Sammanträdesdatum 1(10) Plats och sammanträdestid Beslutande ledamöter Tjänstgörande ersättare Sevederummet, Stadshuset, Vimmerby Torsdag 1 oktober 2015 Klockan 13.15-14.35. Annika Högberg (S), ordförande Sören Sjöholm (M) v ordförande Bo Svensson (C) Pia Young (V) Eva Berglund (S) Birger Andersson (C) Övriga deltagare Kanslijurist Therese Jigsved Administratör Bengt Westrin Bo Svensson (C) Justeringens plats och tid Vimmerby 2015-10-06 Paragrafer 13-19 Underskrifter Sekreterare Bengt Westrin Ordförande Annika Högberg (S) Bo Svensson (C) Anslag/bevis Organ Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Valnämnden Sammanträdesdatum Datum då anslaget sätts upp 2015-10-06 Datum då anslaget tas ned 2015-10-29 Protokollets förvaringsplats Administrativa avdelning Underskrift Sekreterare
Sammanträdesdatum 2(10) VN 13 Dnr 2015/164 Kod 111 Meddelanden Valnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Vid dagens sammanträde föreligger följande meddelanden: Samråd med Valmyndigheten. Kanslijurist Therese Jigsved redogjorde för hur samrådet gått till och hänvisade till det svar Vimmerby kommun erhållit.
Sammanträdesdatum 3(10) VN 14 Dnr 2015/191 Kod 111 Genomförande av folkomröstning - omröstningsdistrikt, omröstningslokaler, röstsedlar och möjlighet till förtidsröstning och budröstning Valnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. De valdistrikt och vallokaler som gäller för allmänna val ska vara omröstningsdistrikt och omröstningslokaler för folkomröstningen. Om av någon anledning vallokal behöver ändras uppdras det till valnämnden att sörja för ombokning av lokal. 2. Det ska finnas tre röstsedlar i olika färger. De röstande ska välja en röstsedel som läggs ner i valkuvertet. Inga kryss eller markeringar får göras på röstsedeln. 3. De röstberättigade ska ha möjlighet att förtidsrösta och rösta genom bud. 4. Fullmäktige överlåter på valnämnden att närmare besluta om genomförandet av folkomröstningen i enlighet med lagen om kommunala folkomröstningar. Folkinitiativ angående folkomröstning om skolor och förskolor på landsbygden i Vimmerby kommun ska läggas ned eller bevaras har lämnats in till Vimmerby kommun 2015-04-27 och antalet initiativtagare uppgick till 23,5 % av de röstberättigade. Då minst 10 % av de röstberättigade skrivit under är fullmäktige skyldig att pröva frågan om folkomröstning. om folkomröstning behandlades av fullmäktige 2015-06-22 då fullmäktige med ändring av kommunstyrelsens förslag beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen för att ge fullmäktige möjlighet att ta ställning till hela ärendet i frågan om en folkomröstning. Vid kommunstyrelsens sammanträde 2015-08-25 behandlades ärendet om folkomröstning och förslag från kommunstyrelsen är att folkomröstning ska hållas. Fullmäktige kommer att avgöra frågan om folkomröstning vid sammanträde 2015-09-28.
Sammanträdesdatum 4(10) om genomförande av folkomröstning bereds under förutsättning att fullmäktige beslutar att genomför folkomröstning. I kommunallagen (KL) 5 kap regleras förutsättningarna för kommunala folkomröstningar. Har fullmäktige beslutat genomföra en folkomröstning ska den genomföras i enlighet med lagen. Inom kommunen är det valnämnden som ansvarar för planeringen och genomförandet av folkomröstningar. Enligt 2 lagen om kommunala folkomröstningar ska fullmäktige i anslutning till att fullmäktige beslutar om att hålla folkomröstning också besluta om 1. dag för omröstning 2. omröstningsdistrikt och omröstningslokaler 3. den fråga och de svarsalternativ som ska ställas till de röstberättigade, 4. röstsedlarnas antal, innehåll och utseende 5. huruvida röstning kan ske på annat sätt än genom personlig inställelse i omröstningslokalen, samt 6. när röstsammanräkningen senast ska vara avslutad. Det finns förslag till dag för omröstning och när röstsammanräkningen senast ska vara avslutad som beretts av valnämnden. Frågan som ska ställas bereds av kommunstyrelsen. Det återstår då för valnämnden att bereda punkt 2, 4 och 5. Vad gäller omröstningsdistrikt och omröstningslokaler föreslås att de distrikt och lokaler som använts under allmänna val också blir omröstningsdistrikt och omröstningslokaler. Det innebär att det kommer att finnas möjlighet att rösta på tretton olika platser i Vimmerby kommun på omröstningsdagen. Kommunen skulle kunna välja att ha en annan indelning, men det kan antas vara enklare och gå snabbare att använda befintlig valorganisation än att skapa en ny. Om av någon anledning vallokal behöver ändras lämnas det till valnämnden att sörja för. Vad gäller valsedlar föreslås det att det används olika färger för de olika svarsalternativen. Även om frågan inte är färdigberedd än så är det mycket troligt att det bli tre svarsalternativ oavsett fråga, antingen ja, nej eller avstår eller två olika alternativ och ett avstår. Att använda olika färger på röstsedlarna underlättar vid rösträkningen och bidrar till att omröstningen blir så säker som möjligt. De röstande får inte göra några markeringar eller kryss på röstsedeln.
Sammanträdesdatum 5(10) Vid alla val är det viktigt att alla som vill har möjlighet att rösta. Förtidsröstning gör att personer som inte har möjlighet att rösta på omröstningsdagen ändå kan rösta och det är väl etablerat i samband med allmänna val och val till Europaparlamentet. Att erbjuda budröstning gör att de som av olika skäl har svårigheter att ta sig till omröstningslokal eller förtidsröstningslokal också har en möjlighet att lägga sin röst. Därför föreslås att de röstberättigade ska ha möjlighet att förtidsrösta och rösta genom bud. Mer detaljerade rutiner för hur genomförandet av folkomröstningen ska gå till lämnas till valnämnden. Beslutsunderlag Folkinitiativ om folkomröstning om skolor och förskolor på landsbygden i Vimmerby kommun ska läggas ned eller bevaras inlämnat 2014-04-27, Id 47727. Kommunfullmäktiges beslut 2015-06-22, KF 161. Återremissyrkande inlämnat av Peter Högberg (S), Id 48175. Kommunstyrelsens beslut 2015-08-25, KS 285. 2015-09-01, VN 9 Kommunstyrelsens beslut 2015-09-08, KS 305. Tjänsteskrivelse upprättad av kanslijurist Therese Jigsved, Id 48721. Sändlista Kommunfullmäktige
Sammanträdesdatum 6(10) VN 15 Dnr 2015/191 Kod 111 Förtidsröstning och budröstning tillvägagångssätt Valnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Vid dagens sammanträde informerar kanslijurist Therese Jigsved och administratör Bengt Westrin om möjligheten att använda sig av förtidsröstning och av budröstning. Valnämnden fick en beskrivning om hur förtidsröstning och budröstning går till. Kommunala ombud för budröstning utses av Valnämnden.
Sammanträdesdatum 7(10) VN 16 Dnr 2015/191 Kod 111 Lokal vid förtidsröstning Valnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna Vid dagens sammanträde informeras valnämnden om att enda lokalen för förtidsröstning i kommunen kommer att vara huvudbiblioteket i Vimmerby. Sändlista Tf förvaltningschef Anna Olausson
Sammanträdesdatum 8(10) VN 17 Dnr 2015/191 Kod 111 Datum för nytt sammanträde med valnämnden Valnämnden beslutar att ha sammanträde 2015-11-10, kl 10.00-12.00. Ärende Tidpunkt för nästa valnämndssammanträde.
Sammanträdesdatum 9(10) VN 18 Dnr 2015/191 Kod 111 Upphandling av röstlängder och röstkort Valnämnden beslutar uppdra åt valkansliet, kanslijurist Therese Jigsved och administratör Bengt Westrin, att upphandla röstlängder, röstkort och distribution av röstkort. I samband med folkomröstning utanför allmänt val är det kommunen som står för alla arbetsuppgifter och allt material för att kunna genomföra ett val. De flesta uppgifterna kan vi ombesörja genom kommunens egen organisation, medan andra uppdrag måste upphandlas. När det gäller framtagande av röstlängder, röstkort och distribution av röstkort så skall dessa åtgärder upphandlas och denna uppgift ska påbörjas så snart som möjligt.
10(10) Valnämnden Sammanträdesdatum VN 19 Dnr 2015/191 Kod 111 Öppettider under valdagen Beslut om vilka öppettider som kommer att gälla för valdagen kommer att fattas vid ett senare tillfälle. Folkomröstningar har genom tiderna samlat mindre antal röstande än vid allmänna val. Behovet av röstmottagare kommer härigenom att vara mindre än vid allmänt val. Öppettiden vid folkomröstningen i vallokal bör utformas så att så många som möjligt kan få rösta. En sammanhängande öppettid från klockan 11.00 till klockan 18.00 bör kunna täcka möjligheten att rösta på valdagen diskuterades av valnämnden. Som komplement till valdagen röstningsmöjlighet finns förtidsröstningen. Denna röstningsmöjlighet påbörjas 14 dagar före valet och tider för röstning följer huvudbibliotekets öppettider. Ingen förtidsröstning sker på lördagen före valdagen och på valdagen.