d-phunktionärsintropholdr KONGLIG DATASEKTIONEN 2016 Grattis till din post som funktionär på Datasektionen! Med din nya roll som sektionsfunktionär följer både privilegier och ansvar. Den här foldern är tänkt att underlätta för dig som nybliven funktionär och i den ger vi praktiska tips samt rekommenderar vidare läsning. Har du frågor när du har läst den, tveka inte att höra av dig till din kontaktperson i styrelsen eller till din företrädare!
Innehållsförteckning 1. Komma igång som funktionär Kort om funktionärsrollen d Funkaktiviteter 2. Dokumentsamling 3. Ekonomi Att ändra på sin budget Mer pengar? Utlägg 4. Informationsspridning Kommunicera med sektionsmedlemmar Gemensamma kanaler till sektionsmedlemmar Grafisk profil Kontakt inom d Funk 5. Funktionärsemail SMTP inställningar för alla klienter Gmail Hotmail/Outlook online
1. Komma igång som funktionär Det kan vara klurigt att sätta sig in i vad det innebär att vara funktionär. Några saker du bör göra precis efter att du blivit vald eller snart efter det att du klivit på din post är att: 1. Titta på verksamhetsplanen! Denna innehåller sektionens mål för året och är väldigt relevant för dig som funktionär. Stämmer den med vad du vill åstadkomma? 2. Kika på årets budget och fundera på hur väl den stämmer med det du vill göra. 3. Läs testamenten från tidigare funktionärer som suttit på din post, de kan innehålla väldigt bra tips. Kom också ihåg att börja skriva ditt testamente redan nu! 4. Kika på sektionens stadgar, reglemente och policyer. Leta i dem efter vad som är mest relevant för just din post. Att börja med d-funkpolicyn kan vara en idé. 5. Prata med din kontaktperson i styrelsen! Frågor om verksamhetsplan, budget och liknande riktas med fördel till denna, som kan stötta dig om det kommer upp problem. Alla dessa dokument finns listade i intropholdrns dokumentsamling eller kommer att skickas till dig! Kort om funktionärsrollen Med funktionärsposter följer en del ansvar, skyldigheter och privilegier. Främst så handlar det om att sköta de uppgifter och ta det ansvar som din funktionärpost innebär. Och om det skulle vara något, så finns vi här för dig. Några saker att tänka på är att vara representativ (du representerar sektionen oftare än du tror) att sköta ekonomin (följ budgeten och revidera den om det behövs) och att vara tillgänglig (kolla din funktionärsmail minst var tredje dag - medlemmar, andra funktionären och styrelsen kommer att kontakta dig via den). Det kan också vara så att du sitter i ett funktionärsråd centralt på THS; du kan läsa vilket råd du ska gå på och vem din suppleant är i Datasektionens reglemente. Alla funktionärer ska också rapportera skriftligt till eller muntligt på SM vad de arbetat med sista tiden. När du går av ska du också ha författat ett testamente, där du berättar vad du gjort på din post, om dina visioner för framtiden, problem som du stött på och hur du löst dem. Styrelsen påminner också om dessa saker när tiden är inne! Som funktionär kan du behöva tillgång till vissa saker som administreras av andra funktionärer. För att få nycklar och accesser till förråd och andra utrymmen pratar du med Vice sektionsordförande. Som funktionär kan du även boka META, vilket sköts av Konglig Lokalchef. Bokning av andra utrymmen tar huvudsakligen Sektionsordförande hand om och administration av bilen sköts av Mulle/mullerina schmeck. Om du ska få tillgång till någon av sektionens digitala system får du detta genom Systemansvarig. Kom ihåg att i allmänhet samverka inom d-funk också - be exempelivs Näringslivsgruppen om input om du ska arrangera något med ett företag och ta gärna kontakt med Ior om du vill designa något. Nämndöverskridande samabeten kan vara mycket givande och att hålla kontakten med sin kontaktperson i styrelsen är också bra. Med denna kommer du bland
annat ha uppföljningssamtal minst en gång per termin och du kan alltid ställa frågor som kommer upp till denna. d-funkaktiviteter Styrelsen brukar anordna lite olika aktiviteter för funktionärerna att ta del av. Bland annat hålls en obligatorisk d-funkutbildning en kort tid efter Glögg-SM och Val-SM och få lite grundläggande kunskap om organisationen, ekonomin, mm. Därtill anordnas teambuildings (bowling och room escape har gjorts) och skiftes, vilket är en subventionerad gasque för alla funktionärer som hålls mot början av sommaren samt vid nyår varje år. Några gånger per termin hålls också d-funkluncher då sektionens verksamhet diskuteras i sin helhet tillsammans med övriga funktionärer - dessa ger en bra möjlighet att ge feedback på vad som funkar bra och vad som funkar dåligt just nu i organisationen.
2. Dokumentsamling Här presenteras kort några dokument som du som funktionär bör känna till. Organisatoriskt är sektionens viktigaste dokument våra stadgar och reglementet, för i dessa regleras bl.a. SM:s, styrelsens och funktionärernas uppgifter. De flesta dokument finns också som LaTeX-filer på Datasektionens github. Se till att kolla i dokumenten vad som rör dig! Om du har frågor kring dokumenten så vänder du dig lämpligen till din kontaktperson i styrelsen. Styrelsen har i allmänhet bra koll på dokumenten (bland annat eftersom det står ganska mycket om hur den ska arbeta i dem). Dokumenten kan ändras efter beslut på SM, en egen procedur gäller dock för Samboendeavtalet eftersom detta är ett avtal som tecknas med Media. Stadgar http://styrdokument.datasektionen.se/stadgar Datasektionen är en ideell förening och i stadgar slås de grundläggande regler som sektionen följer fast - bland annat att sektionen tillhör THS, styrelsens uppgifter, hur valberedningen fungerar och vad nämnder, funktionärer och projekt är. Reglemente http://styrdokument.datasektionen.se/reglemente I reglementet finns mer ingående bestämmelser gällande exempelvis vilka nämnder och funktionärsposter som finns, samt deras ändamål, organisation och verksamhet. Verksamhetsplan http://datasektionen.se/sektionen/formalia/verksamhetsplan Detta är de mål som satts upp för verksamheten kommande eller pågående år. Budget http://datasektionen.se/sektionen/formalia/budget Alla nämnder och funktionärer har en budget; denna hittar du här. Ekonomiskt styrdokument http://styrdokument.datasektionen.se/ekonomiskt_styrdokument De regler som gäller för hur sektionen ska sköta sin ekonomi. d-funkpolicy http://datasektionen.se/sektionen/organisation/dfunkpolicy.pdf Beskriver de skyldigheter du har som funktionär, och de belöningar som finns. Alkoholpolicy http://styrdokument.datasektionen.se/alkoholpolicy Beskriver ett antal av de skyldigheter och ansvar sektionen har gällande alkoholhantering. Informationsspridningsguidelines http://datasektionen.se/sektionen/organisation/infoguidelines_uppd20150402.pdf Ett antal regler för informationsspridning, exempelvis att allt som arrangeras på sektionen ska delas via sektionens officiella informationskanaler: hemsidan och sektionslokalen. Jämlikhetspolicy http://datasektionen.se/sektionen/organisation/jamlikhetspolicy_for_datasektionen.pdf
Dokumentet beskriver vissa situationer som ska undvikas för att skapa en miljö på sektionen där alla känner sig välkomna. Samboendeavtalet http://datasektionen.se/sektionen/organisation/samboendeavtal.pdf Samboendeavtalet är ett avtal mellan Datasektionen och Sektionen för Medieteknik som bl.a. reglerar hur META bokas. Detta regleras även i reglementet. Besök denna sida för lokalbokning: http://www.datasektionen.se/sektionen/lokalbokning.
3. Ekonomi För att ekonomin ska fungera är det viktigt att alla som hanterar sektionens pengar är medvetna om att de är del av hela sektionens tillgångar. Därför är det viktigt att budget, bokföring, utlägg, mm. hanteras på rätt sätt. Börja med att: 1. Läsa det ekonomiska styrdokumentet! Det handlar om hur du ska sköta din ekonomi. 2. Kolla hur din budget ser ut och prata med din föregångare om hur de tänkt. 3. Därefter, om något av det följande stämmer in på dig: a. du behöver ändra i din budget (eftersom den inte stämmer, du inte vet vad budgetposterna innebär, eller annan anledning) b. du behöver mer pengar c. du undrar någonting alls Att ändra på sin budget prata med din kontaktperson i styrelsen. Denna kan förklara varför saker ser ut som de gör och känner till hur de kan ändras. Oavsett om du går på vid Glögg-SM eller Val-SM så kommer du att ta hand om en budget som någon annan arbetat med. Därför är det mycket viktigt att du ser över den och reviderar den om så behövs. Budgeten inför nästkommande år brukar tas fram av styrelsen och alla funktionärer varje höst och beslutas om på Budget-SM. Om man vill göra om i rambudgeten efter det görs det bäst genom att skicka in en motion till Revisions-SM. Revisions-SM heter just så för att det är då som det är mest lämpligt att revidera saker i årets budget eller verksamhetsplan. Om du vill ändra något i detaljbudgeten går detta dock bra att göra även mellan SM, men kom ihåg att alltid prata med styrelsen om detta så att ändringarna dokumenteras! Alla nämnder har någon form av budget. Vissa nämnder har enbart en fikabudget, medan andra har en mer avancerad budget. Det är viktigt att du håller dig inom ramarna för budgeten (huvudsakligen att inkomster och utgifter stämmer) och att den är så verklighetstrogen som möjligt. Ta gärna kontakt med oss i styrelsen om du funderar över något eller vill få feedback, vi finns här för din skull! Mer pengar? På sektionen kan Sektionsordförande och styrelsen ta beslut om att avsätta delsummor från Dispositionsfornden för totalt 50 000 kr under ett år. Sektionsordförande tar beslut om upp till 2000 kr och styrelsen upp till 30 000 kr. Dessa beslut tas på styrelsemöte (D-rektoratsmöte, DM). Om du skulle behöva ett tillskott, maila drek@d.kth.se så tas det upp på nästa möte. Större summor över 10 000 kr bör dock tas upp som en motion på nästkommande SM.
Utlägg Ska du till exempel handla fika till ditt möte på T -Snabben gör du helt enkelt ditt köp där och ser till att spara kvittot. Kvittot krävs för att du ska kunna redovisa dina utlägg och få dina pengar. Kvittot sätter du i kvittopärmen, som ska ligga på hyllan över spisen i META. Fyll i en av mallarna som sitter i pärmen och häfta sedan fast ditt kvitto i pappret. Om det är slut på mallar i pärmen, hör av dig till styrelsen!
4. Informationsspridning De dokument som ligger till bakgrund för följande avsnitt är: 1. Sektionens informationsspridningsguidelines. 2. Sektionens jämlikhetspolicy. 3. Sektionens rekryteringspolicy. 4. Sektionens grafiska profil. Kolla på dem! Kommunicera med sektionsmedlemmar Datasektionens policy är att all information ska gå genom sektionens officiella sektionskanaler: hemsidan och anslagstavlan i META. Detta ska göras, men det informationsspridning är förstås lite mer komplicerat än så - när du vill kommunicera med sektionens medlemmar kan det därför vara praktiskt att reflektera över dessa olika parametrar och hur de kan påverka dig: Målgrupp - Vem försöker du nå? Hur mycket denna känner till om organisationen och dess traditioner sedan tidigare? Ändamål - Vilken slags engagemang försöker du uppmana till? Ett lite kortsiktigare ( kom till detta event ), eller ett mer långsiktigt ( kom på våra veckomöten )? Kanske försöker du t.o.m. hitta medarrangörer och rekryterar till interna poster - i så fall är rekryteringspolicyn obligatorisk läsning. Verksamhetsområde - Vissa kanaler är gemensamma för alla verksamma funktionärer och nämnder, men andra kan skilja sig. Om du är aktiv inom exempelvis utbildningspåverkan kan det vara mer effektivt att försöka nå ut på andra sätt än den som arbetar med t.ex. näringslivssamverkan. Fundera över vilka övriga kanaler som passar det du vill uppnå bäst, det kan finnas sådana du inte tänkt på tidigare. Gemensamma kanaler till sektionsmedlemmar Datasektionen har vissa gemensamma informationskanaler som bör användas för att kommunicera med medlemmarna. Utöver dessa kan exempelvis facebook förstås användas som komplement för ytterligare interaktion med medlemmar. Hemsidan - Som funktionär har du möjligheten att publicera nyheter och redigera sidor som rör din post på hemsidan. Många nämnder har dessutom en text på hemsidan som bör hållas uppdaterad med nämndes verksamhet. Anslagstavlan i META - Sätt upp posters här! Mer avancerade tryck sköts via campustryckeriet US AB men då bör man ha en klar bild av vad man vill ha (papperstyngd, storlek, antal osv.). META-TV - I sektionslokalen har vi också en tv som man kan lägga upp glada bilder för att marknadsföring. Meta-TV underhålles av IOR och du kan lägga upp slides på adressen http://tv.froyo.datasektionen.se.
Öppen kalender - På Datasektionens hemsida finns det en kalender för alla aktiviteter på sektionen. Denna kan du som funktionär på Datasektionen lägga in och redigera poster i. De händelser som ligger närmast i tiden syns dessutom i agendan till höger på hufvudsidan. nappen - Appen används även efter mottagningen! Maila kommunikatören på info@d.kth.se om du vill lägga in ett event i flödet eller skicka ut en pushnotis. Grafisk profil Sektionen har en grafisk profil under utveckling, med avgränsningar i typografi, färgskala och användning av sektionsskölden som inte tidigare tillämpats. Profilen har använts under utvecklingen av sektionens nya hemsida och alla blir väldigt glada om den även används i andra sammanhang. Det som finns specat är att: sektionen använder fonten Lato primärfärgen är cerise, med avgränsning till nyanserna strong (#EE2A7B), new (#E83D84) och light (#EC5F99) accentfärgerna är off-black (#212121), gul (#FCDA04) och off-white (#F7F7F7) skölden med det svarta deltat används då bakgrunden är ljus och det vita deltat används då bakgrunden är mörk. Observera dock att den grafiska profilen är under utveckling, så håll koll på hemsidan för uppdateringar! Kontakt inom d-funk d-funkmailen - Som funktionär har du en funktionärsmail som du bör kolla ofta och med fördel kan koppla till din vanliga mail. Se mer om detta och hur du ställer in din mail rätt under punkt 5. Funktionärsmail. Det finns även en mailadress som går till alla sektionens nämndordförande och projektledare - dfunk@d.kth.se. Alla funktionärers mailalias finns på hemsidan och alias administreras av Systemansvarig. d-funkkalender - Det finns även en separat kalender för alla funktionärer där information om möten, luncher och deadlines finns tillgänglig för dig. Du bör få tillgång till denna kalender när du klivit på din funktionärspost, och kontakta styrelsen om du inte fått det! META-slack - I denna slack kan man få tag på många andra funktionärer och enkelt fråga om sådant som rör sektionslokalen. Övriga - Vilka andra kommunikationskanaler som används kan variera. Kanske använder du och din nämnd helst en grupp på facebook, ett team på slack, och kanske trello också. Prata med din företrädare om hur det har fungerat tidigare så att du och din nämnd kan rutiner som fungerar för er.
5. Funktionärsemail Som funktionär har du under din mandatperiod tillgång till en mailadress som är avsedd för din funktionärspost. Mail till den adressen vidarebefordras till din vanliga KTH mail. Till denna mailadress kommer du att få mail som berör din post. Det är även denna mailadress som styrelsen använder för att kontakta dig angående frågor som gäller din post. Det är därför viktigt att du läser din KTH -mail med jämna mellanrum. Du kan och bör även skicka mail från din posts mailadress när du skickar mail i din roll som funktionär. Läs mer här under om hur du ställer in din mailklient för att skicka från ditt funktionärsalias. En lista över alla funktionärsposter, innehavare och deras funktionärs mailalias finns på Datasektionens hemsida. SMTP-inställningar för alla klienter För att dessa inställningar ska fungera måste din funktionärsmail vidarebefodras till din vanliga KTH-mail. Om din funktionärsmailadress efter överlämning inte har blivit omdirigerad till din egna KTH mail, bör du kontakta Datas systemadministratör (d sys@d.kth.se) eller prata med någon av oss i styrelsen så skickar vi det vidare. SMTP server: smtp.kth.se User: <ditt KTH användarnamn> Lösenord: <ditt KTH-lösenord> Använd SSL och port 465. Gmail Går följande steg inte att använda, kontakta gärna oss så att vi kan uppdatera dessa instruktioner. 1. Logga in på Gmail. 2. Klicka på kugghjulsikonen längst upp i högra hörnet, klicka sedan på Settings (eller motsvarande på svenska). 3. Klicka på "Accounts" 4. Under "Send mail as:", klicka på Add another email address you own, vilket öppnar ett nytt fönster. 5. Fyll i detta fönster in namnet på din funktionärspost samt dess kontaktadress. D.v.s. Funktionärspost, funktionärspost@d.kth.se. Kontrollera ditt emailalias; Ljud- och Ljusansvarig har exempelvis alias d-lol. Notera sen att din funktionärsadress slutar på @d.kth.se och inte @kth.se. Klicka på Next Step. 6. Välj Send through d.kth.se SMTP servers och byt ut SMTP Server: mot smtp.nada.kth.se. Funkar inte detta, så testa med smtp.kth.se. Mata in ditt vanliga KTH- användarnamn samt lösenord. Använd user, password, inte funktionärspost. Välj sedan 465 som port. Då kommer Secured connection using SSL (recommended) att vara markerad. Blir inte SSL markerat, markera då det alternativet. Klicka på Add Account.
7. Sedan kommer du att få ett mail skickat till din funktionärsmailadress ( funktionärspost @d.kth.se), i det mailet så klickar du på länken för att bekräfta att du vill koppla din mailadress till denna gmail adress som du använder. 8. När du sedan skickar mail från Gmail så kan du helt enkelt välja mellan ditt Gmail konto och ditt nytillaggda mailkonto, Funktionärspost < funktionärspost @d.kth.se>. Testa att maila dig själv för att se att det fungerar! Du kan även skapa en signatur tillhörande din mail i gmail. 1. Tryck på kugghjulet i övre högra hörnet på sidan efter att du loggat in. 2. Välj Settings från drop-downmenyn. 3. Scrolla ned till Signature. 4. Välj funktionärsemailadressen ur listan och klistra in din signatur. 5. Välj Insert this signature before quoted text in replies and remove the "--" line that precedes it under signaturfritextrutan. Hotmail/Outlook online Det går nu att lägga till mail-alias i Outlook/Hotmail om du använder det. Stega då genom: 1. Options 2. Your email accounts 3. Add a send only account 4. Advanced options 5. Sen samma inställningar som för gmailavsnittet Känd historik d-phunkintropholdrn uppdaterades under resten av 2015 av Lovisa von Heijne d-phunkintropholdrn uppdaterades 2015-01-19 av Ludvig Hagberg d-phunkintropholdrn uppdaterades 2012-05-14