Sid 1 (8) UMEÅ UNIVERSITETS ARKIV Gemensam för hela myndigheten Riksarkivet kom med nya föreskrifter i RA-FS 2008:4 om ett nytt sätt att redovisa arkiven på. Därför bryts myndighetens arkivbildning 2013-12-31. Från 2014 ska arkiven redovisas efter våra processer Verksamhetsbaserad arkivredovisning. Myndighetens namn Umeå universitet Tidpunkt för myndighetens tillkomst Medicinska högskolan inrättades från och med budgetåret 1958/59. Medicinska och odontologiska högskolan förenades till Umeå universitet år 1963 och invigdes 1965. Myndighetens verksamhet Umeå universitets huvuduppgifter är: utbildning forskning samverkan Institutionerna/centrumbildningarna m.fl. uppgift: Bedriva utbildning & forskning. Universitetsförvaltningens uppgift: Ge administrativt stöd, förvalta samt utveckla stödverksamheten. De viktigaste författningarna som styr verksamheten är: Högskolelagen (1992:1434) Högskoleförordningen (1993
Sid 2 (8) Myndighetens organisation Gemensamma system inom Umeå universitet: Här nedan beskrivs några av de större gemensamma systemen som finns vid myndigheten: Raindance Ekonomisystem Primula Personal- & lönesystem LADOK Studiedokumentationssystem NyA - Antagningssystem Selma System för kursplaner Cambro & Moodle studentportal Varbi (nytt namn 2016) Rekryteringssystem. Tidigare namn var My Network. NAIS Samordnare av särskilt pedagogiskt stöd Det finns ytterligare ca 60 gemensamma system som finns samlat, kartlagda i en systemportfölj Repositories vid universitetsförvaltningen. Sökmedel till arkivet Vid universitetsförvaltningen Diarieföringssystem W3D3 Arkivförteckningssystem Visual Arkiv
Sid 3 (8) Vid institutioner/enheter Skrivelsediarium/några diarieför i W3D3 Arkivredovisning (består av arkivförteckning, redovisning av förvaringsenheter och arkivbeskrivning) Register Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring Anbudshandlingar (Offentlighets- och sekretesslagen 19 kapitlet 3 och 24 kapitlet 5 ). Absolut sekretess under anbudsförfarandet. Studenthälsovården (Offentlighets- och sekretesslagen 25 kapitlet 1 ) Särskilt pedagogiskt stöd (Offentlighets- och sekretesslagen 21 kapitlet 1 ) Styrande gallringsföreskrifter vid Umeå universitet: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar RA-FS 2004:3, tillämpningsbeslut dnr 100-4061-08. Riksarkivets föreskrifter om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1997:6, tillämpningsbeslut FS 1.1.2-633-14. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet, RA-FS 2006:5, tillämpningsbeslut dnr 100-2413-10. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor, RA-FS 2013:5 (2011:2) Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid Upphandling, RA-FS 2013:1 (2005:1), tillämpningsbeslut dnr FS 1.1 331 16 Riksarkivets föreskrifter om ändring av RA-FS 2013:5 (2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor, tillämpningsbeslut dnr 104-2692-12 (Arkitektexamen eller motsvarande). Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga Myndigheters forskningsverksamhet RA-FS 1991:1 (ändrad 2002:1), tillämpningsbeslut dnr 100-1012-13. Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild Institutionen för Tillämpad utbildningsvetenskap (TUV) förvarar Högskoleverkets handlingar. LADOK-gruppens handlingar arkiveras och diarieförs vid universitetsförvaltningens arkiv. Egen serie i diariet samt eget arkiv från och med 2014. Umeå universitet är en av intressenterna/aktörerna i LADOK-gruppen. Överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet Myndigheten har levererat följande arkiv till Landsarkivet i Härnösand: Umeå Folkskoleseminarium (-1962) Yrkespedagogiska institutet i Umeå universitet (1963-1973) Lärarhögskolan (1963-1977) Yrkespedagogiska institutet i Sundsvall (1964-1969)
Sid 4 (8) Förskoleseminariet (1965-1977) Statens institution för högre utbildning för sjuksköterskor SIHUS (1969-1977) Arkivverksamhetens organisation Arkivvården vid universitetsförvaltningen Arkivbildare Inom universitetsförvaltningen bildas ett arkiv av handlingar från de olika kanslierna och enheter. Vid varje enhet inom Universitetsförvaltningen ska chef/motsvarande utse en arkivsamordnare som ansvarar för arkivfrågorna. Den centrala arkivfunktionen är placerad vid universitetsförvaltningens kansli. Där ingår förutom - Juridik, Upphandling och Regionala etikprövningsnämnden i Umeå. Arkivarien vid universitetsförvaltningen har tillsyn över arkivvården. Universitetsförvaltningens centrala arkivfunktion verkar dels stödjande och proaktivt, dels operativt. För närvarande finns det två heltidsanställda arkivarier. Arkivvården vid institutioner och andra arbetsenheter Arkivbildare Varje institution/enhet vid Umeå universitet bildar ett arkiv. Huvudansvaret för institutions/enhets arkiv är prefekt (motsvarande). Alla institutioner/centrumbildningar/enheter har en arkivsamordnare som prefekten/motsvarande utser. Arkivsamordnaren ansvarar för all den administration som uppkommer kring det lokala arkivet och kringrörande frågor. Arkivsamordnarens ansvar att se till att arkivering sker på föreskrivet sätt att följa arkivbildningen vid institutionen/enheten och vid behov lämna förslag till arkivarien om förändringar i densamma att se till att handlingarna så snart som möjligt förs över till särskilda förvaringsmedel som uppfyller de krav som ställs i riksarkivets föreskrifter om tekniska krav på förvaringsmedel samt se till att arkivhandlingarna överförs till godkänd arkivlokal att upprätta och årligen komplettera arkivredovisningen över arkivet, dvs. förteckna arkivet samt upprätta arkivbeskrivning att ge förslag till gallring till arkivarierna att vidaresända information som rör arkivet inom den egna institutionen/enheten.
Sid 5 (8) Diarieföring 2014 infördes processbaserad diarieföring och första året diarieförde personal vid institutionerna efter en förenklad klassificeringsstruktur (KS). 2015 diarieför hela myndigheten efter samma KS 2.1. Lena Gustafsson Rektor Eva-Lisa Holmström Arkivarie
Sid 6 (8) Bilaga 1 Historik 1955 beslutade riksdagen om inrättande av en odontologisk högskoleklinik i Umeå, som en del av tandläkarhögskolan i Stockholm. Två år senare kom beslut om medicinsk utbildning. Den medicinska högskolan inrättades från och med budgetåret 1958/59. Tandläkar- och läkarutbildningen blev fullständig i Umeå i början av 60-talet. 1963 sammanfördes de medicinska och odontologiska högskolorna till Umeå universitet, som första året leddes av en interimsstyrelse. 1964 fick universitetet egen styrelse (konsistorium) och rektor valdes. De medicinska och odontologiska högskolorna blev fakulteter. 1965 inrättas Filosofiska fakulteten. 1967 inrättas Humanistiska fakulteten genom ett riksdagsbeslut. 1968/69 delades den Filosofiska fakulteten upp i en Matematisk-naturvetenskaplig och en Samhällsvetenskaplig och en Humanistisk fakultet. Högskolereformen 1977 innebar att sex dittills fristående läroanstalter slogs samman: lärarhögskolan, seminariet för huslig utbildning, förskoleseminariet, statens institut för högre utbildning av sjuksköterskor, socialhögskolan och Umeå universitet. Då tillkom även nya administrativa organ som t.ex. linjenämnder. Förändringarna bedömdes vara så genomgripande att arkivbildningen vid universitetsförvaltningen bröts och nytt arkiv påbörjades från och med 1 juli 1977. 1994-01-01 Nästa stora omorganisation sker sedan ny högskolelag och högskoleförordning trätt i kraft 1 juli 1993. Den innebar en ökad decentralisering av administrativa uppgifter och resurser till fakultetsnämnder, institutioner och andra arbetsenheter. Decentraliseringen kombinerades med en centralisering av vissa strategiska styrfunktioner inom organisationen. Den administrativa verksamheten har också getts en klar serviceinriktning vilket möjliggjort ökad avgiftsfinansiering av olika servicefunktioner. Arkivbildningen bryts inte vid denna omorganisation. 1998-01-01 Hälsohögskolan i Umeå/Skellefteå kommer att tillhöra Umeå universitet. 1999-07-01 Medicinsk- odontologiska fakulteten bildas som är en sammanslagning av odontologiska fakulteten och medicinska fakulteten. 1999 Matematisk-naturvetenskaplig fakultet blir Teknisk-Naturvetenskaplig fakultet. 2004-01-04 Medicinsk- odontologiska fakulteten ändrar namn till Medicinska fakulteten. 2005-10-01 Uniport (en egenutvecklad handläggarportal) införs och kopplas till ärendehanteringssystemet W3D3. Handläggare arbetar direkt i Uniport med sina ärenden, och rektors beslutsmöten administreras helt i systemet.
Sid 7 (8) Ht 2006 NyA används första gången inför antagningen och då endast för program med sista anmälningsdag 15/4-06. UmU använde parallellt även det gamla antagningssystemet (LANT) för antagningen till fristående kurser. Inför antagningen till vt 2007 med sista anmälningsdag 15/10-06 användes NyA både för program och kurser. 2007-07-01 Systemet Selma börjar användas för att registrera kursplanerna i. 2007-07-01 Bologna processen införs. Ändringar i högskoleförordningen innebär att utbildningen organiseras i grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Ett nytt examenssystem införs. Tidigare poängsystem där ett normalt studieår är 40 veckor blir nu till 60 högskolepoäng. 2008-01-01 Humanistiska fakulteten får en ny organisation och kommer att bestå av 4 institutioner. Årsskiftet 2008 2009 ersätts den tidigare Fakultetsnämnden för lärarutbildningen av Umeå School of Education 2009-01-01 bildas Lärarhögskolan vid Umeå universitet, tidigare fakultet för lärarutbildningen. 2009-01-26 Ärenden med diariebeteckning 311 316 registreras i Pers-serien på grund av övergång till ansökningar via webbformulär. Ärenden före detta datum är registrerade i UmU-serien. 2009 Upphandlingssystemet E-avrop börjar användas för annonseringsunderlagen. 2009-03-15 Anställningsansökningssystemet Widar tas i drift. Widar är egenutvecklat vid UmU. 2010-05-18 Organisationsförändring inom förvaltningen genom att internrevisionen flyttas under universitetsstyrelsen och planeringsenheten placeras direkt under rektor. 2010-10-26 Dekanråden upphör protokollserien avslutas. 2011 Upphandlingssystemet E-avrop börjar användas även för Anbuden. 2012 Centrumbildningen Lärarhögskolan bildas. Umeå School of Education (USE) upphör som eget organ. 2013-12-31 Arkivbildningen bryts eftersom Riksarkivet kommer med påbud om ett nytt sätt att redovisa arkiven Verksamhetsbaserad arkivredovisning införs. Arkivbildning: Arkivbildningen vid Umeå universitetsförvaltning med föregångare består av fyra delar:
Sid 8 (8) 1. Medicinska högskolans i Umeå arkiv 1958-1963-06-30 2. Universitetet i Umeås arkiv 1963-07-01 1977-06-30 3. Umeå universitet universitetsstyrelsen förvaltningsarkiv 1977-07-01 2013-12-31 4. Umeå universitet universitetsstyrelsen universitetsförvaltningens arkiv 2014-01-01-ff