FI:s förberedelser för euron

Slutrapport den 1 oktober 2003 Dnr 00-7783- 003 FI:s förberedelser för euron 2003-10-01 Slutrapport den 1 oktober 2003

SAMMANFATTNING 1 1. TILLÄGGSUPPDRAGET FRÅN REGERINGEN 2 2. FI:S ORGANISATION FÖR DET EUROFÖRBEREDANDE ARBETET 2 3. FI:S IT-SYSTEM 3 4. DIARIEFÖRING, ARKIVERING OCH DOKUMENTATION 3 4.1 Diarieföring 3 4.2 Arkivering 4 4.3 Dokumentation 4

Sammanfattning Resultatet från folkomröstningen den 14 september 2003 gör att ett svenskt deltagande i den ekonomiska och monetära unionen inte längre är aktuellt. FI lämnar därmed sin slutrapport avseende avvecklingen av myndighetens euroarbete. FI:s Eurostyrgrupp kommer att bestå under 2003 för att kunna ta hand om avvecklingen av det euroförberedande arbetet på FI. FI gör dock bedömningen att de insatser som kommer att krävas är ringa. Framför allt handlar det om diarieföring, arkivering och dokumentation. Vid kommande årsskifte upplöses Eurostyrgruppen. I enlighet med det resultat som framkommit av folkomröstningen ska en avveckling ske av de direkta anpassningsåtgärder som planerats för IT-systemen inom FI. Allt utredningsmaterial ska dock arkiveras för att kunna återanvändas vid ett eventuellt framtida beslut om konvertering av basvalutan till euro. I det fortsatta utvecklingsarbetet av IT-systemen vid FI ska även fortsättningsvis hänsyn tas till åtgärder som kan underlätta ett eventuellt framtida byte av basvaluta. Det eurorelaterade utredningsarbetet på FI upphör dock. Handlingar som rör FI:s europrojekt och som diarieförs och arkiveras är lägesrapporter, beredskapsplanen, mötesanteckningar, föredrag, förslag till allmänna råd och rapporter som FI skrivit. Den litteratur och de rapporter som kommit fram i samband med euroarbetet kommer att hållas tillgängliga i FI:s eget bibliotek. 1

Avvecklingen av Finansinspektionens (FI) euroförberedande arbete 1. Tilläggsuppdraget från regeringen I augusti 1999 uppdrog regeringen åt tolv myndigheter att analysera vilka praktiska förberedelser de måste genomföra i händelse av ett svenskt deltagande i den ekonomiska och monetära unionen (EMU). Statskontoret fick i uppdrag att leda en samverkansgrupp med representanter för de tolv myndigheterna. I mars år 2000 lämnade myndigheterna och Statskontoret sina respektive rapporter till regeringen. FI redovisade uppdraget i rapporten Finansinspektionens euroförberedande arbete. Regeringen fattade den 7 september 2000 beslut om att ge de tolv myndigheterna ett tilläggsuppdrag (Fi2000/3235). Myndigheterna skulle enligt uppdraget göra en beredskapsplan för hur ett eventuellt införande av euron skulle kunna hanteras. Denna skulle uppdateras och redovisas till regeringen (respektive departement) senast den 1 oktober varje år. FI redovisade senast uppdraget den 1 oktober förra året i rapporten Finansinspektionens euroförberedande arbete Beredskapsplan. Vidare skulle enligt uppdragsbeskrivningen myndigheterna senast den 1 april varje år lämna en rapport om läget inom myndigheten avseende eurofrågorna. Statskontoret skulle enligt uppdraget fortsätta att leda samverkansgruppen. FI redovisade senast uppdraget den 1 april i år i rapporten Lägesrapport från Finansinspektionen 1 april 2003 FI:s förberedelser för euron. Resultatet från folkomröstningen den 14 september 2003 gör att ett svenskt deltagande i den ekonomiska och monetära unionen inte längre är aktuellt. Vid mötet i Samverkansgruppen den 16 september 2003 erhöll följaktligen varje gruppdeltagare uppgiften att skriva en kort slutrapport avseende sin myndighets avveckling av euroarbetet. I enlighet med detta beslut lämnar FI denna slutrapport. 2. FI:s organisation för det euroförberedande arbetet FI som har 187 anställda har sedan 1996 arbetat med frågor rörande euron. Arbetet har t.o.m. maj i år styrts från FI:s interna EMU-arbetsgrupp som tillsattes under våren 1996. I gruppen ingick tio representanter från FI:s olika verksamhetsområden. Arbetsgruppens ordförande ingick i verksle dningen och rapporterade där löpande om det euroförberedande arbetet. I maj i år ersattes EMU-arbetsgruppen, efter ett beslut av verksledningen, av en eurostyrgrupp bestående av tre personer. Eurostyrgruppen erhöll ansvaret för FI:s uppföljning av de externa förberedelserna i den finansiella sektorn och för FI:s egna interna förberedelser. Eurostyrgruppen kommer att bestå under 2003 för att kunna ta hand om avvecklingen av det euroförberedande arbetet på FI. FI gör dock bedömningen att de insatser som kommer att krävas är ringa. Framför allt handlar det om 2

diarieföring, arkivering och dokumentation. FI kommer inte att fortsätta bevakningen med anledning av ett eventuellt framtida byte av basvaluta med avseende på tidigare identifierade huvudområden. Det arbete som genomförts kommer att arkiveras i enlighet med nedanstående beskrivning och kommer, i tillämpliga delar, att användas vid ett eventuellt framtida byte av basvaluta. Vid kommande årsskifte upplöses Eurostyrgruppen. 3. FI:s IT-system Mellan åren 1999 och 2002 har ett antal utredningar genomförts beträffande omfattningen av euroanpassningsbehovet av IT-systemen. Under 2003 har även en extern konsult engagerats för att bedöma de internt utförda ITutredningarna. Utredningsarbetet slutfördes den 15 september 2003. Tidigare tids- och resursuppskattningar har i allt väsentligt bekräftats, dock med vissa tillägg för nya system som Rating/Samlad riskbedömning. FI har vidare deltagit i ett antal externa arbetsgrupper för hantering av frågor kring olika övergångsmodeller, historikhantering, decimalfrågor etc. Dessutom har ett utbyte av erfarenheter skett med den finländska tillsynsmyndigheten. Detta utbyte har lämnat viktiga bidrag till planeringen av konverteringsåtgärder. I det löpande IT-arbetet har FI under ett antal år arbetat med att minimera ett kommande konverteringsarbete. I enlighet med det resultat som framkommit av folkomröstningen ska en avveckling ske av de direkta anpassningsåtgärder som planerats för ITsystemen inom FI. Allt utredningsmaterial ska dock arkiveras för att kunna återanvändas vid ett eventuellt framtida beslut om konvertering av basvalutan till euro. I det fortsatta utvecklingsarbetet av IT-systemen vid FI ska även fortsättningsvis hänsyn tas till hur vi hanterar belopp i våra egna IT-system för att underlätta ett eventuellt framtida byte av basvaluta. Det eurorelaterade utredningsarbetet på FI upphör dock. 4. Diarieföring, arkivering och dokumentation 4.1 Diarieföring Diarieföring och arkivering av allmänna handlingar styrs på FI av gällande regler för den offentliga sektorn. Enligt sekretesslagen ska en allmän handling som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjsmål om det inte är uppenbart att handlingen är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. De uppgifter som enligt sekretesslagen ska vara med när ett ärende registreras är datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer, avsändare och i korthet vad handlingen berör. 3

Utöver de obligatoriska uppgifterna registreras också andra uppgifter som stöd för handläggningen. Handlingar som tillhör ett projekt eller en internationell samverkansgrupp är också offentliga handlingar och ska diarieföras i enlighet med sekretesslagen. I FI:s diarieplan finns en särskild ärendegrupp för internationella projekt. Projektets handlingar kan diarieföras på olika sätt, exempelvis som ett eget ärende vilket ger ett diarienummer för hela proje ktet eller om projektet pågår i flera år ett nytt diarienummer för varje år. Om det inte är allt för många möten under ett år kan man också registrera projektet med ett nytt diarienummer för varje möte. Vilket upplägg som väljs är en fråga mellan den projektansvarige och registratorn. 4.2 Arkivering Arkivlagen reglerar arkivvården i den offentliga sektorn. Ett myndighetsarkiv bildas av de allmänna handlingar som myndigheten får in eller upprättar och som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Myndighetens arkiv ska enligt arkivlagen bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipning samt förvaltning. Alla FI:s diarieförda ärenden arkiveras först i närarkivet och efter ett par år förs de vidare till ett huvudarkiv för bevaring. För att fixera arkivbeståndets ordning säger också arkivlagen att i en myndighets arkivvård ingår att man har en syste matisk arkivförteckning. Syftet är att man ska uppnå en god offentlighetsstruktur. För att nå dit måste möjligheterna till insyn i myndigheternas verksamhet underlättas. Oberoende om det är ett traditionellt pappersarkiv eller datalagrad information ska sökningen kunna ske snabbt och enkelt. Handlingarna och uppgifter ska vara lätta att återfinna och gången i ett ärende enkel att förstå. FI:s alla diarieförda ärenden, samt andra handlingar som arkiveras, förtecknas i enlighet med det allmänna arkivschemat. Ett förteckningssystem som är godkänt av arkivlagen och Riksarkivet. Handlingar som rör detta projekt och som diarieförs och arkiveras är: Lägesrapporter. Beredskapsplan. Mötesanteckningar. Föredrag. Förslag till allmänna råd. Rapporter som FI skrivit. 4.3 Dokumentation FI har ett eget bibliotek där litteratur och rapporter som berör verksamheten eller tillför verksamheten information finns tillgängliga. I detta bibliotek kommer den litteratur och de rapporter som kommit fram i samband med euroarbetet att finnas. 4