1 Församlingsrådet PROTOKOLL 6/2015 2.6.2015 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 67 TYNGDPUNKTER OCH RIKTLINJER FÖR VERKSAMHETEN ÅREN 2016-2018 68 UTLÅTANDE OM ANVISNINGARNA FÖR BEREDANDET AV BUDGETEN FÖR ÅR 2016 OCH VERKSAMHETS- OCH EKONOMIPLANEN FÖR ÅREN 2016-2018 FÖR ESBO FÖRSAMLINGAR 69 REMISSDISKUSSION OM FRIVILLIGAS OCH FÖRTROENDEVALDAS MEDVERKAN I PLANERINGEN AV VERKSAMHETEN 70 BESLUT OM EN VÄRDEDISKUSSION OCH VAL AV ARBETSGRUPP 71 BESLUT OM ATT INLEDA SAMARBETSFÖRHANDLING INOM BARNVERKSAMHETEN 72 VAL AR REVISORER FÖR HUGO OCH MARIA WINBERGS STIFTELSE FÖR ÅR 2015 73 ANHÅLLAN OM DELTAGANDE I KURS/PIA BENGTS 74 EKONOMISK RAPPORT FÖR JANUARI APRIL 2015 75 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING SID 76 ANDAKTSHÅLLARE PÅ FÖRSAMLINGSRÅDETS SAMMANTRÄDEN 77 ANMÄLNINGSÄRENDEN 78 RAPPORT OM ARBETET MED ATT UTVECKLA FÖRSAMLINGENS NÄRVARO I DE SOCIALA MEDIERNA

2 Församlingsrådet PROTOKOLL 6 / 2015 Tid 5.5.2015kl.18.30 20.50 Plats Församlingens ämbetshus, Kyrkogatan 10, rum 307, tredje våningen Närvarande Rönnberg, Roger Björkstén, Pehr-Johan Holm, Tanja Juslin-Sandin, Heidi Kujala, Tiina Lassus, Jannika Rosenberg-Wikström, Solveig Storås, Roger Träskbacka, Pirkko Blomberg, Anders Ekholm, Stefan Sweins, Sabina Thilman, Ken Lejonqvist-Jurvanen, Nina ordförande suppleant suppleant suppleant suppleant sekreterare Frånvarande Alameri, Cecilia Kusénius, Thea Nygård, Hannele Olsen Nyberg, Annika Paul, Heidi Vuoristo, Camilla MÖTETS ÖPPNANDE, LAGLIGHET OCH KONSTATERANDE AV BESLUTFÖRHETEN Ordföranden öppnade mötet och konstaterade att mötet hade sammankallats 27.5.2015 och att åtta ordinarie medlemmar och fyra suppleanter var närvarande. Det konstaterades att mötet var lagligt sammankallat och beslutfört. Roger Rönnberg höll inledningsandakt.

3 GODKÄNNANDE AV MÖTETS AGENDA Föredragningslista nr 6 / 2015 jämte bilagor hade sänts till medlemmarna och på mötet utdelades en tilläggslista. Mötets agenda godkändes. VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Till protokolljusterare valdes Pirkko Träskbacka och Roger Storås.

4 67 TYNGDPUNKTER OCH RIKTLINJER FÖR VERKSAMHETEN ÅREN 2016-2018 Kyrkoherde Roger Rönnberg har utifrån diskussioner med de anställda gjort förslag till tyngdpunkter och riktlinjer för verksamheten för de kommande tre åren. Förslaget följer den modell som i är bruk i Esbo församlingar och som utgör grunden för församlingarnas gemensamma verksamhets- och ekonomiplan. En detaljerad verksamhetsplan sektors- och distriktsvis för Esbo svenska tilldelas församlingsrådet i höst. På mötet utdelas ett nytt förslag som skiljer sig från det tidigare endast på en punkt: Församlingsdagarna skjuts upp och som nytt mål för år 2016 föreslås att göra församlingens verksamhet mer synlig i Esbo. Förslaget är i enlighet med församlingens strategi och följer till många delar de riktlinjer man kommit överens om tidigare. Satsningen på arbetet med att stärka medlemskapet fortsätter liksom på informationen och kommunikationen medan det uppsökande arbetet nu lyfts fram särskilt. Vad gäller lokaliteterna behöver församlingen en ersättande lokal för ungdomsverksamheten eftersom framtiden för den nuvarande i Sökö, Sode, är osäker. Förslaget har inga konsekvenser för barn. BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Riktlinjer för Esbo svenska församling åren 2016-2018 Församlingsrådet godkänner förslaget till tyngdpunkter och riktlinjer för åren 2016-2018. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna beslutsförslaget. 68 UTLÅTANDE OM ANVISNINGARNA FÖR BEREDANDET AV BUDGETEN FÖR ÅR 2016 OCH VERKSAMHETS- OCH EKONOMIPLANEN FÖR ÅREN 2016-2018 FÖR ESBO FÖRSAMLINGAR Gemensamma kyrkorådet beslöt 11.5.2015 av församlingsråden begära utlåtande om anvisningarna för beredning av budgeten för år 2016 och

5 verksamhets- och ekonomiplanen för åren 2016 2018 för Esbo församlingar. Utlåtandet begärs in senast 31.8.2015. Samfällighetens ekonomi blir svagare av flere orsaker. Arbetslösheten i Esbo har under de senaste åren ökat till 10 % och fastän antalet invånare ökar minskar församlingarnas medlemsantal. Man kan alltså inte förvänta sig ökade inkomster via kyrkoskatten. Dessutom kommer kyrkans andel av samfundsskatten att slopas vid ingången av nästa år och ersättas med ett understöd som beviljas inom ramen för statsbudgeten. Denna förändring innebär en årlig förlust på två miljoner euro. Utan åtgärder kommer inkomsterna inte att räcka till för att täcka driftskostnaderna. Nuvarande byggnads- och investeringsprogram slukar alla inbesparade medel under de närmaste åren. Kyrkoherdarna har tillsammans med samfällighetens ledning och cheferna för betjäningsenheterna diskuterat läget och konstaterat, att åtgärder måste vidtas. På verksamhetsplan innebär detta, att man anpassar verksamheten till de medel som finns att tillgå enligt en stramare ekonomi. Detta betyder i praktiken, att verksamheten förverkligas till ett billigare pris och med färre personalresurser. Eftersom inkomsterna minskar på grund av färre skattebetalare och ändringar i samfundsskatten, så är det realistiskt att utgå ifrån, att driftskostnaderna inte kan hållas vid nuvarande nivå, utan måste minskas med fyra miljoner under åren 2015-2018. Det är rättvist att anpassningsmålet på fyra miljoner fördelas 50/50 mellan församlingarna och samfällighetens betjäningsenheter, och att församlingarnas två miljoner fördelas mellan församlingarna per capita, där man beaktar Esbo svenska som minoritetsförsamling med ett tillägganslag. Det är viktigt att församlingarna själva får avgöra i vilken takt och med vilka metoder man förverkligar verksamheten med ett minskat verksamhetsanlag så att man når målet till slutet av år 2018. Dock vill man i förslaget till ekonomiplan utgå ifrån, att kostnaderna för verksamheten under år 2015 inte skulle överskrida resultatet för år 2014. Meningen är, att man snarast möjligt når de mål man uppställt för år 2018. Målen för anpassaningen av driftsbudgeten under åren 2015-2018 innebär för Esbo svenska församlings del, att anslaget minskar med 265 000 euro! Det är en rejäl utmaning för en liten församling som verkar på ett stort geografiskt område. Församlingen har dock ända sedan år 2005 börjat anpassa verksamheten till minskade anslag. Förändringar har gjorts i verksamhetens strukturer och kostnader samt i personalresurserna. Målet för år 2018 är att ha fyra tjänster färre (präst, kantor, diakoniarbetare, ungdomsarbetsledare) och 10 barnledarbefattningar färre än för några år sedan. Församlingen får ett tillägg på fem % i verksamhetsanslaget på grund av svårskötsel. Denna svårskötsel inbegriper:

6 Församlingen verkar på hela Esbo stads område och tillhör Borgå stift. Verksamheten i kyrkor och kapell i Esbo innebär längre tjänsteresor med högre kostnader och längre arbetstid som följd och med inverkan på antalet personalresurser. Svenskspråkigt verksamhetsmaterial är dyrare jämfört med finskspråkigt (t.ex. kostade årets svenska konfirmandbibel 23,8 euro styck medan motsvarande pris för en finsk är 6,3) Personalutbildningen sker på längre avstånd (Karis, Österbotten, Borgå) från tjänsteplatsen. Utbildningen i samfälligheten sker i regel på finska, vilket kräver en större arbetsinsats av deltagaren. Samarbetet inom prosteriet innebär långa avstånd eftersom församlingarna i Mellersta Nylands prosteri utöver Esbo svenska församling är Vanda, Grankulla, Kyrkslätt och Tammerfors svenska församlingar. Esbo svenska får bara en liten synergieffekt från andra församlingar eftersom den är den enda svenska församlingen i Esbo, vilket kräver en större arbetsinsats av den enskilda anställda. Dessutom är det skäl att fästa uppmärksamhet vid följande: Den betjäning som samfällighetens gemensamma arbetsformer erbjuder församlingarna kommer inte proportionellt sett i lika hög grad på grund av språket Esbo svenska församling till del, jämfört med de finska församlingarna. T.ex. har under de senaste åren en präst från Esbo svenska ansvarat för närvaron vid de svenskspråkiga läroanstalterna Axxell och Solvalla och diakonitjänsterna, bl.a. för hörsel- och synskadade, betjänar inte nämnvärt svenskspråkiga. Dessutom kontaktas i allt flera situationer församlingens präster för att föra själavårdssamtal på sjukhus och skriftskolan kommer inte att få prästhjälp från samfälligheten utan anställer egna svenskspråkiga präster för att hjälpa till. Situationen kräver med andra ord nu en omprövning av storleken på tillägget för svårskötseln. Härtill kommer vaktmästarbetjäningen i kyrkor och kapell. Esbo svenska församling har tidigare fått ett tillägg på fem % +fem % för svårskötseln. När vaktmästartjänsterna på 1990-talet flyttades från samfälligheten till församlingarna började Esbo svenska församling ge ersättning för tjänsterna med den andra andelen på fem %. Nu önskar man bland församlingarna att Esbo svenska församling skulle göra avtal med de lokala finska församlingarna om ersättning för vaktmästartjänsterna. Därmed skulle man återgå till att Esbo svenska församling som minoritetsförsamling får ett större tillägg än det nuvarande i verksamhetsanslaget. Eftersom kostnaderna för utgifter av olika slag blivit högre och församlingen jämfört med de finska församlingarna inte får samma betjäning från samfälligheten, borde anslaget för svårskötseln öka från nuvarande fem % till

7 sju %. Därtill kommer anslaget för vaktmästartjänsterna vilket totalt skulle öka anslaget till 12 %. Förslaget har inga konsekvenser för barn. BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Gemensamma kyrkorådets beslut 11.5.2015 B. Anvisningar för beredning av budgeten Församlingsrådet avger följande utlåtande: Församlingsrådet i Esbo svenska församling a) binder sig vid att anpassa verksamheten så att målen för ekonomin uppnås, dock med en anhållan om, att tillägget för svårskötsel höjs från fem % till tolv på grund av ökade kostnader i verksamheten som minoritetsförsamling b) i övrigt förordar anvisningarna för beredning av budgeten för år 2016 och verksamhets- och ekonomiplanen för åren 2016 2018 för Esbo församlingar. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna beslutsförslaget. 69 REMISSDISKUSSION OM FRIVILLIGAS OCH FÖRTROENDEVALDAS MEDVERKAN I PLANERINGEN AV VERKSAMHETEN I Esbo svenska församling har man haft distriktsindelning sedan 1980-talet. Då nya kyrkor och kapell byggdes i Esbo ville man förankra verksamheten i dessa lokaliteter genom att församlingsmedlemmarna tillsammans med anställda skulle planera och förverkliga verksamheten. Det bildades distriktsråd i varje distrikt. Som mest har det funnits åtta distrikt. Då resurserna i församlingen började minska och man ville effektivera samarbetet mellan anställda och frivilliga, beslöt församlingsrådet stegvis under ett antal år att sammanslå distrikten. Resultatet är den struktur vi har i dag med tre stordistrikt: Norra, Södra och Centrum. I varje distriktsråd har förutom församlingsmedlemmar också varje verksamhetssektor varit representerad. På det här sättet har man velat skapa en direkt kontakt mellan

8 aktiva frivilliga och anställda. Mandatperioden för nuvarande distriktsråd går ut 31.12.2015. Södra distriktet är på prov under nämnda tid. Församlingens personalresurser minskar åter och arbetet i distrikten har inte alltid fungerat så som det var planerat. Då församlingen också tvingas överväga i vilka lokaliteter man i fortsättningen har möjlighet att bedriva regelbunden verksamhet, har frågan om en helhetssyn blivit starkare. Rörligheten i vårt samhälle har överhuvudtaget ökat och man är inte längre knuten till sin egen stadsdel. Borde vi alltså i högre grad börja se församlingen som en helhet, där man inte fokuserar på distrikten med hjälp av distriktsråd, utan utifrån verksamhetens olika sektorerer och resurser? Församlingsrådet och församlingsmedlemmarna kunde ha resurspersoner med i de olika sektorerna som planerar verksamheten med tanke på hela församlingen. Detta skulle ge en bättre blick över församlingens verksamhet och bli mer rättvis med tanke på de olika områdena i Esbo. En kontaktperson bland prästerna till de finska församlingarna och lokaliteterna skulle fortfarande finnas. För närvarande finns dylika referensgrupper inom barn-, ungdoms- och diakonisektorn och kunde skapas inom musiken, gudstjänstlivet och vuxenarbetet. I stället för tre stora distrikt skulle vi således i framtiden ha sex sektorsgrupper där anställda får stöd av förtroendevalda och frivilliga medarbetare. Det är sannolikt lättare att engagera frivilliga till en viss verksamhetsform än till distriktsrådsarbetet. Förslaget har inga konsekvenser för barn. Församlingsrådet för en remissdiskussion om hur församlingen i framtiden strukturerar verksamheten så att frivilliga och förtroendevalda aktivt kan medverka i planeringen. Församlingsrådet: a) förde en diskussion om strukturerna för frivilligas och förtroendevaldas medverkan i planeringen av församlingens verksamhet b) återkommer till frågan då finns ett konkret förslag att ta ställning till.

9 70 BESLUT OM EN VÄRDEDISKUSSION OCH VAL AV ARBETSGRUPP I samband med diskussionen i församlingsrådet om kring ekonomi och resurser föreslogs att församlingsrådet och anställda i samarbete ordnar en värdediskussion. Förslag till datum är lördagen 7.11.2015 kl. 10-15. Församlingsrådet torde fastställa datumet och utse en arbetsgrupp med uppgift att förbereda samlingen. Förslaget har inga konsekvenser för barn. Församlingsrådet besluter att a) förtroendevalda och anställda samlas till en värdediskussion 7.11.2015 b) utse en arbetsgrupp att planera tillställningen. Föramlingsrådet beslöt: a) att förtroendevalda och anställda samlas till en värdediskussion 7.11.2015 b) utse en arbetsgrupp att planera tillställningen c) välja församlingsrådets vice ordförande Thea Kusénius, suppleanten Sabina Sweins och kyrkoherde Roger Rönnberg till medlemmar i gruppen. 71 BESLUT OM ATT INLEDA SAMARBETSFÖRHANDLING INOM BARNVERKSAMHETEN Planen för församlingens barnverksamhet från och med hösten 2015 har tagit form. Församlingsrådet har tidigare beslutat att församlingen upphör med att fungera som producent för stadens eftermiddagsverksamhet. Istället planeras följande barnklubbar: fem dagklubbar, fyra familjeklubbar och tre-fyra miniorklubbar för åldersgruppen sju - tolv. Omfattningen av verksamheten medför att församlingen är tvungen att inleda samarbetsförhandlingar med barnledarna inför inkommande hösttermin. I bakgrunden finns också

10 församlingsrådets tidigare beslut om att antalet barnledarbefattningar på heltid på sikt sjunker till åtta. BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Plan för barnverksamheten hösten 2015 Förslaget har inga konsekvenser för den planerade barnverksamheten. Församlingsrådet besluter att a) församlingen inleder samarbetsförhandlingar med församlingens barnledare inför höstterminen 2015 b) att resultatet av förhandlingarna tilldelas församlingsrådet för ytterligare beslut. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna beslutsförslaget. 72 VAL AR REVISORER FÖR HUGO OCH MARIA WINBERGS STIFTELSE FÖR ÅR 2015 Enligt stadgarna för Hugo och Maria Winbergs stiftelse ska församlingsrådet i Esbo svenska församling utse revisorer för Hugo och Maria Winbergs stiftelse. Förslaget har inga konsekvenser för barn. Församlingsrådet utser CGR-revisorerna Eva Bruun och Rabbe Nevalainen till revisorer för Hugo och Maria Winbergs stiftelse för år 2015. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna beslutsförslaget.

11 73 ANHÅLLAN OM DELTAGANDE I KURS/PIA BENGTS A-kantor Pia Bengts anhåller om att få delta i en mästarkurs i körledning i 10-13.8.2015. Arrangör är Laajasalon opisto i Helsingfors och avgiften är 200 euro. Kursen blir en uppföljning och fördjupning av den körledningsutbildning Pia Bengts deltog i åren 2008-2010. Förslaget har inga konsekvenser för barn. Församlingsrådet besluter att församlingen bekostar Pia Bengts deltagande i en mästarkurs i körledning 10-13.8.2015. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna beslutsförslaget. 74 EKONOMISK RAPPORT FÖR JANUARI APRIL 2015 BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Ekonomiskt förverkligande januari-april 2015 Församlingsrådet antecknar för kännedom det ekomiska förverkligandet för januari- april 2015. Församlingsrådet antecknade ärendet för kännedom. 75 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Kyrkoherdens beslut Förutsätter ingen

12 Församlingsrådet antecknar för kännedom kyrkoherdens beslut nr 35-51/ 2015. Församlingsrådet antecknade ärendet för kännedom. 76 ANDAKTSHÅLLARE PÅ FÖRSAMLINGSRÅDETS SAMMANTRÄDEN Församlingsrådet föreslås utse andaktshållare på församlingsrådet sammanträden i höst enligt lista som delas ut på mötet. Församlingsrådet utsåg andaktshållare (inlednings- och avslutningsandakt) på församlingsrådet sammanträden i höst enligt följande: 1.9 Thea Kusénius, Annika Olsen Nyberg 6.10 Heidi Paul, Heidi Juslin-Sandin 3.11 Tanja Holm, Pehr-Johan Björkstén 1.12 Cecilia Alameri, Camilla Vuoristo 77 ANMÄLNINGSÄRENDEN Församlingsrådet antecknade följande ärenden för kännedom: A) Insamlingen Gemensamt Ansvar är avslutad för detta år. Intäkterna var totalt 8 126,02 euro (11 163,95 euro år 2014), utgifterna 519,48 euro (927,31 år 2014). Nettobehållningen var 7 606,54 euro (10 236,64 år 2014) B) Församlingens julfest för förtroendevalda, anställda och frivilliga ordnas 17.12.2015. C) Samling i Hagalunds kyrka 4.6 kl. 18.00 om renoveringen av kyrkan. 78 RAPPORT OM ARBETET MED ATT UTVECKLA FÖRSAMLINGENS NÄRVARO I DE SOCIALA MEDIERNA Tanja Holm och Tiina Kujala presenterade planerna på att utveckla församlingens närvaro i de sociala medierna.

13 Avslutningsandakten hölls av Tiina Kujala. Ordförande Roger Rönnberg avslutade mötet kl. 20.50. Roger Rönnberg ordförande Nina Lejonqvist-Jurvanen sekreterare Protokollet har justerats och godkänts samt konstaterats överensstämma med mötets förlopp och med där fattade beslut. 2015. Roger Storås Pirkko Träskbacka