Tjänstefordonspolicy antagen av kommunfullmäktige den 29 januari 2004, 13 Allmänna regler för anskaffning och innehav av fordon för förvaltningar inom Halmstad kommun. 1 Allmänt 1.1 Syfte Syftet med denna policy är att tillgodose behovet av tillgång till fordon, samt reglera fordonsinnehavet för förvaltningarna inom kommunen. Policyn är anpassad för de som beräknas köra mer än 1000 mil/år under hela hyrperioden. För övriga finns tillgång till poolbilar. Endast bilar som används i verksamhet omfattas av transportpolicyn. Bilar som används i utbildnings syfte och därmed ej är registrerade eller är avställda omfattas ej av policyn. Policyn är anpassad till för tiden gällande skatteregler. Halmstad kommun förbehåller sig rätten att från tid till annan ändra reglerna i transportpolicyn. Dessa förändringar kan ha sin grund i såväl förändringar i skatteregler som förändringar i andra förutsättningar för denna policy. Frågor kring denna transportpolicy besvaras företrädesvis av kommuntransport telefon 13 77 80. 1.2 Ansvarig Ansvarig för denna policy är servicenämnden Operativt ansvarig är kommuntransport 2 Regler för tjänstefordon 2.1 Översikt Grundreglerna för tjänstefordonsupplägget kan sammanfattas som följer. Kommuntransport hyr ut fordon till förvaltningen. Förvaltningen svarar för samtliga kostnader för fordonets drift, försäkring, skatter, besiktningskostnader, drivmedel, olja, service, underhåll, reparationer, utbyten av defekta delar m.m. Förvaltningen förbinder sig under hela hyrperioden och måste under denna köra minst 1000 mil/år. 2.2 Användande Fordonen får endast användas vid tjänstekörning, om föraren använder bilen privat, uppstår bilförmån. Det säkraste sättet att garantera så att så inte är fallet är att parkera bilen på arbetsplatsen efter arbetstidens slut och lämna nycklarna på arbetet. Om föraren har jourtjänstgörning några dagar i månaden och måste ha bilen lättillgänglig, är detta en situation där föraren kan använda sig av kommunens fordon mellan hemmet och arbetet utan att bilförmån uppstår. 1
Ett annat fall är förare av servicebilar, som under begränsade perioder använder bilen för resor till och från arbetet. Om föraren av praktiska skäl sätter i system att påbörja eller avsluta dagens arbete med ett tjänsteärende med företagets bil, anser RSV att en bilförmån kan uppstå. Om föraren har tillgång till kommunens bil måste föraren kunna visa att bilen inte använts för privat körning, för att undvika att en bilförmån uppstår. Något av eller båda följande bevis kan krävas. Att föraren har egen bil som motsvarar familjens behov och inkomster Att föraren använder färdskrivare, körjournal eller dylikt som styrker att bilen används endast i tjänsten. 2.3 Kostnader Förvaltningen svarar utöver hyreskostnaden för samtliga kostnader för fordonets drift, försäkring, skatter, besiktningskostnader, drivmedel, olja, service, underhåll, reparationer, utbyten av defekta delar m m. Hyreskostnaden beräknas som annuitet av kapitalkostnaden, avtalstid samt beräknat restvärde. Restvärdet sätts med hänsyn till avtalstid och årlig körsträcka. 2.4 Avtal om förbindelse och ansvar Förvaltningen förbinder sig till tjänstefordonet och ansvarar för den under hela hyrperioden (grundregel 36 månader). Om förvaltningen väljer att lämna tillbaka fordonet innan hyrperiodens slut förbinder han sig att betala den eventuella merkostnad som kan uppstå för kommuntransport vid avyttring av fordonet. Förvaltningen ansvarar för att tjänstebilen sköts på ett sådant sätt att bilen under hela hyrperioden behåller sitt generella marknadsvärde. Förvaltningen är ansvarig att ersätta kommuntransport för minskningar i marknadsvärdet av bilen under och vid hyrperiodens slut som kan hänvisas vara ett direkt led av den anställdes misskötsel av tjänstefordonet. 2.5 Nuvarande skatteregler för tjänstefordon. Fordonen får endast användas vid tjänstekörning, om föraren använder bilen privat, uppstår bilförmån. Se vidare punkt 2.2 Användande 3 Anskaffning av tjänstefordon Alla inköp och kontakter handhas av kommuntransports ansvarig. Vid inköp skall fullständig miljöredovisning presenteras av leverantören. Halmstad kommun har i enlighet med ambitionen att ha en miljöprofil på sin bilpark en kravlista med minimikrav rörande miljöpåverkan, se punkt 3.2.3. Motsvarande krav ställs på bränsle, se punkt 3.2.4 liksom säkerhet, se punkt 3.2.5. Tjänstebilen skall vara lämplig, dels för förvaltningens transportbehov, dels för kommunens behov och anseende på marknaden. Kommuntransport har för detta ändamål tecknat avtal med X återförsäljare. Bilval skall ske inom ramen för kommuntransports val av bilmärke. Den skall dessutom uppfylla av Halmstad kommun uppställda kriterier för miljö och säkerhet. 2
3.1 Vem beslutar Det är alltid chef med delegation som beslutar om den anställde är berättigad till tjänstefordon eller inte. Den anställde bör alltid inhämta beslut om tjänstefordon innan denne går vidare i processen med anskaffande av fordon. När så erfordras bör även samverkan med berört skyddsombud ske. 3.2 Val av tjänstefordon 3.2.1 Tillvägagångssätt Kravspecifikation skall alltid upprättas. Specifikationen överlämnas till kommuntransport som ombesörjer beställningen av fordonet. 3.2.2 Val av bilmärke och leverantörer Val av bilmärke och leverantörer är beroende av servicenämndens senaste upphandling. Aktuellt ramavtal med antagna leverantörer finns i bilaga. 3.2.3 Miljökrav Kadmium, kvicksilver eller freoner får inte finnas i några komponenter i bilar som köps in. Bly får inte förekomma i bilen, utom i batteri och balanseringsvikter. Nickel får inte förekomma i ytor som förare och passagerare kan komma i kontakt med. Krom får inte förekomma på ytor som kan komma att svetsas. Lösningsmedelsbaserad lack tillåts ej. Bilarnas återvinningsbarhet ska vara minst 90 % Bilarnas däck bör vara helt fria från PAH (polycykliska aromatiska kolväten). Mängden PAH i däcken får aldrig överskrida 3 %. 3.2.4 Bränsle Bränsleförbrukning Av miljöskäl får bränsleförbrukningen inte överskrida de förbrukningsmål EU och bilindustrin enats om för genomsnittsbilen år 2008. Målet är fastställt till 140 gram koloxid per km vilket ungefär är 5,9 liter/100 km. För att minska bensinförbrukningen får bilarna inte vara utrustade med fyrhjulsdrift och automatlåda (undantag kan ges vid särskilt behov). Samtliga fordonsinnehavare har också fått ett informationsblad med enkla men effektiva sätt att sänka bränsleförbrukningen. Anställda uppmanas att i största möjliga utsträckning köra bränsleekonomiskt, ecodriving. Renare avgaser Kommunen kräver att miljöbelastningen från bilarna ska vara så liten som möjligt. Därför skall bilar endast väljas bland marknadens renaste bilar och tanka dem med renast möjliga fordonsbränsle. I dagsläget innebär detta att alla bilar skall vara utrustade med katalysator och motorvärmare samt att det skall tankas med blyfri bensin. När bättre miljöanpassade lösningar finns att tillgå kommer dessa att användas. 3
För att minska utsläppen av farliga avgaser (framförallt kolväten och kväveoxider) krävs att alla bilar ska vara försedda med katalysator. Bilarnas utsläpp av kolväten och kväveoxider (HC + NOx ) får inte vara högre än 0,3 g/km enligt EU:s testförfarande. Kommunen ser gärna att de tjänstebilar som väljs tillhör miljöklass 1. För att minska de stora utsläppen av skadliga avgaser vid kallstart bör samtliga nya bilar vara försedda med motorvärmare samt tidur. Motorvärmarna bör användas under höst, vinter och vår. Bilarna ska använda det miljömässigt bästa fordonsbränslet som finns på marknaden. Detta kan exempelvis innebära den bästa bensinkvaliteten och/eller etanolinblandad bensin. Kravet på katalysator gäller även för de privatbilar som körs i tjänsten mot milersättning. Detta krav gäller vid nyteckning av milersättningsbil. 3.2.5 Säkerhetskrav För att kunna erbjuda sina anställda en säker arbetsmiljö och skydda dem vid en eventuell olycka, ställs följande krav på hyrbilar och nya bilar som kommunen skaffar som pool, bruks- och tjänstebilar. Bilen ska erbjuda passagerarna ett bra skydd vid frontal- och sidokollisioner. Därför måste bilarna uppfylla EU-kraven. Dessa krav uppfylls av alla nya bilar på marknaden. Ett bra val anses bilar vara som har klarat oberoende krockprov och som där fått högsta säkerhetsklass. Vid krockar mellan en stor och en liten bil löper passagerarna i den mindre bilen större risk att skadas och dödas. Därför är det bra för trafiksäkerheten om både de största och de allra minsta bilarna försvinner från vägarna. Med anledning av detta ska hyrbilar och tjänstebilar ha en tjänstevikt på högst 1600 kg. Undantag kan göras om bilen skall frakta mer än fem passagerare eller om större lastkapacitet behövs. Bilarna måste också vara utrustade med följande säkerhetsutrustning. Trepunktsbälten på samtliga platser som används. Bältesförsträckare, åtminstone i framsätet. Nackskydd på samtliga platser som används. Nackskyddet ska räcka ända upp till hjässan även på långa förare Krockkudde på förarplats och passagerarplats Om bilen har krockkudde på passagerarplatserna måste varningsdekaler finnas, så ingen av misstag sätter en barnstol på de platserna. Bilen skall vara försedd med sidokrockkuddar Bilen skall vara försedd med ABS-bromsar Bilen skall vara försedd med högt bromsljus Bilen skall ha vinterdäck vid halka, och bilens däck ska alltid ha ett mönsterdjup på minst tre millimeter. Vare sig vinter eller sommardäcken får vara äldre än 5 år, eftersom gummits kvalitet försämras med tiden. Eftersom passagerare i bilar med dragkrok löper mycket större risk att drabbas av pisksnärtsskador bör inga av bilarna ha dragkrok. Om dragkroken är absolut nödvändig för att klara tjänstebehoven ska infällbar dragkrok användas. Bilar som de anställda använder i tjänsten mot milersättning måste vara försedda med nackskydd och trepunktsbälte på de sittplatser som används. 4
Milersättningsbilar bör också vara utrustade med krockkudde på förarplatsen samt skall ha vinterdäck vid halka. Vid nyteckning av milersättningsbil skall kravet på krockkudde uppfyllas. 3.2.6 Kompletterande utrustning Halmstad kommun ställer krav på utrustning som är obligatorisk. Samtliga bilar som kommuntransport förvärvar skall vara utrustade enligt följande. Vinterhjul Gummimattor Stereo av standardmodell ABS-bromsar Airbag på förarplats samt passagerarplats Nackskydd på samtliga platser Motorvärmare Katalysator 3.2.7 Färgval Fordonen skall vara vita (undantag kan ske om tjänstebehovet kräver så eller vid inköp av begagnat fordon). 3.2.8 Utrustning utöver standard Utrustning som kommunen ej finner vara av behov för sin verksamhet, d v s kommuntransports standard, bekostas inte av kommunen. 3.2.9 Icke godkända val (undantag kan ske om tjänstebehovet kräver så) Dragkrok som inte är infällbar Automatväxellåda Fyrhjulsdrift 3.2.10 Godkända tillval AC 3.3 Bilbeställning För beställning av hyrfordon används blankett Fordonsbeställning. Efter ifyllande av samtliga uppgifter undertecknas beställningen av den anställde och lämnas sedan till chef med delegation för godkännande. Av bilbeställningen skall framgå beräknad årlig körsträcka och den person som är utsedd som ansvarig för fordonet. Vidare skall kostnadsställe som kostnaderna skall debiteras anges. 3.4 Hyrperiodens längd Grundregeln för samtliga tjänstebilar är att hyrperioden utgör 36 månader och att maximala körsträckan totalt inte överstiger 4 000 mil/år. I undantagsfall kan andra individuella avtal tecknas som avviker från detta. 3.5 Övermil Överstiger bilens faktiska körsträcka, den vilken avgiften baseras på, debiteras innehavaren 10 kronor/övermil (för år 2001, indexeras). Avräkningen sker vid avtalets utgång som en engångskostnad. 5
3.6 Leverans av nytt tjänstefordon Innan leverans av fordonet kan ske skall kommuntransports verkstad kontrollera och godkänna fordonet. Detta skall göras för att utröna att bilen inte är behäftad med några skador och att samtliga beställda tillbehör levererats. Vid skador eller brister efter leverans skall kommuntransport omedelbart kontaktas. 3.7 Tjänstefordonet skall utrustas med dekal. Samtliga fordon skall utrustas med dekal, Halmstad kommuns logotyp. Denna erhålles på kommuntransport. Undantag medges för fordon med sekretess. 3.8 Drivmedelskort Fordonen skall i första hand tankas på kommunens tankstation. Drivmedelskort beställes på förrådet. 4 Anvisningar för användning av tjänstefordon 4.1 Vård och underhåll 4.1.1 Körsäkerhet För att öka säkerheten, både för förare och för alla andra trafikanter, har kommunen följande regler för bilkörning i tjänsten. Halmstad kommuns förare ska köra säkert, lagligt och med gott omdöme. Detta leder till ökad säkerhet både för kommunens anställda och för våra medtrafikanter. Dessutom visar vi genom gott trafikuppträdande att vårt kvalitetstänkande får genomslag på alla nivåer. Halmstad kommun kräver av sina förare att de ska följa gällande trafikregler vid körning i tjänsten. I synnerhet poängteras följande: Risken för allvarliga trafikolyckor ökar kraftigt när farten höjs. Därför är det viktigt att hålla hastighetsgränserna. Säkerhetsbältet är en enkel och effektiv livförsäkring för alla bilister. Därför ska bilbälte alltid användas av både förare och samtliga passagerare. Hälften av de invalidiserade trafikskadorna i Sverige är så kallade whiplashskador. Dessa uppkommer oftast vid påkörning bakifrån i relativt låg fart, t ex i kösituationer. För att minska risken för olyckor som leder till whiplashskador är det viktigt att hålla ordentliga säkerhetsavstånd, inte minst vid körning i stadstrafik. Absolut trafiknykterhet är ett krav för alla förare inom kommunen. Han/hon får inte heller använda andra droger. Många mediciner kan försämra en förares trafiksäkerhet på samma sätt som alkohol. Dessa mediciner är märkta med en röd triangel på förpackningen. De förare som använder sådana mediciner har möjlighet att under en period slippa tjänstekörning, alternativt sjukskriva sig, förutsatt att den anställde diskuterat sina mediciner med företagsläkaren. Anställda som tar röd-triangel-märkta preparat under längre tid och i stor omfattning eller under så lång tid att det påverkar deras körning negativt är skyldiga att meddela detta till företagsläkaren. Föraren skall vara utvilad vid körning av företagets fordon. Det är förbjudet för tjänsteförare att tala i mobiltelefon utan handsfree medan de kör. Mobiltelefon med handsfree får användas under enklare landsvägskörning samt för att ta emot korta meddelanden. I andra fall ska föraren stanna bilen för att ta samtalen. 6
4.1.2 Vård och underhåll Föraren ansvarar för att bilen hålls ren och proper samt att den är i trafiksäkert och miljömässigt gott skick. Reparation av fel eller skador som uppkommer genom vårdslös skötsel eller försummelse från innehavaren skall bekostas av denne. Hyrbilen är att betrakta som kommunens egendom. Innehavaren skall tillse att bilen befinner sig i ett sådant yttre och inre skick att någon negativ uppmärksamhet ej riktas mot kommunen. Detta gäller även framförandet av fordonet. 4.2 Service och reparationer Innehavaren är ansvarig för att bilen servas och sköts i enlighet med kommuntransports anvisningar samt att service utförs vid fastställda intervaller. Givna anvisningar beträffande reparationer skall alltid följas. Likaså skall alltid kommuntransports verkstad anlitas. Eventuella klagomål på utförda arbeten skall omedelbart riktas till verkstaden. Innehavaren är skyldig att visa upp bilen för kommuntransports besiktningsman en gång i halvåret. 4.3 Vid skada och stöld Alla kontakter med försäkringsbolag skall ske via kommuntransport. 4.3.1 Försäkringsbolag Samtliga tjänstefordon är försäkrade. Vid all kontakt med polis eller försäkringsbolag i samband med skada (skadeanmälan), skall innehavaren ange adress enligt följande: Kommuntransport Box 153 301 05 Halmstad 4.3.2 Att komma ihåg vid skada Skadeanmälan skall alltid fyllas i och skrivas under av båda parter. Kopia skickas till kommuntransport. Tag dessutom kontakt med kommuntransport per telefon omgående om möjligt, 035-13 77 80. Vid kollision kan det vara bra att notera följande grunduppgifter, Motpartens namn Motpartens personnummer (kontrollera via körkortet) Motpartens försäkringsbolag Motpartens bils registreringsnummer Eventuella vittnen Underteckna ingenting på skadeplatsen förutom skadeanmälan, gör ej heller några förhastade medgivanden utan analysera incidenten om möjligt vid ett lugnare tillfälle. Kom ihåg att det är försäkringsbolagets uppgift att utreda skuldfrågan. Stöldskada skall omgående anmälas till polisen. Om det efter kontakt med polis och försäkringsbolag fortfarande kvarstår oklarheter, kan du kontakta kommuntransport. 4.4 Skadebesiktning 7
Vid skada på den egna bilen, oavsett om den uppkommit på grund av trafikolycka eller annan yttre påverkan, skall om fordonet kan köras, besiktning ske hos kommuntransports verkstad. Vid stöld, skadegörelse och parkeringsskada skall polisanmälan göras. Om fordonet har vagnskadegarantin hos ett annat försäkringsbolag kontaktas detta försäkringsbolag genom kommuntransports försorg. Vid skada i övriga delar av landet eller om bilen inte kan köras, skall närmaste auktoriserade verkstad anlitas. Denne kontaktar sedan vårt försäkringsbolag eller det försäkringsbolag där bilens vagnskadeförsäkring finns. 4.4.1 Glas och räddning Kontakta alltid kommuntransport vid glasskador. Vid bärgning/räddning tillhandahåller i regel bärgaren skadeblankett. Anmälan för glasskada görs till glasmästaren i samband med byte eller reparation. 4.4.2 Parkeringsskada Vid en parkeringsskada utan motpart måste bilen omedelbart skadebesiktigas. Iakttag eventuella spår efter motparten exempelvis glasbitar, bildelar och färgavskrap från smitande bil. För att ersättningen skall utbetalas måste det styrkas att skadan är en parkeringsskada samt att upptäckten av skadan har skett innan fordonet flyttats. Självrisken vid parkeringsskada med smitning utgör 5 % av gällande basbelopp. Polisanmälan skall alltid bifogas skadeanmälan. Kopior skickas till kommuntransport. 4.4.3 Skada utan motpart Vid skada på tjänstefordon med vagnskadegaranti och där ingen motpart finns, skall skadan anmälas till kommuntransport. I övriga fall anmäls skadan till kommuntransport samt till vårt försäkringsbolag. 4.4.4 Smitningsskada Vid en smitningsskada i trafik måste bilen omedelbart skadebesiktigas. Anmälan till Trafikförsäkringsföreningen skall göras. Polisanmälan skall alltid bifogas. Kopior skall skickas till kommuntransport. Trafikförsäkringsföreningen Tegeluddsvägen 100 115 87 Stockholm 08-783 70 00 4.4.5 Fordonsinnehavarens ansvar Det är Halmstad kommuns policy att aldrig betala självrisker eller andra kostnadsutlägg om det framkommer att den anställde har framfört sitt fordon med mycket stor försumlighet eller om den anställde har kört sitt tjänstefordon rattonykter. 4.5 Hyrbil 8
Då tjänstefordonet av något skäl är obrukbar äger innehavaren rätt att tillfälligt utnyttja en poolbil eller i undantagsfall en annan hyrbil. Kommer den ordinarie bilen inte bli tillgänglig inom två dagar skall kommuntransport kontaktas innan hyrbil tas ut. Kommuntransport ombesörjer och ansvarar för att ersättningsfordon finns att tillgå. Skall hyrbilen utnyttjas för en längre period skall även chef med delegation konsulteras. Kostnaden för poolbil eller hyrbil debiteras förvaltningen. Tillse alltid att registreringsnumret på fordonet och antal mil som hyrbilen körts under hyrestiden anges på fakturan. Det går inte att kombinera tjänstebil med poolbil, d v s den anställde har inte rätt att lämna tjänstefordonet hemma och själv hyra en poolbil. Undantag är de fall då tjänstefordonet är på service eller är obrukbar i samband med skada. 4.6 Sommar- och vinterdäck Kommuntransport ombesörjer inköp av däck. Verkstaden besiktigar och godkänner före inköp. Kostnaderna för däcken debiteras förvaltningen. 4.7 Komplettering/förbättring Tjänstefordonet får ej utrustas med sådan utrustning som negativt kan påverka dess andrahandvsärde även om sådan utrustning till fullo bekostas av förvaltningen. Undantag medges om utrustningen är av betydelse för tjänstebehovet. Rekonditionering av fordonets interiör eller exteriör, exempelvis lackpolering eller försegling under hyrperioden bekostas av förvaltningen. Vanlig tvätt utföres av den anställde gratis i kommuntransports tvätthall. 4.8 Felparkeringsavgifter och böter Samtliga parkeringsböter skall betalas av föraren. Gäller även om föraren anser att avgiften är felaktig. Detta för att senare kunna överklaga hos utställaren av avgiften. Ger överklagandet ett positivt resultat återbetalas avgiften så snart restitution erhållits. Underlåter föraren att betala, betalar kommuntransport och debiterar därefter förvaltningen avgifterna, vilken i sin tur gör motsvarande nettolöneavdrag. Vidare debiteras en hanteringsavgift om 200 kronor. 4.9 Svensk bilprovning När det är dags att besiktiga tjänstebilen får innehavaren en påminnelse av kommuntransport. Tjänstefordonsinnehavaren ansvarar och ombesörjer själv besiktning av fordonet. 5 Vid avslut 5.1 Avslut vid hyrperiodens slut Vid hyrperiodens slut när fordonet skall återlämnas skall föraren kontakta kommuntransport och boka tid för en test av bilen. Föraren skall närvara vid denna test och kontrollera att testresultatet överensstämmer med bilens kondition. Efter utförd biltest skall testutlåtandet (värderingen) ligga till grund för eventuella ekonomiska regleringar. Hyresavgiften debiteras till dess kommuntransport har fått bekräftelse på att bilen återlämnats. Eventuella bensinkortet skall samtidigt återlämnas. Kortet är knutet till bilens registreringsnummer och måste bytas ut vid uttag av ny hyrbil. 9
Därefter sker avräkning mot hyresavtalet. Angående den anställdes ansvar och uppenbar misskötsel se punkt 2.4 Avtal om förbindelse med ansvar. 5.2 Förlängning av hyrperioden Endast i undantagsfall kan en förlängning av hyrperioden ske, och då under förutsättning att bilen körts avsevärt färre mil än den i hyresavtalet angivna körsträckan. Beslut om detta fattas i samråd med kommuntransport och chef med delegation. 5.3 Avbrott under hyrperioden. Kostnader som uppstår på grund av att hyreskontraktet avbryts hänföres till förvaltningen. 6 Omkostnadsuppföljning och rapportering 6.1 Bilomkostnader I princip samtliga externa omkostnader rörande hyrbilar kommer att redovisas och rapporteras av kommuntransport. Följande kostnadsposter omfattas av redovisningen från kommuntransport: - Hyreskostnad - Service och reparationskostnader - Vägtrafikskatt - Bilförsäkringskostnader - Kostnader för lånebil vid stillestånd - Administrationskostnader Dessa faktureras kvartalsvis på samlingsfaktura till respektive förvaltning. Det åligger den fordonsansvarige att kvartalsvis kontrollera att debiterade kostnader är korrekta. Om så inte är fallet skall den fordonsansvarige snarast kontakta kommuntransport. 6.2 Milrapport För att komplettera rapporteringen kommer begäran om milrapport regelbundet att skickas ut från kommuntransport till samtliga innehavare av hyrfordon. Denna skall fyllas i med bilens aktuella mätarställning och returneras till kommuntransport av den anställde. 10