Libris användargrupp katalogisering, Humlegården, Stockholm, 2016-04-22: Minnesanteckningar Närvarande Harriet Aagaard, KB/Metadata och systemstöd (ordförande) Carin Anell, NB/Nationalbibliografin Christian Forsehag, Umeå UB Jan Gustafsson, Lunds UB Ulrika Hvidén, Göteborgs stadsbibliotek Pär Johansson, Musik- och teaterbiblioteket Christer Larsson, KB/Metadata och systemstöd Reza Sharifzadeh-Khoi, Internationella biblioteket Vivika Sjöstedt, Linnéuniversitetet Agneta Wihlstrand, Selmabiblioteken, Värmland Anmält förhinder Tommy Westergren, KTHB Adjungerade Anna Björnberg och Carina Bäck Ekberg, KB:s auktoritetsgrupp (punkt 1-5) Ola Alm, KB/Periodika NB (punkt 1-5) Olle Johansson, KB/RDA-projektet (punkt 5) 1. Föregående kommentarer till dagordningen Föregående minnesanteckningar godkändes och lades till handlingarna. 2. Ny deltagare - presentationsrundor Pär Johansson är ny deltagare från Musik- och teaterbiblioteket och ersätter Elisabet Andersson. Pärs ansvarsområden är katalogisering och bibliotekssystem. Övriga deltagare presenterade sig. 3. Auktoritetsarbete - diskussion Anna Björnberg och Carina Bäck Ekberg (KB) berättade om auktoritetsarbetet på KB. Resurserna har minskat jämfört med för några år sedan. Auktoritetsgruppen består för närvarande av sex personer som arbetar med auktoritetsfrågor 1-2 dagar i veckan, vilket ungefär motsvarar en heltidstjänst. Auktoritetsarbetet utförs enligt anvisningarna i Katalogisatörens verktygslåda [1], men praxis har anpassats till de minskade resurserna. Det innebär att minimiposter inte omfattas av samma bibliografiska kontroll som poster på bibliografisk nivå och NB-nivå, liksom att auktoritetsarbetet mer än tidigare koncentreras på svenska personer och institutioner. Man förlitar sig också i större utsträckning på internationella samarbeten av typ VIAF (The Virtual International Authority File) [2, 3]. I Katalogisatörens verktygslåda finns också en lathund (rev. 2015-03-16) som sammanfattar gällande praxis för auktoritetsarbetet [4]. Auktoritetsgruppen ger dessutom råd och stöd till andra bibliotek. Ett önskemål är att andra Librisbibliotek i större utsträckning ska delta aktivt i auktoritetsarbete. Auktoritetsgruppen tog därför upp om det vore önskvärt att erhålla namn/e-postadress på kontaktpersoner vid Librisbiblioteken. Anna och Carina påpekade också att man vid osäkerhet alltid kan vända sig till auktoritetsgruppen, e-postadress auktoritetsgruppen@kb.se. Man har inom KB även diskuterat möjligheterna att använda andra kanaler för information om och samarbete kring auktoritetsarbete (t.ex. FAQ). Carina påminde om att respektive lärosäte bör ta ansvar för sina egna publikationer och forskare, jfr t.ex. minnesanteckningar 2015-01-16, punkt 2. Christian berättade att man på Umeå UB arbetar efter interna riktlinjer för de egna publikationerna, och Jan att man på Lunds UB letar upp forskarnas födelseår. 1
Uppdaterade/ändrade namnformer aktiveras via den globala lista (Global Headings Change) som finns i Voyager. Se bilaga 1. Den globala listan kräver särskild behörighet. Anna och Carina undrade om biblioteken fortfarande har tillgång till den. Jan meddelade att Lunds UB har behörighet, men att man inte använder listan. Musik- och teaterbiblioteketet bevakar ändringar enligt vad Pär har bekräftat efter mötet. Däremot arbetar man inte aktivt med uppdateringar eftersom man känner sig osäker när det gäller att göra stora ändringar i Libris. Ett problem i nuvarande auktoritetsarbete är att det i samband med övergången till MARC21 och Voyager (januari 2002) genererades en stor mängd preliminära (icke kontrollerade) auktoritetsposter, varav många fortfarande ligger kvar utan att ha uppdaterats. De maskinellt genererade auktoritetsposterna kännetecknas av status d (preliminär) i MARC-fält 008 och att de förutom uppslagsformen (MARC-fält 1XX) normalt bara innehåller ett 035-fält (gammalt aukt-id) och ett enda hänvisningsfält (4XX). Se bilaga 2. Denna preliminära status framgår bara om man vid validering går in och kontrollerar/uppdaterar själva auktoritetsposten. Auktoritetsgruppen har därför via MARC21- listan (2015-12-16) informerat om hur Librisbiblioteken kan bidra till att uppgradera dessa. Se bilaga 3. Anna och Carina visade hur man praktiskt går till väga i Voyager. Carin tipsade också om att det ofta är lättare att göra en ny auktoritetspost och ta bort den gamla efter att ha kopierat data som man vill ta med till den nya posten. KB undersöker samtidigt förutsättningarna att identifiera och rensa bort alla maskinellt genererade preliminära auktoritetsposter ur Voyager. 4. Seriehuvudposter uppdatering och avslutning KB har på senare år fått minskade resurser även för arbetet med svensk periodka. För närvarande arbetar fyra personer motsvarande 2,5 heltidstjänster med periodikakatalogisering på NB: Detta innebär att man inte kan ta hand om allt. NB överlät till exempel redan 2008 åt andra Librisbibliotek att vid behov skapa nya seriehuvudposter. Dessa tilldelas därmed inget ISSN. Ett vanligt fall är lärosätesutgivna serier, där serietiteln ofta består av ett så kallat publikationsord (t.ex. Rapport eller Skriftserie ) i kombination med den utgivande institutionens namn. När institutionen läggs ner, byter namn eller slås ihop med någon annan institution, så sker ofta en motsvarande förändring av serietiteln. Kanske upphör den eller får en ny titel dit nya delar kan länkas. Det är angeläget att informationen om serier är pålitlig i Libris. Uppdatering och avslutning av svenska seriehuvudposter med ISSN rapporteras även till ISSN Portal [5] och Internationella ISSN-centralen i Paris. Med anledning av detta presenterade Ola Alm (KB) och Carin Anell ett förslag som innebär att universitets- och högskolebiblioteken tar ett större ansvar för att uppdatera och avsluta sina egna seriehuvudposter. Inte minst gäller det seriehuvudposter där institutionsnamnet ingår i nyckeltiteln. Underlag med bakgrund och checklista för vad som behöver göras hade distribuerats med kallelsen (se bilaga 4) och även behandlats i KB:s Bibliografiska råd 2016-04-20. Användargruppens representanter för universitets- och högskobibliotek (Christian, Jan, Vivika, och Tommy som inte var närvarande vid mötet) tar med sig detta önskemål till sina respektive bibliotek, och återkommer vid behov med frågor etc. till e-postadress issn@kb.se. 5. RDA Olle Johansson (KB) informerade om status och tidplan för RDA-projektet. Se även bilaga 5. Förslag till svensk RDA-praxis presenterades internt på KB 2016-03-31, med sex veckors remisstid (synpunkter senast 2016-05-12). I remissen medverkar även de bibliotek som anmält intresse (jfr minnesanteckningar 2015-12-09, punkt 3). 2016-05-10 anordnas ett externt så kallat Selmathon i samarbete med The MARC of Quality (Deborah och Richard Fritz) samt Gordon Dunsire och Judy Kuhagen (RSC - RDA Steering Committee) [6]. Enligt tidplanen ska svensk RDA-praxis efter avslutad remissrunda presenteras nationellt 2016-05- 18, och projektets styrgrupp fatta beslut 7-10 juni. Arbete med att ta fram en ny verktygslåda och utbildningsmaterial pågår parallellt. Den nya verktygslådan beräknas kunna presenteras under hösten 2016. Då genomförs även internutbildning på KB. Extern utbildning är inplanerad till våren 2017. 2
Förslaget till praxis innehåller kommentarer och förslag till svensk tillämpning. Ordlistan (glossary) har också översatts till svenska. Olle påpekade dock att det inte varit möjligt att hitta svenska termer för allt, till exempel table book. Bland de frågor som diskuterades på mötet kan nämnas: Man föreslår ingen höjd nivå på katalogiseringen. Auktoritetsposter för verk ska enligt förslaget göras i samma utsträckning som nu (Se bilaga 6) Man har även valt att behålla form/genrebenämningar för musik i uniforma titlar i singularis i Sverige (KRS 25.34C2). RDA har som regel pluralis, men singularis när det bara är en förekomst (RDA 6.14.2.8.3) I underlaget för Kap. 17 (Kommentar) finns föreslagen praxis för hur man uttrycker primära relationer med hjälp av auktoriserade sökingångar. Olle påpekade också att begreppet Authorized Access Point inte helt motsvarar nuvarande praxis med huvuduppslag. Authorized Access Point är till exempel inte alltid liktydigt med hylluppställning och liknande. 6. Lottdragning & användargruppens sammansättning Vid mötet 2015-12-09 (se minnesanteckningarna, punkt 5) togs beslut om en modell för successiv förnyelse av användargruppen. Vid detta möte företogs lottdragning mellan representanterna för universitet och högskolor. Vivika kommer att sluta i höst eftersom hon går i pension och därmed blev det Jan, Christian och Tommy som drog lott. Tommy fick den sista lotten eftersom han inte var närvarande och fick då tillhörighet till grupp A som lämnar användargruppen från 2017. Christian och Jan fortsätter därmed fram till 2018. Under hösten fortsätter arbete med förnyelse av användargruppen. 7. Samlingsposter Christer informerade om KB:s Bibliografiska råd vid sitt möte 2016-03-16 hade diskuterat frågan om katalogisering av samlingsposter för efemärt material eller vardagstryck, och att man därefter skickat en påminnelse via MARC21-listan (2016-03-21) om rådande anvisningar för katalogisering av samlingsposter [7]. Se bilaga 7. 8. Libris XL, status i projektet Harriet och Christer informerade om vad som händer i Libris XL-projektet (jfr föregående minnesanteckningar, punkt 3). Beståndsregistrering via Libris XL har tills vidare stängts ned. Det har uppstått ett fel vid konverteringen till MARC21, vilket lett till att flera av de beståndsposter som registrerats via Libris XL saknar fält 008, och därmed inte kunnat exporteras till Webbsök och lokala system. De felaktiga beståndsposterna kommer att uppdateras [åtgärdat 2016-04-29]. Beståndsregistreringen har i samarbete med utvecklarna setts över av en metadatamodelleringsgrupp som Harriet deltar i. Pär undrade vilka som använde Libris XL:s beståndsregistrering. Christer svarade att det är svårt att svara eftersom behörigheter även delats ut på grundkurser i katalogisering. I övrigt arbetar projektet med mycket som inte syns. Det tidigare katalogiseringsgränssnittet var hårdkodat och det som nu arbetas med är modelldrivet, dvs. följer datamodellen och ändras när modellen ändras. Det tidigare gränssnittet tog även för stor hänsyn till MARC21. 9. Romaniseringsfråga från Mångspråkslistan uppföljning På förra mötet uppmanades användarmötet att ta med frågan hem till kolleger som arbetar med mångspråk (se föregående minnesanteckningar, punkt 2). Christer rapporterade att frågan tagits upp i KB:s Bibliografiska råd 2016-03-16 som avstyrkt förslaget. [ ] Efter en kortare diskussion enades rådet om att avstyrka förslaget. 3
Romanisering av namnformer kan redan hanteras i auktoritetsposter, och romaniseringspraxis för lånord som förekommer i t.ex. titlar kan vid behov förklaras i anmärkning och/eller uttryckas med alternativ romanisering i titelbiuppslag. Christer betonade också att man bör arbeta på att i högre grad få med även originalskrift i Librisposter (ur minnesanteckningarna från KB:s Bibliografiska råd, 2016-03-16) Christer undrade om fler synpunkter kommit fram från kolleger. Pär hade tagit upp frågan, men det fanns inte intresse. Han menade även att det inte borde spela någon roll om olika namnformer fanns i auktoritetsposten. Reza ansåg att eftersom Elena Martos var adjungerad vid förra mötet, så var Internationella bibliotekets synpunkter redovisade. Han menade vidare att originalskrift var det som främst hjälpte användarna. Därmed kunde användargruppen enas om att i likhet med KB:s Bibliografiska råd avstyrka förslaget. Christer rapporterade i anslutning till detta också om att en mångspråksgrupp med deltagare från bland annat KB och Internationella biblioteket ska kartlägga hur behov med mera ser ut på folkbibliotek. 10. Frågor från Vivika a) Dewey 082 bör bibliotekskod i #q anges? Vivika har ställt en fråga om Librisbiblioteken bör ange sin egen sigel i 082#q (katalogiserande instans) när man lägger till Deweykod i NB-poster där klassning saknas på grund av att posten gäller egenutgiven publikation. Harriet har diskuterat frågan med NB som ställt sig tveksam bland annat med tanke på att det i dagsläget skulle vara svårt att upprätthålla konsekvens. Deweyprojektet har tidigare avstyrkt användning av delfält 082#q. Christer med flera instämde i att det finns stor risk för inkonsekvens vid manuell registrering. Christian menade däremot att det kunde vara intressant att veta om en Deweykod lagts av NB eller annat Librisbibliotek. Harriet påminde om att man på NB tidigare varit angelägen om att NB-poster skulle kunna skyddas och att detta kommer att diskuteras i Libris XL-projektet. Christer föreslog att vi lämnar frågan dit. Eventuellt finns möjlighet att i Libris XL konstruera automatisk uppmärkning av gjorda ändringar. b) Referenshantering i Libris, regler, samt kollision med katalogiseringsregler Vivika har fått en fråga om referenshanteringen i Libris, där till exempel APA anvisar att man ska ange upp till sju författare. I katalogposten anges dock normalt bara den första författaren om det finns fler än tre stycken. Christer förklarade att referenserna enbart skapas utifrån det underlag som finns i katalogposten. Uppgift om författare och redaktörer hämtas från uppslagsfält (100 resp. 700). Med anledning av detta kan det ofta vara nödvändigt att redigera och/eller komplettera de maskinellt skapade referenserna, vilket också sägs på sidan Skapa referens i Webbsök (se bilaga 8). Christer förklarade också att KB/Libris inte räknar med att vidareutveckla referenshanteringen i nuvarande version av Webbsök. 11. Övrigt a) Ofullständigt uppgraderade poster Agnetha påtalade ett problem med att en del Librisbibliotek uppgraderar vissa poster till biblioteksnivå (nivå 7 ) utan att komplettera med obligatorisk information, t.ex. originalspråk och originaltitel för översatta titlar. Flera instämde. Christer menade att det delvis kan hänga samman med att förhandsposter från Bokinfo saknar uppgift om originalspråk. Christer berättade också att KB för närvarande ser över hur Bokinfos metadata konverteras till MARC21. Mer information om detta på ett kommande möte. b) Ogiltiga fält och delfält vid remoteimport till Voyager 4
Pär med flera påpekade att remoteimporterade poster kan innehålla fält och delfält (t.ex. 650#0) som enligt anvisningarna i Katalogisatörens verktygslåda ska filteraras bort automatiskt, eftersom de inte går att spara i Voyager. Detta gäller vid import från ingången WorldCat (Stand alone) [8]. Christer upplyste om att den maskinella filtrering som sker vid postimport enbart gäller de ingångar som går via programvaran Metaproxy, dvs. i princip samtliga med undantag för just WorldCat (Stand alone). Christer lovade att undersöka om det går att lägga in en liknande filtrering för denna ingång, alternativt om inte detta är möjligt förtydliga i verkygslådan. c) Romanisering av mongoliska Christer informerade om att han efter diskussion med Internationella biblioteket kommer att revidera anvisningarna för hur mongoliska extratecken (kyrillisk skrift) ska romaniseras enligt alternativ praxis i Libris. Enligt de reviderade anvisningarna ska Ө, ө romaniseras som svenskt Ö, ö och Ү, ү som Ü, ü (ännu ej infört i Katalogisatörens verktygslåda). Minnesanteckningar Christer Larsson Mötesordförande Harriet Aagaard [1]. Katalogisatörens verktygslåda: Auktoritetsarbete, http://www.kb.se/katalogisering/auktoritetspraxis/ [2]. Katalogisatörens verktygslåda: Riktlinjer för det löpande auktoritetsarbetet (rev. 2015-03-16), http://www.kb.se/dokument/riktlinjer%20f%c3%b6r%20l%c3%b6pande%20auktoritetsarbete%20p%c3%a5%20kb%20revide rad.pdf [3]. VIAF, https://viaf.org/ [4]. Katalogisatörens verktygslåda: Riktlinjer för det löpande auktoritetsarbetet: lathund (rev. 2015-03-16), http://www.kb.se/dokument/lathund%20f%c3%b6r%20l%c3%b6pande%20auktoritetsarbete%20p%c3%a5%20kb%20revide rad.pdf [5], ISSN (International Standard Serial Number International Centre), http://www.issn.org/ [6]. Selmathon 2016-05-10, http://www.kb.se/aktuellt/utbildningar/2016/selmathon-10-maj-2016/ [7]. Katalogisatörens verktygslåda: Samlingsposter, http://www.kb.se/katalogisering/katalogisering/samlingsposter/ [8]. Katalogisatörens verktygslåda, Minimikrav på importerade bibliografiska poster (Metaproxy), http://www.kb.se/katalogisering/katalogisering/minimikrav-pa-importerade-bibliografiska-poster/ 5
Bilagor 1. Auktoritetsarbete Global Headings Change i Voyager 2. Auktoritetsarbete exempel på automatgenererad auktoritetspost Preliminär 6
3. Auktoritetsarbete Angående automatgenererade auktoritetsposter Från MARC21-istan 2015-12-16 Angående automatgenererade auktoritetsposter. I och med konverteringen från Libris III till Voyager skapades automatgenererade poster i Voyager av alla hänvisningar som lagts i 900-fält under Libris I & II & III-tiden, dvs från ca 1972-2001. Dessa automatgenererade poster har använts av biblioteken som grund för auktorisering under hela tiden med Voyager som katalogiseringsklient. I många fall har man uppgraderat till standard, men tyvärr använder en del bibliotek dessa icke uppgraderade poster som om de vore acceptabla. Det är de inte och bör därför ej heller användas i auktoritetsarbetet. Det finns många fallgropar med dessa poster. För det första är uppslaget i en sådan post inte att lita på, när ingen har tagit ställning till om namnet faktiskt är korrekt enligt gällande regler. För det andra så glömmer biblioteken ofta bort att ändra i Auktoritetskontrollnivå i 008 från d Preliminär (okontrollerad) till a Kontrollerad/godkänd, så att värdefulla auktoritetsposter riskerar att försvinna vid uppdatering av basen. Vid ett stickprov av dessa ca 70.000 automatgenererade poster visade det sig att så mycket som 25 % av de till standard uppgraderade posterna inte hade fått ändrad kod i auktoritetskontrollfältet utan stod kvar med kod d Preliminär. KB:s auktoritetsgrupp som löpande bevakar den globala listan i Voyager, där alla förändringar i 1XXfält dyker upp, kommer fortsättningsvis inte att godkänna automatgenererade poster som är okontrollerade och ej kompletterade till standard. Vissa bibliotek lägger t ex bara till levnadstid i fält 100 utan några andra uppgifter. Dessa poster åtgärdas inte längre av KB utan ärendet makuleras från globala listan. Standard för en auktoritetspost är 008 korrekt ifyllt, 043 för nationalitet, åtminstone en källa i 670, kort biografisk beskrivning i 678-fältet, variantnamn/varianttitlar som enkelt går att få fram via antingen namnregistret eller namn/titelregistret i Voyager. Hela Librisarbetet bygger på att alla medverkande bibliotek samarbetar och tar sin del av ansvar för kvaliteten i basen. Med vänlig hälsning KB:s auktoritetsgrupp 4. Seriehuvudposter uppdatering och avslutning (underlag) Seriehuvudposter att uppdatera och avsluta Nationalbibliografin, Carin Anell, Ola Alm, 2016-04-04 I Libris finns idag ett stort antal seriehuvudposter som skulle behöva uppdateras eller avslutas. De flesta av dessa har ISSN. Många av serierna har givits ut av lärosäten. Universitets- och högskolebiblioteken tar redan idag ett stort ansvar för den bibliografiska informationen i Libris om det egna lärosätets publicering. Det är naturligt att ansvaret även omfattar att uppdatera uppgifterna om serier. Informationen bör ju vara aktuell och tillförlitlig både i Libris och i den internationella ISSNdatabasen, ISSN Portal. Ett vanligt fall är att seriens titel är ett så kallat publikationsord, t ex Rapport, Skriftserie eller liknande, i kombination med den utgivande institutionens namn. När institutionen läggs ner, byter namn eller slås ihop med någon annan institution, så sker ofta en motsvarande förändring av serietiteln. Kanske upphör den eller får en ny titel. Ett exempel: Institutionen för XXX vid Universitetet i YYY lades ner 2003. I samband med detta så upphörde också institutionens skriftserie. Sista numret som kom ut i serien var nr 32. 7
Följande behöver göras. Checklista 1. Uppdatera bibliografisk post i Voyager 008/06: Ändra till d = Fortlöpande resurs vars utgivning har upphört 008/11-14: Ange slutår. 260 #c: Lägg till slutår. 362 #a: Lägg till beteckning på sista numret. 785 #t: Ange titel på efterföljande serie, vid titelbyte. Uppdatera inte dessa fält 022 ISSN 210 Förkortad titel 222 Nyckeltitel (Dessa fält uppdateras av Nationalbibliografin, som också meddelar ISSN-portalen.) 2. Uppdatera beståndspost i Voyager 866 #a: Uppdatera bibliotekets lokala uppgifter om bestånd. 3. Meddela att serien är avslutad via CXZ-listan. 4. (Uppdatera auktoritetsposten för institutionen Detta beskrivs i Katalogisatörens verktygslåda och vi går inte in på det här.) Exempel Ändrade uppgifter i fet stil 008/06: d 008/07-10: 1998 008/11-14: 2003 245 #a Skrifter utgivna av Institutionen för XXX, Universitetet i YYY 260 #a Y-stad : #b Institutionen för XXX, Universitetet i YYY, #c 1998-2003 362 #a Nr 1-32 Observera att från och med att serien är avslutad i Libris, så ska inte nya delar länkas till den. Notera också att ISSN Sverige från och med 2008 inte tilldelar ISSN till serier (med vissa undantag). NB gör inte heller nya seriehuvudposter men hänvisar ibland till efterföljande serie, både i länkfält (785) och i anmärkning (588). Andra Libris-bibliotek som så önskar kan fortsätta att skapa seriehuvudposter. Mer information finns i Katalogisatörens verktygslåda: Katalogisering/490: http://www.kb.se/katalogisering/katalogisering/falt/?index=20645# Katalogisering/588: http://www.kb.se/katalogisering/katalogisering/falt/?index=20897# Har du frågor om seriehuvudposter, kontakta ISSN Sverige, e-post: issn@kb.se 8
5. RDA projektgrupp och tidplan Projektgrupp: Pär Öberg, Eva Abrahamsson, Solveig von Essen, Katarina Chorell, Katarina Synnermark, Olle Johansson 9
6. RDA auktoritetspost för uniforma titlar Man behöver inte göra auktoritetsposter för att skilja verk åt. Det räcker att skilja dem åt i den auktoriserade sökingången. Ur anvisningarna i Katalogisatörens verktygslåda: Auktoritetspost Auktoritetspost för uniforma titlar upprättas då: * titelvarianter på originalspråk eller översättningsspråk förekommer * man vill dokumentera den undersökning man gjort kring verkets titel och tillkomst eller redovisa annan extra information 7. Samlingsposter Från Marc21-listan 2016-03-21 Ang. katalogisering av vardagstrycks- eller småtryckssamlingar i Libris För att spegla en institutions eller ett företags utgivning av det vi på KB kallar vardagstryck (broschyrer, foldrar, reklamtryck, kataloger, prislistor m.m.) görs samlingsposter i Voyager/Libris. På KB används metoden även för katalogisering av material i bildsamlingen. Det lokala beståndet läggs i beståndsposten för att den bibliografiska posten ska kunna användas av andra bibliotek som vill göra samlingsposter. I Verktygslådan finns anvisningar för samlingsposter för olika typer av material http://www.kb.se/katalogisering/katalogisering/samlingsposter/ Se även Librisbloggen om Lunds UB:s småtryckssamlingar, http://librisbloggen.kb.se/2015/09/21/libris-och-det-svarfangade-efemara-materialet/ Med vänliga hälsningar, Inger Lundin Kungliga biblioteket, Enheten för vardagstryck 10
8. Skapa referens i Webbsök 11