Ekonomi- och personalutskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 1 Plats och tid Kommunhuset, kl 15.00 16.30 Beslutande Ej tjänstgörande ers. Karl-Erik Kruse (S), ordf. Christer Laurell (C) Leif Hägg (M) Gunnar Bengtsson (S) Övriga deltagare Utses att justera Kommunchef Åsa Ratcovich Ekonomichef Jan Bengtsson Personalchef Paul Eklund Nämndsekreterare Britta Fremling Personalsekreterare Christel Thall, 16 Christer Laurell Justeringens tid och plats Kommunförvaltningen, onsdagen den 3 mars kl 13.00 Paragrafer 7-16 Sekreterare Britta Fremling Ordförande Karl-Erik Kruse Justerande Christer Laurell Organ Sammanträdesdatum 2010-03-02 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kommunstyrelsens ekonomi- och personalutskott Anslaget under tiden Förvaringsplats för protokollet Kommunförvaltningen Administration Underskrift... Margareta Persson Utdragsbestyrkande
SVALÖVS KOMMUN Ekonomi- och personalutskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 2 (13) 7 Dnr 405-2008 Igångsättningstillstånd investeringar 2010 Sammanfattning Kommunfullmäktige har i samband med ärende om budget och flerårsplan beslutat att kommunstyrelsen ska fatta beslut om igångsättningstillstånd för alla investeringar oavsett belopp. Detta innebär att verksamheter måste ha ett godkännande av kommunstyrelsen innan en investering får påbörjas. Nedanstående begäran har inkommet inför kommunstyrelsens möte i mars : Nämnd Utskott Projekt Investeringsbelopp Driftkostn 2010 Kommunstyrelse Välfärd Utemiljö lekredskap 800 39 1 Grundskola/Förskola Kommunstyrelse Välfärd Inventarier 400 29 2 Grundskola/Förskola Kommunstyrelse Välfärd IT utrustning 500 62 3 Grundskola/Förskola m.m. Bygg-, trafik- Släckbil 2.500 15 4 och räddning räddningstjänsten Bygg-, trafik- Övriga inventarier 150 1 5 och räddning räddningstjänst Bygg-, trafik- Övriga inventarier 100 19 6 och räddning nämnden Kommunstyrelse Tillväxt o Upprustning lekplatser 500 37 7 samhällsb Kommunstyrelse Tillväxt o Separering Brunnsgatan- 2.700 90 8 samhällsb Idrottsg Svalöv Kommunstyrelse Tillväxt o Skurmaskin, 60 4 9 samhällsb städverksamhet Kommunstyrelse Välfärd Arbetsmiljö vård och 100 10 10 omsorg Kommunstyrelse Välfärd IT investeringar Vård och 365 139 11 omsorg Kommunstyrelse Välfärd Övriga investeringar Vård 300 22 12 och omsorg Kommunstyrelse Myndighet Arbetsmiljöinvesteringar 50 4 13 Individ o familj Kommunstyrelse Myndighet IT investeringar 50 9 14 Individ o familj Kommunstyrelse Myndighet Övriga investeringar 50 4 15 Individ o familj Summa 8.625 484 Efter det att sammanställningen gjordes två ansökningar tillkommit. Teknik & Service har lämnat in en begäran om igångsättningstillstånd för investeringar i Bila ga Justerandes sign Utdragsbestyrkande
SVALÖVS KOMMUN Ekonomi- och personalutskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 3 (13) samband med anläggande av busshållplats i Kågeröd och it-kontoret begär igångsättningstillstånd för en ny televäxel. Beslutsunderlag Begäran om igångsättningstillstånd televäxel, daterad 2010-02-25. Begäran om igångsättningstillstånd busshållplats, daterad 2010-02-24. Kommunförvaltningens förslagsskrivelse, daterad 2010-02-23. Yrkande Karl-Erik Kruse (S): Förslag till beslut i kommunstyrelsen: Igångsättningstillstånd för samtliga 15 investeringsprojekt enligt bilaga 1-15 beviljas. Igångsättningstillstånd för televäxel beviljas (bilaga 16). Igångsättningstillstånd för busshållplats i Kågeröd beviljas under förutsättning av att kommunfullmäktige beviljar tilläggsanslag för investeringen (bilaga 17). Förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige: Tilläggsanslag för anläggande av busshållplatsen i Kågeröd med 1 000 000 kr beviljas. Finansiering sker ur kommunens rörelsekapital. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på yrkandet och finner att utskottet beslutar enligt detta. Ekonomi- och personalutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Igångsättningstillstånd för samtliga 15 investeringsprojekt enligt bilaga 1-15 beviljas. Igångsättningstillstånd för televäxel beviljas (bilaga 16). Igångsättningstillstånd för busshållplats i Kågeröd beviljas under förutsättning av att kommunfullmäktige beviljar tilläggsanslag för investeringen (bilaga 17). Ekonomi- och personalutskottets förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige Tilläggsanslag för anläggande av busshållplatsen i Kågeröd med 1 000 000 kr beviljas. Finansiering sker ur kommunens rörelsekapital. Expediering: Kommunförvaltningen Ekonomi (JBN) Berörda nämnder och styrelser Justerandes sign Utdragsbestyrkande
SVALÖVS KOMMUN Ekonomi- och personalutskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 4 (13) 8 Dnr 154-2010 Definitiv överföring av investeringsmedel från 2009 till 2010 Sammanfattning Överföring av preliminära investeringsanslag från 2009 till 2010 beslutades enligt kommunens rutiner i kommunfullmäktige den 21 december 2009, 142. Kommunförvaltningen ekonomi ska därefter informera kommunfullmäktige om definitiva summor senast i mars 2010. Kommunfullmäktige fattar då kompletterande beslut om den sammanlagda summan överstiger den preliminära eller om nya objekt tillkommit. I nedanstående tabell framgår beloppen för de enskilda nämnderna Nämnd Preliminärt beslut i KF. Tkr Förslag till definitivt beslut. Tkr Kommunstyrelse 23.013 14.346 Bygg, trafik och 384 365 räddningsnämnd BT-Kemi efterbehandling 1.398 1.398 TOTALSUMMA 24.795 16.109 Begäran från nämnderna är utformade på ett sätt där den totala investeringen tydligt framgår. Beslutsunderlag Kommunförvaltningens förslagsskrivelse med bilagor, daterad 2010-02-23. Ekonomi- och personalutskottets förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige Definitiv överföring av investeringsmedel från 2009 till 2010 godkänns på totalt 16.109 tkr fördelat på nämnder och styrelser enligt följande: - Kommunstyrelsen 14.346 tkr - Bygg- trafik- och räddningsnämnd 365 tkr - BT-Kemi 1.398 tkr Expediering: Kommunförvaltningen Ekonomi (JBN) Berörda nämnder och styrelser Justerandes sign Utdragsbestyrkande
SVALÖVS KOMMUN Ekonomi- och personalutskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 5 (13) 9 Dnr 33-2010 Ansökan om bidrag för inbrottslarm till Arbete & Integrations lokaler Sammanfattning Sedan Arbete och Integration flyttade från Kvarnhuset till kommunhuset, f.d. företagshälsovårdens lokaler, behövs inbrottslarm till denna del av huset. Anbud har tagits in för detta till en kostnad om 49 300 kr. Arbete & Integration har ansökt om medel från tillväxt- och samhällsbyggnadsutskottet för hälften av kostnaden, d.v.s. 24 650 kr. Ekonomichef Jan Bengtsson informerar om att det vid ingången av 2009 fanns ca 650 000 kr tillgängliga för risk- och säkerhetsarbete av detta slag. Ekonomiavdelningen föreslår att ansökan ska beviljas. Beslutsunderlag Kommunförvaltningen Ekonomis skrivelse, daterad 2010-02-04. Arbete & Integrations ansökan, daterad 2010-01-11. Ekonomi- och personalutskottets beslut Ansökan från Arbete & Integration om 24 650 kr för installering av inbrottslarm beviljas att finansieras ur medel för risk- och säkerhetsarbete. Förvaltningen får i uppdrag att vid nästa översyn av kommunstyrelsens delegeringsordning se över möjligheten att delegera beslutsfattande om användande av medel för risk- och säkerhetsarbete. Expediering: Kommunförvaltningen (SHG, JBN, MAN, BRG) Justerandes sign Utdragsbestyrkande
SVALÖVS KOMMUN Ekonomi- och personalutskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 6 (13) 10 Dnr 108-2006 Tolkning av Bestämmelser för ersättning till kommunalt förtroendevalda Medborgardialogträffar och liknande Sammanfattning Kommunfullmäktiges beredningar som tillkom i och med den nya organisationen som trädde i kraft den 1 juli 2009 har fått ett särskilt uppdrag att arbeta i nära dialog med kommunens invånare. Även utskott och nämnder ska arbeta med medborgardialog på olika sätt. Bl.a. kommer förtroendevalda regelbundet att bjuda in medborgare till möten för att hämta in synpunkter och diskutera olika frågor. Reglementet för ersättningar till förtroendevalda behöver tolkas för att det ska bli helt tydligt vilka ersättningsregler som gäller för de förtroendevalda som deltar vid dialogträffar och liknande möten. Tolkning av ersättningsbestämmelserna ska göras av ekonomi- och personalutskottet. Beslutsunderlag Utskottets ordförandes förslagsskrivelse, daterad 2010-02-23. Ekonomi- och personalutskottets beslut För dialogträff med medborgare där förtroendevald deltar i genomförandet av mötet för kommunalt organs räkning (beredning, utskott eller liknande) ska arvode och ersättningar utgå som vid sammanträde. Denna tolkning ska skrivas in i bestämmelserna för ersättningar till kommunalt förtroendevalda i samband med översyn inför nästa mandatperiod. Expediering: Samtliga beredningar (presidier och ansvariga tjänstemän) Kommunförvaltningen (MAN, BRG, CBN) Justerandes sign Utdragsbestyrkande
SVALÖVS KOMMUN Ekonomi- och personalutskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 7 (13) 11 Dnr 623-2009 Arvoden och ersättningar till förtroendevalda 2010-2014 samt till röstmottagare m fl fr o m valet 2010 Sammanfattning Demokratiberedningen har sett över gällande bestämmelser för ersättningar och arvoden till förtroendevalda inför mandatperioden 2010-2014. Beredningen har också behandlat ett förslag om reviderade arvodesregler till röstmottagare m.fl. att gälla fr o m höstens val. Förslaget innebär huvudsakligen att nuvarande system med hel- och halvdagsarvoden till röstmottagare ska avskaffas. Ett underlag med olika tänkbara grundbelopp och modeller för uppräkning av ersättningar har remitterats till partierna. Beredningen har efter detta beslutat föreslå kommunfullmäktige att f r om den nya mandatperioden knyta ersättningarna till inkomstbasbeloppet. Beredningen har också överlämnat frågan om utbetalning m.m. av förtroendevaldas pensioner till ekonomi- och personalutskottet för översyn. Beslutsunderlag Förslag till ersättningar för förtroendevalda, inkl. bilaga, daterat 2010-02-26. Demokratiberedningens minnesanteckningar 2010-02-01, punkt 2. Remissvar från FP, M, KD, SD och C. Remisshandlingar, daterade 2009-07-15. Yrkande Karl-Erik Kruse (S): Förslag till beslut i ekonomi- och personalutskottet: Förvaltningen får i uppdrag att se över hanteringen av förtroendevaldas ersättning för förlorad avtalspension. Förslag till beslut i kommunfullmäktige: Förslag till bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda, inkl. ersättningsnivåer, daterat 2010-02-26, antas att gälla fr o m den 1 november 2010. Dock ska nuvarande årsarvoden (gällande sedan den 1 januari 2010) för ordföranden och förste vice ordföranden i bygg-, trafik- och räddningsnämnden, styrelsen för BT Kemi Efterbehandling, revisionen, valnämnden, AB SvalövsBostäder, AB SvalövsLokaler och överförmyndare fortsätta att gälla under november och december 2010. Förändringar gällande röstmottagare och ordförande samt vice ordförande i vallokal ska gälla fr o m valet i september 2010. Bestämmelserna för ersättning, inkl. ersättningsnivåer, ska ses över i en utvärdering med start i maj 2012. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på yrkandet och finner att utskottet beslutar enligt detta. Justerandes sign Utdragsbestyrkande
SVALÖVS KOMMUN Ekonomi- och personalutskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 8 (13) Ekonomi- och personalutskottets beslut Förvaltningen får i uppdrag att se över hanteringen av förtroendevaldas ersättning för förlorad avtalspension. Ekonomi- och personalutskottets förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige Förslag till bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda, inkl. ersättningsnivåer, daterat 2010-02-26, antas att gälla fr o m den 1 november 2010. Dock ska nuvarande årsarvoden (gällande sedan den 1 januari 2010) för ordföranden och förste vice ordföranden i bygg-, trafik- och räddningsnämnden, styrelsen för BT Kemi Efterbehandling, revisionen, valnämnden, AB SvalövsBostäder, AB SvalövsLokaler och överförmyndare fortsätta att gälla under november och december 2010. Förändringar gällande röstmottagare och ordförande samt vice ordförande i vallokal ska gälla fr o m valet i september 2010. Bestämmelserna för ersättning, inkl. ersättningsnivåer, ska ses över i en utvärdering med start i maj 2012. Expediering: Kommunförvaltningen (PAEK, JBN, CUR, BRG) Valnämndens presidium Justerandes sign Utdragsbestyrkande
SVALÖVS KOMMUN Ekonomi- och personalutskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 9 (13) 12 Dnr 156-2010 Upphandling av kommunförsäkring Sammanfattning Svalövs kommuns nuvarande försäkringsavtal för fast och lös egendom, motorfordon, tjänsteresor, olycksfall m.m. gäller under perioden 1 april 2005 1 april 2010. Nuvarande försäkringsavtal tecknades i en samordnad upphandling med 10 andra kommuner för att spara administrativa resurser samt för att få bättre villkor. Vi har arbetat med samma kommuner i denna upphandling. Till vår hjälp har vi haft en försäkringsmäklare Marsh. Nya avtalstiden är som längst t.o.m. 2013-12-31. Kriterierna i anbudsförfrågan för det största området dvs fast och lös egendom är enligt nedan. Dessa har kombinerats med ett antal skall-krav, som anbudsgivarna måste klara. Kriterier Vikt Kvalitet 60 % Pris 25 % Skadeförebyggande insatser 10 % Skadereglering 5 % Försäkringsmäklaren kommer att presentera inkomna offerter för kommunernas försäkringshandläggare på ett möte fredagen den 12 mars. Avsikten är sedan att tilldelningsbesluten skall äga rum under vecka 11 dvs perioden 15-19 mars. Beslutsunderlag Kommunförvaltningens skrivelse, daterad 2010-02-25. Ekonomi- och personalutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Ekonomichef Jan Bengtsson bemyndigas att genomföra upphandling av försäkringar. Informationen noteras. Expediering: Kommunförvaltningen (JBN) Justerandes sign Utdragsbestyrkande
SVALÖVS KOMMUN Ekonomi- och personalutskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 10 (13) 13 Dnr 375-2008 Omställningspaket med stödjande personalåtgärder Sammanfattning Enligt beslut i KF i samband med bokslut 2008 har 5 000 000 kr avsatts till kostnader för organisationsöversyn. Avsikten med avsättningen var att uppnå omställningspaketets mål om sänkta kostnader med 5 mnkr för 2009 och 10 mnkr fr.o.m. 2010. Plan- och strategiutskottet beslutade den 29 oktober 2008, 130, att anta förslag till omställningspaket med stödjande personalåtgärder att gälla till och med den 31 december 2009. Under 2009 har 4 774 000 kr förbrukats. Detaljer framgår i tabellen nedan: Område Belopp. Kr Avtalspensioneringar för 9 personer inom den 3 401 000 samlade kommunförvaltningen Avgångsvederlag i 6 månader för 7 personer 1 202 000 Konsultstöd i samband med upphandling av 141 000 entreprenad avseende kost och park Informationsinsats kring pensionslösningar 30 000 Summa förbrukat per 31 december 2009 4 774 000 Återstående belopp på 226 000 kr reserveras till 2010 för att användas till återstående kostnader i samband med upphandlingar av entreprenadtjänster. Förbrukas inte pengar kommer de att redovisas i 2010 års bokslut. Beslutsunderlag Kommunförvaltningens redovisning, daterad 2010-02-17. Plan- och strategiutskottets protokoll 2008-10-29, 130 Ekonomi- och personalutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Informationen noteras. Expediering: Kommunförvaltningen (JBN, PAEK) Justerandes sign Utdragsbestyrkande
SVALÖVS KOMMUN Ekonomi- och personalutskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 11 (13) 14 Dnr 374-2008 Riktlinjer i samband med nyinrättande och återbesättning av tjänster - vakansprövning Sammanfattning I samband med delårsbokslutet per den 31 augusti 2008 beslutade kommunfullmäktige att nyinrättning och återbesättande av tjänster skulle ske efter samråd med kommunens ledningsgrupp. Ledningsgruppen skulle återrapportera till kommunstyrelsen. T o m 2010-01-31 har det inkommit 263 ansökningar. Av dessa har 258 blivit tillstyrkta och 5 har fått avslag. Merparten av ansökningarna är att härleda till de största verksamheterna (Skola/förskola och Vård/Omsorg) inom förvaltningen. Det fram går av ansökningarna att verksamheterna har ett restriktivt förhållningssätt då det ofta handlar om del av tjänst samt visstidsanställning då verksamhetschefer ansöker och vakansprövning. Införandet av vakansprövningen skedde samtidigt då beslut fattades om omställningspaketet vilket var föranlett av ett sparbeting och då detta uppfyllts kan det vara rimligt att vakansprövningen upphör. Det skall även beaktas att omställningspaketet upphörde att gälla fr o m 2009-12-31. Beslutsunderlag Kommunförvaltningens förslagsskrivelse, daterad 2010-02-17. Kommunfullmäktiges protokoll 2008-10-27, 122. Ekonomi- och personalutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen Prövningen av nyinrättning och återbesättning av tjänster (vakansprövning) upphör. Ekonomi- och personalutskottets förslag till kommunstyrelsen för beslut i kommunfullmäktige Informationen noteras. Expediering: Kommunförvaltningen (PAEK) Justerandes sign Utdragsbestyrkande
SVALÖVS KOMMUN Ekonomi- och personalutskottet SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 12 (13) 15 Dnr 125-2010 Friskvårdsbidrag för anställda i Svalöv kommun Sammanfattning Då beslut om friskvårdsbidrag med 600 kronor per anställd och år gällde till och med den 31 december 2009 bör detta förlängas. Beslutsunderlag Kommunförvaltningens förslagsskrivelse, daterad 2010-02-23. Ekonomi- och personalutskottets beslut Friskvårdsbidrag med 600 kronor per år och anställd förlängs att gälla från och med 2010-01-01 och tillsvidare eller till dess att något annat beslut fattas. Expediering: Kommunförvaltningen (PAEK, CLTL) Justerandes sign Utdragsbestyrkande
SVALÖVS KOMMUN Ekonomi- och personalutskottet 16 Information, Personal SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2010-03-02 Sida 13 (13) Personalsekreterare Christel Thall informerar om: a) Projekt Rehab, delrapport 5 (Dnr 336-2008) Ekonomi- och personalutskottets beslut Informationen noteras. Justerandes sign Utdragsbestyrkande