Medlemsföreningens styrelse På ett medlemsföreningsårsmöte (läs dokumentet Medlemsföreningsårsmöte ) beslutar medlemmarna vilka som ska sitta i medlemsföreningens styrelse under ett år framåt. Det måste vara minst tre personer och medlemmar i SCUF. Det är dessa personer som tillsammans ska se till att det som beslutas på medlemsföreningsårsmötet genomförs, vilket innebär att det är de har ansvar för att medlemsföreningen blir så bra den bara kan och att verksamheten följer medlemsföreningens syfte och mål. Som styrelsemedlem i en medlemsförening förväntas du att: - Delta på möten med de andra styrelsemedlemmarna, så kallade styrelsemöten. - Driva verksamheten tillsammans med de andra styrelsemedlemmarna. - Ha koll på medlemsföreningens ekonomi. - Anordna och delta på ett årsmöte. - Följa medlemsföreningens regler. - Anordna tillsammans med de andra styrelsemedlemmarna minst två aktiviteter (mötesplatser) per år dit medlemsföreningens medlemmar bjuds in. - Se till att alla viktiga dokument och kvitton sparas och registreras för korrekt redovisning. Det är styrelsen som vårdar medlemsföreningen samt planerar och driver verksamheten. Detta betyder dock inte att medlemmarna bör vara passiva. Som styrelsemedlem har du ett ständigt ansvar att bjuda in, locka och engagera medlemmar. Kommunikationen mellan en medlemsförenings styrelse och dess medlemmar är jätteviktig och en nära kontakt resulterar i mer påverkan, fler idéer och ökad energi till styrelsearbetet. Läs mer om kommunikation i dokumentet Kommunikationsplan.
Styrelsens roller För att leva upp till det ansvar som en medlemsförenings styrelse har är det bra att fördela arbetet mellan styrelsemedlemmarna. Var tydliga med vilka uppgifter och vilket ansvar som tillhör vem. Ett bra sätt är att tilldela styrelsemedlemmar olika roller som involverar olika arbetsuppgifter. Se till att alla styrelsemedlemmar får en roll de trivs med och att hela styrelsen är överens om vilka förväntningar som finns på rollen. Det kan vara bra att ha någon typ av arbetsbeskrivning för att alla ska känna att de har koll på vem som gör vad och vad som krävs av en själv. Vilka roller en styrelse väljer att använda sig av är upp till varje enskild medlemsföreningsstyrelse. Dock behöver det utses en person som är medlemsföreningens ledare, så kallad ordförande, samt en person som har det övergripande ansvaret för medlemsföreningens ekonomi, vilket kallas kassör. Övriga styrelsemedlemmar kan väljas att endast benämnas som ledamöter (vilket personer som sitter i en styrelse ofta kallas) eller så används egna roller. Oavsett benämning så är förväntningar och tydliga arbetsuppgifter en mycket viktig del för att styrelsens medlemmar ska känna sig motiverade att göra ett bra arbete. Ordförande En medlemsförening bör ha en person som leder styrelsen. Vanligtvis kallas denna roll för ordförande. Denna person kan ses som lagledaren som leder, peppar, inspirerar och stöttar de andra styrelsemedlemmarna. Det är även ordförande som samordnar, alltså håller övergripande koll och ser till att saker händer. En ordförande ansvarar för att gruppen tar tag i problem om de uppstår och ser till att styrelsen följer regler, att beslut som fattas faktiskt verkställs och att allt går rätt till. Kassör Kassören är den roll som sköter medlemsföreningens ekonomi. Viktigt är dock att påpeka att medlemsföreningens ekonomi är hela styrelsens ansvar. Kassören bör därför regelbundet rapportera om det ekonomiska läget till de andra styrelsemedlemmarna på styrelsemötena. Viktigt är också att komma ihåg att medlemsföreningens räkenskaps år (ekonomiska år) är efter kalenderår, vilket innebär januari-december. Medan medlemsföreningens verksamhetsår är från ett medlemsföreningsårsmöte till ett annat.
En viktig arbetsuppgift för rollen som kassör är bokföring. Det innebär att kassören för dagbok över medlemsföreningens pengar (tillgångar) och att bankhändelser förs in i en resultaträkning, som visar intäkter och kostnader samt en balansräkning, som visar tillgångar och skulder. Via bokföringen kan styrelsen visa var medlemsföreningens pengar kommer från och vart de tar vägen. För att kunna uppvisa att bokföringen stämmer behöver alla viktiga bankpapper, kvitton och fakturor samlas, sparas och organiseras för att fungera som underlag till bankhändelserna (verifikationerna) som är införda i bokföringen. Är det tillexempel bokfört att 100 kronor har betalats ut till fika, behöver det finnas ett kvitto som visar att detta stämmer. Kassören tar även fram förslag för hur pengarna (tillgångarna) ska fördelas under räkenskapsåret. Detta kallas budget och visar att er medlemsförening har koll på er ekonomiska situation, samt att ni har för avsikt att vara aktiva ett år framåt. Motpolen till budget kallas bokslut och är även det en arbetsuppgift för rollen som kassör. Bokslut innebär en redovisning för hur pengarna fördelats under året som har gått. Ni som medlemsförening ska deklarera en gång om året. Detta gör ni genom att fylla i den blankett som Skatteverket skickar till er. (Den finns även att hämta på Skatteverkets hemsida). Läs mer om medlemsföreningens ekonomi gällande bokföring, budget och bokslut samt deklaration i Guide ekonomisk redovisning. Det formulär som ska användas vid bokföring, budget och bokslut heter Formulär ekonomisk redovisning. Exempel på övriga roller: Sekreterare är ofta den roll som har ansvaret att samla och sprida information. Exempel på arbetsuppgifter kan vara att se till att protokoll skrivs under möten och att protokollen sedan justeras, undertecknas och samlas någonstans. Det kan även vara sekreteraren som ser till att information om medlemsföreningen och verksamheten finns tillgänglig för medlemmar, att exempelvis hemsidan är uppdaterad samt att föreningen marknadsförs och syns.
Medlemsansvarig kan vara den som har i uppgift att hålla kontakt med medlemmarna. Arbetsuppgifter skulle kunna vara att svara på mail och frågor från medlemmar och andra nyfikna samt hjälpa medlemmar att engagera sig. Kommunikatör kan vara den roll som ansvarar för medlemsföreningens hemsida och Facebook. Arbetsuppgifter kan vara att uppdatera med evenemang och andra händelser, samt ha tillgång till nyhetsbrevtjänsten och skicka ut nyhetsbrev till medlemmar. Valberedning består av de personer/den person som har extra ansvar för att rekrytera och engagera medlemmar till att bli kommande styrelsemedlemmar, så att det finns en medlemsföreningsstyrelse inför kommande verksamhetsår. Styrelsemöten En viktig del i arbetet som styrelsemedlem är att träffas, diskutera, planera och fatta beslut i aktuella frågor. Medlemsföreningens styrelse bestämmer själv hur ofta de behöver/vill ses. För att ett beslut ska kunna fattas i medlemsföreningsstyrelsen måste dock alla ledamöter (styrelsemedlemmar) ha blivit kallade till mötet och minst hälften måste vara närvarande. Det kallas då att medlemsföreningsstyrelsen är beslutsmässig. Under verksamhetsårets första styrelsemöte är det bra att diskutera kring de förväntningar som finns på kommande styrelsearbete och hur styrelsen väljer att jobba. Hur ska exempelvis kommunikationen mellan styrelsemedlemmarna se ut, hur får ni tag på varandra, hur mycket tid vill ni lägga på styrelsearbete, vad förväntar ni er, samt boka in datum för kommande styrelsemöten. Det är också bra om medlemsföreningens styrelse utgår från verksamhetsplanen och att det under första styrelsemötet planeras hur och när aktiviteter ska anordnas för medlemmar. Tips för ett lyckat möte är att alla i styrelsen vet innan vad mötets syfte är. Skriv gärna en dagordning över det som ska tas upp, vilket också gör att alla kan komma förberedda. Dagordningen kan behöva godkännas av alla styrelsemedlemmar innan mötet, för att med säkerhet veta att alla har tagit del av den. Markera gärna dagordningens punkter med bokstäver som D när det förväntas diskussion, I när det endast är information och B när det ska tas ett beslut. Detta skapar ytterligare förutsättningar för att alla kommer förberedda.
Se till att alla kommer till tals under mötena samt ha gärna en person som leder mötet och driver det framåt. Ha även för vana att alltid ha en person som ansvarar för att dokumentera mötet och någon som därefter ser igenom dokumentationen för att justera det och se att allt stämmer. Var noga med att dessa roller inte alltid består av samma personer, utan turas om i styrelsen. Deltagarna av mötet bör avslutningsvis skriva under protokollet. En mall för mötesprotokoll finns och heter Mall mötesprotokoll. Tänk på att mötenas utseende och typ kan varieras, samt mötenas syfte. Ibland kanske det behövs ett Beslutsmöte för att ta beslut, vilket kräver förberedelse, skriftliga handlingar och tydliga förslag. Andra gånger kanske det behövs ett Strategiskt möte där det diskuteras om framtiden, vilket innebär högre i tak och att deltagarna vågar tänka nytt. Fundera kring mötets syfte och hur ni bäst lever upp till det. Kanske kan platsen för var mötet äger rum variera eller hur ni fysiskt sitter under mötets gång.