Kommunledningsförvaltningen Monica Boo,0550-88 161 monica.boo@kristinehamn.se Tjänsteskrivelse 2016-02-01 Ks/2014:139 1(1) Revidering riktlinjer för direktupphandling Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta reviderade Riktlinjer för direktupphandling. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade 2014-11-11 att anta nya Riktlinjer för direktupphandling, som beskriver vad en direktupphandling är, när den ska tillämpas och hur man går tillväga. Europeiska kommissionen har publicerat nya höjda tröskelvärden som gäller från 2016-01-01 till och med 2017-12-31. Höjningarna innebär uppjusterade direktupphandlingsgränser, vilka nu har korrigerats i Riktlinjer för direktupphandling. Beslutsunderlag KS 228, 2014-11-11 Tjänsteskrivelse 2014-10-07 Riktlinjer direktupphandling, dnr 2014:139 Skickas till Kommunstyrelsen Kristian Jeppsson Upphandlingschef KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post kommunen@kristinehamn.se Postadress 1. Kommunledningskontoret 681 84 Kristinehamn Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-88 011 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
Kommunledningsförvaltningen RIKTLINJER 1(10) Plan Policy Handlingsplan Rutin Instruktion Riktlinjer Riktlinjer för direktupphandling Dokumenttyp Riktlinjer Beslutsinstans Kommunstyrelsen Dokument-ID Ks 2014:139 Dokumentansvarig Upphandlingschef Dokumentet gäller [Dokumentet gäller kommunövergripande, samtliga anställda för beslut [ för beslut] Ansvarig för uppföljning Upphandlingschef Version 1.2 Reviderad [Reviderad]
2(10) Innehåll 1 Vad är en direktupphandling?... 3 1.1 Lågt värde... 3 1.2 Synnerliga skäl... 4 1.3 Vissa situationer... 4 2 Hur gör jag? - steg för steg... 5 3 Vad ska jag tänka på när jag gör en direktupphandling? 7 4 Kontakt och stöd... 10
3(10) 1 Vad är en direktupphandling? 1.1 Lågt värde I de fall där avtal saknas för aktuell vara, tjänst eller byggentreprenad finns möjlighet att för enstaka köp genomföra en direktupphandling. Finns dock avtal ska man handla på dem oavsett belopp Med direktupphandling gäller enklare regler för upphandling. Kommunen väljer själv vilka leverantörer på marknaden som ska tillfrågas. Beloppsgränser för direktupphandling Det är kommunens totala inköp av en viss vara/tjänst under en 12- månadersperiod som ska räknas ihop. Om flera direktupphandlingar av samma vara/tjänst genomförs under en 12-månadersperiod samt inköpsbeloppet överstiger 534 890 kronor, ska en upphandling genomföras med stöd av andra upphandlingsformer enligt Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Viktigt är att upphandlingar inte får delas upp i syfte att underskrida beloppsgränsen för direktupphandling. Notera att vid beräkning av beloppsgränsen ska även värdet av eventuella optionsår inkluderas. För direktupphandling enligt Lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) är beloppsgränsen högre än enligt LOU, 993 368 kronor. Lag Belopp % av tröskelvärdet LOU (klassiska sektorn) 534 890 kronor 28 % av 1 910 323 kronor LUF (försörjning sektorn) 993 368 kronor 26 % av 3 820 645 kronor * Fr o m 2016-01-01 t o m 2017-12-31 EU-rättsliga grundprinciper Precis som för de andra upphandlingsförfarandena ska direktupphandling ske med hänsyn till de EU-rättsliga grundprinciperna för att upprätthålla konkurrensen på marknaden: Icke-diskrimineringsprincipen Likabehandlingsprincipen Proportionalitetsprincipen Principen om öppenhet (transparensprincipen) Principen om ömsesidigt erkännande
4(10) 1.2 Synnerliga skäl I enlighet med LOU/LUF kan även direktupphandling ske om det finns synnerliga skäl. Med synnerliga skäl menas synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande myndigheten/enheten. 1.3 Vissa situationer Direktupphandling får användas om förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering som avses i LOU/LUF är uppfyllda. Ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering (en variant av direktupphandling vid upphandlingar över tröskelvärdena) får enbart tillämpas utifrån ett fåtal grunder som finns angivna i lagen; tekniska och konstnärliga skäl samt ensamrätt, synnerlig brådska, tilläggstjänster och upprepning av tjänster samt om det vid ett öppet eller selektivt förfarande inte lämnats några anbud eller inte lämnats några lämpliga anbud. På varuområdet finns ytterligare några undantagsgrunder.! Lagändring ger stärkt krav om dokumentationsplikt Riksdagens lagändring om höjd beloppsgräns för direktupphandling ger konsekvenser för den upphandlande myndigheten/enheten. En kommun ska fr o m 2014-07-01 dokumentera genomförande av en direktupphandling i de fall upphandlingens värde överstiger 100 000 kronor. Varje förvaltning ska besluta om vem som får genomföra direktupphandlingar vars värde överstiger 100 000 kronor. För att få göra direktupphandlingar vars värde överstiger 100 000 kronor ska utsedd personal gå en beställar-/direktupphandlingsutbildning hos inköpsenheten.
5(10) 2 Hur gör jag? - steg för steg Steg 1: Kontrollera om det finns ett avtal Avtalen finner du i kommunens avtalsdatabas (länk finns på intranätet) eller fråga inköpsenheten om du är osäker. Steg 2: Nej, avtal finns inte Genomför direktupphandling. Steg 2: Ja, avtal finns Avtalet är bindande och ska användas. Genomför beställning/avrop från avtalet. Uppskattat värde upp till 100 000 kronor Förfrågan kan göras via telefon, brev, fax, e-post eller använd blankett Förfrågan vid direktupphandling som stöd. Ställ alltid samma frågor/ange alltid samma krav till de olika leverantörerna. Ej krav på dokumentation. Beakta konkurrens. Fråga helst fler än en leverantör. Blankett Beställning kan användas som stöd vid beställning/tecknande av avtal. Tänk på att i första hand fråga kommunens lokala företag om det finns ett lokalt alternativ. Tänk på jäv, köp inte av kompis eller släkting.
6(10) Uppskattat värde mellan 100 000 kronor - 534 890 kronor Förfrågan kan göras via telefon, brev, fax, e-post eller använd blankett Förfrågan vid direktupphandling som stöd. Ställ alltid samma frågor/ange alltid samma krav till de olika leverantörerna. Obs! Här är det krav på dokumentation! Använd blankett Dokumentation vid direktupphandling när du genomfört din förfrågan. Dokumentera vilka leverantörer du har frågat, deras anbud, ditt beslut samt motivering av ditt beslut. Skicka även en kopia av blanketten till inköpsenheten. Beakta konkurrens. Fråga helst fler än en leverantör. Blankett Beställning kan användas som stöd vid beställning/tecknande av avtal. Tänk på att i första hand fråga kommunens lokala företag om det finns ett lokalt alternativ. Tänk på jäv, köp inte av kompis eller släkting Uppskattat värde över 534 890 kronor (Ej direktupphandling!) Annan upphandlingsform gäller över detta belopp. Kontakta alltid inköpsenheten. Upphandling ska annonseras i kommunens elektroniska databas Visma TendSign. Upphandlingsuppdrag ska föranmälas till inköpsenheten. Här finns det obligatoriska krav på dokumentation inkl. rapportering av delegeringsbeslut till nämnd.
7(10) 3 Vad ska jag tänka på när jag gör en direktupphandling? Iaktta alltid sekretess, det vill säga uppgift om vilka leverantörer du frågat samt deras svar får inte röjas för andra leverantörer till dess att beslut fattats om vem som har det vinnande anbudet. Om du får frågor under anbudstiden som förändrar förutsättningarna (kravspecifikationen, priset) är det viktigt att du informerar samtliga leverantörer som du skickat förfrågan till. Utvärderingen av inkomna anbud ska vara objektiv, det vill säga du ska utvärdera anbuden utifrån de krav som du har ställt i förfrågan. De anbud som inte uppfyller ställda krav lägger du åt sidan och utvärderar därefter kvarvarande anbud. Du får bara ta hänsyn till de uppgifter som står i leverantörens anbud. Uppgifter som kommit in i efterhand utan att du begärt det får du inte ta med.
8(10) Är något oklart och det är svårt att jämföra anbuden på grund av att svaren i anbuden är olika, be då leverantörerna om ett förtydligande. Förtydligandet bör ske skriftligen via till exempel e-post. Ange ett sista datum till vilket svar ska vara inlämnat. Anta det anbud som bäst uppfyller de krav du ställt (exempelvis kvalitet, pris etc.). Teckna avtal/beställning skriftligt med villkor för leveransen. Blanketten Beställning kan användas och skickas till leverantören i två (2) likalydande exemplar av vilka du begär att få ett (1) undertecknat exemplar i retur. Alternativt kan du skicka en beställning i ett (1) exemplar och begära att få en bekräftelse på genomförd leverans.
9(10) Meddela alltid alla anbudsgivare (tillfrågade leverantörer) om resultatet av direktupphandlingen, det vill säga vem som tilldelats avtalet/beställningen. Direktupphandlingar (förfrågan, anbud, beslut och beställning) vars värde överstiger 100 000 kronor ska dokumenteras och diarieföras hos respektive nämnd och ska arkiveras enligt gällande dokumenthanteringsplan. Kopia på dokumentationen skickas till inköpsenheten.
10(10) 4 Kontakt och stöd Har du frågor gällande direktupphandling? Vänd dig till inköpsenheten för råd och stöd. Kontaktuppgifter finns på intranätet. Kontakta även inköpsenheten om du inte hittar en vara/tjänst i avtalsdatabasen innan du gör en direktupphandling. Inköpsenheten gör då en analys om det finns behov hos flera enheter i kommunen och om det sammanlagda värdet per budgetår överstiger respektive gränsvärde. I så fall genomför inköpsenheten en samordnad upphandling.