Bild: Petri Matalamaa Praktisk handbok Inför, under och efter en planeringsresa Konkreta tips och checklistor inför ditt internationella utbyte.
Förord Denna handbok kan användas som ett hjälpmedel inför en planeringsresa. Här får du tips på saker som är bra att tänka på vid planeringen av en resa till er samarbetsskola. Naturligtvis går handboken att använda även för inresande besök men eventuellt dyker då även andra frågor upp som inte tagits i beaktning här. Handboken är inte uttömmande på något sätt men förhoppningsvis hjälper den dig en bit på vägen. Handboken är kronologisk, det vill säga det som kräver planering i god tid ligger först och så vidare. Vid varje rubrik finns en cirkel som du kan kryssa i när du utfört uppgiften och du får därmed en snabb överblick över hur du ligger till i planeringen. Lycka till! 2 Universitets- och högskolerådet 2015
Efter beslut om tilldelning av medel Bestäm vilka på skolan som ska åka om detta inte redan är gjort. Tänk på att det är av värde att rektor följer med för att förankra projektet i samarbetslandet men även på hemmaplan vid hemkomst. Har rektor varit med i planeringen från början är det oftast lättare att få gehör för de förutsättningar (tid, resurser, pengar, med mera) som behövs för att kunna driva projektet vidare. I många länder råder en annan hierarki än vad vi är vana vid i Sverige. Att inte rektor är med för att diskutera och ta fram ett samarbetsavtal kan anses oseriöst. Om rektor inte kan följa med bör han/ hon ha kontaktat rektorn på samarbetesskolan och förklarat att ansvaret för projektet är delegerat till lärarna men att det är han/hon som är ytterst ansvarig och som kommer att skriva under Memorandum of Understanding. Det är också viktigt att relevanta lärare följer med. Har skolan möjlighet att ta med en elev är det bra då denna kan se saker ur ett elevperspektiv vilket i ett senare skede kan underlätta ett utbyte. Kontakta er partner och berätta om det positiva beskedet. Fråga när det passar med ett besök. Har Utrikesdepartementet några särskilda rekommendationer gällande det land ni ska resa till? (se UDs webbplats.) Bestäm när resan ska äga rum, minst fem arbetsdagar exklusive resdagar. Undersök om din kommun har en upphandlad resebyrå, kontakta resebolag och boka resa. Boka en avboknings- och ombokningsbar resa för att kunna vara flexibel om oförutsedda händelser inträffar. Kontrollera bokade biljetter noga, namnen måste överensstämma exakt med namnen i passen. Gör en budget. Specificera alla kostnader så att ni lätt kan redovisa senare. Undersök vilken policy skolan har gällande traktamente. Alla kostnader på plats måste kunna redovisas mot kvitto. Ordna med pass och eventuellt visum. För visumfrågor kontakta ambassaden till det land du ska resa till. För inresande till Sverige kan visumansökan ta lång tid, flera månader är inte ovanligt. Partnerskolans visumansökan kan underlättas om ni som svensk skola skriver ett Letter of intent (LOI) som tydligt redogör för syftet med resan till Sverige samt vilka personer det gäller och under vilken tid. Har skolan en försäkring som täcker när ni är bortresta? Kontrollera detta. För inresande samarbetspartners (Athenaprogrammet) kan försäkring ordnas via Universitets- och högskolerådet (Kammarkollegiet). Kontakta ansvarig programhandläggare. Bilda en grupp bestående av de som är involverade i projektet. Boka in regelbundna träffar. Fördela ansvaret inför och under resan, till exempel ekonomiansvarig, ansvarig för kontakter med partnerskolan, dokumentationsansvarig, etcetera. Informera era kollegor och elever om resan. Var tydlig med syftet och vad ni hoppas på att det ska leda till. Involvera kollegor och elever om möjligt. Vad vill de att ni tar med hem? Vilka medskick kan göras? Hur berörs de när ni är borta? Läs på om landet. Att ha grundläggande kunskaper om landet gör att du kan föra intressanta diskussioner med personer du träffar och därigenom lära dig ännu mera. Dina kunskaper speglar också djupet i skolans intentioner att skapa ett långsiktigt samarbete. Läs gärna en av de böcker som finns gällande Hur man förbereder elever inför ett utbyte, se Litteraturlista bilaga 3. Universitets- och högskolerådet 2015 3
Två månader innan avresa Behöver ni vaccineras? Kontakta närmaste vaccinationsklinik. Kom ihåg att en del vacciner bör tas en månad innan avresa. Kontakta partnerskolan och berätta om era för väntningar på besöket. Följande aktiviteter bör ingå under besöket: Presentation skolledning och personal. Rundvandring på skolan, lektionsbesök. Möte med utbildningsministeriet eller liknande för att förankra projektet. Gott om tid för projektplanering och eventuellt för att skriva samarbetsavtal. Undersöka boendemöjligheter för elever, finns möjlighet till homestay under kommande utbyte? Finns möjlighet till homestay för de som genomför planeringsresan? Vad gäller homestay är det en viktig del i ett utbyte och om möjligt bör detta genomföras i någon grad. Alla rapporter visar på att det är tiden i familjen som är den viktigaste för eleven. Det är då de reflekterar över sitt eget liv och det är då eleven får en verklig uppfattning av hur människorna i landet lever. Viktigt är att ni som svensk skola tidigt klargör syftet med besöket. Informera även om hur projektet finansieras och vilka möjligheter det finns för partnerskolan att komma till Sverige. Be partnern fundera över vad deras skola skulle ha att vinna på att samarbeta med en svenska skola, vilka mål kan de se för ett utbyte (yrkes, språk, kulturella)? Vad gör ni om partnerskolan indirekt ber om pengar till exempelvis ett byggprojekt? Detta är inte helt ovanligt och det är bra om ni har diskuterat saken noga på hemmaplan. För att undvika att denna situation uppstår är det viktigt att ni klargör för partnern att detta inte är ett biståndsprojekt i den bemärkelsen utan att detta är ett projekt där vinsten är ömsesidigt lärande. Det är viktigt att fokusera på att båda parter ska se andra vinster än rent finansiella med utbytet. Ett utbyte som ger vinster för alla har lättare att bli långlivat. Hur ska resan/projektet dokumentaras och i vilket syfte? För att projektet inte bara ska bli en aktivitet för de som reser är det viktigt att sprida information till andra kollegor och elever. Hur görs detta på bästa sätt? Vilka kanaler ska användas? Vem ansvarar? Hur lyder skolans krisplan? Vad ska du göra om något händer under resan? 4 Universitets- och högskolerådet 2015
En månad innan avresa Presenter är viktigt att ha med sig. Har skolan egna giveaways? Vad är lämpligt att ge? Här finns inga rätt och fel men det kan vara bra att ha lite olika typer av presenter. Några presenter behöver överräckas till den skola ni besöker och därför vara av mer representativ art men ni kanske även kommer att bli hembjudna till någon och då kan presenter av mer personlig karaktär vara lämpligt. Tänk på att barn finns i de flesta familjer och det är alltid roligt att kunna ge dem något. Vanligtvis överlämnas presenter innan avresa men om ni har haft ett möte med någon högre person som ni bara träffar en gång är det bra om ni överlämnar en gåva direkt. Förbered presentationer. Det kan vara bra att ha förberedda presentationer, muntligt på engelska men kanske även som Powerpoint om följande: Sveriges natur, kultur, region, geografi. Tips: kolla turistinformation Den stad ni bor i. Det svenska skolsystemet (skolverkets hemsida kan vara till hjälp, finns på engelska). Er egen skola, gärna med bilder. Ofta är en personlig presentation med exempelvis bilder på familjen och hemmiljön mycket uppskattat. Läroplaner och examensmål (skolverkets hemsida kan vara till hjälp, finns på engelska). APL, hur är det upplagt. Hur planeringsresor och utbyten finansieras (Sida och UHR) och att det är ni som skola som har det delegerade ansvaret att skriva under Memorandum of understanding (se bilagor). Det är viktigt för partnern att veta vilka kostnader som ingår och om de förväntas bidra med något själva. Undersök vilken valuta som används och om det är möjligt att använda visa/mastercard på plats. Kommer ni att bo så till att det finns möjlighet att växla/ta ut pengar? Tillgänglighet. Vilka möjligheter finns till internetuppkoppling? Besvikelsen kan bli stor om ni förväntat er att till exempel kunna ha Skypemöten med skolan hemma och så finns inte uppkoppling eller det är väldigt dyrt. Hör med er partnerskola vad som gäller. Vad kostar det att ringa? Kan ni använda skolans telefon? Finns passport att köpa som tilläggstjänst till mobilabonnemang eller är det enklast att köpa ett telefonkort på plats? Vilken dresscode är det som gäller under skolbesök? För att vara på den säkra sidan bör du som man alltid bära långbyxor, täckta skor, skjorta och kavaj. Kvinnor bör inte ha bara axlar och inte kjolar/klänningar kortare än knälängd. Kvinnor bör också tänka på att inte ha alltför tajta kläder. Sandaler är inte att rekommendera. Do s and dont s. Detta kan vara svårt att veta innan man är på plats, men i guideböcker brukar det finnas rekommendationer. Det är bra att observera hur andra gör när ni väl är på plats. Universitets- och högskolerådet 2015 5
En vecka innan avresa Lämna din resplan med adresser och telefonnummer till alla platser du ska besöka till anhöriga och till skolan. Ge även dina anhöriga telefonnummer till dina reskamrater. Kopiera upp samtliga pass. Scanna till dig själv samt ta med kopior på resan. Lämna även kopior på skolan. Packa. Se bilaga packlista. Senast denna vecka bör ni erhålla en detaljerad tidsplan från er partner. Om ni inte får det får ni förlita er på att ni blir väl omhändertagna när ni väl är på plats. Stäm av med partnern huruvida ni blir hämtade på flygplatsen eller inte. 6 Universitets- och högskolerådet 2015
Under besöket Låt partnerskolan ta befäl över besöket men se till att ni får undersöka de saker ni vill undersöka för att ni ska vara nöjda vid hemresan. Lär känna varandra. Lär er varandras namn och visa intresse. Tacka ja till kvällsbjudningar och annat som erbjuds. Var restriktiv med alkohol och tobak. I vissa länder brukas inte dessa medel och partnern kan ta illa vid sig och ni kan uppfattas på fel sätt om detta brukas olämpligt. Vilka aktiviteter ska äga rum? Presentationer för/av skolledning och personal. Rundvandring på skolan, lektionsbesök. Möte med utbildningsministeriet eller liknande för att förankra projektet. Gott om tid för projektplanering och eventuellt för att skriva samarbetsavtal. Gå igenom frågor i ansökan inför utbyte, jämföra examensmål etcetera. Partnerskolan kan behöva en budget som visar på de kostnader som den svenska skolan står för vid ett återbesök för att projektet ska bli godkänt på högre instans. Undersöka boendemöjligheter för elever, finns möjlighet till homestay under kommande utbyte? Finns möjlighet till homestay för de som genomför planeringsresan? Vilka andra boendealternativ finns? Er partner tycker säkert att ni ska bo på ett fint hotell men fundera över om det är bästa sättet för att lära sig så mycket som möjligt om kulturen. Diskutera hur eventuellt urval av elever kommer att göras. Diskutera vilken information som bör ges till föräldrar, kollegor och elever. (Viktigt att diskutera avhopp i Sverige och att eleverna är medvetna om konsekvenserna. Belys vikten av att de reser tillbaka hem för att sprida sina nya kunskaper till sin familj och andra elever, de är ambassadörer för sitt land och viktiga. Detta är väldigt sällan förekommande men kan vara bra att ha tagit upp till diskussion i de fall det har relevans). Vilka kommunikationsmöjligheter finns? Diskutera vilken typ av dokumentation som är okej. Har till exempel elevernas föräldrar godkänt att bilder av deras barn får förekomma på internet? Diskutera krisplan. Undersöka vilka möjligheter till sjukvård som finns. Lokala transporter. Tid för att lära känna varandra på ett personligt plan. Använd en dag till att lära känna den lokala miljön. Det är viktigt att ni är välbekanta med den och känner er trygga. Ni kommer säkert att knyta närmare band till några av de ni möter. Säkert er det någon/några som tar med er och visar staden med mera. Tänk på att visa dessa personer lite extra uppskattning genom att betala deras mat och andra eventuella omkostnader. Om ni gör utflykter, gör dessa tillsammans. Det är ett bra tillfälle att lära känna varandra och det är inte ovanligt att de personer ni möter kanske inte har varit till dessa utflyktsmål. Passa på att fråga om allt ni undrar över. Det är bättre att de förklarar hur saker och ting ligger till än att ni ska gissa er till det. Fråga ALLTID innan ni fotograferar någon på gatan. De kan ta väldigt illa vid sig Universitets- och högskolerådet 2015 7
Under besöket (fortsättning) av att bli fotograferade. Det är också viktigt att tänka på vad ni publicerar. Bilder säger väldigt mycket och därför bör ni fundera noga över detta. Vilka signaler vill ni ge? Är det eländesbeskrivningar ni vill skicka hem, natursköna bilder eller bilder från skolan? Vilken uppfattning av resan vill ni att andra ska få? Dokumentera och om möjligt blogga eller dylikt för att hålla intresset uppe hos kollegor och lärare hemma i Sverige. Utvärdera besöket. Vad har gått bra/mindre bra? Vad behöver ni arbeta mera med? Har ni uppnått önskade resultat? Har ni skrivit ett samarbetskontrakt eller på annat sätt kommit överens om ett fortsatt samarbete? Vad blir nästa steg? Ytterligare en planeringsresa eller ett utbyte, eller kommer samarbetet endast att bedrivas online? Kan samarbetet påbörjas omedelbart genom att eleverna tar kontakt med varandra? Kan ni utbyta lektionsplaneringaroch resultatet diskuteras via Skype? Möjligheterna är många, här är det bara fantasin som sätter gränser. Undersök vad som gäller vid hemresa. Är det eventuellt någon skatt eller annat som måste betalas innan ni kan lämna landet? Undersök i vilken valuta betalning ska ske. 8 Universitets- och högskolerådet 2015
Efter besöket Lyckligt hemma igen är det lätt att musten går ur. Därför är det viktigt att redan innan ha bestämt hur erfarenheterna av resan ska implementeras hos skolledning, kollegor och elever. Presentationer i olika forum för olika målgrupper för att skapa intresse underlättar det fortsatta arbetet. Dela upp ansvaret för dessa. Planera och genomför presentationer för kollegor, skolledning och/eller på förvaltningsnivå. Vilka vinster kan skolan göra genom att engagera sig i detta projekt? Det är avgörande för projektet att skolledningens stöd finns. Det är skolledningen som skapar förutsättningar för ett kommande samarbete genom att avsätta resurser för arbetet men även att ta vara på resultatet av detsamma. Håll kontakten med partnerskolan, påbörja samarbetet. Gör en ekonomisk redovisning. Skriv rapport till Universitets- och högskolerådet. När aktuellt, gör en ny ansökan om planeringsresa eller utbyte Avslutning Att förbereda sig väl inför en planeringsresa är viktigt. Än viktigare är dock att inte förbereda sig för väl. Det är lätt att bli besviken om man innan resan har tydliga tankar om hur saker och ting kommer att vara och dessa sedan inte uppfylls. Är man öppen i sinnet har man chansen att lära sig mera, flexibiliteten ökar och sårbarheten minskar. Att ett resultat ska uppnås under resan är givet men låt vägen dit vara outstakad. Lycka till! Universitets- och högskolerådet 2015 9