Tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp Tillämpningsanvisning Ingår i Kungälvs kommuns författningssamling enligt beslut 2015-12-10 KF 315/2015 KS2015/1382 Diarienummer: KS2015/1519 Dokumentansvarig: Ekonomi och upphandling, Ekonomichef Beredande organ: Kommunledningssektorn Beslutad av: Förvaltningsledning Datum för beslut: 2015-08-10 Giltighetstid: 2019-12-31 Handläggare: Pia Jakobsson 1
Vision Kungälvs kommun med helägda bolag (nedan kommunen) har en effektiv, rationell och väl fungerande upphandlings- och inköpsverksamhet. All upphandling och alla inköp ska baseras på en helhetssyn för kommunen där rätt produkter införskaffas från rätt leverantör, till rätt pris, vid rätt tid och av rätt kvalitet. Ekonomisk helhetssyn ska alltid tas i beaktande i upphandlingsprocessen och koncernens verksamheter ska samverka för att uppnå bästa resultat och resurshållning samtidigt som kostnaderna för upphandlingsprocessen begränsas. Koncernens kärnverksamhet initierar och avsätter erforderliga resurser inför upphandling och inköp inom deras sakområde. Alla upphandlingar och alla inköp ska genomföras med god planering och framförhållning i syfte att främja ett förhållningssätt där kommunens resurser används på effektivt sätt. Ur Kungälvs kommuns upphandlings- och inköpspolicy Inledning Alla upphandlingar och inköp i Kungälvs kommun och helägda bolag (nedan kommunen) ska genomföras på ett objektivt och affärsmässigt sätt i enlighet med gällande lagstiftning, koncernens upphandlings- och upphandlingspolicy och reglemente. Upphandlingens grundprinciper ska alltid genomsyra alla upphandlingar och inköp, ingångna avtal ska följas och gällande delegationsordning iakttas. De grundläggande principerna enligt Lagen om offentlig upphandling är: Icke-diskriminering Likabehandling Proportionalitet Ömsesidigt erkännande Öppenhet (förutsebarhet och transparens) Grundprinciperna beskrivs utförligt i definitionerna. Förutom upphandlings- och inköpspolicyn, upphandlingsreglementet, samt dessa tillämpningsföreskrifter har kommunens upphandlingsenhet utarbetat hjälpmedel och rutiner för att underlätta planering, samordning, upphandlingsarbete och uppföljning. Ansvar Kommunens upphandlingsenhet ansvarar tillsammans med verksamheten för att upphandlingen genomförs på ett korrekt sätt. När ett behov uppstår ansvarar verksamheten för att kontrollera huruvida objektet kan avropas från tillgängligt ramavtal eller om en ny upphandling krävs. Om upphandling krävs och nytt avtal tecknas tar upphandlingsenheten över ansvaret för att förvalta avtalet. Båda parter har ett gemensamt ansvar att sprida information om avtalet samt genomföra uppföljningsinsatser. 2
Verksamheterna ska ha särskilda inköpskontakter som är samordnare i inköpsfrågor. Den som beslutar om genomförandet av upphandling skall också ansvara för att beställarkompetens finns i verksamheten för samordning och uppföljning. Inköp Inköp genomförs av verksamheten men upphandlingsenheten kan vara behjälplig. Vid ett inköp ska verksamheten börja med att kontrollera om det finns ett ramavtal. I ramavtalet finns instruktioner för hur en beställning går till. Det är viktigt att verksamheten kontrollerar att det som beställs levereras enligt avtalsvillkoren. Eventuella avvikelser ska rapporteras till upphandlingsenheten som förvaltar avtalet. Om ramavtal saknas skall verksamheten ta hjälp av upphandlingsenheten för genomförande av upphandling Upphandlingsprocessen Upphandlingsprocessen förtydligar den handläggnings- och beslutsprocess som ska tillämpas vid all form av upphandling som kommunen genomför. Upphandlingsprocessen förutsätter att det sker i ett nära samarbete mellan olika verksamheter i kommunen. 1. Behovsfasen När behovet identifierats och inget ramavtal finns genomförs en upphandling. Vid en upphandling tillsätts en referensgrupp som bemannas med kompetens från både verksamheten och upphandlingsenheten. Deltagare i referensgruppen har skyldighet att observera och anmäla jäv. Nu påbörjas arbetet med att ta fram ett förfrågningsunderlag där objektet för upphandlingen tydligt definieras och behovet specificeras och där de krav som ställs på objektet för upphandlingen tydliggörs genom en kravspecifikation. Krav ska ställas både på leverantören samt på objektet för upphandlingen. I kravspecifikationen ska miljökrav och sociala och etiska krav ställas där det är möjligt, tillämpligt och förenligt med kollektivavtal samt gällande lagstiftning. Kommunens upphandlingar ska verka för att möjligheten till sysselsättning, praktik och utbildning skapas. När förfrågningsunderlaget är formulerat ska det annonseras i enlighet med gällande lag. 3
Omvärldsanalys ska genomföras i behovsfasen. 2. Upphandlingsfasen I och med annonseringen inträder nästa fas i upphandlingsprocessen, den så kallade upphandlingsfasen. Fasen kännetecknas av att det råder en begränsning i möjligheten att kommunicera med leverantörer och anbudsgivare. Annonsering sker via kommunens webbaserade upphandlingssystem. När annonsen publicerats ges leverantörer möjlighet att lämna anbud. Under annonseringstiden får leverantörerna ställa frågor. Samtliga frågor ska ställas i kommunens upphandlingsstöd och ska få ett skyndsamt svar. Annonseringstiden varierar beroende på upphandlingsförfarande. Efter sista anbudsdag ska samtliga inkomna anbud öppnas vid ett protokollfört tillfälle. Öppningen ska genomföras av minst två personer varav den ena ska ha särskild delegation för förrättandet. När samtliga anbud öppnats genomförs först en kvalificering av anbudsgivarna och sedan utvärderas anbuden. Kvalificerade anbud utvärderas och sedan tilldelas en eller flera leverantörer. I och med att tilldelningsbeslutet offentliggjorts hävs den absoluta sekretessen och handlingarna blir offentliga, under förutsättning att ingen leverantör begärt sekretess. Tilldelningsbeslutet ska sändas till samtliga anbudsgivare. I enlighet med gällande lag ska den upphandlande myndigheten, när tilldelningsbeslutet publicerats, iaktta en avtalsspärr om 10-15 dagar beroende på hur tilldelningsbeslutet distribuerats. 3. Avtalsfasen När avtalsspärren har passerat får parterna ingå avtal under förutsättning att ingen ansökan om överprövning kommit in. Kommunen upprättar förslag till avtal som skickas till leverantör för granskning och undertecknande i två exemplar. Kommunen undertecknar sedan avtalet och återsänder ett exemplar. Upphandlingsenheten förvaltar avtalet. I förvaltandet ingår att förvara avtalet samt administrera förändringar i avtalet t.ex. förlängningar och prisjusteringar. 4
Avtalsfasen löper från det att avtal tecknats till dess att avtalsperioden passerat. 4. Uppföljningsfasen Parallellt med avtalsfasen börjar uppföljningsfasen som inträder i och med att det finns ett avtal mellan parterna. Uppföljning genomförs på flera nivåer och syftar till att säkerställa att avtalsvillkoren följs samt att leverantören och kommunen uppfyller de krav som ställdes i förfrågningsunderlaget under hela avtalsperioden samt under garantitid och ansvarstid. Uppföljningen genomförs tillsammans av upphandlingsenheten och verksamheten. Resultatet av uppföljningen kommer sedan användas som grund för kommande upphandlingar. Om leverantören inte uppfyller ingånget avtal ska sanktioner vidtas. 5
Bilaga 1 processkarta 6
Bilaga 2 Definitioner Absolut sekretess Absolut sekretess innebär att uppgifterna i anbud/anbudsansökningar inte får lämnas ut innan tilldelning har skett. Uppgifter om vilka som begärt ut förfrågningsunderlag eller vilka som har inkommit med anbud omfattas också av sekretess. Det är inte heller tillåtet att uppge hur många anbud/ansökningar som har kommit in. Avbrytande En upphandling kan avbrytas om det finns sakliga skäl och avbrytandet är förenligt med de grundläggande principerna. Sakliga skäl för att avbryta kan vara t.ex. bristande konkurrens, oförutsedda händelser, felaktigt utformad utvärderingsmodell och ett alltför högt pris. Beslut om avbrytande kan överprövas. Avtalsspärr När kommunen har meddelat ett tilldelningsbeslut inträder en avtalsspärr dvs. ett förbud mot att ingå avtal i minst 10 dagar. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbeslut har skickats. Avtalsspärren innebär både ett förbud mot att ingå avtal och en bortre tidsgräns för när en leverantör senast kan ansöka om överprövning av upphandlingen. Direktupphandling Direktupphandling kan tillämpas om det inte finns något gällande avtal och värdet på kontraktet är under tröskelvärdet. Kontraktets värde ska uppskattas till det totala belopp som ska betalas enligt kontraktet inklusive eventuella förlängningsmöjligheter och optioner. Vidare ska den upphandlande myndigheten vid beräkningen beakta direktupphandlingar av samma slag gjorda av den upphandlande myndigheten under det aktuella räkenskapsåret. Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Den lag som upphandlande myndigheter ska följa när de upphandlar varor, tjänster och entreprenader. Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) Den lag som upphandlande myndighet kan tillämpas vid upphandlingar inom försörjningssektorn. 7
Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV) Lagen reglerar vad som ska gälla för de kommuner som vill konkurrenspröva kommunala verksamheter genom att överlåta valet av utförare av stöd, vård- och omsorgstjänster till brukaren. Valfrihetssystem är ett alternativ till upphandling enligt LOU. Offentlig upphandling En upphandlande myndighets tilldelning av kontrakt med ekonomiska villkor såsom leasing, hyra eller köp av varor, tjänster eller entreprenader. Ogiltighet av avtal Avtal mellan en upphandlande myndighet och en leverantör kan ogiltigförklaras av domstol efter ansökan av leverantör. Avtal kan ogiltigförklaras om en otillåten upphandling skett. Avtalet kan även ogiltigförklaras om det har tecknats i strid med en avtalsspärr, en förlängd avtalsspärr, ett interimistiskt beslut eller om avtalet har ingåtts innan något tilldelningsbeslut har meddelats. Likaså kan kontrakt inom ett ramavtal, som tillkommit efter en förnyad konkurrensutsättning som har genomförts på ett felaktigt sätt. En talan om ogiltighet förs i domstol. 8
Ramavtal Ramavtal är ett avtal mellan en myndighet och en eller flera leverantörer om tillhandahållandet av en vara eller tjänst under en bestämd period, vanligen mellan ett och fyra år. Ramavtal skiljer sig från vanliga avtal genom att man gör successiva beställningar, så kallade avrop, vid behov under perioden. Skadestånd Inom ett år från den tidpunkt då avtal har slutits eller förklaras ogiltigt har leverantörer möjlighet att föra talan om skadestånd vid domstol. Leverantören kan ha rätt till ekonomisk ersättning (skadestånd) om leverantören lidit skada på grund av att kommunen inte har följt bestämmelserna i LOU/LUF. Skadeståndstalan kan även väckas av leverantör om tecknat avtal ej uppfylls. Tröskelvärde Tröskelvärdet är en beloppsgräns som avgör vilket upphandlingsförfarande som ska användas. Tröskelvärdet fastställs centralt i EU och justeras vartannat år. Beräkningen av avtalets värde är att allt ska ingå inklusive eventuella optioner och förlängningsklausuler. Upphandlingen får inte delas upp i syfte att komma under tröskelvärdet. Upprepade upphandlingar av samma kategori varor och tjänster under ett räkenskapsår ska räknas ihop vid tröskelvärdesberäkningen per organisationsnummer. Tröskelvärdet finns på Konkurrensverkets hemsida. www.konkurrensverket.se Upphandlingsförfarande Det finns olika upphandlingsförfaranden vid upphandlingar. Dessa är öppet, förenklat, selektiv, förhandlat, urvals samt direktupphandling. Upphandlingsskadeavgift Konkurrensverket kan föra talan i domstol om att en upphandlande myndighet ska åläggas att betala en upphandlingsskadeavgift, som är en sanktionsavgift som tillfaller staten. Upphandlingsskadeavgift kan bl.a. dömas ut om det har skett en otillåten direktupphandling. Upphandlingsskadeavgiften får inte överstiga tio procent av det aktuella upphandlingskontraktets värde och den maximala avgiften som kan dömas ut är tio miljoner kronor. 9
Vite Böter som ett företag måste betala om det till exempel inte fullgör avtalsvillkoren. Överprövning Prövning i domstol enligt LOU/LUF efter ansökan av leverantör som anser sig ha lidit skada eller kan komma att lida skada i en upphandling pga. överträdelse av upphandlingsreglerna eller grundläggande principer. Överprövning kan resultera i upphandling ska göras om, rättas till eller att ett avtal ska förklaras ogiltigt. 10
Grundläggande principer Grundläggande för en upphandling är kravet på affärsmässighet. Huvudregeln om affärsmässighet regleras indirekt i 1 kap. 9 LOU: "Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas." För all offentlig upphandling gäller fem grundläggande principer: - Icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer. Den upphandlande myndigheten får exempelvis inte ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge. - Likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information vid samma tillfälle. - Proportionalitet innebär att kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med, och stå i rimlig proportion till det som upphandlas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. - Ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder. - Öppenhet (förutsebarhet och transprens) Med öppenhet menas att anbudsgivarna ska ges samma förutsättningar för anbudsgivning därför måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. 11