VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 Detta protokoll innehåller följande paragrafer: 19 Sammanträdets öppnande och andakt... 1 20 Sammanträdets laglighet och beslutsförhet... 1 21 Val av två protokolljusterare... 2 22 Godkännande av föredragningslistan... 2 23 Kyrkoherdens beslutsförteckning... 2 24 Protokoll från missionsdirektionen... 2 25 Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck-Gerby... 2 26 Protokoll från direktionen för kristen fostran bland unga... 3 27 Protokoll från kapellrådet... 3 28 Protokoll från diakonidirektionen... 3 29 Korrigering av beslut om beviljande av resebidrag... 4 30 Lediganslåendet av tjänsten som ledande ungdomsarbetsledare... 5 31 Församlingsrådets understöd... 6 32 Församlingens strategi för åren 2016-2020... 8 33 Utse representant till årsmötet för Kristen Radio och TV r.f.... 9 34 Övergång till bönen Vår Fader i församlingsarbetet... 10 35 Anmälningsärenden... 11 36 Barnkonsekvensanalys av ärendena... 12 37 Övriga ärenden... 12 38 På mötet väckt ärende... 12 39 Anvisning om sökande av ändring... 12 40 Sammanträdets avslutning... 12
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 1 Vik. kaplan Christina Östman Rolandsson berättade om verksamheten i Dragnäsbäck-Gerby distriktet. Distriktet omfattar stadsdelarna Skogsberget, Hemstrand, Dragnäsbäck, Infjärden, Gerby och Västervik med sammanlagt 4 320 svenskspråkiga invånare. Verksamheten i området leds av kaplanen tillsammans med personalteamet och distriktsrådet. Varje söndag hålls gudstjänst i Dragnäsbäcks kyrka. Unikt för distriktet är den Heliga dansen och Stilla mässan. Dessa former av gudstjänst ordnas i nuläget inte annanstans i församlingen. Under det senaste året firades även en motionsgudstjänst och en ljusandakt i allhelgonatid. Förutom gudstjänster och högmässor ordnas verksamhet för barn, familjer och vuxna så som små och stora, dagklubb, söndagsskola, tisdagsklubb för daglediga, syförening och aftonandakt. Därtill träffas marthor i kyrkans utrymmen och konstnärer har möjlighet att ställa ut sina tavlor i samlingssalen. Under en vanlig vecka rör sig ca 200-300 personer i kyrkan. Kyrkan har blivit populär vid förrättningar. Senaste år hölls 86 förrättningar inklusive minnesstunder. Eftersom utrymmena är öppna kan inte olika slags verksamhet pågå samtidigt. Distriktet ordnas verksamhet också i Gerby församlingshem där söndagsskola för hela familjen firas två söndagar i terminen. De övriga söndagarna hålls söndagsskola. I Gerby ordnas även små och stora, dagklubb, knattemusik och junior. Ungdomsarbetsledarna håller Skaparklubb en gång i veckan i Gerby skola. Många lekmän är engagerade i verksamheten som ordnas i Dragnäsbäck-Gerby distriktet. Inför framtiden önskar distriktsrådet ordna verksamhet för ungdomar, eftersom antalet ungdomar ökar under de kommande åren. Målet är även att öka samarbetet med föreningar och företag i området. Det som oroar distriktsrådet är framtiden för kyrkan i Dragnäsbäck. Dragnäsbäcks kyrka finns på omnämnd på listan över utrymmen som Vasa kyrkliga samfällighet ska avskaffa i enlighet med samfällighetens fastighetsstrategi. Kyrkan ägs av Vasa kyrkliga stiftelse och hyrs av Vasa kyrkliga samfällighet. I hyran ingår lönen för vaktmästartjänsten, som två personer delar på. Vart ska all verksamhet förläggas? Församlingsbor för vilka kyrkan är deras andliga hem blir då hemlösa. 19 Sammanträdets öppnande och andakt Sammanträdet inleddes med andakt kl. 18.00 som leddes vik. kaplan Christina Östman Rolandsson. 20 Sammanträdets laglighet och beslutsförhet Enligt församlingsrådets reglemente ( 2) är sammanträdet lagenligt sammankallat om möteskallelsen med ärendeförteckning tillställts medlemmarna senast fem dagar före sammanträdet. Församlingsrådet är beslutsfört då över hälften av medlemmarna är närvarande. (KL 7:4)
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 2 Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Kallelsen hade sänts per e-post 12.2 och beredningen per post 17.2. Förutom ordförande var 11 medlemmar närvarande. 21 Val av två protokolljusterare Till protokolljusterare väljs Johanna Ulrika Söderholm och Birger Enges. Till protokolljusterare valdes Birger Enges och Siv-Britt Höglund. 22 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes efter komplettering av tre övriga ärenden. Kyrkoherdens beslutsförteckning flyttades till 23. 23 Kyrkoherdens beslutsförteckning Vice ordförande granskade kyrkoherdens beslutsförteckning 9-20/2016. 24 Protokoll från missionsdirektionen Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 26.1.2016 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Församlingsrådets representant Ulla Salmenheimo-West refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom. 25 Protokoll från distriktsrådet i Dragnäsbäck-Gerby Protokoll från distriktsrådets sammanträde 21.1.2016 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Församlingsrådets ordförande Tor-Erik Store refererade protokollet.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 3 Protokollet antecknades för kännedom. 26 Protokoll från direktionen för kristen fostran bland unga Protokoll från sammanträdet med direktionen för kristen fostran bland unga 8.2.2016 läggs fram. Protokollet antecknas för kännedom. Församlingsrådets representant Gunborg Sjöberg refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom. 27 Protokoll från kapellrådet Protokoll från Sundom kapellråds sammanträde 11.2.2016 läggs fram. Protokollen antecknas för kännedom. Inget protokoll hade tillsänts församlingsrådet. Protokollet antecknas för kännedom vid följande möte. 28 Protokoll från diakonidirektionen Protokoll från diakonidirektionens sammanträde 11.2.2016 läggs fram. Protokollen antecknas för kännedom. Församlingsrådets representant Siv-Britt Höglund refererade protokollet. Protokollet antecknades för kännedom.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 4 29 Korrigering av beslut om beviljande av resebidrag Församlingsrådet beviljade 20.1.2016 ( 10) resebidrag på 55 /person till församlingens ökenmässoteam för deltagande i nordiska dagar kring Ökenmässan i Bjärka-Säby 16 18.2.2016. Diakon Kerstin M Borg har 9.2.2016 lämnat in en anhållan om att på arbetstid med lön få delta i de nordiska dagarna kring Ökenmässan. Borg tillhör teamet som beviljats resebidrag. Vik. kyrkoherde Malin Lindblom beviljade Borg tjänsteresa med lön till Bjärka-Säby. Därtill beviljades utrikesdagtraktamente, eftersom Borg själv bekostar kursavgiften och resan. (Kyrkoherdebeslut 19/2016) Beredningsgruppen konstaterar att församlingsrådet bör korrigera sitt beslut om beviljande av resebidrag till Borg, så att inget resebidrag utbetalas. Församlingsrådet korrigerar sitt beslut 20.1.2016 10 om beviljande av resebidrag för Kerstin M Borgs del. De övriga i ökenmässoteamet beviljas resebidrag enligt beslutet (FR 20.1.2016 10). Gunborg Sjöberg och Lisa Särs anmälde jäv och avlägsnade sig under behandlingen av ärendet. 1. Församlingsrådet korrigerar sitt beslut 20.1.2016 10 om beviljande av resebidrag. Inget resebidrag beviljas Kerstin M. Borg, eftersom Borg genom kyrkoherdebeslut 19/2016 beviljades tjänsteresa med lön. 2. Församlingsrådet korrigerar sitt beslut 20.1.2016 10 om beviljande av resebidrag. Li Ollil-Nylund, Gunborg Sjöberg och Gunnar Särs beviljas ett resebidrag på sammanlagt 132, så att ytterligare 77 utbetalas utöver den redan erhållna summan på 55. Kostnaderna tas från övriga bidrag under allmänt församlingsarbete, 489000.102 2900 000. 3. Församlingsrådet utser en arbetsgrupp som uppgör regler för beviljande av resebidrag till lekmän. Arbetsgruppen tillsätts på nästa möte. Olle Victorzon avlägsnade sig efter behandlingen av ärendet. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 5 30 Lediganslåendet av tjänsten som ledande ungdomsarbetsledare Församlingsrådet (9.4.2014 74) gav arbetsgruppen för revidering av tjänsteinstruktioner i uppdrag att omarbeta instruktionen för ungdomssekreterartjänsten i samband med att Anna- Karin Lärka beviljades avsked från tjänsten. Revideringen skulle utföras innan tjänsten lediganslås. Församlingsrådet konstaterade att instruktionen behöver omarbetas i enlighet med de arbetsuppgifter som den sektorsansvariga förväntas utföra. Den nuvarande instruktionen för ungdomssekreteraren fastställdes 22.1.1993. Arbetsgruppen för revidering av tjänsteinstruktioner föreslog att tjänstebenämningen ändras från ungdomssekreterare till ledande ungdomsarbetsledare. Arbetsgruppen utarbetade även ett förslag till instruktion för ledande ungdomsarbetsledare. Församlingsrådet godkände arbetsgruppens förslag att tjänstebenämningen ändras (7.4.2015 74) samtidigt diskuterades instruktionen för tjänsten ( 75). Gemensamma kyrkorådet behandlande tjänstebenämningen vid sitt möte 18.5.2015 ( 88) och förordade ändringen till ledande ungdomsarbetsledare. Gemensamma kyrkofullmäktige beslöt 29.9.2015 ( 31) att tjänstebenämningen ändras från ungdomssekreterare till ledande ungdomsarbetsledare. Församlingsrådet godkände instruktionen för ledande ungdomsarbetsledare vid sitt möte 14.10.2015 ( 176). Lönen är fastslagen av gemensamma kyrkorådet till kravgrupp 503. I enlighet med instruktionen för direktionen för kristen fostran bland unga, ska direktionen ge sitt utlåtande av personalen som väljs till verksamhetsområdet ( 2:4). 1. Församlingsrådet förklarar tjänsten som ledande ungdomsarbetsledare ledig att sökas. Tjänsten tillträds 1.8.2016. 2. Församlingsrådet tillsätter en arbetsgrupp som bereder valet av ledande ungdomsarbetsledare. Efter diskussion beslöt församlingsrådet att inte ännu lediganslå tjänsten. Församlingsrådet beslöt i enligt John Åsviks förslag följande: Församlingsrådet anhåller hos gemensamma kyrkorådet om att lönen för tjänsten som ledande ungdomsarbetsledare i Vasa svenska församling korrigeras till kravgrupp 601. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 6 31 Församlingsrådets understöd Församlingsrådet förfogar över dispositionsmedel för att bevilja understöd för kyrklig verksamhet. Understöden beviljas enligt de direktiv som uppgjordes 21.10.2007 och fastställdes av församlingsrådet 15.11.2007 228. Understödet ges till kyrkliga instanser, såsom missionsorganisationernas lokala och regionala avdelningar samt till övriga som stöder församlingens arbete och fundamentala uppgifter. Kriterierna för beviljande av medel är: - ändamålet är kyrkligt, dvs. instanser för att stärka kristen livssyn - verksamheten riktar sig till församlingens medlemmar och berör dess område - i första hand understöds lokala organisationer, föreningar och samfund - innovativa projekt, gärna i samklang med församlingens årstema, prioriteras Understöden beviljas inte i form av verksamhetsbidrag för att få verksamheten att gå ihop rent ekonomiskt. Ansökningstiden, kriterier kan anslås i Vasabladet och Kyrkpressen. Detta för att bredda spektrumet av inkomna ansökningar. Dispositionsmedlen år 2016 uppgår till 8 500. Från dispositionsmedlen tas medlemsavgiften till Korsholms prosteri (ca 2 700 år 2015). I budgeten för år 2016 fastslogs att Kyrkobrödernas 60-års jubileum understöds med 1 000 och att en julfest för krigsveteranerna arrangeras på trettondagen 2016. Kostnaderna för julfesten uppgick till 1 300. Församlingsrådets understödsmedel år 2016 uppgår således till 3 500 (övriga bidrag 489000.102 2900 100). Församlingsrådet konstaterade 9.4.2014 ( 77) att elektroniska blanketter för ansökan skulle underlätta arbetet med fördelningen av anslagen samt tydliggöra kriterierna för ansökan. En blankett för redovisning av understödet är även nödvändig. Senaste år användes elektroniska ansökningsblanketter, men ingen redovisningsblankett utarbetades. Beredningsgruppen konstaterar att en redovisningsblankett för användningen av understödet behöver utarbetas och att kriterierna för beviljandet av understöd behöver uppdateras. 1. Församlingsrådet annonserar om understöden i Kyrkpressen och i den kyrkliga annonsen i Vasabladet 3.3.2016. Understöden söks hos församlingsrådet senast 21.3.2016 kl. 16.00. 2. Församlingsrådet utser en arbetsgrupp för fördelning av församlingsrådets understöd under år 2016. Arbetsgruppen bereder understödsärenden, utarbetar en redovisningsblankett som bifogas beslutet om beviljat understöd samt uppdaterar ansökningskriterierna för kommande år. Vice ordförande Olle Victorzon är sammankallare för gruppen.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 7 3. Arbetsgruppens förslag till fördelning av understöd behandlas på församlingsrådets möte 12.4.2016. 1. Församlingsrådet annonserar om understöden i Kyrkpressen och i den kyrkliga annonsen i Vasabladet 3.3.2016. Understöden söks hos församlingsrådet senast 21.3.2016 kl. 16.00. Fritt formulerade ansökningar beaktas inte. 2. Församlingsrådet utsåg utöver Olle Victorzon (sammankallare), Siv-Britt Höglund och Solveig Wallin till arbetsgrupp för fördelning av församlingsrådets understöd under år 2016. Arbetsgruppen bereder understödsärenden, utarbetar en redovisningsblankett som bifogas beslutet om beviljat understöd samt uppdaterar ansökningskriterierna för kommande år. 3. Enligt förslaget. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 8 32 Församlingens strategi för åren 2016-2020 Församlingsrådet tillsatte 7.4.2015 ( 76) en arbetsgrupp för utarbetandet av församlingens strategi för åren 2016-2020. Arbetsgruppen som bestod av Tor-Erik Store (sammankallare), Anna Sundback, Johan Backholm, Erik Sjöberg, Malin Lindblom och Anna-Karin Lärka (medlem och sekreterare) har sammanträtt elva gånger. Arbetsgruppen fastställde sitt förslag till församlingens strategi vid sitt möte 15.1.2016 (bilaga 1). Församlingsrådet har informerats om strategiarbetet på sitt möte 9.6.2015. De anställda har arbetat med innehållet i strategin under en personaldag 26.8.2015. På basen av personalens tankar och genom analys av fakta om Vasa har ett utkast till strategi gjorts. I november har de anställda sektorsvis fått ge respons på strategin. Församlingsrådet har fått kommentera innehållet per e-post och ta ställning till strategiutkastet vid mötet 2.12.1015. Personalen diskuterade arbetsgruppens fastställda förslag till strategi vid medarbetarsamlingen 10.2. I diskussionen framkom att Psalmbokstillägget, som utkommer till advent 2016, behöver införas under Gudstjänsten som en samlande mötesplats för alla församlingsbor. Personalen hade olika åsikter om strategins fyra riktlinjer. Riktlinjerna uppfattades otydliga, speciellt med tanke på att strategin kommer att kunna läsas på församlingens hemsida. Personalen önskar att församlingsrådet tar ställning till om riktlinjerna behöver göras tydligare. Församlingsrådet godkänner församlingens strategi för åren 2016-2020. Församlingsrådet godkände församlingens strategi för åren 2016-2020 med två ändringar. 1. Under Gudstjänsten som en samlande mötesplats för alla församlingsbor införs meningen: De nya psalmerna i psalmbokstillägget introduceras i församlingen. Församlingsrådet konstaterade att strategiarbetsgruppen vid utarbetandet av strategin har beaktat personalens synpunkter och att inga ytterligare preciseringar behöver göras. 2. Under Distriktens roll i planeringen av församlingens verksamhet stryks den sista meningen: Brändö-Vikingaområdet överförs till Dragnäsbäck-Gerby distriktet. Denna ändring gjordes efter livlig diskussion och röstning. Birger Enges, understödd av Ulla Salmenheimo-West, föreslog att meningen skulle strykas. Rösterna föll sju för Enges förslag och tre för strategigruppens förslag. Församlingsrådet tackade strategiarbetsgruppen för ett väl utfört arbete. Arbetsgruppen har i och med strategin slutfört sitt arbete och därmed upplöses arbetsgruppen. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 9 33 Utse representant till årsmötet för Kristen Radio och TV r.f. Föreningen Kristen Radio och TV har under trettio år sänt kristna radioprogram, Radio Fyren, via Radio Vasas frekvens. Program som sänts är Min musik, gudstjänster och magasinprogram. Föreningens styrelse har konstaterat att konkurrensen från nya media har lett till att antalet lyssnare har blivit färre. Det sista Radio Fyren programmet sändes i december 2015. Vasa svenska församling har årligen betalat en medlemsavgift på ca 140. Vi har även medverkat genom att sända gudstjänster en till två gånger per år. För dessa har det betalats en sändningsavgift (ca 150 /sändning). Församlingens informatör Johanna Backholm är medlem av den nuvarande styrelsen. Radio Fyrens verksamhetsledare Bjarne Bergstén kallar till årsmöte för Kristen Radio och TV r.f. fredag 26 februari kl. 19 i Missionskyrkan. På mötet behandlas förutom stadgeenliga ärenden även Radio Fyrens framtida sändningar och finansiering. Församlingsrådet utser två representanter till Radio Fyrens årsmöte. Församlingsrådet utsåg informatör Johanna Backholm och kyrkoherde Tor-Erik Store till församlingens representanter på årsmötet för Kristen Radio och TV r.f. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 10 34 Övergång till bönen Vår Fader i församlingsarbetet Den ekumeniska formen av Herrens bön, Vår Fader, finns i handboken och baserar sig på bibelöversättningen Bibel 2000. Anställda i Vasa svenska församling har diskuterat användningen av Vår Fader, istället för Fader vår, på initiativ av församlingsbor. Ärendet har även aktualiserats på Ungdomens kyrkodagar 2016. Inför medarbetarsamlingen 10.2.2016 tog Tor-Erik Store kontakt med biskop Björn Vikström. Det framkom att biskopen i början av februari diskuterat frågan med kontraktsprostarna. Kontraktsprostarna konstaterade att en rad församlingar redan har övergått till Vår Fader. Biskopen menade att användningen av Vår Fader kan ses som en del av förberedelserna inför reformationens märkesår 2017. Rekommendationen är att arbetslaget kommer överens om en gemensam linje och att församlingsrådet får uttala sig. Medarbetarna diskuterade övergången till Vår Fader på medarbetarsamlingen 10.2.2016. De kom överens om en gemensam linje och förslaget är att församlingen övergår till bönen Vår Fader vid första advent 2016. Innan dess informeras församlingsborna om övergången. Vid förrättningar och speciellt vid jordfästningar kan Fader Vår användas. Distriktsrådet i Dragnäsbäck-Gerby får ta ställning till ifall de vill införa Vår Fader redan under vårterminen 2016. Ungdomsbyrån får i uppdrag att informera rektorerna i den grundläggande utbildningen om att församlingen under läsåret 2016-2017 övergår till Vår Fader. Samtidigt införs förändringen i konfirmandundervisningen. Församlingsrådet diskuterar övergången från användningen av bönen Fader Vår till Vår Fader i församlingsarbetet. Efter diskussion beslöt församlingsrådet att församlingen övergår till bönen Vår Fader vid första advent 2016. Innan dess informeras församlingsborna om övergången. Vid förrättningar och speciellt vid jordfästningar kan Fader Vår användas. Distriktsrådet i Dragnäsbäck-Gerby får ta ställning till ifall de vill införa Vår Fader redan under vårterminen 2016. Ungdomsbyrån får i uppdrag att informera rektorerna i den grundläggande utbildningen om att församlingen under läsåret 2016-2017 övergår till Vår Fader. Samtidigt införs förändringen i konfirmandundervisningen. Tilläggsinformation om ärendet kan vid behov ges av ordförande Tor-Erik Store, tfn. 044 4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 11 35 Anmälningsärenden a) Semester- och fridagsplan för kyrkoherde Tor-Erik Store perioden 1.2 30.4.2016 godkänd av domkapitlet 19.1.2016 BD10/2016. b) Föreningen Mathjälp Vasa tackar genom dess ordförande John Åsvik per brev 28.12.2015 för det ekonomiska bidraget som församlingsrådet beviljade 30.9.2015. Samtidigt tackar föreningen för de kollekter som de fått under året. c) Meddelande från valnämnden i Borgå stift 15.2.2016. Val av ombud till kyrkomötet och medlemmar till stiftsfullmäktige för mandatperioden 1.5.2016 30.4.2020. d) Gunborg Sjöberg rapporterade från ökenmässoteamets resa 16 18.2 till det nordiska seminariet kring Ökenmässan i Bjärka-Säby, Sverige. e) Diakonidirektionens ordförande John Åsvik och församlingsrådets representant i diakonidirektionen Siv-Britt Höglund aktualiserade frågan om lämpligheten på fotografierna som används i broschyrerna för Gemensamt Ansvar. Församlingsrådet diskuterade frågan och beslöt att insamlingsbyrån för Gemensamt Ansvar informeras om att fotografierna har väckt negativa reaktioner. Samtidigt skall en önskan framföras om att församlingarna borde få se marknadsföringsmaterialet innan det beställs.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING PROTOKOLL 2/2016 12 36 Barnkonsekvensanalys av ärendena Beredningsgruppen har prövat ärendena enligt barnkonsekvensanalysen. Inga ärenden behöver barnkonsekvensanalyseras. Enligt förslaget. 37 Övriga ärenden Inga övriga ärenden. 38 På mötet väckt ärende Inget på mötet väckt ärende. 39 Anvisning om sökande av ändring Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande, besvärsförbud och besvärsanvisningar enligt bilaga 2 blankett 2. 40 Sammanträdets avslutning Sammanträdet avslutades kl. 21.30 med bön om Herrens välsignelse.