Statskontoret Föreskrift 1 (8) 20.11.2014 Dnr VK/1077/00.01/2014 Bokföringsenheterna Upprättande av en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den samfinansierade verksamheten Enligt 55 1 mom. i förordningen om statsbudgeten (254/2004) ska ämbetsverken och inrättningarna utöver den bokföring som avses i 41 ordna uppföljning av resultaten av verksamheten (resultatredovisning) så att de på ett ekonomiskt och tillförlitligt sätt producerar: 1) uppgifter för den externa styrningen av ämbetsverket eller inrättningen och 2) de bokslutsuppgifter och uppgifter i verksamhetsberättelsen som anges i 63 och 65. Enligt 65 1 mom. 2 punkten i förordningen (1786/2009) ska den verksamhetsberättelse som ingår i bokföringsenhetens bokslut innehålla de viktigaste uppgifterna om verksamhetens effektivitet och produktivitet, den avgiftsbelagda verksamhetens resultat och lönsamhet samt den samfinansierade verksamhetens kostnadsmotsvarighet samt utvecklingen av dessa (uppgifter om den funktionella effektiviteten). Enligt 24 c i lagen om statsbudgeten (1216/2003) kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen. Statskontoret har i dag meddelat den bifogade föreskriften om upprättande av en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den samfinansierade verksamheten. Ikraftträdande Denna föreskrift träder i kraft omedelbart, och de första kostnadsmotsvarighetskalkyler som gjorts upp enligt denna föreskrift presenteras i verksamhetsberättelsen för finansåret 2014. Genom denna föreskrift upphävs den 4.2.2011 givna föreskriften Upprättande av en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den samfinansierade verksamheten (VK 68/03/2011). Sörnäs strandväg 13, Helsingfors PB 14, 00054 STATSKONTORET Tel. 0295 50 2000, Fax 0295 50 3333, www.statskontoret.fi
Statskontoret Föreskrift 2 (8) Mer information Mer information om frågor i anslutning till denna föreskrift fås från Statskontorets division Ekonomi och personal tfn 0295 50 2000 eller via e-post på adressen ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi. Generaldirektör Timo Laitinen Divisionschef Mikko Kangaspunta För kännedom: Statens revisionsverk
Statskontoret Föreskrift 3 (8) Upprättande av en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den samfinansierade verksamheten Innehåll 1 Särskilda bestämmelser för den samfinansierade verksamheten... 4 2 Skyldighet att göra upp en kostnadsmotsvarighetskalkyl och presentation av denna... 4 3 Allmänna principer som ska iakttas vid upprättandet av kostnadsmotsvarighetskalkylen... 4 4 Kostnadsmotsvarighetskalkylens struktur... 5 4.1 Intäkter från den samfinansierade verksamheten... 7 4.2 Totala kostnader för den samfinansierade verksamheten... 7
Statskontoret Föreskrift 4 (8) 1 Särskilda bestämmelser för den samfinansierade verksamheten Samfinansierad verksamhet är sådan verksamhet för vilken erhålls antingen icke-statlig finansiering eller finansiering från ett annat ämbetsverk eller en annan inrättning utan skyldighet att överlåta någon direkt motprestation till finansiären. Om verksamheten på grund av verksamhetens natur eller en annan orsak kan anses omfatta drag av både samfinansiering och myndighetsverksamhet, ska intäkterna och kostnaderna för verksamheten rapporteras genom en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den samfinansierade verksamheten i syfte att fullgöra redovisningsskyldigheten. 2 Skyldighet att göra upp en kostnadsmotsvarighetskalkyl och presentation av denna För utredning av kostnadsmotsvarigheten inom den samfinansierade verksamheten ska bokföringsenheten göra upp en kostnadsmotsvarighetskalkyl för varje finansår. Bokföringsenheten ska framlägga kostnadsmotsvarighetskalkylen för den samfinansierade verksamheten när den finansiering som bokföringsenheten mottagit och som periodiserats över finansåret uppgår till minst 1 milj. euro. I verksamhetsberättelsen presenteras kostnadsmotsvarighetskalkylen för det år den har upprättats. I kostnadsmotsvarighetskalkylen ska den förverkligade kostnadsmotsvarigheten presenteras förutom för finansåret också för de två föregående finansåren samt som jämförande information även finansårets mål. 3 Allmänna principer som ska iakttas vid upprättandet av kostnadsmotsvarighetskalkylen Kostnadsmotsvarighetskalkylen för den samfinansierade verksamheten ska ge riktiga och tillräckliga uppgifter om verksamhetens intäkter och kostnader samt självfinansieringsandel och kostnadsmotsvarighet. I kalkylen inkluderas både fakturerade intäkter och intäkter som erhållits med stöd av registreringsrätt. Vid bedömning av riktigheten och tillräckligheten av uppgifterna iakttas väsentlighetsprincipen och principen för ekonomisk produktion av uppgiften. Lämnandet av riktiga och tillräckliga uppgifter förutsätter att bland annat följande faktorer beaktas: - Uppgifterna om intäkterna och kostnaderna baserar sig på affärsbokföringen, och hänförandet av personalkostnaderna baserar sig på den uppföljning av den realiserade arbetstiden som står till förfogande. - I den interna samfinansierade verksamheten inom budgetekonomin har det ingen betydelse om det ämbetsverk som sköter verksamheten får tillgång till anslagen genom fakturering eller genom att man får registrerings-
Statskontoret Föreskrift 5 (8) rätt till finansiärens moment. I båda fallen ska intäkterna och kostnaderna inkluderas i kalkylen. - Kostnadsmotsvarighetskalkylen för den samfinansierade verksamheten upprättas enligt principen om inkomst vid utgift. Detta innebär att man till finansåret som avkastning endast hänför den andel av finansiärernas finansieringsandel som motsvarar de kostnader som har hänförts till respektive finansår. Kostnaderna för den samfinansierade verksamheten hänförs enligt prestationsprincipen. - I kostnaderna för den samfinansierade verksamheten inkluderas alla de kostnader, exempelvis momsutgifter, som denna verksamhet har orsakat oberoende av om kostnaderna är sådana kostnader som kan godkännas för stöd enligt finansiärens finansieringsvillkor eller inte. - I hänförandet av intäkterna och kostnaderna till den samfinansierade verksamheten iakttas orsaksprincipen. - Beträffande kostnaderna ska man särskilt försäkra sig om att de även inkluderar den samfinansierade verksamhetens andel av ämbetsverkets samkostnader, kapitalkostnader och övriga kalkylmässiga poster. - Kostnadsmotsvarighetskalkylerna för olika år ska vara jämförbara. Detta förutsätter att beräkningsgrunderna, till exempel periodiseringen, hänförandet och värderingen av intäkter och kostnader, i regel ska förbli oförändrade. Om beräkningsgrunderna måste ändras, ska ändringarna presenteras i bilagor till kalkylerna. Effekterna av väsentliga ändringar av kalkylerna ska presenteras i bilagor. - De myndigheter som ansvarar för styrningen av och tillsynen över ämbetsverken ska kunna försäkra sig om att kostnadsmotsvarighetskalkylerna är korrekta. Detta förutsätter att beräkningsgrunderna och eventuella ändringar av dem dokumenteras eller att de är tillgängliga. Statskontoret har meddelat en separat föreskrift om förvaringstiderna för kostnadskalkyler och deras beräkningsgrunder. - Kostnadsmotsvarighetskalkylerna ska vid behov kompletteras med tilläggskalkyler och bilageuppgifter för att ge korrekt och tillräcklig information. 4 Kostnadsmotsvarighetskalkylens struktur Kostnadsmotsvarighetskalkylen upprättas enligt följande schema. Den gruppering i sär- och samkostnader som presenteras i schemat är dock vägledande. Om en kalkyl som upprättats enligt schemat inte ger tillräckliga uppgifter om kostnadsstrukturen, ska den aktuella kostnadsposten specificeras noggrannare än i schemat.
Statskontoret Föreskrift 6 (8) KOSTNADSMOTSVARIGHETSKALKYL FÖR DEN SAMFINANSIERADE VERKSAMHETEN (KALKYL FÖR SJÄLVFINANSIERINGSANDELEN) INTÄKTER FRÅN DEN SAMFINANSIERADE VERKSAMHETEN Finansiering från andra statliga ämbetsverk Finansiering från EU Annan finansiering som erhållits utanför statsförvaltningen Övriga intäkter från den samfinansierade verksamheten Intäkter totalt År n utfall År n mål År n-1 År n-2 Särkostnader för den samfinansierade verksamheten Material, förnödenheter och varor Personalkostnader Hyror Köpta tjänster Övriga särkostnader Särkostnader totalt Samkostnadsandel för den samfinansierade verksamhetens Kostnader för stödfunktioner Avskrivningar Räntor Övriga samkostnader Andel av samkostnaderna totalt Totala kostnader sammanlagt SJÄLVFINANSIERINGSANDEL (Intäkter Kostnader) Självfinansieringsandel, %
Statskontoret Föreskrift 7 (8) 4.1 Intäkter från den samfinansierade verksamheten Med finansiering från andra statliga ämbetsverk avses finansiering från budgetekonomins interna finansiärer. Med finansiering från EU avses finansiering från någon av Europeiska gemenskapens fonder (strukturfondsprojekt) eller direkt någon annan organisation inom Europeiska gemenskapen. Med Övrig finansiering som erhållits utanför statsförvaltningen avses finansiering från någon organisation utanför statsbudgeten inom den offentliga förvaltningen, ett företag eller något annat samfund inom den privata sektorn. Med övriga intäkter från den samfinansierade verksamheten avses eventuella övriga intäkter än intäkter från finansiärerna (till exempel intäkter från försäljning av anläggningstillgångar som ingår i den samfinansierade verksamheten). 4.2 Totala kostnader för den samfinansierade verksamheten Med Särkostnader avses de kostnader som föranletts endast av den samfinansierade verksamheten. Särkostnaderna specificeras i enlighet med affärsbokföringens kontoplan. I Material, förnödenheter och varor upptas prestationsbaserade upphandlingar av nyttigheter. Genom en ändring i lagret kan utgifterna för inköp under räkenskapsperioden korrigeras till kostnader som motsvarar de prestationsbaserade intäkterna. Personalkostnader omfattar poster som registrerats bland personalkostnaderna i affärsbokföringen, bland annat förskottsinnehållningspliktiga löner och arvoden samt lagstadgade och frivilliga lönebikostnader. Hyror omfattar poster som registrerats på hyreskontona i affärsbokföringen, bland annat lokal-, anläggnings- och programhyror. Köpta tjänster inkluderar poster i enlighet med affärsbokföringen, bland annat tjänster som köpts av utomstående samt kostnader för förnödenheter och resor som tjänsteproducenten fakturerat. Köpta tjänster omfattar även arvoden som inte registrerats bland personalkostnaderna. Övriga särkostnader omfattar kostnader som inte hör till ovan nämnda grupper. Samkostnader är kostnader som den avgiftsbelagda verksamheten, den samfinansierade verksamheten och övrig verksamhet gemensamt har föranlett. Till den samfinansierade verksamhetens andel av samkostnaderna räknas alla de kostnader som har ett orsakssamband med den aktuella verksamheten. Vid hänförandet av samkostnaderna på ämbetsverks- eller resultatenhetsnivå till den samfinansierade verksamheten kan volymbaserade fördelningsgrunder (exempelvis verksamhetens årsverken, totala kostnader) el-
Statskontoret Föreskrift 8 (8) ler andra fördelningsgrunder enligt orsaksprincipen tillämpas. Dessa ska grunda sig på dokumenterade utredningar. Som fördelningsgrund för arbetskostnaderna används alltid dokumenterad arbetstid. På raden Stödfunktionernas kostnader presenteras den samfinansierade verksamhetens andel av stödfunktionernas samkostnader. Om den samfinansierade verksamheten har separata stödfunktioner behandlas kostnaderna för stödfunktionerna som särkostnader. På raden Avskrivningar presenteras den samfinansierade verksamhetens andel av avskrivningarna. Räntor räknas på såväl omsättnings- som anläggningstillgångar. Räntan på omsättningstillgångar räknas på det kapital som i genomsnitt är bundet i lagret under finansåret. Räntan på anläggningstillgångar räknas på det kapital som i genomsnitt är bundet i anläggningstillgångar under finansåret. Räntan räknas antingen utifrån lagrets och anläggningstillgångarnas ursprungliga anskaffningspriser med nominell ränta som räntefot eller också utifrån återanskaffningspriset, varvid realräntan används som räntefot. I bilageuppgifterna till kalkylen anges vilken metod som har tillämpats. Statskontoret meddelar årligen vilken formel för realräntan som ska användas i kalkylerna och den nominella ränta som uträknats vid Statskontoret. När räntekostnaderna inkluderas i kalkylen ska väsentlighetsprincipen tillämpas. Övriga samkostnader består av andra än ovan nämnda samkostnader. Med Totala kostnader avses summan av särkostnader och samkostnader.