Dokumentförvaring Förvaringsmedel för handlingar på papper Arkivboxar och aktomslag av papper eller papp

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Dokumentförvaring Förvaringsmedel för handlingar på papper Arkivboxar och aktomslag av papper eller papp"

Siv Berglund
för 5 år sedan
Visningar:

SVENSK STANDARD Fastställd 2004-08-20 Utgåva 2 Dokumentförvaring Förvaringsmedel för handlingar på papper Arkivboxar och aktomslag av papper eller papp Document storage Storage means for paper

1 SVENSK STANDARD Fastställd Utgåva 2 Dokumentförvaring Förvaringsmedel för handlingar på papper Arkivboxar och aktomslag av papper eller papp Document storage Storage means for paper documents Archive boxes and file covers made of paper or board ICS ; ; Språk: svenska Publicerad: oktober 2004 Copyright SIS. Reproduction in any form without permission is prohibited.

2 Denna standard ersätter SS , utgåva 1. Upplysningar om sakinnehållet i standarden lämnas av SIS, Swedish Standards Institute, telefon Standarder kan beställas hos SIS Förlag AB som även lämnar allmänna upplysningar om svensk och utländsk standard. Postadress: SIS Förlag AB, STOCKHOLM Telefon: Telefax: E-post: sis.sales@sis.se. Internet:

3 Sida 3 Innehåll Förord Omfattning Normativa hänvisningar Termer och definitioner Krav på aktomslag Material Papper och papp Lim Optisk täthet Blödning Format Krav på arkivboxar Material Papp Lim Konstruktion Utformning Sammanfogning Mekanisk hållfasthet Format Rapportering... 9 Litteraturförteckning Sida

4 Sida 4 Förord Svensk standard Dokumentförvaring Förvaringsmedel för handlingar på papper Arkivboxar och aktomslag av papper eller papp har utarbetats av arbetsgruppen för Arkivboxar och aktomslag inom den tekniska kommittén SIS/TK 321 Dokumentation. Denna utgåva ersätter utgåva 1 från Denna andra utgåva innehåller följande ändringar jämfört med utgåva 1: avsnittet orientering har förtydligats ändring avseende vilken typ av lim som rekommenderas (EVA i stället för PVA) korrigering av beskrivningen av provning av mekanisk styrka anpassning till resultaten av arbetet inom ISO/TC 46 (ISO/CD 16245) Inom den internationella standardiseringskommittén Information and documentation (ISO/TC 46) har ett ärende på detta område drivits och senare avvecklats, efter att ett committee draft-dokument publicerats (ISO/CD 16245). På svenskt förslag föreslås det ärendet återupptas inom ISO/TC 46. När en ISO-standard fastställs kommer denna svenska nationella standard att ersättas av en SS-ISO-standard. En eventuell blivande ISO-standard kommer att tilldelas beteckningen ISO

5 Sida 5 1 Omfattning Egenskaper hos aktomslag och arkivboxar är av stor betydelse för skyddet av handlingar och för handlingarnas beständighet. Standarden anger ett antal baskrav med hänsyn till omgivnings-, teknik- och hanteringsaspekter och som skall tillämpas på cellulosabaserade förvaringsmedel för långtidsförvaring av pappers- och pergamenthandlingar. Standarden är i första hand avsedd för handlingar i A4-format men kan tillämpas även för andra format. Standarden anger krav på egenskaper som har visat sig vara av betydelse för såväl förvaringsmedlens som de inneliggande handlingarnas livslängd. Den omfattar hanteringsmässiga och tekniska krav på aktomslag tillverkade av papper eller papp och arkivboxar tillverkade av homogenpapp eller wellpapp. Utbyte av förvaringsmedel medför stora arbetskostnader. Samma förvaringsmedel skall därför kunna användas under olika skeden i handlingarnas livscykel, från arkivering på arbetsplatsen till slutlig arkivering. Transport, hantering och utlåning skall dessutom kunna ske volymvis. Den grundläggande principen är att aktomslag skall utgöra det primära skyddet och arkivboxar det sekundära skyddet mot damm, smuts och fukt. Dessa förvaringsmedel skall utformas så att de inte har någon negativ inverkan på handlingarna. Inte ens aktomslag och arkivboxar av hög kvalitet kan dock kompensera för dåliga förvaringsförhållanden. För att underlätta hantering och minska slitage bör fyllda arkivboxar förvaras stående på kort- eller långsida. Standarden är inte tillämpbar på förvaring av fotografiska material 1. 2 Normativa hänvisningar Följande standarder innehåller krav som, genom hänvisning, även utgör krav i denna standard. De utgåvor som gällde vid fastställelsen av denna standard anges. Alla standarder revideras fortlöpande varför man vid avtal baserat på denna standard bör undersöka om senaste utgåvor av referensdokumenten kan användas. IEC:s och ISO:s medlemmar tillhandahåller förteckningar över gällande internationella standarder. SS-EN ISO 536, utgåva 1 Papper och papp Bestämning av ytvikt (ISO 536:1995) SS-ISO 9706, utgåva 1 SS-ISO 10716, utgåva 1 SS-ISO 11108, utgåva 1 SS-EN 20535, utgåva 1 ISO 5-3:1995 ISO 5-4:1995 ISO 5626:1993 Information och dokumentation Dokumentpapper Krav för åldringsbeständighet Papper och papp Bestämning av alkalireserv Information och dokumentation Arkivpapper Krav för åldringsbeständighet och hållbarhet Papper och papp Bestämning av vattenupptagningsförmåga Cobbs metod (ISO 535:1991) Photography Density measurements Part 3: Spectral conditions Photography Density measurements Part 4: Geometric conditions for reflection density Paper Determination of folding endurance ISO/DIS Paper, board and pulps Determination of ph of aqueous extracts Part 1: Cold extraction 1 SS-ISO innehåller krav på förvaringsmedel för fotografier.

6 Sida 6 ISO 12048:1994 Packaging Complete, filled transport packages Compression and stacking tests using a compression tester 3 Termer och definitioner 3.1 aktomslag förvaringsmedel, bestående av papper eller papp, som omsluter och avskiljer handlingar 3.2 arkivbox förvaringsmedel i form av box med flik, lock eller annan tillslutningsanordning avsedd att ge skydd åt handlingar 3.3 big rännformat spår som genom bigning inpressats i ett pappers- eller pappstycke ANM. Bigningen underlättar vikning och minskar risken för brott. 3.4 förvaringsmedel hjälpmedel vid lagring och fysiskt skydd av handlingar 4 Krav på aktomslag Aktomslaget är i direkt kontakt med handlingarna. Det utgör det primära skyddet och skall vara sådant att det inte påverkar handlingarna. 4.1 Material Papper och papp Papper och papp för aktomslag skall uppfylla kraven i SS-ISO 11108, avsnitt 4, eller kraven i SS-ISO 9706, avsnitt 5 med undantag för krav på vik- och rivstyrka. Vikstyrkan för papper och papp med tjocklek högst 0,25 mm skall vara minst 1,7 i maskin- och i tvärriktning. Bestämningen skall utföras enligt ISO 5626 med Köhler-Molinutrustning. Papper och papp med tjocklek över 0,25 mm skall vara bigat. Ytvikten, bestämd enligt SS-EN ISO 536, skall vara minst 100 g/m 2. Aktomslag bör helst vara ofärgat. Om det är färgat skall det uppfylla kraven i och Lim Hopfogning med lim bör undvikas. Om lim används skall det inte avge ämnen som kan vara skadliga för handlingarna eller aktomslagen. Det skall inte innehålla externa mjukgörare. Tillverkaren skall specificera sammansättningen hos det använda limmet. ANM. 1 Stärkelse eller sampolymer av eten och vinylacetat (EVA) har använts under många år utan att märkbar skada observerats på pappershandlingar. Extern mjukgörare får inte ingå i limmet eftersom den kan migrera från limmet till omgivningen och göra limmet olämpligt för sitt ändamål. Mjukgörare kan dessutom påverka handlingar framställda med t. ex. laserskrivare och kopiatorer.

Relevanta dokument

Produkter för vårdbäddar Allmänna bestämmelser Egenskaper, provning och kontroll

SVENSK STANDARD Fastställd 2005-02-04 Utgåva 2 Produkter för vårdbäddar Allmänna bestämmelser Egenskaper, provning och kontroll Hospital bed products General requirements Characteristics, testing and inspection