Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Elevhälsans Medicinska Insats Patientsäkerhetsberättelse för Elevhälsans Medicinska Insats, EMI Halmstads gymnasieskola År 2015 2016-02-26 Anita Wickbom Medicinskt ledningsansvarig skolsköterska
Innehåll Ärende... 2 Verksamhetens mål för patientsäkerhetsarbetet... 2 Ansvar för patientsäkerhetsarbetet... 2 Struktur för uppföljning/utvärdering... 3 Hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet... 3 Rutiner för händelseanalyser... 5 Samverkan för att förebygga vårdskador... 5 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet... 5 Klagomål och synpunkter... 6 Sammanställning och analys... 6 Samverkan med patienter och närstående... 6 Övergripande mål och strategier för 2016... 7 Ärende Enligt Patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659) ska patientsäkerhetsberättelse sammanställas och redovisas senast 1 mars varje år av vilket det ska framgå hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder som har vidtagits för att öka patientsäkerheten vilka resultat som har uppnåtts Verksamhetens mål för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659, 3 kap 1, och SOSFS 2011:9, 3 kap 1 Det övergripande målet för elevhälsans medicinska insats, EMI är att förebyggande och hälsofrämjande stödja eleverna mot utbildningens mål. Företräda eleverna, främja hälsa och utveckling samt bidra till att skapa miljöer för lärande och utveckling. Journalhantering, dokumentation och adekvat utrustning ska ge en god patientsäkerhet. Kvalitetssäkra och utveckla dokumentationen i datajournalen. Med elevperspektiv samverka inom skolan och externt med t.ex. socialtjänst och övrig hälsooch sjukvård. Säkerställa hantering av läkemedel och rutiner för att öka patientsäkerheten Ansvar för patientsäkerhets arbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1. Vårdgivare är Utbildnings och Arbetsmarknadsnämnden Halmstads kommun och har det yttersta ansvaret för den hälso- och sjukvård som bedrivs inom elevhälsan på gymnasiet. Verksamhetschef har det samlade medicinska och administrativa ledningsansvaret för verksamheten. 2
Verksamhetschef har delegerat medicinska uppgifter till medicinsk ledningsansvarig skolsköterska som rutiner finns för patientsäkerhetsarbete, avvikelsehantering och anmälan enligt Lex-Maria samt årligen skriva patientsäkerhetsberättelse. Skolsköterskor och skolläkare har som legitimerad personal ett yrkesansvar att arbetet utförs enligt vetenskap och beprövad erfarenhet och bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Vara förtrogen med lagar, föreskrifter och rutiner samt rapportera avvikelser och risker. Under året har det skett organisatoriska förändringar inom elevhälsans medicinska insats. Gymnasiechef Susanna Härenstam lämnade över verksamhetschefs uppdrag under våren till gymnasiechef Maria Melander. Anita Wickbom medicinskt ledningsansvarig skolsköterska (mla) Elisabeth Paulsson PMO systemansvarig skolsköterska Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 5 kap. 2 Systematisk logguppföljning av journalsystemet. Utöver detta sker kontinuerliga stickprov i journaler för att säkerställa kvaliteten på dokumentation, uppföljningar av kontrollelever och osignerade journalposter. Resultat av egenkontroller och verksamhetsberättelser delges rektor och vårdgivaren för att utveckla verksamheten Hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Medicinsk utrustning kontrolleras regelbundet av skolsköterska eller medicinteknisk avdelning på sjukhuset. Generella läkemedelslistan uppdateras av skolläkare och mla Hälsosamtal baserade på hälsofrågor avidentifieras och sammanställs. Processen i bearbetningen, det kollegiala utbytet med granskning av frågor, ger en form av egenkontroll som utvecklar och kvalitetssäkrar mötet med eleven vid hälsobesök. Resultat återkopplas till verksamheten. Utvärderings frågor till eleverna (anonymt) om hälsobesöken ger värdefull återkoppling från elevernas upplevelse av hälsobesöken. Dessa utvärderingar är en del av egenkontroll i skolsköterskans arbete. Dokumentation i datajournal är grundläggande för patientsäkerhet, kvalitet och möjliggör uppföljning och utvärdering. PMO används av fler professioner inom elevhälsan men skolhälsovårdsjournalen är inte tillgänglig för andra. Vaccinationer dokumenteras i ett nationellt vaccinationsregister via PMO SITHS-kort har införts som är en tjänstelegitimation för ökad patientsäkerhet vid inlogg i datajournalen. 3
Systemadministratör tillsammans med mla ansvarar för tilldelning, förändring, och borttagning av behörigheter Elektroniska recept E-recept används av skolläkare. Arkiveringsmodul i PMO har installerats och journalerna för utskrivna elever kommer att föras över av respektive skolsköterska. Arkivering av journaler för elever födda 1994 och äldre, har utförts av PMO support. E-arkiv i kommunen saknas. Verksamhetsberättelser har skrivits av skolsköterskor och skolläkare för läsåret 14/15. Mall har tagits fram. Regelbundna verksamhets- och nätverksmöten med verksamhetschef, mla, skolläkare och skolsköterskor. Där arbete och metoder, kvalitet, lagar, systematiskt kvalitetsarbete m.m. dikuteras. Hallands gymnasiesköterskor träffas kring aktuella frågor. Grund- och gymnasieskolans skolsköterskor och skolläkare träffats varje termin för gemensamma frågor och senast utbildning kring posttraumatiskt stressyndrom Medicinskt ledn. ansvarig ingår i ett nätverk med mla och verksamhetschefer i Halland. Handledning är viktig för kvalitetssäkring Skolsköterskor har regelbunden handledning med psykolog och skolläkare med erfaren barnoch ungdomshälsovårdsöverläkare tillsammans andra skolläkare från Halland bidrar till patientsäkerhet och utvecklat professionellt bemötande. Bemanningen på den medicinska elevhälsan har under hösten varit något reducerad efter att en skolsköterska slutat, innan den nya skolsköterskan introducerades (på en skola där elevantalet per heltidsarbetande skolsköterska är högt). Nyanställd skolsköterska har fått extra dagar för introduktion. En vikarierande skolläkare har eftersökts men inte varit möjligt att få, då skolläkarmottagningen med både elevbesök samt konsultation under stora delar av hösten varit inställd pga. sjukdom. Skolsköterskor och skolläkaren deltar regelbundet i olika föreläsningar, utbildningar som skolläkar- och skolsköterskekongress och ledningskonferens för mla. En del av kompetensutveckling för skolsköterskor och skolläkares ingår i resp. yrkesansvar som legitimerade och inkluderar tid till inläsning, självstudier Metodboken i digital form uppdateras regelbundet Avsnitt i Metodboken som har reviderats under året är: Funktionsnedsättning/funktionshinder, Hälsobesök/ basprogram, Övervikt och fetma, Kvalitetsledningssystem för medicinsk elevhälsa, Läkemedelshantering med bas och akut apotek. Nyanlända elever, Offentlighet och sekretess, Remisshantering, Sexuell hälsa, Skolhälsovårdsjournal, Arkivering av journal, Smittskydd och hygien, Vaccinationer. Utvärderings och uppföljningsdag hålls varje läsårsslut, reflexion av årets aktiviter samt planering av kommande år. Mottagande av ökande antal asylsökande nyanlända ställer nya krav på handläggning och dokumentationen av dessa elevärenden samt kontakten med andra interna och externa aktörer. Elevhälsans dimensionering är inte i takt med det ökande antalet inskrivningar, för att erbjuda dessa elever med behov av stöd, en god och säker medicinsk elevhälsa. Rutiner kring remissvar och rekvisition av journalkopior har uppdaterats 4
Rutiner för händelseanalyser SFS 2010:659, 3 kap. 3 I avvikelsehantering finns rutiner för uppföljning av inträffade händelser. Att anmäla fel, brister och avvikelser är ett led i att förbättra och utveckla verksamheten. Tillvägagångssättet innebär att skolsköterskan eller skolläkaren gör en anmälan till mla. som utreder, gör bedömning i samråd med anmälaren och verksamhetschefen. Därefter avgörs om avvikelsen ska anmälas enligt Lex Maria. Händelser och avvikelser diskuteras i gruppen för att förhindra upprepning och erfarenheter tas tillvara. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 Samverkan pågår med olika aktörer, internt och externt i olika former EMI strävar för ett förtroendefullt samarbete med elever och vårdnadshavare. Samverkar med elevhälsan på grundskolan med elevrapporter inför gymnasiet Samverkan mellan skolor inom och utom kommunen vid skolbyte. Informations överföring främjar förutsättningar för bra mottagande för eleven på nya skolan. Andra yrkeskategorier i elevhälsans team som kuratorer, specialpedagoger och rektorer. Skolpsykolog efterfrågas i elevmöten, samt i frågor kring beteende och psykisk ohälsa. Samverkan med sjukhusets smittskyddsenhet, vårdcentraler och asylteam och andra aktörer inom kommunen kring mottagande av nyanlända/asylsökande elever. Samverkan med vårdcentraler, BUP, barn- och ungdomsmottagningen med bl.a. viktteamet, barn- och vuxenhabiliteringen, hörselvården, logopedmott. ätstörningsenheten och ungdomsmottagningen. Samverkan med socialförvaltningen, behandlings- och utredningsenheten, polisen m.fl. Samverkan med utvecklingsledare inom folkhälsa på Länsstyrelsen och Region Halland Samverkan med sjukhuset för kalibrering av utrustning Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Avvikelser Skolsköterska och skolläkare rapporterar avvikande händelse kring rutin eller vårdförlopp, skada eller risk för skada i samband med vård och omhändertagande till mla. Verksamhetschef tar del och ev. åtgärder och resultat återförs till verksamheten. Avvikelser 2015 Områden Antal Allvarlighetsgrad Journalhantering, PMO, dokumentation 1 Måttlig Läkemedel/vaccinationer 0 5
Fördröjd, felaktig, utebliven behandling/vårdkedja 8 Måttlig till Betydande System, organisationsnivå 1 Betydande Ingen Lex Maria-anmälan har gjorts under 2015 Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Klagomål och synpunkter tas emot på samma sätt som vid avvikelsehantering Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Händelseanalys görs och diskuteras på våra regelbundna möten. Analysen lär oss mera: 1. Vad har hänt? 2. Orsaker varför hände det? 3. Hur allvarligt är det? 4. Vilken risk för upprepning? 5. Åtgärder på lång och kort sikt? 6. Hur följer vi upp effekterna? 7. Hur lär vi av våra erfarenheter? Inkomna avvikelserapporter rapporter har gällt: Konsekvenser för inställd skolläkarmottagning Behov av skolpsykolog för elever och i elevhälsoteamen Rutiner för bevakning av journalsekretess Rutin för vårdgivare att anmäla hälso- och sjukvårds verksamhet till IVO Samarbete och kommunikation med socialtjänst Vårdcentrals ansvar och avtal som första linje ta emot och behandla psykisk ohälsa. Rutiner för medicinsk elevhälsas mottagande av ökande antal nyanlända Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 EMI arbetar för samarbete med elev och vårdnadshavare. Vid avvikelse som berör elev, kontaktas vederbörande samt vårdnadshavare (om omyndig elev) av skolsköterskan som informerar om händelsen. Synpunkter och klagomål som inkommer från förälder och närstående tas till vara på och i det fall där det anses vara nödvändigt görs en utredning. Verksamhetschef, skolsköterska, elev, förälder och lärare har vid ett tillfälle haft kontakter för att reda ut ett klagomål. 6
Övergripande mål och strategier för 2016 Mål Fortsätta att bedriva en god och säker vård där risker och händelser tidigt identifieras. Stärka förutsättningar för ett gott, likvärdigt och säkert arbete som bedrivs av skolsköterskor och skolläkare Med rutiner, riktlinjer och metoder för arbetet uppnå kvalitetsmål för en god psykisk och fysisk hälsa i en bra inlärningsmiljö för eleven i skolan Strategier Utveckla dokumentationen i journalföringssystemet i PMO Fortlöpande omarbeta, uppdatera metodbok för kvalitet och säkerhet i verksamheten. Fortsätta ta fram lokala riktlinjer och implementera i verksamheten Se över hälsobesöken utformning och innehåll samt tillhörande enkäter och att elevhälsans medicinska insats skall vara en del i skolans systematiska miljöarbete, samt att den medicinska kunskapen om eleven tas tillvara i skolans arbete. Hälsodata från hälsosamtalen skall återföras till verksamheten i större utsträckning. Mätning genom kvalitetsindikatorer vad gäller bemanning och resursfördelning, utförande och arbetstyngd och att det finnas den bemanning och kompetens som är nödvändig Implementera rutiner för mottagandet av nyanlända, asylsökande elever. Elevhälsan behöver anpassas i takt med ökande antalet inskrivningar på språkintroduktion för att erbjuda dessa elever en god och säker medicinsk elevhälsa. Fortsätta samarbete med externa vårdenheter för att öka patientsäkerheten 7