HYLTE. Kommunfullmäktige sammanträde Handlingar till. Hyltebruk Kommunfullmäktige

Transkript

1 HYLTE Kommunfullmäktige Hyltebruk Handlingar till Kommunfullmäktige sammanträde

2 gsg,hylte Kommuntedningskontoret Marita Svensson, Ekonom Tfn: E-post: Ärendebeskrivning nämndsärende Beskrivning ändringar i underlaget Delårsbokslut 2011: Målet gällande amorteringen har omprövats gällande graden av uppfyllelse. God ekonomisk hushållning En ändring har gjorts i den samlade bedömningen av god ekonomisk hushållning. Kommunstyrelsen 2011 KS0057 Mellan kommunstyrelsens sammanträde och utskick av kallelse till kommunfullmäktiges sammanträde 29 september har en del uppgifter förändrats i dokumenten; Kvalitetsanalys 2011och Delårsbokslut 2011 i samband med revisorernas granskning av Delårsbokslut Resultat- och balansräkning samt noter Några poster (inte resultatet) i resultat- och balansräkningarna är justerade och det betyder att även ett par noter har justerats. Finansiella analysen Några nyckeltal i den finansiella analysen har också ändrats eftersom de påverkats av förändringen i balansräkningen. Finansiella mål Ovan ändringar medför att även resultatet av uppfyllelsen av det finansiella målet gällande soliditeten har förändrats. Kvalitetsanalys: Finansiella mål En förändring i balansräkningen har gjort att uppfyllelsen av det finansiella målet gällande soliditeten har fatt ett annat resultat. Målet gällande amorteringen har omprövats gällande graden av uppfyllelse. Sammanfattning Ovan ändringar av de finansiella målen medför att även den totala sammanställningen har ändrats. God ekonomisk hushållning En ändring har gjorts i den samlade bedömningen av god ekonomisk hushållning. Per Borg komm unchef Marita Svensson Ekonom Hylte kommun Storgatan 8 Tfn vx kommunen@hylte.se Postgiro Kommunledningskontoret Hyltebruk Fax Bankgiro

3 HYLTE Kommunfullmäktige Hyltebruk KALLELSE Kommunfullmäktige kallas till sammanträde: Plats: Forum, Hyltebruk Datum: Tid: k Till ersättare för kännedom Ärendelista: 1. Upprop 2. Val av justerare 3. Gemensam organisation för överförmyndarnas verksamhet KS 114/11 4. Upphävande av skolplan KS 116/11 5. Nationell IT-strategi för vård och omsorg KS 120/11 6. Policy för informationssäkerhet KS 124/11 7. Huvudmannaskap för vägföreningar KS 128/11 8. Uppföljning och redovisning Ekonomi Hylte kommun Delårsbokslut och budgetutfallsprognos 2, 2011 KS 130/11 9. Uppföljning och redovisning Kvalitet Hylte kommun Kvalitetsanalys 2011 KS 131/ Beviljande av lån till skidklubben Hylte KS 132/ Motion - utnyttjande av skolskjutsar 12. Motionssvar - Cykelbana mellan centrum och Alebo i Unnaryd KS 109/ Motionssvar - Utnyttjande av kommunens egna lokaler istället för att betala hyra med skattemedel KS 113/ Motionssvar - Utsändning från fullmäktiges sammanträden via webb-tv eller webb-radio via kommunens hemsida mm KS 135/ Samordnad fastighetsförvaltning KS 136/ Avsägelser a) ersättare i arbets- och näringslivsnämnden b) ersättare i omsorgsnämnden c) ersättare i fullmäktige d) revisor i samordningsförbundet i Halland 17. Val a) ersättare i arbets- och näringslivsnämnden b) ersättare i omsorgsnämnden c) revisor i samordningsförbundet i Halland 18. Meddelanden 19. Övrigt

4 Kommunfullmäktige HYLTE Hyltebruk Handlingarna fmns tillgängliga på kommunkontoret och på kommunens hemsida Allmänheten hälsas välkommen som åhörare. Karl-Anders Thorsson Carolina Winkler Ordförande Sekreterare

5 Kommunfullmäktige HYLTE Hyltebruk Gemensam organisation för överförmyndarnas Dnr 2011 KS0170 verksamhet Handlingar i ärendet som bifogas kallelsen: Protokollsutdrag KS 114/11 Tjänsteskrivelse (Per Borg / Carolina Winkler) Protokollsutdrag KSAU 179/11 Tjänsteskrivelse (Per Borg / Carolina Winkler) Samverkansavtal inklusive två bilagor Utredning "Förslag till samarbete kring Halmstads, Hyltes och Laholms kommuners överförrnyndarverksamhet"

6 HYLTE KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 11(40) 114 Gemensam organisation för överförmyndarnas verksamhet Dnr 2011 KS0170 Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade den 17 juni 2010 ( 47/10) att möjligheten att hitta en samarbetspartner avseende överförmyndaren skulle undersökas. Med anledning av beslutet har frågan om samverkan med en gemensam förvaltningsorganisation för Halmstad, Hylte och Laholrns kommuner utredits. Kommunfullmäktige har nu att fatta beslut om en gemensam organisation för överförmyndarverksamheten. Halmstad kommun föreslås bli värdkommun för den gemensamma överförmyndarorganisationen, som ingår i värdkommunens organisation och har sitt säte i Halmstad. Syftet med samarbetet är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet, rättssäkerhet och uppnå kostnadseffektivitet. Den gemensamma tjänstemannaorganisationen ska utföra de uppgifter som ankommer på överförmyndaren i respektive samarbetskommun och som kan delegeras av överförmyndare. Beslut som enligt lag inte kan delegeras ingår inte i samarbetet. Kostnaderna för den gemensamma organisationen ska fördelas mellan samarbetskommunerna utifrån kommunernas invånarantal per den siste december året före verksamhetsåret. Kostnaden i 2011 års prisnivå är 27:08 kr per invånare. Avtalet gäller från den 1 januari 2012 till och med den 31 december Utredningen utgör tillsammans med förslag till avtal mellan Halmstads kommun, underlag för ett definitivt ställningstagande i respektive kommuns fullmäktigesamling. Kommunstyrelsens arbetsutskottets beslutade , 179 uppdra åt kommunledningskontoret att till kommunstyrelsens sammanträde i september ta fram ett underlag där kostnaderna tydliggjorts. Beslutsunderlag Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott 179, Komplettering Per Borg/Carolina Winkler Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktiges beslut En gemensam organ:sation för överförmyndarverksamheten ska införas tillsammans med Halmstads och Laholms kommuner från den 1 januari Signatur j usterare Utdragsbestyrkande

7 HYLTE Kommunledningskontoret Carolina Winkler, kommunjurist Tfn: E-post: TJÄNSTESKRIVELSE Dnr :2011 KS0170 Kommunstyreisen Komplettering - gemensam organisation för överförmyndarnas verksamhet Sammanfattning Kommunstyrelsens arbetsutskott har gett kommunledningskontoret i uppdrag att till kommunstyrelsens sammanträde i september ta fram ett underlag där kostnaderna för en gemensam överförmyndarorganisation med Halmstads, Hyltes och Laholms kommuner tydliggjorts. Kostnaderna för Halmstads kommuns handläggning är i 2011 års prisnivå 27:08 per invånare. Kostnader som kvarstår för Flylte kommun är arvode för överförmyndare och ersättning till ställföreföreträdare. År 2010 var den totala kostnaden för dessa kr. Överförmyndarens arvode var år kr (exkl. sociala avgifter). Kommunen arvoderar överförmyndaren enligt : 15% av kommunstyrelsens ordförandes arvode. Arvodet står inte i relation till det faktiskt utförda arbetet av överförmyndaren. Det motsvarar 50%. Arvodet för år 2011 är kr (exkl. sociala avgifter). Om överförmyndaren arvoderades för faktiskt utfört arbete skulle arvodet år 2011 vara kr. En tilläggspremie för försäkring tillkommerdessutom på kr/år. Budget med 15% arvode för överförmyndaren: Halmstad kommun 2'78906 kr (beräknat på invånare) Kostnad år 2010 (arvoden överförmyndare, kr ställföreträdare mm)* Försäkring kr Totalt kr Hylte kommuns budge, ärt om överförmyndaren arvoderas med 50% för faktiskt utfört arbete och handläggning fortsatt sker i Hylte kommun: kr* Enligt ovanstående beräkning skulle kostnaden för samverkan med Halmstad kommun öka med kr per år om överförmyndaren arvoderades för faktiskt utfört arbete (50%.) *Arvode för överförmyndaren enligt 2011 års nivå men övriga kostnader enligt budgetutfall år För övrigt hänvisas till övriga handlingar i ärendet. Per Borg kommunchef Carolina Winkler kommunjurist Hylte kommun Kommunledningskontoret Storgatan 8 Tfn vx Hyltebruk Fax kik@hylte.se Postgiro Bankgiro

8 HYLTE KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 1 (2) 179 Gemensam organisation för överförmyndarnas verksamhet Dnr 2011 KS0170 Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade den 17 juni 2010 ( 47/10) att möjligheten att hitta en samarbetspartner avseende överförmyndaren skulle undersökas. Med anledning av beslutet har frågan om samverkan med en gemensam förvaltningsorganisation för Halmstads, Hyltes och Laholms kommuner utretts. Kommunfullmäktige har nu att fatta beslut om en gemensam organisation för överförmyndarverksamheten. Halmstads kommun föreslås bli värdkommun för den gemensamma överförmyndarorganisationen, som ingår i värdkommunens organisation och har sitt säte i Halmstad. Syftet med samarbetet är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet, rättssäkerhet och uppnå kostnadseffektivitet. Den gemensamma f.,ånstemannaorganisationen ska utföra de uppgifter som ankommer på överförmyndaren i respektive samarbetskommun och som kan delegeras av överförmyndare. Beslut som enligt lag inte kan delegeras ingår inte i samarbetet. Kostnaderna för den gemensamma organisationen ska fördelas mellan samarbetskommunerna utifrån kommunernas invånarantal per den siste december året före verksamhetsåret. Kostnaden i 2011 års prisnivå är 27:08 kr per invånare. Avtalet gäller från den 1 januari 2012 till och med den 31 december Utredningen utgör tillsammans med förslag till avtal mellan Halmstads kommun, underlag för ett definitivt ställningstagande i respektive kommuns fullmäktigesamling. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse (Per Borg/Carolina Winkler) Samverkansavtal inklusive två bilagor. Utredning "Förslag till Samarbete kring Halmstads, Hyltes och Laholms kommuners överförmyndarverksamhet" Kommunledningskontorets förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att en gemensam organisation för överförmyndarverksamheten ska införas tillsammans med Halmstad och Laholms kommuner från den 1 januari Yrkanden Lennart Ohlsson (C) yrkar bifall till kommunledningskontorets förslag men till kommunstyrelsens sammanträde i september ska kommunledningskontoret ha tagit fram ett underlag där kostnaderna är tydliggjorda.

9 HYLTE KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatunn Sida (2) Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet uppdrar åt kommunledningskontoret att till kommunstyrelsens sammanträde i september ta fram ett underlag där kostnaderna tydliggjorts. Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige besluta att en gemensam organisation för överförmyndarverksamheten ska införas tillsammans med Halmstads och Laholms kommuner från den 1 januari 2012.

10 gg,hylte Kommunleclningskontoret Carolina Winkler, kommunjurist Tfn: E-post: TJÄNSTESKRIVELSE Dnr :2011 KS0170 Kommunstyrelsen 1 (1) Gemensam organisation för överförmyndarverksamheten Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade den 17 j uni 2010 ( 47/10) att möjligheten att hitta en samarbetspartner avseende överförmyndaren skulle undersökas. Med anledning av beslutet har frågan om samverkan med en gemensam förvaltningsorganisation för Halmstad, Hylte och Laholms kommuner utredits. Kommunfullmäktige har nu att fatta beslut om en gemensam organisation för överförmyndarverksamheten. Halmstad kommun föreslås bli värdkommun för den gemensamma överförmyndarorganisationen, som ingår i värdkommunens organisation och har sitt säte i Halmstad. Syftet med samarbetet är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet, rättssäkerhet och uppnå kostnadseffektivitet. Den gemensamma tjänstemannaorganisationen ska utföra de uppgifter som ankommer på överförmyndaren i respektive samarbetskommun och som kan delegeras av överförmyndare. Beslut som enligt lag inte kan delegeras ingår inte i samarbetet. Kostnaderna för den gemensamma organisationen ska fördelas mellan samarbetskommunerna utifrån kommunernas invånarantal per den siste december året före verksamhetsåret. Kostnaden i 2011 års prisnivå är 27:08 kr per invånare. Avtalet gäller från den 1 januari 2012 till och med den 31 december Utredningen utgör tillsammans med förslag till avtal mellan Halmstads kommun, underlag för ett definitivt ställningstagande i respektive kommuns fullmäktigesamling. Beslutsunderlag Samverkansavtal om gemensam organisation för överförmyndarnas verksamhet inkl. två bilagor. Utredning "Förslag till Samarbete kring Halmstads, Hyltes och Laholms kommuners överförmyndarverksamhet. Kommunledningskontorets förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att en gemensam organisation för överförmyndarverksamheten ska införas tillsammans med Halmstad och Laholms kommuner från den 1 januari Per Borg kommunchef Carolina Winkler kommunjurist Hylte kommun Kommunledningskontoret Storgatan 8 Tfn vx Hyltebruk Fax klk@hylte.se Postgiro Bankgiro

11 Samverkansavtal om gemensam organisation för Överförmyndarnas verksamhet Bakgrund Detta avtal reglerar samarbet- mellan Halmstads kommun (värdkommun), orgnr , Laholms kommun, orgnr , och Hylte kommun, orgnr , avseende gemensam organisation för utförande av lagstadgad överförmyndarverksamhet i kommunerna. Syftet med samarbetet är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet, rättssäkerhet och uppnå kostnadseffektivitet. 1 Organisation/ansvarig arbetsgivare Halmstads kommun är värdkommun för den gemensamma överförmyndarorganisationen, som ingår i värdkommunens organisation. Anställningsmyndighet för de tjänstemän som ingår i den gemensamma organisationen är således Halmstads kommun. Den gemensamma organisationen har sitt arbetsställe och säte i Halmstad. Då tjänstemannaorganisationen utför arbete åt flera kommuner ska anställningsförfarandet utföras i samråd mellan värdkommun och samarbetskommuner. Om samarbetet utökas till att omfatta ett större antal kommuner i Halland kan det bli nödvändigt med arbetsställe för del av organisationen i annan kommun än Halmstads kommun. 2 Omfattning Den gemensamma organisationen ska utföra de uppgifter som ankommer på överförmyndaren och överförmyndarnämnden i respektive samarbetskommun och som kan delegeras av överförmyndare respektive nämnd till tjänsteman. Beslut som enligt lag inte kan delegeras ingår inte i samarbetet. Respektive samarbetskommun utser överförmyndare eller överförmyndarnämnd som till tjänstemännen i den gemensamma organisationen delegerar rätten att fatta beslut på överförmyndarens vägnar. I fortsättningen benämns överförmyndare och överförmyndarnämnd enbart överförmyndare. Överförmyndare kan delegera beslutanderätt i alla ärenden utom framställning eller yttrande till kommunfullmäktige, beslut om att entlediga eller skilja en god man eller förvaltare från uppdrag samt beslut om att häva avtal om sammanlevnad i oskiftat bo eller föreläggande av vite. Delegation kan inte heller ske om samtycke, tillstånd, förordnande, upphörande eller entledigande i ett visst fall inte bör meddelas eller beslutas avseende god man eller förvaltare. Arvoden och kostnadsersättn,ngar åt gode män och förvaltare ingår inte i samarbetet utan för detta svarar respektive samarbetskommun, liksom för rekryteringen av nya gode män, förvaltare och förordnade förmyndare.

12 - För samarbetet ska det finnas en gemensam tjänstemannaorganisation med ansvar för följande. Samtliga de uppgifter som åligger en överförmyndare och som delegerats till tjänstemän i den gemensamma organisationen enligt 19 kap 14 föräldrabalken eller annan lagstiftning. Samtliga uppgifter i övrigt som en överförmyndare ska svara för och som inte enligt ovan är beslutsfattande t ex överförmyndarens tillsynsverksamhet över ställföreträdare. dvs gode män, förvaltare och förmyndare, enligt 16 kap föräldrabalken. Vid beslut som inte är delegeringsbara ska den gemensamma organisationen efter föredragning av ärendet, muntligt eller skriftligt, lägga fram förslag till beslut och svara för dokumentation. Den gemensamma or anisationen ska besluta om arvoden och kostnadsersättningar enligt respektive överförmyndares riktlinjer när besluten är delegeringsbara. Arvoden och kostnadsersättningar ska däremot utbetalas av respektive kommun, som också står för kostnaden i den mån inte huvudmannen gör detta. All erforderlig dokumentation i personakter, register- och annan diarieföring. Introduktion och utbildning av ställföreträdare. Information och samverkan med överförmyndaren i respektive kommun om löpande förändringar, statistik, budgetuppföljning etc. Fullgörande av i framtiden samtliga ställda lagkrav på överförmyndarverksamheten. Det ankommer på varje samarbetskommun att sörja för att delegationsbeslut fattas så att beslutförhet uppkommer för ifrågavarande tjänstemän och de i avtalet angivna arbetsuppgifterna blir möjliga att genomföra. Om väsentliga förändringar sker till följd av ändrad lagstiftning eller om en väsentlig ökning sker av ärendemängden ska en justering ske av budgeten för att uppgifterna ska kunna fullgöras. 3 Bemanning och organisationsplan För att kunna uppnå de fördelar som är syftet med samarbetet erfordras en organisation om minst fem heltidstjänster. Organisationen ska så långt möjligt bemannas med god kompetens. Verksamhetschefen bör vara jurist. Handläggare ska ha relevant högskoleutbildning (jurist, ekonom eller socionom) eller likvärdig kompetens genom relevant erfarenhet och assistent annan god erfarenhet/utbildning inom området. För den gemensamma organisationen gäller vid avtalets ingående den organisationsplan som bilagts detta avtal, bilaga 1. 4 Expeditionstider och tillgänglighet Den gemensamma organisationen ska ha en god tillgänglighet och det ska finnas expeditionsoch telefontider tio timmar per vecka fördelat på minst fyra dagar. Information ska finnas på hemsida och informationsmaterial ska finnas i respektive kommun. Den gemensamma organisationen ska när så erfordras kunna ta emot besök, informera och utbilda ställföreträdare på plats i någon av de samverkande kommunerna, som då också kostnadsfritt tillhandahåller kommunal lokal. Om fasta expeditionstider ska upprätthållas i respek- 2

13 tive samarbetskommun ordrk,s den genom respektive kommuns överförmyndare. Fasta expeditionstider i respektive kommun ingår inte i budgeten. 5 Organisationens namn Den gemensamma organisationen ska ha ett namn och en gemensam logotype så att separata brev, informationsmaterial mm inte behöver användas för respektive kommun. Namnet på den gemensamma organisationen fastställs under interimsarbetet i samverkan mellan de som ansvarar för avtalsvården. 6 Administrativa rutiner/akter Värdkommunen ansvarar för den löpande administrationen och svarar för val av verksamhetssystem/datasystem som ska finnas enligt förmynderskapsförordningen. Samråd ska ske med överförmyndarna med hänsyn till deras registeransvar. Datasystem och register som förs av den gemensamma organisationen ska ständigt ajourhållas. Akter ska förvaras hos värdkommunen i enlighet med gällande arkivlagstiftning. Då ärende upphört ska personakt förvaras i värdkommunens närarkiv under tre år eftersom tidsfristen för talan mot handläggningen lörer under denna tid. Därefter ska personakt överlämnas enligt respektive samarbetskommuns dokumenthanteringsplan till slutarkivering i respektive kommun. 7 Budget Värdkommunen ska för den gemensamma organisationen årligen upprätta och fastställa budget i samråd med övriga samverkande kommuner. Överförmyndarna är kontaktperson. Förslag till budget ska av värdkommunen tillställas övriga samverkande kommuner senast den 15 mars året innan verksamhetsåret. Om lagändringar gör det omöjligt att förutse resursbehovet först senare får förslaget kompletteras. Kostnaden i 2011 års prisnivå är 27:08 kr per invånare och kalkylen redovisas i bilaga 2. Denna nivå bildar utgångspunkt för att budgeten för första driftåret 2012 ska kunna räknas fram. 8 Kostnadsfördelning Kostnaderna för den gemensamma organisationen ska fördelas mellan samarbetskommunerna utifrån kommunernas invånarantal per den siste december året före verksamhetsåret. Anser endera kommun att fördelningsnyckeln enligt ovan är oskälig äger vederbörande kommun uppta förhandlingar med de övriga kommunerna i denna fråga (se 15). Träffas överenskommelse om annan fördelning av organisationens kostnader efter det att part begärt förhandlingar i frågan, anses avtalet inte uppsagt utan löper vidare med överenskommen fördelning. Kan överenskommelse inte träffas gäller vad som stadgas i 14 och Underlag för kostnadsfördelning Värdkommunen anställer personal, upplåter erforderliga lokaler och utrustning samt svarar för erforderliga investeringar avseende lös egendom och står för alla kostnader enligt upprättat 3

14 budgetförslag. Budgeten är en rambudget och inte anslagsbunden på olika kostnadsslag. Kostnader för arvoden och ersättningar till ställföreträdare belastar dock respektive samverkanskommun som också står för utbetalning av arvoden och ersättningar. Respektive kommun svarar också för arvode och ersättningar till överförmyndare och ersättare. Statsbidrag för ställföreträdarkostnader för barn enligt lagen om god man för ensamkommande barn tillfaller respektive samverkanskommun. I underlag för budget ska de i,ostnader/investeringar tas upp som ska fördelas mellan samarbetskommunerna, se bilaga Fakturering Värdkommunen fakturerar vardera samverkanskommunen helårsvis i förskott. Betalning ska ske senast 30 dagar efter fakturans ankomstdatum. 11 Ekonomisk redovisning och överskott Värdkommunen ska årligen till samarbetskommunerna före den 31 januari redovisa föregående års räkenskaper. Om överskott/underskott uppstår och samarbetskommun anser att överskott/underskott är orimligt stora gäller vad som stadgas avseende utvärdering/omförhandling i Förändring av samarbetet Utökning av omfattningen ( 2) enligt detta avtal ska ske efter samråd och godkännande av samarbetskommunerna. Om utökning med samarbetskommuner aktualiseras ska samtliga befintliga samarbetskommuner sammankallas. Det är samarbetskommunerna, i full enighet, som har att besluta om huruvida utökning av antalet samarbetskommuner ska ske eller ej samt villkor för en utökning. 13 Avtalsvård och förändringar av avtalet Den löpande avtalsvården sköts av respektive samarbetskommuns överförmyndare eller den tjänsteman överförmyndarenämnden utser. Det är således överförmyndaren i respektive kommun som den gemensamma organisationen samråder med då detta erfordras. Denne har förhandlingsrätt om inte den samverkande kommunen utser någon annan. Tillägg och ändringar av detta avtal ska ske skriftligen för att vara gällande. Tillägg till avtalet gäller framför grundavtalet. 14 Utvärdering/omförhandling Avtalet (inkluderar verksamhet och ekonomi) ska årligen utvärderas. Att särskilt beakta vid utvärderingen är att verksamheten ska bedrivs med hög kvalitet och rättssäkerhet. Verksamheten ska bedrivas så kostnadseffektivt som möjligt. Det är samarbetskommunernas gemensamma ansvar att säkerställa att årlig utvärdering sker. Värdkommunen ska ta fram statistikuppgifter, underlag for verksamhetsberättelse samt tertialvis redovisa bokslut och årsprognos. 4

15 Omförhandling av avtalet kan begäras hos värdkommunen som ansvarar för att alla samverkande kommuner kallas till överläggning. Ändringar av avtalet ska beslutas av de samverkande kommunerna gemensamt. Om samarbetskommunerna efter omförhandling inte kan enas om ändringar/tillägg, vilka för sin giltighet ska ske enligt 15, gäller avtalet på oförändrade villkor intill dess att avtalet upphör för samarbetskommun enligt vad som stadgas i bestämmelsen om uppsägning ( 19). 15 Samverkan med överförmyndare och den gemensamma organisationen Samarbetskommunerna har genom sina överförmyndare rätt till löpande insyn i den gemensamma organisationens verksamhet och de personärenden som är hänförliga till den egna kommunen. Överförmyndarna ska medverka vid flera träffar under året för att få information/utbildning då det är viktigt att de har en övergripande kunskap inom arbetsområdet. Detta förutsätts för att överförmyndarna ska kunna samverka med den gemensamma organisationen och fatta de beslut som erfordras. Överförmyndarna ansvarar för anskaffande av ställföreträdare i respektive kommun. De ska vidare vara tillgängliga per telefon för den gemensamma organisationen under överenskommen tid varje vecka. 16 Överlåtelse av avtal Detta avtal får inte överlåtas på annan utan skriftligt medgivande från övriga samarbetskommuner. 17 Tvist Tvist ska i första hand lösas genom förhandlingar mellan parterna. Om detta visar sig ogörligt ska tvist prövas av allmän domstol. 18 Force Majeure Part är befriad från att fullgöra skyldighet enligt detta avtal endast om utförande hindras eller oskäligt betungas på grund av händelser utanför partens kontroll samt att dessa händelser ej kunnat förutses. Sådan befrielsegrund kan utgöras av exempelvis naturkatastrof, krigsutbrott eller strejker bortom partens kontroll. Befrielsegrund får ej åberopas med mindre än parten kan visa att alla skäliga åtgärder för att undanröja eller begränsa hindrets verkan vidtagits och att part efter att hindret undanröjts försökt fullgöra sitt åtagande. 19 Avtalstid och uppsägning Avtalet gäller från den 1 januari 2012 till och med den 31 december Den senare tidpunkten sammanfaller med förtroendevaldas mandatperiod. Interimsorganisationen sköts av värdkommunen enligt nedan med start under Ansvaret för handläggning och beslut gäller från 1 januari Om samarbetsavtalet inte skriftligen sägs upp av samarbetskommun 5

16 senast 15 månader före avtalstidens utgång förlängs avtalet med fyra år för varje gång med 15 månaders uppsägning. Uppsägningen ska ställas till Halmstads kommun. Uppsägning av avtalet gäller endast för den samarbetskommun som säger upp avtalet. För övriga fortsätter samarbetsavtalet att gälla såvida omständigheterna inte är sådana att samarbetet uppenbarligen inte kan fortsätta. Uppsägningstiden om 15 månader ska ses mot bakgrund av att värdkommunen ska få rimlig tid för anpassning av sina personalresurser. 20 Samarbetets upphörande I det fall den gemensamma organisationen upphör fördelas tillgångar och avvecklingskostnader på samma sätt som kostnaderna för organisationens verksamhet enligt 9. Då organisationens personal är anställda av värdkommunen åligger det övriga samverkande kommuner vid avtalets upphörande, om de avser att anställa personal för handläggning av sin överförmyndarverksamhet, att erbjuda handläggare i den gemensamma organisationen anställning. Personakter och register ska överlämnas till den kommun med vilken samverkan upphör. 21 Interimsorganisation och överlämnande Värdkommunen måste under 2011 börja rekrytering av personal, anpassa lokaler, datasystem och material/inventarier för den gemensamma organisation för att kunna vara operativa till den 1 januari Arbete måste göras för att förbereda konvertering av uppgifter i datasystern. Informationsmaterial och blanketter för den nya organisationen måste tas fram liksom information till ställföreträdare, huvudman och myndigheter. Delegationsordning och om möj ligt gemensamma arvodesriktlinjer måste arbetas fram i samverkan med överförmyndarna. Akter ska flyttas fysiskt. I utredningen har införandetiden beräknats till fem arbetsmånader. Därtill kommer nyanställning av en handläggare med start senast en månad innan 1 januari 2012 eftersom organisationen måste fungera från första dagen. Överförmyndarna i de samverkande kommunerna och berörda tjänstemän måste medverka genom att mer komplicerade ärenden överlämnas genom kompletterande kort muntlig information. Kostnader uppstår även för överföring av digitala och manuella registeruppgifter, tryckning och flytt. Det erfordras därför en interimsorganisation vilken kommer att få kostnader hänförliga till år Samarbetskommunerna godkänner att värdkommunen omgående inrättar en gemensam interimsorganisation som påbörjar sitt arbete under år Interimsorganisationen omfattas av vad som stadgas i detta avtal för den permanenta organisationen. Kostnader för interimsorganisationen ska därför fördelas mellan samarbetskommunerna enligt vad som stadgas i detta avtal, 8. Det noteras att såvida samarbetskommun har anställd handläggare (tjänsteman) åvilar det värdkommunen enligt 6b LAS I och skyldigheterna vid övertagande av verksamhet att överta denna personal. Handläggande tjänsteman i Laholms kommun går dock i pension un- Lagen om anställningsskydd 6

17 der år 2011 och då Hylte kommun inte har anställd handläggare kommer det att erfordras nyanställningar. De samverkande kommunerna förbinder sig att fram till 31 december 2011 handlägga ärenden och utöva tillsyn i full utsträckning. De ärenden som överlämnas får inte vara äldre än tre månader dvs om ärendet initierats före 1 oktober 2011 ska det slutföras av respektive kommuns överförmyndarorganisation om inte annat överenskommes med den gemensamma organisationen. I annat fall ska ersättning utges med 300 kr/tim till värdkommunen. 22 Avtalets giltighet Detta avtal gäller under förutsättning av beslut om godkännande av kommunfullmäktige i samtliga samverkande kommuner. 23 Originalavtal Detta avtal har upprättats i tre original varav parterna tagit var sitt. Datum Datum Ort: Ort: Datum Ort: 7

18 Organisationsskiss Överförmyndarverksamheten Bilaga 1 Kanslichef 1,0 (fn 0,8) Handläggare relevant erfarenhet 1,0 (fn 0,9) Handläggare ekonomisk inriktning rekryteras 1/10 1,0 Handläggare jurist/ekonom/socionom Rekryteras 1/12 1,0 Assistent 0,8 Handläggare ekonom/granskare Timanställd vid behov (fn 0,5) Assistent timanställd vid behov

19 BUDGET 2011 Nettobudget stadskontoret - vht 031 (tkr) Konto varav Överförmyndarkansliet Att fördela - 25 % (tkr) Antal tillsvidareanställda* 5016 Barn- och ungdomsförvaltningen Byggnadskontoret Fastighetskontoret Hemvårdsförvaltningen Kulturförvaltningen Miljö- och hälsoskyddskontoret Räddningstjänsten Servicekontoret Socialförvaltningen Samhällsbyggnadskontoret Stadskontoret varav Overförmyndarkansliet 5 *. 674 Teknik- och fritidsförvaltningen Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Överförmyndarkansliets andel av gemensam administration * "*Antal 2012 vid sammanslagning Antal invånare 799 Halmstad Hylte Laholm Budget Överförmyndarkansliet (exkl arvoden mm) Gemensam fördelad budget stadskontoret OH ledning, styrning, stöd (enligt konkurrensriktlinjer) % Kostnad/invånare 27, Att debitera Hylte % Laholm %

20 Konto (T) Bidrag till föreningar, företag m fl Arvode ordförande Grundarvode Ers förlorad arbetstjänst Sammanträdes och förrättningsarvode Löner till arbetstagare Arvode till uppdragstagare PO-pålägg arbetad tid Bilersättningar Omkostnadsersättningar Avgift för kurser m m Hyra inventarier Hyra av datorutrustning (kommuninternt) Böcker, tidningar, facklitteratur Kontorsmateriel Trycksaker IT-program m m / Datasystem och dataarbete Övriga främmande tjänster Tele- och IT-kommunikation Datakommunikation Porto Resekostnader Representation Reklam och information Avgifter Avskrivning maskiner och inventarier Internränta Objekt Objekt (T) Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Överförmyndaren Budget Köp av skanningtjänster Lokalhyror Hyra kopieringsmaskin Hyra av datorutrustning (kommuninternt) Kontorsmateriel Övriga främmande tjänster Porto Avskrivning maskiner och inventarier Internränta Rådhusets reception, verksamhetsservice, posthantering 2401 Stadskontor gemensamt 2401 Stadskontor gemensamt Stadskontor gemensamt Stadskontor gemensamt 2401 Stadskontor gemensamt Stadskontor gemensamt *** 2401 Stadskontor gemensamt Stadskontor gemensamt Stadskontor gemensamt IT-drift stadskontoret Att fördela (5/99) (antal tillsvidareanställda) I

21 Förslag till Samarbete kring Halmstads, Hyltes och Laholms kommuners överförmyndarverksamhet

22 Innehåll Uppdrag Vad är överförmyndarverksamhet? Utvecklingstendenser inom verksamheten Nuläget i Hallandskommunerna Varför samarbeta? Mål och sökta effekter Hur samarbeta? Avgränsningar och förutsättningar Avtal ssamarbete Avtalssamarbete kring flera tjänstemannaorganisationer Avtalssamarbete kring punktinsatser/områden

23 1. Utredningsuppdraget Kommuncheferna i Halmstad, Hylte och Laholm har enats om att kommunerna tillsammans ska utreda frågan om samverkan med en gemensam förvaltningsorganisation. Varje kommunchef har utsett sin representant i en utredningsgrupp. Avsikten är att förslaget ska läggas fram för respektive kommun. Utredningen beskriver syftet med en gemensam förvaltningsorganisation och ger en översiktlig bild på vilket sätt en sådan organisation kan utformas. Utredningen utgör tillsammans med förslag till avtal med Halmstads kommun, som föreslås bli värdkommun, underlag för ett definitivt ställningstagande i respektive kommuns fullmäktigeförsamling. Det är viktigt att poängtera att det främsta incitamentet för en gemensam och professionaliserad förvaltningsorganisation är att kunna möta de skärpta kraven på rättsäkerhet. Den föreslagna organisationen minskar också sårbarheten genom att svårigheterna att rekrytera och behålla kompetenta överförmyndare eller handläggare motverkas. Med utgångspunkt från nu rådande situation bedöms en gemensam organisation inte innebära några direkta ekonomiska besparingar. En förklaring till detta kan bl a vara att de som handlägger överförmyndarfrågorna idag inte ersätts fullt ut, eller inte redovisar fullt ut för den tid de lägger ner på uppdraget. En gemensam förvaltningsorganisation bör dock på sikt ge sådana kvaliteter och synergieffekter att den initialt högre kostnaden kan motiveras. 2. Vad är överförmyndarverksamhet? I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd. Överförmyndaren är en kommunal tillsynsmyndighet för kommunens gode män, förvaltare och förmyndare. Överförmyndarens uppdrag är att motverka rättsförluster för personer som själva inte kan tillvarata sin rätt. Som alla myndigheter lyder överförmyndaren under förvaltningslagen. För övrigt är det i första hand regler i föräldrabalken som styr verksamheten. Verksamheten är en av de mest juridiskt komplicerade verksamheterna i en kommun och är inte möjlig att sköta på ett korrekt sätt utan tillgång till juridisk kompetens. Verksamheten handlar också mycket om ekonomi och är kontaktintensiv med regelbundna kontakter med både offentliga och privata aktörer. Exempel är socialtjänst, sjukvård, kronofogdemyndighet, skattemyndighet, banker, mäklare och försäkringsbolag. Länsstyrelsen svarar i sin tur för den statliga tillsynen av att överförmyndarna följer gällande regler. Denna tillsyn är viktig för att värna om huvudmännens (de personer som har ställföreträdare i form av god man, förvaltare eller förmyndare) intressen och för att säkerställa deras likabehandling och rättssäkerhet. Trots ett starkt stöd i lagrtiftningen lever verksamheten en relativt anonym och okänd tillvaro i den kommunala organisationen. 1 de mindre kommunerna bedrivs ofta verksam-

24 heten av en ensam överförmyndare utan kommunal service. I de större kommunerna är det vanligare att det finns en överförmyndarnämnd som har hjälp av handläggare/kansli. Halmstads kommun har beslutat att från 1 januari 2010 ersätta överförmyndarnämnden med överförmyndare, i Hylte kommun finns sedan tidigare en överförmyndare och i Laholms kommun överförmyndarnämnd som har hjälp av handläggare/kansli. Överförmyndarens uppgift är en grannlaga och självständig syssla. Uppdraget kräver engagemang, noggrannhet och integritet. Uppdraget har med åren blivit mer komplext i och med större och tydligare krav i lagstiftningen samt fler och svårare klienter 3. Utvecklingstendenser inom verksamheten Överförmyndarens verksamhet har ökat betydligt under senare år medan resurserna varit i stort oförändrade. Ökningen gäller både omfattning och komplexitet. Antalet ställföreträdarskap växer snabbt. Av Riksrevisionens granskningsrapport 2006 framgick att mellan åren 2000 och 2004 ökade t ex antalet godmanskap pga hälsoskäl med 9 % (från till ) sett över hela landet. Under samma period ökade antalet förvaltarskap med mer än 30 % (från till 6 258). Sett i ett längre tidsperspektiv bedöms antalet ärenden fyrdubblats i större kommuner sedan mitten av 80-talet medan ökningstakten i mindre kommuner varit något lägre. Orsaker till ärendeökningen är bl a att antalet äldre ökat samt ädel- och psykädelreformen. Av Riksrevisionens uppföljningsrapport 2009 framgår att expansionen fortsätter. Expansionen innebär bl a att nya grupper med ny och alltmer komplex problematik tillförs överförmyndarnas verksamhet. Ett exempel är det växande antalet ensamkommande flyktingbarn. Ett annat är de så kallade dubbeldiagnoserna inom psykiatrin. Det kan bedömas att utvecklingen i Hallandskommunerna inte avviker från utvecklingen i landet i stort. I Halmstads kommun har det sammanlagda antalet godmanskap och förvaltarskap ökat med 26 % från 462 år 2000 till 583 år Ökningen av förvaltarskap är anmärkningsvärd, från 36 år 2000 till 89 år I Laholms kommun ökade antalet godmanskap med 52 %, från 124 år 2004, till 189 år Antalet förvaltarskap har under samma tid ökat från 4 till 9. Resurserna i form av personal och ekonomiska förutsättningar har under samma period ökat i betydligt mindre omfattning. I Riksrevisionsverkets rapporter riktar verket kritik mot Länsstyrelserna för brister i bl a inspektionsfrekvens, kw.ätetsbrister i inspektionerna m m. Efter första rapporten har regeringen tagit flera initiativ till förändrad reglering för att stärka Länsstyrelsernas tillsyn över överförmyndarna. Regeringens insatser har däremot inte tillräckligt uppmärksammat och hanterat behovet av en stärkt bevakning av likabehandling och rättssäkerhet för den enskilde. JO har under senare år i allt större omfattning granskat överförmyndarnas verksamhet och därvid konstaterat flera problem. JO framhåller att verksamheten är behäftad med en högre frekvens av JO-kritik, och i vissa fall allvarligare kritik, än i andra ärendegrupper. JO konstaterar vidare stora kompetensskillnader bland utövarna liksom att kvaliteten i verksamheten är mycket skiftande mellan olika kommuner. Riksrevisionen drar i rapporterna bl a slutsatsen att lagstiftning om överförmyndarnas kompetens bör införas. 4. Lagstiftning

25 Överförmyndarverksamheten regleras främst av bestämmelser i föräldrabalken. Lagtexten fick nu gällande utformning Ett lagförslag (SOU 2004:112) som har varit under remissbehandling innehåller förslag om utökning av överförmyndarnas uppgifter och ansvar. Förslaget innebär bl a att överförmyndaren blir solidayiskt skadeståndsansvarig med ställföreträdarna och att överförmyndaren ska upprätthålla jourverksamhet. Antas förslaget förstärks behovet av en uppgraderad verksamhet som säkerställer tillgången på de kompetenser som erfordras. Den 1 januari 2009 började en ny lag (2008:910) om ändringar i föräldrabalken gälla. Förändringarna innebär att fier arbetsuppgifter har tillkommit. Flera lagförändringar förväntas av lagförslaget (SOU 2004:112). Bl a finns ett förslag att överförmyndarna ska överta vissa uppgifter som idag ligger på Tingsrätten. 5. Problemformulering I den utredning som föregått regeringens proposition 2007/08:150 görs ett allmänt konstaterande att det behövs förändring för att åtgärda svagheter i överförmyndarorganisation och ärendehantering. Det anses bl a nödvändigt att åstadkomma förbättringar i organisationen och att säkerställa kompetensen hos överförmyndarna. Utredningen påtalar också att överförmyndarna i allmänhet anser sig ha för små resurser för att klara verksamheten på ett tillfredsställande sätt. Det finns, menar utredningen, fog för att inom kommunerna överväga en prioritering av överförmyndarsysslorna, bl a för att undvika ökade kostnader inom den soc:ala sektorn. Utredningen konstaterar också att kravet på överförmyndarna och tjänstemännens utbildningsnivå kommer att öka. Granskningen som utförts av Riksrevisionen och JO visar på en anmärkningsvärd omfattning av brister i verksamheten på nationell nivå. En förklaring kan, enligt Riksrevisionen, vara avsaknad av erforderlig kompetens. Lagen ställer inga formella kompetenskrav på överförmyndarna, trots att dessa har att tolka och tillämpa en komplicerad lagstiftning. Bristerna leder i slutändan till rättsförluster för de huvudmän som samhället åtagit sig att skydda. De svårigheter som förekommer inom verksamheten är följande Uppdraget är självständigt/ensamt Uppdraget innebär ett mycket stort ansvar Uppdraget är komplext och blir allt mer komplext med tiden Det är svårt att upprätthålla kompetensutveckling Under denna mandatperiod står Hylte och Laholm inför pensionsavgångar inom överförmyndarverksamheten. Sammantaget ger detta en bild som visar på behov av kompetenshöjande åtgärder och mer resurser inför mandatperioden. 6. Nuläget i några av Hallandskommunerna En kartläggning av Halmstads, Laholms och Hylte kommuns verksamhet har utförts på antal ärenden, värdet av förvaltad egendom, personalresurs och verksamhetens nettokostnad.

26 Den samlade personalresursen uppgår till ca 4,5 årsarbetare. Volymen inkluderar förtroendevald och tjänstemän men inte beräknad stödtid från kommunjurister och ersättare. Antalet aktiva ärenden uppgår till ca 1 200, och värdet av förvaltad egendom till ca 400 Mkr för Halmstad och Laholm, för Hylte flnns inga uppgifter om förvaltad egendom. Den samlade nettokostnaden för verksamheten uppgår till ca 5,5 Mkr (inklusive arvoden till ställföreträdare). 7. Varför samarbeta? Tendensen är att antalet arenden ökar och att verksamheten blir alltmer komplex. De personella och resursmässiga förutsättningarna i övrigt har inte ökat i samma takt. Hallandskommunernas överförmyndarverksamhet bärs idag upp av kunnig och erfaren personal, men tillgången till t ex juridisk spetskompetens varierar. Sammantaget är verksamheten idag sårbar, om än i varierande grad. Kraven på verksamheten väntas fortsätta öka. Följande faktorer utgör de främsta argumenten för en gemensam organisation Uppdragets kompexitet Ökade krav genom reviderad lagstiftning Fler och tyngre ärenden Kompetensförsörjningsfrågan, såväl juridisk som ekonomisk Rättssäkerhet Underlätta rekrytering av ställföreträdare Stringent förvaltningsorganisation Kontinuitet och minskad sårbarhet Därutöver kan det förväntas ökade krav efter en uppföljningsgranskning (RiR 2009:31/ ) som Riksrevisionen genomfört av den tidigare granskningen av Länsstyrelsernas tillsyn av överförmyndare (RiR 2006:5). Granskningen visar att Regeringens insatser inte tillräckligt uppmärksammat och hanterat behovet av en stärkt bevakning av likabehandling och rättsäkerhet för den enskilde. Granskningen visar även på flera påfrestningar i överförmyndarnas verksamhet. De svåra fallen ökar och det befmtliga systemet för överförmyndarnas verksamhet utmanas. Vid ingående i en gemensam förvaltningsorganisation ska varje kommun utse en överförmyndare. Om en kommun vill ha en nämnd istället för en överförmyndare, så kan det lösas också. En överförmyndare innebär en minskning av administrationen (sammanträden mm) och en snabbare handläggning av ärendena. Den bärande iden är dock att allt som får delegeras också ska delegeras till förvaltningsorganisationen. I praktiken är det endast ett fåtal uppgifter som inte får delegeras. De beslut som inte får delegeras till förvaltningsorganisationen är följande: Avslagsbeslut Entledigande eller skiljande av god man eller förvaltare från uppdrag

27 Föreläggande om vite Beslut att häva avtal om samlevnad i oskiftat bo Yttrande till kommunfullmäktige Även beslut i tveksamma fall ska underställas överförmyndaren. 6 Modell för samverkan Förslaget är att det ska bildas en gemensam förvaltningsorganisation som upprätthålls genom avtal med värdkommunen Halmstad och respektive kommun som önskar ingå i detta samarbete. Avtal mellan parterna ska omfatta följande delar Värdkommunens ansvar för personal och verksamhetens utförande Principer för budget och kostnadsfördelning Delegation av alla tillåtna uppgifter till förvaltningsorganisationen Lokal upplåtelse av besökslokaler för överförmyndarens och förvaltningsorganisationens besöksverksamhet Fördelning av besöks- och telefontider. Rätten att sluta samverkansavtal följer den allmänna kommunala kompetensen. Avtalet ska godkännas av respektive fullmäktigeförsamling. 7 Förvaltningsorganisationens uppgift Den bärande idén med gemensam förvaltningsorganisation är att så många uppgifter som möjligt delegeras från respektive överförmyndare. Det innebär att förvaltningsorganisationen ska utföra följande uppgifter: Utförande av samtliga uppgifter enligt delegation från överförmyndarna Utöva tillsyn över gode män, förvaltare och förmyndare Bereda sådana ärenden som ej kan delegeras Granska och förvara akter under minst tre år Biträda kommunerna med utbildning av ställföreträdare Ansvara för eventuellt kommande lagkrav på jourtjänstgöring Avge regelbunden kommunspecifik lägesrapport Informera överföl.nyndarna om nya och förändrade regler m m 8. Överförmyndarens roll i den nya organisationen Varje kommun ska utse en överförmyndare eller överförmyndarnämnd. (Under pågående mandatperiod kan inte organisationen ändras.) Överförrnyndaren arvoderas av hemkommunen och ska ha tillgång till lokal för besöksverksamhet mm. Lokalen används också av förvaltningsorganisationen vid mottagningsverksamhet. Överförmyndaren ska fatta de beslut som inte kan delegeras samt ha viss mottagningsverksamhet i enlighet med kommunala beslut. Överförmyndaren ska ansvara för rekrytering av ställföreträdare och hålla sig informerad om verksamheten och ska regelbundet få

28 information från kansliet om nyheter och delta i ett antal regelbundna träffar med handläggare på kansliet. Utbetalning av arvoden till ställföreträdarna ansvarar respektive kommun för genom sina överförmyndare. För samarbete mellan handläggarna och de enskilda kommunerna rekommenderas att det blir en tjänsteman som utses till överförmyndare. En tjänsteman eller person med kunskap och erfarenhet från kommunal administration och intresse för överförmyndarfrågor. En sådan person har också tillgång till kommunkontorets resurser när det gäller dator, skrivare, fax mm. Närheten till övriga enheter i kommunen är också viktig. Tidsåtgången kan, i de mindre kommunerna, uppskattas till ca 10 % (= 4 timmar/vecka). Om en kommun vill ha en egen nämnd krävs att det ska finnas en tjänsteman som ansvarar för rekrytering av ställföreträdare och som förvaltningens handläggare kan kommunicera med. 9. Bemanning av förvaliningsorganisationen Erfarenheterna från befintliga samverkansorganisationer visar att personalen i den nya organisationen lämpligen utgörs av handläggare med högskoleutbildning inom ekonomi, juridik eller med socionomexamen. Verksamhetschefen ska vara jurist med ansvar för verksamhetsplanering och budget, verksamhetsuppföljning, arbetsledning, förmynderskapsregister och verksamhetssystem. Chefen ges en omfattande rätt att besluta enligt delegation och ansvarar i övrigt för områden där expertkunskap krävs. Handläggarnas ansvarar för granskning av ställföreträdarnas redovisning, beslut om arvode, utveckling av dovisningssystem, handläggning och beslut enligt delegation, utbildning av ställföreträdare mm. Härtill finns assistentuppgifter med postöppning, diarieföring, registerhållning, underhåll av webb, gransknings- och kontorsadministrativt arbete samt beslut enligt delegation i enklare ärenden. Den kommun som åtar sig värdskapet äger också personalansvaret. Värdkommunen ska samråda med överförmyndarna vid bemanning av organisationen. 10. Handläggarstöd och arkivfrågor Idag finns tekniskt handläggarstöd i två av de aktuella kommunerna. Vid sammangående i en gemensam förvaltningsorganisation är ett bra IT-stöd en förutsättning för rationell ärendehantering, men också för att upprätthålla en god kommunikation mellan överförmyndare och förvaltningsorganisation. Tidsfristen för talan mot handläggningen är tre år varför alla handlingar måste sparas i ett närarkiv under denna tid. Efter tre år ska handlingarna överlämnas till hemkommunen för slutförvaring. För att styra upp denna del av verksamheten får det initialt läggas tid på att utforma dokumenthanteringsplaner. Det ingår i värdkommunens uppdrag att tillhandahålla såväl IT-stöd som förutsättningar för ett fungerande närarkiv. Kostnaderna för licens, underhåll och support faktureras direkt på respektive kommun från Wärna som är systemleverantör.