Styrelsen PROTOKOLL

Styrelsen 06 2014 PROTOKOLL 17.09.2014

Styrelsen 17.09.2014 s.2 FÖREDRAGNINGSLISTA 06/2014 Tid: 17.09.2014 kl. 16.00 Plats: Inveon, Edelfeltsstigen 1 ÄRENDEN SOM SKALL BEHANDLAS 1 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 2 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 3 TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT 4 FASTSTÄLLANDE AV SEMESTER 5 ÄRENDEN FÖR KÄNNEDOM 6 UPPFÖLJNING AV EKONOMIN ÅR 2014 7 EKONOMIPLANEN 2015 2017 8 PROGNOSTISERINGSRAPPORT 9 STUDIEPLATSER I GEMENSAM ANSÖKAN 2015 10 DIMENSIONERINGEN AV INVEONS NYA LOKALITETER 11 TILLFÄLLIGA LOKALITETSLÖSNINGAR / HAIKO 12 RAPPORTER FRÅN RESOR UTOMLANDS ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE, ÄNDRINGSSÖKANDE OCH BESVÄRSANVISNING MAGNUS BJÖRKLUND Magnus Björklund Ordförande

Styrelsen 17.09.2014 s.4 1 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Förslag: Ordförande konstaterar sammanträdet lagenligt sammankallat och beslutfört. 2 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Förvaltningsstadgan (16 ) säger: Protokollet upprättas av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det skall undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet skall justeras på det sätt som organet beslutar. Protokollet skall hållas offentligt framlagt. Tid och plats bestäms av organet och kungörs minst en dag i förväg. JS Förslag: Nancy Lökfors och Juha Elo utses till protokolljusterare. Det justerade protokollet för mötet är framlagt till påseende 18.09.2014 på samkommunens officiella anslagstavla vid Östra Nylands yrkesinstitut Inveons kansli vilket kungörs 16.09.2014 på samma tavla. 3 TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT Beslut har fattats av tjänsteinnehavare enligt förteckning i bilaga och sänts till styrelsen. JS Förslag: Samkommunens styrelse antecknar besluten för kännedom och meddelar beslutsfattarna att styrelsen inte använder sin upptagningsrätt med stöd av 51 i kommunallagen. Besluten kan därmed verkställas. 4 FASTSTÄLLANDE AV SEMESTER Direktör Johan Söderberg har meddelat önskemålet att ha semester 11-12.9.2014. Rektor Solveig Mickels har meddelat önskemålet att ha semester 22-23.9.2014. Ordf Förslag: Semester fastställs enligt önskemålen för tiden 11-12.9.2014 för Johan Söderberg och för tiden 22-23.9.2014 för Solveig Mickels.

Styrelsen 17.09.2014 s.5 5 ÄRENDEN FÖR KÄNNEDOM 1. En uppdaterad rapport gällande vilka brister vid det här laget åtgärdats i matsalsbyggnadens presenteras vid sammanträdet. 2. Förhandlingarna med Axxell Utbildning Ab och Svenska Framtidsskolan i Helsingforsregionen Ab för att skapa en gemensam utbildningsanordnare för Prakticum, Axxell och Inveon har sammanförts till en utredning som leds av minister Ole Norrback. 3. Förhandlingarna med Svenska Framtidsskolan i Helsingforsregionen Ab för att skapa en gemensam utbildningsanordnare för Prakticum och Inveon har sammanförts med minister Ole Norrbacks utredning. 4. Ole Norrbacks utredningsarbete som kombinerats med samkommunens förhandlingar till en enda utredning för att skapa en koncentrerad situationsanalys över yrkesutbildning på svenska och göra ett förslag till förenhetligandet av utbildningsanordnarnätverket i södra Finland och Österbotten med syftet att trygga funktionella och ekonomiska resurser och tillången till utbildningen har inletts. Den personalinfo som delgetts samkommunens personal efter förhandlingarna bifogas styrelsens föredragningslista. 5. Lokalitetsarbetsgruppen har inlett arbetet i slutet av juni och skall 15.9.2014 avge en mellanrapport till berörda parter. Lokalitetsfrågan diskuteras naturligtvis också inom Norrbacks utredningsarbete. Lokalitetsfrågan, speciellt dimensioneringen av Inveons andel behandlas i ett separat ärende. JS Förslag: Informationen om aktuella ärenden ovan antecknas för kännedom.

Styrelsen 17.09.2014 s.6 6 UPPFÖLJNING AV EKONOMIN ÅR 2014 På basen av dagssituationen kan det totala antalet studerande under höstterminen uppgå till ca 310. Av dessa är 24 i institutet på överkurs. Huruvida de berättigar till enhetspris utreds efter den 20.9.2014. Detta studerandeantal gör verksamheten och ekonomin utmananande under år 2014 men speciellt 2015 och framåt blir tunga år för samkommunen. Situationen enligt läget 31.8.2014 för resultaträkningens del bifogas. Exaktare analyser görs till nästa sammanträde då studerandeantalet 20.9.2014 har fastställts och statsfinansieringen för år 2014 därmed fixerats. JS Förslag: Uppföljningsrapporten antecknas för kännedom.

Styrelsen 17.09.2014 s.7 7 EKONOMIPLANEN 2015 2017 Ett sammandrag av frågor aktuella inför ekonomiplanen har uppgjorts och bifogas föredragningslistan. På basen av dessa inledande översiktskalkyler ter det sig omöjligt att uppnå ett positivt års- och verksamhetsbidrag för år 2015. Utgifter som är oundvikliga exempelvis uppvärmning, energi, skatter och avgifter är redan detta år för optimistiskt budgeterade. Minskningar från årets nivå är inte möjliga att förverkliga, tvärtom förutsätter en realistisk budget en ökning av dessa anslag. Rapporten antyder att års- och verksamhetsbidrag blir negativt, i varje fall 250 000. Att minska personalkostaderna, den enda summa som är tillräckligt stor för att möjliggöra nedskärningar av denna storleksordning, är möjligt endast med ensidiga åtgärder från arbetsgivaren och riskerar lamslå verksamheten under samkommunens sista verksamhetsår. Styrelsen bör vid detta sammanträde ge direktiv för den fortsatta budgetberedningen 2015. Direktivet bör i alla fall omfatta målsättningen för års- och verksamhetsbidraget budgetåret 2015. JS Förslag: Styrelsen accepterar med hänsyn till inre och yttre omständigheter och pågående utredningar att års- och verksamhetsbidraget år 2015 kan vara upp till 150 000 negativt. En första version av budget för år 2015 bifogas föredragningslistan, i denna version har ej ännu de ingrepp gjorts som styrelsens målsättning för verksamhetsbidraget förutsätter. Utmaningarna är de samma som definierats i den inledande behandlingen vid senaste sammanträde, negativt verksamhetsbidrag behov av ersättande investeringar och lokaliteter. Trots positiva signaler från rekryteringen av studerande denna hösttermin verkar det uppenbart att budgeten kan byggas på maximalt 300 studerande och därtill med antagandet att samkommunen också 2015 får en ansenlig summa i form av resultatbaserad finansiering. Eftersom personalutgifterna i stort sett är den enda posten som kan påverkas och är tillräckligt stor för att komma till ramen leder det till att man bör ha beredskap att definiera närundervisningens omfattning i samband med övergången till kompetenspoängsystemet år 2015. Likaså bör beredskap att avstå från semesterpenning för övrig personal ökas från den nu frivilliga möjligheten att byta till ledig tid. Också frågan hur mycket ersättande investeringar kan förverkligas utan positivt verksamhetsbidrag kräver ett avgörande. I detta läge är det också oklart vad ett utnyttjande av tillfälliga lösningar på grund av utmaningar med inneluften medför i kostnadsväg, uppskattningsvis ca 160 000 per år för den mest akuta delen exklusive de särkostnader (70 000 ) som i bruk tagandet medför. Semesterpenning för övrig personal 60 000 Lokalt avtal, kompensation ledig tid Minskning av närundervisning / vh 45 000 Ensidigt beslut Tillfälliga undervisningsutrymmen 273 000 Inneluftproblematiken akut Uppsägningar av övrig personal? En sammanställning av löner enligt funktion bifogas föredragningslistan. Nedskärningsbehovet, netto med tillfälliga undervisningsutrymmena beaktade, är därmed totalt 500 000 och med beaktande av styrelseramen 350 000.

Styrelsen 17.09.2014 s.8 Till denna utmaning att anpassa verksamhetsutgifterna bör frågor från förhandlingarna om lokalitetslösningen och organisationslösningen beaktas i budgetförslaget och i ekonomiplanen. JS Förslag: Styrelsen diskuterar budgetsituationens utmaningar och ger direktiv för det fortsatta arbetet. Beslut: I beredningen av budgeten bör eftersträvas ett så gott årsbidrag som är möjligt att uppnå utan samarbetsförhandlingar men med ett utnyttjande av alla andra tänkbara åtgärder.

Styrelsen 17.09.2014 s.9 8 PROGNOSTISERINGSRAPPORT En rapport gällande prognostisering har uppgjorts och bifogas föredragningslistan. Enligt antalet studerande i regionens grundläggande utbildnings 9 årskurs verkar det uppenbart att Inveon kan locka maximalt 100 nya studerande per år den närmaste tiden. För att få en rationell och ekonomiskt hållbar verksamhet med bevarad kvalitet bör åtgärder som ökar gruppstorleken prioriteras. Den "enklaste" åtgärden är en begränsning av antalet grupper i gemensam ansökan så att gruppstorleken kan förväntas bli 15-16 studerande. Detta betyder ett utbud på 6-7 årliga utbildningar. Om utbudet skall vara brett innebär detta att antagningen till i just nu populära utbildningar med en dragningskraft över 1,0 inte erbjuds årligen. På så sätt kan utbudet bevaras brett, lokalitetslösningen göras rationell och flexibel och verksamhetens ekonomi bevaras. Samarbetsorganet har omfattat principerna i prognostiseringsrapporten och antecknat arpoporten för kännedom. JS Förslag: Styrelsen antecknar prognostiseringsrapporten för kännedom.

Styrelsen 17.09.2014 s.10 9 STUDIEPLATSER I GEMENSAM ANSÖKAN 2015 Utbildningsanordnaren bör i Studinfo.fi uppdatera utbudet av studieplatser som ingår i gemensam ansökan våren 2015. Ändringar torde vara möjliga t.o.m. veckan före gemensam ansökan börjar men är inte önskvärda då de försvårar marknadsföringen. En prognos över antalet ungdomar i årskurs 9 i högstadierna har sammanställts inom samkommunen. Antalet ungdomar i årskurs 9 är något större än föregående år. Prognosen innehåller också en översikt över det förväntade arbetskraftsbehovet liksom sådana övriga faktorer som påverkar beslutet om utbud av platser. Enligt prognosens rekommendation borde Inveon ha ca 100 platser i gemensam ansökan 2015. På basis av prognosen och med beaktande av övriga faktorer som påverkar verksamheten föreslås följande utbud: Grundexamen i hantverk och konstindustri, artesan gr 14 Grundexamen i hantverk och konstindustri, artesan st 2 Grundexamen inom bilbranschen, fordonsmekaniker gr 16 Grundexamen inom byggnadsbranschen, husbyggare gr 14 Grundexamen i nom husteknik, rörmontör gr 14 Grundexamen inom hotell-, restaurang- och cateringbranschen, kock Grundexamen inom maskin- och metallbranschen, verkstadsmekaniker Grundexamen inom el- och automation, elmontör, automationsmontör gr 14 gr 14 gr 16 Sammanlagt 104 Gr = platser för sökande med grundskola; St = platser för sökande med studentexamen Till studier som inleds 2015 antas därmed inte studerande till grafisk planering, ICT-montör, kombinationsfordonsförare eller frisör. Speciellt bör noteras i yrkesinstitutets informationsmaterial har funnits uppgifter om att studerande antas till visuell framställning 2015. Förslaget har diskuterats vid samarbetsorganets möten 2.9.2014 där det antecknades för kännedom och en uppmaning riktades till resultatenheterna att, om det anses motiverat, ge ett utlåtande till styrelsen. Resultatenheten Inveon kultur har diskuterat prognostiseringens rekommendation till utbud av studieplatser och lämnat ett utlåtande till samarbetsorganet, vilket bifogas styrelsens beredning. Resultatenheten Inveon teknik har likaså diskuterat frågan och lämnat ett utlåtande till styrelsen vilket bifogas. I utlåtandet hänvisas till uttalanden av lokala representanter inom logistik- och transportbranschen. AKT:s lokalförening har lovat undersöka om de har tillgänglig, aktuell statistik till stöd för beslutet.

Styrelsen 17.09.2014 s.11 SM Förslag: I studieinfo.fi införs utbudet av studieplatser 2015 enligt beredningen, sammanlagt 104 platser. Inom alla grupper anordnas språkprov (svenska) enligt antagningsförordningen. Inga inträdesprov ordnas.

Styrelsen 17.09.2014 s.12 10 DIMENSIONERINGEN AV INVEONS NYA LOKALITETER Lokalitetsarbetsgruppen, där samkommunen medverkar, har önskat få de uppdaterade utrymmesbehoven av samtliga aktörer till sitt möte den 1 september 2014. För Inveons del är det i princip fråga om att uppdatera det rumsprogram som gjordes senast till att motsvara den verklighet som Inveons utbildningsutbud står inför. Enligt årsklassens utveckling verkar det uppenbart att Inveons utbud bör vara ca 100 studieplatser per år och att Inveons maximistorlek således de närmaste 10 åren kommer att vara 300 studerande. En ekonomiskt hållbar gruppstorlek är 15-16 studerande per grupp för att kunna hålla utbildningens nivå och naturligtvis också bevara studerandevårdens resurser på nuvarande nivå. 300 studerande fördelat på grupper med mellan 15-16 studerande leder till att Inveon skall ha 20-21 grupper och följaktligen årligen anta studerande till maximalt sju grupper. För att kunna avgöra vilka lokaliteter som behövs bör samstämmighet uppnås kring denna antagningsnivå och hur den fördelas mellan nuvarande (och kommande) utbildningar. Dimensioneringen påverkas naturligtvis av resultaten av det arbete som sker i minister Norrbacks arbetsgrupp. Dimensioneringen enligt tankarna ovan har delgetts Norrbacks grupp som också utreder alternativa finansieringsformer för i alla fall Inveons del i lokalitetslösningen. Samarbetsorganet har diskuterat Inveons dimensionering på sikt och omfattat tanken på 20-21 grupper och ca 300 studerande för den framtid som kan klassas som överskådlig. Ett möte för Inveons personal har ordnats och personalens input har beaktats i dimensioneringen. Det förslag som delgetts bägge arbetsgrupperna bifogas. Förslaget omfattar (maximalt) 18 138 m² av vilket 15 938 m² är i nybyggda lokaliteter. Av de nya lokaliteterna skall drygt 400 m² vara i samanvändning (Inveon, Point, Prakticum) och Inveons egen andel är i basförslaget knappt 9 800 m². I dagens läge disponerar Inveon över 17 000 m² i Haiko och vid Lundagatan 8. Om de funktioner utlämnas som inte är inplanerade i campus-lösningen (bland annat personal- och elevbostäder) har Inveon 11 028 m² till förfogande. Den allra första modellen i Kungsporten omfattade drygt 20 000 m² för ett yrkesinstitut med 500 studerande. JS Förslag: Styrelsen omfattar den uppgjorda dimensioneringen för Inveons nya lokaliteter i Campushelheten. Faktorer som påverkar dimensioneringen i Norrbacks utredningsarbete beaktas då de blir kända.

Styrelsen 17.09.2014 s.13 11 TILLFÄLLIGA LOKALITETSLÖSNINGAR / HAIKO Rapporterna och iakttagelserna om effekterna av Inveons utmaningar gällande inneluften blir allt allvarligare och mer frekventa. Det verkar uppenbart att tillfälliga åtgärder inte går att undvika då Campuslösningen fortfarande inte har en exakt tidtabell. I Haiko gäller de nya iakttagelserna administrationsflygeln (byggd 1976) där Haiko-enhetens kanslier, tre klassrum och en hel del sociala utrymmen och ett befolkningsskydd finns. Likaså uppvisar personer som arbetar i flygelbyggnaden begynnande tecken på att inneluften inte är tillräckligt bra. I flygelbyggnaden finns kanslier och mottagningsrum, en del av elavdelningens utrymmen och ett antal klassrum. En utredning av hur resten av elavdelningen kunde flyttas till centrum tillsammans med ICTutbildningen borde uppgöras. Också en utredning av vilka kanslier och kanslifunktioner kunde fungera i centrumenheten borde uppgöras. Om dessa funktioner går att flytta till centrum är det akuta behovet av tillfälliga lokalitetslösningar fyra-fem klassrum och arbetsrum för tre-sex personer, uppskattningsvis knappt 1000 m² inklusive sociala utrymmen enligt dagens nivåer. Enda platsen som på Haiko-tomten lämpar sig för ändamålet är sandplanen nedanom idrottshallen. Detta betyder att skolans idrottsundervisning begränsas och att också isplanen i Haiko inte kommer att stå till skolans förfogande. Kostnaderna för dessa tillfälliga utrymmen är svåra att uppskatta, en vägledning ger bifogad offert som bygger på en mindre och begagnad paviljong. Uppskattningsvis är det fråga om fäljande kostnadsposter för en ny paviljong: Tillstånd 3 000 Transport och montering 75 000 Årshyra 150 000 Infrastruktur 25 000 Grundläggningsarbeten (eget arbete?) 20 000 Sammanlagt (år 2015) 273 000 JS Förslag: Styrelsen besluter att en plan för vilka funktioner (och personer) som kan flyttas till centrumenheten skall uppgöras. Styrelsen besluter att dimensioneringen och planeringen av en ny paviljong för funktioner (och personer) som skall bli kvar i Haiko men måste få nya arbetsrum i Haiko inleds utgående från att paviljongen är ny. Den offert som erhållits för en begagnad paviljong antecknas för kännedom. Nödvändiga anslag reserveras i ekonomiplanen 2015-2017.

Styrelsen 17.09.2014 s.14 12 RAPPORTER FRÅN RESOR UTOMLANDS Styrelsen beviljade under vårterminen 6 lärare rätt att i tjänsten resa utomlands tillsammans med studerande. En reserapport av 2 lärare godkändes vid styrelsens sammanträde i juni. I bilaga finns följande rapporter: Keth Söderström-Laukkanen, Stockholm 15-17.5.2014 Christian Gustafsson, Peter Tallberg och Bo-Henrik Björkell, Stockholm 8-10.5.2014 SM Förslag: Reseraporterna antecknas för kännedom.

Styrelsen 17.09.2014 s.15 Anvisning för rättelseyrkande, ändringssökande och besvärs anvisning Datum för sammanträdet 17.09.2014 Styrelsen BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 91 kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragraferna 1-6 och 9 Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyrkande enligt 89 i mom. kommunallagen kan framställas över beslutet. Paragraferna 7 8, 10-12 Enligt 5 förvaltningsprocesslagen / annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut. Paragrafer och grunden för besvärsförbudet. Anvisning för RÄTTELSEYRKANDE Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande. Paragraferna 7 8, 10-12 Myndighet hos vilken rättelse yrkas, adress och postadress: Styrelsen för samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland c/o Östra Nylands yrkesinstitut Inveon, Edelfeltsstigen 1, 06400 Borgå Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Rättelseyrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det. BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid Besvärsmyndighet, adress och postadress I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. Helsingfors förvaltningsdomstol, Bangårdsvägen 9, 00521 Helsingfors Kommunalbesvär, Paragraf - Besvärstid 30 dagar Förvaltningsbesvär Paragraf - Besvärstid 30 dagar Besvär över beslut som gäller skriftlig varning

Styrelsen 17.09.2014 s.16 Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Inlämnande av besvärshandlingarna Tilläggsuppgifter Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Med stöd av lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/93) uppbärs en rättegångsavgift på 90 euro av en ändringssökande i förvaltningsdomstolen.