Utredningsavdelningen 1(8) Datum Version 20160511 1.1 Skapad av Beslutad av Anette Gustavsson Eva Marie Tancred Rutiner för e-tjänstplattform ABOU-automaten Innehåll 1. Allmänt. 2 1.1 Varför rutiner. 2 1.2. Ansvar för rutinerna. 2 1.3. Målgrupp... 2 2. Val av kommunikationskanal.. 2 2.1. Nulägesanalys.. 2 2.2. E-legitimation och e-signering.. 2 2.3. Verktyg 2 3. Skapa e-tjänst.. 3 3.1. Namnsättning av e-tjänsten. 3 3.2. Namnsättning av e-tjänstens systemnamn.. 3 3.3. Sidornas systemnamn och sidnamn 4 3.4. Sidornas struktur.. 4 3.5. Tacksida.. 4 3.6. Samtycke om behandling av personuppgifter 4 3.7. Utformning av fält och namnsättning. 5 3.8. Statistik och rapporter 5 3.9. Kvittens och avisering: 5 3.10. Blankett. 5 3.11. Test av e-tjänst.. 6 4. Skapa menygrupper och kategorier.. 6 4.1. Menygrupper. 6 4.2. Kategorier.. 7 5. Publicering på landskrona.se och sökoptimering. 7 5.1. Publicering på landskrona.se 7 5.2. Språk. 7 5.3. Sökoptimering på landskrona.se 7 5.4. Förberedelse av sökordsoptimering i Automaten 7 6. Behörigheter.. 7 6.1. Behörighetsstyrning.. 7 7. Administration av inkomna ärenden 8 7.1. Hantering av ärenden. 8 7.2. Dokumenthantering. 8
2(8) 1. Allmänt 1.1 Varför rutiner Syftet med rutinerna är att säkerställa att vi inom Landskrona stad får en enhetlig utformning av de externa tjänsterna gällande struktur, innehåll och att vi utgår från medborgarnas behov. Rutinerna ska också tydliggöra hur e-tjänster och blanketter synliggörs på landskrona.se, när e-tjänster ska användas och vem som ansvarar för att göra vad i e-tjänsteplattformen. 1.2. Ansvar för rutinerna Utredningsavdelningen är systemägaren och fastställer rutinerna. Utredningsavdelningens e-samordnare har på uppdrag ansvaret för att uppdatera rutinerna. 1.3. Målgrupp Rutinerna vänder sig till utredningsavdelningens e-samordnare som har det övergripande ansvar och e-samordnare i förvaltningarna som har förvaltningsansvar samt förvaltningarnas och stadsledningskontorets kommunikatörer. 2. Val av publiceringssystem 2.1. Nulägesanalys I samband med nulägesanalysen görs en bedömning vilka externa och interna förbättringar och effektivitets- eller nyttovinster som finns. 2.2. e-legitimation och e-signering SKL:s "Rapport till vägledning vid införandet av e-tjänster" http://brs.skl.se/brsbibl/cirk_documents/11bil11046.pdf (se bilaga 1, sidan 18-25) används som vägledning vid bedömning om e-tjänsten kräver e-legitimation och e- signering. En tjänst som kräver e-legitimation medför en engångskostnad vid varje genomförd e-signering. 2.3. Systemval Erfarenhetsutbyte sker med kommunerna i Familjen Helsingborg och ABOU eftersom möjligheter finns att importera redan framtagna e-tjänster. Beslut tas om tjänsten ska utvecklas i ABOU-Automaten, verksamhetssystem eller webbformulär. Ansvarig: Systemägare, e-samordnare övergripande, representant från förvaltningen, e-samordnare förvaltning och kommunikatör.
3(8) 3. Skapa e-tjänst 3.1. Namngivning av e-tjänsten För att medborgarna lätt ska kunna hitta bland de olika tjänsterna är det viktigt att tjänsterna namngivs på ett konsekvent och genomtänkt sätt. Namngivningen ska följa strukturen: Vad tjänsten avser (ämne) och vad tjänsten ska resultera i. Lovprogram registrering av aktivitet Borgerlig vigsel bokningsförfrågan Sotningen ansökan om egensotning eller annan utförare God man eller förvaltare intresseanmälan 3.2. Namngivningen av e-tjänstens systemnamn URL-namnet ska vara kort och tydliggöra vilken förvaltning som är ägare till e- tjänsten. Namnsättningen ska följa strukturen: Förvaltningsförkortning och siffra som motsvarar antalet tjänster förvaltningen tagit fram. Fritids- och kulturförvaltningen FOKx Individ- och familjeförvaltningen - IOFx Miljöförvaltningen - MILx Omsorgsförvaltningen - OMSx Räddningstjänsten - RTJx Stadsbyggnadsförvaltningen - SBx Stadsledningskontoret - STAx Teknik- och serviceförvaltningen - TSx Utbildningsförvaltningen UTBx 3.3. Sidornas systemnamn och sidnamn Sidans systemnamn och sidnamn ska vara samma om möjligheter finns. Systemnamnet kan inte innehålla å,ä,ö och specialtecken. Systemnamnet måste vara unikt för sidorna och kan inte ändras. Sidnamnet syns tydligt gentemot medborgarna och ska tydliggöra vad ifyllnadsfälten på sidan avser. Namngivningen ska följa strukturen: Systemnamn utan å,ä,ö och specialtecken och förklarande sidnamn. Fastighetsagare Fastighetsägare Intresseanmalan - Vad avser din intresseanmälan Uppgifter - Allmänna uppgifter Personuppgifter Personuppgifter
4(8) 3.4. Sidornas struktur Börja alltid med övergripande information (InfoPage) och därefter sida med allmänna uppgifter. Vi ska inte hantera personuppgifter i de fall det inte är nödvänligt. Om behov finns av personuppgifter ska denna sida komma i den senare delen. 3.5. Tacksida Tacksida som skapas automatiskt, ska ha sidtypen PdfLinkThankYou.aspx eftersom tacksidan ska innehålla en sammanfattning (pdf-fil) på genomförd tjänst. Medborgaren kan på så sätt välja mellan att skriva ut sammanfattningen eller spara. Text om denna möjlighet att spara eller skriva ut ingår i tacksidan. Tacksidan ska också innehålla information om tjänsten, såsom vad som kommer att ske, avsändare och kontaktuppgifter. Tack för din intresseanmälan och vilja att göra en betydelsefull samhällsinsats. Vi kommer att kontakta dig för ytterligare information och utbildning. Med vänlig hälsning Överförmyndarenheten Landskrona stad 0418-47 00 00 3.6. Samtycke om behandling av personuppgifter Om personuppgifter behövs för att hantera ärendet måste medborgaren samtycka om behandling av personuppgifter. Därför placeras i slutet av tjänsten en fråga med ja som obligatoriskt svar, tillsammans med hjälptext (Redigera e-tjänst/sidnamn xxxxx/texter) som placeras efter frågan. Godkännande av hantering av personuppgifter enligt PUL Ja Jag godkänner att personuppgifter som lämnas i denna e-tjänst behandlas för administration och andra åtgärder som behövs för att handlägga ärendet. Behandlingen kan även avse framställning av statistik. Om du vill ha ytterligare information om hur dina personuppgifter behandlas kontakta oss via telefon 0418-47 XX XX, e-post xxxxxx@landskrona.se eller via post till Xxxxxxxxförvaltningen, Stadshuset, 261 80 Landskrona. Ansvarig nämnd är Xxxxxxxxx.
5(8) 3.7. Utformning av fält och namngivning För att medborgarna ska känna igen sig och lätt kunna genomföra sina ärenden är det viktigt att vi är konsekventa med hur vi utformar fälten. För att underlätta för dem som fyller i formulärfälten anger vi när så är aktuellt hur de ska fyllas i. Vid e-legitimation kan integrerade fält användas för att hämta folkbokföringsuppgifter. Förnamn Efternamn Personnummer (ÅÅÅÅMMDDXXXX) Bostadsadress Postnummer Ort Telefonnummer eller mobilnummer E-postdress Ibland kan det vara aktuellt med fält för tillfälliga adressuppgifter. 3.8. Statistik och rapporter Vid behov av statistikutdrag för redovisning av uppgifter i nämnd ska funktionen i administrationsvyn som heter Statistik och rapporter användas. Där ska statistiken hämtas under fliken Antal ärenden. Vid behov av mer omfattande statistiksutdrag kontaktas Landskrona stads stadsjurist som är personuppgiftsombud. 3.9. Kvittens och avisering När medborgarna skickar uppgifter ska de få en kvittens (meddelande via e-post). Likaså ska en avisering skickas till förvaltningens funktionsbrevlåda. Funktionsbrevlåda används eftersom det säkerställer att förvaltningen hanterar ärendet skyndsamt, samtidigt som funktionsbrevlådan underlättar vid semester eller annan frånvaro. Vid externa kvittenser och interna aviseringar bifogas inte sammansställningen av genomförd e-tjänst. Detta eftersom känsliga uppgifter, som till exempel personuppgifter, inte ska skickas via e-post eftersom e-posten inte är krypterad. 3.10. Blankett För att göra tjänsterna tillgängliga för dem som inte vill fylla i på dator, ska den utskrivningsbara blankett som genereras automatiskt i ABOU-Automaten användas. En kontroll görs av blanketten när e-tjänsten testas, för att bland annat undvika att radbrytningar placeras felaktigt.
6(8) I dokumentmallarna ska följande information finnas i sidfoten: Lämnade uppgifter behandlas i enlighet med personuppgiftslagen (1998:204) och handlingen omfattas av offentlighetsprincipen. Vid begäran om utlämnande görs en prövning om så kan ske i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen. För respektive förvaltning finns en övergripande dokumentmall. Möjligheter finns att skapa en unik dokumentmall för en e-tjänst och sker detta ska ovan information finnas med. 3.11. Test av e-tjänst För att tjänsten ska vara användarvänlig testas e-tjänsten bland annat av någon som inte varit involveras när e-tjänsten skapats och som är representativ för målgruppen. Ansvarig: e-samordnare övergripande och e-samordnare förvaltning. 4. Skapa menygrupper och kategorier 4.1. Menygrupper Benämningen på menygrupperna ska ha ett medborgarperspektiv samt i möjligaste mån vara samstämmig med landskrona.se och kommunerna i Familjen Helsingborg. Menygrupperna ska identifieras som ett ämne. Aktuella menygrupper (vid start av ABOU-Automaten): Bygga, bo och miljö Förskola och utbildning Kommun och politik Näringsliv och arbete Omsorg och stöd Stadsplanering och trafik Uppleva och göra Respektive menygrupp ska innehålla en kort förklaring vilka blanketter som finns i menygruppen tillsammans med exempel på blanketter. Information ska också finnas om allmän handling, offentlighetsprincipen och sekretesslagen. Respektive menygrupp ska innehålla en länk till synpunktshanteraren samtidigt som vi poängterar betydelsen av att få in användarnas synpunkter och tips på e-tjänster. Exempel (texten tillhör menygruppen bygga, bo miljö): Här hittar du blanketter och e-tjänster som bland annat handlar om boende, lokalfrågor, nybyggnation samt miljö-, livsmedel- och hälsoskydd. För att göra det enklare att hitta är de indelade i olika kategorier. Tänk på att de uppgifter du lämnar in är allmän handling och kan lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen om inte sekretess enligt sekretesslagen gäller.
7(8) Saknar du någon blankett eller e-tjänst, kontakta oss här (länk till http://www.landskrona.se/synpunkt.aspx). Ansvarig: e-samordnare övergripande och e-samordnare förvaltning. 4.2. Kategorier Benämningen på kategorierna ska likväl som menygrupperna ha ett medborgarperspektiv och utvecklas allt efter att nya tjänster skapas. Vid vissa tillfällen kan det vara aktuellt att en tjänst finns under flera menygrupper och kategorier. Ansvarig: e-samordnare övergripande och e-samordnare förvaltning. 5. Publicering på landskrona.se och sökoptimering 5.1. Publicering på landskrona.se För att vara synliga och tydliga med vilka digitala tjänster Landskrona stad erbjuder ska alla blanketter och e-tjänster oavsett om de är skapade i ABOU-Automaten eller annat system publiceras på e-tjänsteportalen. Ansvarig: e-samordnare förvaltning och kommunikatör förvaltning. 5.2. Språk Utgångspunkt är enkel svenska och att inga förkortningar används. Använd gärna - http://www.sprakochfolkminnen.se/sprak/klarsprak/att-skrivaklarsprak/klarsprakstestet.html, http://lix.se/ eller andra språktester. Ansvarig: e-samordnare förvaltning och kommunikatör förvaltning. 5.3. Sökoptimering på landskrona.se För att bidra till att ABOU-Automatens tjänster blir tillgängliga på landskrona.se ska det finnas en webbsida som informerar om tjänsten. Ingressen på denna sida ska innehålla ord som gör att sökfunktionen på landskrona.se hittar tjänsten. Sidan på landskrona.se ska innehålla en länk till tjänsten. Ansvarig: e-samordnare förvaltning och kommunikatör förvaltning. 5.4. Förberedelse av sökordsoptimering i ABOU-Automaten För att förbereda om ABOU-Automaten kommer att utveckla en sökfunktion ska det i nuläget användas ord och text som identifierar tjänsten. 6. Behörigheter 6.1. Behörighetsstyrning
8(8) Behörigheter tilldelas av respektive förvaltning. Detta sker genom att e-tjänsten får behörighet på gruppnivå och att individer tilldelas behörighet till gruppen. Vid uppläggning av individer används samma användarid som vid inloggning på datorn. Endast de som aktivt arbetar med ABOU-Automaten ska ha behörigheter. Den som skapar e-tjänsten ska ha behörigheten verksamhetsadministratör likväl som övergripande e-samordnare. Handläggare tilldelas behörigheten statusuppdaterare och vid vissa undantag endast läsbehörigheter. 7. Administration av inkomna ärenden 7.1. Hantering av ärenden Varje handläggare ska ha kunskap om hur ärenden i ABOU-Automaten administreras. Inkomna ärenden registreras i förvaltningens ärendehanteringssystem eller verksamhetssystem. Status ska alltid uppdateras (inkommit, registrerat, under handläggning, avslutat). Därefter avgör förvaltningen i vilken omfattning ärendet administreras i ABOU- Automaten, som till exempel om diarienummer ska anges, handläggare ska tilldelas och om meddelande ska skickas. Administration såsom diarienummer och status är underlag till Mina ärenden, dvs när medborgaren via e-legitimation kan följa sitt ärende. Om ABOU-Automaten har integrerats med verksamhetssystem hämtas underlag till Mina ärenden från verksamhetssystemet. 7.2. Dokumenthantering ABOU-Automaten är inte ett system för arkivering. Arkivering och gallring följer förvaltningens dokumenthanteringsplan. Ärenden ska inte tas bort löpande under innevarande år eftersom det då inte kan inkluderas vid uttag av årlig statistik.