Innehållsförteckning 1. OM VÄGLEDNINGEN 1 1.1 Inledning 1 1.2 Innehåll och disposition 1 1.3 Avropsberättigade och ramavtalsleverantörer 1 1.3.1 Avropsberättigade 1 1.3.2 Ramavtalsleverantörer 3 1.3.3 Underleverantörer 3 1.4 Fortsatt arbete 3 2. PERSONALUTHYRNING 5 2.1 Ramavtalens omfattning 5 2.1.1 Yrkesområden 5 2.2 Ramavtalens giltighetstid 9 2.3 Avropsordning 10 2.3.1 avropsordningar (komboavtal) 10 2.4 Stöddokument för avrop 15 3. AVROPET 16 3.1.1 Kravställning 16 3.1.2 Tilldelningskriterier (gäller vid förnyad konkurrensutsättning) 16 3.1.3 Tilldelningsbeslut (endast vid förnyad konkurrensutsättning) 16 3.1.4 Frivillig avtalsspärr (endast vid förnyad konkurrensutsättning) 17
Versioner Publicerad datum: Uppdaterade avsnitt: 1.0 2014-04-08 1.1 2014-08-14 Layout
1 1. Om vägledningen 1.1 Inledning Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet (nedan kallad SIC) har tagit fram denna vägledning i syfte att ge stöd till avropsberättigade myndigheter/organisationer vid avrop mot ramavtal gällande Personaluthyrning. Även ramavtalsleverantörer kan ha nytta av vägledningen även om den i första hand ger ett myndighetsperspektiv på avrop. På www.avropa.se finner du mer information om ramavtalsområdet, samt kontaktuppgifter till ramavtalsansvarig och ramavtalsleverantörer. Vägledningen innehåller rekommendationer från SIC, men det är avropets omfattning och komplexitet, samt eventuell användning av elektroniska system för avrop, som avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig 1.2 Innehåll och disposition I vägledningens inledande del presenteras avropsberättigade, ramavtalsleverantörer, samt definitioner. I vägledningens avsnitt om ramavtalet får myndigheten information om själva ramavtalsområdet. Kapitlet om avropet redogör i sin tur för de olika stegen i avropsprocessen. Slutligen följer ett kapitel med praktiska råd kring avropet, samt eventuella bilagor. 1.3 Avropsberättigade och ramavtalsleverantörer 1.3.1 AVROPSBERÄTTIGADE Ramavtalen för Personaluthyrning kan nyttjas av statliga myndigheter, samt offentligt styrda organ som lämnat fullmakt vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Myndigheter under regeringen - deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning.
2 Uppdaterad sammanställning finns på http://www.myndighetsregistret.scb.se/ Staten närstående myndigheter - deltar efter särskild anmälan (fullmakt) Riksdagens Ombudsmän 202100-2650 Riksdagsförvaltningen 202100-2627 Riksrevisionen 202100-5422 Sveriges Riksbank 202100-2684 Förvaltning skild från staten - deltar efter särskild anmälan (fullmakt) Chalmers Tekniska Högskola Aktiebolag 556479-5598 Hjälpmedelsinstitutet 802406-6372 Nordiska Museet 802002-4686 Norrlandsfonden 897000-3003 Riksteatern 802006-1365 Stiftelsen Dansens Hus 802014-7792 Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna 897300-3265 Stiftelsen för internationalisering av högre utbildning och forskning 802400-3512 Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling 802400-4213 Stiftelsen för Miljöstrategisk forskning 802017-9324 Stiftelsen Högskolan i Jönköping 826001-7333 Stiftelsen Skansen 802003-0154 Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet 802007-5852 Stiftelsen Tekniska Museet, 802005-9187 Svenska Filminstitutet, 802004-1748
3 Sveriges Civilförsvarsförbund 802005-8460 Statliga aktiebolag - deltar efter särskild anmälan (fullmakt) Radiotjänst i Kiruna AB 556300-4745 Specialfastigheter Sverige AB 556537-5945 I denna vägledning används begreppet myndighet i vidare mening och avser alla organisationer som är avropsberättigade. 1.3.2 RAMAVTALSLEVERANTÖRER Ramavtalsleverantörer inom Personaluthyrning framgår av www.avropa.se 1.3.3 UNDERLEVERANTÖRER En underleverantör är ett företag som bistår ramavtalsleverantören med tjänster som omfattas av detta ramavtalsområde. En underleverantör kan inte teckna kontrakt med en myndighet. Underleverantören kan utföra avropad tjänst på uppdrag av ramavtalsleverantören. Aktuella underleverantörer: För Bemannia AB Bemannia Kontor AB För Manpower Expertis AB För Wise IT IT Resurs CNC A För Poolia Sverige AB Uniflex AB Student Consulting Professional Consulting 1.4 Fortsatt arbete Vägledningen uppdateras i takt med utvecklingen av domstolspraxis och i takt med erhållen praktisk erfarenhet. Det är alltid den senaste publicerade versionen på www.avropa.se som gäller. Dina kommentarer till vägledningen är värdefulla. E-posta gärna dina synpunkter
4 till ramavtalsansvarig sandra.lukins@kammarkollegeiet.se eller till ramavtalsservice@kammarkollegiet.se.
5 2. Personaluthyrning Nedan följer en kort beskrivning av ramavtalsområdets omfattning och den avropsordning som gäller vid avrop. För mer fördjupad information om ramavtalet hänvisas till www.avropa.se. 2.1 Ramavtalens omfattning Ramavtalet omfattar tjänster inom yrkesområdena ekonomi och personal, kontorsadministration, samt IT i nio regioner enligt nedan: Region 1: Norrbottens län och Västerbottens län. Region 2: Västernorrlands län och Jämtlands län. Region 3: Gävleborgs län och Dalarnas län. Region 4: Uppsala län, Västmanlands län och Södermanlands län. Region 5: Östergötlands län, Örebro län och Värmlands län. Region 6: Stockholms län och Gotlands län. Region 7: Västra Götalands län. Region 8: Jönköpings län, Kronobergs län, Kalmar län och Blekinge län. Region 9: Skåne län och Hallands län. 2.1.1 YRKESOMRÅDEN Inom respektive yrkesområde ingår flera nedan angivna yrkeskategorier. Yrkesområde Ekonomi och personal Löneadministratör: Bearbeta och kontrollera löneunderlag. Ta fram rapporter och statistik.
6 Redovisa skatter och arbetsgivaravgifter. Sammanställa tid- och frånvarorapporter. Ekonomiassistent: Arbeta med redovisning och bokföring. Hantera ekonomisystem. Kontera Kontrollera fakturor, förbereda underlag för databehandling och avstämma kontosaldon. Delta i bokslutsarbete. Besvara förfrågningar om in- och utbetalningar. Redovisningsekonom: Arbeta med redovisning och bokföring. Budgetarbete. Ta fram rapporter om ekonomiska resultat och gör analyser kring resultat och bokslut. Delta i budgetuppföljning. Arbeta med årsbokslut. Yrkesområde Kontorsadministration Receptionist/telefonist: Ge informationsservice till kunder och medarbetare. Ta emot besökare och bud. Vara behjälplig med myndighetens behov av service inom t.ex. bokning, kopiering, inköp eller registrering. Arbeta med myndighetens telefonservice såsom växel, anknytningar eller konferenser. Assistent Hantera återkommande arbetsuppgifter.
7 Arbeta utifrån fastlagda rutiner. Hantera många kontakter med anställda och allmänhet. Göra enklare beräkningar, sammanställningar, diagram etc. Administratör Sköta administrativa rutiner. Planera och samordna. Arbeta utifrån fastlagda rutiner. Vara ett operativt stöd för verksamhet. Formulera brev, protokoll etc. efter anvisningar om sakinnehåll. Fatta egna beslut utifrån redan kända handlingsalternativ. Handläggare 1 Självständigt arbete utifrån riktlinjer och praxis. Utreda, granska och handlägga ärenden samt fatta beslut i enklare ärenden. Handläggare 2: Självständigt arbete utifrån riktlinjer och praxis. Utreda, granska och handlägga ärenden. Avrapportera utredningsresultat och ge förslag på beslut. Analysera och utvärdera arbetsuppgifter och projekt. Arbete av utredande och/eller samordnande karaktär. Genomföra och följa upp aktiviteter. Fatta beslut i enklare ärenden.
8 Registrator God administrativ förmåga avseende daglig postöppning, registrering, diarieföring, expediering, aktläggning och arkivering av diarieförda handlingar och ärenden. Kontakter med anställda och allmänhet vid offentliggörande av handlingar i enlighet med offentlighetsprincipen. Vaktmästare Arbeta med kontorsservice. Samla in och dela ut post samt packa upp material och försändelser. Ställa i ordning och utrusta lokaler inför möten och konferenser. Ansvara för servicen av till exempel kopieringsmaskiner. Sköta tryckning och utskick av masstrycksaker samt lagerhållning av rapporter eller kursmaterial. Genomföra felsökningar rörande fastighet, rapportera och följa upp fel tillsammans med fastighetsägaren/fastighetsskötaren. Yrkesområde IT IT-tekniker Svara för att den dagliga driften fungerar. Arbeta med felsökning och avgöra hur felet bäst ska åtgärdas. Vara lokal IT-tekniker och främst arbeta med drift och utveckling av myndighetens lokala nätverksmiljö och kommunikationen mellan datorer som finns i samma byggnad. Ge stöd och support till användarna.
9 Sköta datakommunikation, drift och datasäkerhet i större nätverksmiljöer med datorer på olika orter och också i globala nätverk. Testa nya produkter och informera användarna om nyheter. Installera och anpassa datorer som sköter kommunikationen i nätverket, till exempel routrar, servrar och arbetsplatser. Arbeta med att göra it-driften säker, till exempel installera brandväggar. Installera program och anpassa dem till nätverket. Ansvara tekniskt för visningar i konferensutrymmen, exempelvis dator, projektor, videokanon och ljudanläggning. Backuphantering. Administrera standardsystem såsom mail och kalender. Administrera backup-, storage- och applikationsservrar. Helpdesk Se till att IT-utrustning fungerar. Tillhandahålla servicestöd mot användare avseende hård- och mjukvara. Administrera IT-miljöer, t.ex. användarkonton, behörigheter och utskriftsköer. Instruera användare i hur de ska arbeta med olika program. Ge telefonrådgivning. 2.2 Ramavtalens giltighetstid Ramavtalen är giltiga till och med 2015-02-28 och kan förlängas på initiativ av SIC i upp till 24 månader, det vill säga maximalt till och med 2017-02-28.
10 2.3 Avropsordning 2.3.1 AVROPSORDNINGAR (KOMBOAVTAL) För detta ramavtalsområde gäller en kombination av fast rangordning och förnyad konkurrensutsättning. Avrop enligt rangordning, samtliga villkor fastställda Vid avrop som omfattar uppdrag till och med 500 timmar per yrkeskategori och region ska avrop ske genom rangordning. Leverantör som är nummer ett i rangordningen för respektive region yrkesområde ska avropas i första hand. Kan leverantör nummer ett inte erbjuda avropad tjänst går avropet vidare till leverantör nummer två och så vidare. Beställaren kan frångå avrop enligt rangordning bland annat om: Beställaren hävt avrops eller leverans avtalet och detta berott på leverantören. Om leverantören inte besvarat avropet alternativt inte återkommit med bekräftelse av avrop. Om leverantören inte kan leverera enlig den leveransdag som begärts av beställaren. Beställaren ska i avropsförfrågan specificera tjänsten, arbetsuppgifterna, krav på kompetens och tidpunkt för leverans samt för vilken tid uppdraget gäller. Avropsförfrågan sänds till leverantörens fasta e-postadress, icke-personbunden e-postadress (se respektive leverantörs kontaktuppgifter). Det åligger leverantören att inom fyra timmar (kontorsarbetstid) skriftligen lämna besked till beställaren om denne kan bemanna avropad yrkeskategori enligt förfrågan. I beskedet måste anges att nivå, kompetens och tid kan tillhandahållas. Det åligger leverantören som antagit och bekräftat avropet att till beställaren tillhandahålla en kandidatpresentation
11 för avropad yrkeskategori och nivå. Tidsfristen för detta beror på hur snart uppdraget ska utföras. Specificering: Snarast, eller senast inom fyra timmar för akuta uppdrag. Till akuta uppdrag räknas uppdrag som ska påbörjas inom fem arbetsdagar. Snarast, eller senast inom 24 timmar för brådskande uppdrag. Till brådskande uppdrag räknas uppdrag som ska påbörjas inom sex till tio arbetsdagar. Snarast, eller senast inom 48 timmar för normala uppdrag. Till normala uppdrag räknas uppdrag som ska påbörjas inom elva till femton arbetsdagar). Annan tidpunkt enligt överenskommelse med beställaren, gäller uppdrag som ska påbörjas inom 16 arbetsdagar. Leverantören ska alltid svara på ett avrop. I de fall leverantören inte kan leverera efterfrågad tjänst ska leverantören ange detta i sitt avropssvar samt ange skälen till detta. Om leverantören utan godtagbara skäl vid tre avropstillfällen (per beställare och region per ramavtalsår) underlåter att svara eller tackar nej har beställaren rätt att exkludera leverantören från avrop under sex månader. Vid sådant exkluderande ska leverantören utge en ersättning om 1 500 SEK till beställaren inom aktuell regionen. Timpris För varje yrkesområde gäller pris per timme exkl. moms inom tidsintervall. Pris debiteras utifrån hur många timmar uthyrd personal faktiskt arbetar för respektive uppdrag. För uppdrag som passerar ett intervall ska nästa prisintervall debiteras (upp till 500 tim.). 1-167 timmar 168-334 timmar 335-500 timmar Kr Kr Kr
12 Timpriserna är angivna i prislistan som du finner på www.avropa.se. Godtagbara skäl Om leverantörens personal inte är tillgänglig pga. annat uppdrag ses det som ett godtagbart skäl till att tacka nej till ett avrop. Avrop enligt förnyad konkurrensutsättning Avrop av uppdrag som överstiger 500 timmar per yrkeskategori och region sker genom förnyad konkurrensutsättning. Avropsförfrågan ställs till de leverantörer som är antagna för det yrkesområde och den region som uppdraget avser. Den avropande myndigheten skickar en skriftlig avropsförfrågan samtidigt till samtliga leverantörer inom aktuell personaluthyrningstjänst. Avropsförfrågan sänds till Leverantörernas fasta e-postadress (icke-personbunden organisations e-postadress). Tanken med detta förfarande är att den förnyade konkurrens som uppstår vid avropet ska leda till att kontrakt tecknas med den leverantör som kan erbjuda det lägsta priset. Offererat pris ska överstiga det lägsta timpris, golvpris för respektive yrkeskategori. Nedan listas golvpriser per yrkeskategori. Yrkesområde Kontorsadministration För yrkeskategori receptionist/telefonist ska offererat pris överstiga 172 kr per timme exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori assistent nivå 1 ska offererat pris överstiga 142 kr per timme exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori assistent nivå 2 ska offererat pris överstiga 152 kr per timme exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori administratör nivå 1 ska offererat pris överstiga 182 kr per timme exklusive mervärdesskatt.
13 För yrkeskategori administratör nivå 2 ska offererat pris överstiga 223 kr per timme exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori handläggare 1 ska offererat pris överstiga 213 kr per timme exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori handläggare 2 nivå 1 ska offererat pris överstiga 233 kr per timme exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori handläggare 2 nivå 2 ska offererat pris överstiga 253 kr per timme exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori registrator ska offererat pris överstiga 213 kr per timme exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori vaktmästare nivå 1 ska offererat pris överstiga 162 kr per timme exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori vaktmästare ska offererat pris överstiga 182 kr per timme exklusive mervärdesskatt. Yrkesområde Ekonomi och Personal För yrkeskategori löneadministratör nivå 1 ska offererat pris överstiga 233 kr exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori löneadministratör nivå 2 ska offererat pris överstiga 243 kr exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori ekonomiassistent nivå 1 ska offererat pris överstiga 182 kr exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori ekonomiassistent nivå 2 ska offererat pris överstiga 192 kr exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori redovisningsekonom nivå 1 ska offererat pris överstiga 243 kr exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori redovisningsekonom nivå 2 ska offererat pris överstiga 253 kr exklusive mervärdesskatt. Yrkesområde IT För yrkeskategori It-tekniker nivå 1 ska offererat pris överstiga 192 kr exklusive mervärdesskatt.
14 För yrkeskategori It-tekniker nivå 2 ska offererat pris överstiga 223 kr exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori helpdesk nivå 1 ska offererat pris överstiga 203 kr exklusive mervärdesskatt. För yrkeskategori helpdesk nivå 2 ska offererat pris överstiga 223 kr exklusive mervärdesskatt. Vid förnyad konkurrensutsättning skickas avropsförfrågan till leverantörernas speciella e- postadresser: Academic Work Sweden AB: staten@academicwork.se Bemannia AB: avrop@bemannia.se Framtiden i Sverige AB: information@framtiden.com Inpeople Sverige AB: staten@inpeople.se Kornboden resurs AB: info@kornboden.se Manpower AB: svenskastaten@manpowergroup.se Perido Skills AB: avropa@perido.se Poolia Sverige AB: stat@poolia.se Prime Professional AB: info@prime.se Student Consulting Sweden AB: staten@studentconsulting.se Student Work Sharper AB: avropa@studentwork.se Wise IT Bemanning AB: kammarkollegiet@wiseit.se Kontrakt För att kunna göra beställningar kontinuerligt gentemot en och samma leverantör under ett eller flera år kan avropande organisation genomföra sitt avrop för en uppskattad årsvolym och teckna leveransavtal. Mall för leveransavtal (kontrakt) finner du under Gemensamma dokument på www.avropa.se.
15 Giltighetstiden för leveransavtal får maximalt uppgå till sex månader efter ramavtalets upphörande. Leveransavtal tecknas endast vid förnyad konkurrensutsättning. Vid rangordnat avrop regleras avtalet av det som redan specificerats i ramavtalet. 2.4 Stöddokument för avrop SIC avser att under ramavtalsperioden tillhandahålla avropsblanketter som rekommenderas för att underlätta avrop för myndigheter och leverantörer. Avropsblanketten och tillhörande instruktion publiceras på www.avropa.se. Om en myndighet väljer att göra sin avropsförfrågan med hjälp av en sådan blankett, måste myndigheten specifikt ange att leverantören ska lämna avropssvar i avropsblanketten om detta ska vara bindande för leverantören.
16 3. Avropet 3.1.1 KRAVSTÄLLNING Ange krav och önskemål på avropade varor och tjänster på ett så tydligt och detaljerat sätt att de uppfyller myndighetens behov. Beställaren kan vid behov precisera avtalsvillkoren och komplettera med andra krav och villkor än de som angetts i upphandlingen, t ex vad gäller kunskap om specifikt kontorsstöd och/eller växelsystem, krav på fördjupad statistik etc. 3.1.2 TILLDELNINGSKRITERIER (GÄLLER VID FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING) Utvärderingskriterium vid förnyad konkurrensutsättning är lägsta pris. Om det inkommer två eller flera identiska anbudspris så ska respektive avropande myndighet själv ta ställning till frågan om tilldelning av leveransavtal. Ett avropssvar som kommer in för sent får inte tas upp till prövning. 3.1.3 TILLDELNINGSBESLUT (ENDAST VID FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING) Då utvärderingen resulterat i vilken leverantör som blivit tilldelad kontrakt ska tilldelningsbeslut fattas och skickas ut. För personaluthyrning fattas tilldelningsbeslut per region. Observera att tilldelningsbeslut måste skickas ut till samtliga leverantörer inom ramavtalsområdet. Tilldelningsbeslutet ska innehålla uppgift om vilken leverantör som blev tilldelad kontrakt, en kort motivering till beslutet.
17 3.1.4 FRIVILLIG AVTALSSPÄRR (ENDAST VID FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING) Kontrakt kan tecknas direkt efter att beslut meddelats men om myndigheten vill undvika eventuell framtida ogiltighetstalan av kontraktet så kan myndigheten välja en s.k. frivillig avtalsspärr, dvs. att invänta de lagstadgade tio dagarna innan kontraktet undertecknas med vinnande leverantör. Skickas inte meddelandet om beslut elektroniskt ska avtalsspärren istället vara lagstadgade femton dagar. En ansökan om överprövning av ett kontrakts giltighet ska ha inkommit till förvaltningsrätten inom sex månader från det att kontraktet tecknades. Tiden räknas från och med dagen efter det att meddelande om tilldelningsbeslut har skickats. Ange i meddelandet när myndigheten avser att teckna kontrakt. Statens inköpscentral vill uppmärksamma om tillämpningen av den s.k. söndagsregeln som innebär att tidsfrister som löper ut på en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs till nästkommande vardag. Avtalsspärrens längd måste alltid anges i underrättelsen om tilldelning. Frivillig avtalsspärr kan endast väljas vid förnyad konkurrensutsättning.