Arbetsbeskrivning för Skåne Nordvästs Kommunikatör i Beredskap (KiB) 0
Detta dokument utgör slutrapport på projektet Kriskommunikation Skåne Nordväst. Dokumentet utgör ett förslag på beredskapsorganisation för Skåne Nordväst och är en produkt av ett års arbete av kommunikatörer och informatörer från Skåne Nordvästs samtliga kommuner. Dokumentet är bearbetat från mars 2011 mars 2012 1
Sammanfattning Detta dokument är en arbetsbeskrivning för en funktion som inte tidigare har funnits i Skåne Nordväst. Funktionen utgör en stödresurs till den Tjänsteman i Beredskap (TiB) som sedan 2009 funnits som en gemensam resurs för Skåne Nordvästs tio kommuner. Funktionen går under benämningen Kommunikatör i Beredskap (KiB) och har som huvudsakligt syfte att stötta kommunerna i förmågan att snabbt starta upp spridning av information efter en händelse. Målsättningen med organisationen som beskrivs i detta dokument är att högst 30 minuter efter att en händelse inträffat ska korrekt information börja levereras till media och medborgare. KiB arbetar på uppdrag av TiB. Då TiB uppmärksammar en händelse startar denne upp KiB då det finns behov av det. I de fall då endast en kommun är drabbad och då kontakt etablerats med berörd kommunledning, arbetar KiB på uppdrag av kommunen. Idag finns ingen formell kommunikationsberedskap i någon av kommunerna i Skåne Nordväst. Den stora behållningen med KiB är att det med denna kommer att finnas en ständigt tillgänglig resurs förmögen att snabbt sprida den första informationen. Därigenom ger KiB de inblandade aktörerna ett litet, men synnerligen viktigt, andrum under den inledande fasen av en händelse. 2
Innehåll Inledning... 4 Bakgrund TiB och KiB, två funktioner för en stark region!... 4 Begrepp... 4 Syfte... 4 Uppgifter, ansvar och mandat... 5 Vad är KiB:s övergripande uppgifter?... 5 Vilket ansvar har KiB för informationen? Och vilket ansvar har kommunen?... 5 Vilka mandat har KiB?... 6 Hur startas KiB upp?... 7 Uppstartsflöde i text... 7 Uppstartsflöde i bild... 9 Bemanning, beredskap och ersättning... 10 Bemanning från Kriskommunikatörsnätverk Skåne Nordväst... 10 Beredskap Vad innebär det?... 10 Vad innebär det att vara KiB utöver att ha beredskap?... 10 Ersättning... 10 Medlemkommunernas ansvar... 11 Delaktighet i Kriskommunikatörsnätverket Skåne Nordväst... 11 Finansiering och kostnader... 11 Utrustning och verktyg... 12 Utrustning... 12 Verktyg... 12 Uppskattad tidsåtgång för berörda... 13 Första året... 13 Löpande... 13 3
INLEDNING Bakgrund TiB och KiB, två funktioner för en stark region! För att möta samhällets krav och öka den enskilda kommunens tillgänglighet och krishanteringsförmåga vid en extraordinär händelse eller annan större kris, ställer länsstyrelsen krav på att respektive kommun har en TiB-funktion (Tjänsteman i Beredskap) för att underlätta kontaktvägar och samarbete. För att möta det kravet så har Skåne Nordväst sedan 2009 en gemensam TiB. Skåne Nordvästs TiB är en uppstartsfunktion och arbetar inte operativt med att sprida information. För att snabbt efter en händelse kunna påbörja en informationsinsats så har TiB en KiB (Kommunikatör i Beredskap) som en stödresurs. KiB har som huvudsakligt uppdrag att påskynda uppstart av en informationsinsats när det finns ett informationsbehov, antingen vid en större händelse i en kommun eller då flera kommuner drabbats. Begrepp Då begreppet regional omnämns i dokumentet, åsyftas Skåne Nordväst. Då begreppet kommunledning omnämns åsyftas de ledningsfunktioner som är aktuella enligt kommunernas larmplaner. Syfte Syftet med funktionen som beskrivs i detta dokument, är att tillsammans med Skåne Nordvästs befintliga resurs, TiB, skapa en grund för en beredskapsorganisation: Som inom 30 minuter efter inträffad händelse kan påbörja spridning av information via webb och media. Detta ska kunna göras på distans. Som vid behov, kan inställa sig i berörd kommun inom 90 minuter. Som kan samordna information över större område då mer än en kommun drabbas Som möjliggör en uthållighet i informationsinsatser som drar ut över tid Som möjliggör att samtliga aktörer som bör vara informerade, är informerade, innan informationsinsats påbörjas. Detta utan att tappa för mycket tid. Informationen runt dramatiska händelseutvecklingar har visat sig vara avgörande för hur samhället upplever omfattningen av samhällsstörningen och vårt sätt att möta den. 4
UPPGIFTER, ANSVAR OCH MANDAT Vad är KiB:s övergripande uppgifter? KiB arbetar alltid på uppdrag av TiB. I KiB:s uppgifter ingår att Vara nåbar för TiB. Detta innebär att vara tillgänglig att ta emot larm från TiB Förbereda informationsinsats. Detta innebär att under tidspress bearbeta informationsunderlag, främst riktat mot media och för webbpublicering Starta upp informationsinsats. Då kommunikatörerna på lokal nivå inte kan nås eller av någon anledning är otillgängliga, starta upp en informationsinsats. Detta innebär att KiB ska ha de verktyg som behövs för att snabbt kunna sprida det man skrivit. Samordna informationsinsats vid en regional händelse (händelse som drabbar mer än en kommun i Skåne Nordväst). Då det inträffar en händelse som drabbar mer än en kommun, samordna informationsinsatsen över det drabbade området Vid behov vara informationskontakt gentemot media Stötta lokala kommunikatörer; Utefter behov, stötta de lokala kommunikatörerna i informationsinsatser Dokumentera informationsflödet/ informera; ansvara för att vidtagna egna åtgärder dokumenteras samt inhämta information i det webbaserade informationssystemet WIS, samt informeras av TiB efter fredagens vakthundsmöte (kl. 10.00, fredagar, lägesuppdatering mellan samverkande organisationer) Vilket ansvar har KiB för informationen? Och vilket ansvar har kommunen? KiB är en stödresurs KiB har framförallt en stödjande roll gentemot enskild kommun med behov av informationsstöd. KIB tar inte över informationsansvaret för den enskilda kommunen. Däremot kan KiB komma att ha samordningsansvaret för informationsinsatsen då behov av detta föreligger. Ansvars-, närhets- och likhetsprincipen gäller i alla lägen Organisationen bygger på ansvars-, närhets- och likhetsprincipen. Detta innebär att den beredskapsorganisation som detta dokument beskriver inte tar över kommunernas ansvar att ha förebredda planer för inträffande av större händelser inom sitt geografiska område. Organisationen syftar till att underlätta och snabba på uppstarten av verkställande av planerna. 5
Kommunen har skyldighet att reagera och agera KiB fråntar inte ansvariga tjänstemäns skyldighet att själva agera enligt egna larmplaner om något inträffat. KiB ska dock alltid finns tillgänglig som ett stöd för den enskilda kommunen. TiB ansvarar för kontakt med kommunledningen Kontaktförsök med kommunledning enligt kommunens larmplaner görs av TiB innan dess att KiB startas upp. Vilka mandat har KiB? KiB har inga egna mandat utan arbetar alltid på uppdrag av TiB alternativt kommunledning i berörd kommun. Däremot finns det en tydlighet i vilken roll KiB intar vid nedan nämnda scenarier: Vid lokal händelse: TiB kontaktar kommunens ledning och kommunikatör. Om inte kommunal kommunikatör kan nås, så påbörjar KiB en informationsinsats. Informationsinsatsen leds av KiB, på uppdrag av TiB, till dess att något annat meddelas, till exempel om kontakt med lokal kommunikatör kan etableras och denne tar över samordningen av informationen. Vid regional händelse: Inledningsvis samordna informationen över det drabbade området. Hur samordningen praktiskt genomförs är ett av områdena som kommer att bearbetas mer under uppbyggnadsåret som följer innan funktionen sätts i drift. 6
HUR STARTAS KIB UPP? På nästkommande sida återfinns ett uppstartsflöde i form av ett flödesschema som beskriver hur uppstarten av KiB sker. Sammanfattat kan uppstarten beskrivas utifrån tre delar: 1. Uppmärksammande av händelse 2. TiB kontaktar berörda kommunledningar / kommunikatörer och KiB 3. Vid behov: KiB leder eller stödjer informationsinsats Uppstartsflöde i text 1. Uppmärksammande av händelse Uppmärksammande av händelse så att händelsen kommer i TiB:s kännedom, kan ske på olika sätt: Genom TiB:s egen omvärldsbevakning Genom att berörd kommunledning uppmärksammar händelsen och kontaktar TiB Genom att kommunens kommunikatörer uppmärksamman händelser och kontaktar TiB Genom att andra samhällsviktiga aktörer kontaktar TiB 2. TiB kontaktar berörda kommunledningar / kommunikatörer och KiB När TiB har uppmärksammat händelsen gör han en bedömning av informationsbehovet. Därefter så Förbereder TiB KiB för eventuell uppstart Etablerar TiB kontakt enligt berörd kommuns/berörda kommuners larmplaner. Vid behov, initierar KiB 3. Vid behov: KiB leder eller stödjer informationsinsats Beroende på hur kontakten enligt larmplanerna framskrider samt på händelsens omfattning kommer KiB att inta olika roller. Vid lokal händelse, där lokal kommunikatör inte nås eller av någon anledning är oförmögen att dra igång en informationsinsats, är KiB:s roll att starta upp en informationsinsats. Vid lokal händelse, där lokal kommunikatör behöver stöttning, är KiB:s roll att stödja den lokala kommunikatören. Vid regional händelse, där mer än en kommun i Skåne Nordväst är drabbad, är KiB:s roll att samordna informationsinsatsen över det drabbade området. 7
Uppstartsflöde i bild Händelse uppmärksammas TiB kontaktar berörda kommunledningar / kommunikatörer och KiB KiB leder/stödjer informationsinsats Omvärldsbevakning Kontakt enligt berörd kommuns larmplan Lokal händelse: Lokal kommunikatör är ej nåbar/oförmögen att starta upp insats. KiB:s roll: KiB startar upp informationsinsats Kontakt från kommunledning Kontakt från kommunikatör TiB uppmärksammar händelse KiB initierias Lokal händelse: Lokal kommunikatör behöver stöd KiB:s roll: KiB stödjer informationsinsats Kontakt från övriga aktörer TiB bedömer informationsläget och Förbereder KiB på eventuell uppstart Regional händelse: KiB:s roll: KiB samordnar informationsinsats över berört område i samråd med lokala kommunikatörer. Etablerar kontakt enligt berörd kommuns larmplan. Dialog förs med kommunikatören om behov av att starta upp KiB Vid lokal händelse, då kontakt med kommunledning etablerats, arbetar KiB på uppdrag av berörd kommunledning I läget att TiB inte lyckas kontakta någon på larmlistan bedömer TiB huruvida KiB initieras eller ej. 0
BEMANNING, BEREDSKAP OCH ERSÄTTNING Bemanning från Kriskommunikatörsnätverk Skåne Nordväst KiB-tjänsten avses att bemannas av medlemmar ur ett nätverk, Kriskommunikatörsnätverket Skåne Nordväst, bestående av ett urval av informatörer och kriskommunikatörer från kommunerna i Skåne Nordväst samt ett urval av samverkande organisationers kommunikatörer. Nätverket syftar till att medlemmarna ska Ha övergripande kunskap om medlemskommunernas organisationer och förutsättningar Utbildas löpande i kriskommunikation Medlemmarna i nätverket får löpande utbildning och tjänstgör veckovis enligt ett rullande beredskapsschema. Nätverket träffas fyra gånger per år för erfarenhetsutbyte och uppdatering kring det som händer i organisationerna. Vid bemanning av KiB eftersträvas en proportionerlig fördelning av bemanningstiden mellan kommunerna. Beredskap Vad innebär det? Beredskapen för KiB, liksom för TiB, omfattar dygnets alla timmar under en veckas tid (måndag måndag). Beredskap för KiB infaller parallellt med ordinarie arbetssysslor. Personen som har rollen som KiB ska kunna träda in i rollen som Skåne Nordvästs kriskommunikatör under hela dygnet den vecka som denne har beredskap. Under beredskapen ska KiB Ha tillgång till TiB-trädet och möjlighet att publicera information Ha tillgång till bil Vid behov kunna inställa sig på för händelsen lämplig plats inom 90 minuter Vara anträffbar på beredskapstelefonen under hela dygnet den vecka beredskapen infaller Den beredskapsledighet som följer efter en veckas beredskap förväntas KiB arbeta in under den vecka som denne har beredskap. Vad innebär det att vara KiB utöver att ha beredskap? Personerna som kommer att inta rollen som KiB ska närvara under de möten som anordnas inom Kriskommunikatörsnätverket i Skåne Nordväst samt medverka under de utbildningar som anordnas inom ramarna för nätverket. Ersättning Beredskapsersättningen följer reglerna i AB. Beredskapsersättningen räknas under den tid som inte är ordinarie arbetstid, från kl.17-08 + kl.12-13 (16 timmar vardagar) och 24 timmar på helgen (lördag+söndag). 10
MEDLEMKOMMUNERNAS ANSVAR Delaktighet i Kriskommunikatörsnätverket Skåne Nordväst De kommuner som är med i samverkan med KiB har som skyldighet att, utöver delaktighet i finansieringen, ha minst en person som kan vara delaktig i Kriskommunikatörsnätverket Skåne Nordväst. Personen ska ha god kännedom om den kommunala organisationen och ska kunna tillföra nätverket kunskap om de lokala förutsättningar som finns i respektive organisation. Alla som ingår i nätverket kommer inte att bemanna KiB. Finansiering och kostnader Regleringen sker via fördelningsnyckel (baserat på invånarantalet) och inkluderar samtliga kostnader för de delar man skaffar in särskilt för funktionen. Kostnaderna kan täckas via krisledningspengarna från MSB genom omfördelning av kostnaderna. Vid engagemang av KiB i en enskild kommun debiteras aktuell kommun kostnaden. Uppstartskostnad första året (2012) Inköp av teknisk utrustning (ca 50 tkr) Utbildningskostnad (ca 100 tkr. Räknat på ca 20 personer) Löpande kostnader (/år) Abonnemang Rakel (10 tkr) Teknisk utrustning, löpande underhåll (10 tkr) Telefoni (5 tkr) Abonnemang mobilt bredband Utbildningskostnader (50 tkr) Avtal med SOS angående upplysningscentral/call-centerfunktion (diskussion med SOS pågår) Driftkostnad för KiB (beredskapstillägg) (300 tkr) Kostnader för respektive kommun Arbetstid för personerna som bemannar nätverket Bilkostnader för de personer om inträder i rollen som KiB (detta löser varje kommun efter egen förmåga antingen genom bilpool eller via körersättning för privatbil) 2012 2013 och framåt 150 tkr 375 tkr + avtalskostnad SOS 11
UTRUSTNING OCH VERKTYG Utrustning KiB utrustas med ett utrustningspaketinnehållande: Bärbar dator och bärbart nätverk Rakel-terminal Mobiltelefon till vilket två nummer är kopplade (ett för media och ett för TiB, kommunledning, kommunikatörer etc.) Utöver detta ska KiB minst ha B-körkort och under sin beredskap ha tillgång till bil. Utrustningen lämnas över då beredskapen skiftar. Verktyg De huvudsakliga verktyg som krävs för att kunna arbeta är: Checklistor Utrustningskit Kommuninformation För att KiB skall kunna fungera behöver varje deltagande kommun skapa ett digitalt arkiv med likartad struktur. I mapparna lägger kommunerna in den information som KiB behöver för att kunna utföra sina uppgifter. Arkivet finns redan idag för TiB:en och behöver således endast anpassas och kompletteras för att kunna utgöra ett fulländat verktyg för KiB. KiB skall kunna koppla upp sig till databasen även hemifrån. Verktyg för att kunna hantera webbsidan Övriga verktyg som kommer att diskuteras vidare är o Möjligheter att upprätta gemensam upplysningscentral o Förteckning över lämpliga lokaler för en större informationsorganisation i kommunerna 12
UPPSKATTAD TIDSÅTGÅNG FÖR BERÖRDA Första året Sammankomst Berörda Tidsåtgång Inventering av Kriskommunikatörsnätverk SkNV 4 h behov av verktyg/checklistor Genomgång Kriskommunikatörsnätverk SkNV 6 h av organisationer Uppdatering av TiB-träd Kriskommunikatörsnätverk SkNV 2 h Utbildning Kriskommunikatörsnätverk SkNV 8 h Genomgång av Alla KiB:ar 2 h arbetsrutiner Utrustningskontroll Alla KiB:ar 4 h Sammanställning Kriskommunikatörsnätverk SkNV 2 h Informationskampanj Projektledare 2 h/kommun samt lokal kommunikatör Totalt första året - Uppstart Kriskommunikatörsnätverk SkNV Utöver det tillkommer för KiB:arna Projektledare 24 h (3 arbetsdagar) 6 h 10% under hela första året Löpande Kriskommunikatörsnätverk SkNV 4 träffar per år, á 2 h KiB:arna Träffas utöver detta då behov föreligger 13