Översikt 68 granskade I T projekt

Proteos Ekonomi AB SIDAN 0 AV 10 Rapport 2006 12 22 till Kompetensfonden: Översikt 68 granskade I T projekt Stig Tegle INNEHÅLL: 1. Bakgrund... 1 2. Sammanfattning... 1 3. Projekt per förvaltning... 2 4. Projektens kvalitet... 3 5. Avslutande synpunkter... 4 Bilaga 1: Detaljerad projektredovisning... 5 Bilaga 2: Projektfördelning förvaltningar... 8

PROTEOS Ekonomi AB Sidan 1 av 10 1. Bakgrund Kompetensfonden har gett Lobeco System AB och Proteos Ekonomi AB i uppdrag att granska sammanlagt 68 projekt finansierade av fonden. Granskningen har skett under perioden maj december 2006. Urvalet av projekt har gjorts av Kompetensfonden. En redovisning av samtliga granskade projekt redovisas i bilaga 1 till denna rapport. Granskningen har redovisats i särskilda rapporter efter hand. Denna rapport syftar till att ge en sammanfattande bild av projekten i två delar. Den ena delen utgörs av en översiktlig redovisning av projektens olika inriktning, hur de fördelas på olika förvaltningar i staden mm. Den andra delen sammanfattar den kvalitativa bedömning som gjorts av projekten vad gäller uppnående av projekt och effektmål, huruvida projekten följt tidsplaner, om det finns förvaltningsplan etc. 2. Sammanfattning Vår allmänna bild av de granskade projekten kan sammanfattas enligt följande: Nästan alla effektmål är välmotiverade Nästan alla projektmål är tydligt angivna Nästan alla projektmål har uppnåtts före 1 januari 2007 De flesta effektmål kan nås under loppet av 2007 Det finns ingen plan för uppföljning eller inrapportering av projekt och effektmål under 2007 vilket är den kritiska implementeringsperioden Oklara projekt Nedan anges projekt som bör följas upp särskilt under 2007. Proj Projekt nr bil 1 11 Fastighetsinformationssystem 12 Digital Teknisk Dokumenthantering 36 Digitial behörighetsadministration För valtning Idrott Idrott SDF Risker 2007 Inga resurser avsatta för systemförvaltning. Inga resurser avsatta för systemförvaltning. Oklar tillämpning i förvaltningen 41 Kompetensplatsen e lärande SLK Inga resurser avsatta för systemförvaltning. 44 Webbstöd ILS SLK Oklart användning av projektresultat 45 Akt & ärendehantering SLK Oklara projekt & effektmål 47 Miljöeffektiva transporter. SLK Ingen ansvarig är utpekad och flera avtal är tecknade med utomstående intressenter.

PROTEOS Ekonomi AB Sidan 2 av 10 3. Projekt per förvaltning I det följande redovisas projekten efter vilken förvaltning (motsv) som varit projektägare. Indelningen utgår från de 5 delar som stadens organisation består av (se fig 1 nedan) 1. Fig 1: Stadens organisation 2006 Projektens fördelning i sammanfattning framgår av tabell 1 nedan (en detaljerad redovisning finns i bilaga 2). Tabell 1: Projektens fördelning på huvudförvaltningar i staden Förvaltning Antal projekt Fördelning SLK 19 28 % SDF 4 6 % Fackförvaltningar 39 57 % Bolag 6 9 % Summa: 68 100 % Projektägarna finns främst inom stadsledningskontoret och fackförvaltningarna. Orsaken till detta är att projekten till övervägande majoritet gäller IT projekt; nästan 70 procent av de här granskade projekten är IT projekt. 1 Redovisningen bygger på den organisation av staden som gällde under 2006.

PROTEOS Ekonomi AB Sidan 3 av 10 4. Projektens kvalitet Inledning Projekten redovisas här efter 10 olika bedömningsvariabler (se tabell 2 nedan). Sammanfattningsvis visar tabellen att de granskade projekten domineras av ITprojekt, av projekt där den som sökt fondmedel också ansvarar för effektmålen och av projekt som har kvantifierade effektmål. Ca två tredjedelar av projekten (41 st) har inte blivit klara i tid medan de flesta projekten (46 st) har förvaltningsplan och införandeplan (56 st). Lite mer än en tredjedel av projekten (24 st) har delar som är av så generell funktion att de också kan användas av andra förvaltningar i staden. Tabell 2: Projektens fördelning efter 10 bedömningsvariabler (antal projekt 68) Variabel Förklaring Antal projekt 1 IT Projektet syftar till att införa 47 IT stöd * 2 Kompetenshöjning Projektet syftar till att höja 21 kompetensen bland personalen * 3 Beställaren ansvarig för Den som sökt pengar hos fonden är 49 effektmål samma enhet (förvaltning) som ansvarar för effektmålen 4 Uppföljbara effektmål Att kvantifierade effektmål finns 40 angivna i projektplanen 5 Klart i ursprunglig tid Att projektet följt den ursprungliga tidplanen 27 6 Ej klart under 2006 Projektet fortsätter helt eller delvis även under 2007 7 Ändrat innehåll Förändrat innehåll i relation till ursprunglig projektplan 8 Införandeplan finns Finns plan för att i ordinarie verksamhet införa projektleveranser som system, metoder mm 9 Förvaltningsplan finns Finns plan för hur man skall förvalta det som projektet levererat 10 Gemensamma komponenter Att det finns projektleveranser som kan användas av andra förvaltningar (motsv) i staden *): Alla projekt kan sägas innehålla element av kompetenshöjning (kunskapsinhämtande) men indelning här utgår från det dominerande syftet med projektet. 7 6 56 46 24

PROTEOS Ekonomi AB Sidan 4 av 10 För en stor andel av projekten ca 60 70 procent är beställaren ansvarig för effektmålen och det finns kvantifierade projektmål i projektplanen. För de flesta projekt gäller att man inte kunnat hålla den ursprungliga tidsplanen. De gemensamma komponenter som en del projekt arbetat med redovisas i tabell 3 nedan. Dvs vars användning inte är bunden till den aktuella projektägaren utan kan generera nyttor i stora delar av stadens förfaltningar. Tabell 3: Exempel på gemensamma komponenter Komponent Typ av system Projektägare Geografiska informationssystem IT system TK, SBK, KYF, SDF (digitaliserad karta med information) Digitalisering och lagring av dokument, arkivering Skanning, datalagring, lagringssystem Idrott, Kultur, SBK, Globenarenorna Fastighetsinformationssystem IT system FSK, Idrott Registrering med handdatorer i fält IT system TK, Vatten, Familjebostäder, Kontaktcenter (ärendehantering direkt i telefonmottagning) IT och telefonsystem SDF 5. Avslutande synpunkter Kompetensfonden har haft flera positiva funktioner i staden varav vi vill lyfta fram fyra: Att vara internbank under tre år: projekten blir oberoende av budgetår Att vara bollplank: ett neutralt stöd för projektledare. Att vara intern riskkapitalist: se nyttor för staden och satsa på dem Att skapar synergier mellan förvaltningar: bygga broar mellan projekt av liknande karaktär oberoende av förvaltningsgränser Skall man göra en ny kompetensfond bör man tänka på följande när beslut om projektfinansiering tas: Samtidigt skall beslutas om en oberoende utvärdering (vem, när, hur) av projektets effektmål. Krav skall ställas på projektägaren att varje kvartal inrapportera hur projektet fortskrider på standardiserad blankett (utvärdering projektmål). Krav skall ställas på projektägaren om viss medfinansiering. Funktion/person skall utses som ansvarar för implementering i hela staden av projektresultat med funktioner som kan användas generellt. Uppfyllnad av dessa fyra krav genererar bättre projekt och bättre användning av projektresultat.

Proteos Ekonomi AB SIDAN 5 AV 10 Bilaga 1: Detaljerad projektredovisning Projekten nedan är samtliga sorterade efter projektägare (förvaltning) i bokstavsordning IT Kompetenshöjning Beställaren ansv effektmål Uppföljbara effektmål Klar i tid Ej klart under 2006 Ändrat innehåll Införandeplan finns Förvaltningsplan finns Nr Projektnamn Förvalt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Brandskyddsredogörelser Brand X X X X 2 Kompetenshöjning brandpers. Brand X X X X 3 Systematiskt brandskyddsarbete Brand X X X 4 Undermarksanläggningar Brand X X X X 5 Handdatorer Familjebostäder FamB X X X X X 6 Datoriserad fastighetsinformation FSK X X X X X X X 7 Effektivare energihantering FSK X X X X X 8 Digital dokumentering Glob X X X X X X X 9 Lastbalanssystem Glob X X X X X 10 Utbildning i ISPS koden Hamn X X X X X 11 Fastighetsinformationssystem Idrott X X X X X X 12 Digital Tekn Dokumenthantering Idrott X X X X X X 13 Basutbildning IDF Idrott X X X X 14 Egenkontroll i bassängbad Idrott X X 15 Förbättrade bokningsprocesser Idrott X X X 16 Traineeprogram IDF Idrott X X X X X 17 Validering IDF Idrott X X 18 Digitalisering Sthlms material SSB Kultur X X X X X X X 19 Öppna arkiven SSA Kultur X X X X X X Gemens kompon

PROTEOS Ekonomi AB Sidan 6 av 10 Nr Projektnamn Förvalt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 20 Digitalisering arkiv SSM Kultur X X X X X X 21 Säkert långtidsbevarande SSA Kultur X X X X X X X 22 Digital vägledning SSA Kultur X X X X X 23 Automatisering boklån SSB Kultur X X X X X X 24 Gravkartor på internet KYF X X X X X 25 Bokning av begravningärenden KYF X X X X 26 Datastöd i livsmedelstillsyn Miljö X X X X X 27 Köldmedierapportering Miljö X X X 28 Miljöanpassad upphandling Miljö X X X 29 Miljödiplom Miljö X X X X X 30 Miljöhandbok Miljö X X X X X 31 Målstyrd tillsyn Miljö X X X X 32 Verksamhetsutveckling Miljö X X X X 33 e arkiv SBK X X X X X X X 34 Bygggande gem GIS Baggis SBK X X X X X X X 35 Gemensam plantjänst SBK X X X X X 36 Digitial behörighetsadministration SDF X X X 37 Löp linan ut Vantör SDF SDF X 38 KC SDF Hässelby Vällingby SDF X X X X X X X 39 KC SDF Bromma SDF X X X X X X X 40 GIS plattform SLK X X X X X 41 Kompetensplatsen e lärande SLK X X X 42 Gemensam e förvaltning SLK X X X X X X X X 43 ID portalen SLK X X X X X 44 Webbstöd ILS SLK X X X

PROTEOS Ekonomi AB Sidan 7 av 10 Nr Projektnamn Fö rv alt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 45 Akt & ärendehantering SLK X X X X 46 Kloka investeringar SLK X X X X 47 Miljöeffektiva transporter SLK X X X X 48 Upphandlingsutbildning SLK X X X 49 GIS Ram dä Extern kartinformation SLK/G X X 50 GIS Ram dä GIS för SDF SLK/G X X X X 51 GIS Ram dä Metadata SLK/G X X X X 52 GIS Ram dä GIS i andra länder SLK/G X X 53 LISA självs dä Införande + etapp 2 SLK/L X X X X X X 54 LISA självs dä Utv självserv + TID SLK/L X X X X X X 55 LISA självs dä Hantering LAS fråg SLK/L X X X X X X 56 LISA självs dä Lönekartläggning SLK/L X X X X X X 57 LISA självs dä Revisorsstöd SLK/L X X X X X X 58 LISA självs dä Expl Organis & rollr SLK/L X X X X X X 59 Evenemangsutveckling SVB X X X X X 60 Trafik GIS TK X X X X X X X 61 Gemensamt GC nät TK X X X X X X X 62 Talsvar TK X X X X X X 63 Mobila inspektören TK X X X 64 Plattform för avgiftsupptagning TK X X X 65 Påkört TK X X X 66 SMART TK X X X X 67 Digital Bilddatabas TK X X X 68 Handdator vattenmätare Vatten X X X X

Proteos Ekonomi AB SIDAN 8 AV 10 Bilaga 2: Projektfördelning förvaltningar Projekten redovisas nedan efter vilken förvaltning (motsv) som är projektägare. Förvaltning (motsv) Antal projekt 1. KF/KS kansli: 2. SLK: 19 Administrativa avdelningen Ekonomiavdelningen Infrastrukturavdelningen 2 Internationella avdelningen Juridiska avdelningen Kommunikationsavdelningen Kompetensfondens kansli 1 Personalstrategiska avdelningen 6 Utvecklingsavdelningen 10 Välfärds & utbildningsavdelningen Förvaltning (motsv) Antal projekt 3. Stadsdelsförvaltn: 4 Bromma 1 Enskede Årsta Farsta Hägersten Hässelby Vällingby 1 Katarina Sofia Kista Kungsholmen Liljeholmen 1 Maria Gamla stan Norrmalm Rinkeby Skärpnäck Skärholmen Spånga Tensta Älvsjö Vantör 1 Östermalm

PROTEOS Ekonomi AB Sidan 9 av 10 Förvaltning (motsv) Antal projekt 4. Fackförvaltningar: 39 Brandförsvaret 4 Fastighets & Saluhallskontoret 2 Idrottsförvaltningen 7 Konsumentförvaltningen Kulturförvaltningen inkl SSA, SSM, SSB 6 Kyrkogårdsförvaltningen 2 Markkontoret Miljöförvaltningen 7 Renhållningsförvaltningen Revisionskontoret Socialtjänstförvaltningen Stadsbyggnadskontoret 3 Stadsmuseiförvaltningen Stockholms stadsarkiv Trafikkontoret 8 Utbildningsförvaltningen USK Överförmyndarnämnden 5. Bolag 6 AB Familjebostäder 1 Micasa Fastigheter i Stockholm AB AB Stokab AB Stockholmshem AB Svenska Bostäder Centrumkompaniet Globenarenorna 2 St Erik Försäkring AB Skolfastigheter i Stockholm AB Stockholm Vatten AB 1 Stockholm Business Region AB Stockholms Visitors Board 1 Stockholms Hamn AB 1 Stockholms Stads Parkerings AB Stockholms Stads Bostadsförmedling AB Stockholms Stadsteater AB