Dialogforum - gränsöverskridande dialog och verksamhetsutveckling
VISION Chalmers för en hållbar framtid UPPDRAG Chalmers ska vara ett utåtriktat tekniskt universitet med global attraktionskraft som bedriver internationellt erkänd utbildning och forskning, kopplad till en professionell innovationsprocess.
Campus Johanneberg Campus Lindholmen
Fakta om Chalmers 18 institutioner Bibliotek Verksamhetsstöd centralt och lokalt 3 082 anställda 873 anställda inom verksamhetsstödet Gemensamt verksamhetsstöd 490
Rektor VD Rektors rådgivare HR chef Kommunikationschef Studentkårens ordförande CFO; Finanschef Prorektor Vice VD CPO; Processchef Institutioner och bibliotek Vicererektor styrkeområden 8 Styrkeområden Gemensamt verksamhetsstöd Att utbilda för en hållbar framtid Att forska för en hållbar framtid Att nyttiggöra för en hållbar framtid Vicerektor grundutbildning Vicerektor forskning och forskarutbildning Vicerektor nyttiggörande
Varför processorientering? Processorienteringen resulterar i ett strukturerat sätt att tänka med fokus på att förbättra verksamheten.
Målet: en effektiv och hållbar resursanvändning genom gemensamma arbetssätt samt tydligare strukturer och ansvar.
Balanserad styrning Chalmers processer
Chalmers processkarta Ledningsprocessen Att utbilda för en hållbar framtid Externa och interna kunder * Huvudprocesser Att forska och forskarutbilda - för en hållbar framtid Att nyttiggöra för en hållbar framtid Resultat * Kund = den som är direkt mottagare av nyttan Stödprocesser Hantera ekonomi Hantera lokaler, post och gods Hantera IT Hantera personal Hantera kommunikation Hantera inköp
Dialogforum - gränsöverskridande dialog och verksamhetsutveckling
Utgångspunkt Önskade gemensamma arbetssätt Mål: Verksamhetsstödet hög effektivitet och ändamålsenligt Många överlappande möten för främst administrativa chefer
Förutsättningar & framgångsfaktorer Processorienteringen och utsedda processledare Gemensamma verksamhetsstödet avdelningschefer och administrativa cheferna börjat en dialog genom bl.a. gemensamma lunch-lunchmöten kring aktuella och relevanta frågor Administrativa chefernas utvecklingsprogram
Uppdrag: Se över mötesgrupperingar En matrisformad dialoggrupp med utgångspunkt i processer diskuteras Prioriterar case inom respektive forum 2011 2012 2013 2014 2015 Beslut: Strategiskt övergripande processkarta Beslut: Chief process officer Kommer överens om formen Dialogforum Stormöte: Mandat & uppdrag Processledare utsedda samtliga processer
Dialogforum Deltar: Administrativa chefer, gemensamma verksamhetsstödet avdelningschefer och processledare Syfte: Stimulera dialog och samverka kring verksamhetsutvecklingsfrågor med utgångspunkt i deltagarnas olika perspektiv och dimensioner. Mål: Utifrån linje och process gemensamt arbeta för ett verksamhetsstöd med god kvalitet och samverkan inom olika områden för att på bästa sätt möte verksamhetens behov.
LINJEANSVARET Avdelningschefer INSTITUTIONER Administrativa chefer UTBILDNING FORSKNING/FORSKARUTBILDNING/NYTTIGGÖRANDE EKONOMI KOMMUNIKATION HR/PERSONALFRÅGOR UPPHANDLING/INKÖP IT INFRASTRUKTUR/SERVICE VERKSAMHETSPLANERING GEMENSAMMA VERKSAMHETSSTÖDETS LEDNINGSGRUPP PROCESS Processledare
Uppgifter och ansvar Administrativa chefer Verksamhetsstödets avdelningschefer Processledare Använda dialogforum som bollplank. Initiera nya frågor och lyfta fram utvecklingsbehov från respektive hemmagruppering. Informera om planer och utvecklingsprojekt, förändringar osv som planeras. Representera och föra de administrativa chefernas (och därmed institutionernas) talan. Diskutera förslag till förändringar som påverkar institutionerna/linjen inom respektive ansvarsområde inför beslut.
Case Telefoni Effektivisering av personaladministration
Vinster Från reaktivt till proaktivt förhållningssätt. Frågor, utmaningar och lösningar blir gemensamma. Ökad tillit mellan och inom olika grupperingar. Avveckling av mötesgrupperingar som tidigare tog mycket tid.
Utmaningar Dokumentation och återkoppling till den grupp man representerar. (Gäller främst administrativa chefer som har bredare ansvarsområde.) Vilka frågor kan/bör kanaliseras via Dialogforum. Hur vi uppmärksammar anställda på att grupperingarna finns. Kopplingen till andra interna nätverk och förvaltningsorganisationen för IT samt Chalmers utvecklingsportfölj.
Diskussionsfrågor Känner ni igen problematiken? Har ni några liknande grupperingar hos er? Om ni skulle vilja införa något liknande vad ser ni för möjligheter och utmaningar hos er?
TACK! Rolf Almelund Chief Process Officer/chef gemensamma verksamhetsstödet rolf.almelund@chalmers.se, 031-772 26 02 Katarina Vemdal administrativ chef, institutionen Signaler och system katarina.vemdal@chalmers.se, 031-772 35 18