / Utredning av överförmyndarorganisationen 3. Samarbetsavtal, antaget av fullmäktige Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KLK@VALLENTUNA.SE 30

29 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/2 Ska expedieras till Kommunstyrelsen Överförmyndarnämnden Överförmyndarkansliet i Täby 31