Eksjö kommun Genomgång av delårsrapport 2010-06-30 1. Resultat, Utfall 2010-06-30/Prognos helår 2010 (mkr) -Per 2010-06-30 Utfall 30/6 Helårsprognos - Budget helår 5,5 5,5 - Utfall/prognos 11,5 13,4 +6,0 +7,9 Analys helårsprognos Budget Prognos +/- Ref Barn- ungdomssektor -307,9-310,4-2,5 A Social sektor -260,6-265,3-4,7 B Kommunledningskontor -35,5-40,3-4,8 C Samhällsbyggnadssektor -90,0-94,1-4,1 D Internservice -29,8-30,0-0,2 Övrigt -8,4-8,2 0,2 E Summa drift -732,2-748,3-16,1 Löner, pensioner etc (netto) -9,6-0,7 8,9 F Finansen 759,4 774,4 15,0 G Avskrivningar -12,1-12,0 0,1 5,5 13,4 7,9 2. Kommentarer Den förbättrade helårsprognosen jämfört med utfallet per 2010-06-30 beror främst på att man i utfallet per 2010-06-30 inte har med den förbättrade skatteprognosen som kom i augusti 2010, vilket man dock har tagit i beaktande vad gäller helårsprognosen. Denna förbättring minskas dock ner till viss del då man erfarenhetsmässigt räknar med högre kostnader under andra halvåret, bl.a. för löner då årets löneökningar slår igenom mer under det andra halvåret. A. Barn- och ungdomssektor -2,5 mkr Orsaken till det beräknade överdraget om -2,5 mkr beror enligt sektorn till största delen på högre kostnader om -3,8 mkr avseende Familjeenheten på grund av högre institutionskostnader. Även grundskolan beräknar högre kostnader än budget med -0,6 mkr. Vidare prognostiserar sektorn positiva avvikelser om 2,0 mkr avseende gymnasiet jämfört med budget, då fler externa elever än beräknat väljer Eksjö Gymnasium. I övrigt inga ytterligare prognostiserade avvikelser jämfört med budget inom sektorn, vilket synes visa på ett något förenklat prognosarbete, då man lägger budgetavvikelserna inom endast ett fåtal enheter inom sektorn. 1 (6)
I denna prognos är dock inte kostnader för ensamkommande flyktingar medtagna och enligt en tidigare uppskattning kan det röra sig om kostnader mellan 1,2 och 7,0 mkr, vilket därmed blir en stor osäkerhetsfaktor över sektorns prognostiserade resultat. B. Social sektor -4,7 mkr Äldreomsorg -1,4 mkr -1,1 mkr avser omstrukturering på Bobinen samt -0,3 mkr som främst beror på högt tryck på nattinsatser inom hemtjänsten. Stöd till fysiskt funktionshindrade (LASS) -1,1 mkr Verksamheten har förlorat några brukare och därmed också LASS-intäkter från Försäkringskassan. Personalneddragning har ej kunnat göras i samma takt. Socialt stöd -2,1 mkr Beror på ökade kostnader för socialbidrag med -1,5 mkr och resterande del avser institutionsvård. Sektorsövergr. funktioner -0,2 mkr Beror på flera faktorer. Noteras -1,1 mkr avseende avgångsvederlag samt förmodat överskott på 0,8 mkr avseende bostadsanpassningsbidrag. Sektorn har vidare en osäker fordran på Landstinget avseende en institutionsplacering inom äldreomsorg. Om denna fordran inte betalas av Landstinget kommer sektorn att öka sitt underskott med ytterligare ca -1,6 mkr. C. Kommunledningskontoret -4,8 mkr Högskolecenter inkl Vispark -1,5 mkr Beror på minskad extern finansiering samt att 0,8 mkr beräknats finansieras via resultatfond 2010. Eksjö Vux -2,4 mkr Beror på att 2,7 mkr beräknats finansieras via resultatfond 2010. D. Samhällsbyggnadssektor -4,1 mkr Fastighetsförvaltning -0,6 mkr Beror på skador på fastigheter på grund av den kalla och snörika vintern. Mätning och trafik -0,5 mkr Budgeten för iståndsättning av enskilda vägar kommer att överskridas med -0,5 mkr. Plan- och byggverksamhet 0,8 mkr Ökade intäkter i bygglovsverksamheten samt återbetalning från Länstrafiken efter slutavräkning. Gator och vägar -3,4 mkr Beror på vinterväghållning samt icke budgeterad dagvattenavgift. 2 (6)
E. Övrigt 0,2 mkr Består av övriga verksamheter inom driften. Inga kommentarer. F. Löner, pensioner etc 8,9 mkr Representerar skillnad mellan beräknade och faktiska lönekostnadsökningar, pensioner etc. Referens ges till ekonomiavdelningens sammanställning, där bl a sänkta personalomkostnader för ungdomar mm med 4,6 mkr samt ett budgeterat men ej prognostiserat resultatfondsnyttjande om 2,9 mkr, utgör några av de större posterna. G. Finansen 15,0 mkr Avser skatter, utjämning och ränteintäkter/-kostnader. Den stora positiva avvikelsen beror på högre skatteintäkter och kommunalekonomisk utjämning om 14,7 mkr, vilket baseras på prognos från augusti 2010. Utfallet från finansiella intäkter och kostnader beräknas ge ett överskott om 0,3 mkr. 3. Precision vid delårsbokslut etc Instruktioner finns utfärdade för periodiseringar etc inför delårsbokslutet. Efterlevnaden är dock något sämre än vid årsbokslutet. Vi har lite mer ingående granskat den interna kontrollen när det gäller bokföring av interimsfordringar och interimsskulder. Ekonomiavdelningen förlitar sig på automatbokningarna och gör inga egna löpande avstämningar. Vi har noterat att det föreligger vissa periodiseringsfel i delårsbokslutet. Vår rekommendation är att kommunen genom löpande avstämningar säkerställer att periodiseringsrutinen fungerar. Som det är nu kan handhavandefel från enskilda tjänstemän leda till att kommunens resultat och ställning redovisas på ett missvisande sätt och att beslut tas på felaktiga grunder. Vissa personalrelaterade kostnader såsom semesterskuld, upplupna löner etc omräknas enbart per årsskiftena. Om Eksjö kommun skulle ha bokat upp korrekta upplupna löneskulder, övertidsskulder, semesterlöneskulder samt ferielöneskulder per 2010-06-30 skulle bokfört resultat ha påverkats negativt. Avseende dessa löneskulder är de teoretiskt högst per halvårsskiftet, eftersom det huvudsakliga semester- och ledighetsuttaget görs i juli/augusti. Per helår och därmed även i prognosen blir semesterskulden dock korrekt beräknad. Revisorernas bedömning över om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om påverkas därmed inte av detta för år 2010 som helhet. Kommunen har tagit i bruk ett nytt lönesystem. Upplupna löner, semesterskulder etc finns beräknade i detta system, men är ej avstämda. Viktigt att säkerställa systemets tillförlitlighet till årsbokslutet. Utfallet för fordran skatteintäkter i delårsbokslutet bygger på SKL:s aprilprognos, medan helårsprognosen grundas på den mera aktuella augustiprognosen. Om augustiprognosen skulle ha använts även i delårsbokslutet så skulle kommunens intäkter ha ökat med ca 2,3 mkr. Bokslutsspecifikationer över balansposter finns upprättade till delårsbokslutet, dock inte för alla balansposter och inte i samma omfattning som vid årsbokslutet, detta för att spara tid. Vi anser att ett delårsbokslut i princip är att jämföra med ett årsbokslut, varför systematiska bokslutsspecifikationer med uppgift om vad som ingår, samt bifogade underlag bör upprättas. Nu finns det bokslutsspecifikationer över de poster som har korrigerats per delårsbokslutet, dock utan 3 (6)
några underliggande underlag till i alla fall de större ingående posterna. Vi har också stämt av de personalrelaterade balanskontona arbetsgivaravgifter och prel.skatt samt momskontona. Aktiveringar av årets investeringar görs löpande under året, vilket är bra. Avskrivningarna görs också från aktiveringstidpunkten. Anläggningsregistret är avstämt mot huvudboken. Kommunen gör löpande avstämningar på vissa konton, men dessa avstämningar dokumenteras inte på ett systematiskt sätt. Detta bör göras. 4. Avstämning av koncernbolagsuppgifter Sammanställd redovisning (kommunen och hel- och delägda bolag) ingår inte i delårsrapporten. En uppställning över de enskilda bolagens resultat finns, men har ej granskats närmare. 5. Uppfyllelse av övergripande mål Revisorerna ska i eller till delårsrapporten bedöma rimligheten i uppfyllandet av KF:s satta verksamhetsmässiga och ekonomiska mål. Likaså ska redovisade åtgärder bedömas för att hålla kommunens ekonomi i balans. Ekonomiska mål Budgeterade målet för årets resultat var 1,1 % av skatter och utjämning. Prognosen visar ett resultat på 1,7 % av skatter och utjämning. Notera dock att det långsiktiga målet är 2 %. Målet om förstärkt soliditet beräknas uppnås, då helårsprognosen visar 63,4 % mot 62,3 % vid föregående årsskifte. Målet om självfinansiering till 100 % av investeringar beräknas utfalla med 72 % och uppnås således inte. Verksamhetsmässiga mål De olika övergripande resp. prioriterade målen i budgetdirektiven har tidigare brutits ner på sektorsnivå och sektorsstyrkort har upprättats. Av sektorsstyrkortet har sedan mål och måluppfyllelse framgått, sett ur fyra olika perspektiv, nämligen kund/brukar-, arbetssätts-, utvecklings- samt ekonomiskt perspektiv. Fr.o.m. år 2110 har dock kommunen beslutat att förändra det balanserade styrkortet för att få fram en effektivare modell för styrning och ledning samt en förbättrad övergripande verksamhetsuppföljning. Kommunstyrelsens nya styrkort fokuserar på fyra verksamhets/affärsområden, nämligen: Attraktivitet Utveckling och omsorg om barn och unga Utveckling och omsorg om vuxna Fysisk hållbar utveckling Varje verksamhetsområde följs upp utifrån fyra olika perspektiv. Medborgar-/brukarperspektivet fokuserar på kundnyttan. Processperspektivet tar sikte på att ha rationella och 4 (6)
effektiva arbetsmetoder och processer. Medarbetarperspektivet lyfter fram kompetensförsörjning, rekrytering, värdegrund, ledarskap, medarbetarskap m m. Resursperspektivet beskriver hur väl kommunen använder ekonomiska och andra resurser. Styrkortet har därmed två övergripande dimensioner. Den ena dimension beskriver hur väl den kommunala verksamheten svarar mot respektive verksamhets-/affärsområde. Den andra beskiver hur väl den kommunala verksamheten fungerar utifrån ovan angivna perspektiv. Styrkortet är gemensamt för hela förvaltningen och ägs av kommunstyrelsen. Liksom tidigare gäller att vid väsentlig målavvikelse ska olika alternativa handlingsplaner sättas in. Uppföljningen enligt den nya modellen bygger på att kommunens olika verksamheter redovisar in utfall jämfört med aktuellt antaget mål i styrkortet. Måluppfyllelsen redovisas i spindel-/ spridningsdiagram i form av procent, där hundra procent avser full måluppfyllelse. Styrkortet innehåller totalt ca 35 mål på årsbasis, varav vissa mål inte mäts mer än en gång om året och därmed inte ingår i delårsbokslutet. Resultat av den övergripande verksamhetsuppföljningen Varje verksamhetsområde innehåller ett antal mål och ses utifrån de olika perspektiven, resurs-, brukar-, medarbetar- och processperspektiv. Målen i resurs- och medarbetarperspektiven är gemensamma för samtliga verksamhetsområden, medan målen i brukar- och processperspektiven varierar mellan verksamhetsområdena. Resultatet av kommunens övergripande verksamhetsuppföljningen per 2010-06-30 visas i bifogad delårsrapport under avsnittet Övergripande verksamhetsuppföljning (sid 7-12 i delårsrapporten) samt i bifogad bilaga 2 till delårsrapporten, Diagram över respektive perspektiv. Vidare finns samtliga mål angivna i bifogad bilaga 1 till delårsrapporten, Styrkort 2010, dvs. även de mål som inte har mätts per delårsbokslutet, utan som bara mäts en gång om året. De vid halvårsbokslutet uppmätta målen i resursperspektivet avseende budgetavvikelse respektive ramavtalstrohet visar på en hög uppfyllandegrad, vilket beror på låga budgetavvikelser respektive en god ramavtalstrohet inom de olika verksamhetsområdena. Dock så har ett av målen ännu inte mätts i detta perspektiv, nämligen förståelsen för ekonomiska samband, vilket kommer att mätas först under hösten 2010. De vid halvårsbokslutet uppmätta målen inom perspektiven brukar, medarbetare och process visar på skilda uppfyllandegrader enligt bifogad övergripande verksamhetsuppföljning i delårsrapporten. Måluppfyllelsen synes utifrån angivna beskrivningar dock som rimliga och genom detta nya förändrade uppföljningssystem synes kommunen ha erhållet ett bra instrument som kan utvecklas och användas bättre ur jämförelsesynpunkt jämfört med vad som skett tidigare. 5 (6)
6. Nedlagt arbete Genomläsning av delårsrapport plus diskussioner med representanter från kommunens ekonomiavdelning med inriktning att definiera verksamhetsrisker, som skulle indikera att helårsprognosen inte kan hållas. Överslagsmässig avstämning mellan delårsrapport och redovisning. Vissa balansposter har avstämts mellan HB och kontounderlag och balans- och resultatposter har rimlighetsbedömts. 7. Bedömning Ekonomiska mål: Resultat- och soliditetsmålen beräknas uppfyllas. Målet om total självfinansiering av investeringar uppfylls inte. Verksamhetsmässiga mål: Måluppfyllelsen inom de olika verksamhetsområdena inom perspektiven resurs, brukar, medarbetare och process är redovisade i delårsrapporten. Målen är dock inte fullständigt redovisade då vissa mål endast mäts en gång per år och därmed inte mäts till delårsbokslutet. Uppfyllandegraderna på dessa mål varierar, men måluppfyllelsen synes rimlig och det under år 2010 igångsatta mätinstrumentet synes kunna förbättra kommunens måluppföljning jämfört med tidigare. Revisorerna anses ha tillräckliga underlag till sin bedömning om målens uppfyllandegrad och kan med viss sannolik också bedöma att den lagda helårsprognosen kommer att kunna hållas. Det finns såväl risker som möjligheter i lagd helårsprognos. Vid revisorernas bedömning om rimligheten i att helårsprognosen kommer att hållas, finns bl.a. risken att avsättningen för årets löneökning eventuellt kan vara otillräcklig. Därutöver beräknas semesterlöneskulden enbart vid årets slut. Även här kan risk föreligga för otillräcklig avsättning. Vidare finns även risken inom Barn- och ungdomssektorn avseende ej medtagna kostnader för ensamkommande flyktingbarn samt att Sociala sektorn har en osäker fordran på Landstinget som ytterligare kan komma att öka på sektorns underskott. Avseende finansen (skatteavräkningen), så har man för helårsprognosen använt sig av prognosen som erhölls i augusti 2010, vilket säkerställer en mera korrekt helårsprognos. Beträffande dokumentation och avstämningar avseende delårsbokslutet, så anser vi, i likhet med tidigare år, att kommunen bör förstärka detta genom att omfatta såväl utvecklade bokslutsspecifikationer som fullständiga skriftligt dokumenterade avstämningar av samtliga balansposter. KPMG AB Jerker Stenqvist Certifierad kommunal yrkesrevisor Per Ewerlöf Revisor 6 (6)