UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETSPLAN 2013

UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETSPLAN 2013 GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN DATUM: 2014-01- 16 AVSÄNDARE: Jörgen Tholin KONTAKTPERSON: Johan Johansson

FORSKNING SOM PÅVERKAR Gemensamma förvaltningens mål för 2013 Mål för 2013 Utveckla gästservice till Welcome Centre, med uppgift att tillhandahålla en universitetsgemensam servicefunktion som svarar mot institutioner, internationell personal och internationella studenters behov beträffande inresa, boende och vistelse vid universitetet. Utöka universitets bestånd av gästforskarbostäder i Göteborg. Utveckla en struktur för att säkerställa att universitetet uppfyller regler och villkor för att ta emot bidrag från EU och NIH. Öka kompetensen kring ekonomisk rapportering av externa forskningsbidrag. Detta har vi uppnått Arbetet med att utveckla Guest Services till Welcome Services har påbörjats och kommer slutföras 2014. Målgrupper: internationell personal och internationella studenter (målgrupper idag: inresande internationell personal och internationella utbytesstudenter, nya målgrupper 2014: internationellt rekryterad personal och övriga internationella studenter) Upphandling pågår av relocation- tjänster (nytt avtal), bostadshotell (förnyelse) samt chaufför med VIP- service (utan avtal idag). 20 nya gästbostäder i Kvillestaden från jan 2014 för gästforskare samt nyrekryterad personal samt 6 nya gästforskarbostäder under 2013 på Guldhedstorget(komplettering till större inhyrning 2012) Det har skapats en policy för NIH- Financial Conflict of Interest som har modifierat i vissa delar för att anpassas även till H2020 Kompetensökningsinsatser har genomförts främst genom utbildning av institutionsekonomer kopplat till EUs ramprogram FP7 och kommande H2020. Gemensamma förvaltningens verksamhetsplan för 2013 Verksamhetsplan för 2013 Genom att kartlägga institutioners behov av stöd vid internationella rekryteringar skapas möjligheter att utveckla och anpassa de tjänster som idag tillhandahålls. För att underlätta rekryteringarna ska även möjligheten till rekrytering via externa finansiärer ses över. Så har vi gjort Forsknings och innovationskontoret har arbetet med att identifiera finansiering för rekrytering samt givit stöd för ansökningar. Tillsammans med vice rektor har det tagits fram underlag för rektors beslut om strategisk samfinansiering samt hanteringsordning för denna och implementering av beslutet. Flera utbildningstillfällen med fokus på personalfrågor har genomförts i kompetensutvecklingsserien Ökad internationalisering (målgrupp: all personal på GU som arbetar med internationell personal). 2 (9)

Gemensamma förvaltningen ska utarbeta den struktur som krävs för att säkerställa att universitetet uppfyller gällande regler och villkor för extern finansiering. För de institutionsadministratörer som arbetar med dessa frågor ska sedan ett nätverk skapas och en seminarieserie arrangeras. Gemensamma förvaltningen ska även identifiera kvalitativa indikatorer för professionellt stöd vid forskningsansökningar och projektstöd. Arbetet med att synliggöra framstående forskning ska utvecklas i enlighet med universitetets kommunikationsstrategi. Riktade utbildningar till forskare och doktorander under rubriken Hur skyddar jag min forskning? ska exempelvis genomföras. Under året har information och utbildning genomförts vid flera tillfällen till institutionsadministratörer gällande hantering av externa medel och handhavande av EKO- kontraktsdatabas. Forsknings- och innovationskontoret har arbetat med kvalitetsfrågorna. Seminarier om detta har genomförts vid Int. Society for Research Administrator i USA i oktober. Det har även initierats nationella audits som planeras genomföras under 2014. Utbildningen Hur säkrar jag min forskning (samarbete mellan fastighetsenheten, Områdeskansliet administrativt stöd, arkiv och registratur samt Forsknings- och innovationskontoret) har erbjudits vid ett flertal tillfällen under året, men har ställts in p.g.a. för få anmälningar. Inom ramen för KMP- projektet genomfördes utbildningsinsatser kring innovation- och nyttiggörandefrågor i chefs- och ledarutbildningar under året, bl.a. CUP:en. Andra utbildningar, bl.a. en pilotomgång av en doktorandutbildning, samt utbildningsinslag i utbildningar inom ramen för det universitetsinterna ledar- och kompetensutvecklingsprogrammet planeras under 2014. Universitets forskningssidor på webben har omarbetats i grunden. Genom webbprojektet GU research synliggörs universitets forskare i större utsträckning än tidigare. Så har vi följt upp och återkopplat Arbetet har kontinuerligt följts upp av Gemensamma förvaltningens ledning och av områdenas ledningsgrupper. Det har skett avstämning med fakulteterna och institutionerna inom ramen för en rad olika mötesfora, bland annat vid den administrativa verksamhetsdialogen. 3 (9)

UTBILDNING SOM FÖRNYAR Gemensamma förvaltningens mål för 2013 Mål för 2013 Utöka universitets bestånd av bostäder för utländska studenter. Utveckla en strategi för sociala medier. Detta har vi uppnått 38 nya studentbostäder på Medicinareberget från feb 2013 för utbytesstudenter. Det pågår förhandlingar med SGS om ökad inhyrning av studentbostäder för Erasmus Mundus- studenter Under året har det tagits fram olika skrivelser som stöd för studentkommunikation och rekrytering och det har genomförts flera utbildningstillfällen Gemensamma förvaltningen verksamhetsplan för 2013 Verksamhetsplan för 2013 Med hjälp av redan genomförda användarundersökningar ska en förbättring av de universitetsgemensamma webbsidorna ske. En plan för utveckling av kurs- och programsidorna på nätet ska utarbetas och en strategi för sociala medier tas fram. Gemensamma förvaltningen avser även att skapa förutsättningar i IT- infrastrukturen för nätbaserade kurser. Kontakter med studentambassadörer och gymnasie- och grundskolor i regionen ska vidareutvecklas och ett nätverk för arbete med breddad rekrytering skapas. Så har vi gjort Flera webbsidor har utvecklats och det har påbörjats ett större förändringsarbete under hösten med bland annat anpassning till mobil (responsiv design), målgruppsanpassning av innehåll, nya mallar, förbättring av innehållet och sökfunktion. Ett omfattande arbete med att utveckla universitets visuella identitet har påbörjats. Kurs- och programsidorna har utretts under hösten. PIL enheten har startat ett projekt kring nätbaserade kurser där Gemensamma förvaltningen ingår. Centrum för urbana studier (CUS) ansvarar för arbetet med breddad rekrytering Så har vi följt upp och återkopplat Arbetet har kontinuerligt följts upp av Gemensamma förvaltningens ledning och av områdenas ledningsgrupper. Det har skett avstämning med fakulteterna och institutionerna inom ramen för en rad olika mötesfora, bland annat vid den administrativa verksamhetsdialogen. 4 (9)

SAMVERKAN SOM UTVECKLAR Gemensamma förvaltningens mål för 2013 Mål för 2013 Samordna universitetets arbete med klusterområden och innovationsmiljöer, i tydligt kartlagd samverkan med andra aktörer. Stödja revidering av policy och handläggningsordning för centrumbildningarna. Utveckla det universitetsgemensamma alumnarbetet. Utveckla incitament och uppföljningsverktyg för samverkan. Utveckla och implementera mall för samverkansportfölj. Stärka den universitetsgemensamma populärvetenskapliga forskningskommunikationen. Detta har vi uppnått Forsknings- och innovationskontoret samordnar den innovationsstödjande verksamheten. Under 2013 även gjorts särskilda insatser för det marina klustret via det externfinansierade projektet Mare Novum. Forsknings- och innovationskontoret har givit stöd vid revidering av policy och handläggningsordning för centrumbildningar. Sedan 2010 har fakulteter och instituioner kunna nominera persiner eller grupper till samverkanspriset. Priset syftar till att utveckla incitament kring samverkansarbetet och uppmärksamma goda insatser vad gäller samverkan mellan universitetet och dess omvärld. Ej genomfört Seminarier på särskilt aktuella teman arrangerades: nätmobbning, tema internationella kvinnodagen, öppen hearing om fundamentalism vid Humanistiska fakulteten. I samband med publiceringen av första delen av IPCCs (Intergovernmental Panel on Climate Change) rapport i september organiserades flera offentliga seminarier och informationsinsatser. Universitetet förekom flitigt i svenska medier, en stor del av nyheterna var resultatet av de runt 400 pressmeddelanden som skickades ut. Flera debattartiklar av forskare och ledning publicerades i stora dagstidningar. Många forskare, med tyngdpunkt på statsvetarna, är mycket aktiva på sociala medier, har egna bloggar och för debatter på Twitter. Ett 30- tal akademiska kvartsföreläsningar genomfördes och föreläsningsserien flyttade in i Stadsbibliotekets lokaler. Omkring hälften av föreläsningarna filmades för URs räkning och finns på bland annat Youtube. Över etthundra av universitetets forskare medverkade på Vetenskapsfestivalen, och 5 (9)

Forskartorget på Bok & biblioteksmässan engagerade ett tjugotal. Skapa en lättillgänglig extern webbplats med relevant information på både engelska och svenska. Bidra i utvecklingen av en plan för Open access- publicering. På universitetets centrala webbplats har forskningssidorna under året kontinuerligt byggts på med populärvetenskapliga artiklar och reportage om aktuell forskning. Den påbörjade katalogen innehåller hittills ett hundratal artiklar och byggs vidare. Det pågår ett kontinuerligt arbete med att utveckla och tillgängliggöra universitetets externa webbplats utifrån de myndighetskrav som finns på myndigheters webbplatser. Under 2013 har arbetet särskilt fokuserat på kortare texter och grundare strukturer. Det lanserades en ny extern engelsk startsida för de centrala webbsidorna i jan 2013 och det finns en redaktör som ansvarar för sidorna. Det krävs alltjämt ett fortsatt omfattande utvecklingsarbete vad det gäller webbinformation på engelska. Gemensamma förvaltningen har bistått Universitetsbiblioteket i arbetet Gemensamma förvaltningens verksamhetsplan för 2013 Verksamhetsplan för 2013 Under 2013 ska ett utredningsuppdrag kring centrumbildningarnas roll som instrument för samverkan över gränserna genomföras. Policy och handläggningsordning för centrumbildningar ska revideras, förnyas och kompletteras med en handlingsplan. I detta arbete ska gemensamma förvaltningen medverka. Gemensamma förvaltningen ska upparbeta kanaler och samarbete med samverkansansvariga på institutionsnivå samt undersöka möjligheterna till utökat boende kring Jonsereds herrgård. En plan för det sammanhållna alumnarbetet ska utarbetas och fokusera på samarbete med institutioner och fakulteter. Även en plan för utveckling av kontaktytor med arbetsmarknaden ska tas fram. Så har vi gjort Forsknings- och innovationskontoret har varit del av arbetet och ansvarar nu för implementering av handläggningsordning och policy. Det har initierats ett samarbete med Partille kommun och en extern konferensleverantör för att utveckla verksamheten kring Jonsereds Herrgård. Arbetet med samverkansansvariga har påbörjats och främst inom Humaniora och samhällsvetenskap som utsett samverkansansvariga. Som stöd till arbetet med att utveckla universitetets utbildningar i relation till arbetsmarknadens behov genomförs återkommande uppföljningar av universitetets alumner från grund-, avancerad- och forskarutbildningsnivå där frågor ställs om deras etablering på arbetsmarknaden och hur de värderar sina universitetsstudier. Under 2013 färdigställdes den universitetsövergripande 6 (9)

alumnundersökningen Göteborgsdoktorer 2011 som belyser de disputerades arbetssituation och deras syn på forskarutbildningen. För att stärka den populärvetenskapliga forskningskommunikationen ska gemensamma förvaltningen utarbeta en strategi. Ej genomfört Så har vi följt upp och återkopplat Arbetet har kontinuerligt följts upp av Gemensamma förvaltningens ledning och av områdenas ledningsgrupper. Det har skett avstämning med fakulteterna och institutionerna inom ramen för en rad olika mötesfora, bland annat vid den administrativa verksamhetsdialogen. 7 (9)

ARBETSMILJÖ SOM INSPIRERAR Gemensamma förvaltningens mål för 2013 Mål för 2013 Följa upp omorganisationen ur ett arbetsmiljöperspektiv. Formering av den områdesgemensamma supporten. Etablerade kontaktvägar med institutioner och fakulteter. Slutföra enkäten Göteborgsstudenter 2012, som går till samtliga aktiva studenter och som bland annat innehåller arbetsmiljöfrågor Detta har vi uppnått Det har utarbetat en policy för arbetsmiljöarbetet. Under 2014 påbörjas ett särskilt projekt vad det gället medarbetarsamtal vid Gemensamma förvaltningen. Utökat 2020 till att gälla lokal- och servicefrågor och infört 4040. Under året har mötesfora mellan Gemensamma förvaltningen och fakulteterna och institutionerna utvecklats. Bland annat träffas de administrativa cheferna oftare och under hösten har det genomfördes administrativa verksamhetsdialoger med samtliga fakulteter samt UB och LUN. Under året har den universitetsövergripande studentundersökningen Göteborgsstudenter 2012 färdigställts. Undersökningen har som syfte att belysa studenternas upplevelse av och syn på sin utbildning och studiemiljö vid Göteborgs universitet. Utbildningsansvariga runtom på universitetet har därefter erbjudits utbildningsspecifika underlag som stöd i deras arbete med att förbättra utbildningarna. Ett antal rapporter har också tagits fram för att belysa övergripande frågeställningar som kravnivåer, studieintensitet och bedömningar av hur enskilda utbildningsinslag påverkar studenters omdöme av sin utbildning. Gemensamma förvaltningen verksamhetsplan för 2013 Verksamhetsplan för 2013 För att uppnå målen ska en samordning av planeringsåtgärder ske. Roller ska tydliggöras, samarbetsformer inom gemensamma förvaltningens områden skapas och ett administrativt gränssnitt mellan institutioner och gemensamma förvaltningen etableras. En internwebb ska tas fram, där innehåll och struktur målgruppsanpassas och som ett led i framtagandet av en plan för gemensamma förvaltningens internkommunikation ska en inventering av interna grupperingar och beslutsfora göras. Den nya organisationen föranleder även Så har vi gjort Under 2013 har Gemensamma förvaltningen utarbetat en verksamhetsidé och ett nytt format för handlings- och verksamhetsplan. Det har även genomförts ett omfattande arbete för att inventera och utveckla mötesfora mellan Gemensamma förvaltningen och fakulteterna och institutionerna. Det pågår kontinuerlig utveckling av medarbetarportalens innehåll och struktur. Arbetet kommer fortgå under 2014. Det har genomförts en inventering av interna grupper, beslutsmöten med mera har påbörjats 8 (9)

utseende av processägare och samordningsansvariga. Gemensamma förvaltningen ska erbjuda ekonomkompetensutbildningar, stödja utvecklande av anslagsmodeller och anskaffa och anpassa ett systemstöd för riskanalys, incident- och avvikelsehantering inom arbetsmiljö, säkerhet och miljö. Ett universitetsgemensamt och användarvänligt ärendehanteringssystem för service och support ska implementeras. Så även en policy för det systematiska brandskyddsarbetet. genom att kartlägga möten och interna kanaler, både på GF och övriga universitetet. Arbetet kommer fortgå under 2014. Kompetensutbildningar inom ekonomiområdet erbjuds flera gånger per år, dels inom ramen för Ekonomispelet, dels genom mera operativa utbildningar i ekonomi. Anslagsmodeller har justerats utifrån prioriteringar av universitetsledningen och nya kostnadsdebiteringsmodeller har utvecklats och implementerats. STIG Gemensamt IT- stöd för servicefunktioner är driftsatt på både IT- enheten och UB. Projektet är förlängt till 14-04- 30 för att implementera systemet på utbildningsenheten. Projektet ska synkroniseras med EVI Enkel väg in. Rutiner och organisation framtagen för framtida implementation av tjänsten inom ytterligare verksamheter. Policy för systematiskt brandskyddsarbete vid Göteborgs universitet anger övergripande inriktning, ansvar och organisation för det systematiska brandskyddsarbetet (SBA). Så har vi följt upp och återkopplat Arbetet har kontinuerligt följts upp av Gemensamma förvaltningens ledning och av områdenas ledningsgrupper. Det har skett avstämning med fakulteterna och institutionerna inom ramen för en rad olika mötesfora, bland annat vid den lokala arbetsmiljökommittén. 9 (9)