Patientsäkerhetsberättelse 2012

Dnr GN-2013-10 Dpl 54 sid 1 (8) KARLSTADS-HAMMARÖ GYMNASIEFÖRVALTNING Staben Tjänsteyttrande 2013-02-05 Malin Lundgren Kullgren, 054-540 1306 malin.lundgren.kullgren@karlstad.se Patientsäkerhetsberättelse 2012 Dnr GN-2013-10 Dpl 54 Ärende Målet för all hälso- och sjukvård är en god hälsa och vård på lika villkor (2 HSL, 2 TL). Elevhälsans medicinska insatser erbjuder bland annat hälsobesök innehållande hälsosamtal, vaccinationer och enklare sjukvård som ingår i det förebyggande och hälsofrämjande folkhälsoarbetet. Enligt lagen om patientsäkerhet (SFS 2010:659) redovisas årligen en patientsäkerhetsberättelse i vilken det redogörs för vad som gjorts för att identifiera, analysera och reducera risker och negativa händelser och vilket resultat som uppnåtts i patientsäkerhetsarbetet. Lagen lyfter fram tydliga krav på vårdgivaren (Karlstads-Hammarö gymnasienämnd) att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete för att minimera och förebygga vårdskador inom verksamheten. För att göra detta krävs ett öppet klimat och en ständig pågående dialog kring patientsäkerhet och kvalitetsfrågor. Bakomliggande orsaker till att negativa händelser uppstår återfinns oftast på systemnivå. Det är dessa orsaker som är intressanta att analysera och inte de enskilda medarbetarnas eventuella felhandlingar. Om en bakomliggande orsak åtgärdas, kan risken för upprepning av samma händelse/tillbud minimeras eller elimineras. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Vårdgivaren ansvarar för att utse en verksamhetschef som representerar vårdgivaren. Verksamhetschefen är den person som elever, vårdnadshavare, anhöriga, personal och tillsynsmyndighet ska vända sig till rörande frågor kring verksamheten. Ledningsansvaret ska vara tydligt såväl ur ett patient- som ett tillsynsperspektiv. Verksamhetschefen ska enligt hälso- och sjukvårdslagen svara för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet samt är kostnadseffektiv. Verksamhetschefen för elevhälsans medicinska insatser ansvarar för en kontinuerlig riskanalys och bedömning av alla negativa händelser och risker som uppmärksammas ute i verksamheten och är Lex Maria ansvarig. Verksamhetschef på skolområdet har personal- och budgetansvar för skolsköterska och skolläkare. Postadress: Karlstads-Hammarö gymnasieförvaltning, 651 84 Karlstad Besöksadress: Drottninggatan 45 Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 Fax: 054-18 34 19 E-post: gymnasieforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213

Dnr GN-2013-10 Dpl 54 sid 2 (8) Antal elever per skolsköterska (omräknat till elever per heltid) är i genomsnitt ca 540 elever. Det varierar mellan 480 610 på skolorna. Nationellt riktvärde är 400 elever per heltid. Det genomsnittliga elevantalet/heltid skolsköterska har inom Karlstads-Hammarö gymnasieförvaltning successivt ökat sedan läsåret 2010/2011, då det var 445. Sju av åtta skolsköterskor har adekvat specialistutbildning inom öppen hälso- och sjukvård eller barnsjuksköterskeutbildning. Totalt antal heltidstjänster för skolsköterskor är 7.75 % (1.0 tjänstledig, ej tillsatt vikarie borträknad). Det finns en skolläkare som arbetar, anställd via avtal på en 0.5 tjänst. Antal elever per heltidsanställd skolläkare är ca 8 800. Nationellt riktvärde är 4 000 elever per heltid. Nuvarande skolläkare är specialistutbildade barnläkare. Struktur för uppföljning/utvärdering Inom elevhälsans medicinska insatser, under Karlstads-Hammarö gymnasienämnd, finns rutiner för patientsäkerhetsarbete, avvikelsehantering och anmälan enligt Lex-Maria. All hälso- och sjukvårdspersonal är skyldig att rapportera risker, tillbud, avvikelser och vårdskador. Skolsköterskor och skolläkare bidrar till att hög patientsäkerhet upprätthålls genom rapporter till verksamhetschefen vid risk för vårdskada eller händelse som kunnat medföra eller som medfört vårdskada. Detta sker dels genom egenkontroller, dels genom att rapportera avvikelser samt att medverka i årliga riskinventeringar/analyser. En avvikelse är en händelse som medfört eller skulle kunna medföra någon typ av skada för en patient (elev), och som inte är förväntad utifrån patientens tillstånd eller vårdens karaktär. Det finns en särskild rutin för det praktiska tillvägagångssättet, som innebär att den enskilda skolsköterskan eller skolläkaren gör en elektronisk anmälan som enbart kan läsas av verksamhetschefen för elevhälsans medicinska insatser. Verksamhetschefen avgör efter en intern utredning om avvikelsen är av den arten att den ska anmälas enligt Lex Maria till Socialstyrelsen. Vid varje nätverksträff (var 4:e vecka) med gymnasieskolans skolsköterskor finns en punkt, som tar upp eventuella negativa händelser och anmälda avvikelser. En viktig del i detta är, att skapa tillfälle för diskussion och hitta bakomliggande orsaker. Erfarenheter från avvikelsehanteringen tas tillvara i det förebyggande riskhanteringsarbetet. Det är självklart viktigt, att den som anmält en avvikelse också får veta vad som hänt, det enskilda ärendet diskuteras dock enbart med dem som är direkt berörda. Patientsäkerhetsarbete 2012 Obligatoriska, regelbundna verksamhetsträffar anordnas för skolsköterskor en gång i månaden och för skolläkare en gång per halvår. De är till för att upprätthålla, utveckla och kvalitetssäkra den medicinska verksamheten. Skolsköterskan kvalitetssäkrar en gång per år, att alla elever erbjudits hälsobesök och vaccinationer enligt gällande rutiner genom dokumentationssystem i PMO.

Dnr GN-2013-10 Dpl 54 sid 3 (8) Om skolsköterskan får kännedom om tillbud, skador eller brister i elevernas fysiska eller psykiska arbetsmiljö meddelas rektor som ansvarar för att åtgärder vidtas. I PMO (journalsystemet) finns en olycksfallsmodul där alla elevskador kan registreras och sammanställas. Riktlinjer och rutiner utarbetas, revideras och uppdateras kontinuerligt för att hålla en hög patientsäkerhet. Arbete pågår för att byta system för hela vår elektroniska metodbok. Den blir då mer användarvänlig och tydligare i sin struktur. Beräknas vara klart i februari 2013. Kontinuerliga utbildningar erbjuds för att säkra och utveckla dokumentationen i elevhälsovårdsjournalen PMO. Särskilda mallar och sökord finns för att kvalitetssäkra elevkontakterna. Byten av personliga lösenord i journalsystemet sker regelbundet. Medicinskteknisk utrustning servas enligt gällande rutin en gång per år och vid behov. Under året har 40 avvikelser anmälts via vårt elektroniska kvalitetssystem. Antalet 2011 var 11. Det ökade antalet tolkas som ett resultat av ett tydligt fokus på patientsäkerhetsfrågor under 2012. Ingen avvikelse har, efter intern utredning, varit av den arten att den anmälts enligt Lex Maria till Socialstyrelsen. Redovisning av anmälda avvikelser 2012 Riskområde/ antal anmälda avvikelser Dokumentation: dubbelregistrering av journal 9 st Avvikelse Kvarvarande dubbla journaler pga. att elever med ofullständigt personnummer lästes in i journalsystem Vidtagen åtgärd Hanteras enligt rutin med att den ofullständiga journalen kopplas ihop med den korrekta Dokumentation: Scanning Scannat in dokument i fel journal. Två journaler öppna samtidigt Notat skrivet och dokument borttaget. Scannat in dokument på rätt elev. Dokumentation: Datorstöd 2 st Journalsystemet ligger nere. (har skolläkarmottagning) Kontakt med systemansvarig och IT enhet. Översyn av rutin-slippa gå via helpdesk?

Dnr GN-2013-10 Dpl 54 sid 4 (8) Dokumentation: Övrigt Eftersök journalkopior annan verksamhet 2 st Informationsöverlämning: Grundskola till gymnasiet 3 st Informationsöverlämning: Grundskola till gymnasiet inom Karlstads kommun 8 st Informationsöverlämning: Missad vaccination Skolsköterska noterar att undersköterska dokumenterat i elevens journal, från annan kommun Svårigheter att få tag på journalkopior på ankomstundersökning. Nedlagd Vårdcentral i södra Sverige Saknas journalkopior 4 månader efter begäran Missad överlämning av ryggkontroll/2 st elever från 2 olika kranskommuner Journaler från grundskolan har legat kvar i ett skåp på BUF under hösten 2012. Gymnasiets skolsköterskor har fått journalkopior och information i december 2012. 6 st. elever var bedömda som Prio 1 och 2 1 av avlämnande skolsköterska Vaccination som ska ges 2012 enligt journaltext. Ingen prioritering gjord från avlämnande grundskola Överlämnas till verksamhetschef för elevhälsans medicinska insatser i aktuell kommun. Eleven får tid hos skolläkare på sin gymnasieskola för medicinsk bedömning/vaccinationsplanering Överlämnas till verksamhetschef för elevhälsans medicinska insatser i aktuella kommuner Eleverna kallas och erbjuds ryggkontroll hos skolläkare på sin gymnasieskola Muntlig och skriftlig överlämning till verksamhetschef för elevhälsans medicinska insatser BUF. Eleverna kontaktade och/eller kallade till skolsköterska/skolläkare på sin gymnasieskola. Inga medicinska komplikationer som kan härledas till avvikelsen har upptäckts. Några av eleverna kommer att följas över tid. Gemensam planering med BUF för förbättrade rutiner kring överlämning inför läsåret 13/14 Överlämnas till verksamhetschef för elevhälsans medicinska BUF Får tid hos skolläkare och vaccination ges under våren 2012 1 Enligt överlämningsrutin: Prio 1 Elever som behöver kontaktas i direkt anslutning till skolstart, Prio 2 Elever som behöver kontaktas inom två månader

Dnr GN-2013-10 Dpl 54 sid 5 (8) Medicinsk uppföljning Missad uppföljning av medicinering trots att elev fanns på väntelista i journalsystem Kontakt med behandlingsansvarig verksamhet. Elev har ett återbesök inbokat då kontrollerna görs. Genomgång på verksamhetsträff: rutin väntelistan Skolverksamhet Rutiner Lokaler 2 st En elev med skyddad identitet där skolsköt tycker att rutin inte följs med planeringsmöte på skolan En svårt sjuk elev där skolsköt anser att det saknas handlingsplan Mottagningsrum lämnats olåst i samband med städning 2 ggr på kort tid. Yttre dörr låst Samtal med ansvarig rektor. Planering finns runt elev Samtal med ansvarig rektor. Finns åtgärdsprogram och planering runt elev Kontakt med ansvarig verksamhetschef på skola. Städpersonal kontaktas 2 st Fortbildning/ Kompetensutveckling Resurser Arbetsrum som inte fungerar som mottagningsrum för skolsköt Skolsköt fick avslag på länsstudiedag och ansåg sig missa värdefull medicinsk information Oro från skolsköt som går på tjänstledighet för att vikariat inte tillsätts Kontakt med ansvarig verksamhetschef på skola. Byte av arbetsrum Diskussion i ledningsgrupp för Elevhälsan och verksamhetschef för elevhälsans medicinska insatser. Ska beslutas i den gruppen vilken fortbildning som är prioriterad. Skolsköt var med på länsstudiedag Hanteras gemensamt av ledningsgrupp för elevhälsan och verksamhetschef för elevhälsans medicinska instser. Information på AU 130116. Riskanalyser/fokusområden under 2012 Dokumentation: riskanalys/diskussion på verksamhetsträffar hur vi ska förebygga och förhindra felaktig dokumentation. Påbörjat arbete för att ytterligare kvalitetssäkra Hälsosamtalet i åk 1. Utbildning för journaldokumentation har genomförts 2 ggr under 2012, en gång tillsammans med barn- och ungdomsförvaltningens skolsköterskor.

Dnr GN-2013-10 Dpl 54 sid 6 (8) Regelbundna träffar har genomförts med Systemförvaltare för journalsystemet PMO inom barn- och ungdomsförvaltningen. Möten även med kommunens IT avdelning för att säkerställa snabb hantering när journalsystemet ligger nere och för samråd kring inköp av IT-utrustning t.ex. scanners. Informationsöverlämning: Överlämningar av information mellan olika verksamheter kan vara ett riskmoment. Rutinen för att säkra överlämningar med medicinsk information mellan grundskolan och gymnasieskolans har förstärkts när det gäller prio 1 elever (det är elever som avlämnade skolsköterska bedömer att gymnasiets skolsköterska behöver träffa direkt i samband med skolstart). Elever med utländsk bakgrund: vi har ett ökat antal elever på språkintroduktion (ofta ensamkommande) och verksamheten ställer särskilda krav, gällande bland annat vaccinationsplanering och dokumentation, på elevhälsans medicinska del. I nära samarbetet med smittskydd och andra aktörer har våra övergripande riktlinjer och rutiner uppdaterats i metodboken. Ansvarig skolläkare och skolsköterska har, med dessa riktlinjer som grund, utarbetat arbetssätt och rutiner för att säkerställa god vård för dessa elever. Uppföljning genom egenkontroll I samband med att läsåret startar gör varje skolsköterska en egenkontroll av läkemedel, lokaler och utrustning på sin enhet. Nytt medicinskåp har beställts till Nobelgymnasiet efter att egenkontrollen visat att de inte uppfyllde kraven på säker förvaring av läkemedel. Andra lokal förändringar ha gjorts på Nobelgymnasiet som ledde till att en skolsköterska fick byta rum. Enligt patiendatalagen (2008:355) 4 kap, 1 får endast den i personalen ta del av dokumenterade uppgifter om en patient om han eller hon deltar i vården av patienten eller av annat skäl behöver uppgifterna för sitt arbete inom hälso- och sjukvården. En gång per månad genomför systemförvaltare för PMO (vårt journalsystem) loggkontroller för att säkerställa att lagen efterföljs. Ingen loggkontroll under 2012 har föranlett någon anmärkning eller åtgärd. Samverkan för att förebygga vårdskador Om skolsköterska eller skolläkare misstänker, att elev kan ha behov av särskilt stöd i skolan ska rektor meddelas enligt gällande rutiner. Samtycke ska då inhämtas från elev och/eller vårdnadshavare. Rektor är då skyldig att skyndsamt starta en utredning. Om elev misstänks fara illa följs rutiner för anmälan till socialtjänsten. Information om elevens hälsa inhämtas via hälsoenkäter. Detta för att följa elevernas hälsa på ett bra sätt och minimera risker för vårdskador. Elevhälsans medicinska insatser samverkar med en rad olika aktörer. Det finns många arenor där vi måste ha en god samverkan, inte minst med landstingets olika verksamheter. För att förebygga tillbud och vårdskador, måste vi kontinuerligt

Dnr GN-2013-10 Dpl 54 sid 7 (8) utveckla våra nätverk och hitta samverkansformer som säkerställer god vård för våra elever. Verksamhetschefen för elevhälsans medicinska insatser ingår i ett länsövergripande nätverk för medicinskt ledningsansvariga och ett nätverk för STI- (sexuellt överförbara infektioner) förebyggande arbete där rutiner förnyas utifrån ändrade krav/regelverk och arbetsuppgifter diskuteras. Arbete som pågått under 2012: För att förebygga oönskade tonårsgraviditeter finns ett samarbete mellan elevhälsans medicinska insatser och landstingets ungdomsmottagning/ mödrahälsovård. Skolsköterskan kan enligt särskild rutin tillhandahålla gratis akutp-piller för flickor som har behov av det. I rutinen ingår bland annat att skolsköterskan ordnar tid för eleven på ungdomsmottagningen Alla remisser/vårdbegäran som skickas från elevhälsans medicinska del bevakas enligt särskilda rutiner i elevhälsovårdsjournalen (PMO). Detta för att säkra att mottagande verksamhet tar emot remissen, skickar remissvar och att eleven får det stöd den har rätt till. Det finns svårigheter att få medicinsk information och journaler gällande familjehemsplacerade barn. Inom Region Värmland finns en arbetsgrupp där socialtjänst, skola och elevhälsa utarbetat länsgemensamma rutiner för dessa barn. Alla rektorer och elevhälsans personal inom gymnasieförvaltningen har fått information om rutinen. Arbetet följs upp med en enkät och en utbildningsdag under våren 2013. Elever som via barn- och ungdomspsykiatrin (BUP) medicinerar med centralstimulantia följs upp av skolsköterskan enligt särskilda rutiner. Brister i samordningen mellan BUP och elevhälsan har uppmärksammats gällande dessa kontroller. Företrädare för BUP har deltagit på en verksamhetsträff för att förbättra samordningen. Hantering av klagomål och synpunkter Vid klagomål och synpunkter på den medicinska verksamheten sker detta enligt gymnasieförvaltningens rutiner. Verksamhetschefen för elevhälsans medicinska del ansvarar för analys och återkoppling till verksamheten om klagomålen rör denna verksamhet. Ett ärende har inkommit via elektronisk tjänst på karlstad.se. Det handlade om språkundervisning för vuxna och skickades vidare till Tingvallagymnasiet. Vid ett par tillfällen under 2012 har telefonkontakt tagits från föräldrar. Frågorna har varit av informationskaraktär, exempelvis vilka resurser som finns inom förvaltningen när det gäller elevhälsa. Under december månad 2012 inkom skrivelser från berörda skolsköterskor, enhetschef i Karlstads kommun och i Grums kommun angående minskad resurs av skolsköterska på Nobelgymnasiet inför 2013. Den skolsköterska som tidigare ansvarat för eleverna på språkintroduktion påbörjar tjänstledighet i slutet av 2012

Dnr GN-2013-10 Dpl 54 sid 8 (8) och ersätts inte pga. försämrade ekonomiska förutsättningar inför 2013. Det innebär en minskning av 50 % skolsköterska på enheten. Elevantalet/ heltid skolsköterska blir efter neddragning ca 540 (jämförbart med snittet på övriga skolenheter) Flertalet möten har skett tillsammans med berörda skolsköterskor, verksamhetschef på skolenhet och verksamhetschef för elevhälsans medicinska insatser. En prioritering av arbetsuppgifter har tagits fram. Uppföljning sker kontinuerligt under våren 2013. Övergripande mål och strategier 2013 Det övergripande målet är, att ingen elev skall komma till skada i den vård som bedrivs av elevhälsan medicinsk del inom gymnasieförvaltningen. Skolsköterskor och skolläkare ska erbjuda god och säker vård som bygger på evidens och beprövad erfarenhet. För att öka patientsäkerheten kommer följande områden att fokuseras under 2013: 1. Arbeta med analyser av vad i arbetsprocesser, riktlinjer, rutiner, systemstöd och förhållningssätt som gör att vi lyckas så bra som vi gör. Hur kan vi förstärka detta och på det viset förebygga tillbud och vårdskador. 2. Övergång till ny metodbok i Quickr. Tydligare formulär för ifyllande av avvikelser för skolsköterskor och skolläkare. Kopplat dokument för utredningsdelen/händelseanalysen av tillbud och avvikelser läggs också i Quickr (den delen enbart öppen för verksamhetschefen för elevhälsans medicinska insatser) Bättre och mer översiktlig struktur på riktlinjer och rutiner. Arbetet görs tillsammans med barn- och ungdomsförvaltningen. 3. Inköp av nya moduler till journalsystemet som möjliggör sammanslagning av dubbla journaler och förenklar registrering av givna vaccinationer. 4. Fortsatt arbete med riskanalys och förbättringsarbete inom dokumentationsområdet. Informationsöverlämning och elever med utländsk bakgrund är även 2013 prioriterade områden. 5. Verksamhetsbesök till alla fem skolenheter under vårterminen 2013 med särskilt fokus på dokumentation och patientsäkerhet. Återrapport och diskussion om resursfördelning och annat innehåll i verksamheten sker till ledningsgruppen för den samlade elevhälsan (består av verksamhetschefer från samtliga skolenheter). Ansvarig för ovanstående åtgärder är verksamhetschefen för elevhälsans medicinska insatser. Staffan Sjölund skoldirektör, gymnasiet Malin Lundgren Kullgren verksamhetschef för elevhälsans medicinska insatser