Revisionsrapport Uppföljning av placerade barn Mjölby kommun Lena Brönnert
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2 Bakgrund... 2 3 Uppdrag, revisonsfråga och revisionsmetod... 3 3.1 Revisionsfråga... 3 3.2 Revisionsmetod... 3 4 Resultat... 4 4.1 Kvalitet inom anlitad institutionsvård... 4 4.2 Anlitade familjehems förmåga att möta barnets behov... 5 4.3 Uppföljning av placerade barn... 6 4.4 Nämndens uppföljningar av placeringarna för att säkerställa kvalitet... 8
1 Sammanfattning och revisionell bedömning Kommunens revisorer har gett kommunal sektor inom i uppdrag att granska att Omsorgs- och socialnämnden säkerställer att arbetet med placeringar av barn och unga sker effektivt för att ge en god vård. Granskningen visar att så sker till stora delar inom granskade områden, men att förbättringsområden finns. Granskningens kontrollmål visar följande: Säkerställs att anlitad institutionsvård håller erfoderlig kvalitet? Kvalitet inom anlitad institutionsvård säkerställas på ett tillfredsställande sätt genom att dessa utreds enligt en mall som utformats efter relevanta kriterier. Den mall som utarbetats för avtalsskrivning med HVB-hem bedömer vi ytterligare säkerställa vårdens kvalitet Kunskap och erfarenhet från de institutioner som ingår i tecknat ramavtal bör kontinuerligt uppdateras för att säkerställa en tillräckligt god kvalitet. Säkerställs att anlitade familjehem har förmåga att möta barnets behov? Granskningen visar att utredning av familjehemmens förmåga att möta barnets behov görs utifrån relevanta kriterier. Vi rekommenderar dock nämnden att utarbeta en rutin för att säkerställa att detta fortlöper. Vi bedömer också att familjehemmen ges ett relevant stöd under pågående uppdrag. Sker uppföljning av placerade barn i den omfattning som lagen kräver, tidsmässigt, innehållsmässigt och genom att också låta barnen komma till tals? Granskningen visar att ett relevant innehåll i uppföljningarna och att de placerade barnen kommer till tals vid uppföljningar, säkerställs genom en mall. Intervjuer och aktgranskning visar att mallen är känd. Uppföljning av placerade barn sker i huvudsak tillfredsställande. I någon akt görs inte uppföljningarna med minsta intervall och i några förekommer inte hembesök vid samtliga uppföljningar, vilket föranleder en rekommendation att upprätta en intern kontroll för att säkerställa detta. Tar nämnden del av uppföljningar av placeringar för att säkerställa att kvaliteten är god? Granskningen visar att nämnden tar del av nyckeltal rörande antalet placeringar av barn och unga och sammanställning av enkät som riktas till barn, unga och dess 1 av 8
familjer för att få en bild av hur verksamhem lyckas upprätthålla kvalitet i placeringarna. Brister som framkommit vid aktgranskning påvisar dock behov av intern kontroll för att säkerställa att uppföljningar av placerade barn görs på ett ändamålsenligt och kvalitativt bra sätt. 2 Bakgrund Varje år sker ett flertal placeringar av barn och unga. Insatser inom den sociala barn- och ungdomsvården innebär ofta ett stort ingrepp i barns, ungdomars och familjers liv. Samhället tar i dessa sammanhang på sig ett stort ansvar. Kostnaderna kan i flera fall vara mycket höga. Socialtjänstens insatser ska hålla en god kvalitet. Familjehem som anlitas ska innan placering utredas för att säkerställa att det finns vilja och förmåga att ge den omsorg som barnet behöver. Vården bör utformas så att den främjar barnets samhörighet med anhöriga och andra närstående samt kontakt med hemmiljön. 1 Utifrån både individ- och ekonomiperspektiv är det viktigt att placeringarna leder till önskat resultat. Det är därför viktigt att förvaltningen har fungerande rutiner för att följa upp och utvärdera resultaten av dessa placeringar. Nämnden ska noga följa vården. Utredningar har visat vikten av att hembesök görs för att säkerställa att familjehemmet på alla sätt tillgodoser en god vård. Nämnden ska minst var sjätte månad överväga om den frivilliga vården fortfarande behövs. Socialstyrelsen konstaterar att kommunernas satsningar på att prioritera vård för barn och unga i öppna former har medfört att de barn som placeras har omfattande vårdbehov. 2 År 2010 var 39 barn/unga i Mjölby placerade i familjehem (totalt 10 757 dygn) och åtta barn/unga placerad i hem för vård och boende (1 829 dygn) någon gång under året. I den egna verksamhetens Kungsvägens HVB var 10 barn och unga någon gång placerade under året (2 315 dygn). 3 Enligt intervjuerna blir uppdraget som familjehem svårare pga större behov hos de barn och ungdomar som placeras. Enligt verksamhetsplan 4 för nämnden 2011 ska antalet vårddygn inom extern HVBvård under året vara oförändrad eller minska. Antalet vårddygn inom den egna 1 Socialtjänstlagen 6 kap 1 2 Socialstyrelsens jämförelsetal 3 Mjölby kommun. Årsredovisning 2010 4 Mjölby kommun, socialförvaltningen. Verksamhetsplan 2011 2 av 8
HVB-verksamheten Kungsvägens HVB ska vara oförändrad eller öka till 2008 års nivå. Årsredovisningen visar att insatser för barn och ungdomar med brisfälliga hemförhållanden ökat och att kostnaderna för bland annat familjehemsplaceringar stått för en del av den negativa budgetavvikelsen om -1.1 mkr. 3 Uppdrag, revisonsfråga och revisionsmetod 3.1 Revisionsfråga Säkerställer Omsorgs- och socialnämnden att arbetet med placeringar av barn och unga sker effektivt för att säkerställa en god vård? Kontrollmål/granskningsmål Säkerställs att anlitad institutionsvård håller erfoderlig kvalitet? Säkerställs att anlitade familjehem har förmåga att möta barnets behov? Sker uppföljning av placerade barn i den omfattning som lagen kräver, tidsmässigt, innehållsmässigt och genom att också låta barnen komma till tals? Tar nämnden del av uppföljningar av placeringar för att säkerställa att kvaliteten är god? 3.2 Revisionsmetod Granskningen har genomförts genom: Intervjuer med ledningspersonal. Intervjuer med uppföljande handläggare och familjehemssekreterare. Granskning av styrande dokument. Granskning av totalt åtta akter rörande utredning och insatser för barn och unga samt fyra familjhemsakter. Granskningen berör placeringar av barn i åldern 0 18 år som görs med stöd av Socialtjänstlagen. Rapporten är sakgranskad i verksamheten och har kvalitetssäkrats av certifierad kommunal revisor. 3 av 8
4 Resultat 4.1 Kvalitet inom anlitad institutionsvård Mjölby kommun gjorde under 2009 en gemensam upphandling med kommuner i länet av HVB-vård 5. Ca 20 institutioner finns i avtalet. Grund i upphandlingen var bland annat målgrupp, behandlingsmetod, kompetens hos personalen samt närhet till de upphandlande kommunerna. Dessa HVB-hem ska i första hand anlitas men andra hem kan anlitas om behov hos barnet/den unge inte kan tillgodoses inom avtalet. En referensgrupp är knuten till avtalet där ingående kommuner följer upp och byter erfarenheter om de avtalade hemmen cirka 2 3 gånger per år. En gång om året inbjuds representanter från de avtalade hemmen för att beskriva sin verksamhet. Vid behov av institutionsvård utanför avtalet ansvarar två familjehemssekreterarna för att söka HVB-hem och säkerställa att anlitat hem har en god kvalitet. En mall beskriver de frågor som är relevanta att få besvarade. 6 Familjehemssekreterarna uppger att de besöker det tilltänkta hemmet, inhämtar uppgifter från socialstyrelsens tillsyn och tar in erfarenheter från andra kommuner för att få en bild av hemmets kompetens och erfarenhet. En rutin 7 fastslår att alla utredning som rör HVB-vård också ska beskriva vårdalternativ som övervägts, hur vårdbehov skulle kunna tillgodoses på hemmaplan samt dess olika för- och nackdelar. I rutinen fastslås vikten av att under utredningens gång samråda med chefer, arbetsledare, kollegor eller samarbetspartner samt att enhetschef för mottagnings- och utredningsgruppen ansvarar för en bedömning om ett ärende är tillräckligt utrett. Vid placering på institution finns en mall för avtal där parterna förbinder sig att följa vården enligt planeringen samt underrätta om förändringar som kan ha betydelse för vården. Avtalet reglerar kostnader, rapportering, kontinuerliga träffar, behandlingshemmets medverkan vid utsluss m m. Bedömning Genom att teckna ramavtal med institutioner för att möta behov hos barn i behov institutionsvård säkerställs till viss del erforderlig kvalitet. Vi rekommenderar dock att uppföljning kontinuerligt görs av avtalad vård för att säkerställa att de förhållanden som avtalats också följs. Det som framkommit visar att referensgruppen inte helt uppfyller detta. 5 Hem för vård och boende 6 Socialförvaltningen 2005-08-09: Frågor vid studiebesök HVB-hem för ungdomar 7 Mjölby socialförvaltning: Rutin för ärenden rörande ansökan om placering vid hem för vård och boende samt familjehem 4 av 8
Institution utanför avtalet utreds enligt en mall för att säkerställa erforderlig kvalitet. Granskningen visar att detta görs utifrån relevanta kriterier och bedöms som tillfredsställande. Den mall som utarbetats för avtalsskrivning med HVB-hem bedömer vi ytterligare säkerställa vårdens kvalitet 4.2 Anlitade familjehems förmåga att möta barnets behov Förhållandena i ett familjehem ska utredas för att ge en bild av dess allmänna lämplighet och lämplighet att ta emot ett visst barn. 8 Familjehemmet bör ges utbildning inför placeringen, kontinuerligt stöd i form av fortbildning och handledning utifrån det enskilda barnet och möjlighet till avlastning. Två familjehemssekreterare ansvarar för rekrytering, utredning, stöd och utbildning till familjehemmen. Det finns ingen skriftlig rutin för rekrytering och utredning av familjehem. De två familjehemssekreterarna har arbetet fram ett arbetssätt där utredningen i flera delar görs enligt en modell som tillämpas i flera kommuner för utredning av familjehem. 9 Är familjehemmet utrett av annan kommun inhämtas utredningen därifrån som ett komplement. Uppgifter hämtas alltid från polis- och socialregister. De framhåller vikten av att barnets behov styr val av resurs. Denna bedömning görs tillsammans med den socialsekreterare som utrett barnets situation och behov. En mall finns för tecknande av avtal med familjehemmet. Här framgår att nämnden förbinder sig att verka för att handlingsplanen gällande barnets vård följs samt att familjehemmet ska verka för att målsättningen för vården uppnås. Familjehemmen får ett kontinuerligt stöd genom kontakter med familjehemssekreterarna. Enligt intervjuerna erbjuds samtliga familjehem extern handledning som kan ges individuellt eller i grupp, ofta av en psykolog eller terapeut. Familjehem som finns på stort geografiskt avstånd erbjuds ofta stöd från socialtjänsten i den kommun de finns i, efter en överenskommelse med Mjölby kommun. I en av fyra granskade familjehemsakterna kan utläsas att familjehemmet erbjudits extern handledning av psykolog. Om det finns behov av avlastning för familjehemsföräldrarna söks ett stöd som naturligt kan finnas i barnets nätverk. Vid intervju framhålls att få barn i familjehem i Mjölby omplacerats. Ledningen framhåller vikten av regelbundet stöd och uppföljning för att förebygga sk sammanbrott i familjehemsplaceringar. 8 Socialtjänstlagen 6 kap 6 andra stycket 9 Kälvestensmetoden en intervju- och tolkningsmetodik som tillämpas vid utredning av familjehem 5 av 8
Bedömning Granskningen visar att utredning av familjehemmens förmåga att möta barnets behov görs utifrån relevanta kriterier. Vi rekommenderar dock nämnden att utarbeta en rutin för detta för att säkerställa att detta fortlöper. Granskningen visar att familjehemmen ges ett kontinuerligt stöd genom en kontinuerlig kontakt med familjehemssekreterarna och vid behov genom extern handledning. 4.3 Uppföljning av placerade barn Alla barn i samhällsvård ska ha en vårdplan som beskriver vilken insats som barnet behöver och en genomförandeplan som mera i detalj beskriver mål för vården på kort och lång sikt och hur de ska uppnås. Dessa utgör underlag och struktur för uppföljning av vården. Vid planering och uppföljning av vården ska barnet, vårdnadshavare och familjehem vara delaktiga. 10 Nämnden ska noga följa vården genom besök, enskilda samtal med barnet, med de som tagit emot barnet och med vårdnadshavarna. Uppföljningen skall omfatta hälsa, utveckling, sociala beteende, skolgång och relationer till närstående. 11 Nämnden ska minst var sjätte månad överväga om den frivilliga vården fortfarande behövs. Tidsmässigt En mall finns för uppföljningar 12 av placerade barn. Den säger att uppföljning ska ske minst var 6:e månad. Vid intervjuerna uppges att en tätare kontakt hålls med de familjehem som är nya och där behov av detta finns samt att hembesök sker minst var sjätte månad. Aktgranskningen visar att uppföljningar i de granskade akter huvudsakligen görs inom lagstadgad tid, dvs minst var sjätte månad. I en av akterna överskrids dock tiden upprepade gånger. Överväganden föregås inte alltid av ett hembesök som ibland sker mera sällan än var sjätte månad. 10 SoL 11 kapitlet 3, Socialtjänstförordningen 5 kapitlet 1 a 11 SoL 11 kapitlet 3, Socialtjänstförordningen 5 kapitlet 1 b 12 Mall för övervägande/omprövning 6 av 8
Innehållsmässigt Mallen för uppföljning av placerade barn visar att familjebild, barnets utveckling och situation utifrån BBIC: s 13 behovsområden ska beskrivas. Detta innebär att barnets hälsa, utbildning, sociala beteende, känslo- och beteendemässig utveckling, identitet, familj och sociala relationer samt förmåga att klara sig själv blir belyst. Enligt mallen ska de biologiska föräldrarnas bakgrund och nuvarande situation beskrivas liksom deras möjlighet att ta hand om sitt barn och inställningen till placeringen. Intervjuer samt aktgranskningen visar att mallen följs. Enligt intervjuerna tas kontakt med skolan och/eller andra som ger barnet stöd vid uppföljningarna. Detta kan ibland ske genom nätverksmöten där alla samlas som är betydelsefulla för vården. Enligt intervjuerna närvarar inte alltid de biologiska föräldrarna vid uppföljning, vilket aktgranskningen bekräftar. Vid intervjuerna sägs att träffar med föräldrarna sker vid andra tillfällen. Kommer barnen till tals Mallen visar att uppföljningarna ska ske genom att också barnet kommer till tals. Detta inhämtas genom observationer och samtal med barnet. Intervjuerna bekräftar att enskilda samtal eftersträvas med de placerade barnen och att de genomförs såvida inte barnet själv motsätter sig en sådan kontakt. Aktgranskningen visar att barnen synliggörs och kommer till tals i majoriteten av akterna men saknad i några. Bedömning Granskningen visar att ett relevant innehåll i uppföljningarna och att de placerade barnen kommer till tals vid uppföljningar säkerställs genom en mall. Intervjuer och aktgranskning visar att mallen är känd. Uppföljning av placerade barn sker i huvudsak tillfredsställande. I någon akt görs inte uppföljningarna med minsta intervall och i några förekommer inte hembesök vid samtliga uppföljningar, vilket föranleder en rekommendation att upprätta en intern kontroll för att säkerställa detta. 13 Barnets Behov I Centrum. Ett vetenskapligt grundat system för handläggning och dokumentation vid utredning och uppföljning av barn och unga där målet är att utveckla ett bra samarbete mellan barnet, dess familj och olika professionella grupper. Socialstyrelsens ansvarar för utbildning och särskild licens för att arbeta enligt metoden. 7 av 8
4.4 Nämndens uppföljningar av placeringarna för att säkerställa kvalitet I nämndens verksamhetsplan för 2011 finns resultatmålet om att de som fått stödinsatser ska ha uppnått förbättring i sin livssituation. Detta följs upp genom enkät riktad till barn/ungdomar och familj efter avslutad insats. Omsorgs- och socialnämndens sociala utskott fattar alla beslut gällande placering och avtalstecknande med enskilda HVB-hem. Även samtliga överväganden och omprövningar ställs till nämnden. Vid utskottssammanträden medverkar verksamhetschef, enhetschef samt 1:e socialsekreterare. I övrigt följer nämnden antalet placerade barn, antalet vårddygn och kostnader genom kvartalsrapporter och årsredovisningen. Bedömning Nämndens bedöms skaffa en bild av hur verksamhem lyckas upprätthålla kvalitet i barn och ungdomsvården och då också i de insatser som innebär placering genom: Att ta del av nyckeltal rörande antalet placeringar av barn och unga. Att ta del av sammanställning av enkät riktad till barn, unga och dess familjer som tagit del av socialtjänstens insatser. Brister som framkommit vid aktgranskning påvisar dock behov av intern kontroll för att säkerställa att uppföljningar av placerade barn görs på ett ändamålsenligt och kvalitativt bra sätt. 2011-09-06 Lena Brönnert Projektledare Håkan Lindahl Uppdragsledare 8 av 8