Revisionsplan redovisningsrevision 2015 Region Skåne BAKGRUND Vårt uppdrag Deloitte har fått i uppdrag att utföra redovisningsrevisionen åt Revisorskollegiet i Region Skåne. Uppdraget kommer att utföras i enlighet med god revisionssed i Sverige och i enlighet med SKYREVs vägledning för redovisningsrevision vilken är baserad på ISA. Den planeringen av uppdraget som vi upprättat är föremål för Region Skånes revisorers godkännande och syftar till att vara en del av den överordnade revisionsplanen. Verksamhet/Organisation Region Skåne är den högsta direktvalda politiska organisationen i Skåne med ansvar för vård och hälsa, kollektivtrafik, utveckling av näringsliv, kultur, infrastruktur, samhällsplanering och miljö- och klimatfrågor i Skåne. Region Skåne omsätter cirka 40 mdkr och har nästan 35 000 anställda. Ekonomi och framtidsutsikter Det ekonomiska resultatet för 2014 uppgick till minus 129 mnkr (blandmodellen) medan resultatet enligt så kallad fullfonderingsredovisning var positivt med 647 mnkr. Region Skånes eget kapital är negativt med 1,5 mdkr (blandmodellen) eller negativt med 20,4 mdkr medräknat pensionsåtagandena. Den ekonomiska situationen är således mycket allvarlig. Utvecklingen i omvärlden fortsätter att tynga svensk ekonomi. Det påverkar skatteunderlaget som bedöms växa i relativt normal takt de närmaste åren men utvecklingen är osäker. Trenden med ökande sjukfrånvaro medverkar till en ökande nettokostnadsutveckling. Investeringsnivån bedöms vara hög de närmaste åren till följd av investeringar i sjukhusen i Malmö, Lund och Helsingborg. Verksamheternas behov av investeringar i byggnader och utrustning innebär en ökad ekonomisk belastning som behöver finansieras. Likviditeten har ökat under 2014 som en följd av resultatet. Den långsiktiga bedömningen är dock att likviditeten kommer att påverkas negativt på grund av fortsatt höga investeringsnivåer. Revisionsplan 2015 Region Skåne 1/8
REDOVISNINGSPRINCIPER OCH -FRÅGOR Region Skåne tillämpar Kommunallagen, Lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. En väsentlig avvikelse från lagen är att Region Skånes redovisning även innehåller resultat- och balansräkningar enligt fullfonderingsmodellen. KRITISKA TRANSAKTIONSFLÖDEN OCH IT Kritiska transaktionsflöden Löneprocess Löner och lönebiskostnader svarar för en mycket stor del av de totala verksamhetskostnaderna. Löneprocessen innehåller även ett antal förtroendekänsliga moment såsom representation, utläggsredovisning mm. Löneprocessen är även en transaktionsrik process. Detta sammantaget medför att löneprocessen är kritisk. Inköpsprocessen Enheterna gör relativt stora inköp årligen till verksamheten och inköpsfunktionen är därför att anse som kritisk och ställer stora krav på ansvarsfördelning, integritet och effektivitet och kunskaper i avtalsskrivning. Enheterna är dessutom skyldiga att följa lagen om offentlig upphandling (LOU), vilket även ställer krav på väl fungerande rutiner för undvikande av eventuella anspråk som kan riktas mot Region Skåne från leverantörer. Bokslutsprocessen Den primära målsättningen för vår revision av den finansiella redovisningen är att tillförsäkra att den externa redovisningen som lämnas i den samlade årsredovisningen är korrekt och följer Kommunallagen och Lagen om kommunal redovisning. Den ofta snäva tidplanen i samband med årsbokslut och förekomsten av manuella transaktioner medför att det är av yttersta vikt att bokslutsprocessen ej fallerar med avseende på avstämningsrutiner, periodiseringar, fullständighet, dokumentation, konsolidering etc. De ofta korta rapporteringstiderna ställer därför höga krav på fungerande bokslutsrutiner och informationsförsörjning från de operativa delarna av enheten till ekonomiavdelningen samt att alla tillämpar aktuella redovisningsprinciper på ett enhetligt sätt. Vår ingående analytiska granskning av väsentliga balansposter omfattar granskning av ej förväntade förändringar och poster. Vår granskning kommer att ske utifrån vår förståelse av enheternas verksamheter samt vår kunskap om och revisionsiakttagelser från verksamheten i övrigt. Vi kommer också i samarbete med ansvariga försäkra oss om att en rättvisande bild ges av verksamheten. Detta gör vi genom granskning av redovisningsprinciper och -regler, former för presentation samt tilläggsupplysningar. Intäktsprocessen skatteintäkter m fl intäkter Skatteintäktererna utgör 80 % av Region Skånes totala inäkter, varför denna process är att anse som kritisk. Komplexiteten i processen är dock relativt låg och posterna går att verifiera genom substansgranskning. Revisionsplan 2015 Region Skåne 2/8
Intäktsprocessen verksamhetens intäkter Region Skånes intäktsprocess är mycket transaktionsintensiv. Detta ställer höga krav på integritet (fullständighet och korrekthet) i informationsflödena för att erhålla en korrekt redovisning och periodisering av intäkterna. Intäktsredovisningen involverar ett flertal komplexa IT-system och ITberoendet är högt varför intäktsprocessen är att anse som kritisk. Investeringar/pågående projekt/anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar utgör en stor del av balansomslutningen. Rutinen för anläggningstillgångar är därför att anse såsom kritisk främst beträffande administration av anläggningsregister, rörelsetillhörighet, värdering inklusive prövning av eventuella nedskrivningsbehov, redovisning av pågående nyanläggningar (rörelsetillhörighet, kostnadsfördelning, avslut/aktivering, uppföljning mot budget, projektledning etc), fastställande av nyttjandeperioder (avskrivningar) och integritet i involverade IT-system. Avsättningar Region Skånes avsättningar uppgår till stora belopp och utgör ca 45 % av balansomslutningen. Det finns en stor inbyggd komplexitet i värderingen av avsättningar och att identifiera och estimera dessa avsättningar kräver ett stort inslag av bedömningar varför detta anses som ett kritiskt område. Finansiering/placeringar Region Skåne har kortfristiga placeringar som uppgår till stora belopp. Placeringar kan vara ett komplext område med specifika redovisningsfrågor, speciellt vid användande av finansiella instrument, som ställer höga krav på personalens kompetens och en fungerande ansvarsfördelning då bristande rutiner eller felaktiga beslut skulle kunna få stora konsekvenser. Mervärdesskatt Mervärdesskatt är ett område med hög inbyggd komplexitet beaktat den verksamhet Region Skåne bedriver. Beaktat den inbyggda komplexiteten anser vi att rutinen för att säkerställa en korrekt mervärdesskattehantering som kritisk. Revisionsplan 2015 Region Skåne 3/8
Väsentlighet SAMMANFATTNING AV REVISIONSMETOD Baserat på ovanstående information har vi upprättat följande riskhypotes för Region Skåne, vilken utgör grunden för vår detaljerade revisionsansats för redovisningsrevisionen av Region Skåne. Hög Finansiering/ placering Avsättningar Löneprocessen Intäktsprocessen Bokslutsprocessen Inköpsprocessen Investeringar/ Anläggningstillgångar Mervärdesskatt Pågående projekt Sannolikhet Hög Ovanstående riskområden kommer huvudsakligen att granskas genom en detaljerad bedömning och testning av interna kontroller för att hantera dessa risker. I de fall den interna kontrollmiljön fallerar kommer övergång till traditionell substansgranskning att ske. Vid vår granskning av interna kontroller kommer vi att utvärdera dessa på ett sådant sätt att de kan jämföras vad gäller kontrollmiljön och det löpande arbetet med intern kontroll med andra bolag i koncernen. Vår utvärderingsmodell har sin utgångspunkt i nedan temperaturmätare: Otillförlitlig Oförutsägbar miljö där kontroll och styraktiviteter inte utformats eller är på plats Informell Kontroll och styraktiviteter är utformade och på plats, men inte dokumenterade Standardiserad Kontroll och styraktiviteter är utformade och på plats, och är dokumenterade Övervakad Kontroll och styraktiviteter är standardiserade, testas regelbundet och brister följs upp av ledningen Optimerad Integrerade kontroller och styraktiviteter, som övervakas av ledningen i realtid med fortlöpande förbättringar I granskningen av den interna kontrollmiljön ingår granskning av förtroendekänsliga områden samt bedömning av risken för oegentligheter och fel. Vårt ansvar är att på grundval av gjord riskbedömning lägga upp en granskning som ger betryggande säkerhet för att sådana felaktiga uppgifter upptäcks, som beror på oegentligheter och fel och som är väsentliga för årsredovisningen som helhet. Utöver granskning av ovanstående specifika områden kommer analytisk och översiktlig granskning att ske av övriga resultat- och balansräkningsposter såväl löpande (delårsbokslut per augusti) som i samband med årsbokslut. Revisionsplan 2015 Region Skåne 4/8
FÖRDJUPADE GRANSKNINGAR REDOVISNINGSREVISION IT Verksamheterna är mycket beroende av IT-systemens funktionalitet p g a höga transaktionsvolymer och kritiska gränssnitt mellan försystem och ekonomisystem. Beaktat de omfattande transaktionsvolymerna ställs höga krav på väl utformade IT-kontroller då volymerna är för omfattande för en manuell kontroll. IT-revisionen kommer därför att vara fokuserad gentemot generella IT-kontroller (behörighetskontroller mm) samt av programmerade kontroller (attest mm) i de kritiska systemen. och väl fungerande IT-system och rutiner som kan generera ändamålsenliga och korrekta underlag för redovisningen. Revisionsmetod Vår revisionsmetod kommer att följa etablerad praxis för IT-revision vilken består av en kombination av intervjuer och av genomgång av systemdokumentation. Revisorskollegiet i januari 2016. Personalkostnader / Jour- och kompersättningar Region Skåne har knappt 35 000 anställda. Det stora antalet anställda innebär att betalningarna för jour- och kompersättningar blir väsentliga belopp. Omfattningen av personal innebär att det inte är praktiskt möjligt för Region Skåne att bedöma riktigheten i rapporterade värden för varje enskild individ. Det är därför av stor vikt att rapporteringsrutinen fungerar tillfredställande. och väl fungerande rutiner för redovisning och utbetalning av ersättningar för jourtid och kompensation. Vår granskning kommer huvudsakligen att inriktas mot följande: Kartläggning och bedömning av administrativa rutiner kring hantering av arbetad tid. Verifiering på stickprovsbasis att riktlinjerna efterlevs. Revisionsmetod Vår revisionsmetod kommer att bestå av följande tillvägagångssätt: Intervjuer av utvalda personer vid ekonomiavdelningen/moderförvaltningen Verifiering av utvalda kontroller på stickprovsbasis Begränsad stickprovsgranskning av rapporterade uppgifter Revisionsplan 2015 Region Skåne 5/8
Revisorskollegiet i januari 2016. Finansiell exponering efterlevnad av policyer Region Skåne placerar väsentliga belopp i kortfristiga placeringar samt ingår avtal om förvärv av anläggningstillgångar i främmande valutor. Beaktat storleken på beloppen och den inbyggda komplexitet som kan förekomma i vissa placeringar är det av största vikt att det finns goda rutiner och riktlinjer avseende placeringar och riskbild. och väl fungerande rutiner för samt följer gällande regelverk vid hanteringen av kortfristiga placeringar samt förvärv av tillgångar i utländsk valuta. Vår granskning kommer huvudsakligen att inriktas mot följande: Kartläggning och granskning av att riktlinjerna i finanspolicyn efterlevs Granskning att det föreligger en god ansvarsfördelning vid placeringsbeslut samt beslut om investeringar i utländsk valuta Granskning av rutiner kring avvikelshantering vid placeringar Verifiering på stickprovsbasis att riktlinjerna efterlevs Revisionsmetod Vår revisionsmetod kommer att bestå av följande tillvägagångssätt: Intervjuer av utvalda personer vid ekonomiavdelningen/moderförvaltningen Verifiering av utvalda kontroller på stickprovsbasis Genomläsning och utvärdering av riktlinjer och tillhörande dokumentation Revisorskollegiet i februari 2016. Skånetrafikens projekt Skånetrafiken investerar löpande i nya infrastrukturanläggningar och får ofta bidrag från staten för dessa investeringar. Projekten löper ofta över mer än en redovisningsperiod och det kan vara svårt att bedöma när ett projekt slutligen ska resultatavräknas. Det finns risk att organisationen av försiktigthetsskäl inte löser upp reserver i rätt tid. och väl fungerande rutiner för att säkerställa att god redovisningssed efterlevs av Skånetrafiken. Vår granskning kommer huvudsakligen inriktas gentemot: Hur ser rutinen ut för redovisningen av projekt Hur följer Skånetrafiken att god redovisningssed efterlevs Revisionsplan 2015 Region Skåne 6/8
Revisionsmetod Vår revisionsmetod kommer att bestå av följande tillvägagångssätt: Intervjuer av utvalda personer vid ekonomiavdelningen/moderförvaltningen Genomgång av huvudbok samt bilagor till denna. Revisorskollegiet i mars 2016. Pensioner Pensionskostnader respektive avsättning för pensioner utgör mycket väsentliga poster i Region Skånes redovisning. Redovisningen av pensioner är en omstridd fråga och Region Skåne har sedan en tid redovisat pensioner intjänade för 1998 i strid med lagen. För att korrekt kunna beräkna pensionsskuldens storlek förutsätts att inrapporteringen av data till KPA blir så korrekt som möjligt. Felaktigheter i inrapporteringen kan således leda till väsentliga felaktigheter i redovisningen. och väl fungerande rutiner för att säkerställa att god redovisningssed efterlevs. Vår granskning kommer huvudsakligen inriktas gentemot: Hur ser rutinerna ut för inrapportering av data för pensionsskuldberäkningarna? Hur tänkter Region Skåne säkerställa att god redovisningssed efterlevs? Revisionsmetod Vår revisionsmetod kommer att bestå av följande tillvägagångssätt: Intervjuer av utvalda personer vid ekonomiavdelningen Genomgång av relevant dokumentation. Revisorskollegiet i mars 2016. KOORDINERING OCH UPPDRAGSSTYRNING För att säkerställa en god uppdragsstyrning och koordinering har vi för avsikt att kommunicera löpande med de granskade enheterna samt att kommunicera och rapportera till revisionskontoret efter överenskommelse om vad som är lämpligt. FÖRDELNING AV REVISIONSRESURSER Våra revisionsresurser kommer för 2015 års revision att fördela sig enligt följande: Planering, riskbedömning och utformning av detaljerad revisionsansats 15 % Revisionsplan 2015 Region Skåne 7/8
Granskning av rutiner och intern kontroll och övrig löpande granskning 35 % Granskning av delårsbokslut 15 % Granskning av årsbokslut, årsredovisning, koncernredovisning och -rapportering 35 % TIDPLAN OCH REVISIONSTEAM Granskningen kommer att utföras enligt separat överenskommelse och enligt den tidplan Revisionsenheten utfärdar i sina instruktioner. Revisionsteam Grupp Västra Grupp Östra Grupp Centrum Grupp RS Grupp HSN Per Stomberg Paul Hansson Johan Rasmusson Johan Rasmusson Per Stomberg Malmö den 20 maj 2015 DELOITTE AB Johan Rasmusson Revisionsplan 2015 Region Skåne 8/8