Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna mars 2016 Huddinge kommun Granskning av arvoden
Innehåll 1 Sammanfattande bedömning...3 2 Inledning...4 2.1 Bakgrund...4 2.2 Syfte och revisionsfrågor...4 2.3 Metod...4 3 Resultat av genomförd granskning...4 3.1 Arvodesreglemente...4 3.2 Intern kontroll...5 3.3 Genomförd granskning av arvoden...6
1 Sammanfattande bedömning EY har på uppdrag av revisorerna i Huddinge kommun granskat kommunens rutiner och kontroller för utbetalning av arvoden. Granskningen har utgått från en registeranalys omfattande samtliga utbetalningar av arvoden och ersättningar till förtroendevalda i kommunen under perioden 2012-2015. Vi har gjort stickprover där vi granskat underlag till utbetalningar för 25 förtroendevalda under en given period. Granskningen visar att för 4 av 25 förtroendevalda har det skett utbetalningar i strid med arvodesreglementet vid ett eller flera tillfällen. Ett fall rör en felaktig summa på årsarvodet. Ett fall rör en utbetalning av sammanträdesarvode trots att frånvaro noterats i protokollet. Två fall rör att sammanträdesarvode har utbetalats trots månadsarvode på heltid. Med anledning av detta anser vi att det finns ett behov av att se över rutinerna och instruktionen för hur och av vem kontroll ska ske. Vår bedömning är dock att övervägande del av de granskade utbetalningarna har skett i enlighet med av fullmäktige godkänt reglemente. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen: Ser över rutinerna för hur och av vem kontroll ska ske för att sammanträdesarvoden och månadsarvoden inte ska kombineras felaktigt.
2 Inledning 2.1 Bakgrund I Huddinge kommuns arvodesreglemente framgår beslut om grunder för ekonomiska förmåner till kommunens förtroendevalda. Reglementet omfattar ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige samt personer som utsetts av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen till ett förtroendeuppdrag i kommunen. Det finns ett antal olika ersättningsformer. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Granskningen har syftat till att belysa rutiner och kontroller för utbetalning av arvoden. Granskningen har utgått ifrån en registeranalys omfattande samtliga förtroendevalda i kommunen. Följande revisionsfrågor har besvarats: Hur ser den interna kontrollen kopplad till utbetalning av arvoden och ersättningar ut? Hur säkerställs en likartad hantering i kommunen? Hur säkerställs att utbetalningar av arvoden och ersättningar överensstämmer med fastställt arvodesreglemente? 2.3 Metod Vid granskningen har samtliga utbetalningar av arvoden och ersättningar för åren 2012 till och med 2015 ingått i en registeranalys, en metod för att sortera ut avvikande uppgifter i en stor datamängd. Utbetalda arvoden och ersättningar har stickprovsvis stämts av mot arvodesreglemente. Utöver vår interna kvalitetssäkring har relevant personal i kommunen fått möjlighet att komma med synpunkter på rapportutkastet för att säkerställa att revisionsrapporten bygger på korrekta fakta och uttalanden. 3 Resultat av genomförd granskning 3.1 Arvodesreglemente Denna granskning omfattar utbetalningar under perioden 2012-2015. Här redogörs för arvodesreglementet i den utformning som fastställdes av kommunfullmäktige den 7 februari 2011, 37 och gäller för utbetalningar under 2012-2014 samt den närmast påföljande revideringen som skedde den 8 december 2014, 39, och trädde i kraft 1 januari 2015. Arvodesreglementet är tillämpligt för förtroendevalda ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige, fullmäktigeberedningar, styrelse, nämnder, revisorer och revisorsersättare. Arvode och ersättning kan med förenklad beskrivning utgå i form av:
Månadsarvode Årsarvode Sammanträdesarvode Dagsarvode Ersättning för förlorad inkomst samt semester-/ pensionsförmån 2012-2014 Förtroendevalda som ägnar sig åt uppdraget minst 25 % av heltid. Ja, enligt särskild tabell i reglementet. bilaga, högst upp till heltidsarvode, ej från samma nämnd som månadsarvodet. 1 Vid sammanträde i fullmäktige. Deltidsarvoderad får arvode högst heltidsarvode, ej för protokollförda sammanträden i den nämnd från vilken månadsarvodet uppbärs. beslut. 490-940 kr beroende på antal timmar, högst heltidsarvode. 2015 Förtroendevalda som ägnar sig åt uppdraget minst 40 % av heltid. Ja, enligt särskild tabell i reglementet. bilaga, högst upp till heltidsarvode, ej från samma nämnd som månadsarvodet. 1 Vid sammanträde i fullmäktige. Deltidsarvoderad får arvode högst heltidarvode, ej för protokollförda sammanträden i den nämnd från vilken månadsarvodet uppbärs. beslut. 542-1039 kr beroende på antal timmar, högst heltidsarvode. 2012-2014 Övriga förtroendevalda Nej bilaga. 725 kr för de två första timmarna, därefter 175 kr per påbörjad timme, max 2750 kr per dygn. beslut. 490-940 kr beroende på antal timmar. 2015 Övriga förtroendevalda Nej bilaga. 801 kr för de två första timmarna, därefter 193 kr per påbörjad timme, max 3040 kr per dygn. beslut. 542-1039 kr beroende på antal timmar. Nej Nej Ja. Ska styrkas. Ja. Ska styrkas. Reseersättning och traktamente anställda. Bil kan ersättas med fast belopp om upp till 1760 kr per månad. anställda. anställda. anställda. Arvodesreglementet medger också ersättning för barntillsyn, ersättning för vård och tillsyn av person med funktionsnedsättning samt beredskapsersättning för ledamöter i socialnämnden. Dessa nyttjas i begränsad omfattning. 1 Arvodesreglementet kan tolkas som att årsarvode inte ska utgå i kombination med månadsarvode. Praxis är att årsarvode utbetalas enligt samma princip som reglementet uttrycker för sammanträdesarvoden: inte för samma nämnd och som mest upp till ett heltidsarvode. Detta har tillämpats konsekvent under 2012-2015.
3.2 Intern kontroll I personalsystemet Heroma finns en modul som innehåller uppgifter om alla förtroendevalda och deras grupptillhörigheter och uppdrag. Under den granskade perioden har det inom olika förvaltningar varierat i vilken grad hanteringen av de förtroendevaldas uppgifter sker lokalt eller av löneavdelningen. Från 2015 sköter löneavdelningen uppgiftshanteringen. Månadsarvoden och begränsade årsarvoden justeras årligen eller om särskilt beslut föranleder ändring. Utbetalning sker varje månad vid lönekörning. Administration av sammanträdes- och dagsarvoden sker lokalt på förvaltningarna. Justerat protokoll eller signerad närvarolista används som underlag för utbetalning. Arvodesbelopp per timme och maxbelopp per dygn är förinställt i Heroma och kan bara ändras av systemförvaltare på löneavdelningen. Nämnderna har olika rutiner för vem som registrerar betalningarna: det kan vara en nämndsekreterare, flera nämndsekreterare, nämndadministratör eller löneassistent beroende på förvaltning. De som administrerar arvodesutbetalningarna hanterar i regel också begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst, reseersättning och andra utlägg. För begäran om ersättning för förlorad inkomst gäller att kostnaden ska styrkas med lönespecifikation där avdragen summa och datum framgår. Om summan för den förlorade inkomsten inte kan styrkas, exempelvis för egenföretagare, överlämnas ärendet till löneavdelningen som beräknar schablonbelopp utifrån sjukpenninggrundande inkomst. Löneavdelningen hanterar även andra avvikande ersättningsanspråk, till exempel utlandsresor. Förvaltningen har alltid möjlighet att rådgöra med löneavdelningen. Om osäkerhet råder ska utbetalningsärenden lämnas över dit. Attest sker enligt samma rutin som för de anställdas löner och reseräkningar. Den chef som ansvarar för kontot med de förtroendevaldas kostnader attesterar utbetalningen. Ingen automatisk kontroll sker av att förtroendevalda inte får dubbla arvoden, till exempel både sammanträdesarvode och månadsarvode. Kommunen gör regelbundna stickprovskontroller på samtliga utbetalningar och i denna kontroll ingår även utbetalning av arvoden. 3.3 Genomförd granskning av arvoden Vi har inhämtat en fil innehållande samtliga arvodes- och ersättningstransaktioner till förtroendevalda för åren 2012 till 2015. Av dessa har 25 stickprover valts ut för fördjupad granskning. Ett stickprov består av samtliga utbetalningar av arvoden och ersättningar som gjorts till en förtroendevald under en given månad. Stickproverna omfattar de tio personer som fått den högsta totala summan av utbetalda arvoden och ersättningar, de fem personer som fått högst utbetald ersättning för förlorad arbetsinkomst samt tio slumpmässigt utvalda personer. Stickproverna är fördelade på olika år och månader. De uttagna stickproverna har omfattat följande betalningar: Typ av arvode/ersättning Antal Del av årsarvode 52 Sammanträdesarvode 80 Månadsarvode 14 Dagsarvode 3 Ersättning för förlorad inkomst 20 Bilersättning 7 Övrigt (traktamente, telefonkostnad, etc.) 14
Sju av utbetalningarna rör styrelsen för samordningsförbundet HBS. Dessa omfattas inte av kommunens arvodesreglemente. Kostnaderna har vidarefakturerat till samordningsförbundet. I stickproverna har vi noterat följande anmärkningar: En person har haft felaktigt årsarvode från förskolenämnden. Detta korrigerades av löneavdelningen i samband med granskningen. En person har under 2013 fått sammanträdesarvode för tre sammanträden i kommunstyrelsen med utskott trots heltids månadsarvode. Detta korrigerades senare samma år. En person har fått sammanträdesarvode för ett sammanträde i planerings- och personalutskottet 2014 trots heltids månadsarvode. En person har fått sammanträdesarvode från natur- och byggnadsnämnden 2015 trots att protokollet anger frånvaro. Underlag som styrker inkomstbortfall finns i de fall där detta har utbetalats. En person har fått ersättning för förlorad arbetsinkomst trots att lönespecifikationen anger tjänstledighet ett annat datum. Utbetald ersättning stämmer dock överens med löneavdrag samt med protokollförd sammanträdesnärvaro, misstaget bedöms ligga hos arbetsgivaren. Övriga utbetalningar har granskats utan anmärkning. Stockholm den 29 mars 2016 Nina Högberg