Närvarande med rösträtt Ulf Klingnäs Gustaf Haag Hanna Nilsson Richard Trum Jörgen Wallin Carin Stegen Henric Axeheim Förhinder Albin Askman-Junhede Närvarande utan rösträtt Ej tillämpbar 106 Mötets öppnande Gustaf Haag hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 107 Mötesformalia a) Val av sekreterare att välja Richard Trum till sekreterare b) Godkännande av dagordningen att godkänna dagordningen enligt förslag 108 Godkännande av föregående protokoll Föregående protokoll var under författande godkännande av detsamma bordlades därför till nästa styrelsemöte. 109 Uppföljning av tidigare beslut Till följd av begränsad tidstillgång under mötet bordlades uppföljningen av tidigare beslut till nästkommande telefonmöte. 110 Återkommande rapporter Till följd av begränsad tidstillgång under mötet bordlades de återkommande rapporterna till nästkommande fysiska möte. 111 Tillfälliga rapporter Inga tillfälliga rapporter fanns att avhandla. 112 Beslutsärenden a) Delegation till Svenska Scoutrådets Årsmöte Styrelsen har granskat inkomna förslag till delegationsdeltagare och gjort ett urval se bifogad lista på delegationsdeltagare. Styrelsen beslutade att tillfråga Anna Benckert och Fredrik Sahlin om de har möjlighet att agera delegationsledare inför och under mötet. Sida 1 (5)
att utse scoutförbundets delegation till Svenska Scoutrådets årsmöte 2012 i enlighet med Bilaga I b) Bekräftande av kandidat till Svenska Scoutrådets styrelse Nomineringarna till Svenska Scoutrådets styrelse har nu inkommit och styrelsen har här möjlighet att uttrycka sitt stöd för en av kandidaterna. att ställa sig bakom Magnus Fahleryds kandidatur till Svenska Scoutrådets styrelse. c) Förbundskårens stadgar Scoutstyrelsen har mottagit förslag till nya stadgar för Förbundskåren från kårens ordförande, Gunnar Lindblom. Styrelsen föreslog ett par förändringar och ser fram emot att emotta scoutkårens nya stadgar för bekräftelse från styrelsen. 113 Diskussionsärenden a) Utvärdering GLÖD och det extra förbundsmötet Styrelsen diskuterade igenom den gångna helgen, och några tankar som kom upp var följande; - Tråkigt att inte sidoaktiviteterna kunde genomföras då instruktörerna inte dök upp - God stämning överlag känsla av att vi gör saker tillsammans - Styrelsen var generellt sett imponerade av mottagandet av den presenterade visionen - Bra initiativförmåga överlag i styrelsen Seminarierna Kårstadgar Kårerna ville veta vad de behöver göra för förändringar i sina stadgar till följd av de pågående strukturförändringarna, och styrelsen upplevde att kårerna fick svar på sina frågor Gustaf och Hanna ser till att exempelstadgar distribueras till kårerna på lämpligt sätt Ekonomi Fick mycket positiv kritik överlag, innehöll framför allt diskussioner kring vad som har varit. Samverkansavtalets påverkan på scoutkår Många frågor från deltagarna, bra seminarium överlag Samverkansavtalets påverkan på distrikten Även här en hel del frågor kopplade till sammanslagningen/nybildandet av distrikt styrelsen konstaterade att det är viktigt att förhindra ett fientligt övertagande från SSF-distrikten Vägen fram till samverkansavtalet inte så mycket diskussion på seminariet då initiativtagaren inte var på plats, men tydliga svar på de frågor som denne hade ställt till Scoutstyrelsen och Demokratijamboreen Scoutnet och migrering väldigt positivt seminarium där Gustav Lidén (ansvarig Scoutnet hos Scouterna) gick igenom tydligt hur Scoutnet är uppbyggt Getting Together Projektledaren Vanessa Marko var nöjd med utfallet ROKO ambitiöst seminarium med bra samtal och bra frågeställningar. Efterlyste en central hemsida för kommunikation mellan utmanar- och roverscouter. Pratade dock mer konkreta planer snarare än visioner. Visionsworkshop mycket positivt mottagande av visionen generellt, Ulf skriver rent tankar från denna Övrigt I och med det positiva mottagandet av styrelsens förslag till vision beslutade styrelsen att Creating Change Henrietta bör skriva en slutrapport kring Creating Change-projektet Deltagarutvärdering Hanna tittar på vilka frågor som bör finnas med, Richard fixar nätformulär och Ulf ordnar med maillista. Sida 2 (5)
att ge Hanna och Gustaf i uppdrag att på lämpligt sätt distribuera de nya exempelstadgarna till förbundets scoutkårer att be Henrietta Eurenius författa en slutrapport kring projektet Creating Change att ge Hanna och Richard i uppdrag att skicka ut en deltagarutvärdering kring helgens arrangemang b) Demokratijamboreen Gustaf ordnar med anmälningar av styrelsens observatörer c) Sjöbo Jörgen pratade med flertalet personer med kopplingar till Sjöbo under det extra förbundsmötet och fick möjlighet att klargöra flertalet frågor och rykten. Vad gäller uthyrningen av torpet till David Eriksson så var styrelsens förslag att skriva ett nytt kontrakt med löptid från årsskiftet 2012/13, där uppsägningstiden är tre månader. Styrelsen diskuterade också möjligheten att kallställa byggnaderna på Sjöbo vintertid för att spara el. Huvudbyggningen ställs normalt ned till 10 grader, men ladan har tidigare körts på full värme även vintertid för att förhindra frysning i rören då isoleringen är dålig i byggnaden. Förslaget är därför att anlita en firma som kallställer och tömmer ex. vattensystemet för att slippa stå för värmekostnaderna för ladan. David Eriksson hade också noterat att det finns många nycklar till gården i omlopp David hjälper till att samla in dessa så snart som möjligt. Vidare har styrelsen tidigare diskuterat huruvida en inventering av gårdens inventarier behöver göras eller ej, där David nu meddelade att en omfattande inventering genomfördes under 2011 och därför är att betrakta som fullgod. Vad gäller försäljning av gården har ytterligare intressenter för köp av fastigheten tillkommit sedan senaste mötet, men en fullständig värdering av fastigheten inväntas fortfarande. d) Migrering av medlemsregister Vad gäller migreringen av förbundets medlemsregister har det funnits ett antal tveksamheter i processen kring hur arbetet ska gå till, där leverantören Redpill har fortsatt projektet utan att leverera en fullgod tidsplan eller budget över det fortsatta arbetet vilket Scoutstyrelsen tidigare har begärt. Detta har resulterat i att scoutförbundet nu har fått två större fakturor (sammantaget omkring 150 tkr) för arbete som vi inte har haft möjlighet att säga ja eller nej till på ett i styrelsens mening fullgott sätt. Gustaf har stämt av med Scouterna genom Erik Sillén att vi driver processen med att bestrida fakturan vidare - Gustaf pratar även med Helena Kaså-Winqvist kring detta. För att få en mer objektiv bild kring processen har Gustaf även pratat med Joakim Kemeny (medlem samt systemutvecklare till professionen) samt två externa experter, och bedömningen är att migreringen bör ta max en till två veckor. Redpill å sin sida hävdar i dagsläget att arbetet kommer att ta upp till en och en halv månad. Skillnaden är i huvudsak att Redpill vill migrera i fem olika delsteg, medan de externa experterna säger att detta bör kunna göras i två steg (en pilot och därefter full migrering). Styrelsen fortsätter att bestrida fakturan och begär en prognos från Redpill kring den fortsatta processen målet är att ändå försöka driva processen framåt för att ha migreringen klar till årsskiftet. Styrelsen är dock medveten om att bestridandet av fakturan kommer att få konsekvenser för tidsplanen kring migreringen, samt eventuellt även kring statsbidragsansökan under 2013 Sida 3 (5)
För att även uppmärksamma scoutkårerna ytterligare på att migreringen är igång tar Hanna och Ingrid fram en kommunikation kring migreringen och behovet av fullständiga personnummer i Scoutnet till förbundets kårer. att fortsätta att informera Scouterna om processen kring migreringsarbetet och turerna kring denna att fortsätta att bestrida de fakturor som inkommit från Redpill med avseende på otydligheter i tidsrapportering och mandat att fortsätta processen att ta fram en kommunikation till scoutförbundets kårer kring vad migreringen rent praktiskt kommer att innebära för dem e) Kommunikation Då scoutförbundets kommunikatörstjänst avslutas i dagarna har en överlämning från Sanna till Ulf och Jonas Enbom i den nytillsatta kommunikationsgruppen skett i samband med det extra förbundsmötet. I denna nya kommunikationsgrupp bestående av ideellt engagerade ingår Ulf, Ann Klingnäs, Jonas Enbom och Johan Manner, där även Max Björkegren kommer att tillfrågas. Syftet med gruppen är att ansvara för all kommunikation centralt från scoutförbundet, och att i mångt och mycket därmed ta över den roll som kommunikatören tidigare har haft. Något som uppmärksammades i samband med överlämningen är att en struktur kring filer, backuper etc. i princip saknas, och styrelsen inser att vi behöver ta ett helhetsgrepp kring detta. Styrelsen beslutade därför att be Johan Manner att titta på backup-struktur och eventuellt börja använda samma molntjänst som KFUM Sverige använder i dagsläget. att tillsätta en kommunikationsgrupp i syfte att svara för de uppgifter som scoutförbundets kommunikatörstjänst tidigare ansvarat för. att be Johan Manner undersöka möjligheter kring tydligare filstrukturer/datalagring och backuper för att säkerställa att information och material inte går förlorat f) SALT/EFS 9 oktober undertecknades ett samverkansavtal mellan EFS Scout och Scouterna Riksorganisationen. Jörgen har varit behjälplig med att bland annat ta fram underlag för beräkning av antal röstberättiganden till Demokratijamboreen. g) FM 2013 Carin driver processen vidare och försöker sätta samman en FM-kommitté/grupp. Propositioner måste presenteras senast då de sista handlingarna till mötet går ut dvs. drygt en månad innan mötet. h) Möte med revisorer Preliminärt inbokat fredagen den 23 november Hanna har möjlighet att åka och förhoppningsvis även Richard. Sida 4 (5)
114 Representation a) NSFs årsmöte Hanna och Jörgen deltar vid NSFs årsmöte 26-28 oktober i Kristianstad. b) LSUs årsmöte Carin och Johan Manner deltar vid LSUs årsmöte 17-18 november i Stockholm. c) Demokratijamboreen Styrelsen beslutade att skicka samtliga styrelseledamöter som observatörer till Demokratijamboreen. d) Gemensamt möte med KFUM-rörelsens specialförbund kring struktur samt Lunett 17 november i Stockholm hålls först en två timmars strukturdiskussion mellan 10.00-12.00, och därefter ett möte kring Lunett/Skeppsbron 28 mellan 13.00-15.00 Henric, Gustaf och Jörgen deltar som scoutförbundets representanter e) Samrådsmöte med Scouterna Anordnas nästa gång i mitten av november Gustaf och eventuellt Carin representerar. f) Avtackning av Joakim Kemeny Joakim avgick från sitt uppdrag i valberedningen och styrelsen beslutade att tacka för det jobb han har gjort samt skicka en gåva som ett bevis på detta Gustaf ombesörjer detta. 115 Kommande möten Telefonmöte 29 oktober 19.30 Nästa fysiska möte blir 1-2 december i Stockholm Carin ansvarar 116 Mötets avslutande Gustaf tackade alla för visat intresse och förklarade mötet för avslutat. Richard Trum Mötessekreterare Gustaf Haag Mötesordförande Sida 5 (5)
Bilaga I: Delegationslista, SSRs årsmöte 2012 Henric Axeheim Gustaf Haag Carin Stegen Jörgen Wallin Richard Trum Albin Askman Junhede Christoffer Wallin Johan Manner Erika Wernbro Anna Åkesson Gunnar Lindblom Anna Benckert Fredrik Sahlin Pernilla Bruno Hanna Nilsson Thomas Bruno (kan dock ej rösta i fråga om ansvarsfrihet) Hanna Nyström Sida 1 (1)