Kravspecifikation 1. Allmänt om Upphandlingens förutsättningar och villkor Upphandlingen omfattar flera olika produkter. Anbudsområde 1 (Produkt A-E): Kraftigare aktomslag som ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter och som ska kunna användas under både handläggning och slutarkivering av akter. Ska kunna levereras med eller utan tryck. Anbudsområde 2 (Produkt F-G): Tunnare aktomslag som ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter och som framför allt kommer att användas vid slutarkivering av akter. Ska kunna levereras med eller utan tryck. Anbudsområde 3 (Produkt H-I): Aktomslag som ska kunna användas av domstolarna under handläggning. Här ställs krav på att dessa ska finnas i ett antal olika färger för att kunna tillgodose domstolarnas behov att åtskilja olika typer av mål. Ska kunna levereras med eller utan tryck. Anbudsområde 4 (Produkt J): Registerblad i ett material som ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter. Anbud kan lämnas på ett eller flera anbudsområden. Varje anbudsområde utvärderas för sig. För att underlätta domstolarnas och myndigheternas hantering strävar Domstolsverket efter att produkterna motsvarar de produkter som använts tidigare inom Sveriges Domstolar både när det gäller kvalitet, färger, format och utförande, t.ex. bigning. 1
2. Utförande Kraven i förfrågningsunderlaget är i vissa fall mer långtgående än i de föreskrifter respektive den standard som gäller. Det räcker inte med att offerera ett aktomslag som uppfyller kraven i standarden och som beskrivs nedan under punkt 2.1, utan de aktomslag som offereras måste även uppfylla de specifika kraven i förfrågningsunderlaget som beskrivs nedan under punkt 2.2. 2.1 Allmänna krav på aktomslag Arkivhandlingar ska förvaras i förvaringsmedel som skyddar handlingarna. Förvaringsmedlen ska vara tillverkade av material som inte påverkar handlingarna negativt. De får inte heller vara utformade så att de ger upphov till mekaniska skador. Ett aktomslag ska hålla samman, avskilja och skydda handlingarna (se 7 kap. 1 RA-FS 2006:1, ändrad i RA-FS 2010:2 och RA-FS 2012:5). Ett aktomslag ska, för att vara godkänt ur arkivsynpunkt, uppfylla vissa krav. Aktomslagen ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper (RA- FS 2006:1, 7 kap.). Aktomslagen ska även uppfylla Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering (RA-FS 2006:4, ändrad och omtryckt i RA-FS 2012:8, 4 kap.). Dessa föreskrifter finns tillgängliga på www.riksarkivet.se. Vidare framgår det av RA-FS 2012:8 att ett aktomslag ska uppfylla kraven i SS- ISO 16245:2010. (Domstolsverket har ingen möjlighet att tillhandahålla exemplar av standarden utan den finns att köpa på www.sis.se.) 2.2 Specifika krav för denna upphandling 2.2.1 Bakgrund Många domstolar/myndigheter använder idag aktomslag i olika färger eller med olika färgmarkeringar för att skilja mellan olika måltyper eller årtal. Många domstolar vill även att aktomslagen ska vara av ett kraftigare papper/papp så att akten får tillräckligt skydd under handläggningen men att aktomslagen inte behöver bytas i samband med arkivering. En del domstolar byter aktomslag i samband med arkiveringen av akterna och lägger större vikt på att ha många olika färger för att kunna särskilja olika måltyper under handläggningen. Myndigheterna som omfattas av denna upphandling har därför behov av följande produkter som beskrivs närmare nedan under punkterna 2.2.2-5: Produkterna A-E: ett kraftigare aktomslag (ytvikt 220-260 g/m 2 ) som kan användas av myndigheterna såväl under själva handläggningstiden samt vid slutförvaring. Ska kunna levereras med eller utan tryck. Produkt F-G: ett tunnare aktomslag (ytvikt 110-120 g/m 2 ) som framför allt används vid slutförvaring. Ska kunna levereras med eller utan tryck. Produkt H-I: ett aktomslag som ska kunna användas av domstolarna under handläggning (ytvikt 120-225 g/ m 2 ). Här ställs krav på att dessa ska finnas i ett antal olika färger för att kunna tillgodose domstolarnas behov att åtskilja olika typer av mål. Ska kunna levereras med eller utan tryck. Produkt J: Vita (ofärgade) registerblad i ett material som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter. 2
2.2.2 Skakrav för anbudsområde 1 (Produkterna A-E) Kraftigare aktomslag för arkivering Produkterna ska i så stor omfattning som möjligt vara utformade på samma sätt som de aktomslag som tillhandahållits tidigare för myndigheterna inom Sveriges Domstolar och ska därför uppfylla följande krav: Aktomslagen ska på samtliga punkter uppfylla de tekniska krav som anges i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2012:8) om tekniska krav och certifiering. För aktomslagen ska vidare de krav som ställs i SS-ISO 16245:2010 Information och dokumentation Boxar, aktomslag och andra förvaringsmedel, gjorda av cellulosamaterial, för förvaring av dokument av papper och pergament, avsnitt 5, avseende aktomslag vara uppfyllda. Pappret/kartongen som aktomslaget är gjort av ska vara åldringsbeständigt och ska uppfylla kraven i SS-ISO 9706 och ska provas på samma sätt som åldringsbeständigt papper med avseende på ph-värde, alkalireserv och kappatal. Aktomslaget ska vara vitt (ofärgat). Ytvikten ska vara minst 220 g/m 2 dock högst 260 g/m 2. Eftersom aktomslaget ska kunna rymmas i de arkivboxar som används av myndigheterna inom Sveriges Domstolar ska aktomslaget ha följande format: - Höjd: minst 302, max 320 mm - Bredd: minst 596 mm, max 618 mm Framsidan respektive baksidan ska vara 234 mm breda, fliken ska vara minst 128 mm bred och max 150 mm bred. Aktomslagen ska vara bigade så att de kan vikas i enlighet med följande exempel: Exempel på mått och bigningar för de aktomslag som används inom Sveriges Domstolar idag framgår av Bilaga 2. Aktomslagen ska kunna levereras färdigvikta. Färgtryck i ett antal olika färger ska kunna tillhandahållas. Färgtrycket används av domstolarna för att exempelvis markera olika måltyper. Färgtrycket ska endast vara placerad på utsidan av aktomslaget och utgörs av en kant på framsidans högra långsida, vid ryggen och vid fliken (se även Bilaga 1). Provexemplar kan beställas genom att skicka en förfrågan till upphandling@dom.se. Maximalt två provexemplar per anbudsgivare kan erhållas. Leverantören ska kunna tillhandahålla minst åtta (8) färger och dessa ska om möjligt motsvara de färger som tidigare tillhandahållits (se även stycket nedan). Pappret/kartongen i kombination med dessa färger ska testas i enligt med SS-ISO 16245:2010 för blödning (beständighet mot vatten hos färger/pigment) i enlighet med avsnitt 5.8 i standarden. Vid provning av färgernas beständighet måste färgernas egenskaper testas tillsammans med pappret/kartongen. Pappret/kartongen och tryck ska inte påverka varandra negativt ur arkivsynpunkt. 3
De färger som ska testas tillsammans med pappret är: Vita (ofärgade) Rosa (PMS Rhodamine Red U) Orange (PMS Orange 021 U) Grön (PMS Green U) Mörkrosa (PMS Rubine Red) Blå (PMS Process Blue U) Vinröd (PMS 512 U) Gråblå (PMS 534) Svart (PMS Black U) I parentes anges de färgkoder (PMS-koder) som är kopplade till respektive färg idag. Om leverantören inte kan tillhandahålla dessa färger eller färgerna inte uppfyller kraven i kombination med pappret/kartongen ska andra färger, i liknande färgskala, offereras istället och testas. Utöver de ovan nämnda färgerna finns önskemål om att kunna beställa ytterligare färger som klarar kraven. Leverantören ska därför undersöka möjligheten att kunna erbjuda fler färger. Aktomslagen ska kunna levereras med viss förtryckt information (svart tryck). De förtryckta fälten ska utformas enligt Domstolsverkets instruktioner (se exempel Bilaga 5). Sammanlagt ska alltså följande produkter kunna tillhandahållas inom anbudsområde 1: Produkt A: Produkt B: Produkt C: Produkt D: Produkt E: Aktomslag med färgkant och tryck (För exempel se Bilaga 3) Aktomslag med färgkant men inget övrigt tryck (För exempel se Bilaga 4) Vita (ofärgade) aktomslag utan något tryck Vita (ofärgade) aktomslag med tryck (För exempel se Bilaga 5) Vita (ofärgade) aktomslag med eller utan färgkant och eget tryck Färg 1+1 Färg 1+0 Färg 0+0 Färg 0+1 Färg 1+1 Färgkanten ska kunna tryckas i minst åtta (8) olika färger; helst ovan angivna färger Färgkanten ska kunna tryckas i minst åtta (8) olika färger; helst ovan angivna färger Vissa domstolar har behov av att kunna trycka annan information som är specifik för just denna domstol eller ett antal domstolar. Den beställande domstolen/myndigheten lämnar då själv ett förslag på hur trycket ska se ut. 4
Leverantörens produkt/produkter ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter. För att bevisa detta ska leverantören senast i samband med att avtal tecknas lämna in: - En leverantörsförsäkran som visar att produkterna uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter som nämnts ovan. Vilka krav som ställs på en leverantörsförsäkran framgår av RA-FS 2012:8, 3 kap. Exempel på utformning av en leverantörsförsäkran finns i bilaga 1 till denna författning. - En provningsrapport samt intyg som visar att produkten överensstämmer med den som använts vid provningen. - En beskrivning av ansvarsförhållanden och rutiner hos leverantören. 5
2.2.3 Skakrav för anbudsområde 2 produkt F-G: Tunnare aktomslag för arkivering Aktomslagen ska på samtliga punkter uppfylla de tekniska krav som anges i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2012:8) om tekniska krav och certifiering. För aktomslagen ska vidare de krav som ställs i SS-ISO 16245:2010 Information och dokumentation Boxar, aktomslag och andra förvaringsmedel, gjorda av cellulosamaterial, för förvaring av dokument av papper och pergament, avsnitt 5, avseende aktomslag vara uppfyllda. Pappret/kartongen som aktomslaget är gjort av ska vara åldringsbeständigt och ska uppfylla kraven i SS-ISO 9706 och ska provas på samma sätt som åldringsbeständigt papper med avseende på ph-värde, alkalireserv och kappatal. Aktomslaget ska vara vitt (ofärgat). Ytvikten ska vara minst 110 g/m 2 dock högst 120 g/m 2. Eftersom aktomslaget ska kunna rymmas i de arkivboxar som används av myndigheterna inom Sveriges Domstolar ska aktomslaget ha följande format: - Höjd: minst 300, max 350 mm - Bredd: minst 580 mm, max 620 mm Aktomslaget ska levereras vikt i enlighet med följande exempel: Framsidan respektive baksidan ska vara 220 mm breda, fliken ska vara minst 140 mm bred och max 180 mm bred. Följande produkter ska kunna tillhandahållas: Produkt F: Produkt G: Vita (ofärgade) aktomslag utan något tryck Vita (ofärgade) aktomslag med eget tryck (ingen färgkant) Färg 0+0 Färg 0+1 Vissa domstolar har behov av att kunna trycka annan information som är specifik för just denna domstol eller ett antal domstolar. Den beställande domstolen/myndigheten lämnar då själv ett förslag på hur trycket ska se ut. Leverantörens produkt/produkter ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter. För att bevisa detta ska leverantören senast i samband med att avtal tecknas lämna in: 6
- En leverantörsförsäkran som visar att produkterna uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter som nämnts ovan. Vilka krav som ställs på en leverantörsförsäkran framgår av RA-FS 2012:8, 3 kap. Exempel på utformning av en leverantörsförsäkran finns i bilaga 1 till denna författning. - En provningsrapport samt intyg som visar att produkten överensstämmer med den som använts vid provningen. - En beskrivning av ansvarsförhållanden och rutiner hos leverantören. 7
2.2.4 Skakrav för anbudsområde 3 produkt H-I Färgade kraftigare aktomslag Under handläggning Dessa aktomslag ska kunna användas av domstolarna under handläggning och behöver därför inte uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter. Här ställs dock krav på att dessa ska finnas i ett antal olika färger för att kunna tillgodose domstolarnas behov att åtskilja olika typer av mål. De ska kunna levereras med eller utan tryck. Det kan även vara aktuellt med tryck på insidan. Aktomslag ska kunna tillhandahållas i minst 26 färger. En del domstolar använder idag papper från serien Colorit och de färger som listas i tabellen nedan. Både 120g, 160g och 225g ska kunna tillhandahållas under förutsättning att de finns med i grundsortimentet. Färg Färgkod Colorit 120g, 160g eller 225g Vit 07 Cremegul 54 Sandbrun 14 Kanel 17 (ej 120g och ej 160g) Gammelrosa 22 (ej 160g) Citrusgul 49 Solgul 44 Svavelgul 51 Rapsgul 47 Orange (Apelsingul) 27 Pumpa 48 Röd 29 (ej 160g) Chiliröd 38 Rosa 35 Azurblå 77 Lagunblå 74 Klarblå 69 Polargrön 62 Vårgrön 57 Limegrön 59 Ärtgrön 67 (ej 160g) Ljusgrå 93 Metallgrå 89 Ametistlila 19 Himmelsblå 72 Rosa 73 Anbud kan även lämnas på annat färgat papper men då med samma variation av färger och samma ytvikt som beskrivits ovan. 8
Vissa domstolar har behov av att kunna trycka information som är specifik för just denna domstol eller ett antal domstolar. Den beställande domstolen/myndigheten lämnar då själv ett förslag på hur trycket ska se ut. Det kan gälla både tryck på framsidan och på insidan. Ett exempel på ett färgat aktomslag där avropsberättigande myndigheten har låtit trycka egen text på framsidan och insidan finns i bilaga 6. Utöver dessa färger vill vissa avropsberättigade myndigheter kunna beställa enklare vita aktomslag med en färgkant och eget tryck både på framsidan och på insidan. Ett exempel på vitt aktomslag där avropsberättigad myndighet har låtit trycka egen text på framsidan och insidan finns i bilaga 7. Eftersom aktomslaget ska kunna rymmas i de arkivboxar som används av myndigheterna inom Sveriges Domstolar ska aktomslaget ha följande format: - Höjd: minst 302, max 320 mm - Bredd: minst 560 mm, max 618 mm Framsidan respektive baksidan ska vara 234 mm breda, fliken ska vara minst 92 mm bred och max 150 mm bred. Aktomslagen ska vara bigade så att de kan vikas i enlighet med följande exempel: 9
2.2.5 Skakrav för anbudsområde 4 produkt J Register av arkivbeständigt papper Domstolarna har ibland behov att avskilja handlingar. Detta kan man dels göra med hjälp av aktomslag men vissa domstolarna har även behov av registerblad. På marknaden finns idag inga färdiga register som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter. Produkten som ska upphandlas ska vara vitt (ofärgat). Pappret ska vara åldringsbeständigt och ska uppfylla kraven i SS-ISO 9706 och ska provas på samma sätt som åldringsbeständigt papper med avseende på ph-värde, alkalireserv och kappatal. Ytvikten ska vara minst 110 g/m 2 dock högst 240 g/m 2. Samma papper som för de vita aktomslagen som beskrivs ovan under anbudsområde 1 och 2 kan användas och skäras till i rätt storlek. Leverantörens produkt/produkter ska uppfylla kraven i Riksarkivets föreskrifter. För att bevisa detta ska leverantören senast i samband med att avtal tecknas lämna in: - En leverantörsförsäkran som visar att produkterna uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter som nämnts ovan. Vilka krav som ställs på en leverantörsförsäkran framgår av RA-FS 2012:8, 3 kap. Exempel på utformning av en leverantörsförsäkran finns i bilaga 1 till denna författning. - En provningsrapport samt intyg som visar att produkten överensstämmer med den som använts vid provningen. - En beskrivning av ansvarsförhållanden och rutiner hos leverantören. Flikarna ska inte förses med något tryck och behöver inte vara hålade. Antal flikar är fem per set. Storleken på registerbladen ska vara anpassade till A4 men flikarna ska vara 1 cm bredare än ett A4-papper. Pris ska lämnas per set (alltså fem flikar). Nedan visas exempel på vad som avses med register. Observera dock att flikarna ska vara av ofärgat (vitt) papper och att det ska vara fem flikar per set. 10
3 Beställningsrutiner 3.1 Beställning av samtliga produkter Beställningen ska i första hand ske vid Sveriges Domstolars elektroniska beställningsportal. Justitiekanslern saknar åtkomst till Sveriges Domstolars elektroniska beställningsportal och därmed kommer Justitiekanslern och leverantören att enskilt komma överens hur beställning ska ske. Leverantören förbinder sig att leverera inom fyra (4) veckor från nedan uppräknade datum: - 1 februari - 1 april - 1 juni - 15 augusti - 1 oktober - 1 december Om en beställare exempelvis behöver ha aktomslag i mars behöver beställningen har inkommit till Leverantören innan den 1 februari. Leverantören kan alltså samla beställningarna mellan dessa datum men förbinder sig att leverera inom fyra (4) veckor efter angivna datum. 3.2 Egen utformning (produkterna E, G och I) Vissa beställare har behov av att kunna beställa aktomslag med eget tryck (t.ex. domstolens namn eller fält där domstolen kan göra noteringar mål under målets handläggning). Det ska därför vara möjligt att även kunna beställa aktomslag med eget tryck. Beställaren ska i dessa fall ta direkt kontakt med leverantören för beställningen. Beställaren ska själv lämna ett underlag för hur trycket ska se ut. 3.3 Korrektur/Provexemplar Leverantören ska sända två stycken korrektur/provexemplar av samtliga produkter inför den första beställningen för granskning och godkännande av Domstolsverket. I det fall en myndighet inom Sveriges Domstolar välja annat tryck (produkterna E, G och I) ska leverantören tillställa korrektur/provexemplar till den beställande myndigheten för granskning och godkännande. 3.4 Leverans Aktomslagen ska kunna levereras i följande antalsintervaller per myndighet: 500 st. 1000 st. 2.000 st. 5.000 st. 10.000 st. Registerbladen ska kunna levereras i förpackningar om 50 set. Produkterna ska levereras direkt till den beställande domstolen/myndigheten. Kostnaden för produkterna ska faktureras beställaren. Kostnaden för frakten ska ingå i priset. 11