Avtalsform Ramavtal & enstaka köp Namn Pensionsadministration, handläggarstöd och försäkring

Lycksele kommun Avtalsform Ramavtal & enstaka köp Namn Pensionsadministration, handläggarstöd och försäkring Diarie UH-2013-10 Ansvarig upphandlare Eric Lundström Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på www.e-avrop.com. 1.0 Anbudet / allmänt Krav 1.1 Anbudet ska vara inlämnat på föreskrivet sätt, skrivet på svenska och pris ska vara angivet i svenska kronor exkl. mervärdesskatt. Såkallade sidoanbud accepteras inte. Krav 1.2 Genom inlämnande av anbudet intygar du som leverantör att ni inte är förknippad med, eller föremål för, utredning inom lagrummet Lagen om Offentlig Upphandling, 10 kap, 1, 1-4 eller 10 kap, 2, 1-6. Krav 1.3 Du har läst, förstått och accepterar uppdragets omfattning samt de övriga kommersiella villkoren förenade med uppdraget. Krav 1.4 Inkomna anbud kommer att bedömas av en referensgrupp bestående av personal från respektive kommun. Bedömningen kommer att ske via tester enligt bilagan Testprotokoll. Anbudsgivaren ska hålla ett virtuellt testsystem tillgängligt för de upphandlande kommunernas tester, ersättning för eventuella kostnader med anledning av detta utgår inte. Krav på bilaga 1.5 Vid anbudsinlämning ska [Handläggarstöd] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Bilagan `Handläggarstöd`ska fyllas i och bifogas anbudet. Om separata bilagor används för att besvara frågorna i i bilagan Handläggarstöd ska dessa bifogas tillsammans med handläggarstödsbilagan Krav 1.6 Som en del av bedömningen av inkomna anbud kommer externa referenskunder att tillställas frågorna redovisade i bilagan `Referensfrågor`. Minst tre referenskunder ska därför anges i textrutan nedan. Referenskunderna anges med kontraktets omfattning, kontaktperson samt aktuella kontaktuppgifter till densamme. Krav på bilaga 1.7 Vid anbudsinlämning ska [Prisbilaga] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Prisbilagan ska fyllas i och medsändas anbudet. Endast de gula fälten i bilagan ska ifyllas. Om något efterfrågat moment ingår i annat moment ska berört gult fält fyllas i med siffran 0. 1/11

Krav 1.8 Ömsesidiga bolag redovisar sin driftkostnadsprocent för de fem senaste åren. Vinstutdelande bolag redogör för sin motsvarande modell Krav 1.9 Redovisa solvensgrad för de fyra senaste kvartalen Krav 1.10 Ömsesidiga bolag redovisar sin konsolideringsgrad för de fyra senaste kvartalen Krav 1.11 Anbudsgivaren ska ha grönt ljus enligt Finansinspektionens så kallade trafikljussystem. Redogör för den senaste klassificeringen Krav 1.12 Redovisa bolagets totala premieintäkt under föregående år. Redovisa också kostnaden för bolagets totala försäkringsutbetalningar under samma år 2.0 Krav teknisk kompetens Krav 2.1 För att ert anbud ska tas i beaktande ska den offererade uppdragsorganisationen bestå av minst en uppdragsansvarig/kontaktperson med minst 5 års erfarenhet från liknande uppdrag Ange nedan vem som kommer att vara kontaktperson under avtalsperioden. Krav på bilaga 2.2 Vid anbudsinlämning ska [CV] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Medsänd CV/meritförteckning för uppdragsansvarig/kontaktperson Krav 2.3 För att ert anbud ska tas i beaktande ska kundtjänst/support vara tillgänglig per telefon, e-post eller via webbsida minst mellan kl. 8-17. Kundtjänst/support ska vara på svenska i såväl tal som skrift. 3.0 Funktionella krav avseende pensionsadministration Fullständig pensionsförvaltning KAP-KL och äldre och kommande bestämmelser. Anbud lämnas i enlighet med önskade och preciserade moment och åtagande enligt nedan. Följande gäller beträffande anställda, pensionstagare samt kostnad för löpande pensioner: Lycksele kommun per 2012-12-31: A: antal anställda som är pensionsberättigade (fyllda 21 år) ca 1600. B: antal pensionstagare ca 750. Norsjökommun per 2012-12-31 2/11

A: antal anställda som är pensionsberättigade (fyllda 21 år) ca 850. B: antal pensionstagare ca 250. Vännäs kommun per 2012-12-31: A: antal anställda som är pensionsberättigade (fyllda 21 år) ca 1450. B: antal pensionstagare ca 500. Kvalitet innebär att tillgodose respektive kommuns behov och infria realistiska förväntningar såväl uppdragsgivarens som de anställdas. Anbudsgivaren ska tillhandahålla tjänst för pensionsadministration som ska vara kundorienterad och bidra till effektiv och rationell hantering av pensionsfrågorna hos respektive kommun. Det är av stor vikt med service som är baserad på tillgång och tillgänglighet, inflytande och kompetens. Pensioner som omfattas alla arbetstagare som är eller har varit anställda hos respektive kommun för vilka kommunernas pensionsbestämmelser gäller alla förtroendevalda för vilka kommunernas pensionsbestämmelser gäller, exklusive fritidspolitiker. alla pensionstagare för vilka respektive kommuns pensions-bestämmelser gäller. Krav 3.1 Registrering och beräkning: Anbudsgivare ska föra register över respektive kommuns arbetstagare och pensionstagare samt beräkna och lämna förslag på pension med ledning av de uppgifter som rapporteras via datamedia från tillämpligt lönesystem eller on-line. Lycksele och Vännäs kommuner använder E companion lönesystem och Norsjö kommun använder för närvarande Personec-P lönesystem. Anbudsgivaren ska ansvara för övertagande av samtliga erforderliga register oavsett media typ och annan information och dokumentation från nuvarande leverantör. Övertagandet ska göras så snart som möjligt dock senast inom 2 månader från avtalets början och utan extra kostnad. Krav 3.2 Bevakning: Anbudsgivare ska åta sig att bevaka registrerade arbetstagares rätt till ålderspension enligt KAP-KL samt då tidigare avtal och reglementen ska tillämpas, och ska avisera respektive kommun cirka 6 månader före den månad som arbetstagaren fyller 65 år. Anbudsgivaren ska förse kommunen med årlig bevakningslista på de arbetstagare som ej uppnår 1 % av inkomstbasbeloppet (IBB) i årlig pensionsavgift. Bevakningslistan ska innehålla uppgift om framräknat belopp och levereras till kommunen i hanterbart format ex. Excelfil. Krav 3.3 Avgiftsbaserad ålderspension: Anbudsgivare ska i enlighet med KAP-KL eller framtida gällande avtal och PFA beräkna och registrera pensionsavgifter för avgiftsbaserad ålderspension och beräkna individuell del för samtliga arbetstagare. Rapportering av avgifternas storlek samt storlek av individuell del ska ske årligen. 3/11

Krav 3.4 Avgiftsbaserad ålderspension: Anbudsgivare ska vidare för samtliga arbetstagare beräkna och registrera den ackumulerade pensionsbehållningen. Inför pensionsavgång ska pensionsbehållningen omräknas till ålderspension i enlighet med pensionsavtalet. Krav 3.5 Garanti vid avgång med förmånsbestämd ålderspension (KAP-KL) 2007-2013: Anbudsgivaren ska, för de arbetstagare som omfattas av bestämmelser om alternativa beräkningar enligt centrala och lokala protokollsanteckningar i KAP-KL, utföra alternativa beräkningar. Dessutom ska anbudsgivaren i förekommande fall beräkna och utbetala tilläggsbelopp. Krav 3.6 Intjänad pensionsrätt: Anbudsgivare ska för berörda arbetstagare beräkna intjänad pension i enlighet med PFA 98 med beaktande av centrala protokollsanteckningar eller motsvarande bestämmelser i KAP-KL. Krav 3.7 Intjänad pensionsrätt: Anbudsgivaren ska dessutom, vid behov, försäkringsmässigt räkna om (kapitalisera) den intjänade pensionen. Anbudsgivare ska på begäran omvandla den intjänade pensionen till temporär ålderspension. Krav 3.8 Utredning av medförd pensionsrätt/aktualisering: Anbudsgivare ska svara för aktualisering av respektive kommuns arbetstagare. Detta ska ske genom utredning, värdering och registrering av medförd pensionsrätt. Årlig avstämning till kommunen av aktualiseringsgraden i registren ska ske i god tid innan årsredovisningen avseende föregående år Krav 3.9 Samordningsförfrågningar från arbetsgivare och pensionsinstitut: Anbudsgivaren ska på respektive kommuns vägnar besvara s k samordningsförfrågningar från arbetsgivare och pensionsinstitut om arbetstagares, även avgången arbetstagares och pensionstagares pensionsrätt Krav 3.10 Övriga förmåner enligt KAP-KL samt äldre bestämmelser: Anbudsgivare ska beräkna och registrera förmåner enligt ovanstående t ex kompletterande ålderspension, årsskifteslivränta, särskild ålderspension och efterlevandepension. Vidare ska årspoäng, årsmedelpoäng, tidsfaktor och pensionsunderlag räknas fram och registreras i de fall pensionsgrundande lön har rapporterats. Krav 3.11 Förändringar: Anbudsgivaren ska kunna göra anpassningar i system och rutiner till förändringar i lagstiftning och kollektivavtal. Kostnader för genomförandet av förändringar ska ingå i lämnat pris. Förändringarna ska vara 4/11

genomförda vid den tidpunkt lag/avtal gäller. Information ges fortlöpande till kundens kontaktpersoner. Krav 3.12 Registerhållning: Anbudsgivare ska föra de register som behövs för efterfrågad pensionsadministration. För registerhållning gäller bestämmelserna i personuppgiftslagen (PUL) Krav 3.13 Registerhållning: Då avtalet upphör ska respektive kommun ha rätten att få tillgång till de registeruppgifter avseende arbetstagare och pensionstagare, som är nödvändiga för att kunna pröva och fastställa rättigheter och skyldigheter enligt respektive kommuns pensionsbestämmelser. Överföring av uppgifter ska kunna ske elektroniskt och utan kostnad för respektive kommun. Krav 3.14 Finansieringsöverenskommelser: Anbudsgivare ska kunna administrera avtal om finansiering av pensionskostnader i samband med huvudmannaskapsförändringar, förutsatt att de följer centrala eller lokala överenskommelser. Detta ska ske utan tillkommande kostnad. Krav 3.15 Anbudsgivare ska årligen kunna tillhandahålla en eller flera pensionsskuldsberäkningar som ska ligga till grund för kommunens redovisning, samt en femårsprognos av kommunens pensionsskuld. Beräkning ska ske enligt den redovisningsmodell för pensioner som bestäms av gällande lagstiftning samt enligt den metod som rekommenderas av Sveriges Kommuner och Landsting. Krav 3.16 Anbudsgivaren ska senast 6 månader efter avtals ingående kunna tillhandahålla pensionsskuldsberäkning för förtroendevalda som omfattas av PBF. Beskriv kortfattat hur ni avser uppfylla kravet. Krav 3.17 Anbudsgivaren ska vid begäran från kommunerna kunna tillhandahålla pensionsskuldsberäkning för förtroendevalda som omfattas av PBF. Krav 3.18 Förändring av viktiga paramentrar som påverkar skulden storlek ska redovisas, ex ränteuppräkning, basbeloppsberäkning, lagändring, förtida uttag, nyanställda, avgångar mm. Krav 3.19 5/11

Leverans av skuld och prognos ska ske senast mitten av januari avseende beräkningstidpunkt 31/12. Skulden/prognosen ska levereras i digital form, vilket ska vara läsbart i något av programmen i Officepaketet. Krav 3.20 Pensionsskuld ska levereras totalt för kommunen, uppdelad på förvaltning, specificerade på individnivå samt på respektive förmånsslag. Redovisningen av skulden ska även innehålla en detaljerad resultaträkning med de finansierade kostnaderna specificerade för sig. Krav 3.21 Kommunen ska ha möjlighet att göra egna simuleringar via on-line system med olika antaganden om tex personalförändringar, löneutveckling, inflation och kakylränta. Krav 3.22 Anbudsgivaren ska, på begäran, även kunna leverera pensionsskuldsprognoser för längre perioder. Krav 3.23 Anbudsgivaren ska beskriva vilka kvalitetssäkringsrutiner som används för att säkerställa riktigheten och kvalitén i den levererade skulden och prognosen. Krav 3.24 Inbetalning och förvaltning av pensionsmedel: Anbudsgivare ska redovisa villkor och rutiner för inbetalning av pensionsmedel och preliminärskatt samt medelsförvaltning. Bland annat ska anges när pensionsmedel samt medel avseende preliminärskatt ska vara valuterade på konto samt villkor för ränta på innestående medel samt vid underskott på avräkningskonto. Krav 3.25 Pensionsutbetalning: Anbudsgivare ska betala ut de förmåner som beslutats av respektive kommun, såväl pensionsförmåner enligt KAP-KL eller äldre bestämmelser med eventuell samordning Krav 3.26 Pensionsutbetalning: Anbudsgivaren ska inför pensionering framställa pensionsbrev som skickas i två exemplar till berörd kommun för godkännande. Breven ska innehålla alla de uppgifter som ligger till grund för pensionen. Godkännande ska kunna göras on-line. Vid ändring av pensionsutbetalning ska nytt pensionsbrev framställas. Krav 3.27 Pensionsutbetalning: 6/11

Anbudsgivare ska beskriva service och åtaganden avseende utbetalnings- och samordningsrutiner, skatteavdrag, kontrolluppgift, kontoutdragsrutiner, inkomstbevakning och annat i anslutning till utbetalning av pensioner och andra förmåner. Krav 3.28 Pensionsutbetalning: Anbudsgivaren ska årligen infordra levnadsintyg från pensionstagare bosatta utomlands. Krav 3.29 Pensionsutbetalning: Anbudsgivaren ska ha rutiner för hantering av felaktiga utbetalningar samt handlägga återkrav av felaktigt utbetalda pensioner Krav 3.30 Information: Anbudsgivaren ska ge fortlöpande information genom pensionsbesked till arbetstagarna om deras pensionsbehållning i anställningar hos kommunen efter avdrag för individuell del samt intjänad pension tillsammans med eventuell beslutad förändring av Pensionsnämnden. Informationen ska minst vara anpassad efter den skyldighet arbetsgivaren har enligt KAP-KL. Om arbetstagaren för individuell del valt pensionssparkonto hos anbudsgivaren ska pensionsbesked omfatta individuell del. Krav 3.31 Information: Pensionsbesked ska sändas direkt till arbetstagare. Krav på bilaga 3.32 Vid anbudsinlämning ska [Pensionsbesked] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Exempel på pensionsbesked ska lämnas i anbudet Krav 3.33 Redovisning och avräkning: Avräkning ska ske mellan respektive kommun och anbudsgivare. Dessutom ska anbudsgivare framställa en sammanställning av pensionsutbetalningar under föregående år. Krav 3.34 Redovisning och avräkning: Anbudsgivare ska anvisa villkor och rutiner för redovisning och avräkning. Kontoutdrag för utbetalda pensioner föregående månad ska vara tillgängliga innan betalning sker innevarande månad. Om annan rutin används ska denna specificeras i textrutan nedan. Krav 3.35 Redovisning och avräkning: Anbudsgivare ska göra sammanställning av de poster som behövs vid beräkning av beskattningsunderlaget för särskild löneskatt på pensionskostnader. 7/11

Krav 3.36 On-line, och andra internetbaserade tjänster: I anbud ska on-linetjänst ingå, baserad på rapportering av pensionsgrundande uppgifter via PC. Anställnings- och löneuppgifter ska årligen kunna redovisas från tillämpligt lönesystem. Anställnings- och löneuppgifter ska kunna överföras fler än 1 gång per år. Krav 3.37 On-line, och andra internetbaserade tjänster: I on-linetjänsten ska ingå möjligheten att göra simulerade beräkningar och att få uppgifter om tidigare utredda pensionsgrundande anställningar. Vid simulering av partiella uttag ska flera alternativa beräkningar kunna göras. Följande simuleringar ska kunna göras i On Line tjänsten: 1. Särskild avtals/ålderspension enligt KAP-KL eller motsvarande 2. Ålderspension enligt KAP-KL eller motsvarande, livsvarig, temporära och flera partiella uttag efter varandra (intjänad pensionsrätt och förmånsbestämd avtalspension) 3. Ålderspension enligt PA-KL eller motsvarande förtida och uppskjutet uttag 4. Ålderslivränta enligt PA-KL eller motsvarande 5. Efterlevandepensioner enligt KAP-KL eller motsvarande och PFA 6. Pensionsskuld Följande simulering bör kunna göras i On Line tjänsten: 7. Visstidspension enligt PBF Krav 3.38 On-line, och andra internetbaserade tjänster: On-linesystemet ska vara tillgängligt dygnet runt. Krav 3.39 On-line, och andra internetbaserade tjänster: Upphandlande kommuner prioriterar system med hög användarvänlighet samt med möjlighet till påverkan av utformning och innehåll. Systemet ska dessutom vara väl utvecklat för tjänster med anknytning till KAP-KL, PFA och PA-KL. Krav 3.40 Serviceorganisation och kundtjänst: Anbudsgivarens serviceorganisation ska vara anpassad för respektive kommuns behov. Anbudsgivaren ska tillhandahålla kundtjänstfunktion för frågor om pensioner, försäkringar mm Kundtjänst och systemsupport ska vara tillgänglig minst vardagar kl 8-17. Ange när kundtjänst och systemsupport är tillgängliga Krav 3.41 Information och utbildning: Anbudsgivaren ska tillhandahålla utbildning inom ämnesområden som har anknytning till KAP-KL eller äldre avtal. 8/11

När förändring sker i lag eller avtal ska anbudsgivaren i ett tidigt skede informera om vad förändringen innebär och tillhandahålla utbildning inom det aktuella området utan extra kostnad för kommunen. Krav 3.42 Information och utbildning: Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla ett fast kursutbud samt kunna ge möjlighet till skräddarsydda utbildningar. I det fasta kursutbudet, förutom utbildning enligt punkt 3.41, ska utbildningar inom följande ämnesområden finnas valbara: - Förtroendevaldas pensionsbestämmelse - TGL-KL Tjänstegrupplivförsäkring - Pensionsskuld och pensionsekonomi - Informationsträffar till blivande pensionärer Anbudsgivarens utbildare ska vara kvalificerade inom sitt ämnesområde. Krav 3.43 Information och utbildning: Anbudsgivaren ska ordna informations/nätverksträffar och användarutbildningar. Som exempel kan vara gemensamma nätverksträffar med aktörer för aktuellt lönesystem, pensionsförvaltare och handläggare. Anbudsgivaren bör även kunna tillhandahålla broschyrer på andra språk än svenska med tanke på att kommunerna strävar efter att tillhandahålla ett mångkulturellt utbud till sina anställda. Krav 3.44 Övrig service: Anbudsgivare ska kostnadsfritt tillhandahålla dokumentation och handböcker. Respektive kommun ska ha fri tillgång att hämta blanketter, broschyrer mm från anbudsgivarens hemsida. 4.0 Funktionella krav avseende den individuella delen Anbudsgivare ska tillhandahålla en tjänst för administration och förmedling av det individuella valet. Tjänsten ska omfatta följande: Krav 4.1 När val av pensionssparkonto avseende den individuella delen i KAP-KL eller motsvarande ska ske, informeras arbetstagarna om bestämmelserna i avtalet avseende individuella valet och annan information av betydelse Krav 4.2 Anbudsgivare ska registrera arbetstagarnas val av pensionsparkonto och försäkringsgivare Krav 4.3 Respektive kommuns inbetalning av den individuella delen till valda pensionsparkonton och försäkringsgivare ska förmedlas av anbudsgivare Krav 4.4 9/11

Registrering av uppgifter från AFA när avgiftsbefrielseförsäkring är aktuell 5.0 Funktionella krav avseende utökat handläggningsstöd Anbudsgivaren ska för Norsjö kommuns räkning utföra följande arbetsuppgifter: Lycksele och Vännäs kommun ska kunna avropa tjänsten vid behov. Krav 5.1 Bevaka att rapportering av anställningsuppgifter sker enligt gällande tidpunkter Krav 5.2 Ta fram lista över fel/varningar efter det att den maskinella rapporteringen uppdaterats Krav 5.3 Kontrollera och rätta felaktiga anställningsuppgifter i samband med uppdateringen Krav 5.4 Göra förfrågan till arbetstagaren cirka 6 månader innan arbetstagarens arbetstagaren fyller 65 år Krav 5.5 I samverkan med kommunens kontaktperson initiera rättelser i lönesystemet. Krav 5.6 Bevaka arbetstagarens pensionsavgång Krav 5.7 Registrera ändringar och beställa rättelser på förmedlade premier när felen upptäcks Krav 5.8 Utreda dödsfall enligt TGL-KL Krav 5.9 Bevaka och utreda rätt till familje- eller efterlevandepension efter avliden arbetstagare/pensionär Krav 5.10 Simulera olika pensionslösningar vid förfrågan från arbetstagare Krav 5.11 Kontrollera den gjorda pensionsberäkningen och utfärda pensionsbrev. Krav 5.12 Beräkna och registrera kompletterande premier med indexering Krav 5.13 Ge service till anställda i pensionsfrågor 10/11

Krav 5.14 Registrera uppgifter om sjuk- och aktivitetsersättning enligt uppgifter från arbetsgivaren 6.0 Funktionella krav avseende försäkringslösning Krav 6.1 De pensionsförmåner som försäkras med löpande premiebetalning ska omfattas av premiebefrielse vid långvarig arbetsoförmåga Krav 6.2 Redogör kort för villkoren för premiebefrielsen. Krav på bilaga 6.3 Vid anbudsinlämning ska [Villkorsbilaga] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning. Bifoga försäkringsvillkor och förköpsinformation till anbudet Krav 6.4 Samtliga anställda som har rätt till efterlevandepension och som klarar försäkringens hälsoprövning ska omfattas av försäkringen. Krav 6.5 Krav avseende flytträtt utgår 2013-04-19 Krav 6.6 Redogör för om, och i så fall hur, försäkringen inkluderar flytträtt 11/11