Riktlinjer vid användning av digitala verktyg Barn- och utbildningsförvaltningen Senast reviderad 2015-05-20
Bakgrund Barn- och utbildningsförvaltningen (BOUF) har fått i uppdrag av Barn- och utbildningsnämnden att ta fram riktlinjer för användandet av digitala verktyg. Anledningen till detta är att förvaltningens e-postsystem Z-online byter e-postklient från First Class till Google. För dig som BOUF-medarbetare innebär detta att: Du får ett Google-konto. Den nya domänen i Google kommer fortsatt att heta Z-online. Det innebär att den personliga e-postadressen fortsatt kommer att vara fornamn.efternamn@zonline.se Ett konto i Google och Googles e-post öppnar möjligheter för ett förändrat lärande i form av tjänster som kallas för Google Apps for Education, GAFE. Du får också ett konto i Östersunds kommuns administrativa e-postsystem. Här blir din e-postadress fornamn.efternamn@ostersund.se. Du får detta e-postkonto för att säkerställa att du har en ur PUL-hänseende säker e-post för kommunikation med dina kollegor. E-postklient för Östersunds kommuns administrativa mailsystem är First Class. Vad är en molntjänst? Molntjänster innebär att tjänster och verktyg levereras över internet, i molnet, utan att särskild programvara behöver installeras på datorn. En molntjänst kan också snabbt ökas eller minskas vid behov och användarens information lagras hos molntjänstleverantören. I molnen här intill kan du se vilka molntjänster vi använder oss av idag och vad vi använder dessa till. För skolans del betyder det att allt skolarbete finns tillgängligt för elever och pedagoger oavsett vid vilken tid, eller från vilken plats man loggar in för att arbeta, så länge det finns en tillgänglig internetuppkoppling i dator, surfplatta eller mobiltelefon. Hypernetportalen Närvaro-/frånvarorapportering, Planering & Omdöme Nationalencyklopedin (NE) Kunskapstjänster SLI-Education/Swedish film Filmvisning av spelfilmer och utbildningsfilmer Youtube Publicera eget filmmaterial Olika verktyg för Bloggar SkolArena Digitalt skolbibliotek Utbildningsradion (UR) Kunskapstjänster
Digitala tjänster och verktyg Vi använder flera olika system för olika syften i skolan. Som tankemodell kan det vara bra att skilja på myndighetsutövning, pedagogisk administration och pedagogik, så att vi lägger rätt information i rätt verktyg. Generellt sett ska det som kategoriseras som myndighetsutövning aldrig hamna i GAFE-verktygen och heller inte i något e-postsystem, vare sig @ostersund.se eller @zonline.se. Däremot kan ibland det som hamnar inom ramen för pedagogisk administration, till exempel användandet av en klasslista, givetvis också användas rent pedagogiskt. Myndighetsutövning Betygsättning, beslut om särskilt stöd och åtgärdsprogram, anmälningar till sociala myndigheter. Pedagogisk administration Närvaro-/frånvarohantering, klasslistor, schema, e-post, IUP och skriftliga omdömen, kunskapsbedömningar Pedagogik Material som rör undervisningen, faktasök, digitala läromedel, verktyg som stödjer lärprocessen E-post Beslutet om att Z-online byter e-postklient till gmail innebär för dig som medarbetare i BOUF att din vardagliga mejlkonversation, t ex kontakt med vårdnadshavare, lärare, myndigheter osv, kommer att ske i e-posten för Östersunds personal, ostersund.se, tills dess att annat beslutats. Detta för att minimera risken för att sprida känsligt material i molnet. Däremot kan vi använda oss av Googles Gmail för intern kommunikation till lärare och elever om innehållet rör elevers lärande och man använder verktyget i ett pedagogiskt syfte. Viktigt att dokumentationen inte innehåller känsliga eller integritetskänsliga uppgifter (enligt PuL). Hypernetportalen I Hypernetportalen för grundskolan hanteras en del myndighetsutövning, som exempelvis betygssättning och omdömen i samband med detta. Det är också här vi gör våra planeringar och bedömningar på dessa samt dokumenterar utvecklingssamtalet. Hypernetportalen används också för pedagogisk administration som schema, klass- och grupphantering samt närvaro- och frånvarohantering. Vårdnadshavare och elev har inlogg till Hypernetportalen för att ta del av den dokumentation som görs i Planering och Omdöme samt utvecklingssamtal. Vårdnadshavare kan också se uppgifter om närvaro/frånvaro och anmäla frånvaro för sitt eget barn.
Google Apps For Education - GAFE (Valbart/Tillval) Verktygen i GAFE är utmärkta stöd i lärprocessen och gynnar all form av kommunikation, samarbete och gemensamt lärande för lärare och elever. Dessutom fungerar GAFE mycket bra som en del av ett formativt arbetssätt i undervisningen. Viss form av pedagogisk administration finns även här till exempel kommunikation via e-post, kalender/schema, grupplistor i undervisningsfunktion. Vi använder inte verktygen i GAFE för personkänslig dokumentation, som till exempel pedagogiska utredningar. Att tänka på när du använder digitala verktyg Det är viktigt att vi skiljer på myndighetsutövning, pedagogisk administration och pedagogik och lägger rätt information i rätt verktyg. Vi måste vara överens om vad vi sparar var för att ha full kontroll över informationen om våra barn och elever. Vi får aldrig riskera att känsliga eller sekretessbelagda uppgifter hamnar i orätta händer. Några av våra verktyg har därför högre säkerhet. Att använda andra digitala verktyg Idag vet vi att det finns en mängd andra digitala verktyg t ex Dropbox, Blogg och Facebook, som på samma sätt kan stötta elevens lärande och utveckling. Det är viktigt för all personal att känna till vilken typ av information som lagras i vilket digitalt verktyg. Vi får aldrig riskera att känsliga eller sekretessbelagda uppgifter hamnar i orätta händer (enligt PuL). Viktigt att veta! När du avslutar din anställning i BOUF, avslutas också ditt GAFE (zonline.se)-konto och innehållet raderas. Om du har arbetsmaterial, bilder eller annat lagrat på din Drive måste du föra över dem till ett privat konto innan du slutar!
Personuppgifter och PuL (Juridiska och etiska överväganden) Vi dokumenterar och kommunicerar inte kring känsliga och integritetskänsliga uppgifter. Känsliga personuppgifter enligt PUL är bl.a. uppgift om hälsa, sexualliv, etniskt ursprung och religiös övertygelse. Med integritetskänsliga uppgifter avses både känsliga uppgifter enligt 13 personuppgiftslagen, men även uppgifter som omfattas av sekretess eller rör den enskildes personliga förhållanden. Skolan behandlar på olika sätt elevernas personuppgifter i databaser, register och IT-system. Det är nödvändigt för att såväl myndighetsutövning (t ex betygssättning), pedagogisk administration (t ex närvaro-/frånvarohantering) och pedagogik (t ex verktyg som stödjer lärprocessen) ska fungera. För att skolan ska kunna använda olika molntjänster krävs att en del information om användare lämnas över till molntjänstleverantören. Detta regleras i ett biträdesavtal, som enligt Personuppgiftslagen (PuL) tydligt anger vilka uppgifter som lämnas ut, var de lagras och hur länge uppgifterna sparas. Östersunds kommun har ett biträdesavtal med Google för att kunna skapa användarkonton och en skolorganisation i vår GAFE-domän @zonline.se. Vi har även biträdesavtal med IST (leverantör av IT-lösningar för skola och barnomsorg) för att hantera individuella utvecklingsplaner (IUP), skriftliga omdömen och kunskapskrav.! När elev slutar skolan eller flyttar från kommunen, eller anställning för personal upphör, avslutas användarkontot och personuppgifterna raderas. För detta ändamål lämnas uppgifter om användarnas namn, personnummer samt klass/grupptillhörighet ut från vår elevdatabas. Dessa personuppgifter lämnas inte vidare till annan part, utan har som enda syfte att skapa användarkonton och en organisationsstruktur på grupp och klassnivå för skolorna. Mer information om PuL och personuppgifter Medarbetare inom BOUF som behöver ytterligare information om PuL och vilka riktlinjer som gäller när vi behandlar personuppgifter, se bilaga Vägledning om molntjänster i skolan. Vill du ha mer information eller har frågor som rör PuL, kontaktar du personuppgiftsansvarig, Barn- och utbildningsförvaltningen: Håkan Edlund, e-post: hakan.edlund@ostersund.se