Redogörelse ang granskning av upphandling och miljökrav

SOLNA STAD Stadsledningsförvaltningen 2013-10-02 SID 1 (1) KS/2013:278 TJÄNSTESKRIVELSE Redogörelse ang granskning av upphandling och miljökrav Sammanfattning s förtroendevalda revisorer har uppdragit till PwC att genomföra en granskning av miljökrav i stadens upphandlingar. Efter genomförd granskning rekommenderas att kommunstyrelsen att säkerställa att det vid samtliga upphandlingar ställs miljökrav som är möjliga och relevanta att samt att upphandlade leverantörer ska uppfylla de krav som finns upptagna i stadens miljöprogram Säkerställa att det görs kontroll och uppföljning av ställda miljökrav Stadens policy för konkurrensutsättning är från 2007. Stadens nuvarande miljöstrategi gäller fram till och med 2013. En revidering av båda dokumenten pågår. Den princip som hittills har gällt innebär att det vid samtliga upphandlingar ska säkerställas att det ställs miljökrav som är möjliga och relevanta och att upphandlade leverantörer uppfyller de krav som finns upptagna i stadens miljöprogram. Därutöver rekommenderas att det görs kontroll och uppföljning av ställda miljökrav. Bland de identifierade förbättringsåtgärder, som just nu genomförs i staden på upphandlingsområdet, innebär sammantaget att kommunstyrelsen säkerställer att krav som fastställs i stadens styrande dokument uppfylls samt följs upp och kontrolleras. Det gäller även i de fall det är lämpligt att ställa särskilda uppföljningsbara miljökrav. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att ta del av och godkänner redogörelsen i enlighet med förvaltningens tjänsteskrivelse. Jenny Birkestad Chef Service och utvecklingsstöd, COO Maria Rönnberg Kommunjurist

SOLNA STAD Pf)r 201'~ - O~ Revisorerna 2013-09-04 "'Xp 2D13/()9/23jHQ Gl'anslming av upphandling och miljökl'av ~j- 7 ~ Kommunstyrelsen Ks Dnr,J.()f.J.?J:/j;,~ ".., s förtroendevalda re\~sorer har uppdragit till PwC att genomföra en granskning av upphandling och miljökrav, Granskningen ~sar att det inte praktiseras någon enhetlig strategi avseende miljökrav i stadens upphandlingsverksamhet. Miljökrav har ställts i samtliga av de granskade upphandlingarna. Granskningen ~sar emellertid att det inte alltid finns en förankring stadens styrdokument i valda miljökrav. Enligt stadens policy för konkurrensutsättning ska leverantörerna uppfylla de krav som finns upptagna i stadens miljöprogram. Granskningen ~sar emellertid att hän~sning till stadens miljöprogram saknas i ett flertal av de granskade upphandlingarna. Vi har noterat att det av upphandlingsdokumentationen inte framgår hur miljökraven ska följas upp under avtalstiden. Något som heller inte görs i praktiken. Efter genomförd granskning rekommenderas kommunstyrelsen att: Säkerställa att det ~d samtliga upphandlingar ställa miljökrav som är möjliga och relevanta samt att upphandlade leverantörer ska uppfylla de krav som finns upptagna i staclens miljöprogram, Säkerställa att det görs kontroll och uppföljning av ställda miljökrav. Revisorerna emotser en kortare redogörelse för åtgärder vidtagna med anledning av granskningsresultatet och revisorernas rekommendationer vid gemensamma överläggningar den 13 november kl 16.00, rum 140, shus. För s revisorer Lj~~, Ordf./

WWW.pwc.se Revisionsrapport Sofia Nylund Joanna I-lägg Lotta Ilieklander Seplemb",' 2013 pwc

l1f1lnc hå llsfij7j"tteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund................. 2 2.2. Revisionsfrågor... 2 2.3. Revisionsmetod... 2 3. Gt'anslming av extet'na och intet'na regelverk... 3 3.1. Externa regelverk................... 3 3.2. Interna regelverk......... 3 3.2.1. s vision 2013... 3 3.2.2. Policy för konkurrensutsättning... 3 3.2.3. Miljöprogram för 20lO-2013... 4 3.2-4. På väg mot ett hållbart Solna - Stadens miljöprogram och byggherrarnas åtagande vid planering och byggande................ 4 4. Strategi föl' miljöhänsyn vid upphandling i... 6 4.1. Allmänt om upphandling i staden... 6 4.2. Upphandling och miljökrav................... 6 4.3. Miljöaktuellts kommunrankning 2013............................ 7 5. MiljöIu'av i förfrågllingsunderiag... 10 5.1. Nybyggnad skola och idrottshall (SBN 2012:386)... 11 5.1.1. Miljökrav... 11 5.1.2. Utvärdering.............. 11 Väl' bedömning......... 11 5.2. Oskarsro vård- och omsorgsboende... 11 5.2.1. Miljökrav............... 11 5.2.2. Utvärdering... 12 Vår bedömning................. 12 5.3. Städupphandling (12/ 48)......... 12 5.3.1. Miljökrav... 12 5.3.2. Utvärdering... 12 Vår bedömning... 13 5.4. Taxiresor i tjänsten (KS 2012:30)...... 13 5-4.1. Miljökl'av.............. 13 5.4.2. Utvärdering................... 13 Vår bedömning... ~... 13 5.5. Hissar stadshus och bibliotek (12/56)........ 14 5.5.1. Miljökl'av... 14 2013 09 04 PwC

5.5.2. Utvärdering... 14 Vår bedömning... 14 5.6. Park- och lekmaterial (KS 2012:279) och Lekredskap (12/49 dnr KFN 2012: 85)..................... 14 Miljökrav... 14 Utvärdering...... 15 Vår bedömning.............. 15 5 7 Sammanfattning......... 15 Bilaga 1. Fokusområden i miljöprogram111et..... Bilaga 2. s sval' i Miljöranlmingen 2013..... 2013 09 04 Solna siad PWC

l. Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av revisorerna i har PwC granskat upphandling och miljökrav i staden. Syftet med granskningen var att bedöma huruvida upphandlingsverksamheten i staden är ändamålsenlig utifrån den miljöhänsyn som ska tas vid upphandling enligt kommunens mål och riktlinjer. De revisionsfrågor som har besvarats i granskningen är: 1. Praktiseras en enhetlig strategi avseende miljökravens roll i kommunens upphandlingsverksamhet? Det praktiseras inte någon enhetlig strategi avseende miljökrav i stadens upphandlingsverksamhet. Enligt stadens policy för konkultensutsättning ska leverantörerna uppfylla de krav som finns upptagna i stadens miljöprogram. Granskningen visar emellertid att det inte finns hänvisning till stadens miljöprogram i ett flertal av de granskade upphandlingarna. 2. Ställs tydliga miljökrav ijöljrågningwnderlaget i tillräcklig utsträckning? Miljökrav har ställts i samtliga av de granskade upphandlingarna. Granskningen visar emellertid att det inte alltid finns en förankring i valda miljökrav. Vi har noterat att det av upphandlingsdokumentationen inte framgår hur miljökraven ska följas upp under avtalstiden. Av intervjuerna framgår att det skulle vara önskvärt med uppföljning av ställda miljökrav men att tid och resurser inte räcker till. 3. Används miljökraven i kvalificerings- och utvärderings fasen på ett ändamålsenligt sätt? Granskningen visar att det i samtliga fall handlat om skall-hav och därmed har ingen ytterligare bedömning gjorts. Granskningen visar att leverantörer har uteslutits eftersom de inte uppfyllt de skall-krav som berör miljö. Det är oldart huruvida leverantörerna har lämnat in underlag som styrker miljökravell. Efter genomförd granskning rekommenderas kommunstyrelsen att: Säkerställa att stadens policy för konkurrensutsättning följs, det vill säga att det vid samtliga upphandlingar ställs miljökrav som är möjliga och relevanta samt att upphandlade leverantörer uppfyller de hav som finns upptagna i stadens miljöprogram. Säkerställa att kontroll och uppföljning görs av ställda miljökrav. 2013-09-04 PWC 1 av 16

2. Inledning 2.1. Balcgl'lmd Enligt Miljöstyrningsrådet är upphandling ett styrmedel som kommuner och landsting förfogar över och som kan användas för att nå miljöpolitiska och andra samhällspolitiska mål. Miljöproblem kan inte lösas enbart genom lagstiftning och myndighetsarbete utan behöver kompletteras med olika marlmadsdrivna insatser. Hållbara upphandlingar har ett antal fördelar vilka gör dem till ett viktigt komplement till existerande generella styrmedel. Fördelar som nämns av MiljöstYl'llingsrådet är bland andra: Minska organisationens eget miljöfotavttyck Bidra till att uppnå satta miljökvalitetsmål Uppnå miljömål både lokalt, regionalt och internationellt Ge möjlighet till kostnadsbesparingar för upphandlade myndigheter Stimulera miljöinnovation Öka tillgängligheten av miljöanpassade produkter för konsumenter då större volymer sannolikt ger lägre priser Proaktivt förbereda marknaden på kommande miljökrav Ge spridningseffekt till privat sektor Möjlighet att ta social hänsyn 2.2. RevisiollSf,.ågOl' Följande revisionsfrågor ska besvaras i granskningen: 1. Pl'aktiseras en enhetlig strategi avseende mi(jökravens 1'011 i kommunens uppllqndlingsvel'ksamhet? 2. Ställs tljdliga mi(jökrav ifoljl'ågningslllldel'laget i tilll'äcklig utstl'äckning? 3. Används mi(jökraven i kvalificel'ings- och utväl'del'ingsjasen på ett ändamålsenligt sätt? Revisiollsmel'od Följande granskningssteg har genomförts för besvara revisionsfrågorna: 1. Intervjuer med representanter föl' upphandlingsenheten, miljö- och hälsoskyddsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen samt med ansvariga för respektive granskad upphandling. 2. Granskning av relevant upphandlingsdokumentation för åtta upphandlingar. 2013 09 04 Solna siad PWC 2 av 16

30 Granskning av externa och interna regelverk 3.1. Externa regelv el'1c Upphandlingslagstiftningen ger en upphandlande myndighet möjlighet alt enligt särsidida bestämmelser ta miljöhänsyn i sin upphandling. Krav kan ställas på leverantören och på den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska upphandlas, till exempel uteslutning av leverantör enligt 10 kap. LOU eller kontroll av leverantörens lämplighet enligt 11 kap. LOU. Kriterier avgör det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet vid tilldelning av kontrakt enligt 12 kap. LOU. Särskilda kontraktsvillkor gäller fullgörande av kontrakt enligt 6 kap. 13 LOU. En upphandling ska genomföras i enlighet med principerna omlikabehandling och icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Dessa principer är avgörande för hur den upphandlade myndigheten kan formulera miljöhänsyn i en upphandling. Utöver vad som gäller generellt för miljöhänsyn i upphandlingslagarna, finns specifika lagar och regler, tvingande eller frivilliga, som rör miljöhänsyn i upphandlingar. Här nedan följer ett exempel: o Direktivet om rena och energieffektiva vägh'ansportjordon - Enligt ett EUdirektiv om rena och energieffektiva vägtransportfordon ska upphandlande myndigheter och enheter ta hänsyn till energiförbrukning och miljöpåverkan när de köper in vägtransportfordon, till exempel personbilar. Sanulla regler gäller också vid upphandling av kollektivtrafiktjänster inom ramen för avtal om allmän trafik. En svensk lag, Miljökrav i upphandling av bilar och vissa kollektivtrafiktjänster, införlivar direktivet. Miljökraven innebär att upphandling av bilar (personbilar, bussar och lastbilar) och vissa kollektivtrafiktjänster ska ta hänsyn till fordonens energianvändning, koldioxid utsläpp och utsläpp av vissa luftföroreningar. 3.2. Interna l'eg elvel' /~ 3.2.1. s vision 2013 3.2.2. Policy föl' lconlclll'l'enslitsättning All upphandling i Solna regleras av Policy föl' konkllrrensutsättning (tillämpas från och med 2007-11-01, senast reviderad 2009). Av policyn framgår enbart följande skrivelse avseende upphandling och miljökrav: 2013 09-04 Solna siad PwC 3 av 16

3 2 3 Mi/jöjJl'Ogmmfö/' 20/0-2013 Miljöprogrammet är ett stadsövergripande styrdokument, som lägger fast strategier föl' hur ska arbeta med miljöfrågor föl' att uppnå stadens inriktllingsmål. Miljöprogrammet är antaget av kommunfullmäktige 2010-09-27'. Det primära syftet med programmet är att styra och samordna stadens verksamheter i en miljö- och hälsoanpassad riktning. Det ska även utgöra en grund föl' ett angeläget och nödvändigt samarbete med Solnaborna och näringslivet, som är viktiga aktörer i arbetet för ett hållbart Solna. Miljöarbetet i svenska kommuner styrs av övergripande nationella och regionala miljö- och folkhälsomål. Kommunerna hal' det övergripande ansvaret för en lokal anpassning av målen; dels genommyndighetsarbetet, dels genom ansvaret föl' samhällsplaneringen. Dessutom finns ett flertal områden inom den egna verksamheten där miljödimellsionell är av betydelse, exempelvis vattenförsöljning, avfallshantering, drift och underhåll av vägar, anläggningar och fastigheter samt skötsel av grönområden och parker. Även inom utbildningsområdet och äldreomsorgen hal' miljöfrågorna en naturlig plats. Kommunerna är också stora upphandlare av varor och tjänster och kan genom ett aktivt miljötänkande stimulera utvecklingen på ett positivt sätt. Som utgångspunkt föl' fokusområdena i s miljöprogram fungerar de nationella och regionala miljö- och folkhälsomålen. Följande fokusol11råden omnämns som mest relevanta föl' : Kl'etsloppsanpassad avfallshantering Hållbar energi- och transportanvändning Hållbart stadsbygge Sunda inomhusmiljöer Bakgrund och strategi föl' stadens fokusområde återfinns i bilaga 1. Ansvaret att genomföra miljöprogrammet åligger s nämnder och styrelser. 3 24 På väg mot ett hållbal't Solna - Stadens mi/jöpmgram och bygghel'ml'llas åtagande vid plallel'ing och byggande I skriften På väg mot ett hål/bal't Solna redovisas s ambitioner inom miljöprogrammets olika målområden och de förväntningar staden hal' på byggherrarnas åtagande föl' att man ska kunna åstadkomma en hållbar stad 2 Skriften kan bland annat vara ett stöd vid framtagande av projektspecifika miljöprogram., Miljöprogl'ammet i sin helhet hittas på staden webbplats 2 Hela skriften hittas på staden webbplats. 2013 09 04 Solna siad PwC 4 av 16

Förväntningarna i skriften är inte politiskt beslutade men ligger i linje med stadens miljöprogram. Av skriften framgår byggherrarnas åtagande kopplat till de fyra fokusområdena i stadens miljöprogram. Skriften är framtagen i samarbete mellan miljö-och hälsoskyddsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen. 2013 09 04 PwC 5 av 16

4. Strategifö1" miljöhänsyn vid upphandling i 4.1. A llm änt om upphandling i staden Ansvaret föl' inköp och upphandling av varor och tjänster ligger hos respektive nämnd/styrelse. I upphandlingsansvaret ingår planering och genomförande av inköp och upphandling, avtalsuppföljning samt avtalsförvaltning. s centrala upphandlingsenhet ligger föl' närvarande under avdelningen föl' ekonomi- och verksamhetsstyl'l1ing. Upphandlingsenheten leder idag centrala och gemensamma upphandlingar samt vissa av stadsledningsförvaltningens upphandlingar. Enheten deltar även ofta, i större eller mindre grad, i förvaltningsspecifika upphandlingar. Förvaltningsspecifika upphandlingar leds primärt ute på förvaltningarna av mer eller mindre specialiserade upphandlingsresurser. Det stöd som upphandlingsenheten erbjuder förvaltningarna i deras upphandlingar är idag inte specificerat. Föl' närvarande pågår det emellertid en översyn av hela stadens upphandlingsverksamhet. Det hal' genomförts en nulägesanalys och utifrån den konstaterat att det finns en del förbättringsområden. Dessa har tydliggjorts i fyra huvudpunkter: Tyddliggöra upphalldlingsprocessen och ansvarsfördelningen i staden Förbättra IT stödet och andra verktyg föl' att underlätta arbetet Utveckla kompetens och erfarenhetsutvinningen inom upphandlingsområdet Utveckla det strategiska planeringsarbetet kring inköp och upphandling Enligt tjänsteskrivelse KS/2013:206 kommer arbetet med att genomföra åtgärder att vara genomfört under hösten 2013. Upphandling och m iljökl'av På upphandlingsenheten i finns ingen uttalad strategi föl' miljöhänsyn vid upphandlingar. Miljökrav ställs främst enligt "magkänsla", enligt vad som framkommer i intervjuer. Enligt uppgift hal' miljö hittills inte varit en ledande fråga i staden och därför hal' frågan inte prioriterats. Enligt uppgift är det emellertid mycket på gång inom detta område, t.ex. att miljö ska bli en av stadens tvärgående frågor att beakta i all verksamhetsplanering och uppföljning. Därtill pågår framtagande av ett nytt miljöprogram i staden. Föl' närvarande finns det inget strukturerat samarbete mellan miljö- och hälsoskyddsförvaltningen och upphandlingsenheten. Enligt uppgift hal' det från upphandlingsenheten framförts ett önskemål om en kontaktperson på miljö- och hälso- 2013-09-04 Solna siad PWC 6 av 16

skyddsförvaltningen. Detta är emellertid en resursfråga som hittills inte har prioriterats. Upphandlingschefen påpekar att "kommunhuset är litet" och att det därmed är enkelt att ta kontakt med miljö- och hälsoskyddsförvaltningen om expertis behövs. Hur ofta detta i realiteten sker är osäkert. Enligt uppgift från miljö- och hälsoskyddsförvaltningen finns det sällan tid att hjälpa till, inte ens på förfrågan. Det finns heller inget strukturerat samarbete mellan miljö- och hälsoskyddsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen. Miljö-och hälsoskyddsförvaltningen har bistått stadsbyggnadsförvaltningen vid någon enstaka upphandling. Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen har i samarbete med stadsbyggnadsförvaltningen tagit fram skriften På väg mot ett hållbart Solna (se avsnitt 3.2-4) men den kan inte kopplas till stadsbyggnadsförvaltningens upphandling generellt. Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen (kommunekologen) granskar externa byggherrars projektspecifika miljöprogram vid exploatering/byggande. Det är som stöd för dessa miljöprogram som På väg mot ett hållbart Solna tagits fram. Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen granskar inte generellt de miljöplaner som lämnas in eftersom inget reglerat ansvar finns för detta, och dänned heller inga resurser. Från förvaltningarnas håll upplevs det som en stor nackdel att det under avtals tiden inte finns tid eller resurser att följa upp hur entreprenörerna följer sina framförda miljöplaner. Formellt är politiken med i upphandlingsprocessen, det vill säga de tar upphandlingsbeslut, godkänner förfrågningsunderlag och fattar tilldelningsbeslut. Överlag är dock engagemanget från politiken låg, förutom vid vissa typer av upphandlingar, enligt intervjuade. Överprövningar är relativt vanliga men hittills har inga överprövningar baserats på miljöfrågor. Enligt uppgift sker de flesta överprövningar inom IT och kommunikat IOn. Miljöa1ctuellts kommunl'alllcllillg 2 013 För femte året i rad har Miljöaktuellt rankat Sveriges kommuner ur ett miljö- och hållbarhetsperspektiy3. Resultatet i kommunrankningen baseras på svar på MiljöaktuelIts egen enkät samt data från sju andra källor". Det är förvaltningschefen på miljö-och hälsoskyddsförvaltningen som har svarat på s miljöenkät. År 2013 hamnar på plats 122 i rankingen. De senaste åren hal' stadens placeringar varit följande: 2009-54:e plats, 2010-198:e plats, 2011-132:e plats och 2012-169:e plats. Upplands-Väsby, Malmö och Eskilstuna placerar sig i toppen 2013. Ijämförelse med kommunerna i StocId101ms län placerar sig Solna på 3 Läs mera pä http://www.kommunranking.se/ 4 Gröna Bilister, Grön Flagg frän Håll Sverige Rent, SKL Insikt från Sveriges kommuner och landsting, Vatten myndigheten, Boverkets miljömålsenkät, Ekomatcentrum samt, Koladakommunernas och landstingens gemensamma databas 2013 09 04 PwC 7 av 16

18:e plats av 26. Upplands-Väsby, Stockholm och Södertälje placerar sig i toppen 2013 I miljöenkäten ingår två frågor med bäring på upphandling. Dessa framgår av tabell 1. Tahelll Fl'Hgol' avseellde upphand li ng i JIIi1jöcn lditcll 2013 Område FI'åga s svar r 11. Upphandling Ställer kommunen rutinmässigt miljökrav vid Nej upphandling och granskar kommunen utfallet så att kraven efterlevs? 12. Upphandling Ställer kommunen rutinmässigt etiska och Nej sociala krav vid upphandling enligt ISO 26000 (eller annan internationell motsvarighet såsom riktlinjerna från OECD eller GRI)? Källa: http://www.kommunranking.se/survey Av tabellen ovan går att utläsa att svarat nej på båda frågorna som avser upphandling. I tabellen nedan hur kommunerna i landet respektive länet har svarat på de båda upphandlingsfrågorna. Tabell 2 Sval' på lipphandlingsfrågol'jla i miljöcnl,illcn 20J3 Japå båda 10% 12 % Upplands Väsby (1:1)5 Botkyrka (22:6) Tyresö (41:9).J a på fråga 11 Ja på fråga 12 HELA LANDET (%) 9% 22% STOCKHOLMS LÄN (%) 19 % Stockholm (8:2) Täby (28:7) Sollentuna (80:12) Nykvarn (175:22) Vaxholm (200:23) Källa: http://www.kommunranking.se/survey 31 % Södertälje (14:3) Järfålla (21:5) Sundbyberg (34:8) Danderyd (54:10) Lidingö (100:14) Nej påbåda 38 % Sigtuna (16:4) Nynäshamn (75:11) Huddinge (93:13) Värmdö (103:15) Upplands-bro (107:16) Nacka (160:21) Sa lems (119:17) Ekerö (201:24) Solna (122:18) Österåker (204:25) Haninge (132:19) Vallentuna (153:20) Norrtälje (249:26) Tabellen visar att en majoritet av kommunerna i Sverige inte rutinmässigt ställer miljömässiga, etiska eller sociala krav vid upphandling. Tabellen visar emellertid att det är vanligare bland kommunerna i Stockholms län än generellt i landet. 5 (placering i landet/placering i länet) 2013 09-04 Solna siad PwC 8 av 16

Tabellen visar även att det är mer vanligt att kommunerna rutinmässigt ställer etiska och sociala krav än miljökrav vid upphandling. Denna ranking är dock inte helt okontroversiell och faktorer som ofta lyfts som problematiska är bland annat att en kommun kan få många poäng om den deltar i samarbeten och aktiviteter där miljönyttan inte alltid är helt tydlig. Vår uppfattning är emellertid att rankingen kan ge en indikation på hur ligger till både i jämförelse med resten av landet och i jämförelse med andra kommuner i länet. De kommuner som har gett ett jakande sval' på upphandlingsfrågorna hal' dessutom behövt stärka detta svar med dokumentation. 2013 09 04 PWC 9 av 16

50 Miljökl"UU iförfrågningsunderlag Den upphandlande myndigheten preciserar sitt inköpsbehov i ett förfrågningsunderlag. Ett väl utarbetat förfrågningsunderlag med en tydlig struktur underlättar föl' leverantörerna att skriva anbudet. Dessutom underlättas myndighetens utvärdering av anbuden och utformningen av avtalet mellan beställare och vald leverantör av ett väl utarbetat förfrågningsunderlag. Myndigheten får som huvudregel inte ändra förfrågningsunderlaget under upphandlingens gång. Åtta upphandlingar genomförda under 2012 hal' granskats. För dessa har följande kontrollerats: 1. Att tydliga miljökrav framgår 2. Att miljökraven är relevanta 3. Att miljökraven används på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderings fasen De upphandlingar där upphandlingsdokumentation har begärts in presenteras i tabell 3. Tabell :l Gl'al,slHule upphandlijlgal' Upphandling Nybyggnad skola Oslmrsl'o vård- o oms Pm'l{- och lelunatedal Städupph. Taxiresor Hissar Kostenh e. Lekredsl{ap Eftersom upphandlingen av kostentreprenad avbrutits utgick denna upphandling ur granskningen. Identiska miljökrav hal' ställts vid upphandling av park- och lek material och upphandling av lekredskap och därför redovisas dessa tillsamman. Upphandlingarna har dock gjorts vid olika tidpunkter men av samma upphandlare. För fyra av upphandlingarna i tabellen ovan har ansvarig upphandlare slutat. Detta gäller föl' upphandling av park- och lekmaterial, städ, taxiresor och lekredskap. 2013 09 04 Solna siad PwC 10av16

5 1. Nybyggnad s/mia och id1'ottshall (SBN 2012:386) Mi/jöio'av 5 1.1. Upphandlingen är en totalentreprenad avseende nybyggnation av skola och idrottshall i Ulriksdalmed alla erforderliga byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten. Det finns ett antal miljökrav i förfrågningsunderlaget och i bilaga. I förfrågningsunderlaget anges att skolbyggnaden och idrottshallen ska certifieras enligt Miljöbyggnad version 2.1. En objektsspecifik miljöplan med kraven i s miljöplan införlivade ska upprättas. Miljöansvarig skall ha skall minst två års erfarenhet i offererad befattning och miljöbyggsamordnare i Miljöbyggnad skall vara certifierad. I bilagan Ramhandling Miljö anges miljökrav bland annat avseende byggnadens konstruktion och innemiljö, energi, avfallshantering, kemiska produkter och transporter/arbetsredskap. För att kvalificeras som anbudsgivare ska dessa krav uppfyllas. 5 1.2. Utvä rclerillg Anbudet med lägsta pris konul1er att antas. Vid bedömningen av vad som utgör lägsta pris lägga på anbudssumman fiktiva mängder ändrings- och tilläggsarbeten och priset räknas ut enligt följande formel: pris = anbudssumma + 1500 tim x ei anbudsformulär angivet timpris för byggnadsarbetare) + 500 tim x ei anbuds formulär angivet timpris för anläggningsarbetare) + 500 tim x ei anbudsformulär angivet timpris för elmontör) + 500 tim x ei anbudsformulär angivet timpris för montör svagström) + 500 tim x (i anbudsformulär angivet timpris för rörmontör) + 500 tim x (i anbudsformulär angivet timpris för ventilationsmontör) + 300 tim x (i anbuds formulär angivet timpris för målare) I anbudsprövningen framgår att de miljökrav som omnämns ovan uppfylls av de två anbudsgivarna och att de således är kvalificerade. Vi har i granskningen inte tagit del av annan utvärdering eller prövning av miljökraven än denna. Enligt uppgift från stadsbyggnadsförvaltningen har en uppföljning av miljökraven gjorts. Detta eftersom byggnaden skall miljöcertifieras. Vår bedömning Av förfrågningsunderlaget framgår tydliga miljökrav och hänvisning till stadens miljöprogram. Kravspecifikationen uppfattas vara den mest omfattande av granskande upphandlingar. Vi gör bedömningen att miljökraven har använts på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och lltvärderingsfasen. 5 2. Oslcm's1'o Vå,'d- och omsol'gsboende MiUökmv 5 2.1. Upphandlingen avser verksamhetsdriften vid Oskarsro vård- och omsorgsboende. En ursprunglig upphandling av ett antal värd- och omsorgsboenden gjordes 2009, men då en av utförarna valde att inte förlänga avtalet gjordes en ny upphandling 2012. Förfrågningsunderlaget för 2012 är detsamma som förfrågningsllnderlaget 2013-09 04 PwC 11 av16

för 2009, enligt ansvarig för upphandlingen. Det anges att miljö arbetet på omvårdnadsboendet ska drivas med mål om att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i verksamheten. Därtill anges att arbetet i tillämpliga delar ska inriktas mot de miljömål som framgår av s miljöprogram 2010-2013. Inga ytterligare miljökrav ställs. Ingen diskussion om att lägga till andra miljökrav eller på annat sätt involvera miljöfrågan i upphandlingen fördes inför den andra upphandlingen, enligt upphandlingsansvarige. 5.2.2. Utvö /'derillg Enligt förfrågningsunderlaget ska avtal tecknas med den anbudsgivare som är ekonomiskt mest fördelaktig med hänsyn till ett antal tilldelningskriterier inom vård och omsorg samt ledning och personal. Kriteriel'lla värderas och poängsätts och får ett betyg mellan 1 och 3, som sedan viktas med per område angivna viktningspoäng. PwC har inte tagit del av utvärderingsprotokollet. Vår bedömning I förfrågningsunderlaget hänvisas till stadens miljöprogram. Vi har inte tagit del av utvärderingsprotokollet för upphandlingen och kan därför inte bedöma huruvida miljökraven använts på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderingsfasen. Däremot har ingen utvärdering gentemot Solnas miljöprogram gjorts, enligt den upphandlingsansvarige. 5 3 Städupphandling (12/ 48) Mi(jökmv 5 3 1. Upphandlingen avser städ tjänster. I förfrågningsuuderlaget anges att leverantören ska ha ett miljöledningssystem enligt ISO 14001 eller likvärdigt och ska minst omfatta: Miljöpolicy Beskrivning av verksamhetens miljöprocesser Beskrivning av metoder som används för att fortlöpande verifiera och validera organisationens förmåga att upplylla de krav och rutiner som finns fastställda i det egna miljöledningssystemet. I miljöplanen ska leverantören redovisa eventuella andra miljöpåverkande aktiviteter och hur dessa ska säkras. Miljökrav på materialval, fordon och avfallshantering ställs. Exempelvis ska 90 procent av de kemiska produkterna ha något av följande eller likvärdiga märken: Svanen, Bra Miljöval och Naturskyddsföreningen. Val'llde Idarationer och miljödeldarationer ska redovisas. Det anges vidare att stadens miljöprogram ska följas. 5 3 2. Utvö/'de/'illg Avtal tecknas med fem till åtta leverantörer, som uppiyllei' samtliga krav som ställs på tjänsten samt lämnar de lägsta prisel'lla. I de fall sanlina utvärderingspris lämnas tillämpas lottning. 2013 09 04 PwC 12 av 16

I tilldelnings beslutet redogörs i ett första steg för vilka leverantörer som har kvalificerat sig till anbudslämnande samt vilka leverantörer som ej har mött de kvalificeringskrav som ställs. Minst en leverantör har diskvalificerats på grund av avsaknad av miljöledningssystem. Därefter har utvärdering skett på pris och den mest förmånliga leverantören har utsätts. Vål' bedömning Av förfrågningsunderlaget framgår tydliga miljökrav. Enligt uppgift från upphandlingsenheten tros miljökraven utgå från miljöstyrningsrådets rekommendationer. Någon dokumentation föl' detta hal' dock inte kunna uppvisas. Vi göl' bedömningen att miljökraven använts på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderingsfasen. 5 4 Taxil'es ol' i tjänsten (/(S 2 012:30) Miljökmv 5 4 1. Upphandlingen avser taxi resor i tjänsten. I förfrågningsunderlaget framkommer de krav som ställs på anbudsgivaren. Leverantören ska ha ett miljöledningssystem som minst motsvarar ISO 14 001, EMAS, Säker Grön Taxi eller annat likvärdigt system. Det ska åtminstone finnas rutiner för att minska bränsleförbrukningen, minska utsläppen av växthusgaser och föl' utbildning i miljöfrågor. På begäran av ska miljöledningssystemet och andra intyg och dokument kunna uppvisas, inga dokument som stryker detta ska dock bifogas anbudet. Ytterligare miljökrav ställs på leverantörens fordon avseende miljöklass, användning av förnybara bränslen, underhållskrav och ålder på fordonet. Dessa krav ska på begäran av staden stärkas innan avtal tecknas. Högsta möjliga tillgängliga miljöklass på drivmedel ska användas. Det framgår i förfrågningsunderlaget att: 3. Leverantören ska lltbilda, samtliga chaufforel' 50m användsför lltförandet av detta llppdrag, i sparsam kö/'lling. 5 4 2. Utvä/'de/'illg Anbuden utvärderas på lägsta pris enligt förfrågningsunderlaget. De olika priser som efterfrågas kommer att sammanräknas. Staden konuner att teckna avtal med leverantören med det lägsta sammanlagda priset under förutsättning att leverantören kunnat styrka alla krav på leverantören och alla krav på tjänsten som ska styrkas innan avtal tecknas. Vål' bedömning Av förfrågningsunderlaget framgår tydliga miljökl'av. Enligt uppgift från upphandlingsenheten tros miljökraven utgå från miljösty1'llingsrådets rekommendationer. Någon dokumentation föl' detta har dock inte kunna uppvisas. PwC har inte fått ta del av utvärderingsprotokoll för denna upphandling och kan därför inte bedöma huruvida miljökraven använts på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderingsfasen. Vi hal' noterat att stadens miljöprogram inte nämns i upphandlingen. 2013-09 04 PwC 13av16

Hissar stadslms och bibliotek (12/ 56) SS1. Mi(jö!cmu Upphandlingen gäller total entreprenad avseende hissar. Sammanlagt rör upphandlingenmodernisering av tre hissat i två olika fastigheter, shus och bibliotek. I de administrativa föreskrifterna (utfårdade av upphandlande enhet Råsunda Förstads AB) bilagda förfrågningsunderlaget framgår att entreprenören/entreprenaden ska upprätta en objektsspecifik miljöplan. Entreprenör/entreprenad ska också upprätta dokumentation över inbyggda varors innehåll och placering i byggnaden i de fall dessa innehåller hälso- och miljöstörande kemikalier enligt KEMI:s klassificeringsdatabas. Inga ytterligare miljökrav anges. SS2. Utuö/'del'iny Anbudet utvärderas på lägsta pris. Vid bedömningen av vad som utgör lägsta pris läggs fiktiva mängder ändrings- och tilläggs arbeten på anbudssumman och priset räknas ut enligt följande formel: pris = anbudssumma +(timpris hissmontör x 40 tim)+ timpris byggnadsarbetare x 30 timmar). I anbudsutvärderingen anges huruvida de administrativa föreskrifterna har erhållits, i vilka kravet om upprättande av miljöplan redogörs förs. De två anbudslämnarna uppfyller detta krav. Då inga ytterligare miljökrav har ställts, görs ingen ytterligare utvärdering. Vår bedömning Av förfrågningsunderlaget framgår tydliga miljökrav. Det är dock oklart vad dessa miljökrav grundar sig på. Vi gör bedömningen att miljökraven använts på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderingsfasen. Det framgår av förfrågningsunderlaget att en objektspecifik miljöplan ska tas fram av entreprenören. Det framgår emellertid inte hur denna ska följas upp. Vi har noterat att stadens miljöprogram inte nämns i upphandlingen. 5.6. Miljökl'av Pm'k- och lelcmatej'ial (KS 2 012 :279) och Lekredskap (12/ 49 dnr KPN2012:85) Upphandlingen avser lekredskap för utomhusbruk. Aven bilaga till förfrågningsunderlagen framgår de miljökrav som ska uppfyllas. Miljökraven avser lim, ytbehandling av trä, plast och/eller av metall samt materialåtervinning. Därtill framgår att utbyteskomponenter ska finnas tillgängliga under minst 5 år. Av miljöbilagan framgår vidare att verifikat som styrker miljökraven ska vara Solna stad tillhanda senast två veckor efter anmodan, dock senast två veckor efter kontraktets ikraftträdande. Om teknisk dokumentation som styrker ovanstående ej tillhandahålls äger staden rätt att omedelbart häva avtalet. 2013-09-04 PWC 14av16

Utvärdering Enligt förfråganingsunderlaget ska anbuden utvärderas enligt lägsta pris. De olika priser som efterfrågas kommer att sammanräknas. Staden kommer att teckna avtal med leverantören med det lägsta sammanlagda priset under förutsättning att leverantören kunnat styrka alla krav på leverantören och alla krav på tjänsten som ska styrkas innan avtal tecknas. I utvärderingsrapporten redogörs föl' vilka leverantörer som hal' klarat kvalificeringskrav och skall-krav. De två leverantörer som inte uppfyller samtliga krav hal' utslutits, bland annat då de inte hal' visat upp ett godkänt miljöledningssystem (kvalificeringskrav) och krav gällande produktinformation. I utvärderingsrapporten framgår att skall-kravet Miljökrav på produkterna hal' utvärderats. Vår bedömning Av föl'fl'ågningsunderlaget framgår tydliga miljökrav. Eftersom ansvarig upphandlare hal' slutat hal' vi inte kunnat utröna varför just dessa miljökrav ställts. Enligt uppgift från upphandlingsenheten tros miljökraven utgå från miljöstyrningsrådets rekommendationer. Någon dokumentation föl' detta hal' dock inte kunna uppvisas. Vi gör bedömningen att miljökraven använts på ett ändamålsenligt sätt i kvalificerings- och utvärderingsfasen. Vi hal' noterat att stadens miljöprogram inte nämns i upphandlingen. 5 7 Sammanfattning Upphandling Finns hänvis- ni ng till miljöpl'ogram? Fl'amgår miljö!u'av? Är miljökl'aven re!evanta? Används miljö!u'aven vid kvalificering och utvärdering Nybyggnad sl<ola Oskarsro vård- o 0))1S Park- och lel<material Städcntt'cprenad Taxiresor Hissat' Kostcntrcprenad Lclu'cdskap NEJ NEJ NEJ NEJ NEJ VET EJ VET EJ VET EJ VET EJ VET EJ Ingen utvärdering oss tillhanda Ingen utvärdering oss tillhanda 2013-09-04 PwC 15 av 16