På uppdrag av ordföranden kallas till sammanträde med regionstyrelsen. Tid Onsdagen den 8 juni 2016, kl Kaffe serveras från kl. 08.

2016-06-01 Regionstyrelsens ledamöter Ersättare för kännedom Kallelse På uppdrag av ordföranden kallas till sammanträde med regionstyrelsen Tid Onsdagen den 8 juni 2016, kl 09.00 Kaffe serveras från kl. 08.30 Plats Ärenden Rådhussalen, Rådhuset i Karlshamn Se bifogad föredragningslista och bilagor REGION BLEKINGE Christina Mattisson ordförande Andréa Hellsberg sekreterare Region Blekinge Valhallavägen 1 371 41 Karlskrona Tel 0455-30 50 00 Fax 0455-30 50 10 E-post kansli@regionblekinge.se Org.nr 222000-1321 Bankgiro 5106-8914 www.regionblekinge.se

Regionstyrelsen Dagordning Tid Onsdagen den 8 juni 2016, kl. 09.00 Plats Rådhuset, Karlshamn Dagordning: Beslutsärenden 1. Val av justerare 2. Godkännande av föredragningslistan 3. Revidering av budget och verksamhetsplan 2016 2018 bilaga 4. Delårsbokslut per den 30 april 2016 bilaga 5. Upprättande av intern kontrollplan 2016 för kultur och fritidsnämnden bilaga 6. Upprättande av intern kontrollplan 2016 för trafiknämnden bilaga 7. Ansvarsfrihet 2015 för Kommunalförbundet Sydarkivera bilaga 8. Förslag till ny förbundsordning för Kommunalförbundet Sydarkivera bilaga 9. Regional biblioteksplan för Blekinge och Kronoberg 2016 2018 bilaga 10. Remissvar; Åtgärder för systematisk anpassning av hastighetsgränserna till bilaga vägarnas trafiksäkerhetsstandard Inkomna motioner & medborgarförslag bilaga 11. Informationsärende Indelningskommittén 12. Delegationsbeslut bilaga Övrigt Anmälningsärenden Protokoll regionstyrelsens arbetsutskott, 2016 05 04 Protokoll regionstyrelsens arbetsutskott, 2016 06 01 Protokoll trafiknämnden, 2016 05 02 Protokoll kultur och fritidsnämnden, 2016 05 04 Landstinget Blekinge; Protokoll LF 2016 04 11, 54 val till RS Karlskrona kommun; Protokoll KF 2016 04 28, 116 avsägelse Karlskrona kommun; Protokoll KF 2016 05 12, 141 val till RS Protokoll styrelsemöte Almi Invest Syd AB, 2016 02 16 Protokoll Styrgruppsmöte Brysselkontoret, 2016 04 01 Protokoll Strukturfondspartnerskapet, 2016 03 14 Handelskammaren i Sydsverige; Skrivelse angående Sydsveriges regionala indelning Nominering av ledamöter till Media Evolution

Förslag till beslut 3 2016-06-01 REGIONSTYRELSEN 2016-06-08 Dnr 102-122-2015 Handläggare Jonas Nordsten 0455-30 50 10 Revidering av budget och verksamhetsplan 2016-2018 I beslut 2015-06-10 73, fastställde regionstyrelsen budget och verksamhetsplan 2016 med inriktning mot 2017 och 2018 samt uppdrog åt verksamheterna att upprätta internbudgetar. En rad faktorer, som beskrivs nedan, har skapat ett behov av att revidera budget och verksamhetsplan 2016-2018. Trafiknämnden och regionstyrelsens övriga verksamheter har upprättat internbudgetar enligt de ramar för intressentbidrag och budgeterat nollresultat som angavs i budgeten. Då fler faktorer varit kända när internbudgetarna upprättades så har det uppstått en avvikelse mellan budgetens uppskattning av övriga intäkter och kostnader och de i internbudgetarna upptagna övriga intäkterna och kostnaderna. Kultur- och fritidsnämnden har i sin internbudget tagit hänsyn till den uppräkning som landstinget beslutat om i sin budget för 2016 samt gjort vissa mindre anpassningar av övriga intäkter och kostnader. En omorganisation har inneburit att ansvaret för myndighetsuppdraget avseende färdtjänst har överförts från VO Trafik till kansliet. Trafiknämnden har reviderat sin bedömning avseende behov av investeringar 2016. Orsakerna till detta är förskjutningar från 2015 (utfallet 2015 understeg budget med 6,3 mnkr) och fördyringar jämfört med tidigare information. Förändringen innebär en höjning av investeringsramen med 3,4 mnkr för 2016. Trafiknämnden har i beslut 2016-05-02 24 föreslagit arbetsutskottet att föreslå regionstyrelsen att investeringsramen för trafiknämndens verksamhet höjs med 3,4 mnkr till 10,9 mnkr för budgetåret 2016. Regionstyrelsen antog i mars 2016 Trafikförsörjningsprogram för Blekinge 2016-2019. Trafiknämndens mål i befintligt budgetdokument är hämtat ifrån det tidigare trafikförsörjningsprogrammet. Eftersom det nya programmet gäller från 2016 bör Trafiknämndens mål i budgeten anpassas till målen i det nya trafikförsörjningsprogrammet. I bilaga 2 finns reviderad budget och verksamhetsplan 2016 med inriktning mot 2017 och 2018. Arbetsutskottet har, 2016-06-01, behandlat ärendet. Beslutsunderlag Förslag till beslut 2016-06-01 Protokollsutdrag regionstyrelsen 2015-06-10 73 Region Blekinge Ronnebygatan 2 371 32 Karlskrona Tel 0455-30 50 00 Fax 0455-30 50 10 E-post kansli@regionblekinge.se Org.nr 222000-1321 Bankgiro 5106-8914 www.regionblekinge.se 1

Beskrivning av förslag till reviderad budget och verksamhetsplan 2016 med inriktning mot 2017 och 2018, bilaga 1 Protokollsutdrag Trafiknämnden 2016-05-02 24 Reviderad budget och verksamhetsplan 2016 med inriktning mot 2017 och 2018, bilaga 2 Arbetsutskottets beslut, 2016-06-01 Arbetsutskottet föreslår regionstyrelsen besluta att godkänna reviderad budget och verksamhetsplan 2016 med inriktning mot 2017 och 2018 enligt bilaga 2 att paragrafen ska justeras omedelbart Expedieras: Trafiknämnden Kultur- och fritidsnämnden Akten Region Blekinge Ronnebygatan 2 371 32 Karlskrona Tel 0455-30 50 00 Fax 0455-30 50 10 E-post kansli@regionblekinge.se Org.nr 222000-1321 Bankgiro 5106-8914 www.regionblekinge.se 2

Bilaga 1 Beskrivning av förslag till reviderad budget och verksamhetsplan för Region Blekinge 2016-2018 Inledning I beslut 2015-06-10 73, fastställdes budget och verksamhetsplan 2016 med inriktning mot 2017 och 2018 samt uppdrogs åt verksamheterna att upprätta internbudgetar. En rad faktorer, som beskrivs nedan, har skapat ett behov av att revidera budget och verksamhetsplan 2016-2018. Förändringar i budget 2016 De föreslagna förändringarna i budget 2016 framgår av nedanstående uppställning med tillhörande kommentarer. Beslut RS juni 2015 Underlag RS juni 2016 Omslutningsdifferens Driftbudget 2016 (TKR) Intäkter Kostnader Intäkter Kostnader RS, RSAU, revision 4 141,3-4 141,3 4 001,3-4 001,3-140,0 1) Trafiknämnd 495 306,0-495 306,0 484 738,7-484 738,7-10 567,3 2) Kultur- och Fritidsnämnd 67 683,7-67 683,7 69 016,5-69 016,5 1 332,8 3) Regional utveckling 18 969,9-18 969,9 22 969,2-22 969,2 3 999,3 4) Ledningsstöd och administration 9 506,2-9 506,2 14 131,0-14 131,0 4 624,8 5) Summa 595 607,1-595 607,1 594 856,7-594 856,7-750,4 1) Anpassning efter förväntat utfall 2015. 2) Uppskattningen av intäkterna i budgeten bedömdes som för höga (7 861 tkr) i förhållande till förväntat utfall för 2015. Kostnaderna reduceras i motsvarande mån. Omorganisation av myndighetsuppdraget avseende färdtjänst (2 706 tkr). 3) Ökat bidrag från Landstinget (1 165 tkr), justering statligt stöd (149 tkr) samt justering regionala kulturintäkter (19 tkr) 4) Justering av projektintäkter (3 677 tkr), omfördelning intressentbidrag (-298 tkr), statligt bidrag avseende bredbandskoordinator (620 tkr). 5) Omorganisation av myndighetsuppdraget avseende färdtjänst (2 706 tkr), omfördelning av intressentbidrag (438 tkr) samt justering av övriga intäkter (1 481 tkr) 1

Bilaga 1 Förändringarna ovan innebär att resultaträkningen i den reviderade budgeten blir enligt följande. RS juni 2015 Reviderad Förändring Alla belopp i TKR 2016 2016 2016 Verksamhetens intäkter 226 462,0 224 648,7-1 813,3 Verksamhetens kostnader -571 799,8-569 969,6 1 830,2 Avskrivningar -16 282,3-17 287,1-1 004,8 Verksamhetens nettokostnad -361 620,1-362 608,0-987,9 Intressentbidrag 1) 369 043,1 370 208,0 1 164,9 Finansiella intäkter 102,0 0,0-102,0 Finansiella kostnader -7 525,0-7 600,0-75,0 Resultat efter finansnetto och intressentbidrag 0,0 0,0 0,0 Jämförelsestörande post 0,0 0,0 0,0 Resultat efter Jämförelsestörande poster 0,0 0,0 0,0 Budgeterat resultat 0,0 0,0 0,0 RS juni 2015 Reviderad Förändring 1) Fördelning intressentbidrag 2016 (TKR) 2016 2016 2016 Kollektivtrafik 306 154,0 306 154,0 0,0 Kultur 42 045,4 43 210,3 1 164,9 Kollektivtrafikmyndighet 2 148,0 2 148,0 0,0 Medlemsavgift 16 659,4 16 659,4 0,0 Statligt bidrag 2 036,3 2 036,3 0,0 Summa 369 043,1 370 208,0 1 164,9 Den enda förändringen som går utanför den beslutade ramen är således intressentbidraget för Kultur- och fritidsnämnden. Storleken på detta bidrag var inte känt när regionstyrelsen i juni 2015 fattade beslut om budget för 2016. 2

Bilaga 1 Investeringar Trafiknämnden har reviderat sin bedömning avseende behov av investeringar 2016. Orsakerna till detta är förskjutningar från 2015 och fördyringar jämfört med tidigare information. Förändringen innebär en höjning av investeringsramen med 3,4 mnkr för 2016, se uppställning nedan. RS juni 2015 Reviderad Förändring Investeringsbudget (tkr) 2016 2016 2016 Trafikinvesteringar 7 500,0 10 900,0 3 400,0 Övriga maskiner och inventarier 409,6 409,6 0,0 Summa investeringar 7 909,6 11 309,6 3 400,0 Projektbudgetar Under arbetet med internbudgeten för VO Regional utveckling framkom ett behov av att revidera vissa projektbudgetar, se uppställning nedan. RS juni 2015 Reviderad Förändring Projektnamn 2016 2016 2016 SICAHT 0 2 513,1 2 513,1 Blekinge unga lyfter 2.0 1 090,0 838,0-252,0 Halverad ungdomsarbetslöshet 0,0 157,1 157,1 BMSP/Svenska institutet 0,0 505,4 505,4 Framtida projekt arbetsliv 1 260,0 122,1-1 137,9 Tram 0,0 368,0 368,0 TENTacle 1 690,0 1 995,8 305,8 Utvecklad kompetensförsörjning 1 250,0 1 244,4-5,6 Framtida projekt näringsliv 0,0 1 225,6 1 225,6 Uppföljning/utvärdering 900,0 900,0 0,0 Nationellt uppdrag 5 750,0 5 750,0 0,0 Kultursamverkan 370,0 370,0 0,0 Kulturarvsprojekt 300,0 300,0 0,0 Summa projektbudget 12 610,0 16 289,5 3 679,5 3

Bilaga 1 Mål för trafiknämndens verksamhet Regionstyrelsen antog i mars 2016 Trafikförsörjningsprogram för Blekinge 2016-2019. Trafiknämndens mål i befintligt budgetdokument är hämtat ifrån det tidigare trafikförsörjningsprogrammet. Eftersom det nya programmet gäller från 2016 bör Trafiknämndens mål i budgeten anpassas till målen i det nya trafikförsörjningsprogrammet. Förslaget innebär att hela avsnittet, 8.4, om mål och uppföljning för trafiknämndens verksamhet ersätts med målen från det nu gällande trafikförsörjningsprogrammet. Den nya texten föreslås bli enligt nedan. Mål och uppföljning I det regionala trafikförsörjningsprogrammet för Blekinge 2016-2019 finns ett antal uppställda mål för kollektivtrafiken. Målen, som är samlade under sex rubriker, specificeras i den efterföljande texten. Utbud och resande Kollektivtrafikens marknadsandel av motoriserade transporter i Blekinge ska öka. Senast 2022 ska två tågavgångar per timme trafikera även sträckan Karlshamn Karlskrona. Restiderna bör successivt minska på samtliga relationer inom kollektivtrafiken. Pendlingsbarhet ska utredas, definieras, mätas och förbättras under programperioden till 2019. I samband med upphandling av skärgårdstrafiken 2018 ska möjligheterna för en utbyggnad vattentrafik utredas och vid positivt resultat ska förslag om utökad trafik presenteras. Miljöpåverkan Region Blekinge ska kräva förnybart drivmedel i all upphandlad linjelagd kollektivtrafik på land samt främja förnybara bränslen i övrig trafik. Fordon med ny teknik för att minimera buller och utsläpp i stadsmiljö ska övervägas i samband med ny stadstrafik under programperioden. Tillgänglighet Samtliga fordon i Blekinges linjetrafik på land ska vara tillgänglighetsanpassade. Tillgänglighetsanpassning av båtar ska beaktas vid upphandling i skärgårdstrafiken. 90% (82% idag) av alla större hållplatser (20 påstigande per dag) ska vara tillgänglighetsanpassade senast 2019. Införande av resenärsinformation inklusive nivå och gällande tillgänglighet per hållplats ska ske under programperioden. Riktlinjer för bemötande av äldre och personer med funktionsnedsättningar ska vara framtagna under 2016. 4

Bilaga 1 All operativ personal ska vara utbildad i ovanstående riktlinjer senast 2017. Nöjdhet För mätning av nöjdhet används Kollektivtrafikbarometern som tas fram av Svensk Kollektivtrafik. Målen avseende nöjdhet är följande. 2019 ska 72% av resenärerna vara nöjda med Blekingetrafiken (69% 2014). 2019 ska 55% av allmänheten i Blekinge vara nöjda med Blekingetrafiken (52% 2014) 2019 ska 85% av kollektivtrafikresenärerna vara nöjda med senaste resan (83% 2014). 2019 ska 50% av resenärerna ha högt förtroende för att bussen är i rätt tid (42% 2014). Blekingetrafiken ska ingå i servicetrafikens kvalitetsbarometer Anbaro senast 2017. Infrastruktur och stadsplanering En infrastrukturplan med konkreta åtgärder ska utarbetas i samråd med kommunerna. En processbeskrivning för samverkan med kommuner ska vara framtagen under 2016. En cykelstrategi för kollektivtrafiken ska vara framtagen under 2017. Ekonomi och taxor God kostnadstäckning ska eftersträvas i all trafikplanering. Ny trafik ska efter etablering bidra till trafikområdets kostnadstäckning. Prispåslag vid länsgränspassage ska inte förekomma efter 2017. Under programperioden ska betalningsrutiner i kollektivtrafiken utredas bl.a. i syfte att förbättra tidhållning och förkorta restider. Marknadsinriktade åtgärder ska fortlöpande övervägas. Övriga förändringar i budgetdokumentet Under avsnitt 8.1 byts hänvisningarna till det tidigare trafikförsörjningsprogrammet ut mot hänvisningar till det nya programmet. 5

Budget och verksamhetsplan 2016 med inriktning mot 2017 och 2018

Budget och verksamhetsplan 2016 med inriktning mot 2017-2018 Region Blekinge Dnr: 102-122-2015 Version: A beslutad av Regionstyrelsen 2015-06-10 Revideras Regionstyrelsen 20160808 PB3 Utskriven 2016-05-23/MF 2

Innehållsförteckning 1. Inledning... 4 2. Region Blekinges uppdrag... 5 3. Politisk organisation... 6 Regionstyrelse... 6 Kultur- och fritidsnämnd... 6 Trafiknämnd... 7 4. Region Blekinges tjänstemannaorganisation... 8 5. Övergripande mål... 9 Kansli... 16 6. Verksamhetsområde Kultur och fritid... 17 7. Verksamhetsområde regional utveckling... 20 8. Verksamhetsområde trafik... 25 Uppdrag... 25 Hot och möjligheter... 27 9. Ekonomi... 28 Resultatbudget 2016-2018... 29 Driftbudget per nämnd/verksamhet... 29 Detaljerad projektbudget 2016... 30 Investeringsbudget 2016-2018... 30 Finansiella mål... 30 3

1. Inledning Utveckling drivs av människor. Blekinges utveckling är beroende av vår förmåga att attrahera människor. God livskvalitet och ett rikt arbetsliv gör att människor vill och kan etablera sig i Blekinge. Region Blekinges gemensamma vision i Region Blekinge är att Vi gör utveckling möjlig för ett attraktivare Blekinge. Där Blekingestrategin tillsammans med strategier och handlingsplaner för respektive insatsområde i Blekingestrategin är vägledande och prioriterande för insatser. Denna helhet, attraktiva Blekinge är det gemensamma övergripande målet för Region Blekinges uppdrag. Blekingestrategin tillsammans med andra regionala strategier anger färdriktning och mål för en hållbar utveckling mot Attraktiva Blekinge, grundat i de styrkor och utmaningar som finns här, nationellt och i ett europeiskt perspektiv med demografiska utmaningar och behov av att attrahera unga människor i en global värld med digitala förtecken. Inför budgetperioden 2016 2018 finns flera utmaningar inte minst mot bakgrund av begränsade/minskade resurser för verksamheter. Bland annat förverkligande och genomförande av kulturplanen som antogs 2014, folkhälsopolicy samt ambitioner i kommande trafikförsörjningsprogram med behov av nya restidsmål bland annat mot bakgrund av satsningar kopplat till pågående Sverigeförhandlingar och höghastighetsjärnväg. Övergripande mål som mäts är befolkningsutveckling, sysselsättning och kompetensnivå samt Attraktionsindex och Innovationsindex. Horisontella mål för hållbarhet, jämställdhet, internationalisering och samverkan utvecklas kontinuerligt och vävs in under respektive verksamhetsområdes planer och mål. 4

2. Region Blekinges uppdrag Region Blekinges uppdrag är att göra utveckling möjlig och att arbeta för ett attraktivt Blekinge. Formellt är Region Blekinge ett samverkansorgan med det samlade politiska ansvaret för Blekinges utveckling. Medlemmar är Karlskrona, Ronneby, Karlshamn, Sölvesborg och Olofströms kommun samt Landstinget Blekinge. Region Blekinge har uppdrag dels från medlemmarna, dels från staten. Vårt främsta verktyg är samverkan; genom att underlätta för aktörer att vara på samma arenor och samla gemensamma krafter når vi längre med målet att Blekinge ska utvecklas hållbart. Allt vi gör ska genomsyras av de horisontella perspektiven: samverkan, hållbarhet, jämställdhet, mångfald och internationalisering. Vi är regional kollektivtrafikmyndighet och har även det operativa ansvaret för Blekinges kollektivtrafik. Vi har ett strategiskt kulturuppdrag och driver operativa kulturverksamheter. Region Blekinge ska ta tillvara Blekinges intressen i följande frågor: näringslivsutveckling innovation och forskning utbildning och kompetensförsörjning sysselsättning och arbetsmarknad fysisk och digital infrastruktur, transporter, kollektivtrafik och översiktlig planering miljö, energi och klimat internationellt samarbete regionalt samarbete kultur och fördelning av regionala kulturanslag turism landsbygdsutveckling I uppdraget ingår att bevaka kunskapsutvecklingen och vad som händer i omvärlden såväl regionalt nationellt som inom EU för de verksamhetsområden vi har i uppgift att arbeta med. Med utgångspunkt i de strategier och planer som vi tagit fram i bred samverkan fördelar vi regionala och statliga medel till initiativ som bidrar till att Blekinge utvecklas. Sveriges tillväxt är summan av den tillväxt vi skapar i regionerna. Varje region har sina drivkrafter som måste stimuleras. I Blekinge är det Region Blekinge som har i uppdrag från staten att ta bästa vara på Blekinges möjligheter genom att: ta fram och driva genomförandet av en utvecklingsstrategi för länet Blekingestrategin besluta om regionala tillväxtmedel samordna och följa upp utvecklingsinsatser ta fram en kulturplan och hantera statliga kulturmedel enligt den så kallade kultursamverkansmodellen planera och prioritera infrastrukturen bland annat genom upprättande av länsplaner för regional infrastruktur i egenskap av regional kollektivtrafikmyndighet ta fram ett regionalt trafikförsörjningsprogram för att sörja för god kollektivtrafik och goda kommunikationer. 5

3. Politisk organisation Region Blekinge är en politiskt styrd organisation med en regionstyrelse som högsta beslutande organ. Regionstyrelse Regionstyrelsen är det beslutande organ som leder och samordnar Region Blekinges arbete för att driva utvecklingen i Blekinge. Regionstyrelsen beslutar om de strategiska målen för Blekinge i den regionala utvecklingsstrategin Attraktiva Blekinge Blekingestrategin 2014-2020. Styrelsen är även regional kollektivtrafikmyndighet och beslutar om regionala tillväxtmedel och övergripande program och planer för Blekinges utveckling. Regionstyrelsen har två nämnder: kultur- och fritidsnämnden och trafiknämnden. Dessa bereder ärenden till regionstyrelsen och fattar beslut enligt reglemente för respektive nämnd. Regionstyrelsen har också möjlighet att inrätta politiska rapportörer för att bevaka angelägna områden. Kultur- och fritidsnämnd Kultur- och fritidsnämnden har i uppdrag att främja, utveckla och göra kultur och fritid tillgänglig för alla i Blekinge. I Attraktiva Blekinge Blekingestrategin 2014-2020 spelar kultur och fritid en viktig roll för ökad livskvalitet och attraktionskraft. Nämnden ansvarar för Region Blekinges verksamhet inom kultur- och fritidsområdet samt för de institutioner inom området för vilka Region Blekinge är huvudman. I ansvarsområdet ingår att verkställa regionstyrelsens fastställda kulturplan. 6

Nämnden fördelar statsbidrag och regionala bidrag (landstinget) till de regionala kultur- och fritidsinstitutionerna i Blekinge, liksom för stödinsatser till folkbildning och ungdomsverksamhet i Blekinge. Kulturnämnden tar fram den regionala kulturplanen för Blekinge. Trafiknämnd Trafiknämnden har i uppdrag att bidra till goda resmöjligheter inom länet samt till och från Blekinge genom att driva och utveckla kollektivtrafiken i Blekinge. Trafiknämnden driver strategi- och utvecklingsfrågor som rör kollektivtrafiken i Blekinge i samklang med kommunernas fysiska planering, omgivande län och övrig samhällsplanering. Kollektivtrafiken är viktig för att genomföra de övergripande målen i trafikförsörjningsprogrammet, vilket är ett av verktygen i arbetet med att uppfylla Blekingestrategins mål. Trafiknämnden bereder trafikförsörjningsprogrammet som beslutas av regionstyrelsen. Detta innehåller mål och riktlinjer för planeringen av kollektivtrafiken under de närmaste åren och för utvecklingen på sikt. Trafiknämnden är också tillståndsmyndighet för färdtjänsten i Blekinge. 7

4. Region Blekinges tjänstemannaorganisation 8

5. Övergripande mål Blekingestrategin Ett av Region Blekinges övergripande uppdrag är att ta fram och följa upp den regionala utvecklingsstrategin (RUS) för Blekinge. Strategin har till uppgift att ange Blekinges gemensamma färdriktning där vi tillvaratar Blekinges unika förutsättningar, grundat i de styrkor och utmaningar som finns just här. Strategin ska samordna aktörers verksamhet så att det gemensamma resultatet verkar för Blekinges långsiktiga utveckling. På regional nivå fungerar Blekingestrategin som ett styrverktyg av Blekinges regionala satsningar och kopplar samman den lokala nivån med regional, nationell och EUnivå. Regionstyrelsen tog beslut om Attraktiva Blekinge Blekingestrategin 2014-2020 den 12 juni 2013. Blekingestrategin är indelad i fyra insatsområden: Bilden av attraktiva Blekinge Livskvalitet Arbetsliv Tillgänglighet Strategier och planer som konkretiserar Blekingestrategin I tabellen nedan finns de planer och strategier som Region Blekinges regionstyrelse antagit för att kunna genomföra Blekingestrategin. Eftersom strategin är hela Blekinges kompass är listan inte komplett; andra organisationer har egna verktyg som också bidrar till processen. Insatsområde Styrdokument Bilden av Attraktiva Blekinge Strategi för besöksnäringen Blekinge Livskvalitet Blekinges regionala kulturplan Tillgänglighet Regionalt trafikförsörjningsprogram Länstransportplan Blekinges regionala digitala agenda Arbetsliv Kompetensförsörjningsstrategi Innovationsstrategi för Blekinge Horisontella perspektiv Klimat- och energistrategi för Blekinge -Åtgärder 2013-2016 med utblick till 2020 Länsgemensam folkhälsopolitisk policy Bilden av attraktiva Blekinge varumärket Blekinge Blekinge har goda förutsättningar att vara en både nationellt och internationellt attraktiv och konkurrenskraftig region. Varumärket Blekinge, eller Bilden av attraktiva Blekinge, byggs kring tre styrkor: Blekinges geografiska läge Blekinge har ett strategiskt läge nära växande marknader i det nya, öppna Europa. Blekinges kust och skärgård Ett unikt kustlandskap och en orörd skärgård ger stora möjligheter för den som söker rekreation eller havsnära miljöer att arbeta och leva i. 9

Kreativitet och innovationsförmåga I Blekinge finns en kreativitet och ett innovationsklimat som präglar allt från industri och kultur till landsbygdsutveckling. Genom att använda besöksnäringen som drivkraft för varumärket Blekinge, och engagera de människor i regionen som är involverade i besöksnäringen, etablerar vi en naturlig motor för utvecklingen av Blekinges varumärke. Blekinges attraktionskraft mäts i Attraktionsindex, en varumärkesmätning som ger svar på viktiga frågor om platsens attraktivitet och varumärke. Mål bilden av attraktiva Blekinge Att effektivisera service till inflyttade till Blekinge. Att erbjuda samordning av arbetet med att få företagsetableringar till regionen. Indikator Attraktionsindex ska öka jämfört med tidigare mätning. Horisontella perspektiv Samverkan, hållbarhet, jämställdhet, mångfald och internationalisering är horisontella perspektiv som ska genomsyra alla verksamhetsområden i Blekingestrategin. Mål horisontella perspektiv Integrera horisontella perspektiv i Region Blekinges verksamhet och i de regionala utvecklingsinsatser Region Blekinge medverkar till. Att öka kunskapen om de horisontella perspektivens betydelse för regional utveckling såväl inom Region Blekinge som bland de projekt som Region Blekinge medfinansierar. Indikatorer Antal deltagande projekt i Region Blekinges aktiviteter för kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte när det gäller horisontella perspektiv. Samverkan Att stärka samverkan inom och utanför regionen är Region Blekinges främsta verktyg för att nå framgång med Blekingestrategin. Det kan bestå av samverkan mellan medlemmarna, men också med och andra aktörer, som högskola och näringsliv, regionalt forum för tillväxt, kompetens- och kultursamverkansplattformar. 10

Mål samverkan Att Region Blekinges externa möten och arrangemang involverar deltagarna. Att följa upp hur arbetet med Blekingestrategin fortlöper och samla information på www.regionblekinge.se som ett nav i utvecklingen av Blekingestrategin. Indikator För större möten som följs ger 75 procent av de som svarar på den efterföljande utvärderingen betyget bra eller mycket bra på frågor som handlar om engagemang och möjlighet att involvera sig. Hållbarhet Region Blekinges miljö- och hållbarhetsarbete bygger på ett beslut i regionstyrelsen att verksamheten ska ta hänsyn till de fyra hållbarhetskriterierna. De fyra hållbarhetskriterierna är: Ämnen tagna från berggrunden får inte systematiskt öka i naturen. Ämnen från samhällets produktion får inte systematiskt öka i naturen. Det fysiska underlaget för naturens kretslopp och mångfald får inte utarmas. Vi ska ha en effektiv och rättvis resursfördelning så att människor kan tillgodose sina behov. Som en konsekvens av beslutet har ledningsgruppen antagit ett hållbarhetsprogram för verksamheten. För all regionens verksamhet ska hållbarhetsaspekterna beaktas, inte minst de projekt Region Blekinge är med och finansierar. Mål hållbarhet Fortsätta utvecklingen av metod för att göra hållbarhetsbedömning inför beslut enligt de fyra hållbarhetskriterierna. År 2018 ställs hållbarhetskrav på leverantörer vid minst 80% av alla upphandlingar (även direktupphandlingar) av varor och tjänster. År 2018 har verksamhetens klimatpåverkan från tjänsteresor minskat med 40 % jämfört med 2013. Genom samverkan medverka för att initiera minst två projekt inom området miljö, energi och klimat och ett projekt inom folkhälsa. Indikatorer Minskat antal resor totalt. Minskat antal flygresor. Ökat antal kollektivresor. Andel fossilfritt drivmedel i leasade 11

Jämställdhet Jämställdhet är en viktig utvecklingsfråga och ska genomsyra alla satsningar, både de som sker i Region Blekinges namn och de Region Blekinge är med och finansierar. Mål jämställdhet Att verka för att kvinnor och män gynnas i lika hög grad av de initiativ som finansieras av Region Blekinge. Att stimulera de projekt som Region Blekinge medfinansierar, till att aktivt bidra till ökad jämställdhet. Indikatorer Antal deltagande projektledare eller motsvarande i projektaktiviteter som bidrar till ökad jämställdhet. Andel projekt med jämn representation av kvinnor och män i styrgruppen. Integrations- och mångfaldsperspektiv i Blekinges regionala tillväxtarbete Att minska utanförskapet och arbeta för en inkluderande tillväxt är en förutsättning för en fortsatt stabil samhällsutveckling och hållbar tillväxt genom att bättre ta tillvara på hela befolkningens kompetens, entreprenörskap och erfarenheter. Vi står inför utmaningen att skapa ett gott klimat för entreprenörskap och företagande, ett diversifierat näringsliv med en rad olika branscher som anställer inom olika kompetensnivåer samt ett livaktigt civilsamhälle och en öppen attityd till nya invånare. En viktig tillväxtfaktor som vi framöver bör beskriva mycket tydligare är ökad integration med minskat utanförskap och ökad mångfald som följd. Hållbar mångfald kräver ett system där arbetsplatser blir långsiktiga landningsytor för mångfalden. Systemen måste förmå ta tillvara individers inre kvaliteter och omfamna de nytänkande förhållningssätt mångfalden erbjuder. Det finns stor potential i att se förbi de yttre attributen och istället rikta mer fokus på individers inre förmågor och kapacitet både ur ett jämställdhets- och mångfaldsperspektiv, men även ur ett tillväxtperspektiv. Mål mångfald Arbeta för att inkludera perspektivet i framtida regionalt tillväxtarbete. Internationalisering Region Blekinges internationella översikt togs fram under 2013 och beskriver de strategier och verktyg Blekinge har att förhålla sig till för gränsöverskridande samarbete samt anger hur internationalisering bidrar till genomförandet av Blekingestrategins insatsområden. Genomförandet av det internationella arbetet sker utifrån fyra huvudprocesser: Bevaka för regionen relevanta EU:program, fonder och policies. Främst med stöd av Småland Blekinges gemensamma Brysselkontor samt inom ramen för genomförandet av EU:s Östersjöstrategi. 12

Påverka för regionen relevanta EU:program fonder och policies. Främst genom deltagande i samarbetsorganisationen Euroregion Baltic, Södra Östersjöprogrammets övervaknings kommittee och Östersjöprogrammets sub-kommittee. Utveckla projekt, nätverk och kunskap. Främst med stöd från de regionala strukturfondsprogrammen och programmen för territoriellt samarbete inom östersjöområdet. Främja aktörer i regionen genom information, rådgivning och lärande kring EU:s program och fonder. Mål internationalisering Att Region Blekinges externa möten och arrangemang involverar deltagarna. Stärka Blekinges strategiska position i östersjöområdet. Öka kunskapen hos Region Blekinges medlemsorganisationer om EU:s fonder och program Stärka Blekinges förutsättningar för gränsöverskridande samarbeten och projekt med särskilt fokus på transport/infrastruktur, sjösäkerhetsfrågor och besöksnäring. Indikator Att utveckla 1-3 gränsöverskridande projekt med stöd från något av EU:s program och fonder samt att genomföra minst 1 regionalt informationstillfälle om gränsöverskridande samarbete. Medarbetare I en kunskapsintensiv organisation som Region Blekinge är medarbetarna den viktigaste tillgången. Lärande och kompetensutveckling Ett kontinuerligt lärande och kompetensutveckling för medarbetarna är en självklar förutsättning för en kunskapsintensiv organisation som Region Blekinge. I budgeten finns årligen avsatta medel för att detta ska kunna verkställas. Jämställdhet Region Blekinge ska vara en attraktiv arbetsplats som främjar kvinnor och mäns lika rätt i fråga om arbete, anställningsvillkor och utvecklingsmöjligheter. Målet är att få igång ett fortlöpande arbete med jämställdhetsfrågor som ska beröra alla medarbetare och som ska leda till att jämställdhetsfrågor hanteras som en löpande del av verksamheten. (Utdrag ur jämställdhetsplanen). Lönekartläggningar ska ske fortlöpande och kommer att genomföras även 2016. Detta för att säkerställa att inga orimliga löneskillnader finns med hänsyn till kompetens, kön med mera. Frisknärvaro Region Blekinge ska fortsätta att arbeta för att ha friska medarbetare. Detta arbete ska göras genom att kontinuerligt driva förebyggande insatser samt att ha ett nära samarbete med vår företagshälsovård. Vi ska även följa upp hur våra medarbetare upplever sin arbetsmiljö genom en medarbetarenkät/temperaturmätare ett par gånger varje år. Utifrån medarbetarundersökningen ska cheferna arbeta med handlingsplaner som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Medarbetarenkät För att kunna stämma av hur medarbetare ser på sin arbetsmiljö genomför vi medarbetarenkäter regelbundet. 13

Kärnvärdeprocess - Värdegrund Under 2014 startades en process för att utveckla Region Blekinges organisationskultur genom att ta fram kärnvärden som ska genomsyra hela organisationen. Mål medarbetare Samtliga medarbetare ska delta i minst en kompetensutvecklingsinsats varje år. Under hösten 2015 och våren 2016 ska vi ta fram en ny jämställdhetsplan på Region Blekinge. Planen ska följas upp årligen under 2017 och 2018. Genomföra lönekartläggning och ta fram ett underlag inför löneöversynen utifrån denna. Minst 80 % av medarbetarna ska helst inte ha några eller som mest 5 sjukfrånvarodagar per år. Region Blekinge ska under 2016 genomföra minst 2 medarbetarundersökningar gällande hur medarbetarna upplever sin arbetsmiljö. Svarsfrekvensen ska vara minst 75 % av samtliga medarbetare. Indikatorer Antal medarbetare som deltagit i minst en kompetensutvecklingsinsats varje år. Status ny jämställdhetsplan vid utgången av 2016. Genomförd lönekartläggning med åtgärdsplan för eventuella löneskillnader som inte är rimliga utifrån kompetens och kön. Andel medarbetare som har 5 sjukfrånvarodagar eller färre per år. Antalet genomförda medarbetarundersökningar samt dess svarsfrekvens. Under 2016 genomföra en utbildning i värdebaserat ledarskap för chefer på Region Blekinge. Följa upp förståelsen av värdegrunden internt. Att alla chefer och medarbetare känner till Region Blekinges vision och kärnvärden och arbetar aktivt för att de ska genomsyra vardagen. Kommunikation Syftet med Region Blekinges externkommunikation är synlighet och deltagande för samverkan med medlemmar politiker och tjänstemän och samverkanspartners som primära målgrupper. Externkommunikation är ett viktigt verktyg för att driva samverkansprocesser därför anordnar vi mötesplatser regelbundet som exempelvis Innovationsdag, edag bland andra. Syftet med Region Blekinges internkommunikation är att få medvetna, stolta och trygga medarbetare som jobbar mot gemensamma mål som bidrar till en helhet för att genomföra Blekingestrategin. Genom att ha en stabil intern grund kan vi kommunicera externt på ett samlat sätt. Den interna informationen bygger på interpersonell kommunikation och möjlighet att ta del av 14

information via ett gemensamt intranät som når alla medarbetare på Region Blekinge. Internkommunikationen är också starkt kopplad till arbetet med kärnvärden. Webbplats Arbeta med innehållet på www.regionblekinge.se och kompletterande sociala medier för att ge en aktuell bild av vad Region Blekinge gör. Nyhetsbrev Region Blekinge producerar varje vecka ett nyhetsbrev om Blekinges utveckling. Brevet går ut via e- post till drygt 2500 prenumeranter bland Region Blekinges medlemmar, partners och andra intresserade av Blekinges utveckling. Under året ska nyhetsbrevet förankras ytterligare internt så att fler medarbetare utnyttjar brevet som en kanal att föra ut budskap till medlemmarna. Blekingedagen Enligt Region Blekinges förbundsordning är en av förbundets uppgifter att stärka demokrati och medborgardialog genom att organisera arenor där lokala och regionala aktörer kan mötas. En sådan arena är: Blekingedagen ett årligt evenemang då styrelsen i Region Blekinge bjuder in medlemmar, organisationer, företag och andra som är intresserade av Blekinges utveckling för att träffas och diskutera en aktuell fråga. Blekingedagen 2014 hölls i Sölvesborg på temat hållbar utveckling och 2015 i Ronneby på temat hur kultur kan bidra till regional utveckling. Intranät Aktivt arbeta för att innehållet på intranätet är relevant och aktuellt och att strukturen är lätt att förstå. Göra en förstudie för beslut 2016 om intranät med funktioner för diarieföring och dokumenthantering för den politiska processen.. Mål kommunikation Att ha en webbplats som ger service till medlemmar, medier och allmänhet med aktuell och fördjupad information. Att webbplatsen används av målgruppen Region Blekinges medlemmar politiker och tjänstemän. Ge ut minst 30 nyhetsbrev under 2016. Fler än 230 deltagare på Blekingedagen. Deltagarna på Blekingedagen 2016 ska ha ett gott intryck av Blekingedagen 2016. Att medarbetare på Region Blekinge ska ha tillgång till aktuell och lättillgänglig information via ett intranät. Indikatorer Göra en användarundersökning av www.regionblekinge.se för målgruppen Region Blekinges medlemmar Att antalet besökare på www.regionblekinge.se ökar. Antal utgivna nyhetsbrev 2016. Antal deltagare på Blekingedagen Utvärdering av Blekingedagen 75 procent av de som svarar på den efterföljande utvärderingen ska ge betyget bra eller mycket bra när det gäller det totala intrycket av Blekingedagen 2016. Antalet medarbetare som är inne på intranätet fler än 3 gånger i veckan ska öka. Fler än 70% ska tycka att intranätet är en viktig källa för information fråga i medarbetarenkät. 15

Kansli Kansliets uppdrag är att hålla ihop övergripande administrativa funktioner för stöd och service till den politiska organisationen och verksamhetsområdena. Region Blekinges kansli innehåller en ekonomienhet, IT-enhet samt funktioner för upphandling/avtal, PA, sekreterare regionstyrelsen. Mål kansli Arbeta fram och kvalitetssäkra ärendeprocessen till regionstyrelsen. Att alla Region Blekinges medarbetare ska få hjälp och stöd för att de administrativa rutinerna runt ekonomi, löner etc. Indikatorer Samtliga politiker i regionstyrelsen ska tycka att det finns bra beslutsunderlag till ärenden som behandlas. Alla medarbetare känner till var man kan hitta rutinbeskrivningar för att kunna tidrapportera samt sakgranska och attestera fakturor. 16

6. Verksamhetsområde Kultur och fritid Uppdrag Region Blekinges uppdrag är att främja, utveckla och göra kultur och fritid tillgänglig för alla i Blekinge. I Attraktiva Blekinge Blekingestrategin 2014 2020 spelar verksamhetsområde kultur och fritid en viktig roll för att kunna uppfylla målen inom insatsområdena Bilden av Attraktiva Blekinge och insatsområdet Livskvalitet. Verksamhetsområdet har det strategiska ansvaret för att Blekinges kulturplan 2015 2017 genomförs. Ekonomiska förutsättningar Blekinge har en regional kulturplan 2015 2017 som beskriver riktlinjerna för hur kulturen ska utvecklas och bedrivas i Blekinge under gällande period. Den utgör också underlaget för Region Blekinges ansökan om statsbidrag till Statens kulturråd i de delar som ska ha statlig medfinansiering. För att kunna genomföra de utvecklingsområden som är beskrivna och beslutade i Blekinges regionala kulturplan krävs utökade resurser om ca 3,8 miljoner. Detta gäller satsningarna inom bildkonst och form, dans, utveckling av kulturskaparnas villkor samt utveckling av de insatser som finns beskrivna i Blekinges Regionala digitala agenda (ReDa). Organisation Region Blekinges Kultur-och fritids förvaltning initierar och driver utvecklingsarbete på uppdrag av kultur- och fritidsnämnden. En del av arbetet är att handlägga, följa upp och utvärdera verksamhetsbidrag och utvecklingsmedel. Andra centrala områden är utvecklingsarbete, omvärldsbevakning, dialog och nationella kontakter. Kulturkansliet består av tre personer samt våra operativa enheter Biblioteksutveckling Blekinge Kronoberg, Musik i Blekinge, Dans i Sydost samt Slöjd i Blekinge. Totalt 22 personer (18 tillsvidareanställda varav 9 män och 9 kvinnor och 4 visstidsanställda varav 2 män och 2 kvinnor). Mål och uppföljning Arbetet med att utveckla kulturen i Blekinge utgår dels från de nationella kulturpolitiska målen och dess nationella prioriteringar samt de regionala kulturpolitiska prioriteringarna. Båda dessa finns beskrivna i Blekinges regionala kulturplan. Nationella prioriteringar För att uppnå de nationella målen ska kulturpolitiken: Främja allas möjlighet till kulturupplevelser, bildning och till att utveckla sina skapande förmågor. Främja kvalitet och konstnärlig förnyelse. Främja ett levande kulturarv som bevaras, används och utvecklas. Främja internationellt och interkulturellt utbyte och samverkan. Särskilt uppmärksamma barns och ungas rätt till kultur. För att kunna uppnå de nationella kulturpolitiska målen finns även nationellt utpekade prioriterade områden som ska beaktas i allt utvecklingsarbete, dessa är barn och unga, jämställdhet, tillgänglighet, mångfald, nationella minoriteter, internationellt och interkulturellt arbete samt kulturskaparnas villkor. 17

Regionala prioriteringar För att uppnå målen för Region Blekinges Kulturpolitik har följande regionala kulturpolitiska prioriteringar gjorts: barn och unga tillgänglighet samverkan delaktighet internationalisering dans bildkonst och form Region Blekinge vill erbjuda människor att vara delaktiga i Blekinges kulturliv. När fler människor, i alla åldrar och livssituationer kan möta kultur och dess olika uttryck kommer bättre förutsättningar skapas för ett kreativt, livskraftigt, demokratiskt och hållbart samhälle. Kulturpolitiken i Blekinge verkar för att öka tillgängligheten till kultur för regionens invånare och på så sätt skapas en grund för att fler ska kunna delta. Det handlar också om att nå nya grupper och arbeta för att Blekinges kulturliv ska vara jämlikt och jämställt. Ett viktigt utvecklingsområde de kommande åren är att förbättra den digitala tillgängligheten och möjligheten att ta till sig information för både boende och besökare i Blekinge. Region Blekinge har särskilt pekat ut bildkonst och form samt dans som viktiga utvecklingsområden att utveckla då det saknas infrastruktur inom dessa områden. För att kunna genomföra de mål som finns beskrivna i Blekinges regionala kulturplan har varje regional verksamhet med verksamhetsbidrag utpekade mål att uppfylla som är kopplade till kulturplan och budget. Dessa mål gäller under hela kulturplansperioden 2015-2017. Kulturkansliet träffar de regionala verksamheterna två gånger per år för samtal och uppföljning. Dessutom redovisar varje regional kulturaktör årligen kvantitativa och kvalitativa resultat i regionernas gemensamma kulturdatabas. 18

Mål kultur och fritid Blekinge ska vara ledande i Sverige på kultur för och med barn och unga. Kulturen i Blekinge ska bli tillgänglig digitalt samt ska delaktighet och eget skapande vara ledord. Samverkan och gränsöverskridande samarbeten ska vara basen i utvecklingen av Blekinges kulturliv. Indikatorer Antal barn och unga/år som besökt kulturverksamheter med regionalt bidrag. Antalet besök/år till kulturverksamheter med regionala bidrag Uppfyllande av mål för kulturen i Regionala digitala agendan. Uppföljning av de regionala institutionernas tillgänglighetsplaner. Uppföljning genom den årliga kvalitativa redovisningen i Kulturdatabasen. Alla i Blekinge ska ha samma möjlighet till att ta del av våra gemensamma resurser för att uppleva och skapa kultur. Verka för ökat samarbete i södra Östersjöregionen. Uppfyllande av de regionala institutionernas planer för jämställdhet och mångfald. Uppföljning av projektmedel och produktionsstöd, fördelning över konst- och kulturområden samt fördelning över geografi. Antal kontakter, programaktiviteter eller föreställningar i annat land. Hot och möjligheter För att kunna uppfylla kulturplanens höga målsättningar krävs en utökad budgetram från Landstinget liksom att det krävs att den statliga nivån återställer 2015 års besparing samt på sikt även stärker sin finansiering för regionens utveckling inom kulturområdet. 19

7. Verksamhetsområde regional utveckling Uppdrag Verksamhetsområde regional utveckling samordnar, initierar och driver utvecklingsarbete på uppdrag av regionstyrelsen. En del av arbetet är att handlägga, följa upp och utvärdera verksamhetsbidrag och utvecklingsmedel. Andra centrala områden är omvärldsbevakning, dialog och nationella kontakter. Inom regional utveckling bedrivs strategiska utvecklings- och samverkansuppdrag genom att samordna strategier och insatser samt driva strategiska projekt kopplade till Blekingestrategin, Blekinges regionala utvecklingsstrategi. Regional utveckling har en strategisk roll i uppföljningen av Attraktiva Blekinge Blekinge-strategin 2014-2020 och arbetar aktivt inom samtliga insatsområden. Insatsområde Bilden av attraktiva Blekinge beskrivs i avsnitt 5.1 i verksamhetsplanen. Ekonomiska förutsättningar För att kunna genomföra de uppdrag som verksamheten Regional utveckling har krävs idag en stor del projektfinansiering. Projektintäkter 34% Medlemsintäkter 25% Nationellt uppdrag 30% Statliga intäkter 11% Organisation Regional utveckling arbetar med att genomföra Region Blekinges strategiska utvecklings- och samverkansuppdrag genom att samordna strategier och insatser. Vi driver även strategiska projekt kopplade till Blekinge. Här finns ett också projektkontor som hanterar rådgivning och administration av regionala tillväxtmedel, strukturfonder, nationella fonder, EU-fonder och program. Mål och uppföljning Arbetsliv Insatsområde arbetsliv omfattar fyra fokusområden där Region Blekinge samordnar och/eller driver uppdrag och projekt inom tre av dessa, expansivt näringsliv, starkt innovationsklimat och god kompetensförsörjning. Fokusområde miljö-energi- och klimatsmart näringsliv drivs bland annat genom Klimatsamverkan Blekinge och Energikontor Sydost. 20

Expansivt näringsliv Genom ökad samverkan med aktörer och medlemsorganisationer, kommunernas näringslivsenheter stärka Blekinges konkurrenskraft med ett expansivt näringsliv för att öka antalet företagsinvesteringar i Blekinges kommuner. Starkt innovationsklimat - Regional Innovationsstrategi Det övergripande målet är att stärka Blekinges innovationsklimat som involverar näringsliv, utbildningsaktörer, offentlig, ideell och kreativ sektor för att skapa förutsättningar för en fortsatt god näringslivs- och samhällsutveckling i ett samspel mellan näringsliv, civila samhället och offentligt finansierad verksamhet. Syftet är också att stärka det regionala ledarskapet för innovationsfrågor, förbättra förutsättningarna för prioriteringsarbetet, specialisera och fokusera resurser samt skapa en gemensam bild och ett underlag för vad innovation är. God kompetensförsörjning Det övergripande målet är att förbättra/öka näringslivet och offentliga organisationers möjlighet att tillgå kompetent arbetskraft samt att fler går vidare till högre utbildning. Kompetensplattformsuppdraget anges särskilt i villkorsbrev från näringsdepartementet och medfinansieras av tillväxtverket. Under 2014 har en gemensam kompetensförsörjningsstrategi för Blekinge tagits fram som beslutades av Regionstyrelsen 2015. Nu handlar det om att stödja det arbete som pågår inom de olika områdena i strategin för att medverka till start och utveckling. Ung Framtid i Blekinge Kraftsamling för halverad ungdomsarbetslöshet Blekinges förmåga att attrahera unga är en förutsättning för att klara de stora demografiska utmaningar som regionen står inför. Blekinge måste därför erbjuda de unga både god Livskvalitet och ett gott Arbetsliv. Ungas engagemang är även en förutsättning för förnyelse och utveckling i företag och offentlig verksamhet. En regional handlingsplan och kraftsamling undertecknades 2013, med mål och riktning mot halverad ungdomsarbetslöshet till 2017. Genomförandeprojekt finansieras i stor utsträckning genom externfinansiering bland annat av europeiska socialfonden. Besöksnäringen Region Blekinge har genom marknadsbolaget VisitBlekinge AB (svb) fått möjlighet att bli den part som tar strategisk och regionalt ansvar för att besöksnäringen i Blekinge fortsätter sin positiva utveckling. Målet är för regionen är detsamma som det nationella mål som är uppsatt att fördubbla omsättningen fram till 2020. 21

Mål arbetsliv Öka antalet företagsinvesteringar i Blekinges kommuner i syfte att öka antalet sysselsätta. Att medverka till att målen i En innovationsstrategi för Blekinge nås. Att medverka till att målen i Kompetensförsörjningsstrategin nås. 2017 ska ungdomsarbetslösheten ha halverats från 2013 års nivå. Omsättningen inom besöksnäringen 2020 skall vara 4 miljarder. Satsning på strategisk samverkan sam utveckling av Visit Blekinge AB. Indikatorer Antalet nationella och utländska investeringar samt hur många nya arbetstillfällen dessa skapat. Avtal mellan Business Sweden och Region Blekinge och dess medlemmar. Blekinges innovationsindex. Antal nystartade företag och andelen som överlever tre år. Andel bruttonationalprodukten (BRP) som investeras i FoU. Antal aktiviteter som skapar utveckling; konferenser, workshops mm. Statistik för utbildningsområdet och arbetsmarknaden Andel arbetsgivare om upplever god tillgång till rätt kompetens ökar. Andelen 18-24 åringar som avslutat gymnasiestudier med fullständiga betyg ökar. Öppet arbetslösa och sökande i program av den registerbaserade arbetskraften 18-24 år i Blekinge. Mäts av Arbetsförmedlingen. TEM/Huit mätning (omsättning i besöksnäringen). Antal gästnätter omsättning av besöksnäringen. Antal bokningar i visitplattformen. Tillgänglighet Region Blekinge arbetar med tillgänglighet som regional planupprättare för infrastruktur och som regional kollektivtrafikmyndighet. Region Blekinge har även fokus på digital tillgänglighet samt strategiska internationella tillgänglighetsprojekt för att positionera Blekinges geografiska läge samt hantera och dra nytta av de ökande flödena över våra hamnar. Området bidrar till regional utveckling genom utveckling av transportsystemets infrastruktur och kollektivtrafik. Det sammanlänkar oss inom länet och med omvärlden i och utanför landet. Bidrar till arbetsmarknadsförstoring och sätter länet på kartan som viktigt transit-län för godstransporter och resande. Länstransportplan Främsta inriktningen är att i enlighet med länstransportplanen bidra till att befästa Blekinge som en viktig port för svensk ökad handel över Östersjön mot östra Europa och Centraleuropa. Därutöver att bidra till en regionförstoring med möjligheter att pendla över länsgränser, att förtäta genom minskade restider och bättre turtäthet i kollektivtrafiken. Trafikförsörjningsprogram Trafikförsörjningsprogrammet ska på ett övergripande sätt visa hur kollektivtrafiken från ett politiskt perspektiv förväntas att utvecklas under kommande år, för att bidra till Blekingestrategin 2014-2020. Det är viktigt att satsningar på kollektivtrafik och infrastruktur går hand i hand med den önskade utvecklingen gällande Blekinges närhet till expansiva områden, 22

resmöjlighet utan bil och våra miljömål. Under hösten 2015 remissbehandlas förslag till nytt program för perioden 2016-2019 där satsning på högre turutbud i tågtrafiken även från Karlskrona och fördubbling av antalet resor med kollektivtrafik finns med bland de långsiktiga ambitionerna. Digitala agendan Blekinge ska kännetecknas som ett attraktivt e-samhälle där en stor del av befolkningen använder digitala tjänster. Genom samverkan inom ramen för Blekinges regionala digitala agenda (ReDa) utvecklas e-tjänster gemensamt, satsningar inom e-hälsa samt digital infrastruktur. Mål tillgänglighet Att till 2016 ta initiativ eller delta i ett strategiskt internationellt tillgänglighetsprojekt. Att prioriteringar i länstransportplanen genomförs i enlighet med plan Besluta om nytt trafikförsörjningsprogram Att de prioriterade målen genomförs i den regionala digitala agendan. Livskvalitet I Blekinge har vi förutsättningar att erbjuda goda livsvillkor där människor mår bra, utvecklas och upplever känslan av att leva ett gott liv utifrån sina förutsättningar. Livskvalitet innebär att vi måste se till helhet och sammanhang för att tillgodose de behov framtidens invånare efterfrågar. Blekinges alla kommuner, Landstinget Blekinge, Länsstyrelsen i Blekinge och Region Blekinge har alla verksamheter som påverkar hälsan hos befolkningen. Under 2014 antogs en gemensam folkhälsopolicy. Målet är att få en god och jämlik hälsa hos befolkningen. Där lägger vi grunden för en hållbar utveckling och ett attraktivt Blekinge. Mål livskvalitet Genom ideella föreningen Blekinge Health Arena verka för ökad samverkan för att organisera folkhälsoarbetet i länet samt klargöra Region Blekinges ansvar. Projektkontoret Genom samordningsområde projektkontor leds och samordnas resurser för regional utveckling, främst genom det regionala tillväxtanslag som finns för Blekinges förfogande och är kopplat till det nationella uppdraget genom årliga villkorsbrev från näringsdepartementet. Fokus i insatser ligger på Informationsspridning, projektrådgivning, beredning av ansökningar och uppföljning och lärande kring prioritering och effekter av regionala tillväxtmedel, EU-medel med flera finansieringsformer för stöd till regionala utvecklingsinsatser. 23

Övergripande ska Region Blekinges projektkontor i alla sammanhang verka för att tillgängliga/beviljade projektmedel på bästa sätt bidrar Blekinges regionala utveckling. Mål projektkontoret Utveckla en mer strategisk användning av de regionala tillväxtmedlen som verktyg för genomförandet av Blekingestrategin. Verka för att de regionala EUprogrammen används som verktyg för genomförandet av Blekingestrategin. Indikatorer Procentuell fördelning av anslag per insatsområde. Att regionala tillväxtmedel ska fördelas mer jämlikt och jämställt. Fördelningen i procent för kvinnor och män som målgrupp och aktörer skall följas upp. Hot och möjligheter Region Blekinge kan medverka till att samverkan ökar, kompetenser inom områdena höjs och att fler projekt startas av aktörer. Region Blekinge kan också medverka till att samverkan mellan de olika aktörerna gör att mål och effekter nås Blekinges attraktionskraft, även bland unga är en komplex utmaning som kräver att alla berörda områden som utbildning, arbete, inflytande, hälsa, fritid och kultur gemensamt tar ansvar. Blekinge kan välja att uttala att arbeta med ett horisontellt fokus ungdomar vilket skulle ge kraft i arbetet med att göra Blekinge attraktivt för unga. Det som är avgörande för genomförande av mål är en god balans mellan mål och tillgängliga resurser. Nationell finansiering, strukturfonder och andra EU-program är avgörande för genomförande för många av de beskrivna aktiviteterna och därmed måluppfyllelse. Det finns inga resurser avsatta i driftbudget eller projekt nationellt uppdrag för statistikfunktion (inköp, bearbetning och analys av statistik) för att kunna följa fördelningen av medel utifrån de horisontella kriterierna. För att kunna utveckla detta kommer det att krävas extra resurser. Med sikte på 2017 bör kompetenshöjande insatser gällande det horisontella perspektivet mångfald prioriteras. Utbildningsinsatser bör göras för hela organisationen på liknande sätt som vi gjort med hållbarhet under 2015. 24

8. Verksamhetsområde trafik Uppdrag Trafikverksamhetens uppdrag är att utveckla kollektivtrafiken enligt målen i trafikförsörjningsprogrammet genom att handla upp, verkställa och marknadsföra den upphandlade kollektivtrafiken. Trafiken drivs huvudsakligen under varumärket Blekingetrafiken. Ett arbete har påbörjats för gemensamma strukturer och ökad helhetssyn inom all regional verksamhet. Kollektivtrafiken ska ännu tydligare bli ett verktyg i processen med att utveckla ett attraktivt Blekinge. Trafiknämnden är beredande organ inför regionstyrelsens beslut och ansvarar för genomförandet av kollektivtrafiken vilket omfattar att planera, upphandla och genomföra en god kollektivtrafik inom beslutade ekonomiska ramar. Uppdraget finns beskrivet i det regionala trafikförsörjningsprogrammet för Blekinge 2016-2019, ett strategidokument för hur trafiken ska utvecklas på kort sikt. Den regionala kollektivtrafikmyndigheten ansvarar för det regionala trafikförsörjningsprogrammet. Trafikförsörjningsprogrammet, medlemsdialoger samt beslutad verksamhetsplan för åren 2015-2017 ligger till grund för trafikplanering och budgetarbete. I arbetet med trafikförsörjningsprogrammet för perioden 2016-2019 har det blivit ännu tydligare att utvecklingsarbetet måste vara mycket långsiktigt med siktet inställt på en punkt långt bortom programperioden. Detta måste i sin tur även börja genomsyra beslut på kortare sikt. Ekonomiska förutsättningar Trafiknämndens verksamhet finansieras med medlemsbidrag från landstinget och länets samtliga kommuner samt med trafikintäkter från våra kunder. Beräknad nettokostnad att täcka genom underskottsbidrag för 2016 av våra medlemmar är 302 661,9 tkr exkl. kollektivtrafikmyndighet. Organisation VO Trafik har ca 40 medarbetare och består av tre enheter: Trafikplanering- och produktion Enheten ansvarar för trafikplanering och produktion av buss-, tåg-, och skärgårdstrafik. En annan uppgift är löpande underhåll och planering av stationer, resecentra, hållplatser, bryggor etc. Marknad och försäljning Enheten ansvarar för försäljning, information, kommunikation och marknadsföring. Särskild kollektivtrafik Enheten ansvarar för trafikledning och beställningsmottagning för serviceresor, trafikupplysning, störningsinformation och färdtjänsthandläggning. Särskild kollektivtrafik omfattar färdtjänst, riksfärdtjänst, sjukresor och öppen närtrafik. Mål och uppföljning I det regionala trafikförsörjningsprogrammet för Blekinge 2016-2019 finns ett antal uppställda mål för kollektivtrafiken. Målen, som är samlade under sex rubriker, specificeras i den efterföljande texten. 25

Utbud och resande Kollektivtrafikens marknadsandel av motoriserade transporter i Blekinge ska öka. Senast 2022 ska två tågavgångar per timme trafikera även sträckan Karlshamn Karlskrona. Restiderna bör successivt minska på samtliga relationer inom kollektivtrafiken. Pendlingsbarhet ska utredas, definieras, mätas och förbättras under programperioden till 2019. I samband med upphandling av skärgårdstrafiken 2018 ska möjligheterna för en utbyggnad vattentrafik utredas och vid positivt resultat ska förslag om utökad trafik presenteras. Miljöpåverkan Region Blekinge ska kräva förnybart drivmedel i all upphandlad linjelagd kollektivtrafik på land samt främja förnybara bränslen i övrig trafik. Fordon med ny teknik för att minimera buller och utsläpp i stadsmiljö ska övervägas i samband med ny stadstrafik under programperioden. Tillgänglighet Samtliga fordon i Blekinges linjetrafik på land ska vara tillgänglighetsanpassade. Tillgänglighetsanpassning av båtar ska beaktas vid upphandling i skärgårdstrafiken. 90% (82% idag) av alla större hållplatser (20 påstigande per dag) ska vara tillgänglighetsanpassade senast 2019. Införande av resenärsinformation inklusive nivå och gällande tillgänglighet per hållplats ska ske under programperioden. Riktlinjer för bemötande av äldre och personer med funktionsnedsättningar ska vara framtagna under 2016. All operativ personal ska vara utbildad i ovanstående riktlinjer senast 2017. Nöjdhet För mätning av nöjdhet används Kollektivtrafikbarometern som tas fram av Svensk Kollektivtrafik. Målen avseende nöjdhet är följande. 2019 ska 72% av resenärerna vara nöjda med Blekingetrafiken (69% 2014). 2019 ska 55% av allmänheten i Blekinge vara nöjda med Blekingetrafiken (52% 2014) 2019 ska 85% av kollektivtrafikresenärerna vara nöjda med senaste resan (83% 2014). 2019 ska 50% av resenärerna ha högt förtroende för att bussen är i rätt tid (42% 2014). Blekingetrafiken ska ingå i servicetrafikens kvalitetsbarometer Anbaro senast 2017. 26

Infrastruktur och stadsplanering En infrastrukturplan med konkreta åtgärder ska utarbetas i samråd med kommunerna. En processbeskrivning för samverkan med kommuner ska vara framtagen under 2016. En cykelstrategi för kollektivtrafiken ska vara framtagen under 2017. Restidsmål God kostnadstäckning ska eftersträvas i all trafikplanering. Ny trafik ska efter etablering bidra till trafikområdets kostnadstäckning. Prispåslag vid länsgränspassage ska inte förekomma efter 2017. Under programperioden ska betalningsrutiner i kollektivtrafiken utredas bl.a. i syfte att förbättra tidhållning och förkorta restider. Marknadsinriktade åtgärder ska fortlöpande övervägas. Hot och möjligheter Att verka för att röja undan de hot vi ser mot en utökad kollektivtrafik såväl som att ta tillvara de möjligheter som vi ser för samma ändamål är en ständigt pågående utmaning för vår verksamhet. Brister i kvaliteten, inte minst vad gäller infrastrukturen, är ett hot mot en fortsatt positiv utveckling i kollektivtrafiken. Genom prioritering av kollektivtrafiken i olika trafikmiljöer kan denna göras mera attraktiv och därigenom få våra medborgare att oftare välja kollektivtrafiken i första hand. Exempel på detta är dedikerade bussfiler, prioritering vid trafikljus, pendlingsparkeringar och lättillgängliga hållplatser. 27

9. Ekonomi Region Blekinge är ett samverkansorgan vars verksamhet till stor del finansieras av bidrag från medlemmarna. Region Blekinges basverksamhet finansieras av medlemsintäkter tillsammans med en mindre del statliga medel. Anslaget för regionala tillväxtåtgärder 1:1-medel samt anslaget 1:3 europeiska regionala utvecklingsfonden tillsammans med EU-medel utgör externfinansiering för genomförande av uppdragen i enlighet med verksamhetsplanen och Blekingestrategin. Kultur- och fritidsområdet finansieras främst via erhållna regionala och statliga medel. Kollektivtrafikverksamheten finansieras även den via medlemsbidrag men här finns också betydande intäkter främst från biljettförsäljning. All verksamhet i dotterbolaget Blekingetrafiken AB överfördes under 2014 till Region Blekinge via en inkråmsöverlåtelse. Detta innebär att hela trafikverksamheten från 2015 finns inom Region Blekinge som juridisk person. De nationella uppdrag som finns från staten åtföljs inte alltid av en finansiering vilket innebär att denna del av verksamheten är underfinansierad. Tidigare år har detta underskott finansierats med regionala tillväxtmedel. I budgeten för 2016 beräknas denna finansiering uppgå till ca 5,8 mnkr. Region Blekinge arbetar med budget och verksamhetsplanering enligt en medlemsdialogmodell som följer medlemmarnas budget- och planeringsprocess. Medlemsdialoger har genomförts med samtliga medlemmar för att diskutera mål, inriktning och finansiering. Efter medlemsdialogen har överläggningar och förankringsprocess skett mellan medlemmarna. Resultatet från dessa dialoger och överläggningar har sedan legat till grund för de budgetdirektiv som regionstyrelsen fastställt på sitt möte den 22 april 2015. Budgeten för 2016 är upprättad utifrån följande budgetdirektiv som regionstyrelsen beslutade vid sitt möte den 22 april 2015. Medlemsavgiften för 2016 fastställs till 0,30 promille av verkligt taxeringsutfall för 2014 Det nationella uppdraget ska medfinansieras genom regionala tillväxtmedel Uppräkning av bidrag till kollektivtrafik ska göras i enlighet med beslutad verksamhetsplan och budget för 2015-2017 Uppräkning av bidrag till Kultur och Fritid ska göras i enlighet med beslutad verksamhetsplan och budget för 2015-2017 En engångshöjning avseende bidrag för Kultur och Fritid enligt kultur- och fritidsnämnden hänskjuts till landstingets budgetprocess för regional medfinansiering för 2016 Efter det att budgetdirektiven fastställdes har tilldelningsbeslut om tilläggstrafik avseende båttrafik till Sturkö fattats. I budgetförslaget har intäkter och kostnader för denna trafik lagts till vilket innebär att medlemsbidraget ökat med 3,1 mnkr jämfört med de förutsättningar som budgetdirektivet baseras på. Den ökade nettokostnaden finansieras i sin helhet av Karlskrona kommun. Befintligt avtal om revisionstjänster löper ut i maj 2016. En ny upphandling av revisionstjänster ska vara klar under hösten 2015. En eventuell kostnadsökning i denna del hanteras i samband med regionstyrelsens fastställande av internbudgeten för 2016 genom omdisponeringar inom gällande budgetramar. Planåren 2017 och 2018 har beräknats genom generella framskrivningar av budget 2016. Som utgångspunkt har använts de planeringsförutsättningar som SKL utarbetar. 28

Resultatbudget 2016-2018 Förslag till budget 2016-2018 Alla belopp i TKR 2016 2017 2018 Verksamhetens intäkter 224 648,7 231 748,8 237 167,0 Verksamhetens kostnader -569 969,6-585 498,2-599 623,3 Avskrivningar -17 287,1-16 685,2-17 098,2-379 Verksamhetens nettokostnad -362 608,0-370 434,6 554,5 Intressentbidrag 1) 370 208,0 378 043,1 387 353,3 Finansiella intäkter 0,0 104,6 107,2 Finansiella kostnader -7 600,0-7 713,1-7 906,0 Resultat efter finansnetto och intressentbidrag 0,0 0,0 0,0 Budgeterat resultat 0,0 0,0 0,0 1) Fördelning intressentbidrag 2016-2018 (TKR) 2016 2017 2018 Kollektivtrafik 306 154,0 313 722,5 321 565,5 Kultur 43 210,3 42 886,3 43 744,1 Kollektivtrafikmyndighet 2 148,0 2 148,0 2 148,0 Medlemsavgift 16 659,4 17 209,2 17 777,1 Statligt bidrag 2 036,3 2 077,1 2 118,6 Summa 370 208,0 378 043,1 387 353,3 Driftbudget per nämnd/verksamhet Driftbudget 2016 (TKR) Intäkter Kostnader Netto RS, RSAU, revision 4 001,3-4 001,3 0,0 Trafiknämnd 484 738,7-484 738,7 0,0 Kultur- och Fritidsnämnd 69 016,5-69 016,5 0,0 Regional utveckling 22 969,2-22 969,2 0,0 Ledningsstöd och administration 14 131,0-14 131,0 0,0 Summa driftbudget 2016 594 856,7-594 856,7 0,0 29

Detaljerad projektbudget 2016 Projektbudget (TKR) 2016 SICAHT 2 513,1 Blekinge unga lyfter 2.0 838,0 Halverad ungdomsarbetslöshet 157,1 BMSP/Svenska institutet 505,4 Framtida projekt arbetsliv 122,1 Tram 368,0 TENTacle 1 995,8 Utvecklad kompetensförsörjning 1 244,4 Framtida projekt näringsliv 1 225,6 Uppföljning/utvärdering 900,0 Nationellt uppdrag 5 750,0 Kultursamverkan 370,0 Kulturarvsprojekt 300,0 Summa projektbudget 16 289,5 Investeringsbudget 2016-2018 Investeringsbudget (TKR) 2016 2017 2018 Trafikinvesteringar 10 900,0 7 680,0 7 864,3 Övriga maskiner och inventarier 409,6 419,4 429,5 Summa investeringsbudget 11 309,6 8 099,4 8 293,8 Finansiella mål Finansiella mål krävs för att markera att ekonomi är en restriktion för att bedriva verksamhet. Verksamhetsmål behövs för att klargöra uppdraget och ange vad som kan uppnås med befintliga resurser och därmed anpassa målen till de finansiella målen (restriktionen). Finansiella mål och verksamhetsmål hänger således ihop för att möjliggöra god ekonomisk hushållning. Finansiella mål 2016 1. Kollektivtrafiken skall planeras så att en kostnadseffektiv trafik erhålls jämfört med andra län och genomsnitt för riket. Kostnadstäckningen för länets kollektivtrafik var år 2014 ca 47 %. 2. Alla investeringar som görs i inventarier, datorer mm ska finansieras inom den löpande verksamheten, d.v.s. av internt tillförda medel som motsvaras av resultat och årets avskrivningar(ingen skuldsättning). Upptagande av lån får ske till trafikinvesteringar enligt förbundsordningen. 3. Ingen skuldsättning ska ske utöver utnyttjande av checkkredit (vid tillfällig likviditetsbrist). Detta gäller exkl. trafikinvesteringar enligt ovan. 4. Likviditet. Text från budgetpropositionen Utgiftsområde 19: den regionala tillväxtpolitiken utgör huvuddelen i det nationella uppdraget. Anslaget 1:1 regionala tillväxtåtgärder för regional och central projektverksamhet 1:3 Europeiska regionala utvecklingsfonden utgör de ekonomiska resurserna för att genomföra politiken. Region Blekinge bedriver för närvarande drygt 40 projekt som projektägare eller Lead Partner. Detta innebär en stor belastning på likviditeten på grund av att utbetalning av EU-medel eller regionala tillväxtmedel sker i efterskott, efter rekvisition av pengar. 5. Räntekostnader som uppstår är ingen godkänd kostnad utan måste snabbt täckas av Region Blekinges medlemsintäkter. Ambitionen är att så snabbt som möjligt rekvirera medel löpande

för att minimera räntekostnaden. Användandet av medlemsavgiften för att finansiera räntekostnaden kan ses som en möjlighet att öka den externa finansieringen.

Kraft att vilja. Tillsammans är det möjligt. Vi inspirerar, skapar tillfällen att mötas och stärker Blekinge i Sverige och Europa. Tillsammans med våra medlemmar Blekinges kommuner och landsting arbetar vi för att göra det ännu mer attraktivt att besöka, leva och verka i vår region. Region Blekinge, Valhallavägen 1, 371 41 Karlskrona Tel 0455-30 50 00 E-post kansli@regionblekinge.se www.regionblekinge.se

Förslag till beslut 4 2016-06-01 Regionstyrelsen 2016-06-08 Dnr 102-151-2016 Jonas Nordsten 0455-30 50 10 Delårsbokslut per den 30 april 2016 Delårsbokslutet per 30 april ska dels ge en bild över hur mål och medel utvecklats så här långt och också uppmärksamma eventuella avvikelser. Det ska också ge en prognos och bedömning för helåret. Omsättningen (0 kr) och balansomslutningen (0,2% av total balansomslutning) i dotterbolaget Blekingetrafiken AB är i så ringa omfattning att den inte räknas med i delårsbokslutet. RS fattade beslut om budget i juni 2015. Efter detta har verksamheterna upprättat internbudgetar enligt givna ramar. Då fler faktorer varit kända när internbudgetarna upprättades så har det uppstått en avvikelse mellan budgetens uppskattning av övriga intäkter och kostnader och de i internbudgetarna upptagna övriga intäkterna och kostnaderna. Kultur- och fritidsnämnden har i sin internbudget tagit hänsyn till den uppräkning som landstinget beslutat om i sin budget för 2016 samt gjort vissa mindre anpassningar av övriga intäkter och kostnader. Den budget som hänvisas till i delårsrapporten är en sammanslagning av respektive verksamhets internbudget. Verksamheten har utvecklats som förväntat under årets fyra första månader och det finns inga kraftiga avvikelser att rapportera. Region Blekinge redovisar för perioden januari april ett överskott på 13,0 (12,1) mnkr vilket främst består av Trafiknämndens (11,1 mnkr) och Kultur- och Fritidsnämndens (1,4 mnkr) överskott. Helårsprognosen visar på ett överskott för Region Blekinge på ca 0,2 mnkr. Samtliga verksamheter förutom Ledning och administration bedöms hålla sig inom eller under budgeterade medel. Helårsprognosen för Ledning och administration visar ett underskott på 0,2 mnkr. Bedömningen är att de finansiella målen som fastställts för helåret 2016 kommer att uppnås. Den sammantagna bedömningen är att uppfyllelsen av verksamhetsmålen för helåret 2016 kommer att vara god. Arbetsutskottet har, 2016-06-01, behandlat ärendet. Beslutsunderlag Delårsbokslut per 2016-06-01 Förslag till beslut, daterat 2016-05-18 Arbetsutskottets beslut, 2016-06-01 Arbetsutskottet föreslår regionstyrelsen besluta att godkänna delårsbokslut per 30 april 2016 med ett resultat på 13,0 mnkr att överlämna delårsbokslutet till Region Blekinges medlemmar för kännedom Expedieras: Revisorerna, Blekinges kommuner och landstinget, Akten Region Blekinge Valhallavägen 1 371 41 Karlskrona Tel 0455-30 50 00 Fax 0455-30 50 10 E-post kansli@regionblekinge.se Org.nr 222000-1321 Bankgiro 5106-8914 www.regionblekinge.se

Delårsrapport april 2016

Delårsrapport april 2016 Region Blekinge Dnr 102-151-2016 Version: PA14 inför RSAU Utskriven 2015-05-24/MF 2

Innehållsförteckning 1. Inledning... 4 2. Finansiell analys... 4 3. Övergripande mål... 6 Blekingestrategin... 6 Medarbetare... 7 Kommunikation... 7 Kansli... 8 4. Kultur- och fritidsnämnden verksamhetsområde kultur och fritid... 8 Väsentliga händelser... 8 Prognos för att uppfylla målen under året... 9 5. Regionstyrelsen - verksamhetsområde regional utveckling... 9 Väsentliga händelser... 10 Prognos för att uppfylla målen under året... 10 6. Trafiknämnden - verksamhetsområde trafik... 11 Väsentliga händelser... 11 Prognos för att uppfylla målen under året... 11 7. Ekonomisk redovisning... 12 3

1. Inledning Verksamhetsåret som inleddes 2016 präglas bland annat av att befolkningstillväxten i Blekinge steg kraftigt under 2015 (mer än riket i snitt) bland annat i gruppen utrikes födda. Blekinges kommuner har också ett stort mottagande av nyanlända flyktingar vilket är en möjlighet för Blekinge att ytterligare öka befolkningen. Insatser och aktiviteter har gjorts för att stärka Region Blekinges engagemang i integrationsråd liksom i samverkan med andra aktörer verka för att stärka både matchning av kompetens på arbetsmarknaden liksom tillgänglighet och attraktivitet. Bland annat har medel beviljats från Tillväxtverket för att ytterligare förstärka de initiativ som redan är igång. Inför budgetperioden 2017 2018 finns flera utmaningar bland annat mot bakgrund av behov av ytterligare resurser för att nå de mål som är uppsatta för verksamheterna. Bland annat för att kunna genomföra målen i kulturplanen som antogs 2014 såväl som målen i folkhälsopolicyn för Blekinge. Andra områden som har ambitiösa mål är det nyligen beslutade trafikförsörjningsprogrammet med restidsmål och möjliga behov av satsningar i samband med de pågående Sverigeförhandlingarna av den svenska höghastighetsjärnvägen liksom utveckling av den europeiska transportplaneringen. Under våren har landstingsfullmäktige i Blekinge ansökt hos regeringen om att bilda regionkommun i Blekinge något som skulle innebära att landstinget Blekinge och Region Blekinge slås ihop. Indelningskommittén för Sverige har också presenterat sitt diskussionsunderlag om ny länsindelning av Sverige där Blekinge föreslogs bilda region med Skåne. Oavsett vägval kommer Region Blekinges organisation påverkas framöver. 2. Finansiell analys I detta delårsbokslut redovisas ingen sammanställd redovisning eftersom det inte bedrivs någon verksamhet i dotterbolaget Blekingetrafiken AB och balansomslutningen är låg. Periodens resultat Periodens resultat uppgår till 13,0 mnkr vilket är ca 0,9 mnkr högre än motsvarande period föregående år. En generell förklaring till överskottet är att de bidrag som verksamheterna erhåller periodiseras i resultaträkningen med lika stora belopp varje månad emedan de verkliga intäkterna och kostnaderna inte har samma jämna fördelning. RS, RSAU och revision uppvisar ett överskott på 0,2 mnkr. Överskottet beror fullt ut på lägre kostnader där det bl.a. inte har blivit några kostnader för förvaltningsrevisionen under perioden. Trafiknämnden uppvisar ett överskott mot budget på 11,1 mnkr. Anledningen till överskottet är främst periodiseringseffekter både avseende intäkter och kostnader. Indexjusteringar enligt avtal kommer senare vilket gör att kostnaderna ökar jämfört med första delen av året. Båttrafiken ökar i omfattning under sommarmånaderna och vissa kostnadsdrivande åtgärder är planerade till senare under året. Detta innebär att utfallet sker senare under året och effekten blir då lägre kostnader jämfört med budget i början av året. Det kan noteras att kostnaderna för sjukresor överstiger budget med 1,3 mnkr vilket främst kan hänföras till nytt avtal och en ökning av nattkörningarna. Kultur- och fritidsnämnden uppvisar ett överskott på 1,3 mnkr. Anledningen till överskottet är främst periodiseringseffekter på kostnadssidan t.ex. avseende utbetalning av kulturmedel där projektstöd inte rekvirerats av alla beviljade projekt än samt att den planerade konstsatsningen försenats. Vidare har Dans i Sydost en vilande tjänst från 1/1-2016 vilket innebär att där finns inga personalkostnader och få aktiviteter under de fyra första månaderna. I denna del är det på gång 4

med en ny överenskommelse mellan Region Blekinge, Region Kronoberg och Landstinget i Kalmar län. Regional utveckling uppvisar ett överskott på 0,8 mnkr vilket främst beror på högre intäkter och lägre kostnader än förväntat. De lägre kostnaderna beror band annat på en vakans som inte blivit tillsatt under perioden. Ledning och administration uppvisar ett underskott på 0,4 mnkr. Lägre medlemsavgift än budgeterat och högre kostnader för IT-verksamheten är de främsta anledningarna till underskottet. Prognos RS, RSAU och revision, Kultur- och fritidsnämnden och Trafiknämnden prognosticerar ett nollresultat för helåret. Intäkter och kostnader bedöms uppgå till de budgeterade beloppen. Ledning och administration bedöms göra ett underskott på ca 0,2 mnkr för 2016. Utfallet för medlemsavgiften är känd och utfallet kommer att understiga budget med 0,2 mnkr. Övriga intäkter bedöms överstiga budget med 0,4 mnkr samtidigt som kostnaderna för IT-verksamheten bedöms överstiga budget med motsvarande belopp. Regional utveckling prognosticerar ett överskott mot budget på 0,4 mnkr. Förklaringen till detta är främst högre intäkter än förväntat bl.a. beroende på högre bidrag för det statliga uppdraget som bredbandskoordinator samt lägre kostnader bl.a. avseende budgeterad vakans som inte kommer att få helårseffekt på utfallet. Balanskravet Region Blekinge har inga ingående underskott som behöver återställas. Den beslutade helårsbudgeten uppvisar ett nollresultat och prognosen för helåret visar ett överskott på 0,2 mnkr. Bedömningen är att Region Blekinge kommer att uppfylla balanskravet för verksamhetsåret 2016. Investeringar INVESTERINGSREDOVISNING (TKR) 2016-04-30 2016 2016-04-30 2015-12-31 Bokslut Årsbudget Avvikelse Årsbokslut Trafikinvesteringar 99,8 10 900,0 10 800,2 180,0 - Upprustning av tåg 99,8 8 450,0 8 350,2 448,0 - Biljettmaskinutrustning 0,0 1 500,0 1 500,0-323,0 - Övriga trafikinvesteringar 0,0 950,0 950,0 56,0 Övriga investeringar 227,4 409,6 182,2 922,0 Aktier 0,0 0,0 0,0 0,0 IT-system, licenser 30,0 0,0-30,0 629,0 Datorutrustning 159,8 0,0-159,8 257,0 Inventarier, övrigt 37,6 0,0-37,6 37,0 Summa 327,2 11 309,6 10 982,4 1 102,0 Periodens investeringar uppgår till 0,3 mnkr. Inga nya lån har upptagits utan investeringarna har finansierats med internt tillförda medel. Bedömningen är att årets investeringar kommer att uppgå till budget. 5

Prognos för att uppfylla målen under året Den sammanfattande bedömningen är att verksamheten ur finansiell synvinkel utvecklas som förväntat. Det finns i nuläget inget som tyder på att vi inte ska kunna uppfylla de finansiella målen för 2016. 3. Övergripande mål Blekingestrategin Ett av Region Blekinges övergripande uppdrag är att ta fram och följa upp den regionala utvecklingsstrategin (RUS) för Blekinge. Strategin har till uppgift att ange Blekinges gemensamma färdriktning där vi tillvaratar Blekinges unika förutsättningar, grundat i de styrkor och utmaningar som finns just här. Strategin ska samordna aktörers verksamhet så att det gemensamma resultatet verkar för Blekinges långsiktiga utveckling. Samverkan, hållbarhet, jämställdhet, mångfald och internationalisering är horisontella perspektiv som ska genomsyra alla verksamhetsområden i Blekingestrategin. Väsentliga händelser De horisontella perspektiven har integrerats i all projektverksamhet som finansieras via Region Blekinge. För att säkerställa detta så skall numera projektbeskrivningarna integrera de horisontella perspektiven i alla projektets delar så som bakgrundsbeskrivning, målgrupper, målformuleringar och aktiviteter. Under inledningen av 2016 startades en pilotverksamhet under ledning av Blekinge Tekniska Högskolas forskarutbildning där Region Blekinge deltar i arbetet med hållbar kommun- och regionutveckling. Ett flertal internationella projekt som leds av aktörer från Blekinge har beviljats medel från EUprogram så som Södra östersjöprogrammet och Östersjöprogrammet samt Horizon 2020. Det har blivit alltmer tydligt i länet, inte minst beroende på den stora flyktinginvandringen och den tudelade arbetsmarknaden med fler långtidsarbetslösa, att behovet av en inkluderande tillväxt som även beaktar det sociala kapitalet är nödvändigt. Det pågår flera intressanta och viktiga aktiviteter i kommunerna som tar sin utgångspunkt i integrations- och mångfaldsperspektiven i tillväxtarbetet. På regional nivå har engagemanget kring integrationsfrågorna och delaktigheten i Blekinges integrationsråd stärkts för att lyfta utmaningen till en möjlig tillväxtfaktor. En mål- och indikatorsbilaga har tagits fram med statistisk basfakta som underlag inför kommande uppföljningar av den Regionala utvecklingsstrategin. I samarbete med BTH pågår ett arbete för att utveckla metoder för hållbarhetsbedömning. Hållbar kommun- och regionsutveckling är ett treårigt projekt som BTH påbörjade hösten 2015. RB deltar i projektet genom att arbeta med projektkontoret mot målet att våra finansieringsstöd ska bidra till hållbarhet i projekten. Via Klimatsamverkan Blekinge planeras kunskapshöjande insatser för att ställa krav i upphandlingar om energi och klimat. Den planeras nu för att kunna genomföras i september. Uppföljning av tjänsteresor på Region Blekinge har gjorts för 2015. Jämfört med uppföljningen för tjänsteresorna 2014 kan ingen nedåtgående trend visas vad gäller utsläpp från flygresor. Däremot 6

finns en minskad användning av privata bilar. De bilar som RB leasar håller successivt på att bytas ut till bilar med fossilfritt drivmedel varför användning av leasingbilarna säkerställer transporter med miljöbilar. Projektet Sol i Syd har initierats genom samverkan i Klimatsamverkan Blekinge. Även BEA-APP har tillkommit efter samverkan både genom Klimatsamverkan och Strukturbild Blekinge. På folkhälsoområdet bidrar Ungdomskraft med navigatorcentrum till bättre folkhälsa i den berörda ungdomsmålgruppen eftersom unga med psykisk ohälsa är överrepresenterade i gruppen unga som varken arbetar eller studerar. Prognos för att uppfylla målen under året Den samlade bedömningen är att målen kommer att uppfyllas under året. Medarbetare I en kunskapsintensiv organisation som Region Blekinge är medarbetarna den viktigaste tillgången. Därför arbetar vi aktivt för att ha friska medarbetare som trivs och utvecklas i sitt arbete. Väsentliga händelser Under 2016 har vi arbetat med en rad olika frågor, se exempel nedan, för att förbättra arbetsmiljö, utveckling och trivsel för våra medarbetare. Våra medarbetare har från och med i år rätt att byta semestertillägget mot extra semesterdagar. Erbjudandet är helt frivilligt och syftar till att gynna våra medarbetares hälsa och välmående. Syftet är också att underlätta för våra medarbetare att förena arbete med familjeliv. Vi har reviderat och förtydligat Region Blekinges lönekriterier samt kopplat dem till våra kärnvärden och vision på ett tydligare sätt. Vi har även tagit fram ett samtalsstöd till våra medarbetarsamtal som kopplar ihop utvecklingssamtalet med lönesamtalet så att våra medarbetare ska få större förståelse för kopplingen mellan prestation och lönesättning. Prognos för att uppfylla målen under året Över lag går arbetet enligt plan och bedömningen är att huvuddelen av målen kommer att vara uppfyllda när året är slut. Kommunikation Kommunikationsarbetet syftar till att stödja arbetet att nå målet i Blekingestrategin, det attraktiva Blekinge. Väsentliga händelser Under våren har en utvärdering av webbplatsen inletts. Utvärderingen slutförs under maj. Planering inför Blekingedagen 2016 i april med första möte med programgruppen. Temat för i år är digitalisering. Ett nytt intranät kommer att lanseras under året. Arbetet leds av kansliet med stöd från kommunikation. En ny version av Region Blekinges kommunikationshandledning lanserades i april. Kommunikatörerna kommer före sommaren ha besökt alla verksamhetsområden och presenterat innehållet. Prognos för att uppfylla målen under året Den samlade bedömningen är att målen kommer att uppfyllas under året. 7

Kansli Kansliets uppdrag är att hålla ihop övergripande administrativa funktioner för stöd och service till den politiska organisationen och verksamhetsområdena. Väsentliga händelser Under mars månad övergick ansvaret för myndighetsuppdraget avseende färdtjänst från verksamhetsområde trafik till kansliet. Prognos för att uppfylla målen under året Den samlade bedömningen är att målen kommer att uppfyllas under året. 4. Kultur- och fritidsnämnden verksamhetsområde kultur och fritid Region Blekinges uppdrag är att främja, utveckla och göra kultur och fritid tillgänglig för alla i Blekinge. Väsentliga händelser I samarbete med Ronneby kommun och Kulturcentrum har en internationell konstutställning - en plats för möten och berättelser, Make a Change, genomförts. Regionteatern Blekinge Kronoberg har fått ett nytt uppdrag att också omfatta den professionella dansen som ett led i att uppfylla målet om en professionell danssatsning i Blekinge. Under årets första månader har Blekinges invånare kunnat ta del av tre professionella dansföreställningar. I arbetet med den ideella föreningen Regionsamverkan Sydsverige utskott kultur- har samtliga regioner gemensamt ansökt om utvecklingsmedel från Kulturrådet för att genomföra ett utvecklingsarbete inom det professionella dansområdet. Verksamhetssamtal har hållits med samtliga regionala institutioner, dessa har fått redogöra för hur långt de har kommit med sin tillgänglighetsanpassning. De enstaka institutioner som inte redan idag uppfyller kriterierna för nationell funktionshinderspolitik har fått i uppdrag att innan 2016 års slut vidta de åtgärder som behövs. Under årets första månader har vi skapat samarbete med Region Östergötland och Riksarkivet för att utveckla projektet Broar till Historien att nå fler målgrupper än skolan. Tänkta målgrupper är: bibliotek, barns och ungas fritid samt civilsamhället till exempel hembygdsföreningar. Ett arbete att skapa ett Idrottspolitiskt program på uppdrag av kulturnämnden har påbörjats i samarbete med Blekinge Idrottsförbund samt Blekinges kommuner. Berättarkraft, en festival för berättande och litteratur, har genomförts. Alla kommuner i Blekinge har deltagit och genomfört aktiviteter och samverkat lokalt med föreningar, bildningsförbund och Blekingetrafiken. Blekinges första bokmässa hade 800 besökare. Mässan genomfördes inom arrangemanget Berättarkraft. 8

Alla kommunbiblioteken i Blekinge uppdaterar sina webbplatser med responsiv design så att de ska vara tillgängliga från smarta telefoner och surfplattor något som ökar tillgängligheten för barn och unga. En nätverksträff för tillgänglighet har genomförts där bland annat Antidiskrimineringsbyrån Sydost föreläste om diskrimineringslagen. Ett samarbete med Barnhälsovården i Blekinge har inletts för att stärka barns språkutveckling där kommunbibliotek och BVC kommer att jobba tillsammans. En Seminarieserie har inletts Att locka till läsning i samarbete med Linnéuniversitetet. Ett flertal körarrangemang har genomförts liksom att samarbetet med Blekinge Big Band och Carlshamn Punsch Big Band fortsatt att utvecklas. UNIT har tillsammans med Harold Jefta genomfört en 10-dagar lång turné i Sydafrika. Musik i Blekinges samarbete med den sydafrikanska musikern Mpho Ludidi resulterade under våren i en CD-inspelning i genren afro-soul. Musikutbudsdagen för barn & unga, där 20 livemusik-föreställningar presenterades för elever, kulturombud/samordnare, pedagoger och producenter har genomförts. I Blekinge har under våren 15 000 barn deltagit på omkring 200 konserter med professionella musiker. Musik i Blekinge är sedan januari 2016 ordförande för Jeunesse Musical Sweden. Syftet med föreningen är att fungera som en paraplyorganisation till bland annat musiktävlingen Musik Direkt/Riksfestivalen, Ethno och landets barn och unga-producenter. Ett projekt som syftar till att säkerställa återväxten i arrangörsledet där fokus ligger på unga arrangörer har startats upp. Utställningen Blekingesömmen med nya vingar har flugit vidare till Olofström. Barn och unga-verksamheten inom slöjdområdet har hållt workshops i samband med utställningen Blekingesömmen flyger vidare, sportlovsslöjd, skapande skola samarbete med Mörrums skola samt slöjdkvällar för Svenska kyrkans Lajvgrupp i Ronneby. Slöjdcafé, Kniviga kvällar och workshops från Ull till garn har genomförts. Region Blekinge som tillsammans med Region Kronoberg och landstinget i Kalmar län är huvudmän för Dans i Sydost har under våren arbetat med att skapa en ny organisation. Prognos för att uppfylla målen under året Arbetet med målen i kulturplanen går som förväntat. Däremot finns det anledning att uppmärksamma att det med nuvarande budgetnivå kommer att vara svårt att genomföra alla mål i kulturplanen under planperioden. 5. Regionstyrelsen - verksamhetsområde regional utveckling Verksamhetsområde regional utveckling samordnar, initierar och driver utvecklingsarbete på uppdrag av regionstyrelsen. 9

Väsentliga händelser Under inledningen av 2016 har en rad strategiska ställningstaganden och beslut fattats främst inom området tillgänglighet och infrastruktur. Bland annat har Region Blekinge lämnat remissyttrande över Trafikverkets inriktningsunderlag för transport och infrastrukturplanering för perioden 2018-2029. Regionstyrelsen har fattat beslut om Blekinges trafikförsörjningsprogram 2016-2019 som lägger grunden för kollektivtrafiken med mål och riktlinjer för programperioden. Det har också tagits hänsyn till det nya programmet i vårens medlemsdialog inför budgeten 2017 med inriktning mot 2018. Dialog har inletts för att säkerställa att plattformen Visit Blekinge för samverkan mellan offentliga och privata aktörer fortsätter efter 2016. Den starka befolkningstillväxten i Blekinge under 2015, främst inom gruppen med utländsk bakgrund och nyanlända har medfört att uppdraget kring kompetensförsörjning och arbetskraftsförsörjning har fått en ny riktning. Engagemanget kring integrationsfrågorna och delaktighet i Blekinges integrationsråd har stärkts liksom att frågorna lyfts inom ramen för bland annat kompetensförsörjningsstrategin för att lyfta utmaningen till en möjlig tillväxtfaktor för Blekinge. Uppföljning, planering och strategiska samtal har inletts för att blicka framåt mot den kommande eu-programperioden och sammanhållningspolitiken efter 2020 för att fortsatt trygga medel för utvecklingssatsningar i Blekingestrategin. Projektet Business Blekinge har satt i gång för att öka antalet företagsinvesteringar i Blekinges kommuner. På innovationsområdet är Blue Science Park Karlskrona igång och projektet Smart Produktion har haft sin första temadag framtidens industri. På den internationella arenan är projektet TenTacle igång. Projektet ska bland annat belysa hur planeringsmetoder och infrastruktur kan utvecklas för att dra nytta av den tillväxt som förväntas längs korridorerna. Även såddmedel för InterConnect och BEA-APP (Baltic Energy Areas A Planning Perspective) har beviljats. Inför den stundande länstransportplaneringen är arbetet med en regional cykelstrategi igång. Underlag för prioriteringar har tagits fram för inriktningsbeslut av de regionala tillväxtmedlen vilken också ligger till grund för att prioritera medel genom utlysningar. Dessa har även kopplats till tidplaner i andra programutlysningar såsom strukturfonderna och södra östersjöprogrammet och dess inriktningar vilket också i ökad grad möjliggör medfinansiering in i andra EU-program. Prognos för att uppfylla målen under året Den samlade bedömningen är att målen i huvudsak kommer att nås med något undantag. Mot bakgrund av befolkningstillväxten 2015 och ökningen av gruppen unga människor med utländsk bakgrund har förutsättningarna för att nå målen i projektet kraftsamling för halverad ungdomsarbetslöshet till 2017 förändrats. För gruppen unga kvinnor ser målet ut att nås med god marginal medan det är liten sannolikhet att målet kommer att nås för gruppen unga män. Parterna 10

planerar att under hösten genomföra en målgruppsanalys för att få ett bättre underlag på vilka insatser som behövs. Målet för området Livskvalitet, att genom ideella föreningen Blekinge Health Arena verka för ökad samverkan för att organisera folkhälsoarbetet i länet mm kommer delvis att uppnås. medlemmarna liksom regionstyrelsen beslutade under våren att avveckla den ideella föreningen Blekinge Health Arena medan samverkan för regional folkhälsa drivs genom ett forum och årlig folkhälsodag. 6. Trafiknämnden - verksamhetsområde trafik Uppdraget finns beskrivet i det regionala trafikförsörjningsprogrammet för Blekinge 2016-2019, ett strategidokument för hur trafiken ska utvecklas på kort sikt. Väsentliga händelser Kommuner och landsting kan söka stöd för att främja hållbara stadsmiljöer, så kallat stadsmiljöavtal. Region Blekinge har under vintern arbetat tillsammans med Karlskrona kommun för att ta fram en ansökan om statlig medfinansiering till objekt kopplade till en hållbar stadsmiljö. I det sammanhanget ingår en omläggning av stadstrafiken i Karlskrona. Kommunen beslutade under våren att ställa sig bakom ansökan. Besked meddelas senare under året. Parallellt med detta har upphandlingsarbetet påbörjats för Krösatåg, Pågatåg, skärgårdstrafik, reklamavtal och väderskydd. Två nya ombud har etablerats i Karlskrona för biljettförsäljning (varav utökning med ett). Lansering av sommarkort, en välkommen återkomst i sortimentet, samt uppdatering av webshop och hemsida har genomförts för att förbättra tillgängligheten för våra kunder. Prognos för att uppfylla målen under året Trafikförsörjningsprogrammet är färskt och vad gäller 2016 så här långt har resandet ökat med 7 % under perioden jämfört med motsvarande period 2015. 11

7. Ekonomisk redovisning RESULTATRÄKNING (TKR) 2016-04-30 2015-04-30 2016 2016 Bokslut Bokslut Prognos Budget Verksamhetens intäkter 79 110 76 262 225 267 224 649 Verksamhetens kostnader -181 315-175 230-570 213-569 970 Avskrivningar -5 674-5 524-17 287-17 287 VERKSAMHETENS NETTOKOSTNADER -107 878-104 492-362 233-362 608 Intressentbidrag 123 333 118 977 370 008 370 208 RESULTAT FÖRE FINANSIELLA POSTER 15 455 14 485 7 775 7 600 Finansiella intäkter 10 4 25 0 Finansiella kostnader -2 486-2 373-7 600-7 600 RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER 12 979 12 116 200 0 RESULTAT 12 979 12 116 200 0 12

BALANSRÄKNING (TKR) 2016-04-30 2015-12-31 Bokslut Bokslut TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar M ateriella anläggningstillgångar 136 900 142 247 Finansiella anläggningstillgångar Aktier och andelar 1 267 4 217 Summa anläggningstillgångar 138 167 146 464 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar 49 749 106 057 Kassa och bank 113 787 90 473 Summa omsättningstillgångar 163 536 196 529 SUMMA TILLGÅNGAR 301 703 342 993 SKULDER OCH EGET KAPITAL Eget kapital 4 291 4 291 4 291 4 291 Långfristiga skulder Skulder till kreditinstitut 140 000 140 000 140 000 140 000 Kortfristiga skulder Pensionsskuld och pensionsavsättning 7 489 8 381 Övriga kortfristiga skulder 136 945 190 321 Summa kortfristiga skulder 144 434 198 703 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 288 724 342 993 RESULTAT 12 979 0 13

DRIFTREDOVISNING (MNKR) 2016-04-30 2015-04-30 2016 2016 Bokslut Bokslut Prognos Budget Intäkter RS, RSAU, revision 1,3 1,3 4,0 4,0 Trafiknämnd 164,6 157,1 484,7 484,7 Kultur- och fritidsnämnd 22,9 24,4 69,0 69,0 Regional Utveckling 8,8 8,9 23,2 23,0 Ledningsstöd och administration 4,8 3,5 14,3 14,1 Summa intäkter 202,5 195,2 595,3 594,9 Kostnader RS, RSAU, revision 1,1 1,2 4,0 4,0 Trafiknämnd 153,5 148,8 484,7 484,7 Kultur- och fritidsnämnd 21,6 20,7 69,0 69,0 Regional Utveckling 8,0 8,9 22,8 23,0 Ledningsstöd och administration 5,2 3,6 14,5 14,1 Summa 189,5 183,1 595,1 594,9 14

15

Kraft att vilja. Tillsammans är det möjligt. Vi inspirerar, skapar tillfällen att mötas och stärker Blekinge i Sverige och Europa. Tillsammans med våra medlemmar Blekinges kommuner och landsting arbetar vi för att göra det ännu mer attraktivt att besöka, leva och verka i vår region. Region Blekinge, Valhallavägen 1, 371 41 Karlskrona Tel 0455-30 50 00 E-post kansli@regionblekinge.se www.regionblekinge.se 16

Förslag till beslut 2016-06-01 5 REGIONSTYRELSEN 2015-06-08 Dnr 104-107-2016 Handläggare Malena Sandgren/Johanna Olofsson 0455-30 50 08/0455-30 50 24 Upprättande av intern kontrollplan 2016 Enligt reglemente för intern kontroll (beslut RS 2014-12-10 98) har regionstyrelsen det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att interna kontrollrutiner upprättas inom Region Blekinge samt se till att dessa utvecklas utifrån Region Blekinges kontrollbehov. Nämnderna har ansvaret för den interna kontrollen inom respektive nämnd. Den enskilda nämnden ska se till att regler och anvisningar för den interna kontrollen tas fram och antas i samråd med regionstyrelsen. Region Blekinges revisorer har vid olika tillfällen gjort en risk-och väsentlighetsanalys av verksamheten inom Region Blekinge. Dessutom gör revisorerna granskningar av internkontroll årligen som rapporteras till Regionstyrelsen. Beslut till intern kontrollplan 2016 presenteras i bilaga. Kultur- och fritidsnämnden har 2015-05-04 behandlat ärendet. Arbetsutskottet har 2016-06-01 behandlat ärendet. Beslutsunderlag Förslag till beslut, daterat 2016-06-01 Bilaga 1, Internkontrollplan 2016, Kultur och Fritidsnämnden Bilaga 2, Underlag för uträkning Kultur-och fritidsnämndens beslut, 2015-05-04 Arbetsutskottets beslut, 2016-06-01 Arbetsutskottet föreslår regionstyrelsen besluta att godkänna upprättad kontrollplan för 2016 för Kultur och Fritidsnämnden att återrapportering av intern kontrollplan för 2016 görs skriftligt i samband med årsbokslut 2016 Expedieras: Kultur- och fritidsnämnden Ekonomi Region Blekinge Valhallavägen 1 371 41 Karlskrona Tel 0455-30 50 00 Fax 0455-30 50 10 E-post kansli@regionblekinge.se Org.nr 222000-1321 Bankgiro 5106-8914 www.regionblekinge.se 1

Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar 1. Inköp/avtal 2. Intäktssäkring 3. Resepolicy Granskning utförd (datum, namn) Kontrollmetod Kontrollfrekvens Rapportering utförd (datum, namn) Väsentlighetsoch riskbedömning Följs upphandlingspolicyns regler avseende inköp och upphandling? Kanslichef Stickprov 1 gång/år 9 Sker fakturering enligt avtal och överenskommelser? 4. Fattade beslut Att beslut som fattats följs upp 5. Regionala projektmedel Kanslichef Uppföljning av ingångna avtal och överenskommelser 3 gånger/år 8 Genomförs tjänsteresor inom regionen enligt resepolicyn? VO-chef Stickprov 1 gång/år 6 Sker återrapportering av avslutade projekt enligt regelverket? VO-chef Förslag internkontrollplan 2016 - Kultur och Fritidsnämnden Med hjälp av en intern kontrollplan dokumenteras arbetet med intern kontroll. Av internkontrollplanen ska framgå vad som kontrolleras, vem som ansvarar för att kontrollen görs samt hur ofta och med vilken metod kontrollen görs. När kontrollen är utförd ska kontrollansvarig intyga med datum och namnteckning att kontrollmomentet är utfört samt ange till vem och när en skriftlig rapportering av resultatet har gjorts. *VO-chef = verksamhetsområdeschef Granskning av samtliga fattade beslut under perioden Rapporteras till Kultur och Fritidsnämnden, Regionstyrelsen Kultur och Fritidsnämnden, Regionstyrelsen Kultur och Fritidsnämnden, Regionstyrelsen 3 gånger/år 9 Kultur och Fritidsnämnden, Regionstyrelsen VO-chef Urval av projekt 1 gång/år 9 Kultur och Fritidsnämnden, Regionstyrelsen 6. Arbetsmiljö Genomförs arbetsplatsträffar i enlighet med samverkansavtalet? VO-chef Uppföljning i samverkansgrupp 1 gång/år 6 Kultur och Fritidsnämnden, Regionstyrelsen

Förslag till beslut 2016-06-01 6 REGIONSTYRELSEN 2016-06-08 Dnr 104-107-2016 Handläggare Sören Bergerland/Maria Purnell 0455-32 21 05/0455-32 20 56 Upprättande av internkontrollplan 2016 Enligt reglemente för intern kontroll (beslut RS 2014-12-10 98) har regionstyrelsen det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att interna kontrollrutiner upprättas inom Region Blekinge samt se till att dessa utvecklas utifrån Region Blekinges kontrollbehov. Nämnderna har ansvaret för den interna kontrollen inom respektive nämnd. Den enskilda nämnden ska se till att regler och anvisningar för den interna kontrollen tas fram och antas i samråd med regionstyrelsen. Region Blekinges revisorer har vid olika tillfällen gjort en risk-och väsentlighetsanalys av verksamheten inom Region Blekinge. Dessutom gör revisorerna granskningar av internkontroll årligen som rapporteras till Regionstyrelsen. Förslag till internkontrollplan 2016 för trafiknämnden presenteras i bilaga. Trafiknämnden har, 2016-05-02, behandlat ärendent. Arbetsutskottet har, 2016-06-01, behandlat ärendet. Beslutsunderlag Förslag till beslut, daterat 2016-06-01 Bilaga 1, internkontrollplan 2016 för trafiknämnden Bilaga 2, underlag för uträkning Trafiknämndens beslut, 2016-05-02 Arbetsutskottets beslut, 2016-06-01 Arbetsutskottet föreslår regionstyrelsen besluta att godkänna upprättad kontrollplan 2016 för trafiknämnden att återrapportering av trafiknämndens interna kontrollplan för 2016 ska göras skriftligt senast i samband med årsbokslut 2016 Expedieras: Regionstyrelsen Trafiknämnden Ekonomi Akten Region Blekinge Valhallavägen 1 371 41 Karlskrona Tel 0455-30 50 00 Fax 0455-30 50 10 E-post kansli@regionblekinge.se Org.nr 222000-1321 Bankgiro 5106-8914 www.regionblekinge.se

Internkontrollplan för Trafiknämnden 2016 Med hjälp av en internkontrollplan dokumenteras arbetet med intern kontroll. Av internkontrollplanen ska framgå vad som kontrolleras, vem som ansvarar för att kontrollen görs samt hur ofta och med vilken metod kontrollen görs. När kontrollen är utförd ska kontrollansvarig intyga med datum och namnteckning att kontrollmomentet är utfört samt ange till vem och när en skriftlig rapportering av resultatet har gjorts. Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar 1. Inköp/avtal Följs upphandlingspolicyns regler avseende inköp och upphandling? Granskning utförd (datum, namn) Kontrollmetod Kontrollfrekvens Rapportering utförd (datum, namn) Väsentlighetsoch riskbedömning Rapporteras till Kanslichef Stickprov 1 gång/år 9 Trafiknämnden Regionstyrelsen 2. Intäktssäkring Sker fakturering enligt avtal och överenskommelser? 3. Resepolicy Genomförs tjänsteresor inom regionen enligt resepolicyn? Kanslichef Uppföljning av ingångna avtal och överenskommelser 3 gånger/år 8 Trafiknämnden Regionstyrelsen Trafikdirektör Stickprov 1 gång/år 6 Trafiknämnden Regionstyrelsen 4. Fattade beslut Att beslut som fattats följs upp Trafikdirektör Granskning av 3 gånger/år 9 Trafiknämnden samtliga fattade Regionstyrelsen beslut under perioden 5. Arbetsmiljö Genomförs arbetsplatsträffar i enlighet med samverkansavtalet? 6. Informationskanaler funktioner Är systemen ut mot kund tillgängliga, korrekta och stabila? 7. Produktion av resekort Sker produktion av resekort enligt fastställda rutiner 8. Regionala projektmedel Sker återrapportering av avslutade projekt enligt regelverket? Trafikdirektör Uppföljning i samverkansgrupp 1 gång/år 6 Trafiknämnden Regionstyrelsen Trafikdirektör Checklista 1 gång/år 8 Trafiknämnden Regionstyrelsen Trafikdirektör Stickprov 2 gånger/år 6 Trafiknämnden Regionstyrelsen Ej aktuellt för trafiknämnden 2016

Förslag till beslut 2016-06-01 7 REGIONSTYRELSEN 2016-06-08 Dnr 300-154-2016 Handläggare Ingrid Ljungqvist 0455-30 50 06 Ansvarsfrihet 2015 för Kommunalförbundet Sydarkivera Sammanfattning Kommunalförbundet Sydarkiveras förvaltning har upprättat förbundets första bokslut, inklusive förvaltningsberättelse. Förbundsstyrelsen har godkänt bokslutet och har översänt detsamma till förbundsfullmäktige som har fastställt detsamma och skickat det till förbundsmedlemmarna för beslut om ansvarsfrihet. Arbetsutskottet har, 2016-06-01, behandlat ärendet. Beslutsunderlag Förslag till beslut, 2016-06-01 Årsredovisning, inkl. förvaltningsberättelse, 2016-03-04 Verksamhetsrapport, 2016-02-10 Revisionsrapport, 2016-04-15 Beslut revisorerna, 2016-03-15 Beslut förbundsfullmäktige, 2016-04-01 Arbetsutskottets beslut, 2016-06-01 Arbetsutskottet föreslår regionstyrelsen besluta att godkänna förbundets årsredovisning att bevilja förbundsstyrelsen för Kommunalförbundet Sydarkivera ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2015 Expedieras: Samtliga förbundsmedlemmar Kommunalförbundet Sydarkivera Akten Region Blekinge Valhallavägen 1 371 41 Karlskrona Tel 0455-30 50 00 Fax 0455-30 50 10 E-post kansli@regionblekinge.se Org.nr 222000-1321 Bankgiro 5106-8914 www.regionblekinge.se

KOMMUNALFÖRBUNDET SYDARKIVERA RAPPORT FRÅN VERKSAMHETEN 2015 Kommunalförbundet Sydarkivera bildades den 1 januari 2015. Under året har organisationen byggts upp med förtroendevalda, sammanträden, anställda, kontor med mera. Det förebyggande arbetet med utbildningar, dokumentplanering och kravställning av nya verksamhetssystem har startats upp. Arbetet med att utreda, planera och förbereda leveranser till e- arkivet har påbörjats tillsammans med berörda förbundsmedlemmar. Den första leveransutredningen har publicerats. En labbmiljö som gör det möjligt att testa och utvärdera olika programvaror finns på plats på Sydarkiveras kontor. Bilden illustrerar arbetet med att starta upp ett gemensamt arkivkontor SYDARKIVERA.SE 0470-34 96 30 Sandgärdsgatan 23 52 30 Växjö, Sverige SIDAN 1 (22)

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 2 Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Godkännande... 3 1.2 Versionshantering... 3 2 Måluppfyllelse... 3 2.1 Administration... 3 2.2 Råd och stöd... 11 2.3 Leveranser... 14 2.4 Arkivsystem... 17 2.5 Information och kommunikation... 19 2.6 Dokumentation... 20 2.7 Avvikelser och ändringshantering... 21 3 Erfarenheter från det första verksamhetsåret... 21 3.1 Fungerade bra att rekommendera... 21 3.2 Fungerade mindre bra bör förbättras... 21 3.3 Att tänka på inför kommande år... 22

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 3 1 Inledning Rapporten beskriver kommunalförbundet Sydarkiveras verksamhet under det första verksamhetsåret 2015. I den beskrivs hur verksamheten har uppfyllt målen i verksamhetsplanen som har varit tillgänglig för förbundsmedlemmarna sedan maj månad via förbundets webbsida. Målen och riktlinjerna i verksamhetsplanen, handlingsprogrammet för uppstarten 2015-2016, beslutades av förbundsfullmäktige och förbundsstyrelsen den 13 februari 2015 1 (dnr. SARK.2015.19). 1.1 Godkännande Rapporten godkänns av förbundsstyrelsen och fastställs av förbundsfullmäktige, därefter skickas rapporten till förbundsmedlemmarna tillsammans med bokslutet som godkänns av medlemmarna. 1.2 Versionshantering Utgåva Datum Kommentar 0.1 2015-12-28 Första utkastet 0.2 2016-01-14 Utkast efter genomgång av Mats, Magdalena och Elin 14 januari. 0.3 2016-01-18 Komplettering av text, språkgranskning och anpassning till grafisk profil. 0.4 2016-02-05 Utkast för utskick till revisorer 2 Måluppfyllelse 2.1 Administration 2.1.1 Administrativt bildande Under året hanterades det administrativa bildandet av förbundet. Det vill säga organisationsnummer, registrering hos skatteverket, medlemskap i arbetsgivarförening, kollektivavtal och alla andra grundläggande förutsättningar för att kunna bedriva verksamheten. Resultatet är också att det finns ett kontor med inredning, utrustning och säkerhetssystem på plats på Båtsmanstorget 2 i Växjö. 2.1.2 Avsiktsförklaringar och anslutningar Under året hörde ett flertal kommuner av sig för att undersöka möjligheten att ansluta sig till förbundet. De kommuner som har hört av sig är Olofström, Sölvesborg, Högsby, Torsås, Mörbylånga, Hultsfred, Mönsterås, Emmaboda, Kalmar, Nybro, Oskarshamn, Västervik, Vimmerby, Borgholm, Kinda, Ydre, Boxholm, Ödeshög, Åtvidaberg, Kristianstad, Bromölla, Östa Göinge, Osby, Hässleholm, Hörby och Höör. Vidare har ett landsting gjort detsamma nämligen Landstinget Blekinge. Under året lämnade dock enbart en kommun en avsiktsförklaring och även undertecknade en anslutningsöverenskommelse och det är Olofströms kommun.

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 4 Det har genomförts andra projekt om e-arkiv i närområdet vilket under året resulterade i en mängd konsultationer avseende frågor från projektansvariga om vad ett medlemskap i Sydarkivera innebär. Nämnas kan projektet Skåne Nordväst. Under året kom även förfrågningar om att medverka i resonemang om e- arkiv i Hallands län samt eventuellt ingående i förbundet. Ett flertal kommuner i Skåne och Halland ställde via sina arkivansvariga tjänstemän frågor om ingående i förbundet. Dock har inga officiella förfrågningar inkommit ännu. 2.1.3 Förtroendevalda och sammanträden Det första sammanträdet med förbundsfullmäktige genomfördes den 13 februari 2015. Vid sammanträdet tillsattes olika poster och ledamöter och ersättare till förbundsstyrelsen utsågs. Mål och riktlinjer för verksamheten antogs. Sydarkiveras fullmäktige: Ledamöter Börje Dovstad (FP), Karlskrona, ordförande Annika Stacke (FP), Växjö, förste vice ordförande Magnus Gunnarsson (M), Ljungby, andre vice ordförande Per Ribacke (S), Alvesta Annika Westerlund (S), Karlshamn Monica Bernholtz (S), Lessebo Ingegerd Lenander (KD), Markaryd Nils Ingmar Thorell (FP), Ronneby Britta Lundén (S), Tingsryd Ingemar Almkvist (S), Älmhult Chatarina Holmberg (s), Region Blekinge Ersättare Ulf Danielsson (M), Karlskrona Margita Björkenklint (S), Växjö Magnus Carlsson (S), Ljungby Thomas Johnsson (M), Alvesta Gertrud Ivarsson, Karlshamn Angelica Karlsson (C), Lessebo Ulf Engqvist (S), Markaryd Bo Johansson (S), Ronneby Mikael Andersson (C), Tingsryd Elizabeth Peltola (C), Älmhult Lennarth Förberg (M), Region Blekinge Sydarkiveras förbundsstyrelse: Ledamöter Per Ribacke (S), Alvesta, ordförande Nils Ingmar Thorell (FP), Ronneby, vice ordförande Magnus Gunnarsson (M), Ljungby Ingemar Almkvist (S), Älmhult Annika Stacke (FP), Växjö Börje Dovstad (FP), Karlskrona Annika Westerlund (S), Karlshamn Ersättare Britta Lundén (S), Tingsryd Kristina Brundin (S), Lessebo Ingegerd Lenander (KD), Markaryd Margita Björkenklint (S), Växjö Chatarina Holmberg (S), Region Blekinge Bo Johansson (S), Ronneby Ulf Danielsson(M), Karlskrona

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 5 Revisorer och ersättare: Sven-Erik Svensson, ordförande, Tingsryd Anette Bjers, Ledamot, Ljungby Pål Wetterling, Ledamot, Karlskrona Eva Eriksson, ersättare, ersättare, Växjö Jan-Anders Palmqvist, ersättare, Ronneby Lars Beckman, ersättare, Karlshamn Under året inträffade följande förändringar: Per-Ola Mattsson (S) ledamot ersattes av Annika Westerlund (S) som i sin tur ersattes av Gertrud Ivarsson (S) ersättare. Förändringen avser Karlshamns kommun. Monica Bernholtz (S) ersattes av Kristina Brundin (S) som ledamot från Lessebo kommun. Ola Löfqvist (S) ersattes av Margita Björkenklint (S) som ersättare från Växjö kommun. Följande möten genomfördes: Förbundsfullmäktige Förbundsstyrelse 13 februari 13 februari 23 oktober 13 mars 29 maj 18 september 4 december En workshop för ledamöter och ersättare genomfördes den 13 mars. Caspar Almalander, it arkivarie Eskilstunas kommun och Anders Danielsson, informationssäkerhetschef Karlskrona kommun, var inbjudna som föreläsare. Under året provade Sydarkiveras förvaltning ut lämplig tjänst för att kunna genomföra webbmöten. Arbete pågår med att sätta upp teknisk utrustning. Målsättningen är att kunna testa att genomföra webbmöten med styrelsen under kommande år. Sammanträdesplaner 2016: Förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse beslutade om sammanträdesplaner. Förbundsstyrelsen ska hålla sammanträde under 2016 följande datum: 4 mars, 13 maj, 7 oktober och 2 december kl. 10.00 Förbundsfullmäktige ska hålla sammanträde under 2016 följande datum: 1 april och 4 november kl. 10.00

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 6 2.1.4 Styrande dokument För förbundet antogs följande styrande dokument: Förbundsordning, delegeringsordning, arbetsordning för fullmäktige, firmateckning och kontrasignering, förtroendemannaersättning, arkivreglemente för förbundet, mall för arkivreglemente för förbundsmedlemmarna, strategisk tillsynsplan, verksamhetsplan, nyttorealiseringsplan, utbildningsplan, generisk projektplan för införande av nya medlemmar (både stora och små), beslut om att godkänna möten på distans i förbundsstyrelsen och beslut om att godkänna möten på distans i förbundsfullmäktige 2.1.5 Personal Under det första halvåret fanns det en tillfällig förvaltning med särskilda överenskommelser mellan Sydarkivera och berörda kommuner. Från och med 1 juli 2015 anställdes Mats Porsklev som förbundschef, Magdalena Nordin anställdes som tillsynsarkivarie och Elin Jonsson som bevarandestrateg. Annie Olandersson och Mattias Johansson anställdes som tekniska assistenter den 1 juni, båda deltid motsvarande 25 % av arbetstid. Victor Öhrnberg projektanställdes som databasspecialist motsvarande 25 % från den 1 november för att delta i arbetet med att förbereda leveranser från gamla system. Mårten Lindstrand anställdes som förvaltningsledare för arkivsystemet från och med 1 december. Rekryteringen hanterades av Titan IT på uppdrag av Sydarkivera. Beslut om anställning togs av förbundschefen efter intervju med tre av Titan IT utvalda kandidater. Under hösten rekryterades även informationssäkerhetsspecialist och Anders Danielsson startade sin anställställning 1 januari 2016. Inriktningen mot informationssäkerhet beslutades med bakgrund av att planerade leveranser kommer att omfattas av sekretess (socialtjänst och hälsa). Rekryteringen hanterades genom extern annonsering. Catharina Jarslet anställdes genom Manpower som administratör från och med 2015-10-27. 2.1.6 Samverkan med förbundsmedlemmarna Den 13 mars invigdes Sydarkiveras lokaler. Inbjudna var både förtroendevalda och tjänstemän. I samband med invigningen redovisades resultatet av Konceptstudien e-arkiv Kronoberg och Blekinge som ledde fram till att kommunalförbundet Sydarkivera bildades. Under februari och mars besökte Magdalena och Elin alla Sydarkiveras förbundsmedlemmar. Kontaktpersoner hos förbundsmedlemmarna kallade till mötena och det var stor variation vilka befattningar som deltog. I samband med besöken informerades om Sydarkiveras verksamhet och frågor ställdes om arkiv och dokumenthantering. Syftet var att få ett underlag för planering inför de

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 7 kommande åren och kännedom om aktuell status hos förbundsmedlemmarna. Resultatet blev en rapport med en fördjupad nulägesanalys. Det som tydligt framkom vid besöken var att det finns goda möjligheter att utbyta erfarenheter och dra nytta av det som redan är gjort hos förbundsmedlemmarna. Vid varje besök hittades bra exempel när det gäller arkiv och dokumenthantering. Sydarkivera kan bidra med att stödja förbundsmedlemmarna och samordna arbetet med arkiv och dokumenthantering. Ett antal gemensamma utmaningar identifierades: Gemensamma kommunikationsplattformar för personal, elever och föräldrar inom skolan teknik där såväl allmänna som privata handlingar hanteras. Hantering av olika typer av teknisk dokumentation (kartor, ritningar, anläggningshandlingar mm) med långvarig aktualitet i verksamheten. Datavolymerna som ökar explosionsartat på kommunernas lagringsytor för digitala foton och dokument. Att möta e förvaltningens växande behov av att dela information och analysera och visualisera data, utan att den personliga integriteten eller rättssäkerheten äventyras. Mål och inriktning för verksamheten som hade beslutats bedömdes stämma väl överens med förbundsmedlemmarnas behov. Besöken gav ett bra underlag för verksamhetsplaneringen för de kommande åren. Under den fördjupade förstudien identifierades ett större behov av hjälp med de befintliga pappersarkiven än vad som framkommit under den översiktliga nulägesanalysen under projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge. Idéer när det gäller möjliga anslutande tjänster och tilläggstjänster redovisas i rapporten. Rapporten från den fördjupade nulägesanalysen publicerades den 2 juni. Mats skickade under våren via e-post erbjudande om att komma ut och informera om budget- och planeringsprocessen. Mats besökte Lessebo kommun och informerade arbetsutskottet den 25 augusti. Övriga kommuner har antingen avböjt erbjudandet med hänvisning till att de har fått tillräckligt med information eller inte återkommit med besked. Kontaktpersoner utsågs hos förbundsmedlemmarna. Kontaktpersonerna är kanslichefer, administrativa chefer eller liknande som också är chefer för förbundsmedlemmarnas centrala arkivfunktioner. En första informationsträff för kontaktpersoner genomfördes den 10 november. En grupparbetsplats skapades på ett gemensamt nätverk på webben. Dialog med olika yrkesgrupper skedde framförallt i samband med genomförda informationsträffar.

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 8 2.1.7 Arbetsformer Målsättningen var att ha veckomöten på kontoret, men det visade sig under året fungera bättre med lite längre möten en gång i månaden med hela arbetsgruppen. En nyttorealiseringsplan för 2015 och 2016 beslutades av förbundsstyrelsen den 13 mars 2015 (dnr. SARK.2015.11). Nyttorealiseringsplanen var utgångspunkt för planering av projekt och aktiviteter som startats upp under året. Den var också en utgångspunkt i dialogen med Riksarkivet om behov av ny FGS för personakter och patientjournaler. Förstudie om labbmiljö genomfördes i projektform med deltagare i arbetsgrupp och styrgrupp från Växjö, Karlskrona och Alvesta. Kontorsplattformen finns delvis på plats med telefoni, e-post och webbaserat innehållshanteringssystem. Under året påbörjades arbetet med att sätta upp en intern arbetsplats på webben med dokumenthantering och listor med uppgifter. Det som återstår är införande av ärende- och dokumenthanteringssystem med stöd för diarieföring och hantering av handlingar med integritetskänsliga uppgifter och sekretess. Dessa handlingar hanteras tills dess med hjälp av ett pärmsystem och säker förvaring i kassaskåp. Under året upphandlades system för ärende- och dokumenthantering. Arbetet med att ta fram en processbaserad dokumenthanteringsplan för kommunalförbundet Sydarkivera påbörjades som ett led i arbetet med att införa systemet. 2.2 Extern samverkan, omvärldsbevakning och utbildning 2.2.1 Samverkan Mats var hos Olofströms och Sölvesborgs kommuner på möten för att diskutera verksamheten och eventuellt ingående i Sydarkivera. Ovanstående möten resulterade i ytterligare kontakter och förfrågningar samt en konkret avsiktsförklaring och anslutningsöverenskommelse från Olofströms kommun. Miljöförbundet för Sölvesborg, Olofström och Karlshamn gjorde förfrågningar om arkiv och e-arkiv. Mats träffade representanter därifrån och berättade om vår verksamhet och hur vår förbundsordning är uppbyggd. Ägs ett bolag eller annan organisation till mer än hälften av en eller flera medlemskommuner så är den organisationen ansluten per automatik. Magdalena och Mats var hos ledningsgruppen för Landstinget Blekinge på ett möte om vår verksamhet och eventuellt ingående i Sydarkivera. Mats var också och besökte Landstinget Blekinges arbetsutskott för att informera den politiska landstingsledningen om vår verksamhet och eventuellt samgående. Mats och Elin informerade styrgruppen för E-arkiv Skåne nordost den 20 augusti om verksamheten och förutsättningar för deras eventuella ingående i Sydarkivera.

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 9 Vidare var Per och Mats varit på Pukebergs glasbruk och informerade kommunalråd och kommunchefer från Kalmar län på ett möte om vår verksamhet och eventuellt ingående i Sydarkivera. Mötet var den 2 september. Mats förmedlade information om och diskutera vår verksamhet och eventuellt samgående på ett möte med Skåne Nordosts kommunalråd och kommunchefer. Den 17 december träffade Magdalena, Mårten och Elin projektledare från CeSam Blekinge för att berätta mer om arbetet med att skapa en gemensam arkivorganisation och införa e-arkiv. Externa referensgrupper eller referenspersoner deltog i planering och genomförande av förstudier och utredningar för erfarenhetsutbyte och kvalitetssäkring av resultat. Ett avtal om erfarenhetsutbyte och samverkan kring utbildningar tecknades med Kommunalförbundet ITSAM. Ett avtal om erfarenhetsutbyte och samverkan kring extern labbmiljö med paketeringsverktyg och bevarandeplattform tecknades med Es Solutions. Företaget deltar i det europeiska projektet E-ARK 2014-2017 som har som målsättning att skapa en gemensam europeisk metodologi för att arkivera elektroniska handlingar genom att slå samman goda exempel nationellt och internationellt. Allt resultat från projektet publiceras öppet på nätet, även de programvaror som utvecklas licensieras som öppen källkod. Dialog har förts med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Riksarkivet om möjligheter att starta upp ett arbete med att ta fram förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för personakter och patientjournaler. 2.2.2 Nätverkande Magdalena och Elin deltog på nätverksträffar med E-arkiv Syd i Hässleholm. Arbetsmöten genomfördes när det gäller klassificeringsschema, mall för dokumenthanteringsplaner och tillsynsplan. Elin hjälpte till vid planering och deltog vid knytkonferens 28 maj i Lund och 18 september i Hässleholm samt telefonmöten med det nationella nätverket knytgruppen. Nätverket hålls samman av Caspar Almalander som under året har haft rollen som nationell samordnare för e-arkiv hos SKL. Mats och Magdalena bevakade nya råd och vägledningar och deltog vid aktiviteter samordnade av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Mats var på en konferens i Gävle där en ny vägledning som kallas Vem bestämmer om arkiv presenterades. I samband med detta berättade även representanter från olika arkiv hur de arbetar med tillsyn.

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 10 Erfarenhetsutbyte skedde med Statens servicecenter och projektet om gemensamt e-arkiv för statliga myndigheter. Bland annat vid telefonmöte 1 september. 2.2.3 Intresseföreningar Sydarkivera gick med som medlem i Arkivförbund Sydost, som är en intresseorganisation för arkivbildare i Blekinge och Kronoberg. Förbundet ordnar utbildningar, ger ut en arkivguide och är ett nätverk för yrkesverksamma arkivarier. Förbundet har medlemmar från olika sektorer: kommuner, landsting, Linnéuniversitetet, landsarkivet i Vadstena, muséer, folkrörelsearkiv och hembygdsföreningar. Elin utsågs vid årsmötet till ledamot i styrelsen för Arkivförbund Sydost efter nominering från föreningens valberedning. Sydarkivera gick även med som organisationsmedlem i den nationella intresseföreningen Föreningen för arkiv och informationsförvaltning (FAI). Medlemskapet i föreningarna ger Sydarkivera tillgång till utbildningar och nätverk för erfarenhetsutbyte nationellt. 2.2.4 Konferenser och utbildningar Deltagande vid konferenser och utbildningar ger oss information, kunskaper och erfarenheter som vi kan förmedla till förbundsmedlemmarna i samband med informationsträffar. Det är också ett underlag för planering av verksamheten och en möjlighet att knyta kontakter med olika aktörer. Förbundets ordförande Per Ribacke (S) och Mats deltog på konferens 27 och 28 maj som arrangerades av Föreningens för arkivverksamma i landsting och kommun (FALK) genom att ge konferensdeltagarna en 20 minuters presentation av Sydarkiveras verksamhet och vår resa till att bli ett e-arkiv att lita på. Magdalena deltog på konferensen. Magdalena och Elin berättade om hur Sydarkivera praktiskt arbetar med bland annat leveranser på FAI:s höstkonferens 20-21 oktober. Översikt över Sydarkiveras deltagande vid konferenser: Datum Aktivitet Deltagare 24 april Slutkonferensen för Kalmar läns Mats, Magdalena och Elin e-arkivprojekt, talare 21 maj Höglandets IT inspirationsdag i Elin Nässjö, talare 27-28 maj FALK arkivkonferens, talare Per och Mats 3 juni Informationsdag om e-arkiv Mats och Elin Katrineholms kommun, talare 29-30 sept. Conductive:s konferens för Mats kanslichefer och administrativa chefer, talare 7-8 oktober E-förvaltningsdagarna, talare Mats

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 11 Datum Aktivitet Deltagare 20 oktober Hantering av analoga och digitala Annie fotografier i Karlskrona, Arkivförbund sydost 20-21 oktober FAI höstkonferens, talare Magdalena och Elin 3 november Dokumentinfo fokus: PDF/A Mattias och Annie 17 november Vem bestämmer om arkiv? Mats Arkivjuridik i kommuner, landsting och regioner, deltagare 23 november Drupal 8 på Internetdagarna i Annie Stockholm 25 november VisAlfas användarträff, talare (earkiv och arbetet med gemensamt klassificeringsschema) Magdalena 2.3 Råd och stöd 2.3.1 Mallar för styrande dokument Mallar för arkivreglementen har tagits fram och godkänts av Sydarkiveras förbundsfullmäktige. Mall för taxa för utlämnande av allmän handling har ännu inte tagits fram. Det blir nästa mall som kommer att tas fram efter att förbundsmedlemmarna har beslutat anta de nya arkivreglementena. 2.3.2 Tillsyn Nästa år startar arbetet med tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv ute i verksamheten. En strategisk tillsynsplan för åren 2016-2022 beslutades av Sydarkiveras förbundsfullmäktige den 4 december. Tillsynsplanen baseras på exempel från miljöområdet och har arbetats fram av nätverket E-arkiv syd, tillsammans med kollegor i framförallt Helsingborg och Hässleholm. Frågeformulär för tillsynsbesök har tidigare tagits fram och testats. Nu pågår arbete med att revidera formulären och en enklare webbenkät för självvärdering. 2.3.3 Rådgivning Anställda hos förbundsmedlemmarna hör av sig i varierande omfattning via e-post och telefon med olika frågor om arkiv och dokumenthantering. 2.3.4 Informationsträffar För att informera om Sydarkiveras verksamhet samt arkiv och dokumenthantering bjuder Sydarkivera regelbundet in till informationsträffar för olika intressenter. Under året genomfördes åtta informationsträffar för olika intressenter. Träffarna är till för erfarenhetsutbyte och kortare utbildningar som riktar sig till olika målgrupper. Inbjudningar skickades till förbundsmedlemmarnas officiella e-postadresser och publicerats på bloggen samt delades via gemensamma nätverk på webben. Under året genomfördes följande informationsträffar:

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 12 Arkivverksamma 22 maj, 10 september och 19 november. Registratorer 11 maj och 3 december. Räddningstjänsten 13 oktober. Hälsa och socialt stöd 27 oktober. Överförmyndare 1 december. 2.3.5 Utbildningar Under hösten startades utbildningsverksamheten med 3 tvådagars kurser om arkiv och dokumenthantering på plats i Växjö. Den fördjupade nulägesanalysen och kontakter med förbundsmedlemmarna visade att det fanns ett stort behov av utbildning när det gäller arkiv och dokumenthantering. Anki Heimonen anlitades som föreläsare. Hon arbetar som arkivarie på ITSAM och har bred erfarenhet av arkiv och dokumenthantering. Under hösten genomfördes utbildningar vid tre tillfällen (1-2 oktober, 5-6 november, 19-20 november). Samtliga kurstillfällen var fullbokade. Några kommentarer från utvärderingsenkäterna: Tyckte det var en mycket bra och nyttig utbildning och kan verkligen rekommendera andra att gå den! Anki är en mycket bra föreläsare som förklarade ämnet på mitt språk. Vi var en lagom stor grupp och alla lämnade synpunkter och frågade så det var bra. Upplägget på kursen fungerade mycket bra och fakta var mycket enkelt förmedlat på ett pedagogiskt sätt och var lätt att ta till sig. Det som behövde förbättras var framförallt luften i lokalen och rutiner så att utbildningsmaterial trycks upp i förväg. I samband med planerade leveransprojekt kommer även de befintliga arkiven på papper behöva ordnas och gallras. Magdalena genomförde en utbildning hos Alvesta kommun den 16 december. Utbildningen kan vid behov ordnas även hos övriga förbundsmedlemmar. En kort introduktionsutbildning för administrativa ledningsgrupper som planerats har ännu inte tagits fram. 2.3.6 Klassificeringsschema Klassificeringsschemat, en strukturerad beskrivning av kommunala verksamheter, uppdaterades efter erfarenheter från pilotkommuner och olika synpunkter som kommit in. En sista genomgång gjordes gemensamt i samband med arbetsmöte med E-arkiv syd i Hässleholm 11 december. Information om genomförda förändringar skickades till pilotkommunerna Olofström, Karlshamn och Karlskrona. En första fastställd version kommer nu att publiceras.

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 13 Klassificeringsschemat kan användas som diarieplan hos förbundsmedlemmarna. Sydarkivera använder schemat för att beskriva verksamhetsområden i samband med bland annat leveransutredningar och planering av tillsyn. 2.3.7 Dokumenthanteringsplaner och rutinbeskrivningar Dokumenthanteringsplaner innehåller bland annat beslut om gallring, det vill säga planerad och beslutad förstöring av allmänna handlingar. Den fördjupade nulägesanalysen visade att det var färre nämnder än som tidigare befarandes som helt saknar dokumenthanteringsplaner, så det arbetet skyndades inte på. En mall för dokumenhthanteringsplaner skapades med utgångspunkt från klassificeringsschemat och de gallringsråd som ges ut av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Underlag samlades även in i samarbete med arkivarier i regionen. Karlskrona upprättade en dokumenthanteringsplan enligt mallen för kunskapsnämnden. Räddningstjänsten Östra Blekinge tog fram förslag till dokumenthanteringsplan som antas i början av 2016. Flera kommuner arbetar med att ta fram nya dokumenthanteringsplaner baserade på mallen. Magdalena har en pågående dialog med berörda och granskar gallringsfrister med mera före beslut. Magdalena arbetade fram utkast till lathund för hantering av journaler och akter samt mall för dokumenthanteringsplan för socialt stöd och hälsa. Utkastet skickades ut för synpunkter och materialet färdigställs för publicering i början av februari 2016. Följande rutinbeskrivningar som listades i verksamhetsplanen kommer vi att arbeta vidare med under 2016: rutiner vid omorganisationer, säkerhet i analoga arkiv och webbapplikationer med mera som används inom skolan. Eftersom vi själva använder till exempel Googles och Microsofts molntjänster i vår verksamhet så kommer vi kunna dela med oss av erfarenheter när det gäller gallring och bevarande. Utkast till gallringsplan för handlingar av tillfällig och ringa betydelse samt handlingar som uppkommer vid dator- och internetanvändning togs fram tillsammans med framförallt Karlskrona och Växjö. Utkastet kommer att skickas ut för synpunkter i början av 2016. 2.3.8 Informationskartläggning Vård och omsorg samt socialt stöd valdes ut som fokusområde när det gäller arbetet med informationskartläggning och säkerhetsklassning. En workshop för verksamhetsutvecklare genomfördes om informationskartläggning. Workshopen och ett enkelt verktyg för informationskartläggning i form av ett Excel-dokument har tagits fram tillsammans med Tero Päivärinta, professor i datavetenskap, Luleå tekniska universitet. Efter den inledande workshopen beslutades att genomföra tre workshopar på prov och gå igenom avgränsade verksamhetsprocesser.

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 14 2.3.9 Kravställning Dokumentation från informationskartläggningarna förväntas ge underlag för kravställning av nya system. Vi fick utkast till kravspecifikationer för genomläsning och synpunkter från Karlskronas Miljö- och samhällsbyggnadsnämnd inför upphandling av nytt verksamhetssystem. Synpunkter lämnades i samband med att Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) tagit fram mall för kravställning av skoladministrativa system. Resultatet av arbetet blev en nyckelfärdig kravställning och ett stödmaterial för kommunerna att använda och anpassa vid egen upphandling av skoladministrativt system. Dokumentation finns att hämta på SKL:s webbsida. Vi har fått några frågor om kravställning av skoladministrativa system, men inte någon förfrågan om att delta med rådgivning i samband med planerad upphandling. 2.3.10 Samsök arkivinformation Från och med 2015 är det möjligt att publicera hela arkivförteckningar i Nationella arkivdatabasen (NAD) som förvaltas av Riksarkivet. Elin tittade på förutsättningarna för att kunna ladda upp arkivförteckningar för publicering via NAD och frågan har diskuterats i samband med arkivträff. Vilka kommuner som behöver komma igång med att komplettera och digitalisera sina arkivförteckningar identifierades i samband med den fördjupade nulägesanalysen. Vi tittade även på hur arkivmaterial förtecknas i samband med leveransutredningar. 2.4 Leveranser Sydarkiveras förbundsstyrelse fattade den 13 mars 2015 inriktningsbeslut om att prioritera gamla journalsystem när det gäller leverans av digitala arkiv. Förbundsfullmäktige informerades den 8 maj om att gamla journalsystem ska vara förbundets första pilotprojekt. 2.4.1 Ramverk för att hantera leveranser Verktyg för att planera och strukturera arbetet med leveranserna är: gemensam systemlista, dokumentet enkel systemvärdering samt metoddokumentet leveranshandledning som baseras på internationell standard. Leveranshandledningen skrevs första gången för Sambruks projekt Elektroniskt bevarande som slutredovisades 2011. Elin och Magdalena skrev en uppdaterad version av Leveranshandledningen i samband med det nationella projektet E-arkiv och e-diarium (eard) med Riksarkivet som färdledare. Arbetet med leveranser från verksamhetssystem till arkivsystem håller på att dokumenteras enligt principer för verksamhetsnära arkivredovisning.

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 15 2.4.2 Första fasen - utreda leveranser Leveransutredningarna är underlag för att prioritera leveranser och planera projekt för att ta framlösningsförslag. Rapporten från leveransutredningen för Omsorg VO och LSS var färdig för publicering den 2 december 2015. Dessförinnan hade den skickats ut i två omgångar för synpunkter till deltagare samt till it-arkivarie Dan Lundh, Örebro kommun, som fungerat som referensperson. Rapporten färdigställdes inte under våren som först var tänkt. Utredningen pausades under förstudien om labbmiljö eftersom det fanns flera beroenden. Frågor om arbetsytor för förberedande arbete för leveranser och informationssäkerhet hanterades i denna förstudie. Besök hos Ljungby kommun, som inte var med under uppstarten, kunde först planeras in i september. Det innebar inte att utredningen tagit så mycket längre tid räknat i arbetstid. I Ljungby finns även ett inaktivt system som heter Sofia IFO, färdigställande av rapport från leveransutredningen pågår. I Ljungby genomfördes ett förberedande möte för att titta på arkivering av webbsidor. Bakgrunden är att Ljungby kommun ska byta sin externa webb. Annie påbörjade omvärldsbevakning och inläsning av dokumentation när det gäller olika verktyg för att skapa arkivkopior av webbplatser i systemoberoende format. I augusti besökte vi Lessebo kommun och startade upp en utredning av ett gammalt journalsystem som används inom elevhälsovården (Journal 3). Det finns ett exportgränssnitt som vi räknar med att kunna använda. Det är en mycket enkel informationsstruktur med endast textbaserad information, det vill säga inga bilder, grafik eller avancerade signaturer. Arbete pågår med att färdigställa rapport när det gäller Procapita (VO, LSS och SoL). Ett inledande möte genomfördes den 12 november med produktägare för Procapita från Tieto Enator. Vid mötet presenterades Sydarkiveras arbete och vi fick information om planerad utveckling när det gäller Procapita. Utbildningar och aktiviteter planeras när det gäller att använda befintlig gallrings- och uttagsfunktion. Målsättningen är att kunna ta emot löpande leveranser av avslutade journaler och inaktiva akter till det gemensamma arkivsystemet 2017. Bakgrunden till att vi startar med Procapita är att de flesta förbundsmedlemmar har systemet i en eller flera varianter. Vi kommer även att titta på andra journalsystem som används aktivt hos förbundsmedlemmarna. Det finns bestämmelser i lagstiftning om gallring och överlämnande av akter från socialtjänsten, vilket gör att det är lämpligt att planera för löpande leveranser. Flera av förbundsmedlemmarna kommer att byta sina administrativa system för att hantera löner och ekonomi. Vi har varit på ett möte hos Växjö kommun den 25 augusti för erfarenhetsutbyte i samband med förberedelser för systembyte när det gäller ekonomiadministrativt system. Det finns olika alternativ för att hantera gammal redovisningsinformation, bland annat tjänst på webben, datalager lokalt hos kommunen eller möjligen överlämnande till slutarkiv arkiv när det gäller inaktuell information.

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 16 2.4.3 Andra fasen - specificera leveranser Victor har deltagit på ett arbetsmöte i Ljungby tillsammans med kommunens e- strateg Göran Andersson. Syftet var att närmare utreda uttag från databaserna tillhörande Omsorg VO/LSS och Sofia IFO som underlag för att kunna föreslå lämpliga handlingsalternativ för att bevara informationen. Arbetsdagen var en del i arbetet med att specificera planerade leveranser. Därefter har tester genomförts för att läsa ut information från Sofia IFO och spara dokumentationen som Worddokument. Ett webbmöte för att informera berörda systemförvaltare genomfördes den 18 december. Idén är att överföra dokumentation i pågående akter till det nya systemet, lagra den dokumentation som ska gallras fram tills det är dags att gallra och överlämna de avslutade akter som ska bevaras till Sydarkivera. Idén är dubbel bevarandestrategi med Word-dokumenten som skapas och dokument som konverteras till PDF/A. Resultatet av arbetet med att specificera leveranser blir en leveransöverenskommelse med en detaljerad specifikation av hur dokumentationen ska struktureras, formateras, beskrivas och överföras. 2.4.4 Oplanerade leveranser Annie och Mattias har tillsammans med Elin har arbetat med att skapa rutiner för att ta hand om oplanerade leveranser. Det finns ett enkelt system på plats för att registrera och hantera leveranser av fysiska lagringsmedier. Det finns också en uppackningsdator, som är isolerad från nätet, samt säker förvaring av digitala lagringsmedier i brandsäkert kassaskåp. Uppackning, kontroll och hantering av de tre leveranser som vi hittills har fått pågår. 2.4.5 Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) Riksarkivet beslutade och publicerade Förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för paketstruktur. Enkelt förklarat fungerar FGS:en som en digital arkivbox. För att kunna hantera strukturerad information från databaser behövs en specifikation även för innehållet i leveransen. Sydarkivera har skickat en skrivelse undertecknad av styrelsens ordförande till Riksarkivets FGS funktion för att påtala behovet av gemensam specifikation för journalinformation. Den 1 oktober fick vi i svar från Riksarkivet att Sydarkiveras förslag att ta fram FGS för journalinformation uppfyller förutsättningarna på två punkter: den skiljer sig från andra framtagna FGS:er samt att behovsanalys och nyttorealisering har genomförts. För att ta ställning till förslaget behöver Riksarkivet kompletterande uppgifter med förslag till projektorganisation och finansiering. Sydarkiveras förbundsstyrelse beslutade 2015-12-04 ( 52) att förvaltningen får i uppdrag att tillsammans med Sveriges kommuner och Landsting (SKL) och Riksarkivet undersöka möjligheten att driva ett FGS-projekt för framtagandet. Elin skrev tillsammans med berörda ett utkast till projektdirektiv.

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 17 2.5 Arkivsystem Grundplattform för slutarkiv ska enligt mål och inriktning som beslutats av Sydarkiveras förbundsfullmäktige den 13 februari 2015 införas under den första tvåårsetappen för att vara i drift 2017. 2.5.1 Webbutbildningar om digitalt bevarande Elin genomförde fem korta webbutbildningar om digitalt bevararande. Utbildningarna var öppna för referenspersoner och särskilt intresserade. Det har varit deltagare från följande organisationer: Kommuner Askersund, Hallsberg, Helsingborg, Karlstad, Linköping, Malung-Säter, Nacka, Norrköping, Sjöbo, Säter, Sävsjö, Vetlanda, Vimmerby och Åtvidaberg Kommunalförbund ITSAM och Höglandets IT Staten Luleå tekniska universitet, SMHI Utbildningarna har gett bra kontakter med andra som driver e-arkivprojekt. Samarbete är viktigt för att tillsammans kunna bygga upp en infrastruktur för digitalt bevarande. Utvärderingarna som genomfördes pekar på att innehållet är bra (förutsatt att rätt målgrupp deltar), men att tekniken och rutinerna runt webbutbildningar behöver förbättras. Webbutbildningarna innebar också en möjlighet att testa olika verktyg för webbmöten och utbildningar på distans. Dessa erfarenheter kommer att vara till nytta i arbetet med att stödja förbundsmedlemmarna. 2.5.2 CheckARK En checklista för att följa upp om organisation och system kan uppfylla de krav som ställs i OAIS modellen har arbetats fram tillsammans med nätverket E-arkiv Syd. Open Archival Information System är en referensmodell för arkiv som är internationell standard. Checklistan baseras på internationell standard (Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories). CheckARK kommer att läggas upp som en lista på Sydarkiveras interna arbetsplats på webben. På det sättet så är det möjligt att versionshantera de olika posterna och bland annat notera vem som har huvudansvar och i vilken utsträckning som kraven uppfylls. Det är möjligt att exportera dokument som kan användas bland annat för uppföljning och kontroll av hur Sydarkivera lever upp till kraven i OAIS. 2.5.3 Filformat Annie och Mattias var på en konferens i Stockholm om PDF/A. PDF är ett filformat som används för att publicera och distribuera olika sorters dokument. Det är ett öppet format vilket gör att många olika företag kan göra tillämpningar. Det finns visningsprogram att ladda ner gratis. PDF/A är en specifikation av PDF-standarden som är framtagen för att säkerställa långsiktigt digitalt bevarande. Kunskaperna från konferensen kommer vi att använda i arbetet med att ta emot och planera leveranser av information som ska arkiveras hos oss. De första leveranserna

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 18 förväntas bestå av Word-dokument och dessa behöver konverteras till PDF/A för att säkerställa bevarande. Kunskaperna behövs också för att kunna ge råd och stöd till våra förbundsmedlemmar som ställer frågor om användande av PDF/A i till exempel ärende- och dokumenthanteringssystem. 2.5.4 Labbet Det första steget i arbetet med att införa gemensamt arkivsystem var en förstudie om labbmiljö. Syftet med labbmiljön är att kunna bygga upp kompetensen inom organisationen när det gäller metoder och tekniker för digitalt bevarande. Därefter är tanken att successivt införa grundplattform för slutarkiv först i test och därefter i produktion. Förstudien om labbmiljö startade i april 2015. Elin fungerade som förstudieledare. Det fanns en styrgrupp och extern referensgrupp för kvalitetssäkring av resultatet. Styrgruppen godkände rapporten från förstudien om labbmiljö och rapporten publicerades på webben. Genom strukturerade tester och utvärderingar räknar vi med att kunna undvika onödiga investeringar och minska riskerna förknippade med att införa ny teknik. Förstudien rekommenderade att starta med en grundläggande teknisk miljö som installeras lokalt på Sydarkiveras kontor. Det vill säga datorer, servrar, nätverk och övriga bakomliggande system. Arbetet behövde inte hanteras i projektform utan i den löpande verksamheten med befintlig personal, inom ramen för antagen budget. Under det fjärde kvartalet arbetade Mattias arbetat med att sätta upp den tekniska miljön för labbet lokalt på Sydarkiveras kontor. Från och med december deltog även Mårten i arbetet. Labbservern och de första systemen som vi planerar att testa och utvärdera installerades. Labbmiljön kan användas både för utbildning och för att testa programvaror och metoder för digitalt bevarande. Labbmiljön utvecklas efter hand i takt med verksamhetens behov. 2.5.5 Slutarkiv I slutarkivet hanteras information som inte längre behövs i den dagliga verksamheten utan bevaras framförallt för allmänhetens rätt till insyn och forskningens behov. Mårten läste under december in sig när det gäller olika genomförda projekt, regionalt och nationellt, för att bilda sig en uppfattning om handlingsalternativ för att införa gemensamt slutarkiv för digitalt bevarande. En genomgång av programvara som utvecklats av LDB-centrum i anslutning till projektet ForgetIT genomfördes via webb 27 november. Annie påbörjade en utbildning vid Luleå tekniska universitet på distans: Development of Digital Preservation Systems. Kursen handlade om att testa system för digitalt bevarande och att sätta in, förvalta och plocka ut digital information ur arkivsystem. I början av 2016 startar arbetet med kravställning och planering av aktiviteter för att införa gemensamt arkivsystem.

Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Verksamhetsberättelse (SARK.2015.95) Telefon 0470-34 96 31 Datum 2016-02-05 Version Sida 0.4 19 2.5.6 Mellanarkiv Under 2015 har inga särskilda aktiviteter genomförts när det gäller mellanarkiv. Det vill säga arkivsystem där verksamheten fortfarande har direkt åtkomst till och ansvarar för informationen. Sydarkivera har fått en del frågor från förbundsmedlemmarna, och det föranleder förslag att till nästa år genomföra en inventering av vilka behov som finns för lösningar för mellanarkiv hos förbundsmedlemmarna. Enligt den preliminära långsiktiga planen så har vi uppskattat att organisationen kan vara mogen för tjänst för gemensamt mellanarkiv i en tänkt fjärde etapp 2021-2022. 2.6 Information och kommunikation Under hösten tog vi på uppdrag av förbundsstyrelsen fram mallar och logga i samarbete med grafiskt företag baserat i Karlskrona vid namn Infab Vitamin. Nyhetsbrev skickades ut i tryckt form under våren och endast i digital form i början av hösten. Under fjärde kvartalet sammanställdes inget nyhetsbrev då vi avvaktade de nya mallarna. Sydarkiveras blogg har fått adressen www.sydarkivera.se och tjänsten som vi använder för publicering har uppgraderats till en betalversion utan reklam. Förutom blogginlägg så finns bland annat information om sammanträden och kontaktuppgifter på webbplatsen. Under året har en FAQ med vanliga frågor påbörjats. Webbplatsen har haft ca 14 000 visningar totalt under året, som mest drygt 200 på en dag. I genomsnitt så har det varit 4,48 visningar per besök. 5 personer valt att följa bloggen direkt, fyra följer bloggen via e-post. Planen var att hinna med en till två inlägg på bloggen i veckan. Totalt skrev vi 68 inlägg, som fördelade sig enligt bilden nedan. Det vill säga mellan en och fyra inlägg