Influensapandemiplan Länsstyrelsen i Västra Götalands län
Planen fastställd: 2008-10-22 Diarienummer: 450-94388-2008 Länsstyrelsen Västra Götalands län, Enheten för Skydd och Säkerhet www.lansstyrelsen.se/vastragotaland
Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 5 1.1 VAD ÄR EN INFLUENSAPANDEMI?... 5 2. SCENARIO FÖR PLANERINGEN... 5 3. SAMHÄLLSVIKTIG VERKSAMHET VID LÄNSSTYRELSEN... 6 4. ÅTGÄRDER INNAN INFLUENSAPANDEMIN NÅTT SVERIGE... 6 4.1 ÅTGÄRDER SOM KRÄVER BESLUT AV LÄNSLEDNINGEN... 6 4.2 ÅTGÄRDER SOM VIDTAS AV LÄNSLEDNINGEN... 7 4.3 ÅTGÄRDER SOM VIDTAS AV RESPEKTIVE ENHET... 8 5. ÅTGÄRDER UNDER FÖRSTA INFLUENSAVECKAN... 9 5.1 ÅTGÄRDER SOM KRÄVER BESLUT AV LÄNSLEDNINGEN... 9 5.2 ÅTGÄRDER SOM VIDTAS AV LÄNSLEDNINGEN... 9 5.3 ÅTGÄRDER SOM VIDTAS AV RESPEKTIVE ENHET... 10 6. ÅTGÄRDER UNDER VECKA 2 OCH 3 MED 50 % FRÅNVARO... 13 6.1 ÅTGÄRDER SOM KRÄVER BESLUT AV LÄNSLEDNINGEN... 13 6.2 ÅTGÄRDER SOM VIDTAS AV RESPEKTIVE ENHET... 14 7. ÅTGÄRDER NÄR FRÅNVARON MINSKAR... 16 BILAGA 1: INFLUENSAPANDEMI FAKTA OCH HISTORIK... 19 VAD ÄR EN INFLUENSA?... 19 VAD ÄR EN INFLUENSAPANDEMI?... 19 NÄR KOMMER PANDEMIN OCH HUR ALLVARLIG BLIR DEN?... 19 INFLUENSAPANDEMIER UNDER 1900-TALET... 20 VACCIN/ANTIVIRALA LÄKEMEDEL MOT PANDEMI... 21 BILAGA 2: ÅTGÄRDSPLAN... 23 Förteckning över bilagor Bilaga 1: Influensapandemi fakta och historik Bilaga 2: Åtgärdsplan
Sida 5 1. Inledning I denna plan redovisas vilka åtgärder som krävs för att Länsstyrelsen skall kunna upprätthålla sin samhällsviktiga verksamhet på en acceptabel nivå under en influensapandemi. Observera att planeringen bygger på att Länsstyrelsens personal inledningsvis inte tillhör de grupper som kommer att vaccineras eller få antivirala läkemedel. Redovisningen bygger på det underlag, som samtliga enheter inklusive länsledningen/staben tog fram under hösten 2007. Informationsenheten, som inte var organiserad 2007, har tagit fram sitt underlag under 2008. Planen består av två delar. Dels en inledande, beskrivande och mer utförlig förklarande del till respektive åtgärd, dels en komprimerad del med en åtgärdsplan i tabellform där åtgärder i olika skeden av pandemin anges tillsammans med ansvarig för respektive åtgärd (se bilaga 2). 1.1 Vad är en influensapandemi? En pandemi är en epidemi som får spridning över stora delar av hela världen. Ibland ändrar influensavirus skepnad totalt och då blir alla mycket mottagliga för smittan som snabbt sprider sig globalt med många sjuka och ökad dödlighet som följd. En stor del av befolkningen i alla världsdelar drabbas det är en influensapandemi. Världshälsoorganisationen (WHO) har satt upp vissa kriterier för när ett virus har börjat spridas på ett sådant sätt så att det kan klassas som en influensapandemi och det är WHO som deklarerar att en influensapandemi har brutit ut. I bilaga 1 ges ytterligare fakta om influensapandemi samt historik. 2. Scenario för planeringen Krisberedskapsmyndigheten och Socialstyrelsen rekommenderar att myndigheter och företag planerar för att under en period av 6 8 veckor hantera en frånvaro om minst 15 procent av de anställda. Influensapandemin beräknas nå sin kulmen redan under vecka 2 och 3, då en frånvaro på upp till 50 % av personalen skall kunna hanteras. Influensapandemin är inte årstidsbunden och kan komma i flera vågor med tre till nio månaders mellanrum. Observera att detta är ett planeringsscenario och ingen beskrivning av hur det verkligen kommer att bli.
Sida 6 3. Samhällsviktig verksamhet vid Länsstyrelsen Följande befattningar måste alltid upprätthållas: Länsledning/landshövding, chefssekreterare samt enhetsledning/enhetschefer. Följande gemensamma funktioner har bedömts som vitala för Länsstyrelsen: Diarieföring och expediering av ärenden samt ekonomiadministration. Härutöver är krishanteringsorganisationen en vital funktion där det kommer att ställas krav på insatser både före, under och efter influensapandemin. Inte minst gäller detta informationsverksamheten, som är en prioriterad uppgift för Länsstyrelsen i händelse av en influensapandemi. Härutöver har varje enhet redovisat de specifika verksamheter/funktioner som måste hanteras under hela den tid influensapandemin pågår och utifrån detta bedömt minimibehovet av personal för att lösa sina uppgifter och vilka åtgärder som måste vidtas. 4. Åtgärder innan influensapandemin nått Sverige För att Länsstyrelsen skall kunna upprätthålla prioriterad verksamhet krävs att vissa förberedande åtgärder vidtas innan influensapandemin utbrutit/nått Sverige. Nedan redovisas dels åtgärder som berör alla anställda vid Länsstyrelsen, dels enhetsspecifika åtgärder. I åtgärdsplanen, bilaga 2, redovisas vem som har ansvar för att respektive åtgärd genomförs och när denna bör göras. 4.1 Åtgärder som kräver beslut av länsledningen Ta fram en policy för hur personal som insjuknar skall omhändertas. Av policyn skall framgå vilka rutiner som skall tillämpas när det gäller exempelvis o Kontakter med sjukskrivna och de som är frånvarande av annan orsak. o Eventuella kontakter med anhöriga. o Eventuella transportbehov för den som insjuknar på arbetsplatsen. o Information om hur personal som känner symptom på att de har blivit smittade skall agera. o Eventuella behov av arbetsanpassning vid återgång till arbetet. Se till att alla anställda får utbildning och information om smittriskerna och hur de kan förebyggas.
Sida 7 Fatta principbeslut om gemensamhetsutrymmen skall hållas öppna eller stängda Dessa utrymmen ställer krav på extra hög hygien vad gäller städning och rengöring och är därmed mycket arbetskrävande. Det är därför viktigt att ett principbeslut tas om o Länsstyrelsens kaféer skall hållas öppna eller stängda (endast servera dryck). Kaféerna utgör också en ökad smittrisk när många samlas till kafferaster och lunchraster vilket bör vägas in i beslutet. Dessutom bör frågan om smittrisk via livsmedel klargöras. o Myndigheten skall tillämpa sommarstängning av toaletterna (d.v.s. bara ha cirka hälften av toaletterna öppna). Ta fram en policy för vilka arbetstidsregler m.m. som skall gälla under influensapandemin Av policyn bör framgå o I vilken utsträckning övertid/mertid skall beviljas när personalen arbetar mer än 8 timmar per dag och om övertiden/ mertiden får tas ut i pengar. o Om mer flexibla arbetstider skall medges (annan fast arbetstid än 09.00 15.00) för personal som har behov av detta för att exempelvis kunna ta hand om sjuka anhöriga eller friska barn då daghem/skola har stängt. o I vilken utsträckning friska barn skall tillåtas att vara med sin förälder på arbetsplatsen. o Regler för uttag av semester och flexledighet. o Regler för deltidsarbete. 4.2 Åtgärder som vidtas av länsledningen Åtgärder för att befattningarna landshövding och chefssekreterare är bemannade under hela influensaperioden För att verksamheten vid Länsstyrelsen skall fungera krävs att befattningen som landshövding alltid är bemannad. Om både landshövdingen och länsöverdirektören är sjuka samtidigt finns en fastställd vikariatsordning för i vilken ordning enhetscheferna går in vid landshövdingens frånvaro. Eventuellt krävs dock att samtliga enhetschefer informeras om ordningsföljden och förbereds på att alla kan komma att behöva gå in som vikarierande landshövding. Befattningen som chefssekreterare är viktig som stöd för landshövdingen. Om båda ordinarie chefssekreterarna blir sjuka samtidigt bör det finnas en förteckning över vilka som då skall gå in som vikarierande chefssekreterare och ordningsföljden för dessa.
Sida 8 4.3 Åtgärder som vidtas av respektive enhet Säkerställa att befattningen som enhetschef alltid är bemannad Enhetschefsbefattningen måste, för att verksamheten skall fungera, alltid vara bemannad. Huvuddelen av Länsstyrelsens enheter har inte utsedda ersättare, som med automatik går in som vikarier när enhetschefen inte är i tjänst. För att säkerställa att befattningen som enhetschef alltid är bemannad bör enhetschefen innan influensapandemin bryter ut upprätta ett förordnande för dem som skall vikariera vid chefens eventuella insjuknande. Hur många som skall omfattas av förordnandet är upp till varje enhet att bestämma, men det är viktigt att antalet tillgodoser behovet under framför allt veckorna 2 och 3 då en frånvaro på upp till 50 % av personalen skall kunna hanteras. Av förordnandet skall framgå vilka befogenheter som följer med vikariatet samt ordningsföljden för de olika vikarierna. Skrivelsen med förordnandena skall sedan delges personalen vid berörd enhet, Ekonomienheten, Personalenheten samt Länsledningen. Andra redovisade åtgärder Utöver åtgärden att säkerställa befattningen som enhetschef, som nästan alla enheter redovisat som nödvändig, redovisas bland annat följande andra åtgärder: o Att som en beredskapsåtgärd teckna tidsbegränsade avtal eller överenskommelser med personal som skall gå i pension om att dessa med kort varsel är beredda att gå in och arbeta om och när behov av personalförstärkning uppstår. o Uppmana personalen att uppdatera enhetens anhöriglista. o Kontakta entreprenör för avropsavtal (gäller IT- och Serviceenheten). o Personalen utbildas för att klara nya/andra arbetsuppgifter. Informationsenheten har en särskilt viktig uppgift vid en influensapandemi (och vid andra kriser) varför enhetens åtgärder redovisas separat. o Utse ställföreträdande pressansvarig, upprätta en lista i ordningsföljd omfattande fyra medarbetare. o Förmedla förberedande information till alla medarbetare, kopplat till influensapandemiplanen och de beslut som fattas i anslutning till denna. o Starta diskussioner med övriga berörda externa aktörer, såsom Västra Götalandsregionen, kommunerna med flera för att få till stånd en samordnad information med dessa. o Ta fram en checklista för nyhetspublicering som stöd för resursförstärkningar från andra enheter.
Sida 9 5. Åtgärder under första influensaveckan Influensapandemin beräknas, enligt scenariot, nå sin kulmen redan under vecka 2 och 3, då en frånvaro på upp till 50 % av personalen skall kunna hanteras. För att klara detta krävs att åtgärder vidtas så snart som möjligt under första veckan, när personalen börjar insjukna och det är belagt att det rör sig om en influensapandemi. 5.1 Åtgärder som kräver beslut av länsledningen Åtgärder för att klara förberedelsearbetet med allmänna val Om influensapandemin bryter ut samtidigt som förberedelsearbetet med allmänna val pågår måste ett stort antal medarbetare omdisponeras för dessa sysslor och det påverkar naturligtvis möjligheten att klara Länsstyrelsens övriga prioriterade ärenden/verksamheter. Länsledningen måste då fatta beslut om dels hur förberedelsearbetet inför valet skall lösas, dels vilka andra prioriterade uppgifter som då skall nedprioriteras. Möjligheten att flytta fram beslutad valdag bedöms av Rättsenheten som mycket liten, bland annat för att det är mycket tidskrävande att få fram lämpliga vallokaler, utse valförrättare m.m. 5.2 Åtgärder som vidtas av länsledningen Information till regeringen En influensapandemi är inte årstidsbunden utan kan komma vid vilken tid på året som helst. Oavsett när under året den drabbar länet lär Länsstyrelsen ha remisser som skall besvaras till ett bestämt datum. Om influensapandemin drabbar länet i början av året (januari/februari) lär Länsstyrelsen få problem att leverera Verksamhetsplan och Årsredovisning i tid. Länsledningen bör därför snabbt dels informera regeringen om att Länsstyrelsen kan få problem att klara gällande tidskrav, dels vid behov begära anstånd.
Sida 10 5.3 Åtgärder som vidtas av respektive enhet Fysisk närvaro För att upprätthålla prioriterade verksamheter/ärendegrupper är det för huvuddelen av enheterna ett krav att personalen är fysiskt närvarande på arbetsplatsen. Ingen enhet har redovisat att arbetet helt kan skötas på distans. Däremot bedömer några få enheter att distansarbete i viss omfattning kan accepteras. Den enda enhet som bedömer att mycket av enhetens arbete kan ske på distans är Kulturmiljöenheten. Omstationering av personal För de enheter som skall delta i krishanteringsorganisationen finns behov av att koncentrera hela eller delar av personalstyrkan till Göteborgskontoret. o Enheten för skydd och säkerhet kommer under första veckan att koncentrera hela verksamheten till Göteborgskontoret och det innebär att de personer som inte insjuknat och som tjänstgör i Mariestad och Vänersborg omstationeras till Göteborg (ingen skall dock tvingas till omstationering utan den som inte kan vara hemifrån under de kritiska två veckorna skall kunna fortsätta att verka från sitt ordinarie Länsstyrelsekontor). o Rättsenheten avser omstationera vissa medarbetare (de som ska utgöra stöd i krishanteringsarbetet) från Vänersborgskontoret till Göteborg. o Även för Vattenvårdsenheten kan deltagande i krishanteringsorganisationen innebära att personal som normalt tjänstgör på de andra orterna behöver omstationeras till Göteborg. Erbjuda övernattningsmöjligheter för omstationerad personal För att de personer som omstationeras till Göteborg skall slippa daglig pendling till och från hemorten bör övernattningsmöjligheter erbjudas i närheten av Göteborgskontoret. Eventuellt bör övervägas om även personal som normalt sett tjänstgör i Göteborg och som har långt mellan bostaden och arbetet ska erbjudas samma möjlighet. Tillgången på övernattningsplatser bör säkerställas genom att rum bokas upp tidigt under första influensaveckan. Fysiska möten Alla inbokade möten och aktiviteter (tillsynsbesök, kommunbesök, kontroller, kursverksamhet, externa utbildningar, övningar, konferenser, arbetsmöten m.m.) ska så långt som möjligt ställas in och berörda meddelas om att mötet/aktiviteten inte kommer att genomföras eftersom fysiska möten innebär smittrisker för personalen. Fysiska möten kan dock inte helt undvikas under en influensapandemi. Exempelvis kräver krishanteringsarbetet såväl intern som extern samverkan. I den mån det är möjligt skall dock fysiska möten ersättas med telefonmöten eller videokonferenser. Trafikenheten, som har mycket kundbesök, avser att instru-
Sida 11 era de kunder, som vill lämna sina handlingar vid personligt besök, att i första hand lägga sina handlingar i enhetens eller Länsstyrelsens brevlåda och inte besöka enhetens expedition. Använda personalresurserna på ett effektivt sätt I första hand omfördelas personal inom enheten till prioriterade verksamheter/ärendegrupper. Detta innebär att den omfördelade personalen får arbetsuppgifter de normalt inte hanterar. För vissa enheter föreligger då behov av att snabbutbilda den omfördelade personalen. Det kan också krävas nya behörigheter för den omfördelade personalen. Ekonomienheten framhåller att enheten redan idag målmedvetet arbetat med att minska sårbarheten genom att se till att fler än en person skall kunna utföra de löpande dagliga uppgifterna och tagit fram rutinbeskrivningar för flertalet av de prioriterade uppgifterna. Det gäller att underhålla det arbetet under en influensapandemi. Flera enheter har också redovisat behov av olika typer av prioriteringslistor för att personalresurserna skall användas på ett för verksamheten optimalt sätt och utgöra stöd för omfördelning av arbetsuppgifter. o Kulturmiljöenheten kommer att upprätta en prioriteringslista över ärenden som kan behöva hanteras under pandemiperioden. o Miljöskyddsenheten avser att låta några personer på enheten med bred och lång erfarenhet snabbt analysera läget bland aktuella ärenden och gör en prioriteringslista. Denna lista måste finnas lätt tillgänglig i anslutning till arkivet, så att handlingarna går att hitta enkelt och vid behov kan lämnas till annan handläggare på orten eller snabbt skickas till annan verksamhetsort. o Naturvårdsenheten kommer att upprätta en lista över nyckelkompetenser och nyckelfunktioner och vem som ersätter vem i olika funktioner. o Vattenvårdsenheten kommer att upprätta listor över vilka personer som kan upprätthålla de olika expertfunktioner som finns med bland Vattenvårdsenhetens prioriterade verksamheter/ärendegrupper.
Sida 12 För att styra verksamheten och som stöd för omfördelningar har även följande åtgärder redovisats: o IT-enheten och Serviceenheten kommer att utse en ansvarig och vikarier för denne som ska schemalägga de förkommande uppgifterna för att säkerställa en godtagbar bemanning. o På Landsbygdsenheten kommer enhets- och sektionsledning att utse ersättare och skaffa behörigheter för omfördelad personal. Nya beslutsfattare och samordnare behöver utses där det uppstår vakanser. Beslut tas om vilka prioriteringar som skall göras och vilken omfördelning av personal som skall göras. Omfördelning av personalresurser från rådgivningssektionen till övriga sektioner och utbildning av personalen för nya uppgifter. o Socialenheten redovisar att alla aktuella ärenden skall samlas på ett och samma ställe på respektive ort för att underlätta omdisponering och byte av handläggare. o Enheten för integration och jämställdhet redovisar att det, för att hantera de prioriterade verksamheterna/ärendegrupperna, krävs planering och kommunikationsplan inom enheten för att identifiera akuta ärenden samt att beslutsprocessen, i enlighet med arbetsordningen, ska vara känd av samtliga inom enheten Löneutbetalning Personalenheten har prioriterat att alla anställda åtminstone får grundlönen utbetald. Lönejusteringar kommer att göras i efterhand. Upplysningscentral Informationsenheten bedömer behovet av att starta Länsstyrelsens upplysningscentral. Extern information Informera externt om Länsstyrelsens service till medborgare och roll under influensapandemin via media och webb.
Sida 13 6. Åtgärder under vecka 2 och 3 med 50 % frånvaro Nästan samtliga enheter redovisar att de även vid 50 % frånvaro rent numerärt ändå har det minimibehov av personal som krävs för att klara prioriterad verksamhet. Styrande för hur enheterna skall klara av att upprätthålla prioriterade verksamheter är vilka personer som är i tjänst. Risken finns t.ex. att tillgången på nyckel- och specialkompetenser kommer att vara begränsade. Under förutsättning att erforderliga åtgärder vidtagits innan influensapandemin når Sverige samt under första veckan bedöms förutsättningarna att upprätthålla prioriterad verksamhet på en acceptabel nivå som goda. Här följer en redovisning av de åtgärder som ändå kan behöva vidtas under de två kritiska veckorna. 6.1 Åtgärder som kräver beslut av länsledningen Eventuell omfördelning av personal mellan enheter Varje enhet har i planeringen endast tittat på möjligheterna att omfördela personal inom den egna enheten. Om behov uppstår måste även möjligheten att omfördela personal mellan enheter övervägas. Ett sådant beslut måste tas av länsledningen. Behovet kan uppstå om någon/några enheter drabbas av större personalfrånvaro än 50 %. Scenariot som legat till grund för enheternas planering är endast ett planeringsscenario och ingen beskrivning av hur det verkligen kommer att bli. En influensapandemi kommer sannolikt inte att drabba samhället likformigt. Det kan exempelvis innebära att personalfrånvaron dels kan skilja mellan orterna, dels mellan enheterna. Behovet kan även uppstå om det samtidigt med influensapandemin inträffar en annan händelse som kräver insatser av Länsstyrelsen. Eventuellt behov av att samordna administration Kulturmiljöenheten konstaterar i sitt underlag att Samordning av administratörer som skall sköta diarieföring bör finnas och ifrågasatt om inte detta är en Länsstyrelseövergripande funktion. De flesta enheter uppfattar dock inte att diarieföring och expediering kommer att bli ett problem utan att det vid behov kan lösas genom enhetssamverkan på motsvarande sätt som sker bland annat under semestertider. Rättsenheten har i sitt underlag informerat om att diarieföring och expediering av handlingar kan vid behov utföras av Rättsenheten för annan enhet, eftersom enheten har sex medarbetare med sin huvudsakliga syssla som administratör och ytterligare medarbetare med kompetens att diarieföra. Får ändå någon enhet problem med att klara sin expeditionstjänst och problemet inte kan lösas genom enhetssamverkan måste länsledningen gå in och fatta beslut om hur problemet skall lösas.
Sida 14 6.2 Åtgärder som vidtas av respektive enhet Arbetstid/ledighet Flertalet enheter redovisar att de kommer att uppmana personal i tjänst att arbeta längre än 8 timmar per dag. Några enheter har angett att de avser att begränsa möjligheten att erhålla ledighet. En enhet anger att den inte kommer att bevilja flexledighet och en enhet att redan beviljad semester/flexledighet bör omprövas. Det är viktigt att frågan om i vilken utsträckning övertid/mertid skall få tas ut i pengar och om ledigheter ska kunna beviljas blir helt klarlagd. Bland de åtgärder som kräver beslut av länsledningen innan influensapandemin nått Sverige finns därför åtgärden att ta fram en policy för vilka arbetstidsregler m.m. som skall gälla under influensapandemin. Extern och intern hjälp Serviceenheten och IT-enheten kommer vid 50 % frånvaro inte att klara verksamheten utan behöver ta in extern hjälp. Båda enheterna planerar att förbereda detta redan innan influensapandemin nått Sverige genom att teckna avropsavtal med entreprenör. Även Enheten för integration och jämställdhet anger att ett alternativ för att klara av de viktigaste uppdragen kan vara att anlita externa resurser. Informationsenheten har behov av förstärkning från andra enheter för att klara krisinformationsuppdraget. Behoven avser dels resursförstärkning av webbskribenter, dels administrativt stöd. Anpassa verksamheten efter behov och resurser Med 50 % av personalresurserna frånvarande krävs vid vissa enheter en hård styrning av verksamheten mot de för tillfället mest angelägna uppgifterna. Nedan redovisas vilka enheter det gäller och vilka åtgärder de avser att vidta. o Ekonomienheten: Omfördelning av prioriterade arbetsuppgifter mellan närvarande personal beroende på vilka uppgifter som respektive dag är mest brådskande/omfattande. o Landsbygdsenheten: Rådgivningssektionens ordinarie verksamhet inställs och omfördelas till SAM-sektionen, kontrollsektionen och utvecklingssektionen. De omfördelas till informationsarbete men även för att täcka upp specialkompetenser inom de övriga sektionerna. Om det krävs skall samordnarfunktionerna och arbetsledning för respektive sektion kunna ledas gemensamt för samtliga kontor under en kortare period. o Miljöskyddsenheten: Prioriteringslistan (som upprättas under första veckan) måste uppdateras och en hårdare prioritering genomföras. Använda frånvarohanteraren och röstbrevlådan för bred information om att Länsstyrelsen är drabbad av influensan och har ett x- procentigt personalbortfall. På detta sätt kan man förhoppningsvis styra bort en del icke brådskande ärenden och frågeställningar redan här.
Sida 15 o Naturvårdsenheten: Stf enhetschef ansvarar för prioritering i den dagliga verksamheten. Handläggande personal måste snabbutbildas i att klara de mest förekommande och angelägna ärendena. o Serviceenheten: Samtliga ärenden och verksamheter kommer att bli föremål för en mycket noggrann prioritering. Alla ärenden skall göras tillgängliga för omdisponering och handläggarbyten. o Socialenheten: Samtliga ärenden och verksamheter kommer att bli föremål för en mycket noggrann prioritering. Alla ärenden skall göras tillgängliga för omdisponering och handläggarbyten (förberett under första veckan genom att alla ärenden samlats på ett och samma ställe på respektive ort). o Kulturmiljöenheten: Enhetens personal kan komma att omstationeras. Personalen kommer i första hand att stationeras vid Mariestadskontoret alternativt till det kontor som ännu inte nåtts av influensapandemin. Anledningen till att denna åtgärd övervägs är för att på ett mer effektivt sätt kunna använda den personal som är i tjänst. Ovan redovisade åtgärder är de som flera enheter angett. Härutöver finns ett antal mer enhetsspecifika åtgärder som utelämnas här.
Sida 16 7. Åtgärder när frånvaron minskar Enligt planeringsscenariot bör frånvaron successivt minska efter de två kritiska veckorna. När frånvaron minskar (vilket förmodligen sker under slutet av vecka 4 början av vecka 5) kan enheterna successivt återgå till normal verksamhet men fortsatt undvika fysiska möten så länge influensapandemin pågår (ytterligare 2 4 veckor enligt planeringsförutsättningarna). Återgång till normal verksamhet innebär bland annat följande: o De enheter som omstationerat personal/koncentrerat verksamheten till ett verksamhetskontor låter nu den omstationerade personalen återgå till sina ordinarie arbetsplatser. o IT-enheten och Serviceenheten återkallar den externa hjälpen. o Informationsenheten fortsätter de interna och externa informationsinsatserna så länge behoven finns. Enheten kommer också att förbereda för mediernas granskning av hur Länsstyrelsen klarat sitt uppdrag samt starta egen utvärdering av informationsinsatsen. o För Landsbygdsenheten är risken stor att utbetalningarna av EUstöd blivit försenad under de två veckor då 50 % av personalen varit frånvarande. Det innebär att Rådgivningssektionens personal fortsätter att förstärka övriga sektioner så att enheten skall kunna ta igen förseningarna. Först när risken för smittspridning har försvunnit återgår Rådgivningssektionens personal till ordinarie arbetsuppgifter. Det kan även bli aktuellt att nyanställa tillfällig personal för att klara enhetens verksamhet. o Miljöskyddsenheten kommer successivt att återgå till normal prioritering bland ärenden. o Socialenheten kommer att genomföra ny prioritering av samtliga och ärenden för att efterhand återgå till ordinarie verksamhet. o Enheten för integration och jämställdhet redovisar att enheten behöver arbeta extra för att klara sina uppdrag i enlighet med verksamhetsplan. Även om det är förståeligt att alla enheter så snabbt som möjligt vill återgå till normal verksamhet och ta igen de eftersläpningar som uppstått är det nog klokt att skynda långsamt. Personalen är nu hårt sliten av sjukdom, övertid, arbetet med ovana arbetsuppgifter m.m. och behöver pusta ut. Några arbetskamrater kan ha dött av sjukdomen. Andra kan ha drabbats av nära anhörigs död. Många medarbetare är därför i behov av krisstöd för att kunna fungera normalt igen. Krisstöd är en av Personalenhetens prioriterade verksamheter. Dessutom är det troligt att influensapandemin återkommer inom några månader.
Influensapandemiplan Bilagor Länsstyrelsen i Västra Götalands län Bilaga 1: Influensapandemi fakta och historik Bilaga 2: Åtgärdsplan
Bilaga 1: Influensapandemi fakta och historik Vad är en influensa? Influensa är en virussjukdom med symptom som feber, ont i muskler och leder, huvudvärk och torrhosta. Smittämnet finns i svalget hos den sjuke och sprids till andra främst som luftburen droppsmitta, men även genom direkt kontakt och indirekt kontakt via till exempel händer eller föremål. Smittsamheten är mycket stor och inkubationstiden är kort, 1-3 dygn. Varje år orsakar influensa större eller mindre epidemier beroende på spridning av virus med gradvist förändrade egenskaper, som många saknar eller har begränsad immunitet mot. Den årliga influensaepidemin varar oftast 6-8 veckor, och andelen sjuka i befolkningen varierar mellan 2 till 15 procent. Vad är en influensapandemi? En pandemi är en epidemi som får spridning över stora delar av hela världen. Pandemia kommer från grekiskan och betyder hela folket. Ibland ändrar influensavirus skepnad totalt och då blir alla mycket mottagliga för smittan som snabbt sprider sig globalt med många sjuka och ökad dödlighet som följd. En stor del av befolkningen i alla världsdelar drabbas det är en influensapandemi. Även andra sjukdomar kan leda till en pandemi. De senaste årens fokus på influensapandemi har medfört att vi ofta använder ordet pandemi i betydelsen influensapandemi. När kommer pandemin och hur allvarlig blir den? Influensapandemier har drabbat världen med oregelbundna intervall åtminstone sedan 1500-talet. Forskare har identifierat minst tolv influensapandemier sedan dess, men periodiciteten följer inte något mönster. Det är därför omöjligt att på grundval av historiska erfarenheter avgöra när nästa pandemi kommer att bryta ut. De flesta forskare är dock eniga om att en ny pandemi kommer även om det inte går att säga när. Det går inte heller att förutsäga hur en framtida influensapandemi kan komma att gestalta sig när det gäller spridningsmönster, grad av smittsamhet eller hur många som kommer att bli sjuka eller avlida. Världshälsoorganisationen (WHO) har satt upp vissa kriterier för när ett virus har börjat spridas på ett sådant sätt så att det kan klassas som en influensapandemi och det är WHO som deklarerar att en influensapandemi har brutit ut. Tiden från det att ett nytt virus identifierats och till dess att epidemin drabbar Sverige blir troligen kort, ca 3 4 månader. Det globala resandet kan dock innebära att tiden blir ännu kortare.
Influensapandemier under 1900-talet De tre pandemier som ägde rum under 1900-talet har varierat kraftigt när det gäller sjuklighet och dödlighet. Spanska sjukan (1918 1919) Uppskattningarna av hur många som globalt sett insjuknade varierar mellan 23 50 procent. Den medförde förhållandevis hög dödlighet, med 1-2 procent av de insjuknade. Andelen som insjuknade i Spanska sjukan i Sverige varierade kraftigt mellan olika platser. Norrland drabbades generellt sett betydligt hårdare än södra Sverige och på vissa orter uppges andelen sjuka ha uppgått till omkring 75 procent. Även mellan olika arbetsplatser varierade andelen som blev sjuka. Spanska sjukan orsakade allvarliga påfrestningarna i samhället. Asiaten (1957 1958) Undersökningar byggda på de allmänna sjukkassornas rapporter tyder på att sjukligheten var i Sverige var drygt 15 procent, men skillnaderna mellan olika arbetsplatser kan ha varit stora. Flera uppgifter tyder på att sjukligheten bland barn och ungdomar i skolåldern var särskilt hög. Andelen döda var avsevärt mindre än under Spanska sjukan. Asiaten kom i två vågor där den andra vågen var betydligt mildare. I Sverige blev belastningen på sjukvården mycket stor, förseningar inträffade inom post och kollektivtrafik och sjukkassan fick enormt många ärenden och led av personalbrist. Även inom andra delar av samhället var belastningen tung en tid. Skolor stängdes under enstaka dagar. Det var ändå relativt lätt att hitta extra arbetskraft där det behövdes. Hong Kong-influensan (1968 1969) Hong Kong-influensan gav i Sverige upphov till lägre andel sjuka än Asiaten. Precis som för Asiaten var dödligheten låg och sjukdomen kom i två vågor där den andra vågen var mildare. I Sverige kom den första vågen i början av år 1969 och den andra vid årsskiftet 1969/70. En konsekvens av det stora antalet insjuknade var att det var svårt att komma fram till Televerkets SoS-central och svårt att få komma till läkare. De tre pandemierna som bröt ut under 1900-talet visar att pandemier kan skilja sig åt avseende hur många som insjuknar och vilka åldersgrupper som drabbas hårdast. Gemensamt för de tre senaste pandemierna är att de alla kom i minst två vågor och att sjukvården utsattes för en enorm belastning. Andra verksamheter drabbades också under de veckor som sjukdomen härjade som värst, men i stor utsträckning fanns det reservarbetskraft att sätta in. Idag har vi mer slimmade organisationer, med färre personresurser. Personal är också i större utsträckning specialiserade och därmed svårare att ersätta. Kvinnor förvärvsarbetar i högre grad vilket medför att vård av förskole- och skolbarn kan ge större frånvaro på arbetsplatserna.