Tjänsteskrivelse 2011-09-16 Diarienummer Kommunledningskontoret Handläggare Gerd Olofsson 0910-73 59 68 Verksamhetsrapporter 2011 Sammanfattning Verksamhetsrapporterna för april respektive augusti 2011 ska behandlas av nämnden. Enligt reglementet för nämnden har rapporterna även lämnats till fullmäktige i Arvidsjaur, Malå och Skellefteå kommuner. Förslag till beslut 1. Nämnden godkänner verksamhetsrapport april 2011 2. Nämnden godkänner verksamhetsrapport augusti 2011 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2011-09-16, med bilagorna 1a) Verksamhetsrapport GNP april 2011 och 1b) Verksamhetsrapport augusti 2011 Postadress: 931 85 Skellefteå Besöksadress: Trädgårdsgatan 6 931 85 Skellefteå Fax: 0910-73 51 24 Tel: 0910-73 50 00 Organisationsnummer: 212000-2643 Internet: www.skelleftea.se E-post: gerd.olofsson@skelleftea.se Bilaga 1 Verksamhetsrapporter 2011, tjänsteskrivelse 2011-09-16.doc Sida: 1(2)

SKELLEFTEÅ KOMMUN Beskrivning av ärendet Verksamhetsrapporterna för april/augusti 2011 ska behandlas av nämnden. Enligt nämndsreglementet har rapporterna 2011-05-06 respektive 2011-09-08 lämnats till fullmäktige i Arvidsjaur, Malå och Skellefteå kommuner. Bilaga 1 a) Verksamhetsrapport GNP april 2011 Bilaga 1 b) Verksamhetsrapport GNP augusti 2011 Beslutet sänds till: Bilaga 1 Verksamhetsrapporter 2011, tjänsteskrivelse 2011-09- 16.doc Sida 2

Tjänsteskrivelse 2011-09-15 Diarienummer Kommunledningskontoret Handläggare Gerd Olofsson 0910-73 59 68 Planerad uppföljning av mål 2011 Sammanfattning En uppföljning av målen i avtalet om samarbete i gemensam nämnd för drift av personalsystem kommer att genomföras. Resultatet infogas i årsredovisningen för 2011. Förslag till beslut 1. Nämnden noterar informationen Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2011-09-15 Postadress: 931 85 Skellefteå Besöksadress: Trädgårdsgatan 6 931 85 Skellefteå Fax: 0910-73 51 24 Tel: 0910-73 50 00 Organisationsnummer: 212000-2643 Internet: www.skelleftea.se E-post: gerd.olofsson@skelleftea.se Dokumentnamn: Bilaga 2. Planerad uppföljning av mål 2011, tjänsteskrivelse 20.doc Sida: 1(2)

SKELLEFTEÅ KOMMUN Beskrivning av ärendet Ett av Skellefteå kommuns mål år 2011 är att utveckla verksamhetsprocesserna, något som är av vikt även för den gemensamma nämnden. Enligt avtalet mellan Arvidsjaur, Malå, Norsjö och Skellefteå kommuner om samverkan i gemensam nämnd eftersträvar kommunerna att genom samarbetet åstadkomma en effektiv drift av personalsystem och ett optimalt nyttjade av resurser och kompetens. Ett arbete pågår med att utifrån målen i Skellefteå kommuns styrkort och intentionerna i samverkansavtalet mäta måluppfyllelsen. Mätningen ska ske genom en enkätundersökning till ett antal berörda tjänstemän i respektive kommun. Resultatet infogas i årsredovisningen för 2011 och redovisas mer ingående på nämndens sammanträde i mars 2012. Beslutet sänds till: Dokumentnamn Bilaga 2. Planerad uppföljning av mål 2011, tjänsteskrivelse 20.doc Sida 2

Tjänsteskrivelse 2011-09-16 Diarienummer Kommunledningskontoret Handläggare Gerd Olofsson 0910-73 59 68 Mål 2012 Sammanfattning Skellefteå kommuns styrkort och intentionerna i samverkansavtalet för nämnden är utgångspunkt för formulering av nämndens mål. Förslag till mål år 2012 är att nämnden genom kommunsamarbetet ska eftersträva att åstadkomma - effektiv it-drift av det gemensamma personalsystemet - effektiv systemförvaltning av det gemensamma personalsystemet - effektivt nyttande av ekonomiska resurser - effektivt nyttjande av kompetenser Förslag till beslut 1. Mål för nämnden år 2012 fastställs Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2011-09-16 Postadress: 931 85 Skellefteå Besöksadress: Trädgårdsgatan 6 931 85 Skellefteå Fax: 0910-73 51 24 Tel: 0910-73 50 00 Organisationsnummer: 212000-2643 Internet: www.skelleftea.se E-post: gerd.olofsson@skelleftea.se Bilaga 3. Mål 2012, tjänsteskrivelse 2011-09-16.doc 2011-09-16 Sida: 1(2)

SKELLEFTEÅ KOMMUN Beskrivning av ärendet För att utveckla nämndens verksamhetsområde har revisorerna, i granskning november 2010, bland annat angett att nämnden bör formulera mätbara resultatmål för sin verksamhet. Utifrån intentionerna i samverkansavtalet för nämnden (att genom samarbetet eftersträva en effektiv drift av personalsystem och ett optimalt nyttjade av resurser och kompetens) är två av perspektiven i Skellefteå kommuns styrkort för år 2012 aktuella: Medborgare/kund och Ekonomi. Inom dessa perspektiv har Skellefteå kommun beslutat om ett antal fokusområden som är viktiga för att nå de övergripande målen. Ändamålen med nämnden ligger inom två av dessa fokusområden: Medborgar-/kundstyrda satsningar och tydligt serviceutbud samt Processer över förvaltnings-/bolagsgränser. Det senare fokusområdet, Processer över förvaltnings- /bolagsgränser, bedöms i ett vidare perspektiv även röra processer över kommungränser. Förslag till mål för nämnden år 2012: Perspektiv Medborgare/kund Mål: Engagerade och nöjda medborgare och kunder Mål GNP 2012 Fokusområden 2012-2014 Medborgar-/kundstyrda satsningar och tydligt serviceutbud Perspektiv Ekonomi Mål: God ekonomisk hushållning Fokusområden 2012-2014 Processer över förvaltnings- /bolagsgränser effektiv it-drift av det gemensamma personalsystemet effektiv systemförvaltning av det gemensamma personalsystemet Mål GNP 2012 GNP vidgar begreppet till att röra även processer över kommungränser. Effektivt nyttande av ekonomiska resurser Effektivt nyttjande av kompetenser Mätning av måluppfyllelse och val av mätmetod görs utifrån 2011 års uppföljning. Beslutet sänds till: Bilaga 3. Mål 2012, tjänsteskrivelse 2011-09-16.doc Sida 2

Tjänsteskrivelse 2011-09-28 Diarienummer Kommunledningskontoret Handläggare Gerd Olofsson 0910-73 59 68 Budget 2012 Sammanfattning På revisorernas inrådan omfattar budgeten för nämnden från och med år 2012 även Skellefteå kommuns del av nämndens kostnader. Även kostnad för beredning, verkställighet, planering och administration för nämnden ingår i budgeten. Förslag till beslut 1. Nämnden godkänner förslag till budget för år 2012 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2011-09-28 Postadress: 931 85 Skellefteå Besöksadress: Trädgårdsgatan 6 931 85 Skellefteå Fax: 0910-73 51 24 Tel: 0910-73 50 00 Organisationsnummer: 212000-2643 Internet: www.skelleftea.se E-post: gerd.olofsson@skelleftea.se Bilaga 4. Budget 2012, tjänsteskrivelse 2011-09-16.doc 2011-09-28 Sida: 1(2)

SKELLEFTEÅ KOMMUN Beskrivning av ärendet Utifrån underlag från ekonomiavdelningarna i Arvidsjaur, Malå och Norsjö kommun har Skellefteå kommun, ekonomiavdelningen, utarbetat ett förslag till budget för år 2012. Enligt avtalet om samverkan i gemensam nämnd för drift av personalsystem ska budgeten för nämnden fastställas av Skellefteå kommun. Tidigare år har budget för nämnden upprättats utifrån de avtal som Arvidsjaur, Malå respektive Norsjö kommun var för sig ingått med Skellefteå kommun. På revisorernas inrådan, efter granskning i november 2010, omfattar förslaget till budget för år 2012 även Skellefteå kommuns del av nämndens kostnader. Även kostnad för administration och sekretariat för nämnden ingår i budgeten. Totalt sett innebär detta en ökad budgetomslutning. Bilaga 4 a) Förslag till budget 2012. Beslutet sänds till: Bilaga 4. Budget 2012, tjänsteskrivelse 2011-09- 16.doc28 Sida 2

Gemensam nämnd för drift av personalsystem KLK Ekonomiavdelningen/Eskil Burlin 2011-09-28 Förslag till budget 2012. Kostnader Intäkter Skellefteå Avtal om systemförvaltning, Ske-å 1 979 533 Avtal om IT-drift, Ske-å 815 000 Administration sekretariat mm 7 500 Kostnad Skellefteå kommun 2 802 033 2 802 033 2 802 033 Arvidsjaur Avtal om systemförvaltning, Ske-å 51 165 Avtal om IT-drift, Ske-å 123 869 Administration sekretariat mm 7 500 Ersättning från Arvidsjaur kommun 182 534 182 534 182 534 Malå Avtal om systemförvaltning, Ske-å 30 993 Avtal om IT-drift, Ske-å 104 957 Administration sekretariat mm 7 500 Ersättning från Malå kommun 143 450 143 450 143 450 Norsjö Avtal om systemförvaltning, Ske-å 38 540 Avtal om IT-drift, Ske-å 121 000 Administration sekretariat mm 7 500 Ersättning från Norsjö kommun 167 040 167 040 167 040 Summa 3 295 057 3 295 057 Specifikation av kostnad för beredning, verkställighet, planering och administration för nämnden. Beräkningsunderlag: Kostnad för arbetskraft 489 175 Övriga kostnader PC, rum & städ: 16.000/år 16 000 Arkiv,kontorsmater: 4.000/år 4 000 Årskostnad, total 509 175 Kostnad per vecka 9 792 Kostnad för gemensam nämnd, 3 veckor 29 375 Delat på 4 kommuner: 7.343/kommun Kostnad per kommun 7 500

Tjänsteskrivelse 2011-09-16 Diarienummer Kommunledningskontoret Handläggare Gerd Olofsson 0910-73 59 68 Översyn av interna rutiner Sammanfattning Nämndens interna rutiner har fungerat tillfredsställande. Förutom en redaktionell ändring finns för närvarande inte något behov av ytterligare revidering. Förslag till beslut 1. Nämnden fortsätter sitt arbete enligt de interna rutinerna 2. Nämndens interna rutiner ska ses över årligen 3. Sista meningen i rutinbeskrivningen ändras till: Dessa rutiner ska ses över årligen. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2011-09-16. Postadress: 931 85 Skellefteå Besöksadress: Trädgårdsgatan 6 931 85 Skellefteå Fax: 0910-73 51 24 Tel: 0910-73 50 00 Organisationsnummer: 212000-2643 Internet: www.skelleftea.se E-post: gerd.olofsson@skelleftea.se Dokumentnamn: Bilaga 5. Översyn av interna rutiner Sida: 1(2)

SKELLEFTEÅ KOMMUN Beskrivning av ärendet Nämndens interna rutiner har hittills fungerat tillfredsställande men bör trots det gås igenom regelbundet. En redaktionell ändring behövs så att sista meningen lyder Dessa rutiner ska ses över årligen. Något behov av ytterligare revidering har för närvarande inte framkommit. För närvarnade har rutinerna, reviderade 2010-03-26, följande utformning: Interna rutiner för gemensam nämnd för drift av personalsystem 1. Kallelser och handlingar till sammanträden med den gemensamma nämnden kan med fördel skickas med e-post till ledamöterna och ersättarna. Kallelsen ska innehålla en påminnelse om att meddela förhinder. 2. Förhinder att delta i nämndens möten ska meddelas till nämndens sekretariat. 3. Närvarorapportering ska skötas av respektive kommun. 4. Protokollen från nämndens sammanträden ska skickas till kommunernas officiella e- postlådor. Varje kommun sedan ansvarar för att protokollen anslås i den egna kommunen. 5. Kommunledningskontoret i Skellefteå är nämndens sekretariat och arkiv. Protokollen från nämndens möten kommer att finnas tillgängliga på Skellefteå kommuns hemsida. 6. Delgivning till nämnden ska ske till ordförande eller nämndens sekretariat. 7. Rapport om hur verksamheten utvecklas och den ekonomiska ställningen lämnas varje tertial (per e-post) till nämndens ledamöter och ersättare samt till respektive kommunfullmäktige. Nämndens ordförande ska signera rapporten. Dessa rutiner ska ses över och kompletteras på nämndens sammanträden under år 2010. Beslutet sänds till: Dokumentnamn Bilaga 5. Översyn av interna rutiner.doc Sida 2