Granskning av delårsbokslut Åstorps kommun R EVISIONSRAPPORT 2/2008

Transkript

1 R EVISIONSRAPPORT 2/2008 Granskning av delårsbokslut Åstorps kommun Bengt Sebring, ordf. Tord Sturesson, 1:e v ordf. Stig Andersson, 2:e v ordf Nils Persson September 2008 Bengt Joehns Anders Löfgren Sida: 1

2 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING INLEDNING UPPDRAG OCH SYFTE AVGRÄNSNING OCH METOD ANALYS AV RESULTAT OCH PROGNOS I DELÅRSBOKSLUTET KOMMENTARER KRING RESULTATUTVECKLINGEN FÖR KOMMUNEN Utfallet för perioden PROGNOS FÖR HELÅRET BEDÖMNING AV LÄMNADE PROGNOSER RÄTTVISANDE RÄKENSKAPER FINANSIELLA MÅL RAMAR FÖR GOD EKONOMISK HUSHÅLLNING Resultatmål Lånenivåmål Investeringsmål AVSTÄMNING AV BALANSKRAVET VERKSAMHETSMÅL NOTERINGAR BEDÖMNING DELÅRSRAPPORTENS UTFORMNING...10 Åstorps kommun Granskning delårsbokslut Sida: 2

3 Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen i Åstorp gjort en översiktlig granskning av delårsrapporten per Enligt kommunallagen ska fullmäktige ange mål och riktlinjer för verksamheten och finansiella mål kopplade till god ekonomisk hushållning. En uppföljning av dessa skall redovisas i delårsrapporten och årsredovisningen. skall bedöma om resultatet i delårsrapporten och årsbokslutet är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat. Denna bedömning skall ske skriftligen. Följande kan konstateras i bedömningen av delårsrapporten: Kommunens delårsbokslut upprättas i år per 31 juli i stället för som tidigare 30 juni. En viktig anledning till senareläggningen var att få en aktuellare prognos. God redovisningssed för kommunal verksamhet har i allt väsentligt följts. Delårsrapporten har nu fått en väl fungerande struktur. Den ekonomiska analysen kompletteras med att det i förvaltningsberättelsen sker en övergripande uppföljning och utvärdering av de finansiella mål och verksamhetsmål som fullmäktige beslutat om kopplat till god ekonomisk hushållning för året. Slutligen gör kommunstyrelsen en sammanfattande utvärdering och bedömning härav. Detta anser vi är lovvärt och ett helt korrekt arbetssätt. För delårsperioden uppgick resultatet för kommunen till +9,5 Mkr efter 7 månader. Föregående år blev resultatet -3,7 Mkr (exklusive pensionsinlösen) efter 6 månader. Vid jämförelse häremellan skall noteras att genom att flytta delårsbokslutet till juli minskar semesterskulden bokföringsmässigt. Effekten härav beräknas till +17 Mkr, vilket är största anledningen till resultatförbättringen. Kommunens prognoser utvisar ett underskott på -13,3 Mkr och innebär att balanskravet inte kommer att bli uppfyllda för helåret Om prognosen håller måste därför medel avsättas i kommande budget för återställande av detta underskott under åren Underskottet uppgår till 2,3 % av skatteintäkterna och avser till en del effekter av att kommunen är i ett tillväxtskede i form av ökat barnantal medan situationen med ökade placeringar är ett svårare problem att hantera. Prognosen tyder på att resultatet av verksamheten inte kommer att hålla sig inom de ramar som de finansiella målen anger. Verksamhetsmålen är så utformade att endast några bedöms uppfyllas, andra har ännu inte mätts och i vissa fall kommer inte att kunna mätas under perioden och ytterligare några bedöms inte komma att uppfyllas. De verksamhetsmål som satts upp måste i vissa fall utvecklas vidare för att fungera som styrande och uppföljningsbara för det aktuella året. Således är det vår bedömning att den av fullmäktige definierade innebörden av begreppet God ekonomisk hushållning inte fullt ut kommer att uppfyllas för året. Verksamhetens nettokostnader beräknas komma att uppgå till 102,8 % av skatter och bidrag. I förvaltningsberättelsen anges att denna nivå är ohållbar varför en anpassning måste ske. Åstorps kommun Granskning delårsbokslut Sida: 3

4 1. Inledning 1.1 Uppdrag och syfte Ernst & Young har på uppdrag av kommunrevisionen i Åstorp gjort en översiktlig granskning av delårsrapporten Enligt kommunallagen ska revisorerna bedöma om resultatet i delårsrapporten och årsbokslutet är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat. Delårsrapporten ska behandlas av fullmäktige. s skriftliga bedömning ska biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Ändringarna i lagstiftningen fokuserar på god ekonomisk hushållning och på att öka långsiktigheten i den ekonomiska och verksamhetsmässiga planeringen. Lagen ställer därför krav på att budgeten ska innehålla finansiella mål samt mål och riktlinjer för verksamheten. Det nya uppdraget att bedöma resultatet i delårsrapporten och årsredovisningen innebär att revisorerna fått en kompletterande roll i processen att säkerställa att god ekonomisk hushållning uppnås. En förutsättning för att revisorerna skall kunna göra en bedömning är att kommunfullmäktige i budget/planer har fastställt mål och riktlinjer som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Uppdraget har syftet att bedöma om ett balanserat resultat kan nås vid årets slut, bedöma om det är troligt att de av fullmäktige antagna finansiella målen uppnås, samt bedöma om verksamheten drivits så att fullmäktiges beslutade mål och inriktningar för verksamheten kan nås bedöma om delårsrapporten är upprättad enligt god sed för kommuner 1.2 Avgränsning och metod Granskningen utgår från den delårsrapport med helårsprognos som är upprättad per samt från budgeten som kommunfullmäktige antagit som styrdokument för år 2008 och perioden Granskningen har varit översiktlig och bygger huvudsakligen på intervjuer samt en genomgång och avstämning av balansräkningens väsentligaste poster och prognosunderlag. Uppföljning har gjorts av processen för framtagandet av delårsbokslut med prognos samt de antaganden som ligger till grund för prognosen. Åstorps kommun Granskning delårsbokslut Sida: 4

5 Som utgångspunkt för planeringen av granskningen har använts FAR:s vägledning Översiktlig granskning av halvårs- och andra delårsrapporter samt de ändringar som trädde i kraft i kommunallagen Analys av resultat och prognos i delårsbokslutet 2.1 Kommentarer kring resultatutvecklingen för kommunen (Belopp i kkr) Utf 2008 Utf 2007 Prognos Budget Avvikelse 7 mån 6 mån helår helår Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Jämförelsestörande poster Avskrivningar Verksamhetens nettokostn ,1% Skatteintäkter ,3% Gen statsbidrag o utjämning ,5% Sa skatter och utjämning ,9% Resultat före finans. poster Finansiella intäkter ,6% Finansiella kostnader ,7% Finansiellt netto Resultat före extraord. poster Extraordinära poster Inlösen pensionsförpliktelse Resultat Verks nettokostn / skatter o utj 98,0% 103,2% 102,8% 99,7% Res f extrord post / skatter o utj 2,8% -1,4% -2,3% 1,0% Utfallet för perioden Kommunens delårsbokslut upprättas i år per 31 juli i stället för som tidigare 30 juni. Som framgår av uppställningen ovan uppgår kommunens resultat per till +9,5 Mkr (7 månader), vilket kan jämföras med resultatet för delårsbokslutet föregående år (6 månader) som uppgick till -3,7 Mkr (exklusive av fullmäktige beslutad inlösen av framtida pensionsförpliktelser på -99,4 Mkr). Eftersom årets delårsbokslut omfattar 7 månader mot 6 månader föregående år är inte periodutfallen jämförbara. Det kan noteras att det faktum att semesterskulden beräknats en månad senare under semesterperioden har förbättrat resultatet med ca 17 Mkr, vilket Åstorps kommun Granskning delårsbokslut Sida: 5

6 således är den största orsaken till att utfallet på pappret är så mycket bättre än föregående år. Verksamhetens nettokostnader beräknas komma att uppgå till 102,8 % av skatter och bidrag. I förvaltningsberättelsen anges att denna nivå är ohållbar varför en anpassning måste ske. Dotterbolagen redovisar positivt resultat, varför resultatet för koncernen blir bättre än för enbart kommunen. 2.2 Prognos för helåret Prognosen för helåret 2008 pekar på ett resultat på -13,3 Mkr (f å -4,1 Mkr). I förhållande till budget (+5,5 Mkr) innebär prognosen en avvikelse på -18,8 Mkr. Nämnderna och styrelsen prognostiserar ett budgetunderskott med -18,3 Mkr. Avvikelsen kan i sin helhet hänföras till verksamheterna enligt tabellen nedan. I kolumnerna budget och prognos har interna poster av ekonomiavdelningen uppskattats och manuellt justerats mellan raderna verksamhetens intäkter och kostnader, varför de enskilda raderna inte säkert är fullt jämförbara. Nämndernas och verksamhetens prognoser för 2008 visar ett sammanlagt underskott om -18,3 Mkr jämfört med budget. Nedan följer en sammanställning över nämndernas utfall, prognos, budget samt prognostiserad budgetavvikelse för helåret. Nämnder och styrelser Periodutfall Prognos Budget 2008 Belopp i kkr mån 2008 helår Inkl KB, TB Avvikelse Kommunfullmäktige ,0% Kommunrevision ,0% Valnämnd ,0% Kommunstyrelse ,0% Kommunstyrelseförvaltning ,2% Bygg- och miljönämnd ,1% Bildningsnämnd ,2% Medborgarnämnd ,1% Hälso- och omsorgsnämnd ,4% Finansförvaltningen ,1% Totalt Som framgår av tabellen ovan finns stora negativa avvikelser beloppsmässigt inom både Kommunstyrelseförvaltningen, Bildningsnämnden, Medborgarnämnden och Hälso- och omsorgsnämnden. Procentuellt är Medborgarnämndens underskott klart störst. Åstorps kommun Granskning delårsbokslut Sida: 6

7 Förklaringar till avvikelserna och åtgärder med anledning härav presenteras i förvaltningsberättelsen och utvecklas i nämndskommentarerna i delårsrapporten. Denna utveckling bör följas speciellt. Dotterbolagens prognos är positiv (+2,2 Mkr) varför koncernens prognos blir bättre än kommunens, eller -10,5 Mkr. 2.3 Bedömning av lämnade prognoser Vi har under denna granskning stickprovsvis följt upp de prognoser som lämnats av förvaltningarna och centralt för att bedöma kvalitén i dem. Generellt kan sägas att de prognoser som följts upp verkar vara bra genomarbetade, men att ytterligare dokumentation av förutsättningar för prognosen bör finnas om vilka antagande om förväntade behov för resterande del av året som finns. Kommunens prognoser utvisar att ett balanserat resultat inte kommer att uppnås. Vid vår genomgång av prognoserna har vi inte funnit något som tyder på annat än att det finns fog för denna bedömning. Detta skulle innebära att kommunen inte uppnår balanskravet för Om så skulle bli fallet kan detta innebära att återställande av underskottet kommer att drabba de kommande årens verksamhetsutrymme. Underskottet uppgår till ca 2,3 % av skatteintäkterna och avser till en del effekter av att kommunen är i ett tillväxtskede i form av ökat barnantal medan situationen med ökade placeringar är ett svårare problem at hantera. Vi konstaterar att budgeten bedöms komma att överskridas i ett flertal verksamheter och ser med oro härpå. Enligt uppgifterna i förvaltningsberättelsen bedömer nämndsföreträdarna att åtgärder för att rätta till underskottet endast i begränsad omfattning går att vidta. 3. Rättvisande räkenskaper En förutsättning för att kunna bedöma om en ekonomi är i balans är rättvisande räkenskaper. Delårsbokslutet skall upprättas enligt god kommunal redovisningssed, vilket innebär att samma redovisningsprinciper skall tillämpas som vid årsbokslut. Detta medför krav på bokslutsprocessen att rutinerna anpassas så det är möjligt att få fram uppgifter till delårsbokslutet samt att föra ut rättvisande resultatmätning på förvaltningar och deras undernivåer. T ex skall periodiseringar av väsentliga poser ske enligts samma principer som vid årsbokslut. Vi har tagit del av kommunens delårsbokslut och översiktligt granskat dokumentationen av avstämningar av balanskonton. Granskningen påvisar att dokumentation för de konton som avstämts i huvudsak är mycket god. Vid vår översiktliga granskningen har vi inte funnit några väsentliga fel i periodbokslutet utan anser att utfallet för perioden kan ligga till grund för helårsprognosen. Åstorps kommun Granskning delårsbokslut Sida: 7

8 4. Finansiella mål Den budget som kommunfullmäktige beslutade om för 2008 bedömdes vara en budget i balans. En bedömning görs i delårsrapporten att balanskravet inte kommer att uppnås Prognostiserat resultat uppgår till -13,3 Mkr. Enligt tillägget i kommunallagen skall i budgeten föras ett resonemang om god ekonomisk hushållning och därvid skall fullmäktige anta finansiella mål och verksamhetsmål med anknytning till detta begrepp. Dessa skall enligt lagen följas upp och bedömas i förvaltningsberättelsen, vilket måste förstås som att det är kommunstyrelsen som skall begära in underlag från nämnder och utifrån de uppgifter man får in, göra en uppföljning av de fastställda målen och därutifrån göra en bedömning av i vilken mån dessa mål kommer att kunna uppfyllas under räkenskapsåret. Om så behövs skall även förslag till åtgärder anges. Det är över denna kommunstyrelsens uppföljning och bedömning som sedan revisorerna skall avge ett särskilt yttrande till fullmäktige. I budgeten 2008 och flerårsplanen har intagits ett resonemang om god ekonomisk hushållning utifrån situationen för Åstorps kommun. Finansiella mål finns angivna avseende resultat över en femårsperiod, låneskuldsutveckling och investeringsnivå. 4.1 Ramar för God ekonomisk hushållning Resultatmål Det samlade resultatet för Åstorps kommunkoncern skall uppgå till lägst 30 Mkr sett över en femårsperiod. Inget av de enskilda åren skall visa negativt resultat. Målet är utformat så att femårsperioden skall avspegla de två föregående åren, innevarande budgetårs prognos samt de två kommande åren som innefattas i aktuell flerårsplan. (Nedan anges även motsvarande för kommunen som information.) (Belopp i Mkr) Koncernen Kommunen 2006 Ufall Utfall Prognos Plan Plan Målet bedöms i förvaltningsberättelsen delvis uppnås. Genom det goda resultatet 2006 uppnåddes det samlade kravet redan då. Den andra delen av målet att inget års resultat skall vara negativt ser inte ut att uppnås. Årets resultat bedöms också bli väsentligt sämre än genomsnittskravet per år (30 Mkr/5= +6 Mkr. För 2008 är det därför vår uppfattning att målet inte uppnås. Åstorps kommun Granskning delårsbokslut Sida: 8

9 Inför nästa år kommer, såsom målet är utformat, utfallet Mkr att utgå och innebär ett krav på år 2011 på +17 Mkr förutsatt att årets prognos uppfylls Lånenivåmål Koncernens anläggningslån/innevånare skall inte överstiga 20 kkr. Amortering skall ske under en tioårsperiod med sammanlagt 100 Mkr. För 2008 uppfylls inte målet då dels låneskulden beräknas uppgå till 25 kkr / innevånare och förväntas stiga under resten av året. Under den senaste tioårsperioden har amortering skett med 54 mkr men i gengäld har nya lån upptagits med 173 Mkr Investeringsmål Kommunens investeringar exkl. affärs- och exploateringsverksamhet skall inte överskrida avskrivningarna under budgetperioden. Målet bedöms inte uppnås då investeringarna för planperioden beräknas bli 36,6 Mkr medan avskrivningarna beräknas till 33,4 Mkr för perioden Avstämning av balanskravet I förvaltningsberättelsen görs en preliminär bedömning av balanskravet. Utredningen visar inte att balanskravet kommer att kunna uppfyllas med nuvarande prognos även om vissa justeringsposter finns som avses kunna återläggas inom balanskravsanalysen. Bedömning Kommunens prognoser utvisar att de av fullmäktige antagna finansiella målen i huvudsak och balanskravet inte kommer att bli uppfyllda för helåret Vid vår genomgång av prognoserna har vi inte funnit något som tyder på annat än att det finns fog härför. Om prognosen håller måste därför medel avsättas i kommande budget för återställande av ett sådant underskott under åren Verksamhetsmål 5.1 Noteringar När det gäller begreppet God ekonomisk hushållning definieras det för varje kommun just genom de mål som fullmäktige sätter upp för uppdragsåret i budgeten eller vid separat tillfälle. De finansiella målen anger ramarna som verksamheten skall hålla sig inom och verksamhetsmålen skall utvisa vad som skall uppnås utav verksamheten. Fullmäktige har i Åstorps kommun Granskning delårsbokslut Sida: 9

10 juni 2007 antagit 13 verksamhetsmässiga mål inför 2008 års budget med bärighet på god ekonomisk hushållning. Därmed har fullmäktige angett vilka mål och inriktningar som verksamheten skall uppnå för 2008 inom de ramar som de finansiella målen anger. Åstorps kommun har därmed fått en definition av begreppet god ekonomisk hushållning. Målen anges i budgeten och följs upp i delårsrapporten. I delårsrapporten skall en bedömning göras om det är sannolikt att målen kommer att uppnås under verksamhetsåret. 5.2 Bedömning Vi konstaterar att prognosen tyder på att resultatet inte kommer att hålla sig inom de ramar som de finansiella målen anger. Verksamhetsmålen är så utformade att av de 13 angivna målen bedöms endast några uppfyllas, andra har ännu inte och i vissa fall kommer inte att kunna mätas under perioden och ytterligare vissa bedöms inte komma att uppfyllas. Således är det vår bedömning att den av fullmäktige definierade innebörden av begreppet God ekonomisk hushållning inte fullt ut kommer att uppfyllas för året. Verksamheten bedöms ändå allmänt sett ha bedrivits med god kvalitet men har inte fullt ut hållits inom de angivna ramarna. De verksamhetsmål som satts upp måste i vissa fall utvecklas för att fungera som styrande och uppföljningsbara för det aktuella året. 6. Delårsrapportens utformning Delårsrapporten har nu fått en väl fungerande struktur. Den ekonomiska analysen kompletteras med att i förvaltningsberättelsen sker en övergripande uppföljning och utvärdering av de finansiella mål och verksamhetsmål som fullmäktige beslutat om kopplat till god ekonomisk hushållning för året. Slutligen gör kommunstyrelsen en sammanfattande utvärdering och bedömning härav. Detta anser vi är lovvärt och ett helt korrekt arbetssätt. I den finansiella analysen inräknar vi förutom förvaltningsberättelsen även de finansiella rapporterna resultaträkning, balansräkning mm. Härtill följer nämndskommentarer som bilaga. Dessa fungerar som underlag för kommunstyrelsens bedömningar i förvaltningsberättelsen. Vi anser att delårsrapporten kan anses upprättad utifrån de krav som rimligen kan ställas på en kommun i Åstorps storlek. Åstorp den 15 september 2008 Anders Löfgren Auktoriserad revisor Åstorps kommun Granskning delårsbokslut Sida: 10