Uppföljandekontroll av etiska och sociala krav Martin & Servera Avtal Göteborgs Stad UB40114232 2016-06-08 Upprättad av: Sara Hjelm och Elin Bölske
KUND SKL Kommentus Inköpscentral AB Hornsgatan 15 117 99 Stockholm KONSULT WSP Sverige AB 121 88 Stockholm Org nr: 556057-4880 Styrelsens säte: Stockholm www.wspgroup.se KONTAKTPERSONER Sara Hjelm, hållbarhetskonsult WSP Sverige AB Annalena Norrman, Hållbarhets- och kvalitetsdirektör, Martin & Servera 2 (16
Innehåll Inledning och bakgrund till revisionen 4 Granskningsmetodik 4 Dokumentgranskning 5 Revision 5 Beskrivning av Martin & Serveras verksamhet och leverantörskedja 6 Resultat 7 Analys av risker i leverantörskedjan och bedömning av leverantörer utifrån sociala krav i produktionen 7 Ansvarsfördelning gällande socialt ansvarstagande 8 Vilka sociala krav ställs på leverantörerna och spårbarhetskrav 8 Hur kontroll görs och dialog förs med leverantörerna 9 Tidplan för kontroll och dialog med underleverantörerna 9 Hantering av avvikelser i leverantörsledet 9 Hantering av kyckling från Thailand 10 Slutsatser 10 Övergripande 10 Rekommendation för urval av revision av thailändsk kycklingproduktion 12 Bilagor: Bilaga 1 Avtalsvillkor från Göteborgs stad 13 Bilaga 2 Resultat av dokumentgranskning 14 Bilaga 3 Identifierade brister och avvikelser 16 3 (16
Inledning och bakgrund till revisionen Denna granskning har genomförts på uppdrag av SKL Kommentus Inköpscentral (SKI och avser Martin & Servera ABs efterlevnad av Göteborgs Stads krav som ställts på socialt ansvarstagande i produktionen i avtal UB40114233. I dessa krav ingår ILOs åtta kärnkonventioner samt FNs barnkonvention artikel 32, och den nationella lagstiftningen som gäller i tillverkningslandet. Dessutom ställs krav på spårbarhet (se Bilaga 1. Syftet med revisionen är att granska dokumentation och rutiner samt att intervjua nyckelpersoner med syfte att klargöra efterlevnaden av uppförandekoden i leverantörsledet. Granskningen syftar till att utvärdera det systematiska arbetet hos Martin & Servera samt hur uppmärksammade brister i kycklingproduktion i Thailand har hanterats. Swedwatch och Finnwatch rapporterar om att det är ett utbrett problem med tvångsarbete och undermåliga arbetsvillkor för gästarbetare i Thailands kycklingindustri 1. Denna rapport beskriver genomförande och resultat av inspektion på Martin & Serveras huvudkontor samt dokumentgranskning och ska svara på i vilken omfattning leverantören uppfyller eller inte uppfyller kraven som ställts. Revisionen är en förnyad revision efter en granskning genomförd i december 2015. I huvudsak grundar sig denna förnyade revision på dokument och inspektion vid detta nya tillfälle. En del dokumentation har dock använts som framkommit vid den första revisionen (se bilaga 2. Granskningsmetodik Granskningen genomfördes genom intervjuer samt granskning av tillgängliga dokument. Följande frågeställningar/områden har undersökts: Ansvarsfördelning hos Martin & Servera gällande socialt ansvarstagande Bedömning av Martin & Serveras leverantörer utifrån sociala krav i tillverkningsledet Vilka sociala krav som ställs på leverantörerna Hur kontroll görs och dialog förs med leverantörerna, inkl. tidplan för kontroll och dialog med leverantörerna Hantering av avvikelser i leverantörsledet Spårbarhet av kycklingprodukter 1 Trapped in The kitchen of the world, the situation for migrant workers in Thailand s poultry industry, Swedwatch (2015 4 (16
Dokumentgranskning Följande dokumentation har granskats Dokument övergripande Granskat Kommentar Grundavtal, leverantörer Martin & Serveras uppförandekod för leverantörer, december 2015 Delvis Ja Leverantörsregister Ja Leverantörsbedömningar och genomförda revisioner Mall för leverantörsbedömningar och checklista för andraparts-revision Dokumentation från uppföljning, exempel på revisionsrapporter och åtgärdsplaner Dokumentation som styrker aktivt avvikelsehantering Styrdokument och rutinbeskrivningar för arbete med sociala krav vid tillverkningen Martin & Serveras inköpsorganisation och organisation för Hållbar utveckling och kvalitet Martin & Serveras affärssystem för produktinformation Dokumentation från underleverantörskedja i Thailand Ja Ja Delvis Ja Ja Utvalda produkter Ja Avslutad åtgärdsplan från en leverantörsrevision och återrevisioner Organisationsschema Salladskyckling Kycklingfilé Information om tillverkningssiter och om produktionsförhållanden Revision Revisionen var förbokad med företaget och utfördes under en halv dag på Martin & Serveras huvudkontor i Årsta. Revisionen bestod av startmöte, intervjuer med angivna personer, dokumentgranskning samt avslutande sammanfattning. Revisorerna hade även tillgång till vissa dokument från tidigare uppföljning innan revisionen genomfördes. 5 (16
Följande personer deltog vid revisionen: AnnaLena Norrman Åke Johansson Jim Wadhagen Cecilia Hetling Sara Hjelm Elin Bölske Hållbarhets- och kvalitetsdirektör Affärsområdeschef färskvaror Produktchef Specialist Uppförandekod Non-food Huvudansvarig revisor Revisor Beskrivning av Martin & Serveras verksamhet och leverantörskedja Martin & Servera är ett svenskt familjeägt företag, som ägs gemensamt av Axel Johnson AB och familjen Oldmark. Martin & Servera bildades den 1 januari 2012, när Martin Olsson och Servera R&S fusionerades. Företaget har grossistverksamhet för storkök och restauranger och levererar livsmedel, dryck och utrustning till dessa. Kunderna finns både i privat och offentlig verksamhet, till exempel kommuner, sjukhus, kaféer och restauranger. Martin & Servera består av Martin & Servera Restaurangdistribution samt dotterbolagen Grönsakshallen Sorunda, RP Frukt, Fällmans Kött, Martin Olsson Cashar, Galatea Spirits och Martin & Servera Solutions. Martin & Servera är certifierade enligt ISO 9001 (kvalitet, ISO 14001 (miljö, KRAV, BRC (livsmedelssäkerhet och Marine Stewardship Council samt Aquaculture Stewardship Council för hållbar fisk- och skaldjursproduktion. Företagets inköp är indelade i sex affärsområden, där kyckling återfinns under AO Färskvaror. Martin & Servera (M&S har fyra olika affärsmodeller för sina leveranser, där deras möjlighet att påverka produktionen varierar. 1. M&S egna märkesvaror (EMV 2. Import eller införsel av andras varumärken där M&S har produktansvaret 3. Distribution av andras varumärken här har M&S en mycket mer begränsad påverkansmöjlighet 4. Kundunika avtal här bestämmer kunden om vad som ska levereras och av vem, så M&S blir en ren distributionskanal. Arbetet med kravställning och uppföljning av socialt ansvar i leverantörskedjan genomförs av Martin & Serveras hållbarhetsavdelning, Hållbar Utveckling och Kvalitet (HUK Martin & Serveras leverantörskedja Martin & Servera har drygt 1000 leverantörer, varav huvudparten är distribution av andras varumärken (enl. 3 ovan. Företaget använder ibland agenter för inköpen, men man ser att detta minskar av affärsmässiga skäl. Martin & Servera levererar ca 9000 ton kyckling totalt. Det som köps in för EMV är svensk råvara. Införsel sker från t ex Lettland, Litauen och Danmark. Egen import från tredje land, där M&S är förste mottagare förekommer från Brasilien. Fördelningen är ungefär hälften-hälften mellan svensk och utländsk producerad 6 (16
kyckling. De leverantörer som levererar kyckling som har producerats i Thailand inom aktuellt avtal sker via: Euro Poultry, under varumärke Chef s Table Findus Kalino Foods, under varumärke Kitchen Joy Utifrån vad som har framkommit i denna granskning finns inga andra leverantörer av kyckling från Thailand med i avtalet. De tre leverantörerna säljer via kontor inom Europa från underleverantörer i Thailand. Det förekommer både att samma produktionsanläggning sköter allt från slakt till styckning och vidare processande, eller att detta är uppdelat på olika anläggningar. Resultat Analys av risker i leverantörskedjan och bedömning av leverantörer utifrån sociala krav i produktionen Martin & Servera har ett löpande arbete för att identifiera risker för avvikelser från uppförandekoden i leverantörskedjan. Det finns ett samarbete inom United Nordic där M&S deltar. Gruppen delar information om risker och leverantörer, så som specifika analyser till exempel för vissa produktkategorier från riskanalysföretaget Maplecroft. HUK ansvarar för detta. Marin & Servera har upprättat en ny utgåva av sin rutin för arbete med uppförandekoden ( Affärsprocess uppförandekoden, fastställd 160301. Innan en ny leverantör kan leverera varor ska de gå igenom en s.k. gatekeeper i form av leverantörens underskrift av uppförandekoden samt att leverantören har lämnat information om sin verksamhet och leverantörskedja. Sortiment och inköp har ansvaret för att detta genomförs, men hållbarhetsavdelningen (HUK genomför godkännandet. Detta gäller samtliga leverantörer. Martin & Servera gör en kompletterande riskanalys för inköp av EMV och införsel/direktimport av andras varumärken. Riskerna utgår från kategori, fabriker och länder. Landriskanalysen baseras på BSCIs modell. Frågorna till en specifik leverantör baseras på den information om risker som finns och anpassas från fall till fall. Exemplet vid revisionen innehöll åtta frågor om socialt ansvar och livsmedelssäkerhet och fokuserar på systematisk arbetssätt. Ansvarig för att rutinen följs är HUK. Arbetet med leverantörsbedömning enligt den nya modellen där HUK är ansvariga är under uppbyggnad och hittills har förfarandet inte använts regelmässigt. Några leverantörer är redan gröna, där man har tillräckligt god kunskap om leverantören från tidigare uppföljningar. Riskanalysen resulterar i en klassning av leverantörer enligt: Rött icke godkänd för inköp Orange besök innan inköp kan ske Gul Godkänd uppstart kan ske av leverantören men måste besökas under avtalsperioden 7 (16
Grön Godkänd Underlaget samlas ihop per leverantör och sammanställs i en lista över leverantörerna. De kycklingprodukter från Thailand som köpts in under avtalet har inte gått igenom en sådan riskanalys eftersom det är distribution av andras varumärken samt att avtalen med leverantörerna tecknades före den nya rutinens fastställande. Ansvarsfördelning gällande socialt ansvarstagande Ytterst ansvarig för inköp är inköpsdirektören och i detta fall är också affärsområdeschef för färskvaror ansvarig för de enskilda avtalen. Till stöd för att efterleva kundernas krav och sin egen uppförandekod i leverantörsledet finns en kvalitets- och hållbarhetsavdelning om sju personer med tre specialister på uppförandekod (HUK. Inköp har ansvar för att leverantörerna ska underteckna Martin & Serveras uppförandekod. HUK har ansvar att dokumentera att detta är gjort. Innan en affär kan genomföras (gäller nya leverantörer ska en leverantörsbedömning ske och godkännas av HUK, vilka har mandat att stoppa en affär om leverantören inte godkänns. HUK har också ansvar för att driva uppföljning och avvikelsehantering i leverantörskedjan. Om en leverantör inte visar vilja eller handling att förbättra sig, finns det en beskriven eskaleringsprocess där inköpsdirektören och därefter VD kan bli inkopplade. Vilka sociala krav ställs på leverantörerna och spårbarhetskrav Martin & Serveras uppförandekod skickas med i avtalet med leverantörerna. Uppföljning görs på hur många av leverantörerna som undertecknat uppförandekoden. Idag mellan 60-70 % med målet att samtliga ska ha skrivit under till sista juni. I vissa fall angavs att leverantörerna nekar att underteckna uppförandekoden med hänvisning till att de har en egen uppförandekod. I dessa fall gör Martin & Servera en granskning av företagets uppförandekod och gör en bedömning av om denna är tillräckligt nära Martin & Serveras egen uppförandekod för leverantörer för att anses vara godkända som leverantörer. Leverantörer som levererar under 200 000 kr klassas som små och undantas från kravet att skriva under uppförandekoder. Uppförandekoden bedöms uppfylla de krav som ställs av Göteborgs stad i bilaga 2. Kravet på spårbarhet uppfylls via krav i Martin & Serveras grundavtal med leverantörer. M&S ställer också krav på leverantörerna att ha ett system för spårbarhet, men ställer inte krav på att det ska vara certifierat. Lagstiftningen ställer krav på möjligheten till spårbarhet av livsmedel. Aktörer i livsmedelskedjan ska kunna redovisa från vem och till vem man har levererat en viss vara ett steg upp och ett steg ned i kedjan. Ursprungsmärkning krävs också för en rad varor, bland annat fågelkött. För färskt eller fryst kött ska platsen där djuret är uppfött på anges. Det gäller inte för processade produkter, där istället produktionslandet anges. Ofta märks råvarans ursprung frivilligt av producenter eller återförsäljare. 8 (16
Hur kontroll görs och dialog förs med leverantörerna Uppföljningen av leverantörer görs baserat på riskbilden. I den nya rutinen ska leverantörer utvärderas vart femte år, eller vid behov. Just nu görs uppföljning vid särskilt hög risk eller särskilda händelser. Leverantörerna förs upp på en lista för revisioner i dialog mellan Inköp & sortiment, baserat på omvärldshändelser, eller utifrån en misstanke om att allt inte står rätt till. Antingen gör man egna revisioner eller tredjeparts-revisioner med hjälp av lokala underkonsulter. Den egna uppförandekoden är revisionskriterier och man har egna checklistor som man anpassar efter den uppföljning man anser behöver genomföras. Tredjepartsrevisorer ska använda sig av etablerad revisionsmetodik. Man har inte genomfört oannonserade revisioner, men har den möjligheten inskriven i uppförandekoden. Hållbarhets- och kvalitetsdirektöransvarig och inköpsdirektör tar beslut om vilka revisioner som ska göras utifrån tillgängliga resurser. 2015 genomfördes 12 revisioner och hittills under 2016 sex stycken (andraparts- och tredjepartsrevisioner. Det är endast EMV-leverantörer och egen import av andras varumärken som revideras, vilka är ca 90 stycken. Martin & Servera har inte mätt andelen leverantörer som följts upp på plats. Företaget har målsättningen att göra 20 revisioner under 2016. Ibland får man också ta del av revisionsrapporter från leverantörerna själva eller via samverkan inom Axel Johnsson gruppen. Martin & Servera gjorde 2014 en egen revision av Findus i relation till uppförandekoden, där fokus var på produktionen av M&S EMV-produkter i Sverige och importerad frukt och grönt. Avvikelserna rörde bristande information kring uppföljning några av Findus specificerade underleverantörer. Denna revision har inte följt upp hanteringen av avvikelserna. Tidplan för kontroll och dialog med underleverantörerna Översiktlig tidplan finns i listan över leverantörer som bör revideras. Det finns också en lista över genomförda revisioner och status för åtgärdsplaner och avvikelser med tider. Martin & Servera anger att befintliga leverantörer ska utvärderas vart femte år, eller om behov uppstår. Modellen för att bedöma befintliga leverantörer är inte implementerad. Listorna är under utveckling och kommer att sammanföras till en lista. Hantering av avvikelser i leverantörsledet I Martin & Serveras uppförandekod anges att bristande efterlevnad är skäl att avbryta samarbetet med en leverantör, om man presenterar osann information, mutar eller inte genomför förbättringar inom överenskommen tid. Företagets grundsyn är dock att ge leverantörerna möjlighet att åtgärda identifierade avvikelser. Avvikelsehanteringen ingår i den nyligen antagna rutinen Affärsprocess uppförandekod. HUK driver uppföljningsarbetet och hanteringen av avvikelser mot leverantörerna. En åtgärdsplan tas fram av revisorn, godkänns och åtgärderna följs upp, ibland via en ny revision på plats. Det finns en eskaleringsprocess uppåt i företagshierarkin om man inte får respons från en leverantör. HUK har mandat att stoppa affärer hos leverantörer som inte anses vara godkända och som inte åtgärdar avvikelser enligt överenskommelse. 9 (16
Hantering av kyckling från Thailand Kyckling köps främst från producenter i Europa. Producenter i Thailand förekommer men minskar enligt Martin & Servera. Antalet mellanhänder minskar och andelen införsel ökar. Totalt levereras 9000 ton kyckling, varav hälften är svensk. Resten köps in via traders eller egen import. Införsel sker från Lettland och Litauen och egen import från Brasilien. Stekta kycklingprodukter köps från ett företag i Brasilien via två dotterbolag i Europa. Färsk kyckling köps även från Holland via en svensk agent. Övrig import, av andras varumärken, sker via mellanhänder, främst från Thailand, via Findus, Kalino Food och Europoultry. Under revisionen granskades fyra kycklingprodukters ursprung genom att titta på informationen i Martin & Serveras affärssystem. Dessa presenteras i tabellen nedan. Produkt Artikelnummer Tillverkare Ursprungsland Salladskyckling 24303 Ingen uppgift Lettland Salladskyckling 3872174 Chicky/Danpo Danmark Kycklinginnerfilé ekologisk 542555 Europoultry Italien Salladskyckling 38220 Findus Thailand Salladskyckling angavs under revisionen definieras som ren råvara och i Martin & Serveras affärssystem är därmed ursprungslandet angivet. I samband med rapporteringen kring Swedwatch undersökning av kycklingindustrin i Thailand tillfrågade M&S kycklingleverantörerna om vilka produktionsanläggningar som användes. En lista erhölls från leverantörerna Kalino och Euro Poultry. Findus svarade i ett mail tillgängligt endast för på två personer på Martin & Servera. Martin & Servera har också fått dokumentation om produktionen i Thailand kring frågor som rör områden i uppförandekoden t ex anställningsförhållanden, arbetsmiljö. Inga ytterligare åtgärder har vidtagits. Martin & Servera uppger att det är varumärkesleverantörens ansvar att driva sakfrågan vidare och har valt att fortsätta anlita leverantörerna för att ge dem möjlighet att förbättra sig. Slutsatser Övergripande Den huvudsakliga slutsatsen i denna granskning är att Martin & Servera har ett systematiskt sätt att arbeta med att ställa etiska och sociala krav i leverantörskedjan för EMV och direktimport. De har en tydlig ansvarsfördelning och resurser att arbeta med frågan. Företaget har god insikt i potentiella och faktiska risker som finns i leverantörskedjan och har en regelbunden identifiering av riskerna kopplat till länder, sina egna varor och leverantörerna. Däremot saknas rutiner att bedöma och följa upp leverantörer på sociala och etiska aspekter när företaget distribuerar andras varumärken, vilka representerar en huvuddel av antalet leverantörer. Rutiner och arbetssätt för leverantörsbedömning, klassificering och utvärdering är ännu under utveckling, ett arbete som måste fortsätta för att säkerställa efterlevnad av uppförandekoden framöver. Företaget bör också utveckla sin modell för 10 (16
leverantörsutvärdering för urval av leverantörer för revision till att även inkludera distribution av andras varumärken och att fortsätta implementeringen av ett systematiskt utvärderingsarbete av leverantörerna. I samband med rapporteringen kring Swedwatch undersökning av förhållandena i kycklingindustrin i Thailand tillfrågade M&S kycklingleverantörerna om vilka produktionsanläggningar som användes. Vid revisionen har underleverantörer redovisats för alla leverantörer. Produktionssiter har redovisats för två leverantörer, men inte för Findus, där tillverkningssiten är avidentifierad och därmed brister transparensen. Dessutom inhämtades dokumentation om förhållandena på produktionsanläggningarna från leverantörerna. Granskningen visar att dokumentationen är övergripande och ingen ytterligare uppföljning av sakfrågorna har gjorts med leverantörer eller produktionssiter. Inga ytterligare åtgärder har vidtagits. Martin & Servera uppger att det är varumärkesleverantörens ansvar att driva sakfrågan vidare. M&S har valt att fortsätta anlita leverantörerna och ge dem möjlighet att förbättra sig. Företaget har undersökt förhållandena, men bör begära in och utvärdera information mer specifikt kring migrantarbetarnas arbetsförhållanden. Självskattningsenkäter och policydokument är inte tillräckligt underlag för att säkerställa efterlevnad för migrantarbetarnas arbetsförhållanden. Tvångsarbete är ett område i Göteborgs Stads krav, och innebär en allvarlig kränkning av mänskliga rättigheter och därför ska frågan vara prioriterad och föranleda fortsatt arbete. M&S bör också undersöka hur de kan bidra till bättre förhållanden genom dialog med sina leverantörer och överväga att engagera sig eller stödja initiativ som kan förbättra arbetarnas förhållanden. Se vidare bilaga 3. 11 (16
Rekommendation för urval av revision av thailändsk kycklingproduktion Granskningen av Marin & Serveras underleverantörsled har identifierat tio producenter av kycklingprodukter av olika storlek och på olika orter i Thailand. Det finns information från två av dessa att migrantarbetare finns i produktionen, men sannolikt finns det hos fler producenter eftersom det är så vanligt förekommande. En av underleverantörerna har riktlinjer för rekrytering av utländsk arbetskraft för att undvika tvångsarbete, men det återstår att se hur väl implementerad den är. Detta företag har också reviderats ett flertal gånger av internationella köpare, enligt deras eget material. Företagets fabriker förekommer trots det i rapporten från Swedwatch med indikationer på dåliga arbetsförhållanden (sannolikt samma företag baserat på namn och postort. Baserat på tillgänglig information är det därför svårt att peka ut en eller några underleverantörer för uppföljning. Vi rekommenderar därför istället att välja ut en tillverkningssite som levererar stora volymer på aktuella avtal. 12 (16
Bilaga 1 Avtalsvillkor från Göteborgs stad Uppförandekod för Leverantören Göteborgs Stad avser att öka andelen etiska inköp, i enlighet med styrande dokument som gäller för alla kommunens verksamheter. I syfte att säkerställa tillgången på varor som producerats på ett uthålligt sätt, skall anbudsgivaren senast vid avtalsstart redovisa en dokumenterad uppförandekod eller motsvarande. Redovisningen ska visa att uppförandekoden eller motsvarande minst följer: ILO s kärnkonventioner FN s barnkonvention den nationella lagstiftningen som gäller i tillverknings-/producentlandet. Av uppförandekoden eller motsvarande ska tydligt framgå att Leverantören aktivt motverkar korruption i hela sin verksamhet. Leverantören ska senast ett år efter att avtalet trätt i kraft kunna redovisa att uppförandekoden efterlevs. Som verifikat godtas extern kontroll av auditföretag, företagsinternt arbete (som kontrolleras av personal med dokumenterad kompetens eller motsvarande. Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att göra egna kontroller av leverantörens arbete enligt den egna uppförandekoden. Kontrollen kommer att utföras av ackrediterade revisionsorgan eller annan oberoende part. ILO s kärnkonventioner: Föreningsfrihet och organisationsrätten Konvention 87: Föreningsfrihet och skydd för rätten att organisera Konvention 98: Rätten att organisera och förhandla kollektivt Tvångsarbete Konvention 29: Förbud mot tvångs- och straffarbete Konvention 105: Avskaffande av tvångsarbete Diskriminering Konvention 100: Lika lön för lika arbete oavsett kön Konvention 111: Om diskriminering i fråga om anställning och yrkesutövning Barnarbete Konvention 138: Minimiålder för arbete Konvention 182: Mot de värsta formerna av barnarbete FN's Barnkonvention (54 artiklar Artikel 32 -Du får inte tvingats till skadligt arbete som skadar eller hindrar din skolgång och din hälsa. Etik spårbarhet Leverantören ska ha metoder/rutiner för spårbarhet av de produkter som omfattas av ramavtalet. Krav på spårbarhet syftar till att kontroll över produkterna finns hela vägen i produktions och/eller leverantörskedjan. Uppgifterna skall från ett år efter avtalsstart kunna redovisas, i första hand för volymprodukter, på begäran av upphandlande myndighet. Om Leverantörens åtaganden gällande uppförandekod och spårbarhet inte genomförs enligt ovanstående kan detta komma att anses som väsentligt avtalsbrott med uppsägning av avtalet som följd om rättelse inte sker snarast på ett godtagbart sätt. 13 (16
Dokument erhållna vid revision Martin & Serveras uppförandekod för leverantörer Organisationsschema, Inköp Ledning samt Hållbar utveckling (erhållen december 2015 Affärsprocess uppförandekoden, 160301 Processflöde jan 2015 Mall leverantörsinformation steg 1 Mall för leverantörsbedömning steg 2 Mall för klassning av leverantörer Dokumentation om underleverantörer BHJ Kalino Foods Dokumentation om underleverantörer EuroPoultry (delvis erhållen januari 2015 Dokumentation om underleverantörer Findus M&S leverantörsrevision avseende Findus AB 20140626 (erhållen december 2015 Sammanställningar över leverantörer Bilaga 2 Resultat av dokumentgranskning Kommentar Uppdaterad 2015. Koden inkluderar även säsongsanställd personal, anställda via mellanhänder och migrantarbetare. Rubrikerna i koden är Lagliga krav, Förhållanden på arbetsplatsen (tvångsarbete, rätt till fackföreningsfrihet och kollektiva förhandlingar, barnarbete, diskriminering, personlig integritet, hälsa och säkerhet, ersättning, arbetstid, anställningsvillkor, Förhållanden utanför arbetsplatsen (Djuromsorg Etiskt beteende, Ledningssystem, Efterlevnad. Ytterst ansvarig för inköp är inköpsdirektören i detta fall är också affärsområdeschef för färskvaror ansvarig för de enskilda avtalen. Till stöd att efterleva kundernas krav och sin egen uppförandekod i leverantörsledet finns en hållbarhets- och kvalitetsdirektör om sju personer med tre specialister på uppförandekod (HUK med ansvar för olika produktkategorier. Rutinen är antagen och under implementering. Den innehåller hela processen med att analysera risker, bedöma nya leverantörer och utvärdera befintliga leverantörer, uppföljning och avvikelsehantering och principer för affärskonsekvenser. Powerpoint presentation med beskrivning av ansvar för godkännadeprocess över leverantörer innan inköp. Ska fyllas i av alla leverantörer innan godkännande. Man begär också in en underskriven uppförandekod i denna mall. Frågorna omfattar kortfattad grundläggande information om produktionen, ev. underleverantörer och ekologisk märkning. Denna mall omfattar endast EMV och direktimport. Innehåller åtta frågor om socialt ansvar och livsmedelssäkerhet och fokuserar på systematisk arbetssätt. Mallen är under utveckling och man anger att den kommer att anpassas beroende på vilka risker man känner till. Kriterier för klassning av leverantörer efter leverantörsbedömning, steg 2 Adresser till produktionssiter i Thailand januari 2016. Certifikat för BRC. Policies för HR, rekrytering och CSR/Sustainability. Exportcertifikat. Översiktligt granskat. Självskattningsformulär från två av Euro Poultrys leverantörer. Exempel på kontrakt, löner etc. på thailändska från produktionssiter. Miljöpolicy, Uppförandekod, Social policy Översiktligt granskat. Power-point med information om underleverantörer och revisionsresultat på rubriknivå, för avidentifierad produktionssite. Revisionsrapport med fokus på uppförandekod och EMV-produkter, hos Findus i Bjuv. Excel-blad med sammanställningar över godkända leverantörer, reviderade leverantörer, bedömda leverantörer. 14 (16
Mall för grundavtal leverantörer Riskanalys-rapport från Maplecroft Åtgärdsplan, stängd Delar i grundavtal med krav på kvalitet, hållbar utveckling och affärsetik samt spårbarhet Riskanalys för produktion av olika sorters nötter Från revision genomförd på sparrisproduktion i Kina 15 (16
Observation Avvikelser Avvikelse Avvikelse Observation Avvikelse Avvikelse Avvikelse Kommentar Bilaga 3 - Identifierade brister och avvikelser Ansvaret för HUK att analysera risker och bedöma leverantörer utifrån sociala och etiska aspekter omfattar inte andras varumärken, vilket är en huvuddel av leverantörsstocken. Tillverkningssite för Findus leveranser har inte namngetts. Euro Poultry AB Enligt självskattning från två tillverkningssiter uppfyller dessa sociala krav på anställningsförhållanden och arbetsmiljö i sitt systematiska arbete. Någon ytterligare kontroll har dock inte gjorts. Findus underleverantörer. Information finns, men uppgifterna om tillverkningssite är oklara. Detaljerad samt tillförlitlig information om arbetsförhållanden saknas. Någon ytterligare kontroll av underleverantörerna har inte gjorts. BHJ Kalino Foods har skickat dokument om sina tillverkningssiter och sitt arbete med CSR. Av dessa dokument framgår företagets målsättningar och övergripande om det systematiska arbetet har, men det går inte att utvärdera förhållanden på fabriksnivå. Martin & Servera har inte beslutat om en plan för fortsatt uppföljning av arbetsförhållanden i kycklingproduktionen i Thailand eller om utökad riskhantering/engagemang för förbättringar av migrantarbetarnas förhållanden. Rekommendation Riskernas allvarlighet utifrån kränkning av mänskliga rättigheter i tillverkningen bör styra prioritering för kravställning, uppföljning och andra åtgärder/aktiviteter. Tydliggör krav på transparens i affärsöverenskommelser. Dialog med leverantören om ökad transparens i detta fall. Begär in och utvärdera information mer specifikt kring migrantarbetarnas arbetsförhållanden. Följ upp att kraven implementerats via dokumentgranskning, granskning av befintliga revisionsrapporter eller egen revision på plats. Begär in och utvärdera information mer specifikt kring migrantarbetarnas arbetsförhållanden. Följ upp att kraven implementerats via dokumentgranskning, granskning av befintliga revisionsrapporter eller egen revision på plats. Begär in och utvärdera information mer specifikt kring migrantarbetarnas arbetsförhållanden. Följ upp att kraven implementerats via dokumentgranskning, granskning av befintliga revisionsrapporter eller egen revision på plats. Tvångsarbete är en allvarlig kränkning av mänskliga rättigheter och därför bör frågan vara prioriterad och föranleda fortsatt arbete. 16 (16