Uppföljning av pågående verksamhetsutveckling på MSB samt identifierade åtgärder i revisioner riktade till SBN 1 (11) 8 januari 2014 SB-2014/27.912 HANDLÄGGARE Ida Wiking 08-535 363 83 ida.wiking@huddinge.se Uppföljning av pågående verksamhetsutveckling på miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen samt identifierade åtgärder i revisioner riktade till samhällsbyggnadsnämnden Nedanstående information är uppdelad i två delar. Den första delen beskriver verksamhetsutveckling och kvalitetsförbättring som pågår på Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, utöver det som nämnden har beskrivit i sitt svar till revisorerna den 9 december 2013. Den andra delen ger en lägesbeskrivning över samtliga revisioner och dess identifierade åtgärder som är riktade till samhällsbyggnadsnämnden 2011-2013. Pågående åtgärder för att förbättra och utveckla nämndens verksamhet Samhällsbyggnadsprocessen Under 2013 har samhällsbyggnadsprocessen gåtts igenom av mark- och exploateringsavdelningen och planavdelningen där ett flertal förslag till förbättringar av processen har framkommit. Projektet har också samarbetat med kommunstyrelsens förvaltning vad gäller styrning. Processen har beskrivits utifrån projektstart, planprogram, detaljplan, genomförande och utvärdering. Under 2014 behöver processen revideras av flera berörda ämnesexperter och övriga berörda för att säkerställas. Sedan återstår processägares kvalitetssäkring samt att utbilda inom den reviderade processen. Även gatu- och trafikavdelningen arbetar för närvarande med att beskriva de delar av detaljplaneprocessen där de är aktiva och avdelningen utformar stöd för vad som bör ingå i en planbeskrivning. Processen för genomförande av allmän platsmark i detaljplan respektive investering för förbättring av befintliga anläggningar är beskrivet sedan tidigare och under 2013 har gatu- och trafikavdelningen arbetat fram kompletterande mallar för att säkra processen. Under hösten 2013 har en anpassad projektledarutbildning tagits fram för samhällsbyggnadsprocessen. POSTADRESS Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Stab BESÖKSADRESS Sjödalsvägen 29 Huddinge TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 366 00 E-POST OCH WEBB msb.kundtjanst@huddinge.se www.huddinge.se 141 85 Huddinge
2 (11) Kommunövergripande projektstödsverktyg Det nyinrättade projektkontoret inom kommunstyrelsens förvaltning har tagit över ledningen av arbetet med att ta fram ett förbättrat stöd för styrning av kommunens projekt. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen är drivande i arbetet och deltar i såväl styrgrupp som arbetsgrupper för projektet och kravställer på verktyget utifrån den komplexa samhällsbyggnadsprocessen. Projektstyrningsverktyget kommer att ge en effektivare och mer transparent uppföljning av tid och budget samt stötta ledningens överblick och prioritering av projekt genom en projektportfölj. Projektet för kravställan avslutas i februari 2014 och därefter startas arbetet med att utveckla och handla upp verktyget. Parallellt kommer kostnadsstyrning och riskhantering av exploaterings- och investeringsprojekt att utvecklas. Ett flertal kunskapsseminarier kommer att pågå under hela året och arbetet startar med en intern workshop i januari 2014. Bemötandearbete, ledarutveckling och medarbetarutveckling Arbete med att utveckla bemötande, ledarskap och medarbetarskap pågår såväl förvaltningsövergripande som avdelningsvis. Ledningsgruppsutveckling samt en kultur- och värdegrundsanalys är under upphandling. Ett program för kultur- och värdegrundsarbete kommer att pågå under 2014 i samarbete med kommunstyrelsens förvaltning med start under våren 2014. Flera avdelningar arbetar aktivt med att utveckla bemötande gentemot invånare, kunder och medarbetare. Lantmäteriavdelningen har utifrån medarbetarenkäten 2013 identifierat behov av att stärka medarbetarskap och medarbetaransvar på avdelningen och arbetar dels med coachning av avdelningens chefer, och dels med att implementera nya förhållningssätt för hela avdelningens personal. Syftet är bland annat att avdelningens chefer ska få stöd i att proaktivt skapa en arbetsvardag som är långsiktigt hållbar och att stärka medarbetargruppernas och avdelningens förmåga att arbeta som ett team. Även mark- och exploateringsavdelningen har arbetat med att ge medarbetarna redskap för att hantera hög arbetsbelastning och med att utveckla medarbetarskapet. Huvuddelen av dessa insatser har genomförts under 2013 men fortsätter eller avslutas under 2014. Inom bygglovavdelningen pågår bemötandeutbildningar samt utbildningar i etik och moral för alla medarbetare. Avdelningen genomför ett omfattande förändringsarbete med nio identifierade lösningsspår där alla medarbetare har deltagit i någon arbetsgrupp. Lösningsspåren omfattar bl.a. förbättrade rutiner inom olika verksamhetsdelar, förbättrad registrering, förbättrat samarbete med andra avdelningar inom förvaltningen och utvecklat teamarbete inom avdelningen samt förbättrad extern information. Förvaltningens servicecenter har genomfört en bemötandeutbildning och därefter haft medlyssning av bemötandekonsult vid inkommande telefonsamtal. Medlyssningen har efterföljts av återkopplingssamtal där bra saker lyfts fram liksom
3 (11) förbättringsmöjligheter. Ett liknande koncept med samma konsult har genomförts på mark- och exploateringsavdelningen samt gatu- och trafikavdelningen där medarbetare har blivit skuggade i sin vardag för att sedan få återkoppling och stöd i en individuell handlingsplan för förbättrat bemötande. Positivt företagsklimat Bemötandearbetet riktar sig även externt genom projektet Positivt företagsklimat där bland annat studiebesök och utbildningsdagar har hållits under 2013. Förutom ett gott bemötande är förbättrade rutiner vid företagsförfrågningar mål för projektet som fortsätter under 2014. Barnkonsekvensanalyser och jämställdhetsintegrering Under 2013 har barnkonsekvensanalys genomförts för rutschbanan i Visättra och under 2014 kommer flera avdelningar arbeta med att förstärka barnperspektivet. Kunskapsseminarium om barns behov, barnkonventionen, barnperspektiv och barnets perspektiv ska genomföras. Metodik för barnkonsekvensanalys kommer att användas i ett pilotprojekt som sedan kommer att utvärderas för att ge underlag för en metodik att använda framöver. Den nya upphandlingen för snöröjning har ökat fokus på framkomlighet ur ett jämställdhetsperspektiv. Handbok och rutiner för gatuprojekt kommer att ses över ur ett jämställdhetsperspektiv och förbättras om så behövs. Under 2013 färdigställdes en trygghetshandbok och denna kommer att integreras i organisationen under 2014. Jämförelser med andra kommuner Förvaltningen jämför sig med andra kommuner i ett antal olika samarbeten. Samhällsbyggnadsprocesen jämförs inom Stadsbyggnadsbenchen som är ett nätverk med åtta kommuner. En byggherrenekät genomfördes hösten 2012 och en sakägarenkät under hösten 2013. Förutom kundnöjdhet arbetar kommunerna inom Stadsbyggnadsbenchen med att hitta gemensamma nyckeltal för jämförelser. Bygglovalliansen genomför varje år en mätning där 16 kommuner deltar. Bygglovhanteringen jämförs även med samtliga Stockholmskommuner och totalt 190 kommuner i landet inom Stockholm Business Alliance mätning. I denna undersöks företagsklimatet. Verksamhetsplanering Arbetet med verksamhetsplanering för samhällsbyggnadsnämnden har utvecklats under 2013 och detta arbete fortsätter under 2014. Mål- och resultatstyrningen har förtydligats genom framtagande av delmål och där mått och åtaganden har knutits till respektive delmål. För 2014 ska processen för verksamhetsplanering förstärkas med en integrerad process för internkontroll. Arbetet med att identifiera risker på ett systematiskt sätt kommer att vidareutvecklas och de dokumenterade riskerna ska
4 (11) sedan utgöra en integrerad del i arbetet med att sätta mål och åtaganden för 2015. Under 2013 genomfördes en workshop med nämnden om mål, mått och åtaganden för 2014 i syfte att uppnå en förbättrad politisk förankring och tydlig genomgång av verksamhetsplanen på ett tidigt stadium. Detta arbetssätt kommer att upprepas och utvecklas för 2015. Administration Ett förslag om hantering av kund- och leverantörsfakturor som kommer att innebära en effektivisering och kvalitetshöjning av verksamheten är under utarbetande. En översyn av administrativa resurser genomfördes 2012 för att minska sårbarheten inom avdelningarna och en omfördelning av arbetsuppgifter har skett därefter. Delar av ekonomiadministrationen inom planavdelningen, mark- och exploateringsavdelningen, lantmäteriavdelningen och naturvårdsavdelningen har centraliserats till en ekonomiassistent på staben för att avlasta avdelningarna. Under hösten har ett projekt för förbättrad service och hantering av invånarnas frågor, synpunkter, felanmälningar och klagomål startat på gatuavdelningarna. Projektet fokuserar på administrativa rutiner för att säkerställa korrekt registrering och korta svarstider. Kartläggning av nuvarande arbetssätt samt workshop om önskat nyläge har genomförts. Nya förvaltningsövergripande rutiner är under arbete och ska implementeras under 2014. Projektet samordnas med ett mer övergripande arbete att bearbeta och ta fram nya arkivrutiner samt uppdatera dokumenthanteringsplanen. Uppdaterade rutinbeskrivningar Ett flertal rutinbeskrivningar, förutom de som nämns ovan, håller på att tas fram eller uppdateras för att tydliggöra handläggningen och säkra resultatet. Det gäller exempelvis för gatukostnadsunderlag, markanvisningar, värdering och försäljning av småhustomter samt beräkning av kostnader för att bygga gator och parker. Inom gatu- och parkdriftsavdelningen kommer arbetsprocesser att beskrivas och dokumenteras under 2014 för att minska sårbarheten och öka transparensen i verksamheten. Organisation och ledarskap Från och med 1 jan 2014 ändras organisationen för parkdriften. Varje parkdistrikt kommer att få en arbetsledare som har ett visst ekonomi- och personalansvar. Decentraliseringen av beslut ska bidra till ökad delaktighet i gatu- och parkdriftavdelningens arbete och planering. Under 2013 har parkverksamheten tagit emot fem personer med försörjningsstöd inom satsningen 100 Huddingejobb. Naturvårdsavdelningens tidigare avdelningschef beslutades få nya arbetsuppgifter utan personalansvar i juni och samtidigt påbörjades rekrytering av tillfällig naturvårdschef. I september tillsattes tjänsten som tf chef och rekrytering av ordinarie naturvårdschef pågår.
5 (11) Stabens organisation har utvärderats av extern konsult och resultatet har gåtts igenom med berörda. Förslag till organisation kommer i januari 2014 med invävda synpunkter från berörda.
6 (11) Lägesrapport över identifierade åtgärder i revisioner riktade till Samhällsbyggnadsnämnden (utöver åtgärdsprogram skickat till revisorerna 9 dec 2013) Bygglovsprocessen, revisionsskrivelse 2011-06-20. SBN Adm 2011/360.119 Ta fram etappmål för de tre uppsatta målen Säkerställa att det uppsatta målet om effektiv handläggningstider nås utifrån de tre mått som satts upp; medel antal dagar från inkommen ansökan till beslut, medel antal dagar från komplett ärende till beslut samt antal ärenden som är kompletta vid ansökan. Göra en utvärdering en tid efter att den nya organisationen har funnit sina former för att undersöka om balans finns mellan behov och resurser. Fastställa en tidplan för att utvärdera om de genomförda åtgärderna får önskad effekt bland annat vad gäller ökad kundnöjdhet. Klart Klart, följs löpande inom VP. Klart, kundnöjdhet följs regelbundet. Etappmål för de tre identifierade målen har tagits fram och en sammanställning av alla årets ärenden fram till december 2013 har gjorts, se nedanstående tabell. Vad gäller kompletta ärenden har 99,8 % beslutats inom lagens tio veckor. En fortsatt utmaning är att få fler sökande att lämna in fullständiga bygglovhandlingar, se nedan. Mål Medel antal dagar från inkommen ansökan till beslut Medel antal dagar från komplett ärende till beslut Andel ärenden som är kompletta vid ansökan Utfall december 2013 Mål 2014 91 dagar vilket motsvarar 6 veckor 13 veckor. 15 dagar. (73 % klaras inom 3 veckor under 2013) 53 % under 2013 55 % 80 % klaras inom 3 veckor Under 2012 utökades avdelningen med fyra tjänster, varav tre blev tillsatta. Rekryteringar av flera medarbetare pågår på grund av att medarbetare byter arbetsgivare.
7 (11) Bygglovsavdelningen har sedan 2011 arbetat med LEAN-verktyget. Grunderna för LEAN är kvalitet, flexibilitet/effektivitet och service/kundnöjdhet. Under hösten har avdelningen arbetat utifrån nio lösningsspår och detta arbete fortsätter under 2014. 1. Förbättra information och rutiner före ansökan (bland annat på webben) 2. Ta fram rutiner för registreringar 3. Skapa en ny styrningshylla /digital nulägesöverblick 4. Utveckla rutin för förhandsgranskning inklusive checklista och mallar 5. Utveckla samarbetet med andra avdelningar inom MSB (bl.a. vid remisshantering) 6. Utveckla rutiner för bygglovshantering 7. Utveckla ett teamarbete på avdelningen 8. Utveckla rutiner för mötesstruktur 9. Utveckla information och rutiner kring tekniskt samråd Bygglovalliansens mätning för 2013 visar att 65 % är nöjda med handläggningen som helhet under 2013. Tre fjärdedelar av de svarande är privatpersoner. I mätningen som genomfördes 2012 uppgav 62 % att de var nöjda med handläggningen som helhet. För samtliga 16 kommuner som ingår i Bygglovalliansens mätningar uppger 68 % att de är nöjda 2013. Huddinge kommun är en av sex kommuner som har förbättrat sitt resultat mellan 2012 och 2013. Företagares upplevelse av bygglovhanteringen undersöks i Stockholm Business Alliance undersökning. I denna får Huddinge ett Nöjd kund index, NKI, på 47 i 2013 års mätning. Detta är en försämring jämfört med 2011 då NKI var 59. Inom bygglovavdelningen pågår ett flertal aktiva åtgärder för att förbättra bemötande, rutiner och information, se ovan. Införandet av en grupp medarbetare som vänder sig specifikt till företagare pågår och kommer att bli klar i slutet av januari 2014. Intern kontroll för samhällsbyggnadsnämnden, revisionsskrivelse 2012-11-19. SBN Adm-2012/534.111 Komplettera internkontrollplanen med tydliga skrivningar rörande ansvar för identifiering, värdering, prioritering samt uppföljning av risker Ta fram en plan för kompetensförsörjning Vidta åtgärder för att göra samtliga medarbetare medvetna om vikten av intern kontroll och processen kring intern kontroll i verksamheterna Ej påbörjat Påbörjat
8 (11) Tydligare dokumentera på vilken grund riskerna bedöms och värderas i bruttolistan Överväga att ta fram skriftlig information på de i kommunen vanligast förekommande språken Vara fortsatt uppmärksam på det rådande arbetsklimatet i verksamheterna och vidta nödvändiga åtgärder Överväga att utarbeta såväl en förvaltningsövergripande som avdelningsspecifika kommunikationsstrategier Påbörjat Arbetet med att integrera intern kontroll i verksamhetsplaneringen på ett mer omfattande sätt är ett prioriterat område för förvaltningen under 2014. I detta arbete kommer även förvaltningens medarbetare att involveras, se ovan. COSO-modellen kommer fortsatt användas för att bedöma sannolikhet och konsekvens av identifierade risker i en bruttorisklista. Dokumentationen av bedömningarna, prioritering, ansvarig och uppföljning ska förbättras. Ekonomin är sedan tidigare i delar centraliserad till staben. Ett förslag på ytterligare centralisering finns framtaget där all kund- och leverantörsfakturering hanteras via staben och konteras innan fakturor skickas vidare till avdelningarna. Detta ger en effektivisering samt en ökad medvetenhet hos den ekonomiadministrativa personalen om intern kontroll. Under 2013 har nya riktlinjer antagits för bisysslor (HKF 9930). På MSB har därför information riktad till all personal påbörjats genom att tas upp på arbetsplatsträffar och detta arbete fortsätter under 2014. Enligt centrala rutiner ska bisysslor anmälas årligen. Mycket arbete återstår dock för att göra samtliga medarbetare medvetna om vikten av intern kontroll. Förvaltningen kommer att vidta fler åtgärder under 2014 för att öka denna medvetenhet. Varje år genomförs en medarbetarenkät som undersöker bland annat arbetsklimat där riktvärden finns för önskat läge. När resultatet delges respektive avdelning utarbetas en handlingsplan för kommande år fram på arbetsplatsträffar. Flera avdelningar har under 2013 arbetat med medarbetarutveckling och internt bemötande, se ovan. En förvaltningsövergripande kommunikationsstrategi som ska gälla fem år framöver är framtagen men inte beslutad. Arbetet har fördröjts till följd av prioritering av kriskommunikation under hösten 2013. Utifrån kommunikationsstrategin kommer en förvaltningsövergripande kommunikationsplan att tas fram varje år som baseras på målen i verksamhetsplanen och som beskriver de kommunikationsinsatser och målgrupper som ledningsgruppen prioriterar för året. De konkreta insatserna för
9 (11) förvaltningen samlas sedan i en aktivitetsplan som bygger på de olika avdelningarnas arbetsplaner. Kommunstyrelsens förvaltning leder arbetet med att ta fram en handlingsplan för nationella minoriteter under 2014. Planen togs upp i kommunens ledningsgrupp den 19 dec och kommer att samordnas via KSF och ska hanteras inom befintlig budget. Oegentligheter, revisionsskrivelse 2011-05-23. SBN Adm 2011/275.149. Utföra och dokumentera löpande riskbedömningar där också risk för muta och bestickning behandlas Utveckla kommunikationen och genomföra kommunikationskampanjer i samband med utbildningar Risker för muta och bestickning hanteras inom arbetet med COSO-modellen och framtagande av en bruttorisklista. För att bättre sprida information om mutor, bisysslor, jäv och representation håller ett sammanhållet paket på att arbetas fram till introduktionsutbildningen. Detta ska vara klart i juni 2014. Under 2013 har riktlinjer antagits för att motverka mutor, HKF 9920. Information riktad till all personal har därför påbörjats genom att tas upp på arbetsplatsträffar och detta arbete fortsätter under nästa år. En kursplan kommer att utformas under det första kvartalet 2014 som inkluderar information och praktiska övningar kring att motverka mutor, men även bisysslor, jäv och andra intressekonflikter, registrering samt intern representation. Utbildningen blir ordinarie inslag i MSBs utbildning för nyanställda och kommer även att genomföras löpande under året för alla anställda. Särskild rutin för jävsproblematik i bygglovärenden är utarbetad enligt separat förslag till beslut av SBN i januari 2014. Granskning av otillåtna bisysslor, tjänsteutlåtande 2013-01-22. SBN Adm 2012/602 Samtliga styrelser/nämnder bör vidta åtgärder för att säkerställa rutiner angående bisyssla så att riktlinjer följs. Samtliga styrelser/nämnder bör säkerställa en ändamålsenlig återrapportering av bisysslor. Klart Nya riktlinjer har även tagits fram för bisysslor under 2013, HKF 9930. Arbetssättet med att föra ut informationen till medarbetare genom APT gäller bisysslor, liksom
10 (11) att innehållet i riktlinjerna förankras och förs ut genom utbildningar enligt framtagen kursplan. Återrapportering av bisyssla sker genom årlig inventering där anställda med bisysslor ska anmäla och få detta godkänt enligt fastställd blankett. Vägunderhåll, tjänsteutlåtande 2013-10-22. GK 2011/1672 351 (revisionsskrivelse 2013-09-23). Ta fram specifika kvalitetsmål för underhållet definieras Långsiktig plan för gatuunderhållet Det som inte når upp till de fastslagna målen ska definieras som en underhållsskuld Påbörjat, ska genomföras under 2014 enl. VP Se ovan Se ovan Ett av åtagandena under delmålet välskött offentlig utemiljö i verksamhetsplan för 2014 är att ta fram en reinvesteringsplan för gator och vägar. Efter att en inventering av statusen på kommunens gator och vägar är genomförd under våren kommer kvalitetsmål att definieras. Reinvesteringsplanen och underhållsskulden kommer sedan att utarbetas utifrån beslutad kvalitetsnivå. Dag- och spillvatten, tjänsteutlåtande 2013-05-20. SBN Adm 2013/235.564 Den interna samordningen och kommunikationen av vattenfrågorna ses över Följa upp och utvärdera effekterna av den nya dagvattenstrategin och det nya avtalet med Stockholm Vatten följs upp och utvärderas efter att dessa omsatts i handling. De vill särskilt poängtera att medborgarperspektivet beaktas. För att kunna nå miljökvalitetsnormerna i Huddinges sjöar och vattendrag har vattenfrågorna fått ökat fokus inom förvaltningens arbete under 2013. Under våren bildades en vattengrupp med uppgift att bland annat att stärka arbetet med att implementera kommunens dagvattenstrategi. Vattengruppen arbetar även med frågan hur förvaltningen kan samverka bättre och arbeta effektivare tillsammans med Stockholm vatten.
11 (11) Vad gäller uppföljning av dagvattenstrategin har en ansvarig pekats ut för att varje år följa upp ansvarsfördelningen i strategin. Tanken är att justera sådant som inte fungerar bra, lägga till sådant som saknas samt ta bort sådant som är inaktuellt. Effektiviseringsvinster med e-tjänster, tjänsteutlåtande 2012-08-20. SBN Adm 2012/346.110. Riktlinjer och samsyn klargörs innan ytterligare e-tjänster utvecklas. Kommunstyrelsen och berörda nämnder gemensamt tar fram modeller för att mäta e-tjänsternas inre och yttre effektivitet. Ej påbörjat Ej påbörjat Förvaltningen arbetar aktivt tillsammans med kommunstyrelseförvaltningens ITorganisation och har organiserat en struktur för att möta upp den nya ITorganisationen. Strukturen följer verksamhetsplaneringsprocessen och innebär regelbundna möten för att samla upp idéer för verksamhetsutveckling och förvaltningens behov av IT-stöd i detta arbete. Förvaltningen deltar även i styrgrupper i gemensamma projekt och driver frågor om informationssäkerhet och stöttar införande av informations- och datamodeller. Styrning av projekt, Tjänsteutlåtande 2012-11-06. MSB 2012/14.210 Noggrant överväga detaljplanens omfattning genom etappindelning alternativt överväg olika genomförandetid för olika delområden. Tydliggöra PLEXMAN i de avsnitt som innebär en otydlig ansvarsfördelning samt med en punkt avseende avstämning av planhandlingarna i projektgruppen inför detaljplanens godkännande. Arbeta fram rutiner för överlämnande av projekt mellan tjänstemän. Förvaltningen arbetar tillsammans med kommunstyrelsens förvaltning med att kartlägga arbetsgång och ansvar i samhällsbyggnadsprocessen, se ovan. Ett annat högt prioriterat arbete under 2013, och fortsättningsvis 2014, är införande av ett kommungemensamt projektstyrningsverktyg där förvaltningen är med och driver kravställan för att verktyget ska ge stöd i samhällsbyggandsprocessen.