~ I~ I TRANAs KOMMUN 8 KOMMUNSTRYRElSENS AU SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-01-13 Sida 37(46) 28 Dnr 16/16, 508/07, 276/10, 247/12, 337/14 Upphandling och inköp - antagande av riktlinjer och upphörande av policy Tranås kommuns ledningsmodell antogs i fullmäktige 2013-08-19 167. Riktlinjer för styrdokument antogs 2015-05-19 104 och innehåller riktlinjer för vad, hur, vem och revideringsintervall för de styrdokument som ska finnas i kommunens ledningssystem. Som ell led i della har även mallar tagits fram för berörda styrdokument, för all få en enhetlighet i kommunens dokument. Mallarna hjälper oss även att följa den beslutade grafiska profilen. En inventering och sortering av de styrdokument som ledningsmodellen och riktlinjer för styrdokument berör har under en tid pågått. Detta arbete består i hög grad av att urskilja vilka definierade dokumenttyper våra befintliga dokument och delar av dokument bör inordnas som. En följd av della är att många av kommunens dokument som tidigare hetat Lex. policy i och med revideringen kommer att övergå till en annan dokumenttyp, ofta riktlinjer och/eller rutiner. Det är nu aktuellt att besluta om de dokument som reviderats enligtledningsmodell och framtagna dokumentmallar. I den nuvarande upphandlings- beställnings- och inköpspolicyn har vi identifierat riktlinjer, regler och rutiner. Riktlinjer beslutas i nämnd eller kommunstyrelse och anger vad som ska utföras och inom vilka ramar vi ska hålla oss, men är till viss del tolkningsbara. Regler och rutiner beslutas däremot inom förvaltningen ("hur") och dessa delar återfinns därför inte i den nya riktlinjen, i enlighet med ledningsmodellen. Dokumentet Policy för miljöanpassad upphandling som innehåller gemensamma bestämmelser för Jönköpings läns kommuner (antagen februari 2013 44 dnr 480/12) är inkluderad i de nya riktlinjerna. Policyn är beslutad i kommunfullmäktige. Då den nu övergår till dokumenttypen riktlinjer som ska antas av kommunstyrelsen, föreslås fullmäktige besluta att policyn upphör att gälla till förmån för kommunstyrelsens antagande av riktlinjerna. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att anta föreliggande riktlinjer för Upphandling och inköp och att dessa är gällande från och med att beslut fattas all Upphandling-, beställnings- och inköpspolicy upphör att gälla. att föreslå kommunfullmäktige besluta att Upphandling-, beställnings- och inköpspolicy (antagen dnr508/07, reviderad 276/10, 247/12, 337/14) upphör all gälla [ J"'''~ Expedieras till Kommunstyrelsen
o TRANAS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Datum 2015-12-10 Tjänsteskrivelse Dnr TRANAs r«)~ KL-Fe ' Itr \ingen Ank...4?!~":'PL:/d...-,llQ.~./b -,,/ 1- Upphandling och inköp - antagande av riktlinjer och upphörande av policy Tranås kommuns ledningsmodell antogs i fullmäktige 2013-08-19 167. Riktlinjer för styrdokument antogs 2015 05-19 104 och innehåller riktlinjer för vad, hur, vem och revideringsintervall för de styrdokument som ska finnas i kommunens ledningssystem. Som ett led i detta har även mallar tagits fram för berörda styrdokument, för att få en enhetlighet i kommunens dokument. Mallarna hjälper oss även att följa den beslutade grafiska profilen. En inventering och sortering av de styrdokument som ledningsmodellen och riktlinjer för styrdokument berör har under en tid pågått. Detta arbete består i hög grad av att urskilja vilka definierade dokumenttyper våra befintliga dokument och delar av dokument bör inordnas som. En följd av detta är att många av kommunens dokument som tidigare hetat t.ex. policy i och med revideringen kommer att övergå till en annan dokumenttyp, ofta riktlinjer och/eller rutiner. Det är nu aktuellt att besluta om de dokument som reviderats enligt ledningsmodell och framtagna dokumentmallar. I den nuvarande upphandlings- beställnings- och inköpspolicyn har vi identifierat riktlinjer, regler och rutiner. Riktlinjer beslutas i nämnd eller kommunstyrelse och anger vad som ska utföras och inom vilka ramar vi ska hålla oss, men är till viss del tolkningsbara. Regler och rutiner beslutas däremot inom förvaltningen ("hur") och dessa delar återfinns därför inte i den nya riktlinjen, i enlighet med ledningsmodellen. Dokumentet Policy för miljöanpassad upphandling som innehåller gemensamma bestämmelser för Jönköpings läns kommuner (antagen februari 2013 44 dnr 480/12) är inkluderad i de nya riktlinjerna. Policyn är beslutad i kommunfullmäktige. Då den nu övergår till dokumenttypen riktlinjer som ska antas av kommunstyrelsen, föreslås fullmäktige besluta att policyn upphör att gälla till förmån för kommunstyrelsens antagande av riktlinjema. Kommunstyrelsen föreslås besluta att anta föreliggande riktlinjer för Upphandling och inköp och att dessa är gällande från och med att beslut fattas att Upphandling-, beställnings- och inköpspolicy upphör att gälla. att föreslå kommunfullmäktige besluta att Upphandling-, beställnings- och inköpspolicy (antagen dnr 508/07, reviderad 276/10, 247/12, 337/14) upphör att gälla. För kommunledningsförvaltningen c:~~ Sanna Fredriksson, 0140-681 82 Beslut expedieras till Diariet Sanna Fredriksson Mikael Magnusson Kansli- och personalavdelningen tfn 0140-68100!\NSVAR TYDLIGHET RESPEKT KREATIVITET 57382 Tranås fax 0140-17650
RESPEKT ANSVAR KREATIVITET TYDLIGHET Sida 1 (2) o TRANAS KOMMUN [Document::Title] Förvaltning: Dokumenttyp: Beslutat av: [Metadata::Förvaltning] [Document::DocumentTypel [Role::Godkännare] Utfärdat av: Dokument-ID: Beslutsdatum: [Role: :Författare] [Document::Number] [Document: :PublishDate] Ansvarig: Version: Revideras: [Metadata::Nämnd] [Document::Version] [Document::AlarmDate] Upphandling och inköp Syfte Syftet med riktlinjerna är att ge konkret stöd för hur upphandling får ske i Tranås kommun. Ansvar och befogenheter Det yttersta ansvaret för kommunövergripande ram- och leveransavtal har kommunstyrelsen. Respektive förvaltning/nämnd ansvarar för förvaltningsspecifika ram- och leveransavtal. Upphandlingsavdelningen genomför upphandlingar av varor, tjänster och byggentreprenader samt tecknar ram och leveransavtal. Beställningsansvariga som är utsedda av varje förvaltning genomför avrop/inköp från kommunens avtal. Tranås kommun är en upphandlande myndighet. Tranås kommuns dotterbolag är var och ett själva en upphandlande myndighet och sköter därmed sina egna upphandlingar. Ibland är dotterbolagen med på kommunens upphandlingar och tvärtom. Utförande Tranås kommuns upphandlingar och inköp ska göras i enlighet med EU-direktiv, svensk lagstiftning och Tranås kommuns riktlinjer och regler. De anställda som gör upphandlingar ska vara väl medvetna om Lagen om offentlig upphandling (LOU) och att den bl a innehåller regler för hur upphandling ska gå till under eller över de så kallade tröskelvärdena. Finns ramavtal ska avrop (beställning j enlighet med villkoren i ett ramavtal) alltid göras enligt villkoren i dessa avtal. a Ett ramavtal är ett avtal mellan en kommun ("en upphandlande myndighet") och en eller flera leverantörer som löper under en bestämd tidsperiod. Direktupphandlingar får göras om det inte finns något ramavtal och värdet av upphandlingen är under 534 890 SEK. Direktupphandling ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas och enligt kommunens regler. Skälen till en direktupphandling och hur den har genomförts ska dokumenteras av den som ansvarar för upphandlingen. Tillfälliga erbjudanden eller rabatter hos konkurrenter ska inte utnyttjas. Genom s.k. köptrohet skapas förtroende hos kommunens avtalsleverantörer, vilket i sin tur leder till lägre kostnader.
RESPEKT ANSVAR KREATIVITET TYDLIGHET Sida 2 (2) o TRANAS KOMMUN Dokumenttitel: Version: Dokument-ID: [Document::Title] [Document::Version] [Document: :Number] Kommunen ska i sin offentliga upphandling ställa krav på leverantörer till Tranås kommun att de kan erbjuda så många "Rättvisemärkt-produkter eller likvärdigt" som möjligt. Med detta menas produkter som enligt kontroll har producerats i enlighet med ILO:s åtta grundläggande kärnkonventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet. Detta under förutsättning att sådan märkning finns på produkterna som kommunen efterfrågar. Krav på miljöhänsyn ska vara en naturlig del i all upphandlings- och inköpsverksamhet. På varje förvaltning/avdelning ska finnas utsedd beställningsansvarig (samt eventuell ersättare) i den omfattning som anses nödvändigt i förhållande till förvaltningens storlek. Förvaltningschef utser beställningsansvarig. Kommunen är ansluten till ett antal samordnade upphandlingar (gjorda exempelvis utav andra kommuner eller SKL Kommentus). Avrop från dessa avtal ska ske enligt instruktioner i avtalen. Samverkan med andra ska ske där sådan är fördelaktig för kommunen. Det är inte tillåtet att köpa eller beställa varor eller tjänster för eget bruk i kommunens namn. Det är heller inte tillåtet att köpa eller beställa varor eller tjänster från privatperson eller annan leverantör som saknar F-skattsedel. Miljöanpassad upphandling Riktlinjer nedan är gemensamma för Jönköpings läns kommuner ("policy för miljöanpassad upphandling", daterad 2012-09-05). Jönköpings läns kommuners miljökrav i upphandlingar ska vara konsekventa, konkurrensfrämjande och affärsmässigt drivande. I en upphandling aven vara, en tjänst eller en entreprenad ska Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för basnivå användas om så finns. Den avancerade kravnivån och spjutspetsnivån kan övervägas. Beroende på vad som ska handlas upp, kan också ytterligare relevanta miljökrav ställas. Näringslivet bör under kontraktstiden drivas till en ökad miljöanpassning vilket kan åstadkommas med t.ex. tidsbestämda utförandevillkor. Vid avtalsstart kan kravnivån vara längre för att under kontraktstiden stegvis öka. Om miljökraven är kostnadsdrivande bör något längre avtalstider övervägas. Ställda miljökrav ska följas upp. Fokus på miljökraven ska i första hand riktas mot upphandlingsobjekt med väsentlighet ur miljösynpunkt. För att öppna nya vägar där målet är en bättre miljö och hälsa för människa är en god dialog och samverkan med leverantörer under avtalsperioden helt avgörande. I samband med upphandling ska Jönköpings läns kommuner särskilt beakta: LOU, Lagen om offentlig upphandling Miljöbalen samt andra relaterade författningar som syftar till skydd av människors hälsa och miljö Miljöstymingsrådets upphandlingskriterier Råd från tillsynsmyndigheter De nationella miljökvalitetsmålen
I (4) o TRANAS KOMMUN Upphandling-, beställnings- och inköpspolicy Denna policy gäller för Tranås kommuns samtliga förvaltningar/avdelningar. Det är varje förvaltningschefs ansvar att informera sina medarbetare om ~ att denna policy finns, ~ att kommunen har ram- och rabattavtal, ~ att utsedd beställningsansvarig finns, ~ att Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) finns. Tranås kommun köper varor och tjänster för stora belopp årligen och många anställda kommer i kontakt med beställnings- och inköpsfrågor. Det är därför väldigt viktigt att det på varje avdelning/förvaltning, utav förvaltningschefen, finns utsedd beställningsansvarig (samt eventuell utsedd ersättare) i den omfattning som anses nödvändig i förhållande till för-valtningens storlek. Det yttersta ansvaret för kommunövergripande ram- och rabattavtal har kommunstyrelsen. Upphandlingsavdelningen genomför upphandlingar för varor och tjänster och tecknar kommunövergripande ram- och rabattavtal. Tranås kommun är en upphandlande myndighet. Tranås kommuns dotterbolag är var och ett själva en upphandlande myndighet och sköter därmed sina egna upphandlingar. Ibland är dotterbolagen med på kommunens upphandlingar och tvärtom. All upphandling ska ske enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). De anställda som gör upphandlingar ska vara väl medvetna om lagen och att den bl a innehåller regler för hur upphandling ska gå till under eller över de så kallade tröskelvärdena. Upphandlingsavdelningen har bl a en rådgivande funktion till kommunens anställda. Inför och under en upphandling sker ofta förfrågningar och diskussioner med andra avdelningar/förvaltningar, dock i första hand med beställningsansvarig. Upphandling ska genomföras så att kommunens förvaltningar i största mån tillgodoses behovet av varor och tjänster till lägsta möjliga pris i förhållande till ställda krav, såväl rättvisemärkt (eller likvärdigt) som kvalitets- och miljökrav m m. Kommunen ska i sin offentliga upphandling ställa krav på leverantörer till Tranås kommun att de kan erbjuda så många "Rättvisemärkt-produkter eller likvärdigt" som möjligt, d v s produkter som enligt kontroll har producerats i enlighet med ILO's åtta grundläggande kärnkonventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet. Detta under förutsättning att sådan märkning finns på produkterna som kommunen efterfrågar.
Vid upphandling ska "Policy för miljöanpassad upphandling" och "Fordons-policy - Anskaffnings, användnings- och uthyrningsprinciper" beaktas. Kommunen är ansluten till ett antal samordnade upphandlingar (gjorda exempelvis utav andra kommuner eller SKL Kommentus). Avrop från dessa avtal ska ske enligt instruktioner i avtalen. Samverkan med andra ska ske där sådan är fördelaktig för kommunen. Det är inte tillätet att köpa eller beställa varor eller tjänster för eget bruk i kommunens namn. Det är heller inte tillätet att köpa eller beställa varor eller tjänster från privatperson eller annan leverantör som saknar F-skattsedel. Ram- och rabattavtal Ett ramavtal är ett avtal mellan en kommun ("en upphandlande myndighet") och en eller flera leverantörer som löper under en bestämd period. Finns ramavtal ska avrop alltid göras enligt villkoren i dessa avtal. Kommunen har ramavtal för ganska många vanligt förekommande varu- och tjänstegrupper. Respektive förvaltning/nämnd ansvarar för förvaltningsspecifika ramavtal. Genom s k köptrohet skapas förtroende hos kommunens avtalsleverantörer, vilket i sin tur leder till lägre kostnader. Tillfälliga erbjudanden eller rabatter hos konkurrenter ska inte utnyttjas. Finns det inte ramavtal så kanske det finns ett rabattavtal istället. Rabattavtal används när det totala inköpet på ett år inte är så högt att en upphandling måste göras. Rabattavtal är inga avtal som vi tvunget behöver använda oss av när vi köper, men är ofta fördelaktiga vid jämförelse av pris med andra leverantörer. De allra flesta rabattavtal kommunen har är med leverantörer inom Tranås kommuns gränser, därför sker oftast inköp direkt hos dessa leverantörer (se under rubrik "Inköp"). När nytt ram- eller rabattavtal tecknats skickas information ut via mail till beställnings-ansvarig och vid behov till all personal. Information om tecknade avtal, med i existerande fall tillhörande bilagor, finns tillgängliga pä kommunens intranät. 2 (4) Avrop Med avrop menas: Beställning i enlighet med villkoren i ett ramavtal/rabattavtal. Avrop är egentligen inte att betrakta som ett inköp utan mera som en beställning. Beställningsansvarig Beställningsansvarig, samt eventuell ersättare, utsedd av förvaltningschef ska ~ känna till denna policy, ~ känna till att LOU finns, ~ känna till att kommunen har ram- och rabattavtal, ~ avropa frän kommunens ramavtal, ~ vid behov göra direktupphandlingar (se nedan vad som gäller). Finns ramavtal ska avrop alltid göras enligt villkoren i dessa avtal!
3 (4) Det är alltid beställningsansvarig (eller ersättare) som ska avropa från kommunens ramavtal samt vid behov göra direktupphandlingar. För att se till att beställningsansvarig har tillräcklig information om tecknade avtal ska varje förvaltning/avdelning kontinuerligt informera upphandlingsavdelningen om vilka som utsetts att vara beställningsansvarig. Upphandlingsavdelningen kommer vid behov att sammankalla de beställningsansvariga, exempelvis inför en upphandling, vid nytecknat ramavtal etcetera. Direktupphandling Direktupphandling får inte göras när kommunen redan har ett ramavtal tecknat för aktuell vara eller tjänst. Direktupphandling får endast användas om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl, d v s oförutsedda händelser som man inte kunnat råda över. Gränsen för om värdet är lågt är 505 800 kr exklusive moms. Värdet gäller inköp av samma slags vara eller tjänst för hela kommunen tillsammans, under 1 år. Värdet av upprepade direktupphandlingar av samma slags vara eller tjänst som sker i hela kommunen under en 12-månadersperiod räknas alltså samman. Belopp som överstiger 505 800 kr ska upphandlas enligt regler för hur upphandling går till under eller över de så kallade tröskelvärdena. En upphandling får alltså inte delas upp i syfte att underskrida direktupphand lingsg ränsen. Upphandlingsavdelningen ska meddelas då en enskild direktupphandling överstiger 50 000 kr för att kunna bedöma huruvida gränsen (505800 kr) kommer att uppnås under året. Upphandlingsavdelningen har då bättre förutsättning för att kunna planera in en eventuell förenklad upphandling. Direktupphandling, konkurrens - jämförelse av priser och produkter Direktupphandling definieras (i LOU 2 kapitlet, 23 ) som ett förfarande utan krav på anbud. Här kan hanteringen göras avsevärt enklare än vid vanliga upphandlingar men även här gäller det att använda sig utav den konkurrens som finns genom att jämföra priser med flera tänkbara leverantörer. Prisförfrågan kan ske muntligt. Rekommendationen är dock att göra skriftlig förfrågan (offertinbjudan) - om det inte är små belopp det handlar om. För belopp upp till 5000 kr: ~ Jämförelse av pris bör göras hos minst 2 leverantörer (i de fall det finns så många). ~ Prisförfrågan bör bekräftas skriftligt av leverantörer, exempelvis via fax eller mail- om det inte är mycket små belopp det handlar om. För belopp från 5 000 kr och upp till 50000 kr: ~ Jämförelse av pris ska göras hos minst 2 leverantörer (i de fall det finns så många). ~ Prisförfrågan ska alltid bekräftas skriftligt av leverantören, exempelvis via fax, mail eller offert. Dokumentationen ska sparas så att ett affärsmässigt beteende kan verifieras.
4 (4) För belopp från 50 000 kr och upp till 100 000 kr: ~ Jämförelse av pris ska göras hos minst 3 leverantörer (i de fall det finns så många). ~ Prisförfrågan ska alltid bekräftas skriftligt av leverantören, exempelvis via fax, mail eller offert. Dokumentationen ska sparas så att ett affärsmässigt beteende kan verifieras. För belopp från 100000 kr och upp till 505800 kr: ~ Direktupphandling ska annonseras i elektroniskt upphandlingssystem. Upphandlingsavdelningen ombesörjer annonseringen. ~ All dokumentation ska sparas, är lagkrav från 2014-07-01. När det gäller direktupphandling p.g.a. synnerliga skäl ska samråd med Upphandlingsavdelningen alltid ske. Inköp Vid inköp av varor/tjänster ska rekvisition användas, varken det finns ramavtal eller inte. Rekvisition ska vara försedd med fakturaadress och underskriven utav förvaltningschef eller annan person som har attesträtt. Tröskelvärden Tröskelvärdet för varor och tjänster uppgår (fr. o m 1 januari 2014) till 207 000 EURO (ca 1 806000 SEK). Tröskelvärdet för byggentreprenader uppgår (fr. o m 1januari 2014) till 5 186000 EURO (ca 45 250 000 SEK). Det är viktigt att tänkta på vid beräkning av tröskelvärdet att Tranås kommun är en upp-handlande myndighet. Beräkna upphandlingens värde under hela tiden ramavtalet ska löpa, options- eller förlängningklausulen ska räknas som att den kommer att användas. Denna beräkning görs för att fastställa om upphandlingen hamnar under eller över de s k tröskel-värdena. Under tröskelvärdet används förenklad upphandling, urvalsupphandling eller direkt-upphandling. Över tröskelvärdet används öppen upphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling.