Missiv. Kommunstyrelsen föreslås besluta

Transkript

1 Missiv 1(1) Kommunstyrelsens förvaltning Datum Diarienummer KS/2016:75 Handläggare Patrik Hjalmarsson Kommunstyrelsen Godkännande av avtal om samarbete avseende handläggning av ärenden beträffande serveringstillstånd, försäljning av folköl, försäljning av tobaksvaror, handel med receptfria läkemedel samt anordnande av automatspel Bakgrund Företrädare för kommunerna Motala, Mjölby, Vadstena, Ödeshög, Boxholm och Finspång har undersökt möjligheten till samverkan kring utredning, tillståndsgivning, tillsyn och uppföljning av serveringstillstånd samt områdena tobak, folköl och receptfria läkemedel. Omsorgsnämnden har från gruppen behandlat ett förslag till samverkansavtal och beslutat föreslå kommunstyrelsen att godkänna det. Kommunstyrelsen föreslås besluta att godkänna avtalet om samarbete avseende handläggning av ärenden beträffande serveringstillstånd, försäljning av folköl, försäljning av tobaksvaror, handel med receptfria läkemedel samt anordnande av automatspel Kommunstyrelsens förvaltning Dag Segrell Kommunchef Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY

2 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Omsorgs- och socialnämnden (2) Sida 28 OSN/2014:78 Avtal samverkan serveringstillstånd Bakgrund Företrädare för kommunerna Motala, Mjölby, Vadstena, Ödeshög, Boxholm och Finspång har undersökt möjligheten till samverkan kring utredning, tillståndsgivning, tillsyn och uppföljning av serveringstillstånd samt områdena tobak, folköl och receptfria läkemedel. Alkoholhandläggarnas arbetsuppgifter utförs idag av en relativt liten personalstyrka fördelat över de olika kommunerna, mestadels rör det sig om del av tjänst. Det innebär att dessa tjänster blir ytterst sårbara då det inte finns ersättare vid frånvaro och det kan vara svårt att hålla en hög kunskapsnivå. En samverkan mellan kommunerna medför att en större arbetsgrupp bildas som stöttar och hjälps åt i olika arbetsuppgifter. Det finns en rad fördelar med samverkan genom utbyte av kunskap och erfarenhet, täckning vid kollegas frånvaro och att undvika ensamarbete vid tillsyn som exempel. Omsorgs- och socialnämnden beslutade den 29 september 2015 om att ingå i en sådan samverkan. De övriga deltagande kommunerna har fattat även de fattat sådana beslut och samverkan kommer ske mellan kommunerna Motala, Mjölby, Vadstena, Ödeshög, Boxholm och Finspång. Motala kommun är föreslagen arbetsgivare för funktionen och arbetsplats för gruppen är förlagd i Motala. Med anledning av detta har Motala utarbetat ett förslag till avtal om samverkan som sänts till övriga kommuner för påseende och beslut. Sammanfattning Företrädare för kommunerna Motala, Mjölby, Vadstena, Ödeshög, Boxholm och Finspång har undersökt möjligheten till samverkan kring utredning, tillståndsgivning, tillsyn och uppföljning av serveringstillstånd samt områdena tobak, folköl och receptfria läkemedel. Omsorgs- och socialnämnden beslutade den 29 september 2015 om att ingå i en sådan samverkan. Motala kommun som föreslagen arbetsgivare för arbetsgruppen har utarbetat ett förslag till avtal om samverkan. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Omsorgs- och socialnämnden (2) Sida 28 (forts.) Omsorgs- och socialnämnden föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen godkänna avtal om samarbete avseende handläggning av ärenden beträffande serveringstillstånd, försäljning av folköl, försäljning av tobaksvaror, handel med receptfria läkemedel samt anordnande av automatspel. ========== Beslutet skickas till: Akten Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 Avtal om samarbete avseende handläggning av ärenden beträffande serveringstillstånd, försäljning av folköl, försäljning av tobaksvaror, handel med receptfria läkemedel samt anordnande av automatspel. Mellan å ena sidan Motala kommun ( ), nedan kallad Motala, och å andra sida Boxholms kommun ( ), Finspångs kommun ( ), Mjölby kommun ( ), Vadstena kommun ( ) och Ödeshögs kommun ( ) nedan kallade Kommunerna har följande avtal träffats. 1 Uppgifter Motala svarar för Kommunernas uppgifter enligt alkohollagen vad avser utredning, handläggning och tillsyn av serveringstillstånd för alkohol samt detaljhandel och servering av öl. Motala svarar vidare för Kommunernas uppgifter enligt tobakslagen vad avser tillsyn av handel med tobaksvaror, kommunernas uppgifter enligt lagen om handel med vissa receptfria läkemedel samt kommunernas uppgifter enligt lagen om anordnande av visst automatspel. Uppdraget omfattar inte att fatta beslut i dessa ärenden. 2 Organisation För de av Motala övertagna uppgifterna enligt 1 samt för Motalas egna uppgifter inom samma område ska finnas en tjänstemannaorganisation inom socialförvaltningen i Motala. Motala ska vara anställningsmyndighet. Organisationen grundbemanning ska per den 1 mars 2016 beräknas till 3,5 handläggartjänster samt 0,15 ledningsfunktion. Bemanningen ska löpande utvärderas och anpassas efter arbetsbelastningen. Var och en av kommunerna ska utse en person med ersättare behörig att mottaga och registrera de inkommande ärenden som ska handläggas av Motala liksom de övriga handlingar som kan tillhöra ärenden enligt 1. Kommunerna ska också fastställa och uppdatera delegationsordning för dessa ärenden. 3 Syfte Syftet med samarbetet är att gemensamt utnyttja resurser för att långsiktigt kunna upprätthålla nödvändig kontinuitet, kompetens, kvalitet (rättssäkerhet) och kostnadseffektivitet inom området. 4 Expeditionstider Motala ska upprätthålla skäliga expeditionstider för telefonsamtal och besök. Handläggare ska också efter behov finnas på plats i kommunerna bl a i samband med föredragning av ärenden inför nämnd. Behovet ska bestämmas efter samråd med Kommunerna. För att möjliggöra mottagande av besök i Kommunerna förbinder sig dessa att tillhandahålla erforderlig och lämplig lokal för detta. Kommunerna förbinder sig vidare att på lämplig plats i respektive kommun tillhandahålla blanketter och informationsmaterial som rör verksamheten. Information ska också finnas på respektive kommuns hemsida. 5 Egendom Motala tillhandahåller och äger den egendom som används i verksamheten liksom lokaler i Motala för organisationens tjänstemän.

5 6 Försäkring Motala och Kommunerna svarar var och en för sig för tecknande av ansvarsförsäkringar för de ärenden som hör till respektive kommun. 7 Budget Den för ändamålet skapade tjänstemannaorganisationen är en del av Motalas organisation och dess budget utgör en del av Motalas budget. Socialnämnden i Motala ska årligen före fastställandet av sin egen budget samråda med Kommunerna beträffande samarbetsbudgeten. Förslaget till budget ska av Motala överlämnas till Kommunerna senast den 31 mars året före budgetåret. I underlaget för budget ska de kostnader tas upp som ska fördelas mellan de samverkande kommunerna. Budgetuppföljning under pågående räkenskapsår sker varje kvartal till samarbetskommunerna. 8 Underlag för kostnadsfördelning Motala upplåter lokaler och utrustning som behövs för verksamheten samt svarar för investeringar avseende lös egendom och samtliga personalkostnader. Följande kostnader ska utgöra underlag för kostnadsfördelning: - Lön och personalomkostnader -Personaladministration inkl försäkringar -Ekonomiadministration -Underhållskostnader IT -Telefoni -Företagshälsovård -Lokaler -Resor -Litteratur, kontorsmaterial, kopiering, porto -Kompetensutveckling -Övriga administrativa kostnader 9 Kostnader som ej ingår i fördelningen Kommunerna ska senast den 1 mars 2016 ha förvärvat och ha tillgång till IT-systemen AlkT och OL2. Kostnaden för inköp av licenser för detta system ska betalas av respektive kommun. Personal med adekvat utbildning motsvarande arbetsuppgifterna ska snarast rekryteras. Uppkommer innan samarbetet träder i kraft kostnader för annonsering och löne- och personalomkostnader för personal som rekryteras för Kommunernas behov ska dessa i samband med bokslutet för 2016 delas mellan Kommunerna i förhållande till befolkningsstorleken vid samarbetets ikraftträdande. Extraordinära kostnader i samband med beslut i ärenden såsom extern juridisk hjälp, ärenden i domstol m m bekostas av den kommun ärendet tillhör efter hörande av kommunen ifråga. 10 Avgifter Respektive kommun svarar själv för debitering och övrig administration av avgifter där sådana ska tas ut av sökande såsom ansöknings- och tillsynsavgifter.

6 11 Fördelningsmodell Budgeterade kostnader för organisationen ska preliminärt fördelas mellan samarbetskommunerna på så sätt att 90 % av kostnaderna delas efter respektive kommuns folkmängd och 10 % av kostnaderna efter ärendemängden året före budgetens fastställande. 12 Kostnadsfördelning 2016 Under perioden fr.o.m. mars 2016 t o m december 2016 fördelas de preliminärt beräknade kostnaderna om kr enligt nedan: Motala 38,5 % ( kr), Boxholm 4,9 % ( kr), Finspång 19,1 % ( kr), Mjölby 24,3 % ( kr), Vadstena 7,8 % ( kr), Ödeshög 5,3 % ( kr). 13 Preliminär inbetalning Ersättning enligt kostnadsfördelningsmodellen ska av Kommunerna till Motala betalas med en tredjedel av kostnaden senast den 31 januari, med en tredjedel av kostnaden senast den 30 april och en tredjedel av kostnaden senast den 31 augusti budgetåret. I samband med debiteringen ska Motala bifoga en översiktlig budgetuppföljning över verksamhetens utfall t o m månaden före förfallodagen. 14 Bokslut och fördelning av över/underskott Motala ska senast den 31 mars året efter budgetåret till Kommunerna redovisa föregående års räkenskaper för verksamheten. I samband med slutredovisningen ska verksamhetens kostnader för föregående år också slutregleras. Slutregleringen ska baseras på verklig kostnad i bokslutet. Vid underskott debiteras Kommunerna detta i samband med redovisningen av räkenskaperna. Vid överskott överförs detta till nästkommande verksamhetsår och tillgodoräknas då samverkanskommunerna i samband med den preliminära debiteringen i juni. Fördelning av över- och underskott sker med 90% enligt folkmängen i samarbetskommunerna och 10% enligt ärendemängden vid aktuellt verksamhetsårs slut. 15 Verksamhetsberättelse Motala upprättar varje år en verksamhetsberättelse över årets verksamhet som överlämnas till kommunerna i samband med räkenskaperna. 16 Utökning av antalet samverkanskommuner Om utökning av antalet samverkanskommuner aktualiseras ska Motala sammankalla Kommunerna. Det är Motala och Kommunerna som efter samråd och i samförstånd har att besluta om utökning av antalet samverkanskommuner ska ske och villkoren för detta. Utökning kan bara ske i samband med att detta avtal löper ut för förlängning. 17 Ersättningsanspråk För eventuella krav på ersättning för fel eller försummelse i verksamheten som kan komma att riktas mot Motala med anledning av utförande av uppgifterna enligt 1 svarar den kommun till vilken det aktuella ärendet hör enligt lag. Kommunerna äger inte rätt att föra regresstalan mot Motala med anledning av sådana ärenden. 18 Sekretess För vissa uppgifter i verksamheten gäller sekretess i enlighet med bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen. Motala svarar för att anställda tjänstemän i Motala informeras om dessa bestämmelser. 19 Tvist Tvist om tillämpning och tolkning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandlingar mellan kommunstyrelserna i samarbetskommunerna. Kan parterna inte enas ska tvisten avgöras av allmän domstol.

7 20 Avtalstid och uppsägning Detta avtal gäller från och med den 1 mars 2016 till och med den 31 december Uppsägning av detta avtal ska göras skriftligen senast 12 månader före avtalsperiodens utgång. Sker inte uppsägning är avtalet förlängt med fyra år varje gång. Uppsägning av avtalet gäller endast för den kommun som säger upp avtalet. För övriga fortsätter avtalet att gälla såvida omständigheterna inte är sådana att samarbetet uppenbarligen inte kan fortsätta. 21 Upphörande av samverkan I det fall samverkan enligt detta avtal upphör ska övriga samverkande kommuner, om de avser att anställa egen personal för handläggning av ärenden enligt 1, sträva efter att erbjuda handläggare i Motalas tjänstemannaorganisation anställning. I övrigt fördelas avvecklingskostnaderna på samma sätt som driftkostnaderna (se 9 ). Lämnar enstaka kommuner samarbetet svarar dessa för de kostnader inom samarbetet som uppstår i anledning av utträdet. 22 Force majeure Arbetsinställelse, blockad eller annan händelse utom parternas kontroll som medför att parterna inte, eller endast till onormalt höga kostnader, kan fullfölja sina skyldigheter enligt detta avtal, fritar parterna under den tid som förhållandena råder, från fullgörandet av i avtalet reglerade skyldigheter. 23 Ändring av avtalet Principiella ändringar av detta avtal förutsätter godkännande av behöriga organ i respektive kommun. 24 Avtalets giltighet Detta avtal gäller under förutsättning av att det godkänns av behöriga organ i respektive kommun. Detta avtal har upprättats i sex (6) exemplar varav parterna tagit var sitt. Motala den 2016 Boxholm den 2016 Finspång den Anne-Lie Liljedahl Socialnämndens ordförande Sven-Inge Arnell Socialdirektör Mjölby den 2016 Vadstena den 2016 Ödeshög den

8 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) Sida 47 KS/2016:75 Godkännande av avtal om samarbete avseende handläggning av ärenden beträffande serveringstillstånd, försäljning av folköl, försäljning av tobaksvaror, handel med receptfria läkemedel samt anordnande av automatspel Bakgrund Företrädare för kommunerna Motala, Mjölby, Vadstena, Ödeshög, Boxholm och Finspång har undersökt möjligheten till samverkan kring utredning, tillståndsgivning, tillsyn och uppföljning av serveringstillstånd samt områdena tobak, folköl och receptfria läkemedel. Omsorgsnämnden har från gruppen behandlat ett förslag till samverkansavtal och beslutat föreslå kommunstyrelsen att godkänna det. Arbetsutskottet beslutar att utan eget förslag hänskjuta ärendet till kommunstyrelsen för beslut. Beslutet skickas till: Akten Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande